1.
Pendahuluan
Perusahaan dagang yang memiliki operasi normal jual dan beli, membutuhkan informasi yang cepat dan akurat berkaitan dengan dua kegiatan tersebut. Untuk menyediakan informasi yang cepat dan akurat dibutuhkan sarana sistem informasi, karena sistem informasi mampu mengolah data menjadi informasi dengan baik. Penjualan merupakan sebuah proses dimana kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjualan dipenuhi, melalui pertukaran informasi. Dalam kenyataannya penjualan mempunyai dua sistem yang biasa diterapkan oleh suatu perusahaan dagang yaitu penjualan yang dilakukan dengan cara tunai dan penjualan yang dilakukan menggunakan cara kredit atau sering disebut dengan cara angsuran.[8] Untuk menjaga kelangsungan usaha dan memenangkan persaingan, perusahaan perlu melakukan usaha-usaha untuk meningkatkan penjualannnya. Salah satu usaha yang dapat dilakukan adalah adanya sistem informasi penjualan. Sistem informasi penjualan dapat menyediakan data barang serta kelengkapannya, informasi harga, data transaksi penjualan dan laba penjualan. Berbagai informasi tersebut dapat menjadi dasar untuk perencanaan strategis perusahaan yaitu melakukan peramalan atau penganggaran penjualan di periode berikutnya. Tujuan utama perusahaan adalah memperoleh keuntungan, dimana keuntungan tersebut akan di peroleh apabila perusahaan menjual barang dengan harga yang lebih tinggi dari harga pokoknya. Masalah utama yang dihadapi pada saat akan menjual suatu barang adalah barang apa yang akan di jual, berapa biayabiaya yang perlu dikeluarkan oleh perusahaan agar barang tersebut dapat terjual, berapa harga barang tersebut agar mendapat keuntungan bagi perusahaan tetapi tetap terjangkau oleh pembeli. Oleh karena itu, sebaiknya sebuah perusahaan menggunakan forecasting atau peramalan dalam menentukan berapa besar penjualan yang akan dicapai di masa yang akan datang. Peramalan adalah suatu usaha untuk meramalkan keadaan di masa yang akan datang melalui pengujian keadaan di masa lalu. Peramalan memiliki fungsi untuk memenuhi kebutuhan pembeli, untuk memperkecil resiko yang timbul akibat pengambilan keputusan dalam suatu perencanaan persediaan barang yang mempengaruhi stok, dan sebagai alat untuk perencanaan masa depan. Dalam melakukan kegiatan usaha, setiap perusahaan harus memperkirakan semua yang akan terjadi dalam bidang ekonomi atau dalam dunia usaha pada masa yang akan datang. Kegiatan untuk memperkirakan apa yang akan terjadi di masa yang akan datang, dikenal sebagai peramalan (forecasting). Secara lengkap dikatakan bahwa peramalan adalah usaha untuk melihat situasi dan kondisi pada masa yang akan datang dengan memperkirakan hasil masa lampau dan pengaruh situasi secara kondisi terhadap perkembangan di masa yang akan datang.[3] Peramalan merupakan bagian awal dari suatu proses pengambilan suatu keputusan. Sebelum melakukan peramalan harus diketahui terlebihdahulu apa sebenarnya persoalan dalam pengambilan keputusan itu.Peramalan adalah pemikiran terhadap suatu besaran, misalnya permintaan terhadap satu atau beberapa produk pada periode yang akandatang. Pada hakekatnya peramalan hanya merupakan suatu perkiraan (guess), tetapi dengan menggunakan teknik1
teknik tertentu, maka peramalan menjadi lebih sekedar perkiraan. Peramalan dapat dikatakan perkiraan yang ilmiah (educated guess). Setiap pengambilan keputusan yang menyangkut keadaan di masa yang akan datang, maka pasti ada peramalan yang melandasi pengambilan keputusan tersebut.[3] Peramalan merupakan upaya untuk memperkecil resiko yang timbul akibat pengambilan keputusan dalam suatu perencanaan persediaan barang. Namun upaya memperkecil resiko tersebut dibatasi oleh biaya yang dikeluarkan akibat mengupayakan hal tersebut. Dalam meramalkan biaya-biaya yang termasuk di dalam biaya operasi dipergunakan Pola Trend karena biaya tersebut cenderung naik jika mesin/peralatan semakin tua atau semakin lama jangka waktu pemakaiannya. Pola data ini terjadi bila data memiliki kecenderungan untuk naik atau turun terus menerus. Model ini merupakan metode yang memiliki ketepatan yang tinggi, selain untuk jangka waktu pendek, metode ini juga dapat dipakai untuk jangka panjang. Data yang dibutuhkan adalah data tahunan dan semakin banyak data yang digunakan hasilnya akan lebih baik.[4] 2.
