2. Mededelingen Ruben: Onze nieuwe boekenleverancier Jongbloed is recentelijk failliet gegaan. Dit komt later ter sprake

Notulen Wissel ALV van Itiwana, 21e bestuur / 22e bestuur 1 oktober 2014, 19.00u Locatie: Einstein, Nieuwe Rijn 19, Leiden 1. Opening 19.01

Yvonne leest openingsgedicht voor: “Lieve, lieve oude schoenen, ik hou van jullie allemaal, maar ik heb nu een nieuw paar schoenen waar ik zo blij mee ben dat ik jullie waarschijnlijk niet meer zal dragen, ik doe jullie natuurlijk niet weg, maar ik geef jullie een rustig plekje in mijn kast waar ik af en toe nog eens kan terugdenken aan alle mooie herinneringen samen. Liefs, Pieter” 2. Mededelingen Ruben: Onze nieuwe boekenleverancier Jongbloed is recentelijk failliet gegaan. Dit komt later ter sprake.

19.04: Simone de B. komt binnen 3. Vaststellen agenda Vastgesteld 4. Benoeming stemcommissie Nadia en Michael zijn ingesteld als stemcommissie Aantal aanwezigen: 28 aanwezig en 10 gemachtigden 5. Goedkeuren notulen Halfjaarlijkse ALV 37 stemmen voor goedkeuring, 1 onthoudt zich van stemmen en 0 stemmen tegen goedkeuring van de notulen van de Halfjaarlijkse ALV. De notulen van de halfjaarlijkse ALV zijn bij deze goedgekeurd. Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-‐07) 2333 AK Leiden

Telefoonnummer: 071-‐5274025 Girorekening: NL67INGB0006239697 [email protected] www.itiwana.org

6. Bespreken/toelichten jaarverslag

Voorzitter Ruben: Ik wil graag een paar puntjes toelichten die opgevallen zijn. In het beleidsplan stond dat onze borrel samen met Emile georganiseerd zou gaan worden. Dit is niet helemaal gelukt. We hebben het 1 keer geprobeerd maar het contact met Emile is niet goed gegaan daarna. Mijn opvolger Margot kan dit voor komend jaar nog eens bespreken in de VeRo. Daarnaast zou er een gezamenlijk congres georganiseerd worden met de gangverenigingen van de Faculteit Sociale Wetenschappen. Dit bleek een te grote taak te zijn. De commissie viel daarnaast tegen waardoor dit niet gelukt is. Er is wel een draaiboek gemaakt dat kan worden meegegeven aan komend jaar. Nadia: De opkomst van het Lassa congres viel tegen? Waar lag dit aan? Aukje: Dit kwam voornamelijk door de slechte timing qua tentamens Nadia: Wij hadden dit in ons jaar ook al Aukje: We zaten met van die essays, die kan je niet vooruit plannen Nadia: Probeer dus in het vervolg niet vast te houden aan de maand januari Penningmeester Lizet: Ik ga alleen de dingen toelichten met een handje. De kascontrole is pas afgelopen maandag geweest. Inmiddels is er ook een adviesbegroting opgesteld. Deze twee puntjes zijn dus nu vinkjes. Het incasseren van de contributie ging lastig door de overstap op IBAN-‐nummers. Dit heeft namelijk 7 werkdagen verwerkingstijd nodig. Normaal ging dit direct na de studiefinanciering van de rekeningen af, nu wordt het komende maandag. Daarnaast is het online inschrijven nog niet gerealiseerd, dit willen we nog wel maar zal met een nieuwe boekenleverancier besproken moeten worden. Het hoofdboekhoudsysteem is tot slot overzichtelijker gemaakt. Nadia: Hebben jullie dit niet eerder onderzocht? Jullie hebben een jaar de tijd gehad? Lizet: Hier hebben we het wel over gehad maar er waren teveel voorbereidingen nodig dus is het doorgeschoven. Secretaris Ik heb me voornamelijk bezig gehouden met het opschonen van het ledenbestand en we zijn deze zomer overgestapt op een nieuwe versie van ons leden bestand, PC leden 7.3. IBAN nummers zijn hier in te verwerken en Lizet (en hierna Janita) kunnen zo vanuit het ledenbestand de IBAN-‐nummers rechtstreeks

Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-‐07) 2333 AK Leiden


gebruiken om de contributie te innen. Dit is het belangrijkste wat ik wilde noemen. Nadia: hoe gaat het met het archief bijhouden? Is het archief in de gang ook een beetje opgeschoond? Yvonne: Belangrijke dingen worden nog steeds gearchiveerd op de gang, er staan wel veel oude mappen van lang geleden tussen. Lizet: de ICA’s en Bulletins worden altijd in mappen gedaan en er zijn ook wel oude dingen weggegooid. Nadia: Oke Eva: Archiveren jullie nog steeds de posters? Yvonne: Ja Aukje: We hebben zelfs een nieuwe map Assessor Activiteiten Kimberley: Mijn functie en de Acticom zijn aan elkaar gekoppeld, daarom zal ik deze nu samen behandelen. We hebben dit jaar 12 activiteiten georganiseerd. Het doel was om verschillende soorten activiteiten te organiseren en dit is gelukt. Er is een poolparty en workshops e.d. georganiseerd. Het promoten had beter gekund, door bijvoorbeeld meer langs colleges te gaan. De opkomst was niet altijd even veel. We hebben het hier over gehad en ook over het punt dat er misschien wel teveel activiteiten binnen Itiwana zijn. Mensen gaan misschien kiezen omdat er zoveel activiteiten zijn. De Lustrumcommissie en het WDO hadden bovendien ook veel activiteiten dit jaar. Ik wil dit aan mijn opvolgster meegeven: het samenwerken met andere verenigingen is goed bevallen. Mijn commissie is begonnen met 5 man, er is er 1 gestopt voor de halfjaarlijkse ALV en er is er nog 1 in de zomer weggegaan omdat hij international was. De activiteiten hebben hier verder naar mijn mening niet onder geleden. Nadia: Welke activiteit vond jij zelf het beste? Kimberley: Ik hoop het wisselfeest. Maar de poolparty was heel leuk. Eva: Meet the locals was ook leuk. Mede door een lid van de Acticom die international was. Nadia: welke activiteit had beter gekund?



Kimberley: De workshops, hier waren weinig mensen. We hadden een grotere opkomst verwacht. Thijs: De opkomst is vaak goed onder ouderejaars maar er zijn soms weinig eerstejaars. Neem bijvoorbeeld de poolparty, hier waren bijna geen eerstejaars. Hoe kunnen we dit verbeteren? Kimberley: Ik heb gepraat met eerstejaars. Zij vonden het vooral niet prettig om in bikini te gaan. Eva: Laten we het even vragen aan de tweedejaars in de zaal, hoe hebben jullie dit ervaren vorig jaar? Simone van D.: Het gaat vaak als een lopend vuurtje; als er niemand van je groep vrienden/vriendinnen gaat dan ga je ook niet. Het is ook een grotere stap met je uitkleden enz. Eva: Maar niet dat de drempel te hoog is door het aantal ouderejaars dat je niet kent? Simone van D.: Dit was voor mij niet zo. Maar ik denk dat het voor anderen wel een grote stap kan zijn. Bij eerstejaars is Itiwana gewoon nog niet zo bekend. Kimberley: Dit is niet altijd zo. Er is ook een aantal eerstejaars dat wel altijd komt. Eva: Misschien ook omdat eerstejaars niet veel in commissies zitten. Casper: Is er een lijst bekend met hoeveel eerstejaars er in de commissies zitten? Ruben: Dat is er wel. Heb ik hier alleen niet bij de hand. Maar in elke commissie zaten wel eerstejaars. Ik weet niet of het hier aan ligt. Misschien meer aan het soort activiteiten. Kim: Er is meestal wel een verdeling binnen commissies over hoeveel eerste en ouderejaars er in zitten. Maarten is bij ons gestopt en hij trok de eerstejaars dus niet meer mee. Maar je hebt ook gewoon mensen die sporten of op een vereniging zitten waardoor ze niet kunnen. Nadia: Het FSW feest was met hemelvaart dat is ook niet handig. Tessa: Feesten op donderdag houden als eerstejaars vrijdags vrij zijn is ook niet handig. Eva: Moeten we deze kwestie naar het discussieblok verplaatsen? Ruben: Dit valt wel samen met het aantal activiteiten van Itiwana.



Casper: Ik heb nog een algemene mededeling; jullie hebben veel onbepaalde termen in het beleidsplan, openheid enz. Probeer de termen ‘smart indicators’ te geven. Het valt nu niet te controleren of je het ook echt gedaan hebt. Kimberley: Dankjewel Casper Assessor Onderwijs Eelke: We hebben afgelopen zaterdag gehoord dat onze boekenleverancier Jongbloed failliet is gegaan. De communicatie ging de laatste weken al slecht. We zijn dus nu onze leverancier kwijt waardoor we ook sponsorgeld mislopen. Daarnaast zijn 2 titels van boeken maar deels geleverd en wel betaald door leden. Er missen nu nog 41 mensen boeken. Er is een mail verstuurd met informatie naar hen. We zijn nu aan het zoeken naar oplossingen. Ook zijn er nog 5 mensen die per ongeluk alle boeken besteld hebben van alle jaren. Deze boeken houden we nu om door te kunnen verkopen. Alles bij elkaar moet er 1935 euro worden terugbetaald aan leden. New Clicks was onze tussenschakel met Jongbloed, zij willen ons helpen en tips geven. Grotius (studievereniging van Rechten) en BIL (studievereniging van bestuurskunde) zaten ook bij Jongbloed, we zijn samen met hen gaan zitten om naar oplossingen te zoeken en ideeen te bedenken. Aanstaande maandag gaan we bij Gerard Persoon langs voor financiele steun van het departement. Thijs zijn moeder is advocaat, zij heeft aangeboden te kunnen helpen met o.a. een curator. Voor de boekenactie in februari is het nu te vraag wat we gaan doen. Terug naar onze oude leverancier Studystore of een nieuwe zoeken. Nadia: Ik vroeg me af wie er verantwoordelijk is voor het betalen van het geld? Als je via bol.com boeken besteld en bol.com gaat failliet ben je zelf verantwoordelijk. Hoe zit dat bij Itiwana? Eva: Verplaats dit anders gelijk naar het discussieblok Casper: Dit gaat doorwerken naar het nieuwe bestuur. Hoe betrokken blijft het oud-‐bestuur? Eelke: Nu en volgende week blijven ik en Lizet in ieder geval betrokken Lizet: Daarna kijken we wat het nieuwe bestuur prettig vindt Eva: Mededeling naar toekomend bestuur; dit is gelijk een lastig dingetje, ga ook oudere mensen om hulp vragen en probeer niet alles alleen te willen oplossen. Ga dus niet in je eentje stressen.



