Voorbeeld ABN AMRO Online Risicoscan Dhr. AA Risicoscan 20 juli 2011
1 Inleiding............................................................................................................................................................................................................ 3 2 Profielschets..................................................................................................................................................................................................... 5 3 Risico's per aandachtsgebied ........................................................................................................................................................................... 7 3.1
Management................................................................................................................................ 7
3.2
Bedrijfsproces en logistiek ........................................................................................................ 10
3.3
Bedrijfsmiddelen en -huisvesting .............................................................................................. 15
3.4
Medewerkers............................................................................................................................. 18
3.5
Toeleveranciers.......................................................................................................................... 21
3.6
Afnemers ................................................................................................................................... 23
3.7
Geld en Informatiestromen........................................................................................................ 26
3.8
Financieel ................................................................................................................................... 29
3.9
Product/Dienst ........................................................................................................................... 32
3.10 Bedrijfsvoering........................................................................................................................... 36
4 Checklist......................................................................................................................................................................................................... 40 5 Tenslotte ........................................................................................................................................................................................................ 42
1 Inleiding
Voor u ligt het resultaat van de ABN AMRO risicoscan. Ondernemen en risico’s zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Door inzicht te hebben in uw risico's, kunt u maatregelen nemen om deze risico's te beheersen en de mogelijke gevolgen ervan te beperken. Risicogebieden ABN AMRO maakt voor het in kaart brengen van uw risico’s gebruik van de tien aandachtsgebieden. In het schema hieronder zijn deze risicogebieden in kaart gebracht.
Aan de hand van de door u ingevulde vragenlijst op www.abnamro.nl/risicoscan heeft ABN AMRO een risicoprofiel voor uw onderneming samengesteld. De gekleurde balk geeft het risicoprofiel van uw onderneming weer. De grijze balk vertegenwoordigt het gemiddelde risicoprofiel van ondernemers uit uw sector.
Management Bedrijfsproces en logistiek Bedrijfsmiddelen en -huisvesting Medewerkers Toeleveranciers Afnemers Geld- en informatiestromen Financieel Product/dienst Bedrijfsvoering n.v.t.
zeer klein
klein
redelijk groot
groot
zeer groot
Grip op uw risico's Met uw bedrijfsrisico's kunt u op verschillende manieren omgaan: Risicobeheersing: ■ Vermijden Denk aan het beëindigen van risicovolle activiteiten, het in leveringsvoorwaarden uitsluiten van aansprakelijkheden of het contractueel vastleggen van afspraken. ■
Verminderen Voorbeelden hiervan zijn het nemen van preventieve technische en bouwkundige maatregelen, maar ook het opleiden en trainen van medewerkers, het uitvoeren van testen, aanhouden van reserveonderdelen en het op verschillende locaties opslaan van kritische voorraden.
Risicofinanciering: ■ Zelf Dragen Uw onderneming vangt zelf de financiële gevolgen van het risico op. ■
Overdragen U draagt de negatieve financiële gevolgen van risico's over aan derden, door bijvoorbeeld te verzekeren.
De praktijk leert dat er meestal wordt gekozen voor een combinatie van bovengenoemde maatregelen. Hoe deze 'mix' er uitziet, hangt af van uw specifieke bedrijfssituatie. Uitgangspunt hierbij is de bescherming van de continuïteit en rentabiliteit tegen zo laag mogelijke kosten.
Het rapport In dit rapport worden ingegaan op de 10 aandachtsgebieden. Wij geven u een aantal aanbevelingen voor risicobeheers- en risicofinancieringsmaatregelen. Deze gaan met name in op de risico's die voor uw onderneming redelijk grote tot zeer grote gevolgen kunnen hebben. Aandachtsgebieden waarvan de risico's kleine tot zeer kleine gevolgen hebben worden in dit rapport niet behandeld. Tijdens het gesprek met een adviseur van ABN AMRO kunnen deze wel besproken worden.
De sector Transport en Logistiek Om u van sector-informatie te voorzien brengt ABN AMRO sector- en brancherapporten uit. Via deze rapporten kunt u onder andere uw eigen resultaten vergelijken met die van de totale sector. Nadat u de risicoscan had doorlopen, is gevraagd of u prijs stelt op toezending van het rapport dat betrekking heeft op uw sector. Indien u hiervoor heeft gekozen, is u het rapport in pdf per email aan u toegezonden. Als u hier niet voor heeft gekozen, maar alsnog prijs stelt op het rapport, kunt u dit downloaden via http://www.abnamro.nl/sector
2 Profielschets
Profielschets Voorbeeld ABN AMRO Online Risicoscan Voorbeeld ABN AMRO Online Risicoscan is gevestigd te Amsterdam.
De onderneming houdt zich bezig met
Wegtransport Expeditie
Verdeling van de omzet over genoemde activiteiten
Wegtransport: € 3.500.000 Expeditie: € 1.500.000
Regelmatig te vervoeren goederen
Bulk
Verder zijn de volgende kengetallen van Voorbeeld ABN AMRO Online Risicoscan bekend:
Rechtsvorm
N.V.
Aantal vestigingen
3
Vestigingslanden
Nederland EU landen (eurozone)
Afnemers
Bedrijven Overheid
Toeleveranciers in
Nederland (veel) EU landen (weinig) Overig Europa (weinig) USA en/of Canada (weinig)
Afnemers in
Nederland (veel) EU landen (weinig) Overig Europa (weinig) USA en/of Canada (weinig)
Omzet afgelopen boekjaar
€ 5.000.000
Verwachting omzet lopende boekjaar
€ 5.500.000
Brutowinstpercentage afgelopen boekjaar
7%
Brutowinstpercentage huidig boekjaar
8%
Kredietvolume
> EUR 500.000
Doelstelling komende 3 jaar
consolidatie in Nederland
Aantal FTE
50
Verwachting aantal FTE binnen 3 jaar
60
CAO
Transport
URL Internetsite
www.abnamro.nl
3 Risico's per aandachtsgebied
3.1 Management Het management is er verantwoordelijk voor dat de onderneming optimaal presteert, zodat de gestelde doelen kunnen worden gerealiseerd.
Vastleggen procedures schept helderheid Voor ondernemingen is een management met een duidelijke visie, doelstellingen en strategie van groot belang. Vastgelegde taakverdelingen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden dragen er aan bij dat iedere werknemer of leidinggevende weet wat van hem of haar wordt verwacht. Procedures waarin is geregeld hoe in bepaalde situaties moet worden gehandeld, zullen door het management beschikbaar moeten worden gesteld. Hierbij kunt u denken aan een calamiteiten-scenario: ■
Wie moet er in geval van een calamiteit in actie komen?
■
Wat moet er worden geregeld?
■
Met wie dient contact opgenomen te worden?
■
Wie is bevoegd tot het maken van afspraken?
■
Wie communiceert met de (lokale) pers?
Wat zijn de gevolgen voor Voorbeeld ABN AMRO Online Risicoscan, als
er langere tijd geen sturing is de directeur/DGA overlijdt/arbeidsongeschikt wordt bedrijfsopvolging ontbreekt een (mede)aandeelhouder vertrekt, overlijdt of arbeidsongeschikt wordt overig management vertrekt, overlijdt of arbeidsongeschiktheid wordt n.v.t.
zeer klein
klein
redelijk groot
groot
zeer groot
Langere tijd geen sturing De directeur/DGA vervult vaak een onmisbare rol binnen de onderneming. De afhankelijkheid van de directeur/DGA kan dan ook zeer groot zijn. Als de directeur/DGA langer dan 5 dagen géén sturing kan geven aan de onderneming, kan een kritische situatie ontstaan.
Risicobeheersmaatregelen Het is belangrijk om de kwaliteiten van de directeur/DGA die leiden tot afhankelijkheid in kaart te brengen en na te gaan in hoeverre deze kwaliteiten ook bij andere personen binnen de onderneming aanwezig zijn of kunnen worden ontwikkeld. Het doorfunctioneren van de onderneming zal zo min mogelijk gevaar lopen als specifieke kennis is gedeeld en geborgd met/bij anderen binnen de onderneming. Leg dit soort zaken centraal vast. Risicofinancieringsmaatregelen Verzekeringstechnisch zijn er diverse mogelijkheden om zowel financieel als in natura een vangnet te bieden als sleutelfiguren in de onderneming uitvallen. Het aanstellen van een interim manager kan mogelijk voor de korte termijn een oplossing bieden.
Arbeidsongeschiktheid of onverwachts overlijden van de directeur/DGA Arbeidsongeschiktheid of plotseling overlijden van de directeur/DGA kan grote financiële consequenties hebben. Het is belangrijk tijdig stil te staan bij de mogelijke gevolgen. Risicobeheersmaatregelen Het plotselinge overlijden van een directeur/DGA kan grote financiële gevolgen hebben. Indien u directeur grootaandeelhouder bent, denk dan bijvoorbeeld aan de consequenties van een pensioentoezegging die in eigen beheer is opgebouwd. Als de onderneming de DGA een nabestaandenpensioen heeft toegezegd, hebben de nabestaanden (partner en vaak ook eventuele kinderen tot 30 jaar) recht op een pensioenuitkering. Als de pensioenopbouw niet bij een externe verzekeraar is ondergebracht, maar binnen de onderneming is opgebouwd (eigen beheer), zal de onderneming een levenslange pensioenuitkering moeten verzorgen voor de nabestaanden. Het is van belang dat als bovengenoemd risico voor rekening van de onderneming is, er ook daadwerkelijk geld voor gereserveerd wordt. Bij het overlijden van een directeur/DGA zonder nabestaanden, valt een eventueel in eigen beheer opgebouwde pensioenreserve vrij in de winst van de onderneming. Dit betekent dat hierover vennootschapsbelasting verschuldigd zal zijn. Indien u een eenmanszaak of vennootschap onder firma hebt, kunt u alleen iets aan uw oudedagsvoorziening doen door middel van banksparen, beleggen, sparen of het sluiten van een lijfrenteverzekering. Risicofinancieringsmaatregelen In geval van arbeidsongeschiktheid kan een DGA in het uiterste geval een beroep doen op de Wet Werk en Bijstand. Deze wet voorziet Nederlands ingezetenen van een sociaal minimum dat onder zeer strikte voorwaarden wordt verstrekt. Een DGA wordt geacht voor het risico van arbeidsongeschiktheid zelf een voorziening te treffen. Als in geval van arbeidsongeschiktheid het dienstverband met de onderneming na verloop van tijd wordt beëindigd zal, wanneer het pensioen in eigen beheer wordt opgebouwd, ook de pensioenopbouw stoppen. Dit betekent dat óók het inkomen na de pensioendatum sterk zal afnemen. Om de financiële gevolgen van arbeidsongeschiktheid of overlijden op te vangen zijn diverse verzekeringsoplossingen mogelijk. Het is sterk afhankelijk van de persoonlijke situatie van de betrokkene hoe dergelijke verzekeringen vorm te geven. Is er bijvoorbeeld financiële ruimte om zelf de eerste periode bij arbeidsongeschiktheid op te vangen? Wat dient er contractueel geregeld te zijn? Tijdige afstemming met een specialist van ABN AMRO zorgt dat u niet voor verrassingen komt te staan.
Ontbreken van bedrijfsopvolging Op een onverwacht moment kan bedrijfsopvolging ineens actueel worden.
Risicobeheersmaatregelen Het is voor de continuïteit van de onderneming van belang tijdig stil te staan bij de eventuele gevolgen van arbeidsongeschiktheid of het plotseling overlijden van een directeur/DGA. Bespreek het onderwerp bedrijfsopvolging niet alleen in het kader van een naderende pensioendatum. Het aanstellen van een interim manager kan mogelijk voor de korte termijn een oplossing bieden. Risicofinancieringsmaatregelen Afhankelijk van de specifieke situatie van de directeur/DGA zijn er diverse verzekeringsoplossingen mogelijk, zowel op het gebied van arbeidsongeschiktheid als overlijden. Het is raadzaam om tijdig advies in te winnen bij een specialist van ABN AMRO.
