2000 van het College van Procureurs-generaal bij de Hoven van Beroep

COLLEGE VAN PROCUREURS-GENERAAL Brussel, 15 februari 2000.

Omzendbrief nr. COL 1/2000 van het College van Procureurs-generaal bij de Hoven van Beroep

Mijnheer/Mevrouw de Procureur-generaal, Mijnheer/Mevrouw de Nationaal magistraat, Mijnheer/Mevrouw de Procureur des Konings, Mijnheer/Mevrouw de Arbeidsauditeur,

Betreft : Gebruik van elektronisch berichtenverkeer (e-mail), Intranet, Fedenet en Internet door de parketmagistraat

Onlangs werd door het Centrum voor Informatieverwerking (C.I.V.) van het Ministerie van Justitie de e-mailfaciliteit eveneens ter beschikking gesteld van de parketmagistraten. Hierbij dringen zich een aantal richtlijnen op.

*

*

*

1. Wat is e-mail ? E-mail is een systeem van elektronische post waarvan de werking vergelijkbaar is met de traditionele post. Men kan een bericht deponeren in de brievenbus (= mailbox) van een bestemmeling. De bestemmeling kan, na ingave van zijn persoonlijk paswoord, de berichten van zijn brievenbus consulteren, afprinten, wijzigen, wissen of verder doorsturen naar een andere bestemmeling. Op deze wijze kan een gebruiker langs een elektronische weg, berichten versturen of ontvangen, zelfs, via Internet, met betrekking tot een bestemmeling buiten het netwerk van Justitie.

Ernest Allardstraat, 42 - 1000 Brussel - Tel. : 02/500 86 01 - Fax : 02/500 86 13

2

De berichten kunnen aangemaakt worden met de tekstverwerker van e-mail zelf. Ook documenten, aangemaakt met andere applicatieprogramma's zoals Word, kunnen in bijlage (=attachment) aan een e-mailbericht worden verstuurd . Telkens een gebruiker van e-mail zijn werkpost opstart, wordt hij steeds verwittigd dat er nieuwe of niet-gelezen berichten in zijn mailbox aanwezig zijn. Hij moet echter zelf het initiatief nemen om zijn mailbox te consulteren. Als bijlage vindt U een gebruikershandleiding.

2. E-mailconfiguratie Niemand mag de e-mailconfiguratie, zoals deze door het C.I.V. werd geïnstalleerd, wijzigen.

3. Geheimhouding Elke magistraat beschikt over een eigen mailbox, waarin zijn elektronische berichten worden opgeslagen en bewaard. De toegang tot deze mailbox gebeurt via een persoonlijk paswoord dat aan elke magistraat toegekend werd door de systeembeheerder. Elke magistraat staat in voor de geheimhouding van dit persoonlijk paswoord.

4. Consultatie van de mailbox Elke magistraat dient, indien hij niet met verlof is, dagelijks zijn mailbox te consulteren.

5. Aard van de elektronische berichten Tot nader order mag de e-mail alleen gebruikt worden voor niet-officiële berichten. Voor het elektronisch berichtenverkeer binnen eenzelfde parket, kan de korpsoverste in overleg met de Hoofdsecretaris van het parket zekere afwijkingen toestaan of invoeren. Hierbij zal er op toegezien worden dat de administratieve diensten steeds in staat blijven zicht te behouden op de officiële briefwisseling zodat zij in alle omstandigheden de dossiers administratief kunnen beheren. Officiële documenten of berichten kunnen uiteraard reeds bij wijze van officieuze kennisgeving via e-mail worden toegezonden op voorwaarde dat zij nadien via de officiële weg worden overgemaakt resp. bevestigd.

3

6. Schikkingen te treffen voor het geval van geplande afwezigheid (bijvoorbeeld verlof)12 6.1. Automatisch afwezigheidsbericht Indien de titularis van een mailbox gedurende bepaalde periode afwezig is, zal hij de mogelijkheid hebben om een standaardbericht op te stellen waarin hij vermeldt dat hij de betrokken periode afwezig is en wie zijn vervanger is. Indien gedurende de betrokken periode een bericht naar deze titularis wordt gestuurd, zal de afzender automatisch dit standaardbericht ontvangen.