Nadia: Hoe vond je de samenwerking met Jongbloed verder? Eelke: De voorbereidingen gingen goed. We hebben vaak met hen vergaderd. De webshop is netjes geopend en het werkte goed. Pas in september ging het slechter. Ruben: We dachten dat het wel goed ging maar denken dat ze dit misschien al een tijdje wisten dat dit er aan zat te komen. Nadia: Ga ook met Jemma zitten en vergelijk het contact met Studystore Eelke: het contact bij Jongbloed vond ik wel transparanter en persoonlijker… Casper: Mogen de ramen weer open? Assessor Extern Aukje: Tijdens de Halfjaarlijkse ALV hebben we het gehad over veranderingen binnen de Lassa. We hebben hierover vergaderd en ik zal nu kort toelichten wat de veranderingen zijn. Vanaf dit collegejaar zullen we een Assessor Promotie aanstellen zodat we 1 lijn hierin kunnen trekken bij alle verenigingen en dus meer leden kunnen trekken. We zijn de mogelijkheden aan het onderzoeken om een eigen site te maken voor de Lassa. Hier kunnen dan ook foto’s op komen. Dit zal ook handig zijn voor de actieve leden. We willen daarnaast de congres commissie kleiner maken. Er zaten teveel mensen in de commisssie afgelopen jaar waardoor niet iedereen zich verantwoordelijk voelde. Er is veel geevalueerd en we willen het nu nieuw leven inblazen. Hopelijk werkt dit. Het lustrum is ook geevalueerd, we hebben een bijlage hierover in ons verslag zitten. De acquisitie is minder goed gegaan dan gehoopt. We hebben dit jaar 230 euro binnen gehaald. Ik heb hard gewerkt en me best gedaan. Veel contracten zijn helaas stop gezet. Bedrijven gingen bezuinigingen, heeft misschien toch te maken met de crisis. We hebben wel kortingen gekregen. Hopelijk krijgen we dit jaar meer acquisitie binnen, ik zal Tessa hier ook mee helpen. Eva: Het idee van een website voor de Lassa vind ik super goed. De Lassa blijft altijd een abstract idee. Het is een super slim idee om dit meer autoriteit te geven. Hoeveel geld zouden we krijgen van de boekenleverancier? Aukje: Dit ging om 900 euro, maar dat ligt ook een beetje aan het aantal boeken dat wordt verkocht. Nadia: Weet iedereen wat de Lassa is?



Aukje: Dit is het overkoepelend orgaan van alle studieverenigingen antropologie uit andere steden. We organiseren allerlei activiteiten waar iedereen welkom bij is. Aukje: Ohja wat ik nog vergeten ben te noemen: het contact met masterstudenten is ook belangrijk. We hebben deze september meegedaan aan de masterdag. Yvonne en ik zijn de hele dag mee geweest en hebben voor ze gekookt. Simone van D. is later ook aangesloten. Simone de B.: Denk ook aan werving van de masterstudenten. Aukje: Ja we willen inschrijfformulieren ook meegeven naar colleges etc. Simone de B.: Wat hebben jullie master studenten te bieden? Aukje: Lezingen bijvoorbeeld. Er zijn veel studenten die uit andere steden komen, het is dus ook leuk voor de bonding. Eva: Zeker interessant. Pubquiz met alumni, dit soort dingen zijn leuk voor masterstudenten. Nadia: Is het een idee om een mini enquete te houden onder masterstudenten om erachter te komen waar zij op zitten te wachten als masterstudent. Aukje: Goed idee Casper: Ik ben ervan overtuigd dat je je best hebt gedaan. Heeft het gevolgen gehad voor de realisatie van dingen voor het volgend bestuur? Aukje: Er is veel zwevend geld gevonden. Dit jaar is er wel een nieuwe hoofdsponsor nodig, anders is het volgend bestuur de sjaak. Assessor Publicatie Floor: Ik heb dit jaar alle media van Itiwana bijgehouden. Er staat 1 kruisje in mijn verslag; ik heb geen algemene posters gemaakt voor Itiwana. Dit is door anderen gedaan. Eva: Mag ik even zeggen dat ik super trots ben op wat jullie met de ICA hebben gedaan. Wat jij persoonlijk ermee hebt gedaan. Casper: Ik heb de itiweek met veel plezier gelezen. Er is een app lees ik hier? Floor: De app is er niet meer. Dit is al eerder behandeld. We hebben deze geprobeerd te repareren. Als het niet lukte zou het plan zijn om geen nieuwe meer te zoeken etc. Er is eerder getest of er behoefte is aan de app. Dit was er niet.



