2. Zpráva o činnosti a hospodářských výsledcích družstva od poslední členské schůze Dovolte, abychom shrnuli činnost a dosažené výsledky představenstva za uplynulé období od 15. 12. 2012. Omlouváme se, pokud některým z vás bude připadat, že se opakujeme, neboť mnohé záležitosti jsme již popisovali ve Zpravodajích. Pokládáme však za samozřejmé, že na členské schůzi , která je vrcholným orgánem řízení družstva musíme podat celkovou zprávu. Začneme tedy vznikem nového představenstva, které mohlo začít naplno pracovat až po zápisu do Obchodního rejstříku. Podklady pro provedení změn v OR byly na Městský soud předány až 10. 1. 2012. Prodleva byla způsobena čekáním na zápis z 3. členské schůze a hlavně na zápis notářský, který byl přílohou. Tím byla v počátku ztížena práce nového představenstva. Záležitosti, u kterých bylo nutné doložit podpisy představenstva závislé na zápisu do OR, jako jsou ovládání družstevního účtu platba zálohových faktur za služby, právní problematika či převody členství museli být odloženy. I přesto jsme si nastavili na toto počáteční období tyto hlavním cíle:
převzetí dokumentů od bývalého představenstva,
příprava pro zpracování chybějících nájemních smluv a jejich předání DARC a České spořitelně,
jednání s firmou DARC o novém způsobu spolupráce,
vytvoření kanceláře družstva a uspořádání dokumentů družstva v digitální i papírové podobě,
nalezení efektivního způsobu informování členů o dění v družstvu
nastavení vhodného způsobu spolupráce s KK
a v neposlední řadě pokračování v řešení revitalizace. A teď k jednotlivým bodům
Během konce prosince a ledna jsme postupně převzali dokumenty družstva v digitální i papírové podobě a přistoupili k jejich reorganizaci tak, aby tyto byly kdykoli k dispozici jak představenstvu, tak i členům KK a to v kanceláři družstva . Pokládáme za nutné, aby v bytech členů představenstva byly družstevní dokumenty pouze pro operativní zpracování a nikoli archivovány. Je nezbytné při vzniku mimořádných a nepředvídatelných událostí . Tento úkol byl ke dnešnímu dni splněn, všechny dokumenty družstva jsou archivovány v kanceláři družstva a všechny papírové dokumenty jsou postupně digitalizovány a utřiďovány. Jediným problémem, který dle našeho názoru zůstává, je vhodnost zakoupení požárně odolného trezoru, kam by byly uloženy nejdůležitější dokumenty, neboť možnost požáru nelze nikdy zcela vyloučit. V době převzetí činností novým představenstvem chybělo 80 nájemních smluv. S ohledem na požadavky České spořitelny a členů družstva, byl úkol vypracování chybějících nájemních smluv jako prioritní, a v únoru byly postupně předávány jednotlivým členům k podpisu. Smlouvy byly vyhotoveny ve 3 kopiích, jednu obdržel člen družstva, jedna byla předána firmě DARC a jedna byla předána ČS. Tato poslední, bude po zhotovení kopie vrácena k uložení v kanceláři družstva. Několik členů družstva, kteří si smlouvy z některého důvodu nevyzvedli, je mají k dispozici v kanceláři správní firmy DARC.
Při zjišťování skutečností okolo spolupráce se správcovskou firmou DARC jsme nabyli přesvědčení, že ne všechny činnosti, které jsou na základě mandátní smlouvy jejich úkolem, byli v minulosti vyžadováni. Proto jsme zástupce firmy pozvali na společné jednání a dohodli na harmonogramu nastavení změn. Zástupci správní firmy se také seznámili se stavem a technickými problémy domu, neboť do této doby nebyly k návštěvě spravovaného objektu pozváni. Pokud bychom dospěli k závěru, že i po proběhlých jednáních a dohodách nemůžeme být plně spokojeni s výslednou prací správcovské firmy DARC, požádáme příští členskou schůzi o souhlas se změnou správní firmy. Touto záležitostí se bude zabývat i zpráva KK. V lednu 2012 byla kancelář představenstva, která sídlí ve vchodu Poznaňská 428/47 vybavena nábytkem a technikou tak aby mohla sloužit svou funkcí. Nábytek byl pořízen zcela zdarma. Z výpočetní techniky byla zakoupena jen multifunkční tiskárna. Ostatní komponenty byly již v majetku družstva anebo byly dány družstvu v průběhu tohoto roku jako dar. Od února byly nastaveny pravidelné hodiny otevřených dveří kanceláře představenstva a to středa 19–20 hodin. Vždy jsou přítomni členové představenstva, kteří mohou od členů družstva přijmout informace, návrhy a připomínky, případně i stížnosti. Zatím se zdá, že tato komunikace s členy družstva dobře funguje, členové nás navštěvují a je zřejmé, že mají o družstvo zájem. Všechny připomínky, požadavky, návrhy či stížnosti jsou zaznamenávány ve zvláštní knize, kde je uveden způsob řešení a odpovědný člen představenstva nebo KK. Současně s tím byla provedena aktualizace webových stránek. Přes počáteční nedostatky věříme, že je věc nastavena, ale blízkém čase je naší snahou v rámci vlastních sil našeho družstva vzhled a funkčnost stránek zmodernizovat. Jako dalším komunikačním prvkem byl zřízen Zpravodaj. Snahou je aby vycházel měsíčně, případně i častěji dle aktuální potřeby. Zpravodaj je uveřejňovaný i na webových stránkách a rozesílaný též prostřednictvím e-mailu a v papírové formě těm členům, kteří internet nevyužívají, při nutnosti podání rychlé informace se využije již tradiční INFO. Vzhledem k událostem, kterých jsme byli svědky na 3. členské schůzi dne 23. 