ČESKÁ REPUBLIKA MINISTERSTVO DOPRAVY
Změna č. 1
Řád č. 6/2005
Datum účinnosti: 01.01.2008
Skartační řád Ministerstva dopravy
Schváleno rozhodnutím ministra dopravy dne č. j. 34/2007-420-ORG/11
ÚTVAR FUNKCE JMÉNO DATUM PODPIS
ZPRACOVAL O 420 vedoucí oddělení, archivář Bc. Věra Přeučilová, PhDr. Dagmar Kutílková 19.12.2007
OVĚŘIL O 420 ředitel odboru Jaroslav Pagáč 19.12.2007
ČESKÁ REPUBLIKA MINISTERSTVO DOPRAVY
Změna č. 1
Směrnice č. 6/2005
Datum účinnosti:
Skartační řád
01.01.2008
LIST PROVEDENÝCH ZMĚN Číslo Stručné zdůvodnění provedené změny a změny označení změněných ustanovení
1.
2.
Změny ve Skartačním řádu byly provedeny v návaznosti na změny organizační struktury Ministerstva dopravy a změny příslušné legislativy. Hlavní se nacházejí v Příloze č. 1. – změny právních předpisů. Ostatní úpravy v řádu jsou formálního charakteru a průběžně – interpunkce, názvy organizačních útvarů apod. V Příloze č. 2 – Spisový a skartační plán byly provedeny změny formou podrobnějšího propracování uspořádání plánu na základě praktických zkušeností.
2/18
Datum schválení, č.j. (vnitřního předpisu, organizační změny)
Datum účinnosti (právního předpisu, vnitřního předpisu, organizační změny) 01.01.2008
Ověřil: útvar/funkce/ jméno /podpis
01.01.2008
/O 420/ ředitel odboru Jaroslav Pagáč
/O 420/ ředitel odboru Jaroslav Pagáč
ČESKÁ Řád č. 6/2005 REPUBLIKA MINISTERSTVO Skartační řád Ministerstva dopravy DOPRAVY
Změna č. 1 Datum účinnosti:
OBSAH LIST PROVEDENÝCH ZMĚN .............................................................................................................. 2
ČÁST I.
Úvodní ustanovení.................................................................................................. 4
Článek 1 Článek 2 Článek 3 Článek 4
Úvodní ustanovení .............................................................................................................. 4 Vymezení základních pojmů ............................................................................................... 4 Odpovědnost a kontrola ...................................................................................................... 6 Typy spisoven..................................................................................................................... 6
ČÁST II.
Ukládání písemností............................................................................................... 8
Článek 5 Článek 6 Článek 7
Vyřazování písemností v útvarech ministerstva ................................................................... 8 Ukládání spisů a ostatních písemností ................................................................................. 9 Ukládání písemností z porad ministra, vlády, parlamentu a jiných státních orgánů a institucí, korespondence ministra......................................................................................................10 Ukládání a výběr utajovaných písemností...........................................................................10 Ukládání a výběr Elektronických dokumentů a elektronických evidencí .............................10
Článek 8 Článek 9
ČÁST III.
Skartační řízení .................................................................................................... 11
Článek 10
Skartační řízení ..................................................................................................................11
ČÁST IV.
Závěrečná ustanovení .......................................................................................... 13
Článek 11 Článek 12
Zrušovací ustanovení .........................................................................................................13 Účinnost skartačního řádu ..................................................................................................13
Přílohy: Příloha č. 1
Související právní předpisy.................................................................................. 14
Příloha č. 2
Spisový a skartační plán ...................................................................................... 15
Příloha č. 3
Vzor (příklad) formulář předávacího seznamu písemností odevzdávaných k uložení do Centrální spisovny........................................................................... 16
Příloha č. 4
Vzor (příklad) průvodního dopisu skartačního návrhu ..................................... 17
Příloha č. 5
Schéma ukládání a vyřazování písemností.......................................................... 18
3/18
ČÁST I. Článek 1
ÚVODNÍ USTANOVENÍ ÚVODNÍ USTANOVENÍ
1.1
Skartační řád stanovuje postup zaměstnanců1 Ministerstva dopravy (dále jen „ministerstvo“) při ukládání a vyřazování (skartaci) písemných, obrazových, zvukových a jiných záznamů, včetně záznamů vzniklých prostřednictvím výpočetní techniky (dále jen „písemností“).
1.2
Součástí skartačního řádu je spisový a skartační plán (viz Chyba! Nenalezen zdroj odkazů.). Spisový a skartační plán bude průběžně aktualizován podle zdůvodněných požadavků a připomínek zaměstnanců ministerstva.
1.3
Skartační řád je závazný pro všechny zaměstnance ministerstva. Za dodržování ustanovení tohoto řádu v rámci jednotlivých útvarů odpovídají jejich vedoucí. Žádné úřední nebo k úřadování sloužící písemnosti (tj. všechny písemnosti s výjimkou písemností soukromých) nesmí být zničeny bez řádného skartačního řízení. Výjimkou jsou pouze prokazatelně duplicitní (nadbytečné) kopie.