Acquisitie & Alumni commissie Aukje: Ik heb veel steun aan mijn commissieleden gehad. Ik hoop dat Tessa ook zo’n goede achterban krijgt. We hebben de Linked In in orde gemaakt. Dit is handig voor contact met bedrijven enz. Daarnaast hebben we een nieuwe sponsor brochures gemaakt. We hebben positieve reacties gekregen hierop. We hebben dus wel kortingen geregeld maar geen financiële ondersteuning. Bulletin commissie Lizet: We hebben een beetje last gehad van slechte communicatie binnen de commissie. Er zijn dan ook 2 leden uit de commissie gestapt. Ik heb geen goede reactie gekregen op de vraag waarom. Ze zijn er ook best wel plotseling mee gestopt. Hierna duurde het wat langer voordat het Bulletin uit kwam. Voor het laatste Bulletin heb ik veel hulp gehad van Laura en nog wat andere mensen die stukjes wilden schrijven. 19.47 Suzanne komt binnen Verder ben ik wel positief over het resultaat. Dat er 2 mensen gestopt zijn binnen mijn commissie heeft het resultaat niet beïnvloed. Educatiecommissie Mijn educom is hier aanwezig, leuk! De laatste activiteiten zijn goed gegaan. We hebben erg leuke reacties gekregen. Verder werkt het samenvattingen systeem niet zo goed meer. Er bleek steeds weinig animo om de samenvattingen te schrijven. Hier moet iets aan veranderd worden anders werkt het niet meer. Simone de B.: Zijn er wel mensen die samenvattingen willen kopen? Eelke: Ja Michael: Er is een bepaalde site; studenten doen het zelf, een soort platform voor samenvattingen. Simone de B.: De kwaliteit valt zo niet te garanderen. Kaily: Er is een mailtje gestuurd voor mensen die willen schrijven en we hebben hier maar 1 reactie op gekregen. Simone de B.: Het levert niet veel op voor studenten. Misschien meer promoten wat de bedoeling precies is en wat het oplevert. Lizet: We hebben ook geen vastgesteld bedrag hiervoor.



Eva: Ik zie bijvoorbeeld nooit promotieberichtjes hiervoor. Ik zou het niet afschaffen. Als er een komt dan doen we die en anders niet. Je hebt er ook maar 1 nodig en deze kan je dan vaker gebruiken. Simone de B.: In het verleden is er gekeken naar de dikte van het boek en de moeilijkheidsgraad van het boek om de vergoeding voor de schrijvers te bepalen. Ruben: Dit is iets om mee te nemen Simone van D.: Maar hoe wordt de kwaliteit gegarandeerd? Eelke: Er zijn controleurs Nadia: Heeft ook te maken met de binding van de leden, ga flyeren en houd een mini enquête enz. ICA commissie Floor: Allereerst sorry dat de ICA zo laat is. Hij is verstuurd. Ik he been exemplaar meegenomen voor mensen die hem nu alvast willen bekijken. We hebben Een nieuwe planning gemaakt voor in het draaiboek zodat dit niet vaker gebeurt dat hij zo laat nog uitkomt. De eerste ICA duurde al langer door alle vernieuwingen die we wilden toepassen. Daardoor is de tweede ook later gekomen. Laura kan ermee aan de slag om hem voortaan voor de vakantie af te hebben. Maar alsnog geldt dat we liever kwaliteit wilden dan kwantiteit. We wilden de ICA niet afraffelen. Hij is ook wat dikker geworden, iets meer dan 40 pagina’s. Eva: Nog een keer: echt vet goed gedaan! De ICA was altijd een perikel. Echt goed gedaan!! Suzanne: Volgens mij de best georganiseerde commissie. Alle foto’s en verhaaltjes waren super leuk. Eva: de facebook-‐berichtjes die jullie soms posten waren ook leuk. Reiscommissie Yvonne: De reis was een succes. We hebben enthousiaste reacties van leden gekregen. Wat lastig was dit jaar was de subsidie van het LUF (Leids Universitair Fonds). We hebben van te voren een gesprek gehad met het LUF over onze lustrumreis en zouden een extra subsidie kunnen krijgen hiervoor. Uiteindelijk is de toekenning laag uitgevallen, nog lager dan de laatste jaren normaal was. Dit tekort is uiteindelijk opgevangen door Itiwana. Inmiddels is het geld nog steeds niet binnen dat we wel van het LUF zouden krijgen. Het LUF is ons verslag kwijtgeraakt waardoor het nu allemaal weer langer gaat duren. We hebben vernomen dat er dit jaar meer klachten zijn geweest over het LUF, ook bij gangverenigingsbesturen. De Assessor van het FSW van vorig jaar (Daan) heeft