Plotseling vertrek, overlijden of arbeidsongeschiktheid van een meewerkend(mede)aandeelhouder Indien er sprake is van meerdere aandeelhouders en er valt onverwacht een aandeelhouder weg door vertrek, arbeidsongeschiktheid of overlijden dan kan dit verstrekkende gevolgen hebben voor uw onderneming. Risicobeheersmaatregelen Het is belangrijk om in een managementcontract alle afspraken vast te leggen. Onduidelijke afspraken kunnen bijvoorbeeld leiden tot juridische conflicten bij de bepaling van de waarde en de verdeling van de onderneming. Risicofinancieringsmaatregelen Om de financiële gevolgen van arbeidsongeschiktheid of overlijden op te vangen zijn diverse verzekeringsoplossingen mogelijk. Deze oplossingen zijn afhankelijk van de persoonlijke situatie. Tijdige afstemming met een specialist van ABN AMRO zorgt dat u niet voor vervelende verrassingen komt te staan.
Plotseling vertrek, overlijden of arbeidsongeschiktheid overig management Plotseling vertrek, overlijden of arbeidsongeschiktheid van leden van het management kan de continuïteit van uw onderneming in gevaar brengen. De afhankelijkheid kan bijvoorbeeld te maken hebben met de specifieke kennis en vaardigheden of het netwerk waarover het betrokken MT-lid beschikt. Risicobeheersmaatregelen Vooraf (contractuele) afspraken maken om de gevolgen van plotseling vertrek te regelen en het tijdig delen van kennis, opleiden van medewerkers en het laten 'meedraaien' van medewerkers in netwerken, kan de gevolgen van onverhoopt vertrek/wegvallen van een belangrijk MT-lid minder ernstig laten zijn. Risicofinancieringsmaatregelen Voor deze groep medewerkers, meestal in loondienst van de onderneming, zijn diverse verzekeringsoplossingen mogelijk. Deze oplossingen zijn afhankelijk van de persoonlijke situatie. Aangezien het hier vaak maatwerkoplossingen betreft is het raadzaam een specialist van ABN AMRO u te laten adviseren.
3.2 Bedrijfsproces en logistiek Wat zijn de gevolgen voor Voorbeeld ABN AMRO Online Risicoscan, als de voorraad goederen onder beheer verloren gaat een kritiek transportmiddel uitvalt op- en/of overslagfaciliteit verloren gaan de 'value added logistics/services' niet geleverd kunnen worden de goederen niet, te laat of beschadigd worden afgeleverd een rij- en leveringsverbod of beperking wordt ingesteld de controle over buitenlandse vestigingen wegvalt de controle over een logistiek samenwerkingsverband wegvalt uw onderneming wordt geconfronteerd met imagoaantasting de ICT voorziening verloren gaat bijzondere faciliteiten verloren gaan n.v.t.
zeer klein
klein
redelijk groot
groot
zeer groot
Verloren gaan van goederen onder beheer Voor goederen die u onder beheer hebt, bent u voor een belangrijk deel vaak ook verantwoordelijk. Dit geldt voor goederen die u vervoert, maar ook voor bijvoorbeeld geleende en gehuurde materialen. Risicobeheersmaatregelen Indien klanten u tijdelijk goederen toevertrouwen, dient u hiervoor als 'goed huisvader' zorg te dragen. Beperk hierbij uw aansprakelijkheid door de juiste condities van toepassing te verklaren op al uw overeenkomsten. Besteed aandacht aan veiligheid en schadepreventie door bijvoorbeeld het personeel goed te instrueren over behandelprocedures. Risicofinancieringsmaatregelen Voor het geval u wél aangesproken wordt, is een goed financieel vangnet belangrijk. Dit risico kan door een algemene aansprakelijkheidsverzekering en/of een logistieke aansprakelijkheidsverzekering mogelijk worden afgedekt. Naast een dekking voor de materiële schade is het mogelijk om goederen van derden mee te verzekeren op de brandverzekering. Daarnaast kunt u of kan uw opdrachtgever de goederen verzekeren door het afsluiten van een goederentransportverzekering. Het is van belang dat u hierover vooraf duidelijke/contractuele afspraken maakt met de opdrachtgever.
Kritiek transportmiddel valt uit Bij kritieke transportmiddelen is het van belang om vooraf de gevolgen van uitval in kaart te brengen. Kunnen kritieke transportmiddelen op korte termijn worden gehuurd of vervangen? Kunnen de werkzaamheden op een alternatieve manier worden uitgevoerd? Risicobeheersmaatregelen Bij kritieke transportmiddelen kan het gewenst zijn om (kritische) reserveonderdelen aan te houden. Daarnaast is het raadzaam om die transportmiddelen, voor zover mogelijk, zodanig te parkeren dat in geval van een calamiteit (bijvoorbeeld een brand) deze niet allemaal verloren gaan.
Risicofinancieringsmaatregelen Naast een dekking voor het materiële verlies, zijn er onder bepaalde omstandigheden op een brandverzekering mogelijkheden om tevens de derving van brutowinst mee te verzekeren. Om de gevolgschade te beperken kan een brandbedrijfsschadeverzekering op het wagenpark van belang zijn. De adviseur van ABN AMRO bespreekt de mogelijkheden graag met u.
Op- en/of overslagfaciliteit gaat verloren Als de op- en/of overslagfaciliteit door een calamiteit verloren gaat, gaan veelal tegelijkertijd veel goederen verloren. Om het (negatieve) effect voor de onderneming te beperken is het van belang om de voorraden zo snel mogelijk weer aan te vullen of te vervangen. Risicobeheersmaatregelen Om de kans op brand te verkleinen of de gevolgen ervan te beperken neemt u maatregelen. Denk hierbij aan branden/of inbraakdetectie, sprinklerinstallatie en het trainen van medewerkers met (kleine) blusmiddelen. Zorg dat buitenopslag niet te dicht bij het pand wordt geplaatst en dat brandgevaarlijke werkzaamheden niet in de nabijheid van brandbare materialen worden uitgevoerd. Hebt u (een) bedrijfpand(en) met een plat dak, dan adviseren wij u regelmatig controles te (laten) uitvoeren op het gebied van de noodoverloopvoorzieningen, de dakconstructie en de eventueel toegenomen dakbelasting als gevolg van bijgeplaatste airco, reclame-uitingen, GSM masten etc. Het minimaal één keer per jaar laten uitvoeren van onderhoud aan en het schoonmaken van platte daken, kan de kans op gehele of gedeeltelijke instorting als gevolg van wateraccumulatie en/of sneeuwbelasting beperken. Risicofinancieringsmaatregelen Naast een dekking voor het materiële verlies, zijn er verzekeringstechnisch mogelijkheden om bijvoorbeeld de extra kosten op te kunnen vangen (uitwijken, overwerk en/of huren van vervangende ruimte). Eventuele derving van brutowinst is verzekerbaar. Als logistiek dienstverlener kunt u tevens een goederentransportverzekering voor de goederen van de opdrachtgever afsluiten. Of dit voor u noodzakelijk en/of gewenst is, kunnen wij in overleg met u bepalen.
'Value added logistics/services' kunnen niet geleverd worden Risicobeheersmaatregelen Zorg voor de juiste materialen en gereedschappen en train uw medewerkers zodat zij optimaal hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Met een brede basis van capabel personeel kunt u personele uitval beter opvangen en de gevolgen hiervan beperken. Risicofinancieringsmaatregelen Verzekeringstechnisch zijn er mogelijkheden om schade door bijvoorbeeld bewerking mee te verzekeren, hetzij op de aansprakelijkheidsverzekering hetzij op een verzekering die een materiële dekking biedt voor schade aan goederen van derden.
Goederen worden niet, te laat of beschadigd afgeleverd Zicht en grip op het logistieke traject is van essentieel belang zodat waar nodig bijgestuurd kan worden. Als de goederen regelmatig niet, te laat of beschadigd worden afgeleverd, kan een bijkomend ongewenst effect zijn dat de opdrachtgevers/afnemers uiteindelijk de relatie met uw onderneming verbreken.
Risicobeheersmaatregelen Mogelijke beheersmaatregelen kunnen zijn: de opleiding, training en instructie van personeel; reservecapaciteit reserveren (indien mogelijk); de aansprakelijkheid op de juiste wijze contractueel beperken door het hanteren van leveringsvoorwaarden. Risicofinancieringsmaatregelen Materiële schade is verzekerbaar, hetzij in de vorm van een aansprakelijkheidsverzekering, hetzij in de vorm van een goederentransportverzekering ten behoeve van de ladingeigenaar. NB: zuivere (immateriële) vermogensschade bijvoorbeeld als gevolg van gedwongen stilstand van een fabriek door vertraagde aanlevering is slechts zeer beperkt verzekerbaar, zowel voor wat betreft condities als verzekerde bedragen.
(Centrale) overheid kondigt een rij- en leveringsverbod of -beperking af Afhankelijk van bijvoorbeeld het land waar geladen of gelost moet worden, kan de kans op een rij- en leveringsbeperking of –verbod door de overheid groter zijn. Dit kan grote financiële gevolgen hebben voor Voorbeeld ABN AMRO Online Risicoscan. Het risico kan ontstaan als de gehele of een deel van de levering nog niet heeft plaatsgevonden. Risicobeheersmaatregelen Het instellen van rij- en leveringsbeperkingen of –verboden is vrijwel onmogelijk te voorspellen. Wanneer het een verbod betreft om nationale gezondheidsredenen (zoals vogelgriep) wordt dit meestal vooraf via de media kenbaar gemaakt. Dit is over het algemeen niet het geval bij politieke overwegingen. Bij vervoer op risicovolle trajecten kunt u vooraf inventariseren of alternatieve routes mogelijk zijn, of er mogelijkheden zijn voor noodopslag of andere maatregelen die kunnen bijdragen aan het behoud van het vervoermiddel en de lading. ABN AMRO beschikt over veel landeninformatie. Voor landeninformatie kunt u terecht op onze website: http://www.abnamro.nl/ landeninformatie. Risicofinancieringsmaatregelen Als logistiek ondernemer kunt u zich nauwelijks wapenen tegen een door de (centrale) overheid afgekondigd rij- en leveringsverbod of -beperking. Een kredietverzekering biedt wel dekkingsmogelijkheden voor: 1. de financiële schade als gevolg van non-betaling door politieke risico's indien goederen het land niet in mogen; 2. de in beslag name door de overheid van eigendommen en goederen bij/na aflevering; 3. de commerciële en politieke risico's (dus het nonbetalings- resp. het transferrisico) na de geleverde prestatie.
Het verlies van de controle over een logistiek samenwerkingsverband Een logistieke samenwerking kan de onderneming grote voordelen bieden. Goede afspraken tussen partners en het toezien op de naleving van deze afspraken, zijn belangrijke randvoorwaarden. Risicobeheersmaatregelen Leg afspraken met logistieke partners contractueel vast, inclusief de wederzijdse aansprakelijkheid. Onderhoud regelmatig contact met partners en controleer of afspraken worden nageleefd. Zorg eventueel voor uitwijkmogelijkheden. Risicofinancieringsmaatregelen Risico's met logistieke partners kunt u verzekeren onder een logistieke aansprakelijkheidsverzekering. Of dit voor uw onderneming noodzakelijk en/of gewenst is, bespreken wij graag met u.