11. 2011, kdy vyvrcholily rozpory mezi bývalým představenstvem a bývalou KK, a které měly za následek odstoupení celého představenstva družstva, čímž vystavily družstvo hlavně jeho členy vysokému nebezpečí, pokládali jsme za zcela nezbytné navázat spolupráci s KK takovým způsobem, aby se věc neopakovala a přitom si každý orgán plnil svou funkci a povinnosti. Například bylo dohodnuto, že pokud by se obě strany nemohly shodnout na řešení nějakého důležitého problému, byl by předložen členské schůzi k rozhodnutí. V případě nebezpečí z prodlení by mohl být posouzen i nezávislým odborníkem. Po zahájení práce nového představenstva nastal problém v spolupráce s KK pro dlouhodobé onemocnění jedné členky a dlouhodobá nepřítomnost další členky. Od začátku března se nastavilo provizorní řešení, kdy se s velkým nasazením této práci věnuje zvláště členka KK pí Hromadová a spolupracuje i náhradnice KK pí Baraníková. Doufáme, že spolupráce bude nadále úspěšně pokračovat. Po rozběhu výše popsaných činností pokračovalo představenstvu rutinní činností, která byla zaměřena na 3 oblasti:
Komunikace se správní firmou a průběžné řešení provozních problémů
Průběžné řešení členských záležitostí a dohled nad vyúčtováním r. 2011
Řešení investičních problémů, zejména rekonstrukce výtahů a příprava revitalizace objektu
V současné době, tedy představenstvo nemá žádný zásadní skluz v plnění stanovených úkolů s výjimkou jedné oblasti a tou je vyčištění účetnictví zajišťované firmou DARC, které stále neodpovídá našim představám. V této oblasti je zejména činná kontrolní komise ve spolupráci se svými konzultanty. Velký zájem mají členové družstva na vyúčtování svých plateb a to jak z hlediska jejich výše, tak z hlediska jejich určení. Proto je jim věnována samostatná zpráva. Obrovským úkolem pro představenstvo představuje technické zhodnocení objektu, který byl od Městského úřadu převzat více méně v havarijním stavu. Prvotním úkolem bylo dořešit problematiku výtahů, kterým prochází v letošním roce odložené povolení provozu, které již není možné dále prodlužovat. Akce je průběžně plněna, o čemž bude podána samostatná zpráva. Další samostatný problém je skutečnost, že většina stavebních celků, jako je střecha, otvorové výplně a domovní instalace daleko přesahuje svoji fyzickou životnost. Představuje tak problém stále hrozící havárie, případně vynakládání zbytečných nákladů na jejich udržování. Proto se představenstvo rozhodlo, i přes schválený investiční záměr pro rok 2012 ze 4. členské schůze, předložit na této členské schůzi rozšířený návrh řešení tzv. revitalizaci objektu. Toto řešení představuje místo řady drobných akcí jeden velký celek a záměry jsou uvedeny v dalších dvou samostatných zprávách. Žádáme vás, abyste zejména hlasování o souhlasu s uzavřením investičního úvěru brali velmi vážně, protože neřešení těchto problémů ovlivní stav a tržní hodnotu naší nemovitosti to je domu a bytů. Zásadně to i ovlivní naší pohodu bydlení a finanční náklady na budoucí léta. A nyní zpráva o hospodaření za minulý rok 2011: Úvodem mi dovolte, abychom zprávu doprovodili informací, že stávající účetní program, který firma DARC používala v roce 2011, byl na základě velmi nepříjemných vlastností konečně opuštěn (částečně i na podnět našeho družstva) a v roce 2012 již bude nahrazen celkem obecně používaným specializovaným účetním programem POHODA. Protože však data z roku 2011 není možné do tohoto nového programu převést, museli jsme se smířit s jeho velmi špatnými vykazovacími možnostmi. Neznamená to, že dělal chyby, ale jeho výsledky je nutné přeskupit tak, aby odpovídaly standardům požadovaným Zákonem o účetnictví i zájmem vedení družstva (přehlednost). Výsledek jsme pro vás seřadili podle dvou hledisek 1. Podle plánu hospodaření na rok 2011, který byl přijat schůzí 6. 10. 2010 2. Podle zůstatků na jednotlivých fondech, ze kterých vychází výsledná bilance Z plánu hospodaření (příjmů a výdajů) tedy dokládáme: Splátky úvěru Splátky úvěru činily 2 250 000 Kč. Příjmy a výdaje jsou totožné a celá přijatá částka byla, převedena na účet České spořitelny. Zúčtovatelné částky z předpisu nájemného
(Topení, teplá a studená voda, společná elektřina, odpadky, požární technik, výtahová služba, provoz výtahů, kanalizace a úklid) Náklady činí 3 649 000 838 Kč a jsou celé vyúčtovány. tzn. přeplatky se vracejí nájemníkům. Případné nedoplatky jsou individuálně vyúčtovány podle skutečné spotřeby. Nezúčtovatelné zálohy Jedná se o část předpisu nájemného, které po vyúčtování zůstává ve fondech družstva (v případě přeplatků) nebo se musí uhradit a vzniká ztráta. Jedná se o fondy oprav, správy domu, režie a rezervní fond.