een gesprek aangevraagd met het LUF om hier over te praten. Wat ik wil meegeven voor dit jaar, pas dus op en ga niet teveel uit van een bepaald bedrag aan subsidie wat je van het LUF krijgt. Het kan ook handig zijn om te proberen te zoeken naar externe sponsoring voor de reis. Margot: Is er een verklaring gegeven voor het lagere bedrag? Yvonne: Nee we hebben hier netjes naar gevraagd maar kregen als reactie dat ze hier niet op konden antwoorden en dat we het niet zomaar mochten veranderen want dan riskeerden we dat we nog minder zouden krijgen. Siddiq: Ik vertrouw het LUF niet. Het zijn studenten die erin zitten. Het is echt vriendjes politiek daar. Je kan zien hoeveel subsidie er wordt gegeven. Een andere vereniging die maar 4 dagen op reis gingen hebben meer geld dan wij gekregen, dit waren dus vriendjes van hun. 2 jaar geleden was ik ook penningmeester van de reiscom en toen hebben we wel het volle bedrag gekregen terwijl ze nu meer beloofd hadden. Ruben: Ja dat kan eigenlijk niet Laura: Hoi ik ben Laura, is er een idee voor andere sponsoring? Yvonne: Je kan kijken naar instanties en organisaties binnen Nederland die iets te maken hebben met het land waar de reis naar toe gaat. Zoals dit jaar hebben we verschillende organisaties geprobeerd te benaderen die iets doen met Marokko of Marokkanen hier of in Marokko zelf. Je had bijvoorbeeld het Nederlands Instituut Marokko. Maar je kan ook kijken naar ambassades bijvoorbeeld. Casper: wat wil je meegeven aan je opvolger? Yvonne: Haha daar moet ik even over nadenken. In ieder geval altijd rustig blijven en niet gaan stressen. Eva: Hoe hebben de docenten gereageerd en het departement? Yvonne: Goed, we hebben al vrij snel een mail verstuurd naar het departement en ook gericht aan de docenten over wat we voor plannen hadden. Nina ter Laan heeft ons bijvoorbeeld heel veel geholpen met informatie en tips gegeven. Door haar hebben we bepaalde activiteiten gedaan en ze heeft ons aan een paar belangrijke contacten geholpen. Ook het contact met het departement ging verder goed. We hebben vroegtijdig met Nina een week voor de volgende reis gepland zodat dit niet voor onduidelijkheid kan zorgen bij docenten. Nadia: Moet wel even gekeken worden naar hoe het gaat voortaan met de inschrijving.



Siddiq: Ja mensen die gingen huilen bij de inschrijving Eva: Ik hoorde dat er iets van een loting was. Maar vind wel dat als je het eerste komt dan ben je ook eerste. Yvonne: Het moet in ieder geval dus van te voren goed duidelijk zijn hoe de inschrijving werkt en hoe een rij gevormd wordt. Het is misschien handig als er dan een lid van de reiscom bij is zodat er geen chaos ontstaat, maar goed dit was ook het eerste jaar dat mensen zo belachelijk vroeg kwamen. Nadia: Ja je wilt niet een hele nacht voor de FSW moeten liggen, het moet wel humaan blijven. Ruben: Ja het is wel handig om hier over na te denken Simone van D.: Het moet inderdaad duidelijk zijn wat de bedoeling is, gaat het om als eerste bij de deur van de FSW zijn of als eerste bij het hok zijn. Sommige mensen wisten niet precies wat de bedoeling was en gingen hard rennen toen de deuren opengingen. Best wel lullig. Yvonne: Het was wel voor het eerst dat er al buiten zo’n rij was gevormd. Maar het is handig om hier over na te denken zodat dit soort dingen niet vaker gaan gebeuren. Eva: Er is nu ook weer een nieuwe lichting, die denken misschien anders. Gaat erom dat iedereen hetzelfde denkt. Laura: Die drie meiden zeiden dat ze van een commissielid hadden gehoord dat dat de bedoeling was. Suzanne: Volgens mij was het gewoon duidelijk hoe het werkte. Was geen probleem. Lyonne: Het was gewoon een bestemming waar iedereen heen wilde dit jaar. Roemenië trok minder mensen, dit was gewoon een reden voor een bitchfight. Ruben: verder nog vragen? Nee. Survivalcommissie Ruben: We hebben goede dingen gedaan. Dit jaar hebben we het survivalweekend actiever gemaakt. We hebben hier positieve reacties op gekregen. Als je het weekend zo actief wil maken moet er ook een goed draaiboek gemaakt worden anders wordt het chaos. We hebben geevalueerd met de survivalcom en tips voor opvolgers opgeschreven.