Tinjauan Pustaka
Penelitian Terdahulu Penelitian terdahulu tentang sistem informasi penjualan antara lain adalah pertama, penelitian yang membahas tentang “Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan Peramalan Penjualan Barang”. Pada penelitian tersebut membahas bagaimana merancang sebuah sistem informasi penjualan berbasis desktop dengan manfaat utama dari penelitian tersebut adalah memberikan hasil peramalan penjualan barang (khusus buku-buku komputer ) kepada pihak manajemen dengan menggunakan model peramalan guna membantu pengambilan keputusan yang lebih baik bagi manajer. Tetapi, dalam penelitian ini, hanya dibahas tentang peramalan per jenis buku bukan total penjualan dan jenis lainnya tidak dimunculkan serentak guna membandingkan tingkat kesenangan pembeli dalam membaca buku.[5] Kedua, penulis juga merujuk pada penelitian yang membahas tentang “Sistem Informasi Penjualan Tiket pada CV Mawar Selatan dengan menggunakan Visual Basic 6.0”. Penelitian tersebut dilakukan untuk merancang sistem informasi yang efisien dan efektif dalam mengolah data-data penumpang dan pembayaran tiket sehingga menghasilkan informasi penjualan tiket. Dalam penelitian ini tidak dibahas juga tentang bagaimana cara melakukan pengambilan keputusan dalam melakukan tindakan penjualan pada periode selanjutnya.[1] Ketiga, penelitian tentang “Analisis dan perancangan sistem penjualan berbasis web pada PT Sarang Imitasi”. Pada penelitian tersebut, Indrajani dan Wily menganalisis permasalahan yang dihadapi perusahaan mengenai efektivitas transaksi dan penjualan produk-produk perusahaan serta merancang e-commerce yang terfokus pada e-selling (penjualan dan transaksi online) sesuai dengan kebutuhan PT Sarang Imitasi.[7] Dari ketiga penelitian yang telah dibahas diatas, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa sistem informasi penjualan dibutuhkan oleh perusahaan guna 2
mempercepat kinerja perusahaan dalam pengolahan data transaksi penjualan serta mempermudah konsumen untuk mengetahui kelengkapan produk-produk yang ditawarkan oleh perusahaan. Dalam penelitian ini, penulis lebih merujuk pada kelebihan sistem untuk melakukan tindakan pengambilan keputusan dalam meramalkan bagaimana tingkat penjualan pada periode berikutnya. Sistem Informasi Sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen manual dan komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, menyimpan data, memproses data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai. [9] Penjualan Penjualan adalah suatu aktivitas perusahaan yang utama dalam memperoleh pendapatan, baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Penjualan merupakan sasaran akhir dari kegiatan pemasaran, karena pada bagian ini ada penetapan harga, diadakan perundingan dan perjanjian serah terima barang, maupun perjanjian cara pembayaran yang disepakati oleh kedua belah pihak, sehingga tercapai suatu titik kepuasan. [11] Sistem Informasi Penjualan Sistem informasi penjualan dapat diartikan sebagai suatu pembuatan pernyataan penjualan, kegiatan yang akan dijelaskan melalui prosedur-prosedur meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya barang dari pembeli, pengecekan barang ada atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku. [12] Peramalan Penjualan Peramalan penjualan adalah kegiatan penyusunan ramalan tentang sifat atau ciri-ciri penjualan dari suatu produk yang dihasilkan oleh suatu perusahaan pada waktu tertentu di masa yang akan datang. [3] Sistem Informasi Peramalan Penjualan Sistem informasi peramalan penjualan merupakan perencanaan kondisikondisi penjualan di masa depan untuk membantu memastikan target penjualan yang ingin dicapai sehingga mampu bertahan dalam persaingan bisnis yang semakin ketat. [6] Peramalan dengan Metode Regresi Trend Moment Peramalan merupakan studi terhadap data historis untuk menemukan hubungan, kecenderungan dan pola yang sistematis. Banyak orang yang terkejut karena menyadari bahwa pada kenyataannya, banyak keputusan penting yang dilakukan secara pribadi maupun perusahaan yang mengarah kepada kejadiankejadian dimasa mendatang sehingga memerlukan ramalan tentang keadaan lingkungan masa depan tersebut. [13]
3
Dalam teknik peramalan terdapat dua kategori yaitu metode kuantitatif dan metode kualitatif. Peramalan yang dilakukan secara kuantitatif didasarkan atas prinsip-prinsip statistika, yang dibagi ke dalam deret waktu (time series) dan metode kasual, sedangkan metode kualitatif didasarkan atas pendapat (judgement) dari yang melakukan peramalan serta dibagi ke dalam metode ekspolatoris dan normatif. [10] Metode-metode yang digunakan dalam peramalan kuantitatif yaitu: [2] 1. Metode peramalan yang didasarkan pada analisa pola hubungan antara variabel yang diperkirakan dengan variabel waktu (time series) terdiri dari metode pemulusan (smoothing), metode rata-rata kumulatif, metode rata-rata bergerak (Moving Average) dan metode pemulusan rata-rata bergerak (Smoothing Moving Average), metode Box Jenkins dan metode Trend dan Regresi. 2. Metode peramalan yang didasarkan atas penggunaan analisa pola hubungan antara variabel yang akan diperkirakan dengan variabel lain yang mempengaruhinya, biasa disebut dengan korelasi atau sebab akibat (casual methods), yang terdiri dari metode regresi dan korelasi, metode ekonometri dan metode input output. Peramalan secara kuantitatif dapat digunakan bila terdapat tiga kondisi yaitu: [10] 1. Adanya data masa lalu 2. Data tersebut bisa dikuantitatifkan dalam bentuk data numerik 3. Dapat diasumsikan bahwa pola data masa lalu akan berlanjut pada periode yang akan datang. Implementasi regresi menggunakan metode Trend Momentadalah metode peramalan yang digunakan untuk melihat trend dari data deret waktu berdasar data historis perusahaan. Persamaan Trend dengan metode Regresiadalah sebagai berikut : [2] 𝑌 = 𝑎 + 𝑏𝑥 Dimana : Y : nilai trend ( Peramalan ) 𝑎 : bilangan konstant 𝑏 : koefisien kecondongan garis trend 𝑥 : variabel waktu Sedangkan untuk menghitung nilai a dan b digunakan rumus sebagai berikut : b=
∑𝑋𝑖𝑌𝑖 − 𝑛 (𝑥 𝑖)(𝑦𝑖) ∑ 𝑥𝑖 2 − 𝑛 (𝑥 𝑖)2
𝑎 = 𝑦𝑖 − 𝑏 𝑥 𝑖 Dimana : 𝑋𝑖 : Rata – rata permintaan per periode waktu 𝑌𝑖 : Rata – rata jumlah penjualan ∑ 𝑋𝑖 𝑌𝑖 : Jumlah kumulatif waktu dikalikan data historis 𝑛 : Banyaknya periode waktu (bulan)
4
3.