Fond oprav nebyl v plánu veden a opravy v roce 2011 činily 284 920 Kč. Byly to náklady na opravu střechy, elektro, zámečník a další. Fond správy byl plánován 162 720 a čerpán 280 871 Kč. Schodek činil tedy 118 151 Kč a podepsala se na něm správa Navatypu vnucená družstvu městskou částí. Pojištění domu činilo 59614 proti plánu 59 415. Schodek byl 199 Kč. Havarijní služba dosáhla plánované částky 8543 Kč. Rezervní fond – plán činil 47250 a skutečnost je stejná, protože z fondu nebylo čerpáno. Fond režie byl v plánu tvořen několika položkami, které většinou nebyly dočerpány. plán skutečnost
rozdíl Schodek
Právní služby
40 000
40 600
600
Statutární odměny
432 000
332 000
-100 000
Statutární odvody
38 800
31 170
-7 630
Telefony
18 000
33 205
15 205
Zajištění schůzí
15 000
6 120
-8 880
Kancelářské potřeby
43 000
13 904
-29 096
Kancelářské vybavení
50 000
33 495
-16 505
5 029
827
-4 202
Schodek
Občerstvení a reprezentace
Řada položek nebyla v plánu podchycena. Jedná se o: Poštovné
0
4 426
4 426 Nebylo zahrnuto v rozpočtu
Mzdové náklady
0
3 000
3 000 Nebylo zahrnuto v rozpočtu
Kolky
0
2 190
2 190 Nebylo zahrnuto v rozpočtu
Bankovní poplatky
0
35 445
35 445 Nebyly zahrnuty v rozpočtu?
Výsledná bilance je následující Tržby Ostatní provozní výnosy
0
15 000
Ostatní výnosy
0
156 880
Přijaté úroky
0
27 796
15 000 Zápisné. Bude zdanitelným výnosem Platby za podnájem. Bude
156 880 zdanitelným výnosem
27 796 Bude zdanitelným výnosem
Finanční výnosy
0
9 620
Nájem nečlenů
0
54 732
54 732 Zdanitelný výnos
Nájem nebytů
0
35 080
35 080 Zdanitelný výnos
SOUČET
9 620
Náhrada pojistného plnění od pojišťovny. Mělo by být nezdanitelným výnosem
299 108
Výdaje Fondy, které vykazovaly schodek, byly sanovány z přebytkových fondů. Proto bude v průběhu roku 2012 tato struktura zjednodušena
Fond oprav má zůstatek 1.879.640, po pokrytí nákladů bude zůstatek fondu 1.587.862 (tvorba fondu tedy byla dostačující) Fond pojistného má zůstatek 55.321, po pokrytí nákladů bude zůstatek fondu 4.293 a bude se tedy čerpat z fondu jiného… Fond správy má zůstatek 111.561, po pokrytí nákladů bude zůstatek fondu 169.310 a bude se tedy muset čerpat z fondu jiného Fond režie má zůstatek 1.078.997, po pokrytí nákladů bude zůstatek fondu 527.129 a bude použit na krytí schodků s ostatních fondů. Fond bytoservis (Bytoservis, Therm, Argos) má zůstatek 9.297, po pokrytí nákladů bude zůstatek fondu 22.641, pokryt z fondu jiného. Fond daně z nemovitosti nebude v 2011 čerpán, zůstatek je 55.321. Fond investiční nebude v 2011 čerpán, zůstatek je 2.600.000.
Když sečteme výše uvedené částky a porovnáme se stavem fondů, dostaneme kladný zůstatek 4.574.068. Po odečtení neproúčtované ztráty minulých let, což je 251.534 Kč, je konečný zůstatek 4.322.534 Kč. Kromě zablokování rezervy cca 600 000Kč je zůstatek určen pro krytí nákladů na výměnu výtahů (byla složena již první záloha ve výši cca 1 mil Kč) . Závěrem podotýkám, že uvedené údaje jsou stále jen neoficiální a přibližné do doby, než je potvrdí daňový poradce, který v současné době pracuje na daňovém přiznání. Vývoj hospodaření v první polovině roku napovídá, že vývoj by mohl být obdobný, takže máme obrovskou příležitost využít reálně dostupných prostředků na splácení úvěru na revitalizaci objektu, pokud jej na závěr této schůze odsouhlasíte.