Wat minder positief is is de situatie rondom het geld. We hadden wat onduidelijkheden. Er is uiteindelijk 85 euro verdwenen. Deels doordat de kas was meegenomen op het weekend. Het zou beter zijn om pinbetalingen te doen en dan alles te storten en de pinpas ook mee te nemen op het weekend. De betalingen zijn nu chaotisch gegaan. Het is handig om het geld ook meteen na het weekend uit te zoeken. Het is balen dat het geld weg is maar dit is niet terug te halen. Nadia: Waarom staat er een kruisje in je verslag? Ruben: Dit is wel gedaan, staat er verkeerd in… Eva: Maar hoe kan het nou dat geld kwijt is? Ik snap het niet zo goed. Casper: Ja dat was ik… Ruben: Op het laatste moment hebben we nog afmeldingen gekregen. Mensen hebben geld terug gekregen. Je maakt dan sneller fouten met overmaken en cash teruggeven enz. Er moeten van te voren ook dingen afgesproken worden over hoe het zit als mensen zich vlakvoor het weekend nog afmelden. Krijg je dan je geld terug etc. Eva: Er was ook elke keer iemand anders bij de kas. Dan vergeet je dingen. Post its enz. in de kas, niet handig. Lizet: De penningmeester was er steeds bij… Casper: Ik ben er niet de hele tijd bij geweest, Ruben was ook vaak bij de kas. Beetje onduidelijkheid over wie de kas beheert. Eva: 1 iemand zou het overzicht moeten hebben… Simone: Dat is het hele ding van penningmeester zijn Janita: Hoe kan het dat je penningmeester was Casper als je er later bij kwam? Casoer: Ik volgde Jerry op en die was penningmeester Casper: Wel nog even een compliment voor Michael als all round superstar!! Mentoraat Kimberley: Aan het begin is de communicatie stroef verlopen. De activiteiten hebben hier echter niet onder geleden. Na de zomervakantie heb ik met het Mentoraat gezeten omdat het allemaal niet zo soepel ging. Er is als gevolg hiervan ook 1 iemand opgestapt. Daarna is het goed gegaan. We hebben weinig aanmeldingen gehad voor het eerstejaarsweekend, dit lag overigens niet aan het



Mentoraat. Er is veel gepromoot. We hebben verschillende opties aangeboden voor mensen om zich alsnog aan te kunnen melden. We zijn extra langs colleges geweest etc. Wat we weten wat er wel speelde: studentenverenigingen moeten weekenden vrij houden in september. Grote verenigingen mogen niets organiseren omdat deze bestemd zijn voor de studieverenigingen. Dit is dit jaar niet gebeurd… Verder is de vraag nog hoe het zit met de nieuwe locatie. Hij is vrij duur. Gaan we volgend jaar terug, naar de oude locatie of zoeken we naar iets anders. Janita: hoe invloedrijk is de STOP hierin? Kimberley: Er zijn officiële regels gemaakt. Er is vast een sanctie of boete voor deze dingen. 20.21 Mieke komt binnen Eva: Over de keuze van de locatie; de nieuwe locatie was leuk en groot. Het was moeilijk om een groep bij elkaar te houden. Itiwana is misschien iets te klein voor zo’n plek. Maar er was dan ook een Amsterdamse vereniging van 1000 mensen die daar een feestje ging bouwen naast ons. Vorig jaar hadden we niet zoveel aan de STOP. Nu is het misschien voor Margot wel slim om de STOP te betrekken. Margot: Er is tegen ons gezegd dat we een nieuwe locatie moesten zoeken, we hebben heel Nederland en België over hoop gehaald. Het blijft moeilijk want alles is te duur. Het is best oké om terug te gaan volgend jaar maar dan moet er weer gezocht blijven worden naar een nieuwe locatie. Eva: Ik was niet tegen de oude locatie. En 400 euro meer voor een locatie is wel kut. Margot: Dat is wel een puntje. Eva: Stop al die dingen die je gevonden hebt wel in een mapje. Kimberley: Het ligt er ook wel aan hoe snel je begint met zoeken en boeken. Het is het wel waard om op tijd te beginnen met iets nieuws zoeken. Ruben: Oke voor nu is het een vergelijking maken tussen de oude en nieuwe locatie. Jullie kunnen nu meenemen wat wij vinden naar het nieuwe jaar. Eva: Wel credits voor hoe jullie dit gedaan hebben hoor Siddiq: Hoeveel mensen minder zijn er dit jaar minder meegegaan op eerstejaarsweekend?



Lizet: 17 mensen Siddiq: Ga met dit bedrag wat je mist naar de PKVV. Blijf zeuren! Want dit mag gewoon niet wat er gebeurd is. Jenke: Ik heb van eerstejaars niet veel gehoord over dat zij dingen hadden van andere verenigingen. Er was een tentamen die week daarna op vrijdag. Iedereen was hiervoor in de stress. Het is allemaal nog nieuw en dat had er denk ik ook mee te maken. Lizet: Dit is elk jaar zo Kimberley: Het is geen random weekend. We hebben elk jaar hetzelfde weekend. Casper: Blijf doorzeiken. Statement via universiteit maken helpt ook. Nadia: Dat punt van een tentamen is wel belangrijk. Ga met docenten in overleg hierover. Kunnen we dat tentamen niet verzetten bijvoorbeeld. Doe dit nu alvast met Nina voor volgend jaar. Je kan er wel wat aan doen als je er snel bij bent. Siddiq: Geef aan dat er een reden is voor het gekozen weekend Nadia: Hoe is het gegaan met de mentoren? Kimberley: Dit jaar is dat beter gegaan dan vorig jaar. Er was nu veel meer controle. Niet alleen vanuit ons maar ook vanuit het nieuwe bestuur. Soms weten we het alleen niet van elkaar. Naar mijn inzien gaat het goed. Vorig jaar bloeide het een beetje dood. Nadia: Er is een draaiboek voor mentoren. Dit is misschien handig. Eva: Het KB zit er lekker op. We hebben nog geen mentoren borrel gepland. Nu handig om een mentoren borrel te gaan plannen. Dan shined die ene borrel net een beetje meer. Mensen komen dan sneller omdat ze denken dat er veel mensen komen. 20.30 Merel komt binnen Suzanne: Even een puntje over de communicatie: het was niet duidelijk wie er wel en niet mee ging als begeleiding op het eerstejaarsweekend. Margot: Er zijn 2 verschillende mails uitgegaan. Een algemene mail over waar mentoren verwacht werden. Een tweede mail voor mensen die mee gingen op eerstejaarsweekend. Suzanne: Het was voor mij niet duidelijk of ik mee ging of niet Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-‐07) 2333 AK Leiden