6.2. Omleiden mailbox Indien de titularis van een mailbox gedurende bepaalde periode afwezig is, beschikt hij eveneens over de mogelijkheid om alle binnenkomende berichten automatisch om te leiden naar de mailbox van een collega of het secretariaat.

7. Archivering van in- en uitgaande berichten 7.1. Voor uitgaande berichten: De magistraat beschikt zelf over de mogelijkheid om de desbetreffende parameter in te stellen (zie handleiding) derwijze dat zijn uitgaande berichten automatisch worden opgeslagen in een specifieke folder.

7.2. Voor binnenkomende berichten: Er is een functionaliteit voorzien voor de archivering van de binnenkomende berichten. Elke magistraat staat in voor de selectie van de berichten waarvan hij oordeelt dat bewaring nuttig of noodzakelijk is. De overtollige berichten dienen wekelijks door de magistraat gewist te worden.

8. Authenticiteit afzender Uw aandacht wordt erop gevestigd dat de naam van de afzender van een bericht (zowel op het netwerk Justitie als op Internet) steeds kan gemanipuleerd worden.

1

Voor een niet-geplande afwezigheid, bijvoorbeeld wegens ziekte of ongeval, is in het systeem zelf niets voorzien. Lokaal zou hiervoor een regeling kunnen worden uitgewerkt. Zo zou aan de systeembeheerder toegang kunnen verleend worden tot de mailbox om er een afwezigheidsbericht of een omleiding in te voeren. 2 Gezien het in de praktijk niet haalbaar is deze functionaliteiten in werking te stellen voor de magistraten bij de parketten-generaal, is deze rubriek niet op hen toepasselijk.

4

9. Intranet, Fedenet en Internet Als bijlage vindt U een nota van het Ministerie van Justitie d.d. 18 maart 1998 waarvan de principes door het College van Procureurs-generaal op zijn vergadering van 16 juni 1998 werden goedgekeurd. In dit verband moet wel opgemerkt worden dat de toegang tot Fedenet op dit ogenblik nog niet kan gerealiseerd worden. Voor de toegang tot Internet dient elke magistraat over een afzonderlijk paswoord te beschikken. Hij kan dit paswoord aanvragen via de systeembeheerder.

*

*

*

Voor meer inlichtingen betreffende het gebruik van het e-mailverkeer en met betrekking tot de toegang tot de databanken van Justitie kan men zich wenden tot de systeembeheerder die hiertoe van het C.I.V. de nodige informatie heeft ontvangen.

A. VAN OUDENHOVE, Procureur-generaal te Brussel, Voorzitter van het College

F. SCHINS, Procureur-generaal te Gent

A. THILY, Procureur-generaal te Luik

G. LADRIERE, Procureur-generaal te Bergen

Chr. DEKKERS, Procureur-generaal te Antwerpen

De Minister van Justitie

Brussel, 18-03-1998

Nota aan het College van Procureurs-generaal

Toegang tot het Intranet Justitie het Fedenet het Internet voor de rechterlijke orde.

Het doel van deze nota is algemene principes te definiëren voor het geven van toegang aan de leden van de rechterlijke orde voor het consulteren en afdrukken van elektronische informatie op gesloten netwerken zoals het intranet Justitie en het Fedenet, en op open netwerken zoals het Internet.