1.4
Vyřazováním (skartací) se rozumí posuzování a výběr písemností, které jsou nadále pro činnost ministerstva nepotřebné, přičemž se rozhoduje, zda písemnosti jsou: – významné z hlediska historického, hospodářského, právního nebo kulturního, tudíž mají trvalou dokumentární hodnotu; takové písemnosti se stávají archiváliemi, a proto patří do archivní péče; – bez trvalé dokumentární hodnoty a mohou být zničeny.
1.5
Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost ministerstva a při kterém Národní archiv provádí výběr archiválií. Předmětem skartačního řízení jsou všechny písemnosti ministerstva včetně došlých písemností, u nichž uplynula skartační lhůta a které již nejsou z hlediska provozního a správního potřebné pro jeho další činnost. To se týká i specifických druhů písemností vzniklých prostřednictvím výpočetní techniky. Záznamy (elektronické dokumenty) na všech nosičích se vyřazují na základě výsledku posouzení jejich obsahu bez ohledu na formu dochování. Za písemnost se nepovažuje software, v němž byly tyto záznamy vytvořeny.
1.6
Skartační řízení provádí Centrální spisovna a Správní archiv ministerstva. Příslušným orgánem dohlížejícím a schvalujícím skartační řízení, skartační řád, spisový a skartační plán je Národní archiv.
1.7
Při organizačních a dislokačních změnách musí zaměstnanci ministerstva dbát, aby nedocházelo ke ztrátám písemností a jejich ničení.
1.8
Ukládání a vyřazování písemností obsahujících utajované informace, zvláštní informace a písemnosti NATO (dále jen „utajované písemnosti“) se provádí podle tohoto skartačního řádu, pokud zvláštní předpisy nestanoví jinak.
Článek 2
VYMEZENÍ ZÁKLADNÍCH POJMŮ
2.1
Archiv - zařízení sloužící k ukládání archiválií a péči o ně.
2.2
Archivář - zaměstnanec z příslušného archivu (Národní archiv).
2.3
Dokument – zákon č. 499/2004 Sb.2 definuje dokument jako každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce. Pro potřeby ministerstva se dokumentem rozumí písemnost.
1
„zaměstnancem“ se pro účely tohoto řádu rozumí fyzická osoba v pracovním poměru k ministerstvu.
4/18
2.4
Elektronický podpis – údaje v elektronické podobě, které jsou připojeny k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojeny a které umožňují jednoznačné ověření identity podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě
2.5
Elektronická pošta (e-mail) - systém doručování písemností v elektronické formě. Může se používat při provádění spisové služby ministerstva. Elektronická zpráva vstupuje do spisové služby zaevidováním v IS EssTer v CKDP (viz spisový řád) nebo ručně vedeném podacím deníku (u dislokovaných útvarů, které nejsou připojeny k EssTer). Je specifickým typem písemnosti.
2.6
EssTer - pojmenování IS (informační systém) elektronické evidence a správy písemností firmy Terminus, s. r. o. V tomto IS se neevidují písemnosti obsahující utajované a zvláštní skutečnosti.
2.7
Hašovací (hashovací) funkce - transformační funkce umožňující při znalosti klíče (indexu) vypočítat adresu pro ukládání a vyhledávání datových položek.
2.8
Metodická příručka IS EssTer - návod pro práci s elektronickou evidencí doručené pošty, spisů a ostatních písemností. Text je uložen v IS EssTer.
2.9
Písemnost - veškeré písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy na různých nosných médiích. Každá písemnost má své vnitřní (obsah a jeho rozvržení) a vnější (tvar a úpravu) znaky. To znamená, že filmy, mikrofilmy, mikrofiše, fotografie, diapozitivy, diskety, CD a další materiály, které jsou součástí spisu, podléhají stejným procesním zásadám jako písemnosti. (Příklady písemností viz Spisový řád Ministerstva dopravy). Pro potřeby ministerstva, vzhledem k terminologii používané v IS EssTer, se termínem písemnost rozumí dokument dle zákona č. 499/2004 Sb.
2.10 Původce - dle zákona č. 499/2004 Sb. každý, z jehož činnosti dokument vznikl. Z hlediska Národního archivu jsou to instituce (ministerstvo), z jejíž činnosti dokumenty vznikly. Z hlediska vnitřních potřeb ministerstva – ochrana citlivých údajů při půjčování dokumentů (viz odst. 4.11) - je za původce dokumentu považován odbor, samostatné oddělení a sekretariát ministra, náměstka a vrchního ředitele, případně jiný věcně příslušný útvar. 2.11 Skartační lhůta – určuje se počtem let počítaných od 1. ledna roku následujícího po vyřízení písemnosti (u spisových celků po dni vyřízení časově nejmladší písemnosti), nebo po skončení její správní a provozní platnosti pro činnost ministerstva. Je vyjádřena číslicí za skartačním znakem. Během skartační lhůty je vyřízený spis (nebo písemnost) uložen v Centrální spisovně – Správním archivu ministerstva a po jejím uplynutí je zařazen do skartačního řízení. Skartační lhůty nelze zkracovat, ale je možné je prodloužit, pokud původce potřebuje písemnost pro další činnost.. 2.12 Skartační znaky - vyjadřují dokumentární hodnotu písemností a udávají, jak se s písemnostmi po uplynutí skartačních lhůt ve skartačním řízení naloží: 2.12.1 skartační znak „A“ (archiv) označuje písemnosti trvalé dokumentární hodnoty (archiválie) a znamená, že po uplynutí skartačních lhůt budou písemnosti navrženy ve skartačním řízení k odevzdání do Národního archivu. Tyto písemnosti musí být ke skartačnímu řízení předloženy v tištěné, psané nebo jiné formě zajišťující jejich trvalé uchování; 2.12.2 skartační znak „S“ (sběr) označuje písemnosti, které nemají dokumentární (historickou) hodnotu a navrhnou se po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení ke zničení;
2
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých dalších zákonů, (dále jen „zákon č. 499/2004 Sb.“).