Metodologi Penelitian
Metode Pengembangan Sistem Metode yang digunakan dalam penyelesaian sistem ini dengan menggunakan metodeWaterfall. Dimana metode Waterfall melibatkan usersecara langsung dengan analisis dan perancangan sistem, hal ini sangat efektif untuk pengoreksian sistem. Dengan metode Waterfallini pengembang dan pengguna dapat saling berinteraksi selama proses pembuatan sistem. [14] Analisis dan definisi kebutuhan
Perancangan sistem
Implementasi dan pengujian unit
Integrasi dan pengujian unit
Pengoperasian dan pemeliharaan
Gambar 1 Metode Waterfall [14]
Pendekatan Waterfall melewati lima proses, yaitu analisis dan pengumpulan kebutuhan, perancangan sistem, dan implementasi dan pengujian unit, integrasi dan pengujian unit, dan pengoperasian dan pemeliharaan. Proses dimulai dengan analisis dan pengumpulan kebutuhan (requirements). Pada proses ini pengembang yaitu peneliti dan user yaitu bagian penjualan bertemu untuk mengidentifikasikan kebutuhan sistem yang akan dibangun. Kebutuhan sistem dari hasil wawancara ini adalah sistem informasi penjualan yang dapat mengolah data transaksi penjualan yang terjadi untuk meramalkan penjualan yang akan terjadi pada periode berikutnya menggunakan biaya yang mempengaruhi penjualan di perusahaan ini, dan juga dapat menghasilkan laporan berupa laporan yang menunjukkan hingga laba kotor dan laporan penjualan. Setelah mengetahui kebutuhan sistem, maka perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan Unified Modelling Language (UML), dan juga dilakukan perancangan interface untuk mendasari pembuatan tampilan aplikasi yang akan dibuat berdasarkan kebutuhan user yaitu bagian penjualan. Setelah melakukan perancangan dan desain aplikasi, pengembang segera mengaplikasikan rancangan ke dalam bentuk kode-kode pemrograman menggunakan Visual Basic 6 dengan database Microsoft Access 2007. Setelah dirancang sedemikian rupa hingga menjadi sebuah unit aplikasi penjualan, aplikasi akan diuji secara keseluruhan oleh user. Setelah diuji, aplikasi diterapkan ke perusahaan untuk disesuaikan ke lingkungan perusahaan dan diintegrasi untuk digunakan bertransaksi. Setelah dilakukan pengujian, aplikasi akan disesuaikan dengan lingkungan. 5
Proses Bisnis Yuko Jaya Motor Proses transaksi penjualan yang ada di Yuko Jaya Motor dapat dijelaskan mulai dari pembeli datang ke showroom, jika sebelumnya pembeli mengetahui adanya informasi mobil dari makelar yang bekerja sama dengan perusahaan, maka secara otomatis makelar sudah melakukan perjanjian untuk meminta besarnya komisi yang akan didapat dari perusahaan. Akan tetapi, jika pembeli mengetahui informasi mobil tanpa perantara, maka pembeli akan langsung menanyakan mobil yang diinginkan ke bagian penjualan. Makelarmerupakan perantara pembeli dengan pihak perusahaan untuk membantu aktivitas penjualan mobil.Makelar dan perusahaan, sebelumnya sudah mempunyai persetujuan tersendiri dalam transaksi penjualan mobil. Setelah pembeli memberitahu mobil yang sedang dicari, bagian penjualan akan melihat kelengkapan ketersediaan mobil yang diinginkan ada atau tidak. Setelah mengetahui mobil yang dibutuhkan pembeli ada, maka pembeli akan mengecek kelengkapan mobil tersebut, kemudian melakukan negosiasi harga serta penentuan pembayaran secara kredit atau tunai. Jika pembeli memilih kredit, bagian penjualan akan menawarkan beberapa lembaga pembiayaan yang bekerja sama dengan perusahaan, kemudian pembeli akan memilih salah satu lembaga pembiayaan tersebut. Setelah memilih, pembeli akan diserahkan ke lembaga pembiayaan di perusahaan tersebut. Akan tetapi, jika pembeli memilih untuk membayar secara tunai, pembeli akan melakukan pemesanan mobil dahulu ke bagian penjualan. Setelah menerima order dari pembeli, bagian penjualan menyiapkan kelengkapan mobil, mencatat transaksi penjualan serta kelengkapan data pembeli. Jika proses transaksi pembayaran telah dilakukan, bagian penjualan akan menerima bukti pembayaran dari pembeli kemudian menyerahkan surat jalan untuk melakukan pengiriman mobil yang telah disepakati dalam pembayaran. Dalam melakukan pencarian kelengkapan mobil, bagian penjualan terkadang mengalami kesulitan dalam menemukan STNK, BPKB, dan Buku Kir sesuai nomor polisi yang dicari, karena dengan pencatatan data-data yang tersedia secara manual membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian kelengkapan data-data tersebut. Maka dibangun sistem informasi penjualan yang mampu melakukan pencarian kelengkapan mobil relatif lebih cepat hanya dengan memasukkan nomor polisi yang akan dicari kemudian Enter, maka data kelengkapan akan muncul pada layar komputer. Dengan sistem informasi yang dirancang dapat membantu bagian penjualan dalam melakukan pencatatan transaksi penjualan dan pembelian relatif lebih cepat dan mudah. Pencatatan penjualan dapat dilakukan hanya dengan memilih id pembeli sesuai nama pembeli yang telah di-input-kan ke dalam data pembeli, kemudian memilih mobil yang telah dipilih oleh pembeli sesuai nomor polisi yang berada dalam list mobil berstatus ready (belum terjual) dalam sistem dan memilih jenis pembayaran yang dilakukan pembeli guna melakukan pembayaran mobil tersebut. Setelah melengkapi transaksi penjualan, user dapat menekan tombol tambah guna menambahkan transaksi penjualan yang telah terjadi. Data akan tersimpan ke dalam database yang digunakan, dengan tersimpannya data maka bagian penjualan dapat dengan mudah dalam melakukan pencarian transaksi penjualan berdasar tanggal yang diinginkan. Perancangan sistem informasi penjualan juga membantu bagian keuangan dalam penulisan laporan transaksi penjualan, pembelian dan laporan laba secara manajerial relatif
6
lebih cepat dan mudah dalam pengecekan data keuangan yang terjadi di perusahaan. Dalam sistem informasi ini juga terdapat sistem yang berfungsi untuk melakukan peramalan guna mengetahuin penjualan yang akan terjadi berdasar trend pada periode berikutnya. Peramalan dapat membantu manajer perusahaan dalam menentukan penambahan stok mobil dalam pengambilan keputusannya. Perancangan Sistem Perancangan sistem informasi administrasi keuangan sekolah ini dirancang menggunakan Unified ModellingLanguage (UML).UML menyediakan beberapa diagram dalam proses perancangan sistem. Dalam sistem yang akan dibangun menggunakan beberapa diagram, yaitu: Use Case Diagram, Activity Diagram,danClass Diagram. 1.