1. Het intranet Justitie. Justitie beschikt over een eigen netwerk, gebaseerd op routertechnologie en het TCP/IP protocol. Het netwerk bestaat essentieel uit 30 knooppunten die zich bevinden op de 27 parketten van de Procureur des Konings, op 2 hoven van beroep die zich in een ander gebouw bevinden dan het parket en op het Ministerie van Justitie. Het is een gemaasd netwerk wat betekent dat elk knooppunt bereikbaar is langs minstens 2 wegen. Op deze knooppunten zijn telkens de verschillende justitiële diensten die zich in het arrondissement bevinden, aangesloten. Dit betreft dus zowel de rechtbanken en hoven als de brigades van de gerechtelijke politie, als de strafinrichtingen. In bijlage 1 vindt u een schema van deze netwerkstructuur. Dit gestandaardiseerd netwerk is de fysische basisstructuur voor gestructureerde en niet gestructureerde elektronische communicatie binnen Justitie. Dergelijke gesloten netwerken binnen een entiteit die gebaseerd zijn op dezelfde technische standaarden als het internet, noemt men een intranet. Vandaag zijn de geïnformatiseerde griffies en parketsecretariaten aangesloten op het intranet. Voor de staande magistraten is de toestand als volgt: - de magistraten van de parketten en parketten-generaal zijn uitgerust met het nodige materieel. Dit dient aangekoppeld te worden op het netwerk. De uitvoering hiervan is gepland vanaf het tweede kwartaal van 98. - de magistraten van de auditoraten en de auditoraten-generaal zullen binnenkort uitgerust worden met het nodige materieel. De bestellingen zijn eind 97 geplaatst. Aangezien de kablering hier de volledige arbeidsrechtbanken en arbeidshoven betreft, zal de uitvoering over het ganse jaar lopen.

Op het Intranet Justitie zijn vandaag of komen op korte termijn, een aantal databanken beschikbaar. We onderscheiden de vertrouwelijke databanken zoals het centraal strafregister, het centraal gedetineerde bestand, de referotheek van hangende zaken. Het regelen van de toegang tot dit type van databanken is niet het onderwerp van deze nota. Deze nota viseert de niet-vertrouwelijke databanken op het intranet zoals de wetgeving, de opschriften en de jurisprudentie van de databank Justel en de website van Justitie waarop vandaag het elektronisch Belgisch Staatsblad staat. Om de toegang tot deze databanken te regelen, zou het volgend principe toegepast worden : 1. elk personeelslid dat werkzaam is op een rechtbank of parket mag toegang hebben tot de niet-vertrouwelijke databanken op het Intranet Justitie.

2. Het Fedenet. Het Fedenet (het netwerk van de federale overheid) is de vernieuwing van het huidige Bistelnetwerk naar de internettechnologie. Op een gebruiksvriendelijke wijze zal informatie, die aangeboden wordt door diverse departementen en instellingen, aangeboden worden aan een gesloten gebruikersgroep. De rechterlijke macht is opgenomen in deze gebruikersgroep. De databanken die vandaag beschikbaar zijn op Fedenet zijn de telexen van Belga en het Belgisch Staatsblad. In de nabije toekomst zal dit aanbod echter groeien met o.a. de databanken van de federale voorlichtingsdienst (wie is wie in de overheid), buitenlandse persberichten, de databank van het parlement, ... . Via een firewall is een verbinding gelegd tussen het intranet Justitie en het Fedenet. Deze verbinding maakt het mogelijk vanaf het intranet Justitie toegang te hebben tot het Fedenet, niet omgekeerd. Elk toestel gekoppeld aan het intranet, is dus fysisch tegelijkertijd gekoppeld aan het Fedenet (zie schema in bijlage 2). Om de toegang tot de databanken beschikbaar op Fedenet te regelen, zou volgend principe toegepast worden: 2. elk personeelslid dat werkzaam is op een rechtbank of parket mag toegang hebben tot de databanken beschikbaar op Fedenet.

3. Het Internet. Het Internet is een netwerk van netwerken, een aaneenschakeling van duizenden verschillende computernetwerken en computers over de ganse wereld. Gezien de grootsheid van de omgeving, biedt het Internet ontzettend veel informatie aan en dit in alle soorten. Hierdoor wordt enerzijds snel veel tijd verspild om bruikbare informatie van het Internet te halen, anderzijds wordt voordien quasi onbereikbare informatie van overal ter wereld dadelijk beschikbaar. Via een firewall is een verbinding gelegd tussen het intranet Justitie en het Internet. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid dat een persoon gekoppeld op het Intranet, via de firewall toegang heeft tot het Internet, niet omgekeerd. Deze toegang wordt nominatief toegekend en vereist de ingave van een paswoord. Dit wordt centraal beheerd. Tevens wordt van elke consultatie de gebruikte tijdseenheden per aansluiting geregistreerd.