5/18
2.12.3 skartační znak „V“ (výběr) označuje písemnosti, jejichž dokumentární hodnotu nelze v okamžiku uložení určit a znamená, že písemnosti budou po uplynutí skartačních lhůt ve skartačním řízení znovu posouzeny a rozděleny mezi skartační znak „A“ nebo „S“. 2.13 Spis - uspořádaný soubor písemností týkající se jedné věci a tvořící věcný celek, označený číslem jednacím spisu. Je specifickým typem písemnosti. 2.14 Spisovna - zařízení sloužící k ukládání všech vyřízených spisů a písemností organizace (viz Článek 4 ) 2.15 Správní archiv: 2.15.1 je zařízení sloužící k ukládání vyřízených spisů a písemností svého zřizovatele s ukládací lhůtou delší než 10 let, 2.15.2 dohlíží na výkon spisové služby u svého zřizovatele a u útvarů v řídící působnosti svého zřizovatele, 2.15.3 provádí skartační řízení u svého zřizovatele a u zrušených původců, u kterých dohlíží na výkon spisové služby a přejímá jejich písemnosti. 2.16 Útvar – pro účely tohoto řádu je pojmem útvar jakákoli organizační jednotka ministerstva (sekce, úsek, odbor, samostatné oddělení) charakterizovaná názvem, zkratkou útvaru a vedoucím útvaru (náměstek, vrchní ředitel, ředitel odboru, vedoucí samostatného oddělení). 2.17 Věc – zachycuje co nejstručněji a nejvýstižněji obsah spisu, písemnosti. Pro její lepší využití při vyhledávání v elektronických evidencích musí obsahovat klíčové pojmy. Nejdůležitější pojmy je vhodné uvádět na začátku.
Článek 3
ODPOVĚDNOST A KONTROLA
3.1
Pro účetní písemnosti platí tento skartační řád. U účetních písemností vzniklých do 31.12.2001 se při posuzování skartačních lhůt postupuje podle původního znění zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. U účetních záznamů vzniklých po 31.12.2001 je postup upraven zákonem č. 353/2001 Sb., kterým se mění zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a některé další zákony. Za dodržení ustanovení zákona o účetnictví a předpisů souvisejících zodpovídá vedoucí oddělení účetnictví a ekonomiky (Odbor vnitřní správy).
3.2
Skartační řád včetně spisového a skartačního plánu vydává Odbor vnitřní správy. Kontrolu jeho dodržování provádějí zaměstnanci ze Správního archivu (Odbor vnitřní správy).
3.3
Závady a nedostatky skartačního řízení, které nebyly odstraněny ani po upozornění Národního archivu, a ničení písemností bez řádného skartačního řízení jsou podle § 73 zákona č. 499/2004 Sb. pokutovány.
Článek 4 4.1
4.2
TYPY SPISOVEN
Vyřízené spisy mohou zaměstnanci ministerstva ukládat: 4.1.1 v útvaru do: - příručních spisoven zpracovatelů; - příručních spisoven útvarů (u odborů také do spisoven oddělení); - speciálních spisoven. 4.1.2 po ukončení bezprostřední úřední potřeby: - do Centrální spisovny ministerstva. Do své příruční spisovny zpracovatel ukládá spisy a písemnosti na dobu nezbytně nutnou (zpravidla 1 - 3 roky), po kterou s nimi pracuje. 6/18
4.3
Vyřízené spisy mohou být ukládány v příruční spisovně útvaru po dobu 1 - 3 roků od vyřízení.
4.4
Speciální spisovny mohou být zřízeny po konzultaci se Správním archivem pro ukládání zvláštních agend, například tzv. dlouhodobě živých spisů, účetních spisů a spisů s technickou dokumentací. Ze zákona jsou zřizovány např. speciální spisovny pro účetní písemnosti.
4.5
Prostory spisoven musí být zabezpečeny proti přístupu nepovolaných osob a proti poškození spisů a písemností. Především musí být chráněny před vodou, ohněm a nadměrnou vlhkostí. Nesmí být umístěny ve 2. suterénu budovy.
4.6
Ředitel odboru, vrchní ředitel a vedoucí sekretariátu náměstka rozhoduje o způsobu ukládání písemností v útvaru, tj. výběru typů spisoven pro útvar. Odpovídá za evidenci písemností ve speciálních a příručních spisovnách útvaru (v případě odboru také za spisovny oddělení), které zřídí, a za jejich pravidelné (roční) předávání písemností do Centrální spisovny ministerstva. Pověří správou spisovny jednoho ze zaměstnanců z útvaru a určí jeho zástupce. Stanoví pravidla přístupu zaměstnanců z útvaru do těchto spisoven a způsob půjčování spisů.