Use Case Diagram
Use Case Diagram menggambarkan apa yang dapat dilakukan aktor terhadap sistem yang akan dibangun. Use Case Diagram terdiri dari aktor, Use Case dan hubungannya.
<<extend>> LIHAT RAMALAN
BACK UP DATA
<
>
<> CETAK LAPORAN
LAPORAN
CETAK GRAFIK / HASIL RAMAL
<<extend>> RAMALAN <<extend>> <<extend>> <<extend>>
<<extend>> <<extend>>
TAMBAH LOGIN - ADMINISTRATOR
ADMINISTRATOR
MENU UTAMA <<extend>>
DATA USER
<<extend>>
<<extend>> <<extend>>
<<extend>>
UBAH TAMBAH
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
LIHAT PETUNJUK
TRANSAKSI PENJUALAN CARI
<<extend>>
<<extend>>
CARI
<<extend>> TAMBAH
<<extend>> DATA SUPPLIER <<extend>>
TRANSAKSI PEMBELIAN
UBAH
<<extend>>
<<extend>>
CARI <<extend>><<extend>>
DATA PEMBELI UBAH
UBAH DATA MOBIL <<extend>> <<extend>><<extend>> CARI
TAMBAH <<extend>> <<extend>>
TAMBAH
<<extend>>
UBAH CARI
UBAH TAMBAH
CARI
Gambar 2 Use Case Diagram Administrator
Pada Gambar 2 dapat dijelaskan bahwa dalam sistem yang akan dibangun terdapat 3 aktor yaitu bagian penjualan, bagian keuangan, dan pemilik perusahaan sebagai administrator. Administratormemiliki hak akses penuh ke dalam sistem.
7
Pemilik perusahaan dapat melakukan settingapa saja terhadap aplikasi serta dapat melakukan penambahan user, pengubahan password atau penghapusan dan melakukan back up data.Administrator memiliki kewenangan dalam pengubahan data transaksi jika terdapat kesalahan pencatatan transaksi.
LIHAT PETUNJUK LIHAT LAPORAN <<extend>>
<<extend>>
<<extend>> <> KEUANGAN
MENU UTAMA <<extend>>
LOGIN - KEUANGAN
LAPORAN
CETAK LAPORAN
<<extend>> <> RAMALAN
CETAK GRAFIK / HASIL RAMAL
<<extend>>
LIHAT RAMALAN
Gambar 3 Use Case Diagram Bagian Keuangan
Pada gambar 3 menjelaskan UseCase Diagram dengan aktor sebagai bagian keuangan. Jika user melakukan Login sebagai bagian keuangan, userhanya dapat melihat ramalan, mencetak hasil ramalan / grafik ramalan dan melihat serta mencetak laporan-laporan yang disediakan. CETAK GRAFIK / HASIL RAMAL LIHAT RAMALAN <> <>
TAMBAH DATA <<extend>>
<<extend>>
CARI DATA <<extend>> <<extend>>
CETAK LAPORAN
LAPORAN
UBAH DATA DATA MOBIL <<extend>> RAMALAN
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
TAMBAH DATA <<extend>>
PENJUALAN
LOGIN - PENJUALAN
<<extend>> DATA PEMBELI
<<extend>>
<<extend>> MENU UTAMA CARI DATA <<extend>>
<<extend>> UBAH DATA <<extend>> <<extend>>
<<extend>>
<<extend>> TAMBAH DATA
DATA SUPPLIER LIHAT PETUNJUK <<extend>>
UBAH DATA
<<extend>> TRANSAKSI PENJUALAN TAMBAH DATA
CARI DATA
TRANSAKSI PEMBELIAN <<extend>>
<<extend>>
TAMBAH DATA
CARI DATA
<<extend>>
CARI DATA
Gambar 4 Use Case Diagram Bagian Penjualan
8
Pada gambar 4 menjelaskan UseCase Diagram dengan aktor sebagai bagian penjualan. Jika user melakukan Login sebagai bagian penjualan, userhanya dapat mengelola data pembeli, data supplier, data mobil, data pembelian, data penjualan, ramalan penjualan, cetak laporan, dan lihat petunjuk. Jika terjadi kesalahan dalam input data transaksi, user sebagai penjualan dapat melakukan perubahan melalui administrator selaku pemilik perusahaan. 2.
Activity Diagram Activity Diagram menggambarkan aliran aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana diakhiri.
administrator
Sistem
TIDAK VALID Login
s tart
Tambah Data Mobil
DATA MOBIL
VALID
Ubah Data Mobil Menu Utam a DATA PEMBELI
Tambah Data Pembeli Ubah Data Pembeli
SUPPLIER
Tambah Data Supplier Ubah Data Supplier Lihat Laporan Data Mobil Lihat Laporan data Pem beli Lihat Laporan Data Supplier Lihat Laporan Laba Manajerial
LAPORAN
Lihat Laporan Trans aks i Pembelian Lihat Laporan Trans aks i Penjualan
PERAMALAN
Lihat Ramalan
PEMBELIAN
Tambah Data Pembelian Mobil
Tambah Data Penjualan Mobil
PENJUALAN
Hapus Data Us er DATA USER
Ubah Nam a Us er Ubah Pas s wor Us er Tambah Data Us er Lakukan Back Up data
BACK UP DATA
Lihat Petunjuk
PETUNJUK
KELUAR
end
Gambar 5 Activity Diagram Administrator
9
Gambar 5menggambarkan aliran aktivitas pada hak akses administrator.Administrator dapat memilih menu kemudian menambah, mengubah, atau memilih hak user. Penambahan atau pengubahan password user hanya berhak dilakukan oleh administrator. Activity Diagram Bagian Keuangan
Kabag Keuangan
TIDAK VALID Login
start
VALID Menu Utama
DATA PEMBELI
PENJUALAN Lihat Ramalan
SUPPLIER
PERAMALAN
Lihat Laporan Data Mobil Lihat Laporan data Pembeli
BACK UP DATA
LAPORAN
Lihat Laporan Data Supplier
DATA USER
Lihat Laporan Laba Manajerial Lihat Laporan Transaksi Pembelian
DATA MOBIL
Lihat Laporan Transaksi Penjualan
PEMBELIAN
PETUNJUK
Lihat Petunjuk
end
KELUAR
Gambar 6 Activity Diagram Bagian Keuangan
Gambar 6 menggambarkan aliran aktivitas pada bagian keuangan.User yang menggunakan hak akses sebagai bagian keuangan hanya bisa memilih menu data yang akan dikelola yang terdiri dari cetak dan lihat ramalan penjualan serta laporan-laporan yang disediakan.