Gezien de informatie op het Internet de professionele interesse overschrijdt, lijkt een beperking van de toegang aangewezen tot diegenen voor wie deze informatiebron binnen hun professionele activiteiten een meerwaarde betekent. Daarom zou volgend principe toegepast kunnen worden 3. de toegang tot het Internet wordt niet algemeen toegekend maar beperkt tot de op het kader benoemde magistraten. Er wordt verwacht dat zij met het nodige verantwoordelijkheidsbesef die opportuniteit benutten en enkel vanuit hun professionele activiteiten. De korpsoverste zal over de mogelijkheid beschikken om de gebruikte tijdseenheden te controleren. Gezien het geen operationele informatie betreft, zal het gelijktijdig gebruik beperkt worden door de capaciteit van de lijn die het intranet Justitie verbindt met het Internet en dit om oververzadiging van het eigen intranet te vermijden.

Versie 0.5 - oktober 1999

Ministerie van Justitie ---Algemene diensten ---Centrum voor Informatieverwerking ---Feedback: [email protected]

E-MAIL

MET NETSCAPE COMMUNICATOR 4.5 -----Beknopte inleiding

Inhoud 1. Inleiding 2. Het programma

1.1 Het programma starten 1.2 Het mailbox venster 3. Berichten 3.1 Een bericht verzenden 3.2 Een bericht ontvangen 3.3 Een bericht verwijderen 3.4 Een bericht beantwoorden 3.5 Een bericht doorsturen 3.6 Documenten en andere bestanden bijsluiten 3.7 Bijgesloten bestanden bekijken 4. Adresboeken 4.1 Algemeen 4.2 Globaal Adresboek : Ministerie van Justitie 4.3 Personal Address Book 4.3.1 Algemeen 4.3.2 Een adres toevoegen 4.3.3 Een adres verwijderen 4.3.4 Verzendlijsten 5. Extra functionaliteiten 5.1 Automatisch afwezigheidsbericht 5.2 Omleiden van mail 5.3 Bevestiging van ontvangst 6. Archivering van binnenkomende en verzonden berichten 7. Netiquette 8. Bij problemen 8.1 Tooltips 8.2 Ingebouwde helpfunctie 8.3 Zelf uitproberen 8.4 Het lukt niet

2

1. Inleiding E-mail is de afkorting van “electronic mail” - “electronische post” in het Nederlands. Het komt erop neer dat computergebruikers elkaar via de computer berichten sturen. E-mail is dikwijls een efficiënt vervangmiddel voor andere vormen van communicatie. Het is bijvoorbeeld handiger om een document via e-mail te ontvangen dan om dat document via fax te ontvangen (een ingesloten WORD-document kunt u verder bewerken, u kunt fragmenten ervan overnemen in andere documenten, u kunt het verder verspreiden zonder kwaliteitsverlies, etc.). Indien iemand veel vergaderingen heeft kan men die persoon gemakkelijker iets meedelen via email dan te proberen hem per telefoon te bereiken. Uiteraard blijft er niettemin in tal van situaties een belangrijke rol voor de klassieke communicatiemiddelen weggelegd. E-mail is vanzelfsprekend pas nuttig als iedereen zijn/haar e-mail regelmatig beantwoordt. Dit is een stuk bedrijfscultuur dat op korte termijn moet worden aangeleerd omdat de buitenwereld hierop rekent. E-mail gebruiken is vrij eenvoudig. Wij hopen dat deze korte handleiding u een eind op weg zal helpen.

