Koninklijke BAM NBM
Elektronisch inkopen
Van theorie naar praktijk!
Ir. I.M.P. Meuwissen
17/12/2003
Koninklijke BAM NBM
Inhoud •
Koninklijke BAM NBM nv
•
Belang van inkoop
•
Inkoop nu?
•
Inkoop over 3 jaar?
•
Hoe realiseren we deze droom?
•
Wat levert het op?
•
Kritieke succesfactoren
2
Koninklijke BAM NBM
Koninklijke BAM NBM nv
Utiliteitsbouw
Woningbouw
Industriële bouw
Betonbouw
Infratechniek
Wegenbouw
Railinfrastructuur
Sprinklertechniek
Automatisering
Elektrotechniek
Werktuigbouw
3
Koninklijke BAM NBM
Belang van inkoop • Omzet 2001:
€ 2.915 miljoen
• Inkoopaandeel:
€ 2.070 miljoen (71%)
• Netto winstmarge:
1,4% (€ 41 miljoen)
Besparingspotentieel in inkoop 2 à 5%? € 40 - 100 miljoen
4
Koninklijke BAM NBM
Belang van inkoop Te benutten voor: • Omzetvergroting door lagere inschrijfprijzen / hogere scoringskans • Margevergroting door lagere kosten
5
Koninklijke BAM NBM
Inkoop nu?
Producten & Diensten
Inkoopcomplexiteit: •
150 resultaatverantwoordelijke BV’s
•
13.000 medewerkers en vrijwel even zovele ‘inkopers’…
•
tienduizenden leveranciers en onderaannemers en...
•
nog meer producten en diensten!
Vestigingen / Inkopers
Leveranciers & Onderaannemers 6
Koninklijke BAM NBM
Inkoop nu? Raad van Bestuur Inkoopcoördinatie Inkoopoverleg Betonbouw
Inkoopoverleg Utiliteitsbouw
Inkoopoverleg Infratechniek
Inkoopoverleg Woningbouw
Inkoopoverleg Techniek
Inkoopoverleg Wegenbouw Inkoopoverleg Railinfrastructuur
Inkopers / bestellers 7
Koninklijke BAM NBM
Inkoop nu? Strategisch •
Geen resp. decentraal inkoopbeleid, beperkte coördinatie
•
Onvoldoende inzicht in inkoop
•
Vaak het wiel opnieuw uitvinden
•
Veel verschillende / dubbele resources (databases,automatiseringssystemen, ’generalisten’)
•
Beperkt gebruik van elkaars contracten o.b.v. vrijwilligheid
•
Gezamenlijke huisstijl, verschillende inkoopprocedures: relatief versnipperde uitstraling
8
Koninklijke BAM NBM
Inkoop nu? Tactisch •
Beperkte uitwisseling van kennis en informatie via inkoopoverleg / intranet / inkoopcoördinatie
•
Leveranciers- en onderaannemerskeuze o.b.v. prijs en relatie
•
Veel leveranciers voor hetzelfde productenpakket
•
Meerdere contracten met dezelfde leveranciers met andere condities Operationeel
Tactisch Specificeren
Selecteren
Contracteren / Bestellen
Afroepen
Levering
Nazorg
9
Koninklijke BAM NBM
Inkoop nu? Operationeel •
Projectmatig inkopen, veelal ad-hoc bestellen
•
Werkwijzen van handmatig tot EDI: geen kostenbeheersing
•
Te weinig aandacht voor leveranciersbeoordeling / structurele verbetering
Operationeel
Tactisch Specificeren
Selecteren
Contracteren / Bestellen
Afroepen
Levering
Nazorg
10
Koninklijke BAM NBM
Inkoop over 3 jaar? Strategisch •
Overkoepelend concernbeleid voor inkoop (incl. spelregels voor incompany kopen, organisatievorm, e.d.)
•
Goed inzicht in inkoop
•
Delen van functionele inkoopresources (databases, informatiesystemen, inkoopprocedures en capaciteit (specialisten))
•
Kennisontwikkeling (doorbouwen op inkoopkennis)
•
Optimaal gebruik van raamcontracten o.b.v. penvoerderschap
•
Meer uniformiteit en kracht in uitstraling naar de markt
11
Koninklijke BAM NBM
Inkoop over 3 jaar? Tactisch •
Snel zoeken van inkoopinformatie (beleid, marktkennis, product- & leveranciersinformatie, specificaties, prijzen) via intranet
•
Leveranciers- en onderaannemerskeuze o.b.v. totale kosten / kwaliteitsverhouding
•
Bundelen van inkoopvolumes (raamcontracten) Operationeel
Tactisch Specificeren
Selecteren
Contracteren / Bestellen
Afroepen
Levering
Nazorg
12
Koninklijke BAM NBM
Inkoop over 3 jaar? Operationeel •
Strategisch inkopen!