4.7
Zaměstnanci pověření správou spisovny: vedou řádnou evidenci písemností; dbají o přehledné a systematické uložení písemností; odpovídají za dodržování pravidel pro přístup do spisovny a půjčování spisů; odpovídají za předávání písemností, u nichž skončila provozní potřeba, do Centrální spisovny; odpovídají za ochranu uložených písemností.
– – – – – 4.8
Centrální spisovna, na ministerstvu organizačně spojená se Správním archivem, je místem konečného uložení písemností v soustavě spisoven. Plní funkci ochrany písemností a informací v nich uložených. Písemnosti se ukládají v Centrální spisovně maximálně 10 let, poté se předávají do Správního archivu.
4.9
Správní archiv metodicky řídí a koordinuje činnost spisoven v útvarech a kontroluje ukládání spisů v Centrální spisovně. Kontroluje dodržování skartačního řádu na ministerstvu. Plní funkci ochrany písemností a informací v nich uložených. U písemností a spisů uložených v Centrální spisovně s uplynulými skartačními lhůtami kratšími než 10 let včetně zabezpečí provedení skartačního řízení. Písemnosti a spisy s delšími skartačními lhůtami protokolárně převezme. Formou prozatímních soupisů a dílčích inventářů zpřístupňuje dlouhodobě uložené písemnosti. Nejméně jednou ročně provádí skartační řízení a přejímku dokumentů. Dohlíží na výkon spisové služby u útvarů v řídící působnosti svého zřizovatele, u jím zřízených organizačních složek, příspěvkových organizací a jiných právnických osob. Přebírá písemnosti od zrušených původců, u kterých dohlíží na výkon spisové služby, a plní úkoly těchto původců při výběru archiválií ve spolupráci s příslušnými veřejnými archivy.
– – – – – –
4.10 Zaměstnanec z Centrální spisovny - Správního archivu odpovídá za: – řádnou evidenci a zpřístupnění převzatých písemností; – bezpečné, přehledné a systematické uložení (lokaci) převzatých písemností včetně lokačních přehledů; – dodržování pravidel pro vstup do Centrální spisovny a nahlížení do spisů uložených písemností a jejich půjčování; 7/18
– –
řádné provádění skartačního řízení; ochranu uložených písemností.
4.11 Studium a půjčování písemností (spisů) uložených v Centrální spisovně a Správním archivu ministerstva a případné podávání informací je možné jen se souhlasem původce spisu (tj. odboru, samostatného oddělení a sekretariátu ministra, náměstka a vrchního ředitele, ve kterém byl spis zpracován, případně věcně příslušného útvaru). O výpůjčce, studiu nebo podávání informací je vedena evidence. 4.12 Zaměstnanec z Centrální spisovny - Správního archivu konzultuje se zaměstnanci ministerstva možnosti vedoucí k nalezení písemností nebo informací potřebných k činnosti ministerstva. 4.13 O rozsáhlejší a časově náročné vyhledávání dokumentů a informací zpracované formou rešerše je nutno požádat písemně cestou ředitele Odboru vnitřní správy.
ČÁST II. Článek 5 5.1
UKLÁDÁNÍ PÍSEMNOSTÍ VYŘAZOVÁNÍ PÍSEMNOSTÍ V ÚTVARECH MINISTERSTVA
Typy písemností a způsoby jejich vyřazování: 5.1.1 Písemnosti, které se předávají do Centrální spisovny - Správního archivu s předávacím seznamem: - všechny spisy a písemnosti s číslem jednacím včetně druhého originálu uloženého zpracovatelem u dokumentů vnitřních (např. informací pro ministra, vnitřních dopisů aj.) Vyřazují se pouze prokazatelně duplicitní (nadbytečné) kopie, kopie na vědomí a koncepty viz článek 5.1.3 . - materiály z organizací, ve kterých zaměstnanci zastupují ministerstvo (např. EU, mezinárodní organizace, rezortní organizace, materiály z konferencí aj.) v jednom exempláři. - materiály z organizací řízených a zřízených ministerstvem a dalších rezortních organizací (např. materiály z vedení organizací). Tyto dokumenty se předávají s předávacím seznamem v krabicích, které dodá Centrální spisovna – Správní archiv. Šablona předávacího seznamu se nachází v IS EssTer. 5.1.2 Rezortní dokumentace (např. výroční zprávy, propagační materiály rezortních organizací českých i cizích, brožury, jejichž vydavatelem je ministerstvo nebo rezortní organizace) se předává bez předávacího seznamu. 5.1.3 Prokazatelně duplicitní (nadbytečné) kopie, kopie pro vlastní potřebu, která se nestala součástí spisu, a pokažené exempláře se předávají do Centrální spisovny Správního archivu, který zabezpečí jejich zničení (rozdrcení), aby nedošlo k úniku informací z ministerstva. Za prokazatelně duplicitní (nadbytečné) písemnosti jsou považovány písemnosti vyskytující se v kopiích v útvaru. Jsou to například kopie materiálů zpracovávaných v podřízených útvarech, neschválené koncepty, kopie pořízené pro informaci referenta, duplicitní diskety, CD a CD-ROM. Předávají se bez snímatelných kovových sponek a obalů z PVC, označené jako prokazatelně duplicitní (nadbytečný) materiál určitého útvaru v pytlích, které Centrální spisovna – Správní archiv poskytne. V kancelářských drtičkách rozmístěných v jednotlivých útvarech je možné zničit pokažené exempláře písemností a prokazatelně duplicitní (nadbytečné) kopie písemností vyskytujících se v útvaru. 5.1.4 Noviny, časopisy a další obecné tiskoviny se dávají do sběru (odkládají se na chodby, k výtahu nebo k odpadkovým košům v kancelářích). Jejich úklid zajišťuje úklidová firma. 8/18
Článek 6
UKLÁDÁNÍ SPISŮ A OSTATNÍCH PÍSEMNOSTÍ
6.1
Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech písemností patřících do spisu, kontrola a doplnění údajů (viz dále) pro uložení do spisovny. Je třeba vytřídit opisy, prokazatelně nadbytečné kopie, vadné výtisky apod., které se vyřadí jako prokazatelně duplicitní (nadbytečné) písemnosti. Písemnosti nesmí být dlouhodobě ukládány do desek z měkčeného PVC, protože hrozí slepení papírů.