Imagoschade als gevolg van vervuiling of (verkeerde) afvalverwerking Het imago van uw onderneming kan worden aangetast als gevolg van door uw onderneming veroorzaakte vervuiling van bodem, water en lucht of (verkeerde) verwerking van de eigen rest- en/of afvalstromen. Zorg dat van tevoren is nagedacht over crisiscommunicatie en dat hiervoor een communicatieplan is opgesteld. Stel procedures op waarin is geregeld hoe in bepaalde 'crisissituaties' moet worden gehandeld en wie binnen de onderneming welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft (calamiteitenplan). Risicobeheersmaatregelen Gezien het toenemende belang van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is het belangrijk om ongewenste effecten van bijvoorbeeld het productieproces, ondergrondse tanks of (verkeerde) verwerking van afvalproducten te inventariseren en eventuele maatregelen te nemen. Ten aanzien van (incidentele) rest- en/of afvalstromen is het noodzakelijk te weten op welke wijze deze worden verwerkt en waarvoor zij eventueel worden toegepast. Risicofinancieringsmaatregelen Imagoschade is niet te verzekeren. De eventuele financiële schade mogelijk wel. Een Milieuschadeverzekering (MSV) biedt in beginsel dekking tegen schade aan het milieu. Hieronder wordt verstaan het ongedaan maken van een verontreiniging van de bodem, gronden en/of oppervlaktewater (saneringskosten). De kosten in verband met het opruimen en afvoeren van asbest en daarmee verontreinigde zaken vallen ook onder het begrip saneringskosten. Op de brandverzekering zijn dit soort opruimingskosten en bereddingskosten niet of beperkt meeverzekerd. Het is raadzaam om na te gaan of de verzekerde som voldoende hoog is om in geval van een brand de opruiming te kunnen bekostigen. Indien u goed verzekerd bent en dus de middelen beschikbaar hebt om in geval van schade snel maatregelen te treffen kan dit mogelijk helpen de imagoschade te beperken.
Het verlies van de ICT voorziening Door de grote afhankelijkheid van informatiesystemen voor een efficiënte dienstverlening (voor o.a. routeplanning, warehouse management en/of douane), zijn logistieke bedrijven ook kwetsbaar geworden voor systeemstoringen. Risicobeheersmaatregelen Afspraken en contracten met de leverancier van bijvoorbeeld het automatiseringssysteem over uitwijk-, onderhouds- en reparatietermijnen zal de uitvaltermijn van de systemen kunnen beperken. De installatie van bijvoorbeeld een bliksemafleidingsinstallatie en/of overspanningsinstallatie zal de gevolgen van inductieschade aan de systemen voorkomen/verminderen. Een “UPS” (Uninterrupted Power Supply) vangt veelal wel spanningsverschillen van het elektriciteitsnetwerk op maar niet die van inductieschade als gevolg van spanningsverschillen door bliksem. Met name elektrische apparatuur zoals computers, brand- en inbraakmeldinstallaties, weegbruggen, CNC-apparatuur etc. zijn hier gevoelig voor. Risicofinancieringsmaatregelen De materiële gevolgen zijn over het algemeen verzekerbaar. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om de immateriële gevolgen te verzekeren. Of dit noodzakelijk en/of gewenst is, willen wij graag met u inventariseren. Een afzonderlijke computerverzekering en/of elektronicaverzekering is gezien de bedragen waarvoor een en ander kan worden vervangen, tegenwoordig niet altijd meer noodzakelijk.
Het verlies van bijzondere faciliteiten zoals een garage, wasstraat of tankstation Risicobeheersmaatregelen Laat regelmatig (preventief) onderhoud uitvoeren op de kritische bedrijfsmiddelen. Maak met de leveranciers van deze bedrijfsmiddelen afspraken over beschikbare uitwijkmogelijkheden en het snel beschikbaar hebben van vervangende onderdelen. Maak een draaiboek waarin is vastgelegd wie welke initiatieven onderneemt in geval van een calamiteit.
Risicofinancieringsmaatregelen De materiële schade is over het algemeen verzekerbaar. Daarnaast is het mogelijk om de extra te maken kosten en/ of eventuele derving van de brutowinst, als gevolg van het (tijdelijk) uitvallen van de kritische bedrijfsmiddelen, te verzekeren. Of dit noodzakelijk en/of gewenst is, zoeken wij graag verder met u uit.
3.3 Bedrijfsmiddelen en -huisvesting Wat zijn de gevolgen voor Voorbeeld ABN AMRO Online Risicoscan, als het kantoorpand en/of de opslagcapaciteit verloren gaat de bedrijfsmiddelen verloren gaan het automatiseringssysteem uitvalt n.v.t.
zeer klein
klein
redelijk groot
groot
zeer groot
Verloren gaan van het bedrijfspand Als het bedrijfspand door een calamiteit verloren gaat, kan dat ernstige gevolgen hebben. Hoe ernstig, hangt af van de mate waarin u afhankelijk bent van het specifieke bedrijfspand en of u snel kunt uitwijken naar een andere geschikte locatie. Risicobeheersmaatregelen Controleer regelmatig of de elektrische installatie voldoet aan de huidige NEN-normen, dit kan de kans op kortsluiting en/of brand verminderen. Voorzie het pand van voldoende (goedgekeurde) en geschikte blusmiddelen. Afhankelijk van de soort goederen en de daarbij gebruikte afvalmaterialen verdient het aanbeveling de afvalmaterialen niet in de directe nabijheid van het pand op te slaan. Sla geen afval of papier op in technische ruimten (bijvoorbeeld centrale verwarming). Als u (een) bedrijfpand(en) hebt met een plat dak, adviseren wij u regelmatig controles te (laten) uitvoeren op het gebied van de noodoverloopvoorzieningen, de dakconstructie en de toegenomen dakbelasting als gevolg van bijgeplaatste airco, reclame-uitingen, GSM masten etc. Het minimaal één keer per jaar laten uitvoeren van onderhoud aan en het schoonmaken van platte daken, kan de kans op gehele of gedeeltelijke instorting als gevolg van wateraccumulatie en/of sneeuwbelasting beperken. Risicofinancieringsmaatregelen U kunt verzekeringen afsluiten voor: ■
Materiële schade
■
De aangebrachte veranderingen en verbeteringen aan een huurpand
■
De extra kosten die u maakt om na een calamiteit (tijdelijk) uit te wijken naar een vervangende ruimte
■
De kosten om na een calamiteit de restanten van het pand op te ruimen (opruimingskosten). Denk in het bijzonder aan milieugevaarlijke stoffen zoals asbest.
Investeren in onroerend goed U verwacht de komende 3 jaar investeringen te doen in onroerend goed. Nieuwbouw, verbouwingen en/of renovaties brengen vaak grote investeringen met zich mee. Vertragingen en schade tijdens de bouw kunnen aanzienlijke negatieve gevolgen voor de bedrijfsactiviteiten met zich meebrengen.
Risicobeheersmaatregelen Het is belangrijk om vooraf mogelijke scenario’s in beeld te brengen en hierop zoveel mogelijk te anticiperen. Denk aan de benodigde vergunningen en het vooraf maken van afspraken met gemeentes, provincie, brandweer, etc. Voor nieuwbouw en verbouwingen wordt vaak een zogenaamde 'Constructie All Risks' (CAR)-verzekering door de aannemer afgesloten. Om als opdrachtgever problemen ten aanzien van uitkeringen en de ontvangst van schadepenningen te voorkomen, adviseren wij u om zelf een CAR-verzekering af te sluiten en deze in eigen beheer te houden. Risicofinancieringsmaatregelen Een CAR-verzekering geeft bescherming tegen bijvoorbeeld materiële schade en/of verlies van het werk, of de aansprakelijkheid voor schade aan derden als gevolg van de uitvoering van de verzekerde werkzaamheden. Afhankelijk van de situatie zijn meerdere opties mogelijk. In het verlengde hiervan raden wij u aan te overwegen wat de financiële gevolgen kunnen zijn bij het verlaat opleveren van de verbouwing als gevolg van een calamiteit tijdens de verbouwing. Deze bedrijfsschade of beter gesteld Advanced Loss of Profit kan analoog aan een CAR-verzekering worden gerealiseerd echter uitsluitend wanneer u, als opdrachtgever voor de CAR-verzekering zorgdraagt.
Verloren gaan van bedrijfsmiddelen Als belangrijke bedrijfsmiddelen door een calamiteit verloren gaan, kan dat ernstige gevolgen voor uw onderneming. Denk hierbij aan productiemiddelen, werkmateriaal, etc. (Automatiseringssystemen vallen hier niet onder, deze komen later aan de orde). De impact hangt af van de mate van afhankelijkheid van die bedrijfsmiddelen en van de snelheid waarmee deze bedrijfsmiddelen kunnen worden vervangen. Risicobeheersmaatregelen Laat regelmatig (preventief) onderhoud uitvoeren op uw bedrijfsmiddelen. Maak met leveranciers van deze bedrijfsmiddelen afspraken over beschikbare uitwijkmogelijkheden en het snel beschikbaar hebben van vervangende onderdelen. Maak een draaiboek waarin is vastgelegd wie welke initiatieven onderneemt in geval van een calamiteit. Risicofinancieringsmaatregelen De materiële schade is over het algemeen verzekerbaar. Daarnaast is het mogelijk om de extra te maken kosten en/ of eventuele derving van de brutowinst, als gevolg van het tijdelijk uitvallen van de kritische bedrijfsmiddelen te verzekeren. Of dit noodzakelijk en/of gewenst is, onderzoeken wij graag verder met u. Ook de kosten van het opruimen van de restanten van de bedrijfsuitrusting na een calamiteit kunt u verzekeren. Let erop dat milieugevaarlijke stoffen, zoals chemicaliën en dergelijke, bij een calamiteit in de bodem, de lucht of het oppervlaktewater terecht kunnen komen. Het verwijderen hiervan dient meestal apart verzekerd te worden.
Uitval van het (centrale) automatiseringssysteem Uw onderneming is in grote mate afhankelijk van de (centrale) automatisering. Bij een uitvalsduur vanaf 2 dagen wordt het voor uw onderneming 'kritisch'. Risicobeheersmaatregelen Maak afspraken met de leverancier van het automatiseringssysteem over uitwijkmogelijkheden, onderhoudsservice en reparatietermijnen (en leg deze contractueel vast). Dit kan de uitval(termijn) van de systemen beperken. De installatie van bijvoorbeeld een bliksemafleidingsinstallatie en/of overspanningsinstallatie zal de gevolgen van inductieschade aan de systemen kunnen voorkomen/verminderen. Een UPS (Uninterrupted Power Supply) vangt veelal wel spanningsverschillen van het elektriciteitsnetwerk op, maar niet die van inductieschade als gevolg van spanningsverschillen door bliksem. Vooral elektrische apparatuur zoals computers, brand- en inbraakmeldinstallaties, weegbruggen, CNC-apparatuur etc. is hier gevoelig voor.
Risicofinancieringsmaatregelen De materiële gevolgen zijn verzekerbaar. Daarnaast kunt u de immateriële gevolgen verzekeren. De noodzaak hiervan willen wij graag met u inventariseren. Een aparte computerverzekering en/of elektronicaverzekering is, gezien de bedragen waarvoor een en ander tegenwoordig kan worden vervangen, niet altijd meer noodzakelijk, maar sterk afhankelijk van de apparatuur.