Thijs: Zijn er opmerkingen van eerstejaars? Jet van Mierlo: Prima, er is veel contact gemaakt. Thomas: Mijn mentoren (Maarten en Naomi) zijn niet zo actief. Dat is wel jammer. Ruben: Er zijn mentoren die heel enthousiast zijn en anderen minder. Mensen kunnen onderverdeeld worden bij een ander groepje. Kimberley: Maar je kiest er wel voor om mentor te worden dus vind niet dat het kan dat je dan vervolgens nergens heen wil gaan met je groepje. Michael: Maar het is met mensen in commissies hetzelfde. Je kan mensen niet dwingen. Nadia: Nee maar mentoren hebben wel verantwoordelijk voor een heel groepje eerstejaars. Fotocommissie Floor: De fotocom was een nieuwe commissie dit jaar. Het is wel van toegevoegde waarde voor Itiwana. Het is leuk dat er foto’s zijn. Het systeem moet wel gestructureerder worden. We wilden de herkenbaarheid verbeteren door keycords te dragen maar dit is uiteindelijk niet echt gebeurd. De verwachtingen en taken van de fotocom moeten duidelijker worden gemaakt. Miscommunicatie met andere commissies over wat de taken waren kwam ook vaak voor. Er is een draaiboek opgesteld met alle problemen die we zijn tegengekomen dit jaar en tips voor Simone die het gaat overnemen. Thomas: Na het eerstejaarsweekend is het misschien handig om te mailen dat de foto’s online staan. Floor: Er wordt een berichtje geplaatst op facebook als er foto’s geplaatst zijn op Mediawana. Suzanne: We gingen dit jaar overal foto’s maken op elke activiteit. Ook bij elke lezing van mensen die naar scherm kijken. Daar kan misschien ook naar gekeken worden, wat doen we wel en niet. Ruben: Goed punt Eva: Facebook is wel informatiestroom nummer 1. Is het niet handig dat er een structuur komt om mensen te betrekken. Als ze lid zijn/worden van Itiwana dat ze dan gelijk toegevoegd worden aan die groep. Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-‐07) 2333 AK Leiden


Lizet: Dit is gedaan Yvonne: Zodra ik nieuwe leden had ingeschreven in het ledenbestand gaf ik dit door zodat deze namen ook op facebook toegevoegd konden worden. Margot: Is het een idee om dit al bij de brief die vanuit het Mentoraat gestuurd wordt te promoten van ‘hee zoek ons op op facebook.’ Kaily: We hebben al bij onze KB vergaderingen besproken dat we dit gestructureerd gaan doen. Secretaris schrijft mensen in en dit wordt gelijk ook bij de facebook gedaan. 7. Bespreken/toelichten financieel jaarverslag We zaten dus met de boekenactie, hierdoor hebben we een verlies van 3000 euro gemaakt. Dit is dus inclusief die 2000 euro die we kwijt zijn door de boeken (als we besluiten om alles terug te betalen). Het kan lager uitvallen als we wel geld van Jongbloed terugkrijgen. Daarnaast hebben we dan ook 900 euro misgelopen aan sponsorgeld van Jongbloed. En tot slot door een tekort aan inschrijvingen voor het eerstejaarsweekend komen we op die 3000 euro terecht. Eigenlijk zouden we 300 euro over hebben dit jaar als de boekenleverancier niet failliet was gegaan en we genoeg aanmeldingen hadden gehad voor het eerstejaarsweekend. Een ander puntje van de contributie: deze komt nog binnen maar verlaat doordat we die 7 werkdagen verwerkingsdagen hebben. Dit zal ongeveer uitkomen op hetzelfde als het begrote bedrag.