10
Activity Diagram Bagian Penjualan
Penj ualan
Sistem
TIDAK VALID login
start
VALID
Ubah Data Mobil
DATA MOBIL
Menu Utam a
Tambah Data Mobil Tambah Data Pembeli
DATA PEMBELI
Ubah Data Pembeli
PEMBELIAN
Tambah Data Pembelian Mobil
Tambah Data Penjualan Mobil
PENJUALAN
Tambah Data Supplier
SUPPLIER
Ubah Data Supplier
PERAMALAN
Lihat Ramalan
Lihat Laporan Data Mobil Lihat Laporan data Pem beli LAPORAN
Lihat Laporan Data Supplier Lihat Laporan Transaksi Penjualan Lihat Laporan Transaksi Pembelian Lihat Laporan Laba Manajerial
PETUNJUK
Lihat Petunjuk
KELUAR end
Gambar 7 Activity Diagram Bagian Penjualan
Gambar 7 menggambarkan aliran aktivitas pada bagian penjualan. Pada proses ini penjualan berhak mengelola seluruh transaksi yang terjadi di perusahan terkecuali pengelolaan data user dan back up data. 3.
Class Diagram
Class Diagram memberikan pandangan secara luas dari suatu sistem dengan menunjukkan kelas-kelasnya dan hubungan mereka. Sistem informasi penjualan memiliki Class Diagram seperti pada gambar 8.
11
Gambar 8 Class Diagram Sistem
Gambar 8 merupakan Class Diagram yang dimiliki oleh sistem informasi penjualan Yuko Jaya Motor. Kelas ini memiliki Stereotype Boundary, Controlatau Entity yang menggambarkan sebuah konsep awal mengenai komponen dalamsistem aplikasi yang memiliki tanggung jawab dan perilaku yangberbeda. Dengan masing-masing fungsi yang dibawa setiap stereotype ini akan melengkapi pembentukan Class Diagram menjadi satu kesatuan yang utuh.
12
Boundary Class, merupakan bagian yang menyediakan layanan interaksi antara pengguna aplikasi serta sistem dan termasuk aktivitas yang terjadi di dalamnya. Pada perancangan sistem ini Boundary Class terdiri dari pembelian, mobil, transaksi, pembeli, supplier, ramalan1 dan ramalan. Control Class, merupakan sebuah Class yang berfungsi untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam sistem. Kelas ini menghubungkan antara kelas entitas dengan kelas Boundary.Bagian ini berkaitan dengan adanya perubahan struktur internal sebuah entitas, berdasarkan parameter yang dikirimkan oleh pengguna.Pada perancangan sistem ini Control Class terdiri dari setting pembelian, transaksi, pembeli, supplier, mobil, ramalan, ramalan1, ramal, Tramalan, Tramalan1, kalkulasi, kalkulasi1, kalkulasi2 dan kalkulasi3. Entity Class, berfungsi sebagai media penyimpanan segala informasi yang berada dalam sistem. Kelas ini juga berfungsi sebagai media pengolahan data yang disebut database. Pada perancangan sistem ini Entity Class terdiri dari transaksi, pembelian, pembeli, supplier, ramal, ramalan,ramalan1, Tramalan, Tramalan1, kalkulasi, kalkulasi1, kalkulasi2, dan kalkulasi3. 4.
Hasil dan Pembahasan
Implementasi Sistem Implementasi dari perancangan sistem informasi penjualan dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6, dalam implementasi antar muka ini terdapat beberapa halaman yang menjelaskan tentang proses transaksi penjualan. Untuk lebih jelasnya menu dari aplikasi dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 9Tampilan Halaman Menu Utama
Penjelasan fungsi yang terdapat padamenu utama dapat dilihat pada Tabel 1.
13
Tabel 1 Implementasi Antarmuka Menu Utama Menu
Deskripsi
Data Mobil
Berfungsi untuk melihat data-data mobil
Data Pembeli
Berfungsi untuk mengolah data pembeli
Data Supplier
Berfungsi untuk mengolah data supplier
Pembelian
Berfungsi untuk mengolah data pembelian mobil
Penjualan
Berfungsi untuk mengolah transaksi penjualan yang terjadi di perusahaan
Peramalan
Berfungsi untuk melihat hasil ramalan berdasar penjualan
Laporan Data Pembeli
Berfungsi untuk mencetak laporan data-data pembeli
Laporan Data Mobil
Berfungsi untuk mencetak laporan data-data mobil
Laporan Data Supplier
Berfungsi untuk mencetak laporan data-data supplier
Laporan Penjualan
Berfungsi untuk mencetak laporan data-data penjualan
Laporan Pembelian
Berfungsi untuk mencetak laporan data-data pembelian
Laba Manajerial
Berfungsi untuk mencetak laporan laba manajerial perusahaan
Data User
Berfungsi untuk menambah, dan mengubah user
Back Up data
Berfungsi untuk melakukan pengkopian data-data semua transaksi
Lihat Petunjuk
Berfungsi untuk mencetak laporan data-data mobil
Gambar 10 Tampilan Halaman Menu Penjualan
Gambar 10 merupakan halaman menu penjualan yang digunakan user yaitu bagian penjualanuntuk melakukan proses penjualan mobil ke pembeli. Pada proses ini user memasukkan nama atau id pembeli terlebih dahulu dan Enter, kemudian sistem akan menampilkan nama atau id yang dimasukkan. Setelah itu, user memilih nama pembeli yang sesuai, kemudian memilih nomor polisi sesuai dengan mobil yang dibeli. Selanjutnya user mengisi kelengkapan pembayaran
14
sebagai bukti pembayaran yang digunakan pembeli untuk melakukan transaksi jual beli tersebut. Penerapan Peramalan dengan Implementasi Regresi Metode Trend Moment Sesuai dengan teori dan metode yang digunakan, peramalan penjualan dihitung berdasarkan data histori transaksi penjualan mobil yang terjadi di perusahaan. Dalam melakukan peramalan mobil, penulis memiliki data penjualan selama empat tahun dari Januari 2008 sampai Desember 2011. Akan tetapi, pada perhitungan peramalan penulis hanya menggunakan data penjualan selama setahun guna membandingkan penjualan jenis mobil tiap tahunnya. Jenis mobil yang diramalkan terdiri dari empat jenis yaitu Pick Up, Light Truck, Heavy Truck dan Lain-lain (Minibus, L300, Bus,dll). Peramalan bisa diakses melalui menu utama peramalan.