6.2
Písemnosti na papírovém nosném médiu, kterým je podle spisového a skartačního plánu přidělen skartační znak „A“, musí být vyhotoveny na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty. Distribuci tohoto papíru pro zaměstnance ministerstva zajišťuje Odbor vnitřní správy.
6.3
Vzhledem k nemožnosti dlouhodobého uchování elektronického podpisu, elektronické značky a časového razítka se všechny elektronické dokumenty opatřené těmito náležitostmi, které mají podle spisového a skartačního plánu přidělen skartační znak „A“ musí vytisknout a ověřit (vidimovat a legalizovat).
6.4
Uzavřený spis ukládaný do spisovny (viz ČÁST I.Článek 4 ) musí obsahovat tyto údaje: číslo jednací, stručný záznam obsahu písemnosti (věc), seznam připojených spisů, napsaný na obalu spisu, seznam písemností ve spisu, jméno zpracovatele, skartační znak a skartační lhůtu doporučenou zpracovatelem (Chyba! Nenalezen zdroj odkazů. spisový a skartační plán), ukládací znak (číselný kód věcného třídění písemností ve spisovém a skartačním plánu – viz Chyba! Nenalezen zdroj odkazů.)
– – – – – – – 6.5
Při ukládání písemnosti (spisu) posuzuje zpracovatel předběžně její provozní a dokumentární hodnotu a navrhuje dle spisového a skartačního plánu skartační znak a lhůtu.
6.6
Spisy a písemnosti uložené v příruční spisovně zaměstnance musí být v době jeho delší nepřítomnosti přístupné vedoucímu útvaru.
6.7
Při skončení pracovního poměru nebo změně pracovního zařazení uzavře zaměstnanec všechny své spisy a odevzdá je s předávacím seznamem do Centrální (případně speciální) spisovny.
6.8
Písemnosti k uložení do Centrální spisovny se předávají seřazené do věcných skupin podle ukládacích znaků spisového a skartačního plánu a v jejich rámci chronologicky a podle čísel jednacích. Předávají se nejméně jedenkrát ročně.
6.9
Předávání písemností do Centrální spisovny ministerstva: 6.9.1 písemnosti evidované elektronicky v IS EssTer: Návod pro ukládání písemností (spisů) evidovaných elektronicky v IS EssTer je uveden v metodické příručce tohoto programu (viz ČÁST I.2.8). 6.9.2 ostatní písemnosti: Písemnosti odevzdávané do spisovny se zapíší do předávacích seznamů (vzor viz Příloha č. 3, šablona viz IS EssTer) ve dvou vyhotoveních, která podepíše vedoucí útvaru. Jeden výtisk zůstane uložen v Centrální spisovně, druhý podepsaný zaměstnancem z Centrální spisovny bude vrácen odevzdávajícímu útvaru. Současně se předávací seznam v elektronické formě pošle elektronickou poštou do Centrální spisovny. 9/18
Článek 7
UKLÁDÁNÍ PÍSEMNOSTÍ Z PORAD MINISTRA, VLÁDY, PARLAMENTU A JINÝCH STÁTNÍCH ORGÁNŮ A INSTITUCÍ, KORESPONDENCE MINISTRA
7.1
Tyto písemnosti se ukládají do Správního archivu v originálním vyhotovení (v prvopisech), bez prokazatelně duplicitních (nadbytečných) kopií, v termínech podle dohody. Musí splňovat všechny náležitosti uvedené v tomto řádu.
7.2
Písemnosti projednávané na poradách ministra se ukládají kompletně podle programu s originálními podpisy předkladatelů včetně originálního zápisu.
7.3
Písemnosti předkládané Vládě České republiky, Parlamentu České republiky a jiným státních orgánům a organizacím se ukládají s originálními podpisy stanovisek všech spoluzpracovatelů.