3.4 Medewerkers Werknemers zijn van grote betekenis voor een duurzame continuïteit en rentabiliteit van uw onderneming. Als werkgever hebt u veel verantwoordelijkheden. Volgens de Arbowet bent u als werkgever verplicht de veiligheid en gezondheid van uw werknemers zoveel mogelijk veilig te stellen en zult u als werkgever moeten kunnen aantonen dat u aan deze 'zorgplicht' heeft voldaan. Het gaat daarbij niet alleen om materiële schade, maar ook schade als gevolg van (beroeps)ziekte of een ongeval. Een medewerker kan de veroorzaker zijn van schade aan derden of hij kan zelf schade oplopen tijdens de uitoefening van zijn werkzaamheden. Daarnaast kunt u als werkgever aansprakelijk gesteld worden voor schade door medewerkers die (tijdelijk) bij derden zijn gedetacheerd of voor schade die medewerkers elkaar toebrengen. Bovendien is er een toenemende tendens om schade geleden door de werknemer bij de werkgever te claimen. U kunt als werkgever bijvoorbeeld aansprakelijk gesteld worden voor schade die een werknemer oploopt als hij/zij tijdens werkzaamheden deelneemt aan het verkeer met een motorrijtuig, als fietser of als voetganger. Wat zijn de gevolgen voor Voorbeeld ABN AMRO Online Risicoscan, als
een medewerker met specifieke kennis uitvalt/vertrekt één of meerdere medewerkers langdurig ziek zijn een bedrijfsongeval met (ernstig) letsel plaatsvindt er onvoldoende geschikt personeel is n.v.t.
zeer klein
klein
redelijk groot
groot
zeer groot
Uitval van een medewerker met specifieke kennis Binnen uw onderneming zijn één of meerdere medewerkers aanwezig, van wie (langdurige) uitval of het niet beschikbaar zijn voor de onderneming, een behoorlijke impact op de onderneming kan hebben. Het gaat hierbij om: planning. Uitval vanaf 1 dag wordt als kritisch beschouwd. Risicobeheersmaatregelen Het is van belang om de specifieke kennis van medewerkers te laten delen; denk hierbij bijvoorbeeld aan interne opleidingen en het regelmatig actualiseren hiervan. Daarnaast is het belangrijk om de betrokkenheid en tevredenheid van medewerkers regelmatig te peilen. Ook het arbeidsverzuim kan een indicatie zijn van het werkklimaat. Risicofinancieringsmaatregelen Met de uitkering van een overlijdensrisicoverzekering voor medewerkers op sleutelposities binnen uw organisatie kunt u de financiële gevolgen van bepaalde vormen van uitval opvangen. Met deze uitkering kunt u bijvoorbeeld het aantrekken van een (tijdelijke) vervanger betalen. Wat op dit gebied wel of niet mogelijk is vertellen wij u graag in een adviesgesprek. Het afdekken van het risico van een ongewenst voortijdig vertrek van een medewerker is niet mogelijk. Wel zijn er mogelijkheden om door middel van inzet van employee benefits medewerkers te behouden.
Langdurig ziek worden van één of meerdere medewerkers Op basis van de huidige wetgeving komen de eerste twee jaar van arbeidsongeschiktheid van werknemers voor rekening van de werkgever. Daarna treedt de Wet Werk en Inkomen naar Arbeid (WIA) in werking. De WIA bestaat uit twee delen: de Regeling Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA) en de Regeling Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (IVA). Vooral bij grote aantallen werknemers kan een hoog percentage langdurig verzuim een aanzienlijke financiële schade betekenen. Risicobeheersmaatregelen Een goed Arbobeleid en de strikte opvolging van de Wet Verbetering Poortwachter kan de gevolgen van langdurig ziekteverzuim beperken. Werknemers die langdurig onder een (te) hoge werkdruk moeten functioneren, zullen eerder worden geconfronteerd met een 'burn-out'. Met het oog op het verbeteren van de gezondheid bieden werkgevers hun medewerkers steeds vaker de mogelijkheid om (tegen een gereduceerd tarief) lid te worden van een sportschool of om periodiek een gezondheidskeuring te ondergaan. Risicofinancieringsmaatregelen Er bestaan diverse verzekeringsvormen om de financiële gevolgen van (langdurig) ziekteverzuim af te dekken. Vanaf de eerste dag van ziekte is de werkgever verantwoordelijk voor een actieve begeleiding en re-integratie van de medewerker. Na twee jaar ziekte zal de medewerker de WIA instromen. Door de risico's te koppelen aan de overige werknemersverzekeringen kan vanaf de eerste dag aan een actieve integratie worden gewerkt. Sinds 2007 hebben alle werkgevers de keuze om eigenrisicodrager te worden voor de WGA. Of het voor u raadzaam is om eigenrisicodrager voor de WGA te worden, bespreken wij graag met u.
Ernstig letsel door een bedrijfsongeval Het is de verplichting van een werkgever om het werk én de werkplek zodanig te organiseren dat de werknemer in de uitoefening van zijn werkzaamheden geen schade lijdt. De aansprakelijkheid van de werkgever bij ongevallen van de werknemer is in de afgelopen jaren door de rechtspraak steeds verder opgerekt. De kans op een bedrijfsongeval wordt vaak bepaald door de aard van de onderneming en de werkzaamheden van de (tijdelijke) medewerker. Als een werknemer betrokken is bij een (ernstig) bedrijfsongeval, moet u als werkgever de Arbeidsinspectie hiervan op de hoogte stellen. Voor alle meldingen, tips of klachten heeft de Arbeidsinspectie één centraal meldpunt: 0800 270 00 00 of www.arbeidsinspectie.nl. Risicobeheersmaatregelen Het goed uitvoeren van een Arbobeleid en een veiligheidsbeleid (zoals Persoonlijke Beschermingsmiddelen) beperkt de kans op ernstig letsel. Geef duidelijke mondelinge en schriftelijke werkinstructies. Dit geldt voor zowel algemeen bekende risico's als bij het werken met bijvoorbeeld gevaarlijke machines. Als u (tijdelijke) medewerkers in dienst hebt die de Nederlandse taal niet of onvoldoende beheersen, adviseren wij u de algemene veiligheidsvoorschriften en de instructies met betrekking tot de bediening van machines en materialen te laten vertalen. Een opleiding voor de medewerkers kan bijdragen aan de veiligheid. Als werkgever dient u er op toe te zien dat uw werknemers zich aan de (veiligheids)instructies houden.
Risicofinancieringsmaatregelen Een (collectieve) ongevallenverzekering biedt een uitkering indien een medewerker overlijdt of blijvend invalide wordt als gevolg van een ongeval. Volgens bepaalde CAO’s is het sluiten van een collectieve ongevallenverzekering voor werknemers zelfs verplicht. In de praktijk kunnen de fiscale aspecten van een ongevallenverzekering in de werkgever/werknemersfeer problemen opleveren. Denk aan de begunstiging en de vraag wie bij uitkering inhoudingsplichtig is. Een WEGAM–verzekering dekt op collectieve basis de werkgeversaansprakelijkheid voor schade die werknemers lijden als zij voor het bedrijf met een motorrijtuig onderweg zijn en een ongeval krijgen. De adviseur van ABN AMRO kan u hierover informeren. NB: u kunt als werkgever (op basis van goed werkgeverschap) in bepaalde situaties mede aansprakelijk worden gehouden voor een ongeval. Hiervoor biedt uw aansprakelijkheidsverzekering mogelijk dekking.
Onvoldoende geschikt personeel Soms is het moeilijk om genoeg en kwalitatief geschikt personeel te krijgen. Dit kan gevolgen hebben voor de kwaliteit van de dienstverlening en voor de eventueel noodzakelijke uitbreiding van de bedrijfsactiviteiten. Risicobeheersmaatregelen Door extra aandacht te besteden aan goede arbeidsomstandigheden, secundaire arbeidsvoorwaarden en een goede werksfeer, kunt u het personeelsverloop beperken en kan uw onderneming een voorsprong hebben bij de werving van nieuw personeel. Voor de tijdelijke invulling van vacatures kan overwogen worden om in bepaalde gevallen een ZZP-er in te huren. Risicofinancieringsmaatregelen U kunt uw aantrekkelijkheid als werkgever vergroten door het bieden van interessante employee benefits, zoals voor de werknemer aantrekkelijke collectieve contracten voor ziektekosten en/of pensioenen. Ook is het mogelijk om collectieve regelingen of arrangementen samen te stellen voor uw werknemers, franchisenemers, leden of klanten. Samen met u bekijken wij graag de mogelijkheden hiervoor.
3.5 Toeleveranciers Van uw leveranciers verwacht u dat zij volgens afspraak leveren. Maar gaat dat ook altijd zoals gewenst? Leveranciers van grondstoffen, halffabricaten, inventaris, diensten, energie en water kunnen essentieel zijn voor de continuïteit en rentabiliteit van uw onderneming. Wat zijn de gevolgen voor Voorbeeld ABN AMRO Online Risicoscan als
een toeleverancier de logistieke diensten niet meer wil/kan leveren prijsstijgingen niet kunnen worden doorberekend een toeleverancier van energie/andere utiliteiten niet levert n.v.t.
zeer klein
klein
redelijk groot
groot
zeer groot
Een toeleverancier kan/wil de logistieke diensten niet meer leveren Het niet meer kunnen of willen leveren van ondersteunende logistieke diensten door een kritische toeleverancier kan grote gevolgen voor hebben, ook wat betreft het niet nakomen van verplichtingen naar opdrachtgevers. Als contractpartij zult u aangesproken worden door uw opdrachtgever indien u de contractuele verplichtingen niet kunt nakomen (ook al ligt de oorzaak bij de door u ingeschakelde toeleverancier). Risicobeheersmaatregelen Bij kritische toeleveranciers (bijv. ondervervoerder of stuwadoor) kan het belangrijk zijn om niet van één leverancier afhankelijk te zijn. Spreiding over meerdere toeleveranciers is aan te bevelen, maar zal niet altijd haalbaar zijn. Geef schaduwleveranciers periodiek een (proef)order om zodoende de kwaliteit, leveringsbetrouwbaarheid en dergelijke te kunnen beoordelen. Leg afspraken met de toeleverancier contractueel vast. Een boetebeding in het contract met de toeleverancier kan een extra stimulans zijn om toch aan zijn verplichtingen te voldoen. Risicofinancieringsmaatregelen Afhankelijk van de reden van het niet kunnen of willen leveren, bestaan er mogelijkheden de financiële gevolgen af te dekken. Het niet kunnen leveren kan leiden tot materiële en/of immateriële schade voor de ontvangende partij. De financiële schade als gevolg van schade aan goederen en de daaruit voortvloeiende gevolgschade zijn gedekt onder respectievelijk de Logistieke Aansprakelijkheidsverzekering en de Algemene Aansprakelijkheidsverzekering voor Bedrijven. De zuiver immateriële gevolgschade is slechts zeer beperkt verzekerbaar, veelal onder een Logistieke Aansprakelijkheidsdekking. De meerkosten voor het vervangen van een uitgevallen ondervervoerder kunnen als bereddingskosten onder de Logistieke Aansprakelijkheidsdekking worden geclaimd.
Explosieve stijging brandstof- en energieprijzen Een explosieve stijging van de brandstof- en energieprijzen kan de brutowinstmarge van ernstig onder druk zetten. Ook de concurrentiepositie kan sterk verslechteren indien prijsfluctuaties niet kunnen worden doorberekend. Risicobeheersmaatregelen Door de (contractueel vastgelegde) termijn van de contracten met uw klanten/opdrachtgevers kort te houden, is het mogelijk om snel te reageren op explosieve prijsontwikkelingen. Het opnemen van de dieselprijsclausule in contracten en offertes is een manier om prijsfluctuaties op te vangen. De doelmatigheid van de dieselprijsclausule is afhankelijk van de frequentie waarop deze wordt gehanteerd (wekelijks, tweewekelijks of maandelijks).
Risicofinancieringsmaatregelen U hebt vele mogelijkheden om de prijsrisico's van brandstof en energie af te dekken. Bijvoorbeeld via 'afdekkingscontracten'. Bij dit soort contracten kan worden uitgegaan van vaste prijzen, maar bijvoorbeeld ook van variabele prijzen met een maximum. Deze contracten dekken het prijsrisico van brandstof en energie af, de fysieke levering blijft iets tussen u en de brandstofleverancier. U blijft dus flexibel met betrekking tot uw leverancierskeuze. Naast het feit dat u hiermee uw prijsrisico’s kunt afdekken is er nog een ander voordeel. Namelijk dat ook uw opdrachtgever gebaat is bij een vaste dieselprijs. Dit biedt u wellicht een concurrentievoordeel. Het 'hedgen' van het prijsrisico is tegenwoordig mogelijk bij een jaarlijks dieselverbruik vanaf 1 miljoen liter. De afdeling Treasury van ABN AMRO kan u hierbij van dienst zijn.