•
e-Procurement ter ondersteuning van de operationele inkoopfunctie: • •
Inkoopinformatie en standaard documenten beschikbaar via intranet Elektronisch bestellen, bewaken, factureren en betalen
Operationeel
Tactisch Specificeren
Selecteren
Contracteren / Bestellen
Afroepen
Levering
Nazorg
13
Koninklijke BAM NBM
Inkoop over 3 jaar? Echter:
Geen eenheidsworst! Bedrijven behouden hun eigen verantwoordelijkheid en identiteit maar werken optimaal samen (synergie)
14
Koninklijke BAM NBM
Hoe realiseren we deze droom?
Strategie Richting geven Organisatie
Informatie Prestatiemeting
Relaties
Proces
Waarde creëren
Kennismanagement Ondersteunen
Personeelsmanagement
15
Koninklijke BAM NBM
Hoe realiseren we deze droom? Keuze ICT-voorzieningen ter ondersteuning van de processen Assessment Training on the Job / (Incompany) opleiding Stroomlijnen werkwijzen Delen van informatie / Prestatiemeting Keuze inkoopstrategie per item Toedelen TBV
Analyse Beleidskeuzes Bewustwording / Visie
ICT
Opleiding / Training
Processen
Strategie Analyse inkooppakket Bepaling besparingspotentieel
Centraal, decentraal of gecoördineerd inkopen Autonomie / Resultaatverantwoordelijkheid vestigingen
Intranet en succesverhalen! Actieve ‘verkoop van inkoop’ 16
Koninklijke BAM NBM
Hoe realiseren we deze droom? Drie separate in elkaar grijpende verbetertrajecten: 1. Benutten schaalvoordelen (pilotprojecten) 2. Structureel verbeteren processen 3. Structureel verbeteren kennis en vaardigheden
17
Koninklijke BAM NBM
Hoe realiseren we deze droom? Hierbij gebruiken we Intranet als • middel om draagvlak voor verandering te creëren (door informatie-uitwisseling), met als • doel uiteindelijk een middel te creëren om inkoop te ondersteunen (kennismanagement / uitvoering)
Ontwikkelen door ondervinden! 18
Koninklijke BAM NBM
Hoe realiseren we deze droom? 1. Benutten schaalvoordelen • Omzet en aantal afnemers per leverancier (crediteurenanalyse) • Omzet, aantal afnemers en aantal leveranciers per product (externe info) en inkoopwijze • Besparingspotentieel per product (benchmark) • Bepalen moeilijkheidsgraad realisatie verbeterproject • Bepalen prioriteiten • Bepalen inkoopstrategie per product (portfolio) • Uitvoeren verbeterprojecten 19
Koninklijke BAM NBM
Verschil in prioriteit
Besparingspotentieel
40% Prioriteit bij relatief eenvoudig te realiseren projecten met grootste besparingspotentieel
Telefonie Kantoorartikelen Werkkleding Restaurants / hotels Lease-auto’s
Bakstenen
Software 0%
Bouwmaterialen Moeilijkheidsgraad realisatie
Resultaat financiert structurele verbeteringen voor! - Omzet: € 1,8 miljoen - Aantal leveranciers: 25 - Weinig structuur door: - standaardisatie pakket - keuze voor 2 leveranciers, Besparingspotentieel (prijs): 35% - eigen catalogus - bestellen via intra-/internet Besparingspotentieel: ? 20
Koninklijke BAM NBM
Strategisch belang
Verschillende strategieën
Hefboom
Strategisch
Concurrentie Raamcontracten
Samenwerking
Routine
Knelpunt
Standaardisatie Procesvereenvoudiging
Risico-beheersing Alternatieven
Complexiteit leveranciersmarkt 21
Koninklijke BAM NBM
Verschillende niveau’s Contracten op verschillende niveau’s af te sluiten: • Concern • Sector • Cluster • Bedrijf • Project Dus ook goed bepalen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per niveau!
22
Koninklijke BAM NBM
Hoe realiseren we deze droom? 2. Structureel verbeteren processen • Bepalen inkoopbeleid (mate van centralisatie, resultaatverantwoordelijkheid, prestatiemeting,...) • Vormgeven inkooporganisatie (overlegstructuur) • Toedelen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (bestellers, inkopers, penvoerders) • Vormgeven processen en procedures (o.b.v. praktijkervaringen uit pilotprojecten) • Opstellen standaard documenten / checklists • Ondersteuning via intranet en bedrijfsautomatisering
23
Koninklijke BAM NBM
ICT-ondersteuning? Operationeel .