Gambar 11 Tampilan Halaman Peramalan
Perhitungan peramalan menggunakan data penjualan per jenis mobil selama setahun, misalkan ingin meramalkan jumlah mobil tiap jenis pada bulan Agustus 2012 dengan biaya iklan 4 juta dan menggunakan data penjualan tahun 2011 adalah sebagai berikut : Tabel Peramalan 1 Data Penjualan Mobil Per Jenis Tahun 2011 JENIS Tahun
Bulan
Pick Up
2011
Januari
0
4
0
1
2011
Februari
4
2
0
0
2011
Maret
3
2
1
0
2011
April
1
3
0
0
2011
Mei
3
0
0
0
2011
Juni
5
7
0
0
2011
Juli
10
10
1
0
Light Truck
Heavy truck
Lain-lain
2011
Agustus
7
4
2
0
2011
September
13
14
0
0
15
2011
Oktober
7
6
0
0
2011
Nopember
7
13
2
1
2011
Desember
4
4
1
0
Maka, perhitungan per jenis mobil : 1. Pick Up 𝑋𝑖 = 3,5 𝑌𝑖 = 5,3 ∑ 𝑋𝑖 𝑌𝑖 = 249 ∑ 𝑥𝑖 2 = 152 𝑛 = 12 Maka peramalan dapat dihitung sebagai berikut : ∑𝑋𝑖𝑌𝑖 − 𝑛 (𝑥 𝑖)(𝑦𝑖) b= ∑ 𝑥𝑖 2 − 𝑛 (𝑥 𝑖)2 249 − 12 (3,5)(5,3) b= 152 − 12 (3,5)2 249 − 222,6 b= 152 − 147 26,4 b= = 5,28 5 𝑎 = 𝑦𝑖 − 𝑏 𝑥𝑖 = 5,3 − 5,28 3,5 = 5,3 − 18,48 = −13,18 𝑦 = 𝑎 + 𝑏𝑥 𝑦 = −13,18 + 5,28𝑥 𝑦 = 5,28𝑥 − 13,18 Jadi nilai trend peramalan untuk jenis Mobil Pick Up adalah 𝑦 = 5,28𝑥 − 13,18. Jika ingin meramalkan bulan Agustus 2012 dengan biaya iklan 4 juta, maka 𝑦 ′ = 5,28 (4) − 13,18 = 7,94 = 7 unit Pick Up.
2.
Light Truck 𝑋𝑖 = 3,5 𝑌𝑖 = 5,75 ∑ 𝑋𝑖 𝑌𝑖 = 284 ∑ 𝑥𝑖 2 = 161 𝑛 = 12 Maka peramalan dapat dihitung sebagai berikut : ∑𝑋𝑖𝑌𝑖 − 𝑛 (𝑥𝑖)(𝑦𝑖) b= ∑ 𝑥𝑖 2 − 𝑛 (𝑥𝑖)2 284 − 12 (3,5)(5,75) b= 161 − 12 (3,5)2 284 − 241,5 b= 161 − 147
16
b=
42,5 = 3,03 14
𝑎 = 𝑦𝑖 − 𝑏𝑥𝑖 = 5,75 − 3,03 3,5 = 5,75 − 10,605 = −4,85 𝑦 = 𝑎 + 𝑏𝑥 𝑦 = −4,85 + 3,03𝑥 𝑦 = 3,03𝑥 − 4,85 Jadi nilai trend peramalan untuk jenis Mobil Light Truck adalah 𝑦 = 3,03𝑥 − 4,85. Jika ingin meramalkan bulan Agustus 2012 dengan biaya iklan 4 juta, maka 𝑦 ′ = 3,03 4 − 4,85 = 7,27 = 7 unit Light Truck. 3.
Heavy Truck 𝑋𝑖 = 3 𝑌𝑖 = 0,58 ∑ 𝑋𝑖 𝑌𝑖 = 21 ∑ 𝑥𝑖 2 = 108 𝑛 = 12 Maka peramalan dapat dihitung sebagai berikut : ∑𝑋𝑖𝑌𝑖 − 𝑛 (𝑥𝑖)(𝑦𝑖) b= ∑ 𝑥𝑖 2 − 𝑛 (𝑥𝑖)2 21 − 12 (3)(0,58) b= 108 − 12 (3)2 21 − 20,88 0,12 b= = =0 108 − 108 0
𝑎 = 𝑦𝑖 − 𝑏𝑥𝑖 = 0,58 − 0 3 = 0,58 − 0 = 0,58 Jadi nilai trend peramalan untuk jenis Mobil Heavy Truck adalah 𝑦 = 0,58 + 0𝑥.Jika ingin meramalkan bulan Agustus 2012 dengan biaya iklan 4 juta, maka 𝑦 ′ = 0,58 − 0 (4) = 0,58 = Tidak ada unit Heavy Truck yang terjual. 4.