Energie of andere utiliteiten worden langer dan een dag niet geleverd Uitval van stroom, gas en/of water kan aanzienlijke negatieve gevolgen hebben voor uw bedrijfsactiviteiten, zeker wanneer die uitval langer duurt. Het kan zelfs betekenen dat uw onderneming voor een bepaalde periode moet worden gesloten. Verder kan de kwaliteit van de goederen worden aangetast (denk aan koel- en vriesinstallaties), waardoor deze niet meer kunnen of mogen worden gebruikt. Op basis van de leveringsvoorwaarden van nutsbedrijven is materiële schade vaak niet of slechts beperkt te verhalen. De gevolgschade wordt in deze voorwaarden over het algemeen uitgesloten. Risicobeheersmaatregelen Een noodstroomaggregaat kan de gevolgen van een stroomuitval beperken. Zorg dat het aggregaat periodiek wordt gecontroleerd. Het uitrusten van koelinstallaties met een maximaal thermostaat mét alarm kan koelschade als gevolg van stroomuitval eventueel beperken. Zorg dat u een calamiteitenplan heeft met daarin bijvoorbeeld opgenomen een alternatieve opslagmogelijkheid. Risicofinancieringsmaatregelen Afhankelijk van de oorzaak en de duur van de uitval van de nutsvoorzieningen is dekking van de materiële schade mogelijk. De specialist van ABN AMRO kan u hierbij adviseren.
3.6 Afnemers De klanten/opdrachtgevers van logistieke diensten die voor de duurzame continuïteit en vanwege een sterke marktpositie van vitale betekenis zijn. Wat zijn de gevolgen voor Voorbeeld ABN AMRO Online Risicoscan, als een afnemer geen product/dienst kan/wil afnemen een afnemer niet aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen een partner de samenwerking verbreekt uw debiteuren de betalingstermijn oprekken een afnemer (dwingend) zijn inkoopvoorwaarden oplegt n.v.t.
zeer klein
klein
redelijk groot
groot
zeer groot
De afnemers van uw onderneming zijn: ■
Bedrijven
■
Overheid
Deze afnemers zijn onder meer gevestigd in: ■
Nederland
■
EU landen
■
Overig Europa
■
USA en/of Canada
Een belangrijke afnemer kan of wil geen product of dienst meer afnemen Als een belangrijke afnemer (door een calamiteit) geen product of dienst meer kan of wil afnemen, kan dat ernstige consequenties voor uw onderneming hebben. Denk aan oninbare vorderingen, wegvallen van een deel van uw omzet, personele bezetting, incourante voorraden, etc. Risicobeheersmaatregelen Probeer het afhankelijkheidsrisico van één of een beperkt aantal afnemers zover mogelijk te beperken of terug te dringen. Blijf steeds zoeken naar nieuwe afzetmogelijkheden en afnemers. Risicofinancieringsmaatregelen Het is mogelijk het afhankelijkheidsrisico (derving brutowinst) door een calamiteit bij een afnemer te verzekeren.
Een belangrijke afnemer kan niet meer aan zijn betalingsverplichtingen voldoen U hebt rekeningen uitstaan bij een afnemer die niet (meer) kan betalen. Wat zijn de gevolgen voor uw onderneming? Risicobeheersmaatregelen Het is belangrijk snel zichtbaar te hebben of het aantal debiteurendagen van een (grote) afnemer oploopt. Dit is over het algemeen een belangrijke indicator voor betalingsmoeilijkheden. Met een efficiënt en strak debiteurenbeheer kunt u de verliezen beperken. Check niet alleen bij het aangaan van een nieuwe relatie de kredietwaardigheid van een afnemer, maar ook tussentijds. Dit kan verrassingen voorkomen.
Risicofinancieringsmaatregelen U kunt de financiële gevolgen van het niet meer kunnen betalen van een (specifieke) belangrijke afnemer afdekken met een kredietverzekering. Om te voorkomen dat een afnemer niet aan zijn toekomstige betalingsverplichting kan voldoen, kunt u een betalingsgarantie overwegen. De specialisten van onze afdelingen kredietverzekeringen, documentair betalingsverkeer en/of garanties informeren u graag over de mogelijkheden. U kunt ook Solveon Incasso B.V. (100% dochter van ABN AMRO) inschakelen. Solveon neemt op basis van "No cure, No pay" uw incassovraagstukken uit handen, zodat u zich weer kunt richten op de kern van uw bedrijfsvoering. Solveon maakt hierbij gebruik van een (inter)nationaal netwerk van onder andere gerechtsdeurwaarders en advocaten. Meer informatie kunt u vinden op http://www.solveon.nl/
Een belangrijke partner verbreekt de samenwerking De afhankelijkheid van een partner, agent of importeur kan groot zijn. Met name als deze de toegang tot een bepaald land verzorgt en/of lokaal een belangrijk afnemersnetwerk heeft. Risicobeheersmaatregelen Leg overeenkomsten, inclusief contractstermijnen én opzegtermijnen, contractueel vast. Zorg eventueel voor alternatieve partners. Een goede monitoring van de uitstaande vorderingen van de samenwerkingspartner, kan de eventuele nadelige financiële gevolgen beperken. Risicofinancieringsmaatregelen Een kredietverzekering biedt dekking als een belangrijke partner niet meer aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen
Uw debiteuren rekken de betalingstermijn op Afnemers hebben verschillende redenen om zo laat mogelijk te betalen. Bijvoorbeeld voor de verbetering van het eigen werkkapitaal. Als leverancier echter wilt u zo snel mogelijk uw geld ontvangen. Risicobeheersmaatregelen Het is belangrijk om duidelijke afspraken met afnemers te maken over de voorwaarden van levering. Goede leveringsvoorwaarden zijn hierbij noodzakelijk. Daarnaast kan een strak creditmanagement helpen om eventuele financiële schade te voorkomen of te beperken. Houd vooral het aantal debiteurendagen in de gaten, om het effect op uw eigen werkkapitaal te minimaliseren. Creditmanagement is het geheel van maatregelen waarmee u het beheer van debiteuren en crediteuren optimaliseert. U kunt hiervoor expertise inhuren, speciale software aanschaffen of het beheer van uw debiteuren aan derden uitbesteden. Risicofinancieringsmaatregelen Een mogelijke verzekeringsoplossing is een kredietverzekering. Kredietverzekeraars beschikken over databases met actuele informatie over onder meer het betalings- en levergedrag van bedrijven wereldwijd. Met een kredietverzekering hebt u meer zekerheid over de kredietwaardigheid van uw afnemers en/of toeleveranciers. Een goede kredietverzekering is flexibel. U kunt bijvoorbeeld individuele transacties, geselecteerde debiteuren of de gehele omzet verzekeren. De adviseur van onze afdeling kredietverzekering adviseert u graag over de mogelijkheden. Een alternatief kan zijn om individuele (internationale) transacties door middel van documentair betalingsverkeer met uitgestelde betaling te regelen. Onze specialisten op het gebied van documentair betalingsverkeer en garanties kunnen u hierover adviseren.
Een belangrijke afnemer legt zijn eigen inkoopvoorwaarden dwingend op. Wanneer zaken gedaan wordt met een partij die eigen voorwaarden oplegt, dan heeft dit consequenties.
Risicobeheersmaatregelen Laat de opgelegde inkoopvoorwaarden maar ook de consequenties beoordelen door een juridisch adviseur. Als deze inkoopvoorwaarden sterk afwijken van de eigen leveringsvoorwaarden kunt u besluiten deze voorwaarden wel of niet te accepteren. Risicofinancieringsmaatregelen Aansprakelijkheidsbedingen in inkoopvoorwaarden van afnemers kunnen in sommige gevallen geheel of gedeeltelijk worden meeverzekerd op de aansprakelijkheidsverzekering.
3.7 Geld en Informatiestromen De in- en uitgaande geld- en informatiestromen zijn voor de continuïteit en duurzame rentabiliteit van Voorbeeld ABN AMRO Online Risicoscan van essentiële betekenis. Voorbeelden van informatiesystemen zijn: management informatiesystemen, administratie systemen en productiebesturingssystemen. Wat zijn de gevolgen voor Voorbeeld ABN AMRO Online Risicoscan, als het origineel en de back-up van uw systeem verloren gaat vervanging van bedrijfskritische systemen complicaties oplevert laptops/informatiedragers met informatie worden ontvreemd managementinformatie niet tijdig wordt aangeleverd er onvoldoende grip op debiteuren is kritische betalingen niet tijdig worden gedaan niet alle medewerkers (tijdig) worden aangemeld bij relevante instanties informatievoorziening naar klanten of autoriteiten stagneert n.v.t.
zeer klein
klein
redelijk groot
groot
zeer groot
Verliezen van informatie De beschikbaarheid van bepaalde papieren- en digitale informatie kan voor een onderneming cruciaal zijn. Welke informatie is voor uw onderneming van essentieel belang? Denk aan informatie over klanten, toeleveranciers, voorraden, orders, (technische) tekeningen, contracten etc. Risicobeheersmaatregelen Voor digitale gegevens zijn periodieke back-ups (bijvoorbeeld dagelijks) noodzakelijk. Zo kunt u na een calamiteit weer snel over de data beschikken. Zorg ervoor dat zich op elk moment een recente back-up buiten uw onderneming bevindt. Van belangrijke papieren documenten (contracten, klantgegevens, technische tekeningen, etc.) kunt u kopieën of scans maken en deze bewaren op een andere locatie dan waar de originele documenten zich bevinden. Risicofinancieringsmaatregelen Er zijn mogelijkheden om de zogenaamde reconstructiekosten te verzekeren. De garantie dat u al uw gegevens weer terugkrijgt hebt u hiermee niet. Zorg voor goede back-ups. U kunt deze zelf maken en op een andere locatie bewaren. U kunt dit ook uitbesteden of bijvoorbeeld online regelen.
Vervanging van bedrijfskritische systemen leidt tot uitval en complicaties De vervanging van besturingssystemen (van systeem 'A' naar 'B') leidt niet zelden tot complicaties. Onder meer onvoldoende testen, grote tijdsdruk en het niet goed aansluiten op andere interne systemen zijn hier debet aan. Ondanks dat overgang van het ene naar het andere systeem soms noodzakelijk is, dient u de implementatie goed te (laten) begeleiden. Risicobeheersmaatregelen Huur een gespecialiseerd bureau in om de implementatie te verzorgen en laat gebruikers de testen uitvoeren. Zij weten welke output gewenst is en kunnen door hun ervaring met het dagelijks gebruik de onvolkomenheden snel achterhalen. Laat beide systemen een periode naast elkaar draaien zodat in geval van problemen het oude systeem nog gebruikt kan worden.
Laptops of andere informatiedragers met (vertrouwelijke) informatie worden ontvreemd Steeds vaker verschijnen er berichten in de media waarin wordt verwezen naar vertrouwelijke informatie die op straat terecht is gekomen. Bijvoorbeeld via een USB-stick of laptop. Risicobeheersmaatregelen U kunt een aantal technische maatregelen nemen. Denk aan encryptie van belangrijke informatie, beveiligen tegen hacking, laptops beveiligen met wachtwoorden en fire-walls. Automatiseringsbedrijven kunnen u hierbij van dienst zijn. Verder kunt u medewerkers laten tekenen voor het vertrouwelijk omgaan met gegevens en eventueel sanctiemaatregelen hieraan koppelen indien zij onzorgvuldig met de afspraken en gegevens omgaan.
Onvoldoende grip op debiteuren Wat zijn de gevolgen wanneer u verrast wordt door een afnemer die niet in staat blijkt te betalen? Zonder maatregelen vooraf kan dit ingrijpende gevolgen hebben voor de geldstroom binnen uw onderneming. Risicobeheersmaatregelen Creditmanagement is het geheel van maatregelen waarmee u het beheer van debiteuren en crediteuren optimaliseert. U kunt hiervoor expertise inhuren, speciale software aanschaffen of het beheer van uw debiteuren aan derden uitbesteden. Door het goed monitoren van de betalingservaring met uw klanten is het mogelijk een inschatting te maken van de kans op betaling. Kijk bijvoorbeeld naar de betalingstermijnen; indien deze steeds langer worden kan dit een signaal zijn. Wees selectief in de afnemers waar u zaken mee doet; ken uw klant. Risicofinancieringsmaatregelen Kredietverzekeraars beschikken over databases met actuele informatie over onder meer het betalings- en leveringsgedrag van bedrijven wereldwijd. Met een kredietverzekering hebt u meer zekerheid over de kredietwaardigheid van uw afnemers en/of toeleveranciers. Een goede kredietverzekering is flexibel. U kunt bijvoorbeeld individuele transacties, geselecteerde debiteuren of de gehele omzet verzekeren. De adviseur van ABN AMRO kan u hierover informeren. Een alternatief kan zijn om toekomstige individuele (internationale) transacties door middel van documentair betalingsverkeer te regelen. Onze specialisten op het gebied van documentair betalingsverkeer en garanties kunnen u hierover adviseren. U kunt ook Solveon Incasso B.V. (100% dochter van ABN AMRO) inschakelen. Solveon neemt op basis van "No cure, No pay" uw incassovraagstukken uit handen, zodat u zich weer kunt richten op de kern van uw bedrijfsvoering. Solveon maakt hierbij gebruik van een (inter)nationaal netwerk van onder andere gerechtsdeurwaarders en advocaten. Meer informatie kunt u vinden op http://www.solveon.nl/.