Tactisch Specificeren
- Productinfo - Normbladen - Specificaties - Behoeften - Online catalogus
• • •
Selecteren
Contracteren / Bestellen
Afroepen
Levering
Nazorg
- Standaard - Standaard - Voortgangs- - Elektronisch - Selectiecontract Factureren criteria bewaking afroep en betalen - Beoordeling - Raamcon- - Electronisch - Troubletractinfo - Klachten- Voorkeursshooting afroepen afhandeling leveranciers - Bestelform. - Afwijkings- Electronisch - Zwarte lijst rapportage - Dossiervorming - Wie levert wat bestellen - Offerteaanvragen - Onderhandel. / veilen
Communicatiemogelijkheden (email, fax, telefoon, brief), versiebeheer TVB, procedures, beveiligde toegang! Koppeling informatiesystemen (databases, internet, CD-foon, KvK, Wie levert wat, e.d.) 24
Koninklijke BAM NBM
De ICT-oplossing? Een (mede) op Internet-technologie gebaseerde ‘totale inkoop oplossing’ die het inkoopproces substantieel inzichtelijker en efficiënter maakt, en •
alle soorten automatiseringssystemen
•
alle soorten inkoopprocessen (raamcontracten, veilingen, offerte-aanvragen)
•
alle stappen in het inkoopproces
•
alle soorten producten en diensten (fuzzy search)
kan ondersteunen
25
Koninklijke BAM NBM
Inter-/Intranet als enabler voor e-Procurement Systeemarchitectuur Eigen systeem
Eigen systeem
Order management
Catalogue management
Contract management
Gebruikers
Database server
Intranet
Applicatie Internet
...
Leveranciers
Eigen systeem
Eigen systeem
Presentatielaag
Eigen systeem
... Eigen systeem
26
Koninklijke BAM NBM
Hoe realiseren we deze droom? 3. Structureel verbeteren kennis en vaardigheden • Bepalen functie-eisen penvoerders / inkopers / bestellers (o.b.v. TBV) • Assessment medewerkers • Opleidings- en wervingsplan • Opleiding en training (o.a. middels uitvoeren verbeterprojecten)
27
Koninklijke BAM NBM
Wat levert het op?
Prijsreducties zijn maar het topje van de ijsberg!
28
Koninklijke BAM NBM
Wat levert het op? Proces
Versnellen en verbeteren Minder dubbel = minder foutgevoelig Managementinformatie verbeteren
Producten
Meer productkennis Hogere kwaliteit, lagere prijs Innovatie
Leveranciers Meer leveranciersinformatie Betere afstemming Minder kosten / risico 29
Koninklijke BAM NBM
Wat levert het op? Leveranciers management Maximaliseren
Leveranciers management
Operationele taken Minimaliseren
Operationele taken
Contract management Maximaliseren
Contract management
• Meer tijd voor belangrijke taken als leveranciersen contractmanagement • Minder contracten per inkoper met meer diepgang • Meer werkplezier / hogere productiviteit / effectiviteit 30
Koninklijke BAM NBM
Wat levert het op? Inventarisatie nc Co
ng Bu nd eli
Vermindering aantal leveranciers Nieuwe samenwerkingsvormen
Ve rbr uik
Totale kostenbeheersing
orm ev
Innovatie
Kosten / Kwaliteit
Benutten inkoopvolume / concurrentie
i lat
Regelkring
Beïnvloeden vraag
Re
Procesverbetering
Risicovermindering / kwaliteitsverbetering
e uz
Samenwerking
Ink oo ificat ie pv raa g
Reductie
Sp ec
(Raam)contracten
Bepalen inkoopstrategie per item
e r rsk ee cie eh ran rsb ve Le cie ran ve Le
Standaardisatie
tie en urr
Specificatie Waardeanalyse
Analyse inkooppakket
Transactiekosten Logistieke kosten Life-cycle-costs
Kostenvermindering Continue verbetering Innovatie 31
Koninklijke BAM NBM
Kritieke succesfactoren •
e-Procurement strategie bepaald en geïmplementeerd
•
Voldoende budget voor realisatie
•
Voldoende capaciteit, kennis en vaardigheid voor ontwikkeling en gebruik
•
Gewenste gebruikers hebben toegang tot en gebruiken intranet
•
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden helder
•
Inkoopgerelateerde procedures / informatie geschikt voor automatisering (objectieve criteria, informatie gelijkwaardig, ...)
•
Uitwisseling met bestaande (inkoop-)automatiseringssystemen
•
Beveiliging (content management systeem) 32
Koninklijke BAM NBM
Elektronisch Inkopen: Middel… … géén doel!
17/12/2003
Koninklijke BAM NBM
Bedankt voor uw aandacht!
17/12/2003