Lain – lain (Minibus, Bus, L300, dll) 𝑋𝑖 = 3 𝑌𝑖 = 0,16 ∑ 𝑋𝑖 𝑌𝑖 = 6 ∑ 𝑥𝑖 2 = 108 𝑛 = 12 Maka peramalan dapat dihitung sebagai berikut : ∑𝑋𝑖𝑌𝑖 − 𝑛 (𝑥𝑖)(𝑦𝑖) b= ∑ 𝑥𝑖 2 − 𝑛 (𝑥𝑖)2 6 − 12 (3)(0,16) b= 108 − 12 (3)2 6 − 5,76 0,24 b= = =0 108 − 108 0 17
𝑎 = 𝑦𝑖 − 𝑏𝑥𝑖 = 0,16 − 0 3 = 0,16 Jadi nilai trend peramalan untuk jenis Mobil Lain-Lain adalah 𝑦 = 0,16 + 0𝑥. Jika ingin meramalkan bulan Agustus 2012 dengan biaya iklan 4 juta, maka𝑦 ′ = 0,16 − 0 (4) = 0,16 = Tidak ada unit Lain-lain yang terjual.
Gambar 12 Hasil Peramalan Per Jenis Mobil
Gambar 13 Grafik Hasil Peramalan Per Jenis Mobil
Dalam melakukan peramalan mobil, penulis memiliki data dari hasil penjualan Yuko Jaya Motor pada bulan Januari 2008 sampai Desember 2011, sehingga terdapat 48 periode total penjualan. Akan tetapi, dalam melakukan perhitungan peramalan total penjualan mobil yang akan terjadi pada periode berikutnya penulis hanya memakai data tiap tahun guna membandingkan total penjualan tahun yang diramal dengan tahun yang menjadi perbandingan. Berdasarkan data historis penjualan, dalam perhitungan peramalan penulis menggunakan data penjualan secara total pada tahun 2008 adalah sebagai berikut :
18
Tabel Peramalan 2 Data Total Penjualan 2008 Periode (Bulan)
Total Penjualan (y)
Biaya Iklan ( x )
y.x
x2
1
13
5
65
25
2
19
5
95
25
3
17
5
85
25
4
20
5
100
25
5
5
3
15
9
6
12
5
60
25
7
7
4
28
16
8
11
5
55
25
9
10
4
40
16
10
6
4
24
16
11
6
4
24
16
12
12
5
60
25
TOTAL RATARATA
138
54
651
248
11,5
4,5
Berdasar data diatas, diketahui : 𝑋𝑖 = 4,5 𝑌𝑖 = 11,5 ∑ 𝑋𝑖 𝑌𝑖 = 651 ∑ 𝑥𝑖 2 = 248 𝑛 = 12 Maka peramalan dapat dihitung sebagai berikut : ∑𝑋𝑖𝑌𝑖 − 𝑛 (𝑥 𝑖)(𝑦𝑖) b= ∑ 𝑥𝑖 2 − 𝑛 (𝑥 𝑖)2 651 − 12 (4,5)(11,5) b= 248 − 12 (4,5)2 651 − 621 30 b= = 248 − 243 5 b =6 𝑎 = 𝑦𝑖 − 𝑏 𝑥 𝑖 = 11,5 − 6 4,5 = 11,8 − 27 = 15,5 Jadi nilai Trend peramalan 𝑦 = −15,5 + 6𝑥. Jika ingin meramalkan penjualan secara total pada bulan Agustus 2009 dengan biaya iklan 4 juta, maka𝑦 = 6 (4) − 15,5 = 8,5 = 8 unit.
19
Gambar 14 Hasil Peramalan Penjualan Mobil secara Total
Gambar 15 Grafik Hasil Peramalan Penjualan Mobil Secara Total
Pengukuran kesalahan peramalan Untuk melihat tingkat kesalahan peramalan atau akurasi peramalan yang digunakan dapat dilakukan perhitungan sebagai berikut : [3] a. Mean Absolute Deviation (MAD) MAD digunakan untuk mengukur ketepatan nilai dugaan model yang dinyatakan dalam bentuk rata-rata absolute kesalahan. b. Mean Squared Error (MSE) MSE digunakan untuk mengukur ketepatan nilai dugaan model yang dinyatakan dalam rata-rata kuadrat dari kesalahan c. Mean Absolute Percentage Error (MAPE) MAPE digunakan untuk mengukur ketepatan nilai dugaan model yang dinyatakan dalam bentuk rata-rata persentase absolute kesalahan d. Mean Percentage Error(MPE) MPE digunakan untuk menentukan metode peramalan mana yang bias (peramalan tinggi atau rendah). Jika peramalan mendekati tak bias, MPE akan menghasilkan angka yang mendekati nol.
20
Tabel Peramalan 3 Pengukuran Kesalahan Peramalan Tahun 2010
Periode Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember
Penjualan 2010 (Y) 4 4 3 5 5 3 6 5 4 4 5 6
Peramalan 2010 3 3 3 6 6 3 6 6 3 3 6 6
TOTAL
54
Total
error
| et |
et2
|et| / Yt
et/Yt
1 1 0 -1 -1 0 0 -1 1 1 -1 0
1 1 0 1 1 0 0 1 1 1 1 0
1 1 0 1 1 0 0 1 1 1 1 0
0,25 0,25 0 0,2 0,2 0 0 0,2 0,25 0,25 0,2 0
0,25 0,25 0 -0,2 -0,2 0 0 -0,2 0,25 0,25 -0,2 0
0
8
8
1,8
0,2
1
MAD
= 𝑛 ∑𝑛𝑡=1 𝑌𝑡 − 𝑌 ′ 𝑡 = 0 / 12 = 0
MSE
= 𝑛 ∑𝑛𝑡=1 𝑌𝑡 − 𝑌 ′ 𝑡 = 8 / 12 = 0,666
1
1
MAPE =
𝑛
∑𝑛𝑡=1
(𝑌𝑡 −𝑌𝑡′ ) 𝑌𝑡
= 1,8 / 12 = 0,15 MPE
1
= 𝑛 ∑𝑛𝑡=1 𝑌𝑡 − 𝑌 ′ 𝑡 = 0,0166
Kesimpulan : Bulan November diramalkan penjualan sebesar 6 unit , dan bila tiap kali meramal terjadi kesalahan MAPE sebesar 0,15 , maka penjualan bulan November diperkirakan antara 6 - 0,15 ≤ x ≤ 6 + 0,15 (berkisar antara 5,85 sampai dengan 6,15 unit ). Pengujian Sistem Pengujian yang dilakukan terhadap sistem berupa pengujian dengan menggunakan metode Black Box Testing. Black box Testing adalah pengujian program yang dilakukan oleh pengembang dengan memberikan input tertentu dan melihat hasil yang di dapatkan dari input tersebut. Dengan kata lain, Black Box Testing terfokus pada fungsionalitas sistem. Hasil pengujian menggunakan metode black box pada sistem informasi penjualan dapat dilihat pada Tabel 2 sebagai berikut:
21
Tabel 2 Tabel Pengujian Sistem menggunakan Black Box Testing Aktivitas
Input
Output
Login
Memasukkan nama - Jika semua data di isi dengan benar, pengguna dan password maka berhasil Login. - Jika ada data yang harus di isi tetapi masih dikosongkan, maka akan muncul peringatan bahwa nama pengguna salah atau password salah
Menambah data
Menambah data penjualan, pembelian, pembeli, mobil dan supplier
- Jika semua data terisi dengan benar maka data akan tersimpan - Jika ada data yang harus di isi dengan angka tetapi diisi dengan huruf maka akan muncul pesan bahwa data harus angka.