Kritische betalingen worden niet tijdig afgehandeld Kritische betalingen die niet op tijd worden uitgevoerd kunnen sancties tot gevolg hebben. Risicobeheersmaatregelen Om niet tijdige afhandeling van kritische betalingen (fiscus, salarissen, etc) te voorkomen, is de inrichting van een betalings- en rapportageplatform noodzakelijk waarbij u de beschikking heeft over voldoende liquiditeiten. ABN AMRO kan u als ondernemer, Internet Bankieren of Access Online aanbieden waarbij via Internet op elke locatie in de wereld kan worden ingelogd. Hierdoor kunnen de kritische betalingen worden klaargezet, gefiatteerd en op het kritische tijdstip worden uitgevoerd.
Medewerkers worden niet op tijd aangemeld bij de verzekeraar van de diverse werknemersverzekeringen of de fiscus. Als medewerkers niet op tijd worden aangemeld, kunnen de financiële gevolgen groot zijn.
Risicobeheersmaatregelen Geadviseerd wordt binnen uw onderneming een afdeling of persoon hiervoor verantwoordelijk te maken zodat uw bedrijfsvoering op dit gebied altijd aansluit op de geldende wet- en regelgeving. Het hebben van sluitende procedures voor wat betreft het aan- en afmelden van medewerkers is niet alleen van belang voor de Belastingdienst (indien u een beschikking van de belastingdienst heeft), maar geldt ook voor alle werknemersverzekeringen. Hiermee voorkomt u dat u wordt geconfronteerd met mogelijke boetes van de Belastingdienst of schadeclaims als werknemers niet zijn aangemeld voor de diverse werknemersverzekeringen. Voor de pensioenregeling houdt dit in dat er geen recht op uitkering bestaat bij pensionering of overlijden van een werknemer als een medewerker niet (tijdig) is aangemeld. Als werkgever kunt u geconfronteerd worden met een levenslange uitkeringsverplichting voor de werknemer of zijn/haar nabestaanden. Als een werkgever niet over een door de werknemer getekende afstandsverklaring beschikt, is de werkgever altijd aansprakelijk indien de werknemer niet tijdig is aangemeld op een volgens de CAO verplichte werknemersverzekering.
Informatievoorziening naar klanten of autoriteiten stagneert Informatievoorziening, zowel als dienst aan klanten (voorraadpositie, goederenlocatie) als op grond van wettelijke verplichting aan autoriteiten (douane, tracking & tracing op grond van de 'General Food Law'). Risicobeheersmaatregelen Automatisering van het handmatige proces maakt de informatieverstrekking aan klanten en autoriteiten efficiënter, maar leidt tegelijkertijd tot een afhankelijkheid en kwetsbaarheid die goed gemanaged dient te worden. Risicofinancieringsmaatregelen Aanspraken van douane of andere overheidsinstanties zijn lang niet altijd meeverzekerd. Of deze dekking voor u noodzakelijk en/of gewenst is, kunnen wij in overleg met u bepalen.
3.8 Financieel Een gezonde financiële positie is voor Voorbeeld ABN AMRO Online Risicoscan noodzakelijk om tegenvallende resultaten en/of calamiteiten op te kunnen vangen. Wat zijn de gevolgen voor Voorbeeld ABN AMRO Online Risicoscan, als
de financiële middelen onvoldoende zijn voor investeringen de kasstroom ontoereikend is het werkkapitaal niet efficiënt wordt ingezet er onvoldoende middelen zijn om zelf schade te kunnen opvangen verstrekking van een (levenslange) pensioenuitkering n.v.t.
zeer klein
klein
redelijk groot
groot
zeer groot
Uw onderneming verwacht de komende 3 jaar grote investeringen te doen, het betreft: overslagcapaciteit vergroten De waarde van deze investering(en) wordt als volgt ingeschat: ■
groter dan EUR 250.000.
Onvoldoende financiële middelen om benodigde investeringen te doen Voor een onderneming is investeren noodzakelijk om mee te kunnen in snel veranderende marktomstandigheden. Winst en afschrijvingen bieden boekhoudkundige ruimte om (vervangings)investeringen te doen. Maar wat als de beschikbare liquiditeiten in uw onderneming of de leencapaciteit op het (her)investeringsmoment niet toereikend zijn? Risicobeheersmaatregelen Zorg voor een goede planning van de noodzakelijke investeringen en voor het waarborgen van een adequate financiële positie. Een voldoende grote vermogensbuffer biedt financiële bewegingsruimte en investeringsmogelijkheden. Het frequent opstellen van een liquiditeitsbegroting geeft inzicht in uw geldstromen en de beschikbare liquiditeiten. Risicofinancieringsmaatregelen Om te kunnen investeren moet u zelf voldoende liquiditeiten hebben (of snel kunnen vrijmaken) of een kredietfaciliteit hebben waaruit de investeringen kunnen worden betaald. Naast deze oplossingen kunt u ook denken aan alternatieve financieringsvormen zoals leaseconstructies. De adviseur van ABN AMRO kan u helpen met het samenstellen van een krediet- en investeringsmix. Meer informatie over lease-oplossingen kunt u vinden op http://www.abnamrolease.nl/.
De kasstroom is ontoereikend om aan de verplichtingen te kunnen voldoen Bij kredietverstrekking is het vertrouwen van een bank in de toekomstige cashflow (kasstromen) van belang. Een gezonde liquiditeitspositie zorgt voor ruimte om aan de betalingsverplichtingen te voldoen. Door het actief managen van de liquiditeitspositie van uw onderneming heeft u goed zicht en grip op de in- en uitgaande kasstroom. Maar wat als er sprake is van liquiditeitskrapte?
Risicobeheersmaatregelen Maak goede betalingsafspraken met debiteuren en crediteuren en zorg voor grip op uw voorraadbeheer. Ook een goede verhouding tussen cashflow en aflossingsverplichtingen draagt bij aan een efficiënt management van uw liquiditeitspositie. Actieve controle geeft u een actueel inzicht, zodat u in staat bent tijdig en professioneel te anticiperen richting leveranciers, afnemers en mogelijke financiers. Risicofinancieringsmaatregelen Een goede verhouding tussen cashflow en verplichtingen resulteert in een gezonde liquiditeitspositie waardoor u in staat bent tijdig aan uw verplichtingen te voldoen, te reserveren of te investeren. Neem bij naderende liquiditeitskrapte tijdig contact op met uw accountmanager van ABN AMRO om u te laten adviseren over de verschillende mogelijkheden.
Niet efficiënt inzetten van het werkkapitaal Efficiënt inzetten van het werkkapitaal binnen uw onderneming betekent: het actief managen van het voorraadniveau, de debiteuren en het gebruik van leverancierskrediet. Op die manier kunt u het kapitaalbeslag binnen uw onderneming aanzienlijk verlagen, zal het kredietgebruik lager zijn en kunnen eventueel overtollige creditgelden worden belegd. Risicobeheersmaatregelen ABN AMRO wil u graag helpen met een betere werkkapitaalbenadering en heeft hiervoor de Werkkapitaalscan. Op basis van deze scan op maat kunnen wij u adviseren over efficiënt debiteuren-, crediteuren- en voorraadbeheer. Meer informatie hierover kunt u vinden op http://www.abnamro.nl/werkkapitaalscan. Wanneer u over onvoldoende werkkapitaal beschikt, kan het interessant zijn om te kijken of u bijvoorbeeld bedrijfsmiddelen met een rekening courant faciliteit hebt gefinancierd. Om uw rekeningcourant faciliteit vrij te houden kunt u overwegen uw bedrijfsmiddel(en) op een andere manier te financieren. Lease is hier een goed alternatief. Meer informatie over lease-oplossingen kunt u vinden op www.abnamrolease.nl/.
Onvoldoende financiële middelen om ongedekte schades of eigen risico's te kunnen opvangen Iedere onderneming maakt afwegingen ten aanzien van de voorspelbare risico's. Sommige risico's verzekert u. Mogelijk kiest u of bent u verplicht tot het nemen van een eigen risico. Sommige risico's neemt u misschien geheel voor eigen rekening. Maar hoe weet u of u bij veranderende omstandigheden deze risico's voor eigen rekening kunt blijven nemen? Risicobeheersmaatregelen Met het invullen van deze risicoscan van ABN AMRO heeft u een stap gezet in het inzichtelijk maken van uw ondernemingsrisico's. Het is goed om uw risicoprofiel regelmatig te toetsen. ABN AMRO kan u hierbij van dienst zijn. Daarnaast is het van belang dat u bij belangrijke toeleveranciers controleert wat de kwaliteit van hun risicobeheersing en risicodekking is (met name ten aanzien van het aansprakelijkheidsrisico).
Verstrekking van een (levenslange) pensioenuitkering Bij pensioenopbouw binnen de onderneming bestaat het risico dat bij het overlijden of de pensionering van de DGA de onderneming onvoldoende liquide middelen tot haar beschikking heeft om aan de uitkeringsverplichting aan de nabestaanden te kunnen voldoen.
Risicobeheersmaatregelen Wij adviseren u te bezien of de gereserveerde pensioengelden voldoende zijn om aan eventuele toekomstige verplichtingen te kunnen voldoen. Een externe adviseur kan u helpen de financiële gevolgen in kaart te brengen en dit uit te werken in een financieringsplan. Het is van belang om ruim voor een beoogde pensioendatum van betrokkene(n) hierbij stil te staan. Risicofinancieringsmaatregelen Voor het afdekken van dit risico zijn zowel bancaire als verzekeringsconstructies denkbaar. Mogelijke oplossingen zijn afhankelijk van uw persoonlijke situatie. Onze adviseurs zijn graag bereid u hierover te adviseren.
3.9 Product/Dienst Een product kan een grondstof, halffabricaat of gereed product zijn. Bij 'dienst' gaat het om de dienstverlening die aan afnemers wordt geleverd. Wat zijn de gevolgen voor Voorbeeld ABN AMRO Online Risicoscan, als
het product moet worden teruggehaald het product/dienst een gevaar oplevert voor de veiligheid/volksgezondheid de logistieke diensten niet/niet tijdig worden geleverd de logistieke diensten niet goed worden geleverd gebrekkige dienstverlening financiële of materiële schade toebrengt aan derden contractuele afspraken een onverantwoord financieel risico opleveren onvoldoende kwaliteitsbeheersing een gebrekkig product oplevert n.v.t.
zeer klein
klein
redelijk groot
groot
zeer groot
Voorwaarden en afspraken U hanteert Algemene Voorwaarden. ■
Als u 'Algemene Voorwaarden' hanteert voor uw overeenkomsten, dan is het voor leveranciers en klanten direct duidelijk onder welke condities u levert, betaalt, verkoopt of inkoopt. Algemene Voorwaarden helpen conflicten te voorkomen omdat de wederzijdse rechten en plichten tussen partijen duidelijk zijn vastgelegd.
■
Als u Algemene Voorwaarden hanteert, is het van belang dat u deze ook consequent en correct gebruikt en bijvoorbeeld afdrukt op de achterzijde van uw facturen en offertes. De voorwaarden moeten altijd voorafgaand aan een overeenkomst duidelijk kenbaar zijn gemaakt aan uw klant. Het is van belang dat u alle afspraken met uw leveranciers of afnemers altijd schriftelijk vastlegt.