Článek 8
UKLÁDÁNÍ A VÝBĚR UTAJOVANÝCH PÍSEMNOSTÍ
8.1
Písemnosti obsahující utajované informace musí být ukládány v úschovných objektech, které splňují podmínky stanovené zvláštními předpisy.
8.2
Vyřazování utajovaných písemností se provádí podle tohoto skartačního řádu, pokud zvláštní předpisy nestanoví jinak. Utajovaná písemnost je podrobena skartačnímu řízení po uplynutí její správní nebo pracovní (provozní) potřeby, která je vyjádřena skartační lhůtou ve spisovém a skartačním plánu.
8.3
Útvar, do jehož působnosti patří evidence utajovaných informací, zabezpečuje skartační řízení ve spolupráci se Správním archivem ministerstva a Národním archivem. Zpracovává skartační návrh členěný podle ukládacích znaků a skartačních znaků „A“ nebo „S“. Archiválie, u nichž byl zrušen stupeň utajení, se ukládají ve Správním archivu ministerstva a společně s ostatními archiváliemi se v dohodnutých termínech předávají do Národního archivu.
Článek 9
UKLÁDÁNÍ A VÝBĚR ELEKTRONICKÝCH DOKUMENTŮ A ELEKTRONICKÝCH EVIDENCÍ
9.1
Elektronické dokumenty jsou dokumenty pořízené prostřednictvím výpočetní techniky, jejichž čitelnost je na výpočetní technice závislá. Jsou to záznamy (data) na datových nosičích nebo v permanentní paměti počítače (harddisk).
9.2
Programy, v nichž byly elektronické dokumenty vytvořeny, a datové nosiče se nepovažují za dokument ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb.
9.3
K splnění povinností daných původci zákonem č. 499/2004 Sb. musí být vedena evidence elektronických dokumentů, které se netisknou. Jedná se zejména o data a systémy databázového charakteru včetně elektronických systémů spisové služby, systém elektronické pošty jako celek, systémy a elektronické dokumenty pracující s rastrovou grafikou, vektorovou grafikou a multimédii, internetové a intranetové stránky. Za tímto účelem vytvoří jejich správce spis obsahující níže uvedené údaje: technickou a věcnou charakteristiku systému nebo elektronického dokumentu, obchodní název systému, rok, kdy byl systém nasazen do provozu (kdy elektronický dokument vznikl), používané technologie, jde-li o dokument vlastní nebo cizí (komerčně šířený, poskytnutý jiným úřadem,) správce, popř. pořizovatel dat (útvar), útvar odpovědný za zálohování ,
– – – – – – –
10/18
– – – – – –
způsob aktualizace (přírůstkový, nahrazením stávajících dat., apod.), velikost dat (přibližnou), interface (rozhraní) k jiným systémům, dokumentaci systému, strategii dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů, popř. strategii zálohování, skartační znak a lhůtu.
9.4
Výše uvedené požadavky se nevztahují na jednotlivé dokumenty evidované v systému spisové služby (s přiděleným číslem jednacím) a na produkty textových editorů.
9.5
Ukládání elektronických dokumentů a elektronických evidencí, kromě IS EssTer, zabezpečuje Odbor informačních systémů a komunikací. K tomuto účelu zřizuje speciální spisovnu elektronických dokumentů a elektronických evidencí. Zodpovídá za čitelnost dat po dobu jejich provozní potřeby a jejich archivaci v datových formátech dohodnutých s Národním archivem.
9.6
Ukládání elektronické evidence písemností v IS EssTer zabezpečuje oddělení spisové a archivní služby Odboru vnitřní správy, které zodpovídá za čitelnost dat po dobu jejich provozní potřeby a jejich archivaci v datových formátech dohodnutých s Národním archivem.
9.7
Všechny elektronické dokumenty mají skartační lhůtu 5 let. Po jejím uplynutí budou podrobeny skartačnímu řízení (viz ČÁST III ČÁST III.Článek 10 ).
9.8
Skartační řízení má v případě elektronických dokumentů následující odlišnosti: 9.8.1 elektronické dokumenty – vybraná data z evidovaných systémů, která jsou při skartačním řízení Národním archivem určeny k trvalému uložení, se předávají Národnímu archivu v dohodnutém datovém formátu; 9.8.2 elektronické dokumenty, které jsou nadále potřebné pro ministerstvo z důvodů správních a provozních, se prohlásí za dokumenty nové a vyhotoví se k nim nový spis (viz Článek 9 9.3); 9.8.3 v případě dat označených v evidenci dle odst. 9.3 jako „A“ (archiválie) musí skartační komise provést vidimaci. Vybraná data v dohodnutém formátu se zpracují určenou hašovací funkcí, jejíž výsledek se vytiskne na protokol, který skartační komise podepíše. Tímto způsobem bude zaručeno, že jakýkoli pozdější zásah do takto zpracovaných dat bude identifikován. Součástí skartačního protokolu je popis použité hašovací funkce.