Status Pengujian Valid
Valid
- Jika terdapat data yang masih kosong maka sistem akan memunculkan pesan bahwa data belum lengkap Mengubah datapembeli, mobil dan supplier
Memasukkan kata kunci pencarian data yang akan diubah.
- Jika kata kunci pencarian di temukan, maka tampil data hasil pencarian kemudian bisa langsung diubah datanya. - Jika kata kunci pencarian tidak di temukandata, maka data tidak akan muncul.
Valid
Proses peramalan penjualan
Memilih jenis peramalan, bulan yang digunakan sebagai data penjualan
- Muncul rekapan jumlah penjualan tiap bulan pada tahun yang digunakan
Valid
Hasil Peramalan
Memasukkan bulan dan - Menghitung hasil penjualan dan tahun yang ingin ramalan, muncul hasil ramalan diramalkan serta biaya iklan yang akan digunakan Pilih tombol Grafik - Tampil grafik sesuai jenis peramalan
Cetak Ramalan dalam Grafik
Valid
Valid
5. Simpulan Berdasarkan hasil dan pembahasan yang dilakukan dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi penjualan berbasis desktop yang dibangun dapat mengurangi kesalahan dalam proses dan hasil dalam menangani transaksi penjualan, membantu manajer perusahaan untuk menentukan stok mobil agar sesuai perkiraan kebutuhan penjualan, membantu menyimpan (store) dan menemukan (retrieve) data dalam database sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna, dan dapat relatif mempercepat dalam pembuatan laporan penjualan, serta mengurangi tingkat kesalahan pada proses transaksi penjualan mobil secara tunai yang selama ini terjadi pada Yuko Jaya Motor. Aplikasi sistem peramalan penjualan dapat memberikan hasil peramalan untuk penjualan barang setiap bulan berdasarkan rekaman data penjualan barang pada periode-periode sebelumnya. Dapat memberikan gambaran kepada pihak manajer dalam proses pengambilan keputusan dalam 22
meningkatkan jumlah penjualan mobil untuk periode yang akan datang dengan melihat hasil peramalan yang diperoleh dari sistem. 6.
Daftar Pustaka
[1] Asiah, Nur. 2008. Sistem Informasi Penjualan Tiket pada CV Mawar selatan dengan menggunakan Visual Basic 6.0 .Medan : Universitas Sumatera Utara. http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/14019/1/09E00098.pdf. Diakses pada tanggal 16 Maret 2012. [2] Assauri, Sofyan. 1991. Teknik dan Metoda Peramalan Penerapannya dalam Ekonomi dan Dunia Usaha. Jakarta: Penerbit LPFE UI. [3] Assauri, Sofjan. 1984. Teknik dan Metoda Peramalan, Penerapannya dalam Ekonomi dan Dunia Usaha. Edisi satu. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. [4] Aritonang R., Lerbin R. 2002. Penelitian Pemasaran. Jakarta : UPT Penerbitan. Universitas Tarumanegara. [5] Fiati, Rina. 2010. Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan Peramalan Penjualan Barang. Kudus : Universitas Muria Kudus. http://eprints.umk.ac.id/88/1/APLIKASI_SISTEM_PENDUKUNG_KEPUTUSAN.pdf Diakses pada tanggal 14 Maret 2012. [6] Hanke, John E., and Dean W. Wichern. 2005. Business Forecasting. Eigth Edition. Prentice Hall. [7] Indrajani; Willy. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Penjualan berbasis web pada PT Sarang Imitasi. Seminar Nasional Teknologi. Yogyakarta. http://digilib.unsri.ac.id/download/18%20%20ANALISIS%20DAN%20PERANCANG AN%20%20SISTEM%20PENJUALAN%20BERBASIS%20WEB%20PADA%20PT1 4082009.pdf. Diakses pada tanggal 28 Maret 2012. [8] Kotler, Philip. 2006. Manajemen Pemasaran Edisi 11. Jakarta: PT. Indeks [9] Lani Sidharta. 1995. Sistem Informasi Bisnis: Aplikasi-aplikasi dalam Sistem Informasi Bisnis, Elexmedia Komputindo, Jakarta. [9] Makridakis. 1999. Metode dan aplikasi peramalan. Edisi 2.Jakarta : Binarupa Aksara. [11] Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi ke-tiga. Salemba 4, Jakarta. [12] Niswonger, C.Rollin; E.Fess, Philip; S.Warre, Carl. 1999. Prinsip-prinsip Akuntansi. Jilid-1. Edisike-19. Erlangga, Jakarta. [13] Sugiarto dan Harijono. 2000. Peramalan Bisnis. PT. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. [14] Sommerville, I. 2001.Software Engineering. Edisi ke-6. United States Of America :Addison-WeleyPublisher. 23
19