■
Als u in bepaalde gevallen afwijkt of afziet van uw Algemene Voorwaarden kan het zijn dat uw aansprakelijkheidsverzekering geen dekking biedt.
Het product moet worden teruggehaald Het kan gebeuren: een product moet uit de markt worden gehaald (recall). Dan is het van belang dat bekend is waar het product terecht is gekomen en wat de herkomst is van de grond- en hulpstoffen (traceability). Risicobeheersmaatregelen Registreer de herkomst van grond- en hulpstoffen per product(groep). Zorg voor een recall procedure en test deze procedure minimaal één keer per jaar. Ga na welke contractuele afspraken er zijn met afnemers met betrekking tot dit onderwerp, laat deze afspraken regelmatig actualiseren en beoordelen door uw juridisch adviseur (met name van belang/vereist in de voedingsmiddelenindustrie en bij veeleisende klanten/opdrachtgevers als multinationals of in de automotiveindustrie, etc.). Risicofinancieringsmaatregelen Als uw onderneming beschikt over een goede recall procedure kunt u zich mogelijk verzekeren tegen de kosten die met een recall gemoeid zijn. Externe adviseurs kunnen u adviseren bij het opstellen van een recall plan.
Het product of de dienst levert een gevaar op voor de veiligheid of de volksgezondheid Productveiligheid is van groot belang voor onder meer het imago van uw onderneming. Mocht blijken dat een product onveilig is, dan kan dit mogelijk leiden tot claims, klachten en een lagere omzet. Risicobeheersmaatregelen Hanteer strikte kwaliteitsprotocollen voor alle in- en uitgaande goederenstromen. Zorg dat binnen uw onderneming een gekwalificeerde persoon of afdeling (kwaliteitscontroleurs) verantwoordelijk is voor: ■
De kwaliteitscontroles
■
De uitvoering van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving
■
Het actueel houden van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving
■
Het bijhouden van en het toezicht op de kwaliteitsvoorschriften
■
De vastlegging en registratie van de controleresultaten
■
De opleiding van de kwaliteitscontroleurs
Uit de door u ingevulde vragenlijst blijkt dat uw onderneming (in)direct levert aan afnemers in USA/Canada. Gezien het strenge aansprakelijkheidsregime dat hier geldt, is het van groot belang dat het product dat geleverd wordt aan de strenge veiligheidseisen voldoet. Goede leveringsvoorwaarden, waarin de aansprakelijkheid zoveel mogelijk wordt uitgesloten, zijn van groot belang. Ook een duidelijke handleiding of gebruiksaanwijzing kan van essentieel belang zijn. Probeer waar mogelijk via een agent of importeur te werken en laat uw onderneming als verzekerde meenemen op de polis van de agent of importeur. Sluit zelf een goede aansprakelijkheidsdekking als 'vangnet' af. Risicofinancieringsmaatregelen Een aansprakelijkheidsverzekering dekt veelal de materiële en/of letselschade als gevolg van een geleverd product en/of dienst. Of er dekking bestaat hangt van meerdere factoren af. Het is van groot belang dat onder meer de juiste hoedanigheid van uw onderneming in de polis staat vermeld. Alle kosten verbonden aan een eventuele herlevering van goederen en/of producten zijn niet verzekerbaar. Standaard is het USA/Canada-risico in aansprakelijkheidsverzekeringen uitgesloten. Daar uw onderneming (in)direct levert aan (een) afnemer(s) in de USA/Canada zullen wij graag nagaan in hoeverre er momenteel dekking voor dit risico op uw aansprakelijkheidsverzekering bestaat voor het geval u met een claim vanuit de USA/Canada wordt geconfronteerd.
De logistieke diensten niet of niet tijdig worden geleverd Als uw onderneming er richting uw afnemers niet in slaagt om de dienst te leveren, zal dit tot klachten kunnen leiden tot en wellicht ook verlies van klanten. Een goede performance is essentieel om de continuïteit en rentabiliteit te kunnen blijven realiseren. Risicobeheersmaatregelen Strakke planning hanteren, toezien en controle op het halen van deadlines. Het opnemen van een "Overmacht"clausule in de contracten zal de gevolgen kunnen beperken. Zicht en grip op het logistieke traject is van essentieel belang, zodat waar nodig bijgestuurd kan worden. Aanvullende beheersmaatregelen kunnen zijn: ■
de opleiding/training/instructie van personeel;
■
(indien mogelijk) reservecapaciteit reserveren;
■
de aansprakelijkheid op de juiste wijze contractueel beperken en/of de gevolgschade uitsluiten door het hanteren van leveringsvoorwaarden.
Risicofinancieringsmaatregelen De materiële schade is verzekerbaar, hetzij in de vorm van een aansprakelijkheidsverzekering, hetzij in de vorm van een goederentransportverzekering ten behoeve van de ladingeigenaar. NB: zuivere (immateriële) vermogensschade bijv. als gevolg van gedwongen stilstand van een fabriek door vertraagde aanlevering is slechts zeer beperkt verzekerbaar en voor beperkte verzekerde bedragen.
De logistieke diensten worden niet goed geleverd Fouten of tekortkomingen in de dienstverlening kunnen leiden tot klachten en/of claims. Afhankelijk van de leveringsvoorwaarden die worden gehanteerd zal de mate van aansprakelijkheid kunnen verschillen. Daarnaast kunnen fouten of tekortkomingen leiden tot verlies van klanten/opdrachtgevers en/of aantasting van het imago van uw onderneming. Risicobeheersmaatregelen Leveringsvoorwaarden hanteren waarin gevolgschade van gemaakte fouten en/of tekortkomingen in de dienst zijn uitgesloten. Hanteer een klachtenregistratiesysteem en opvolgingsysteem en zorg ervoor dat klachten volgens een beschreven procedure op een klantgerichte manier worden afgehandeld. Risicofinancieringsmaatregelen Gevolgschade in de vorm van materiële schade en/of letselschade is verzekerbaar op een aansprakelijkheidsverzekering. Afhankelijk van de bedrijfstak waarin uw onderneming opereert, zijn specifieke clausules mogelijk/gewenst. In bepaalde gevallen is ook de financiële gevolgschade te verzekeren zonder dat hierbij sprake hoeft te zijn van materiële en/of letselschade. Dit wordt ook wel "zuivere vermogensschade" genoemd.
Met gebrekkige dienstverlening wordt schade toegebracht aan derden Met een (indirect) door uw onderneming geleverd product of verleende dienst kan financiële of materiële schade worden toegebracht aan derden. Dit kan leiden tot klachten, claims, verlies van afnemers en aantasting van het imago. Afhankelijk van de leveringsvoorwaarden kan de mate van aansprakelijkheid verschillen. Risicobeheersmaatregelen Hanteer leveringsvoorwaarden waarin gevolgschade van gemaakte fouten en/of tekortkomingen in de uitvoering van het product of de dienst zijn uitgesloten. Hanteer een klachtenregistratiesysteem en zorg ervoor dat klachten volgens een beschreven procedure op een klantgerichte manier worden afgehandeld. Voer tevens een uitgangs- of kwaliteitscontrole uit, waarbij producten en diensten aan de hand van een aantal criteria worden gecontroleerd voordat ze aan de klant worden geleverd. Risicofinancieringsmaatregelen Gevolgschade in de vorm van materiële schade en/of letselschade is verzekerbaar op een aansprakelijkheidsverzekering. Afhankelijk van de bedrijfstak zijn specifieke clausules mogelijk/gewenst. In bepaalde gevallen is ook de financiële gevolgschade te verzekeren zonder dat hierbij sprake hoeft te zijn van materiële en/of letselschade. Dit wordt ook wel 'zuivere vermogensschade' genoemd.
Contractuele afspraken leveren een onverantwoord financieel risico op Contracten leiden tot verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden. Zorg ervoor dat de contractuele afspraken niet leiden tot onverantwoorde risico's.
Risicobeheersmaatregelen Het is van belang tijdig stil te staan bij de eventuele consequenties van de met uw contractpartner gemaakte afspraken. Zeker in die gevallen waar uw contractpartner zijn inkoopvoorwaarden aan u oplegt, adviseren wij u in het bijzonder attent te zijn op de aansprakelijkheidsparagraaf. Risicofinancieringsmaatregelen Normaal gesproken zal gebruik worden gemaakt van de standaard vervoers- en/of opslagcondities waarin uw aansprakelijkheid is beperkt tot vaste bedragen. Bij afwijking van standaardcondities kunt u dit afstemmen met uw verzekeringsadviseur. Een uitgebreidere vorm van aansprakelijkheid dan gebruikelijk (zogenaamde supercontractuele aansprakelijkheid) is niet standaard verzekerd, maar soms wel verzekerbaar.
Onvoldoende kwaliteitsbeheersing kan een gebrekkig product opleveren Met 'value added services' kan de logistiek dienstverlener ook een verantwoordelijkheid krijgen/nemen voor de kwaliteit van samengestelde en geleverde producten. Risicobeheersmaatregelen Zorg voor een goede controle van de producten aan de hand van een uitgangs- en/of kwaliteitscontrolesysteem. Hanteer een klachtenregistratiesysteem en opvolgingssysteem en zorg ervoor dat klachten volgens een beschreven procedure op een klantgerichte manier worden afgehandeld. Risicofinancieringsmaatregelen Een adequate dekking voor productaansprakelijkheid in uw algemene bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering, kan de financiële gevolgen beperken.
3.10 Bedrijfsvoering Dit onderdeel richt zich op een aantal mogelijke risico's binnen uw bedrijfsvoering en welke gevolgen dit voor uw onderneming kan hebben.
Wat zijn de gevolgen voor Voorbeeld ABN AMRO Online Risicoscan, als de koers van buitenlandse valuta extreem fluctueert de rente extreem fluctueert er wordt gefraudeerd met facturen, betalingen etc. uw verzekeringsportefeuille onvoldoende aansluit op de risico's er niet wordt voldaan aan veranderende wet- en regelgeving douaneprocedures onvoldoende worden beheerst n.v.t.
zeer klein
klein
redelijk groot
groot
zeer groot
Koers buitenlandse valuta fluctueert extreem (in de verkeerde richting) Een onderneming die structureel handelt in een omgeving waar een andere dan de eigen valuta domineert, heeft altijd te maken met valutarisico’s die van invloed kunnen zijn op de concurrentiepositie en de winstgevendheid van de onderneming: het operationeel risico. Dit geldt voor bedrijven die produceren in de eurozone, maar voor hun inkoop sterk afhankelijk zijn van leveranciers buiten de eurozone, of voor bedrijven die te maken hebben met concurrenten van buiten de eurozone. Inzicht in waar je concurrenten vandaan komen en in welke valuta zij zaken doen, is hierbij van groot belang. Tijd is hierbij een belangrijke factor: in de loop van de tijd kan een koers behoorlijk fluctueren. Denk aan het moment dat de daadwerkelijke levering plaatsvindt, dat vaak niet gelijk ligt aan het tijdstip waarop u de offerte accepteert of waarop u de factuur ontvangt. We noemen dit het transactierisico en verstaan daaronder ook het pré transactierisico, de periode tussen het ontvangen van de offerte en de acceptatie ervan. De belangrijkste inkoopvaluta zijn: ■
EUR (90 %)
■
USD (10 %)
De belangrijkste factuurvaluta zijn: ■
EUR (90 %)
■
USD (10 %)
Risicobeheersmaatregelen Formuleer een risicomanagement strategie zodat het risico gemanaged is binnen de kaders zoals door uzelf is aangegeven. U kunt in de contracten met uw leveranciers en afnemers bepalingen laten opnemen waarin staat dat u een nieuwe calculatie mag doorvoeren indien koersfluctuaties groter zijn dan bijvoorbeeld 5% ten opzichte van de koers bij het aangaan van de overeenkomst. De contracten kunnen wellicht worden omgezet in euro's, zodat uw contractpartner het valutarisico 'overneemt'. Let hierbij wel op wat uw concurrenten doen zodat uw positie ten opzichte van uw concurrenten niet verslechtert.