2. Het programma 2.1 Het programma starten Er zijn twee mogelijkheden: U dubbelklikt het pictogram in de rechteronderhoek van uw beeldscherm dat eruitziet als een envelope. Hierdoor komt u rechtstreeks in het mailprogramma terecht. OF U start Netscape Communicator op en klikt op de “Mailbox” knop van de zwevende knoppenbalk1 of op “Messenger Mailbox” uit het menu “Communicator”. U wordt om uw paswoord gevraagd (dit paswoord is nodig om te beletten dat collega’s uw e-mail zouden kunnen lezen of onder uw naam e-mail zouden kunnen versturen). Dit paswoord is hetzelfde als uw paswoord om in te loggen op via exceed dat u van uw systeembeheerder kreeg.

2.2 Het mailbox venster

1

Als u de zwevende knoppenbalk kwijt bent, kunt u hem terugkrijgen door “Show component bar” te kiezen uit het menu “Communicator”. 3

Bovenaan dit venster ziet u een knoppenbalk. De belangrijkste knop is New Message. Deze knop zult u gebruiken om berichten te versturen. Aan de linkerkant staat aangeduid welke map we nu zien. Standaard is dit onze mailbox (“INBOX”) op de server (imap). Aan de rechterkant zien we de lijst van de berichten die zich in onze mailbox bevinden. Rechts onderaan zien we de inhoud van het momenteel geselecteerde bericht.

3. Berichten 3.1 Een bericht verzenden Kies de knop New Message: U krijgt nu het venster waarin u uw

bericht kunt schrijven.

Eerst en vooral moet de bestemmeling gespecifieerd worden. Dit doet u door zijn/haar e-mail adres in het vak “To:” in te geven. U kunt meerdere bestemmelingen opgeven. E-mail adressen zien er op het Ministerie in principe als volgt uit: [email protected] Om technische redenen worden de accenten en spaties uit de namen weggelaten. Een voorbeeld: [email protected] Bij adressen waarvan het deel achter het @-symbool2 hetzelfde is als in het uwe, kunt u dat deel weglaten. Voorbeeld: jan.vandenberghe Het is doorgaans niet nodig om het adres van de bestemmeling manueel in te geven. We zullen verderop in deze tekst zien hoe adressen met behulp van adresboeken beheerd kunnen worden.

2

U spreekt dit uit als het Engelse woord “at”. Met uw toetsenbord krijgt u de “@” door de “é”-toets in te drukken terwijl u “Alt Gr” ingedrukt houdt. 4

Vermeld het onderwerp van uw bericht in het vak “subject:” Nu kunt u de tekst van uw bericht in het onderste vak van het venster intikken. Verzenden doet u met een klik op de Send knop:

Gefeliciteerd. U hebt uw eerste bericht verzonden!

3.2 Een bericht ontvangen Een apart programmaatje kijkt regelmatig na of er post voor u is. U ziet het in de rechteronderhoek van uw scherm3 op de taakbalk:

Als er nieuwe post is aangekomen begint er in dit pictogram een rood vlaggetje te zwaaien: U kunt de nieuwe post bekijken door dit pictogram te dubbelklikken of door Netscape Communicator op te starten en op naar uw Mailbox te gaan of rechtstreeks naar de mailbox te gaan via het Messenger-icoontje .

3.3 Een bericht verwijderen Om een bericht te verwijderen klikt u op de knop Delete: In tegenstelling wat men zou verwachten is het bericht nu nog niet verwijderd. Het staat klaar om gewist te worden:

3

Indien dit pictogram ontbreekt moet het programma “Netscape Mail Notification” in uw Windows 95 “Opstarten” folder gezet worden.

5

…maar zal pas effectief verdwijnen als u uit het “File” menu4 “Compress Folder” kiest!