ČÁST III. Článek 10
SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ
10.1 Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují písemnosti a razítka nadále nepotřebné pro činnost ministerstva a při kterém Národní archiv provádí výběr archiválií, tj. posouzení dokumentární hodnoty písemností. Předmětem skartačního řízení jsou veškeré písemnosti vzniklé z činnosti ministerstva, a to včetně došlých písemností. Před uplynutím skartačních lhůt lze vyřadit se souhlasem Správního archivu pouze prokazatelně duplicitní (nadbytečné) materiály ( Viz ČÁST II.Článek 5 , ČÁST II.5.1.3 ). 10.2 Skartační řízení se zahajuje u písemností, jejichž skartační lhůta stanovená spisovým a skartačním plánem uplynula a které tedy ztratily provozní a pracovní hodnotu. Bez skartačního řízení nelze tyto písemnosti zničit nebo předávat do sběru. 10.3 K provedení skartačního řízení jmenuje ředitel Odboru vnitřní správy skartační komisi. Členem skartační komise musí být vždy zaměstnanec ze Správního archivu. Dalšími členy jsou zaměstnanci z útvarů – původců písemností navrhovaných do skartačního řízení nebo jejich věcně příslušných nástupců. 11/18
10.4 Písemnosti se skartačním znakem „V“ skartační komise ve spolupráci s archivářem Národního archivu posoudí a provede rozdělení písemností do skupin „A“ a „S“. 10.5 Zaměstnanec z Centrální spisovny - Správního archivu vypracuje skartační návrh (u speciálních agend ve spolupráci s příslušnými útvary), který podepíše ředitel Odboru vnitřní správy a zašle jej ve dvojím vyhotovení nebo v digitální podobě podepsaný zaručeným elektronickým podpisem, popř. elektronickou značkou Národnímu archivu. 10.6
Skartační návrh musí obsahovat průvodní dopis (vzor viz Příloha č. 4), seznam písemností se skartačním znakem „A“ a seznam písemností se skartačním znakem „S“. V seznamech musí být vyznačeny spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty spolu s věcnou charakteristikou dokumentů (agend).
10.7 Na základě předloženého skartačního návrhu vykoná archivář Národního archivu odbornou archivní prohlídku písemností navržených k vyřazení, ve které posoudí: – zda písemnosti se skartačním znakem „A“ odpovídají kritériím stanoveným zákonem k prohlášení za archiválie; – zda písemnosti se skartačním znakem „S“ nemají trvalou hodnotu. V případě, že trvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi písemnosti se skartačním znakem „A“; – uloží skartační komisi sepsat seznam písemností určených k trvalému uložení v Národním archivu a seznam písemností určených ke zničení. Tyto seznamy jsou přílohou protokolu o skartačním řízení; – dohodne se skartační komisí dobu a způsob předání archiválií k trvalému uložení do Národnímu archivu. 10.8 Po provedené archivní prohlídce archivář Národního archivu sepíše protokol a vydá souhlas ke zničení dokumentů označených skartačním znakem „S“. Skartační protokol podepisuje zaměstnanec z Centrální spisovny - Správního archivu spolupracující s archivářem Národního archivu při odborné archivní prohlídce. 10.9 Proti skartačnímu protokolu lze podat námitku Národnímu archivu, kterou je zahájeno správní řízení. Do uplynutí lhůty dohodnuté skartačním protokolem nebo ukončení správního řízení nelze dokumenty schválené protokolem ke zničení vyřadit. Zničením se rozumí znehodnocení dokumentu tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. 10.10 O předání vybraných archiválií Národnímu archivu se sepíše úřední záznam s odvoláním na skartační protokol. Tento úřední záznam podepisuje ředitel Odboru vnitřní správy. 10.11 Evidenční pomůcky (podací protokoly aj.) se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech písemností v nich evidovaných. 10.12 Mají-li být vyřazeny záznamy obsahující např. neanonymizované statistické údaje dle zákona o státní statistické službě, utajované dokumenty, které nelze odtajnit, a není-li možné bez odtajnění, popř. souhlasu subjektu, v jehož prospěch ochrana svědčí, provést skartační řízení ani výběr archiválií mimo skartační řízení, nezasílá se Národnímu archivu skartační návrh, ale pouze žádost obsahující přehled písemností. Tento přehled sám nesmí obsahovat výše zmíněné chráněné údaje, zejména utajované skutečnosti. Na základě této žádosti může Národní archiv vydat trvalé skartační povolení na přesně vymezené dokumenty. Dokumenty, které do trvalého skartačního povolení archiv nezařadí, nelze vyřadit a musí jim být prodlouženy skartační lhůty.
12/18
ČÁST IV. Článek 11
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ ZRUŠOVACÍ USTANOVENÍ
11.1 Dnem účinnosti tohoto skartačního řádu se zrušuje znění „Skartační řád Ministerstva dopravy“ č. 6/2005, č. j. 51/2005-420-ORG/9 ze dne 1. září 2005.