In het offertestadium kunt u al een valutarisico lopen zonder dat duidelijk is of u het contract gaat krijgen. Juist in deze fase is het van groot belang dat u een afdekkingscontract sluit. Zo wordt u bij acceptatie niet geconfronteerd met een offerte met een negatieve waarde als gevolg van ongunstige valutabewegingen. De treasury adviseur van ABN AMRO informeert u hier graag verder over. Risicofinancieringsmaatregelen Met valutatermijncontracten kan een vaste valutakoers worden afgesproken voor bijna alle looptijden. Hierbij wordt meestal de verwachte betaaldatum gekozen. Via valutaderivaten is het mogelijk mee te profiteren van positieve koersbewegingen of de risico's bij negatieve koersontwikkelingen te beperken. De treasury adviseur van ABN AMRO informeert u graag over de mogelijkheden.
De inkoop is over meerdere valuta verspreid Over het algemeen maken Nederlandse bedrijven kosten in euro’s. Op het moment dat bedrijven over de grens gaan en omzet realiseren in een land buiten de eurozone krijgen ze te maken met vreemde valuta. Ze maken dan prijsafspraken in bijvoorbeeld US dollars en realiseren een omzet in US dollars. Op dat moment ontstaat valutarisico. Dat risico blijft bestaan tot het moment dat de dollars worden gewisseld naar euro's. Tussen deze twee tijdstippen kan de wisselkoers van EUR/USD aanzienlijk veranderen. Hierdoor kan winstmarge verdampen. Dat is in essentie valutarisico en geldt voor bedrijven die produceren in de eurozone, maar voor hun verkoop sterk afhankelijk zijn van afnemers buiten de eurozone of voor bedrijven die te maken hebben met concurrenten van buiten de eurozone. Inzicht in waar je concurrentie vandaan komt en in welke valuta zij zakendoen, is hierbij van groot belang.
De rente fluctueert extreem (in de verkeerde richting) De meeste ondernemingen zijn (gedeeltelijk) door middel van leningen gefinancierd. Stijgende rentelasten zorgen voor extra financiële druk op uw onderneming. Risicobeheersmaatregelen U kunt het renterisico terugbrengen door leningen snel(ler) af te lossen. Bedrijfsmatig is dit vaak niet de meest optimale oplossing; dit is het geval indien het rendement van de onderneming hoger is dan de te betalen rente (dit wordt leverage genoemd). Daarnaast kunt u de rentecoupon (onderdeel van een verhandelbare lening waarop het rentepercentage is genoteerd) van uw lening fixeren. Signaleer tijdig de renterisicomomenten (bij een toekomstige investering is het bijvoorbeeld mogelijk nu al de rentecoupon vast te zetten). Risicofinancieringsmaatregelen Renterisico's kunnen worden afgedekt met rentederivaten. Te denken valt aan vaste rente, variabele rente met een maximum (plafond) of andere op uw onderneming toegespitste constructies. Individueel maatwerk is altijd mogelijk; er wordt dan rekening gehouden met uw rentepositie en rentevisie. De accountmanager of treasury adviseur van ABN AMRO kan u hierover informeren.
Er wordt gefraudeerd met facturen, betalingen etc. Onder fraude verstaan we bedrog, zoals het vervalsen van documenten of het op een andere manier ontduiken van voorschriften, met als oogmerk de onderneming te benadelen. Uit onderzoek blijkt dat bijna één op de twee ondernemingen wel eens te maken heeft gehad met een vorm van fraude (zowel financiële als immateriële schade).
Risicobeheersmaatregelen Breng medewerkers niet in verleiding. Uit onderzoek is gebleken dat een groot deel van de fraudes rechtstreeks in relatie staat tot de functie van de dader, vaak is de dader sleuteldrager. Wees alert bij werving en selectie en train het management in het signaleren van fraude en diefstal. Dit kan de integriteit van de bedrijfscultuur verbeteren. Door de aanwezigheid van zo min mogelijk contanten wordt de kans op diefstal kleiner. Zorg dat er niet te weinig procuratiehouders zijn - dat kan tijdige betaling in gevaar brengen - maar zeker ook niet te veel, dit laatste kan fraude in de hand werken. Risicofinancieringsmaatregelen Fraude met contanten kan worden voorkomen door afnemers gebruik te laten maken van gegarandeerde betalingen zoals Pin, iDEAL, incasso etc. Door het gebruik van zakelijke creditcardprogramma's (Prepaid Card of Business Card) kunnen contanten voor kleine declaraties tot het minimum beperkt worden. De kans op diefstal of fraude wordt hierdoor verkleind. De financiële gevolgen van fraude (en beroving) kunnen worden afgedekt via een fraudeverzekering.
Verzekeringsportefeuille sluit onvoldoende aan Risico’s kunnen de continuïteit en rentabiliteit van uw onderneming en uw ambities in gevaar brengen. Met een passende verzekeringsportefeuille kunt u (een aantal) risico’s afdekken. Risicobeheersmaatregelen Breng het risicoprofiel van uw onderneming in kaart en beoordeel welke risico’s wel en welke niet verzekerd dienen te worden. Licht uw verzekeringsportefeuille periodiek door, zodat u hem waar nodig tijdig kunt actualiseren. Risicofinancieringsmaatregelen Zorg voor een solide verzekeringsportefeuille die optimaal aansluit op het risicoprofiel van uw onderneming. De adviseur of specialist van ABN AMRO kan u hierbij van dienst zijn.
Er wordt niet voldaan aan veranderende wet- en regelgeving Het niet voldoen aan wet- en regelgeving kan negatieve gevolgen hebben en in bepaalde gevallen leiden tot sancties. Risicobeheersmaatregelen Zorg voor voldoende inzicht in relevante wet- en regelgeving en de wijze waarop uw onderneming daarmee moet omgaan. Maak binnen uw onderneming een afdeling of persoon verantwoordelijk, zodat uw bedrijfsvoering te allen tijde aansluit op de geldende wet- en regelgeving. Risicofinancieringsmaatregelen De financiële gevolgen van opgelegde sancties zijn niet verzekerbaar. Bepaalde financiële gevolgen van overtreding van wet- en regelgeving zijn, afhankelijk van oorzaak en omstandigheden, wel te verzekeren. Denk bijvoorbeeld aan aansprakelijkheidsschade of milieuschade. Of dit voor uw onderneming noodzakelijk en/of gewenst is, zoeken wij graag verder met u uit.
Douaneprocedures worden onvoldoende beheerst Als medewerkers de actuele douaneprocedures onvoldoende kennen en beheersen, kan dit negatieve en uiteindelijk zelfs schadelijke gevolgen hebben voor uw onderneming.
Risicobeheersmaatregelen Zorg dat uw organisatie en systemen regelmatig worden geactualiseerd op het gebied van veranderende douaneprocedures, tarieven, goederenindelingen en bijbehorende ICT-systemen. In plaats van voor eigen risico de aangiften te verzorgen, kunt u ook optreden als directe vertegenwoordiger voor douaneaangiften. Risicofinancieringsmaatregelen Het risico van douaneaansprakelijkheid kan worden meeverzekerd op de Logistieke Aansprakelijkheidsverzekering.
4 Checklist
In deze checklist treft u per aandachtsgebied een weergave van de bedrijfsrisico's waarvan u heeft aangegeven dat deze redelijke grote tot zeer grote gevolgen hebben op de continuïteit en rentabiliteit van Voorbeeld ABN AMRO Online Risicoscan. Management er langere tijd geen sturing is
de directeur/DGA overlijdt/arbeidsongeschikt wordt bedrijfsopvolging ontbreekt een (mede)aandeelhouder vertrekt, overlijdt of arbeidsongeschikt wordt overig management vertrekt, overlijdt of arbeidsongeschiktheid wordt Bedrijfsproces en logistiek de voorraad goederen onder beheer verloren gaat een kritiek transportmiddel uitvalt op- en/of overslagfaciliteit verloren gaan de 'value added logistics/services' niet geleverd kunnen worden de goederen niet, te laat of beschadigd worden afgeleverd een rij- en leveringsverbod of beperking wordt ingesteld de controle over een logistiek samenwerkingsverband wegvalt uw onderneming wordt geconfronteerd met imagoaantasting de ICT voorziening verloren gaat bijzondere faciliteiten verloren gaan Bedrijfsmiddelen en -huisvesting
het kantoorpand en/of de opslagcapaciteit verloren gaat de bedrijfsmiddelen verloren gaan het automatiseringssysteem uitvalt
Medewerkers een medewerker met specifieke kennis uitvalt/vertrekt één of meerdere medewerkers langdurig ziek zijn een bedrijfsongeval met (ernstig) letsel plaatsvindt er onvoldoende geschikt personeel is Toeleveranciers
een toeleverancier de logistieke diensten niet meer wil/kan leveren prijsstijgingen niet kunnen worden doorberekend een toeleverancier van energie/andere utiliteiten niet levert
Afnemers een afnemer geen product/dienst kan/wil afnemen een afnemer niet aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen een partner de samenwerking verbreekt uw debiteuren de betalingstermijn oprekken een afnemer (dwingend) zijn inkoopvoorwaarden oplegt
Geld- en informatiestromen het origineel en de back-up van uw systeem verloren gaat
vervanging van bedrijfskritische systemen complicaties oplevert laptops/informatiedragers met informatie worden ontvreemd er onvoldoende grip op debiteuren is kritische betalingen niet tijdig worden gedaan niet alle medewerkers (tijdig) worden aangemeld bij relevante instanties informatievoorziening naar klanten of autoriteiten stagneert Financieel de financiële middelen onvoldoende zijn voor investeringen de kasstroom ontoereikend is het werkkapitaal niet efficiënt wordt ingezet er onvoldoende middelen zijn om zelf schade te kunnen opvangen verstrekking van een (levenslange) pensioenuitkering Product/dienst het product moet worden teruggehaald het product/dienst een gevaar oplevert voor de veiligheid/volksgezondheid de logistieke diensten niet/niet tijdig worden geleverd de logistieke diensten niet goed worden geleverd gebrekkige dienstverlening financiële of materiële schade toebrengt aan derden contractuele afspraken een onverantwoord financieel risico opleveren onvoldoende kwaliteitsbeheersing een gebrekkig product oplevert Bedrijfsvoering de koers van buitenlandse valuta extreem fluctueert de rente extreem fluctueert er wordt gefraudeerd met facturen, betalingen etc. uw verzekeringsportefeuille onvoldoende aansluit op de risico's er niet wordt voldaan aan veranderende wet- en regelgeving douaneprocedures onvoldoende worden beheerst
5 Tenslotte
ABN AMRO vertrouwt er op dat u met deze rapportage nog beter in staat bent om de continuïteit en rentabiliteit van uw onderneming veilig te stellen. Wij realiseren ons dat, naast de risicobeheers- en financieringsmaatregelen die in dit rapport genoemd worden, er voor uw onderneming wellicht meer alternatieven zijn. Samen met u bespreken wij graag de mogelijkheden. ABN AMRO Bank N.V.
Disclaimer ABN AMRO aanvaardt GEEN:
■
aansprakelijkheid voor het (niet) identificeren, signaleren of elimineren van gevaren (in de ruimste zin des woords), noch voor schade ontstaan hierdoor;
■
verplichting voor het melden van feiten of omstandigheden vastgesteld bij het bezoek of in het rapport. Dit valt volledig onder de bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de onderneming;
■
aansprakelijkheid uit een op de onderneming rustende verplichting voortvloeiend uit (wettelijke) regels en/of statuten.
Het uitvoeren van door ABN AMRO aanbevolen adviezen of verbeteringen vrijwaart de onderneming niet van wettelijke of contractuele verplichtingen en is geen waarborg voor het zonder gevaar of schaden zijn van uw producten, diensten, bedrijfsinstallaties, gebouwen en anderszins.
© 2011 ABN AMRO 1314649557