3.4 Een bericht beantwoorden Om een bericht te beantwoorden klikt u op de knop Reply: U krijgt dan dit scherm:

Zoals u ziet, wordt het oorspronkelijke bericht behouden, maar staat er voor iedere regel dit teken: “>” In de beginjaren van de electronische post rees het probleem dat mensen korte antwoorden op berichten ontvingen (bijvoorbeeld “ik ben akkoord” of “dit is onwaar”) maar niet wisten op welk bericht dit een antwoord was. Om dit te vermijden onstond het gebruik om in een antwoord op een e-mail bericht de relevante stukken van het oorspronkelijke bericht te herhalen. Om duidelijk te maken welke fragmenten deel uitmaken van het oorspronkelijke bericht worden de regels daarvan voorafgegaan door het “>” teken.

4 Niet te verwarren met de gelijknamige knop uit de knoppenbalk. 6

Het is een goede gewoonte om alleen de relevante tekst van het oorspronkelijke bericht te laten staan, de rest van het bericht kunt u wissen zoals in gewone tekstverwerking. Een voorbeeld:

3.5 Een bericht doorsturen Om een ontvangen bericht aan andere gebruikers door te sturen klikt u op de knop Forward:

U krijgt dan een venster waarin u commentaar kunt schrijven voor de persoon aan wie u het bericht wil doorsturen. In dit venster kunt u het oorspronkelijke bericht niet zien, het wordt meegestuurd als bijlage (zie verder in deze tekst).

7

3.6 Documenten en andere bestanden bijsluiten Dit is een van de populairste toepassingen van e-mail in kantooromgevingen. Met enkele muisklikken is het mogelijk om een bestand aan iemand door te sturen met wat commentaar erbij. Het bijgesloten bestand kan om het even wat zijn: een Word-document, een rekenblad, een tekening of foto, een programma… Belangrijke opmerking voor de gebruikers: de naam van uw bestand moet eindigen op de extensie die standaard toegevoegd wordt door het programma dat het aanmaakte, anders kan uw correspondent problemen hebben om het bestand te openen! Belangrijke opmerking voor MS Word-gebruikers: de naam van uw document moet eindigen op .doc, anders kan uw correspondent problemen hebben om het document te openen!

U gaat als volgt tewerk:

n Maak een bericht waarin u aan de bestemmeling uitleg geeft over het bestand dat u bijsluit. Druk nog niet op Send.

n Klik op de knop Attach:

en kies de optie “file”

n Nu krijgt u een venstertje waarin u het bestand kunt kiezen dat u wenst bij te sluiten. n Uw bericht is klaar. Druk op Send om het te verzenden.

3.7 Bijgesloten bestanden bekijken Hieronder ziet u hoe een bericht met een bijlage eruitziet (let op de paperclip).

8

Als u op de naam van het bestand klikt zal u de keuze krijgen om het te openen met het toepasselijke programma of om het ergens op te slaan. Indien het type bestand niet gekend is, kunt u het alleen opslaan. Dit komt omdat de extentie van de bestandsnaam (.bak in het voorbeeld hieronder) door Windows niet gekend is en Windows dus niet weet met welk programma het bestand geopend moet worden. Als de extensie van de bestandsnaam wel door Windows gekend is ( .doc bijvoorbeeld) zou u na het klikken op de naam van het bestand de keuze krijgen of u het wil openen met het toepasselijke programma (bij .doc is dat MS Word)

4. Adresboeken 4.1 Algemeen U zult ongetwijfeld van adresboeken gebruik willen maken en wel om volgende redenen:

n U wenst niet altijd het adres van de bestemmeling volledig in te tikken n U kent niet alle adressen van uw correspondenten uit het hoofd Er zijn twee soorten adresboeken: persoonlijke en publieke.

4.2 Globaal Adresboek : Ministerie van Justitie Dit is het publiek adresboek voor het ministerie van Justitie. Hierin kunt u alle personeelsleden terugvinden die over e-mail beschikken. U maakt er op volgende wijze gebruik van:

9

Klik op de knop New Message:

In plaats van de bestemmeling manueel in te vullen drukt u op de knop Address:

Op de illustratie hieronder ziet u het venster dat u dan krijgt:

Een adres zoeken is simpel: tik de familienaam van de betrokkene in het eerste vakje en druk op de return-toets of op de Search knop. U zult de eventuele resultaten in het vak eronder zien verschijnen. Door een druk op de knop To: wordt het adres gebruikt voor uw bericht.