Článek 12
ÚČINNOST SKARTAČNÍHO ŘÁDU
12.1 Tento skartační řád nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2008.
Ing. Aleš Řebíček, v. r. ministr dopravy
13/18
Příloha č. 1
Související právní předpisy SOUVISEJÍCÍ PRÁVNÍ PŘEDPISY
Pro vedení spisové služby platí cca 700 předpisů a nařízení, proto jsou uvedeny jen ty nejdůležitější. Právní předpisy: Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti ve znění pozdějších předpisů Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. ČSN 01 6910 Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory. Vnitřní předpisy: Jednací řád porady ministra dopravy Kontrolní řád Ministerstva dopravy Organizační řád Podpisový řád Ministerstva dopravy Provozní řád počítačové sítě Ministerstva dopravy Směrnice, kterou se stanoví postup Ministerstva dopravy při poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů Směrnice pro oběh účetních dokladů Ministerstva dopravy Pravidla pro tvorbu, schvalování a správu vnitřních předpisů Ministerstva dopravy Spisový řád Ministerstva dopravy Vnitřní kontrolní řád Ministerstva dopravy Směrnice k zajištění ochrany utajovaných informací na MD
14/18
Příloha č. 2
Spisový a skartační plán
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN
15/18
Příloha č. 3
Vzor (příklad) formulář předávacího seznamu písemností odevzdávaných k uložení do Centrální spisovny V Praze dne: 25.06.2007 Č. j.: 81/2005-420-ORG/7
P Ř E D ÁV AC Í S E Z N AM PÍSEMNOSTÍ (SPISŮ) ODEVZDANÝCH K ULOŽENÍ DO CENTRÁLNÍ SPISOVNY
Odbor: Oddělení: Referent: Schválil: Podpis:
Centrální spisovna
420 – Odbor vnitřní správy Oddělení spisové a archivní služby
Převzal: Datum: Podpis:
Přeučilová Věra, Bc. Jaroslav Pagáč
Názvy agend a jejich časové rozmezí: Počet ukládacích jednotek (kartonů, šanonů):
Č. karton u 1
Železniční kolejová vozidla 1994 - 1998 4 kartony
Ukládací znak
Č. j.
Věc (stručný obsah)
45
16 888/94
45
17 365/94
45
25 13794
3
01.02
83/96-0314Bo
4
01.02 44.1
97/96-0314Bo 20 418/96
Porady o železničních kolejových vozidlech Zachování výroby železničních kolejových vozidel Zachování výroby železničních kolejových vozidel – materiál pro vládu Železniční kolejová vozidla - normy a technické předpisy Žádost o výjimku I. koridor – informační systém pro cestující
2
Legenda: – Odbor: IS EssTer doplní název – Oddělení: vypsat název oddělení – Referent: IS EssTer doplní jméno – –
–
Skart. znak a lhůta
Rok (časové rozmezí)
A – 15
1994
A – 15
1994-5
A – 15
1994
V – 10
1996-7
V – 10 A – 15
1996-7 1996-8
Schválil:
IS EssTer doplní jméno vedoucího útvaru – Podpis: po kontrole se zde podepíše vedoucí útvaru Názvy agend a jejich časové rozmezí: (např.): stížnosti 1997-9, korespondence 1995-8 apod. Počet ukládacích jednotek: (např.): 4 kartony, 3 balíky, 10 šanonů
Údaje v tabulce – Číslo kartonu (Č. kartonu): Ukládací jednotky se průběžně číslují bez ohledu na jejich typ. Číslo jednotky uvedené v seznamu musí souhlasit s číslem uvedeným na příslušném kartonu, šanonu atd. – Časové rozmezí: nejmladší a nejstarší rok ve spisu, svazku, fasciklu, kartonu.
16/18
Příloha č. 4
Vzor (příklad) průvodního dopisu skartačního návrhu
nábřeží Ludvíka Svobody 1222/12 PO BOX 9, 110 15 Praha 1
Národní archiv Archivní č. 4/2257 149 01 PRAHA 4
Váš dopis značky / ze dne /
Naše značka 30/2007-420-ARCH/1
Vyřizuje / linka Praha Kutílková Dagmar, PhDr. / 225 131 22.06.2007 192
Věc: Žádost o provedení výběru archiválií ve skartačním řízení
Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vyhlášky Ministerstva vnitra č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, a Skartačního řádu úřadu platného od…. (ze dne, čj.) navrhujeme k provedení výběru archiválií ve skartačním řízení písemnosti Ministerstva dopravy (a jeho předchůdců - rozepsat) z let……. v rozsahu….. běžných metrů. Všechny navržené písemnosti mají uplynulou skartační lhůtu. Skartační řízení navrhujeme provést v ……… (doplnit termín), podrobnosti je možné dohodnout s naším zaměstnancem………tel….., fax ……..., e-mail… Přehled navržených dokumentů (skupin dokumentů dle spisových znaku) je připojen v příloze. S pozdravem
Jaroslav Pagáč ředitel Odbor vnitřní správy
17/18
Příloha č. 5
Schéma ukládání a vyřazování písemností
Schéma ukládání a vyřazování písemností příruční a speciální spisovny útvarů, příruční spisovny referentů
uložení písemností na 1 - 3 roky, výjimku tvoří speciální spisovny
CENTRÁLNÍ SPISOVNA 100 % písemností
skartační řízení
SKART asi 70 % písemností
pro písemnosti se skartačním znakem S, V a A a skartační lhůtou 1 -10 let
skartační řízení
SKART asi 60 % písemností
pro písemnosti se skartačním znakem S, V a A a skartační lhůtou delší než 10 let
18/18
SPRÁVNÍ ARCHIV asi 30 % písemností
TRVALÉ ULOŽENÍ asi 40 % písemností Národní archiv