4.3 Personal Address Book 4.3.1 Algemeen Dit is uw persoonlijk adresboek. U stelt het zelf samen. Zo’n adresboek heeft grote voordelen:

n Namen die voorkomen in uw persoonlijk adresboek worden bij het adresseren van berichten automatisch vervolledigd! (Dit is ook mogelijk voor het algemene adresboek, maar dit kan hinderlijk zijn.) n Adressen uit dit adresboek kunt u groeperen in verzendlijsten

4.3.2 Een adres toevoegen

10

Als u in het lager afgebeelde scherm een adres aan uw persoonlijk adresboek wilt toevoegen, duidt u dit adres aan in het venster met de zoekresultaten en sleept u met de muis de naam van het Global Address Book naar het Personal Address Book :

Voortaan zal het programma automatisch dit adres vervolledigen. Probeert u maar: tik de eerste letters van de voornaam in van iemand wiens adres u zonet aan uw persoonlijk adresboek hebt toegevoegd… de computer vult de naam automatisch aan. Als u op de return-toets drukt wordt zijn/haar adres ingevuld!

4.3.3 Een adres verwijderen Om de inhoud van uw persoonlijk adresboek te bekijken en aan te passen kiest u uit het “Communicator” menu voor “Adress Book”. U krijgt dan zo’n venster te zien:

Met dit vak:

kunt u kiezen in welk adresboek u wilt werken.

Als u een adres wilt verwijderen, kies dan om in uw persoonlijk adresboek te werken, duidt het ongewenste adres met één muisklik aan en druk op de delete toets of op de Delete knop uit de knoppenbalk.

4.3.4 Verzendlijsten Verzendlijsten stellen u in staat om de mensen in de lijst als groep aan te schrijven. U hoeft hun individuele adressen niet meer in te tikken, het volstaat om uw berichten aan de lijst te adresseren. Om persoonlijke verzendlijsten te maken, moet u naar het venster gaan van waaruit u uw persoonlijk adresboek kunt beheren (indien u dit venster nog niet voor u hebt, kies dan “Address Book” uit het “Communicator” menu en verzeker u ervan dat u zich in het persoonlijk adresboek bevindt ).

11

Met een druk op de knop New List

maakt u

een nieuwe verzendlijst.

Geef de lijst een naam en voeg er personen aan toe door hun adres met de muis naar het venstertje van de verzendlijst te slepen en het daar los te laten.

12

U kunt adressen uit een verzendlijst verwijderen door ze te selecteren en de Remove-knop te klikken:

5. Extra functionaliteiten 5.1 Automatisch afwezigheidsbericht Wanneer u met verlof gaat, of u bent niet bereikbaar voor een bepaalde periode en u wilt dat de personen die u via email willen bereiken daarvan op de hoogte worden gebracht, dan kan het mailprogramma automatisch een afwezigheidsbericht terugsturen. Dit bericht kan u zelf opstellen. U kunt er bijvoorbeeld in vermelden welke mensen kunnen gecontacteerd worden in geval van problemen. Deze functie kan men vergelijken met een antwoordapparaat. Men kan deze functie zelf activeren, maar in afwachting van eventuele modellen, standaardisatie en een gebruiksvriendelijke interface kan u voorlopig deze optie laten activeren door uw systeembeheerder. Het bericht wordt in de mailbox bewaard. Voor het activeren van deze functie : contacteer uw systeembeheerder.

5.2 Omleiden van mail In plaats van of in combinatie met het voorgaande zou u uw mail ook automatisch kunnen doorsturen naar een aantal personen of eventueel naar uw persoonlijk emailadres thuis. Dit bericht kan omgeleid worden met of zonder een plaatselijke kopie van het bericht in de mailbox.

13

Voorlopig zijn het de plaatselijke systeembeheerders die deze instellingen beheren. Met hen kan besproken worden welk profiel u het beste past.

5.3 Bevestiging van ontvangst Net zoals bij de gewone post kan de afzender een bericht aangetekend versturen (return receipt). De versie van het mail-programma op de pc’s ondersteunt twee soorten ontvangstmeldingen. Een melding dat: - het bericht werd afgeleverd in de mailbox van de bestemmeling - de bestemmeling het bericht heeft geopend Ook de mailserver ondersteunt deze ontvangstmeldingen. Via de knop

“Options” op de zwevende knoppenbalk in het

scherm OF Via het derde icoontje in

waarin men een bericht aanmaakt ( New Message ) de header ( hoofding ) van het nieuwe

bericht, krijgt men deze opties:

Door de optie Return Receipt aan te kruisen vraagt u aan uw bestemmeling om de ontvangst van het bericht te bevestigen. Welk soort ontvangstbevestiging dit is, staat ingesteld bij de “preferences”. Deze instellingen werden door het CIV gestandaardiseerd als volgt:

6. Archivering van binnenkomende en verzonden berichten Wilt u de ontvangen post bewaren, dan kunt u hiervoor “mappen” aanmaken. Dit kunt u via “New Folder”, een optie uit het “File” menu. U krijgt dan volgend venster te zien:

14

Nu moet u een naam kiezen voor uw folder en ook de locatie ervan. KIES IN GEEN GEVAL DE STANDAARD-LOCATIE GENAAMD INBOX!

Wij raden u aan om zoals in de afbeelding hierboven uw map onder “Local Mail” aan te maken (dan wordt ze op uw locale harde schijf gecreëerd, niet op de server).

U kunt een bericht in een map steken via de File knop:

U kunt vanuit uw mailbox naar andere lokale mappen gaan door op een van de mappen onder “Local Mail” aan te klikken. Wenst u een archief te hebben met de door u verzonden berichten? Dit is eenvoudig te realiseren. Eerst moet u een map maken volgens de in het vorige punt beschreven procedure. Daarna moet Netscape weten dat in deze map automatisch kopiëen moeten worden geplaatst. Hiervoor kiest u “Preferences” uit het “Edit” menu. In het scherm dat u dan krijgt en dat hieronder is weergegeven kunt u de betreffende optie aankruisen en de zonet gemaakte map selecteren.

15

7. Netiquette Er zijn enkele beleefdheidsregels die in de e-mail wereld algemeen erkend worden. De voornaamste zijn:

n Schrijf uw berichten niet in hoofdletters. Dit wordt immers opgevat als roepen (shouting) en is zeer onbeleefd.

n Als u een bericht beantwoordt, verwijder dan de regels van het oorspronkelijke bericht die niet vereist zijn om het antwoord te begrijpen.

n Gebruik geen tekens waarvan u niet zeker weet of ze door het e-mail programma van uw correspondenten correct weergegeven zullen worden (accenten, html-code, onderlijningen, cursieve tekst, etc. - Binnen onze organisatie gebruikt iedereen dezelfde software, deze regel geldt dus enkel voor het verkeer met de buitenwereld)

8. Bij problemen waarvan u de oplossing niet in deze handleiding vindt 8.1 Tooltips Als u de functie van een knop niet kent, hou dan het pijltje van uw muis enkele seconden stil boven deze knop en er zal een korte uitleg verschijnen.

16

8.2 Ingebouwde helpfunctie U kunt uitleg krijgen over de werking van het programma door een druk op functietoets F1 of door “Help Contents” uit het “Help” menu te kiezen.

8.3 Zelf uitproberen De meest efficiënte methode om een programma te leren gebruiken is er zelf mee te experimenteren. Behalve het verlies van uw berichten, kan er u in Netscape Communicator weinig overkomen. Gelieve uw instellingen niet te wijzigen.

8.4 Het lukt niet Vind u zelf de oplossing niet, wendt u dan tot meer ervaren collega’s of tot de lokale systeembeheerder. Ook opmerkingen en suggesties kunt u sturen naar [email protected].

17