Acquisitie is lager: we hadden tijdens de vorige ALV nog hoop dat Family door zou gaan betalen. Daarnaast is er een reservepot van 770 euro. Als Family niet zou doorbetalen dan zou reserve pot wegvallen, dit is gebeurd dus. Acticom zit iets over het budget. We hadden geld in zijn geheel over dus commissies mochten wat extra geld uitgeven. Educom: Is iets onder het budget geëindigd. Misschien is het budget van de Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-‐07) 2333 AK Leiden


educom wel iets te hoog. ICA: Is iets over het budget heen gegaan vanwege de toestemming om extra pagina’s te laten drukken. Mentoraat: Is ongeveer 500 euro over het budget heen gegaan door het eerstejaarsweekend. Het Mentoraat zelf had nog 50 euro over (los van het eerstejaarsweekend gezien). Reiscom: hier is 500 euro bijgekomen van het lustrumbudget zoals besproken op de vorige ALV. Van het lustrum is nog 80 euro winst over. Helft hiervan is voor het WDO en hun inleg krijgen ze nog terug. Het bedrag voor PC leden is iets hoger geworden door de aanschaf van een nieuwe versie in verband met upgrade verwerking van IBAN-‐nummers. 20.46 Jemma komt binnen Toekomstige uitgaven: de contributie komt nog binnen. 1250 euro van de reiscom komt zodra de bijdrage van het LUF binnen is. Tevens de algemene bijdrage van het LUF voor Itiwana komt in november binnen (gaat om bedrag dat studenten doneren in naam van LUF aan Itiwana). Merel: Wil nog even iets zeggen over als er teveel geld over is en waar dit dan aan uitgegeven wordt. Ook al is er teveel geld, blijf wel echt nadenken bij alles of het dit waard is om het aan iets uit te geven. Je kan ook bij de leden peilen waar men op zit te wachten. Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-‐07) 2333 AK Leiden


Eva: Snap dat je met het idee zit van we hebben geld over laten we dat uitgeven. Bijvoorbeeld dat het Bulletin langer gemaakt kan worden. Maar je hebt dan geen vangnet meer. Als er iets gebeurt dan klap je. Het is niet zo erg om iets over te houden. Lizet: We hadden in principe nog geld over. Dat van het eerstejaarsweekend en de boekenleverancier zag niemand aankomen. Hier hebben we bovendien nog een buffer voor. Dit kan je gebruiken als er zoiets misgaat. Er is daarnaast ook nog zwevend geld. Dit is extra geld dat over is van andere jaren en nooit gevonden wordt. Er is zo’n 4000 euro aan zwevend geld. Dit is ook al een vangnet. Eva: Ja zwevend geld... Er is wel veel geschoven alsof het allemaal op moest. Lizet: Het is mij ook wel verteld tijdens de vorige ALV dat we het geld voor dit jaar moesten opmaken of in ieder geval zo goed mogelijk. Al dat andere geld is er wel maar mensen betalen contributie voor zo’n jaar en het bestuur moet dit wel zo goed mogelijk opmaken en niet overdragen aan andere jaren. Ruben: Deze hele discussie geeft aan dat er nagedacht is over het geld maar dat er moet blijven worden nagedacht hierover. Eva: Nouja denk gewoon na of het het waard is. Merel: Het was niet mijn bedoeling om te zeggen dat er iets is misgegaan. Maar alleen wat vind belangrijk om geld aan uit te geven en welke dingen zijn het waard. Je mag inderdaad geen winst maken. Je moet je best doen om alles uit te geven. Ik bedoel niet dat er teveel geschoven is, maar dat je bij een zaaltje van 300 euro moet nadenken is dit het waard omdat het ook gratis kan. Eva: Tip voor het nieuwe bestuur denk na en iets besparender met geld omgaan. Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-‐07) 2333 AK Leiden


Blijf denken waarom verplaats je dingen en wat is de meerwaarde ervan. Ruben: Ik denk dat het voor het KB wel duidelijk is dat geld belangrijk is. Lizet: En inderdaad leden er meer bij betrekken bij waar je geld aan uitgeeft. Aukje: In ieder geval hebben we er veel over nagedacht. Over elke verschuiving van geld heeft Lizet ons ingelicht en hebben we dit met z’n allen besproken. Suzanne: Ik vind het juist goed. Ik betaal dit jaar me geld. Als je dit bewaard dan heb ik er niets aan. Jullie hebben geld over dus kan ik er ook van genieten. Adviesbegroting Lizet: Europass gaat stoppen met hun sponsoring. Dit kopje is dus lager dan voorheen. Wat ik wil doorgeven aan Tessa: het target bedrag voor acquisitie is normaal 400 euro, maar probeer zoveel mogelijk! Spaarrekening: 1000 euro en 150 euro gereserveerd voor een nieuwe computer en camera. Dan 3 nieuwe dingen: de rente van de spaarrekening bij de buffer als de buffer niet volledig is. De buffer is nog net aangevuld tot 2500 euro, dus de rente mag dan gebruikt worden. Zeker nu. Kruispost en eindberekening: een boek is niet geleverd, dit geld is al terug aan leden gegeven en hebben wij in die tijd ook van Studystore gekregen (in principe op nul). Er is alleen een persoon die het bedrag niet heeft terug geclaimd. Het start bedrag is 1000 euro. Van de 5000 euro aan zwevend geld wilden we een deel aan het bestuur geven zodat ze iets meer spelingsruimte hebben. Anders moet er gelijk gekort worden op commissies en dat zou jammer zijn. 500 euro aan bestuur dus. Stel er komt geen vaste sponsor dan kan er weer 1000 euro van worden afgehaald omdat het er toch is. Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-‐07) 2333 AK Leiden


Het bedrag voor de AA commissie staat lager, hier kan op worden bezuinigd. Er wordt altijd maar 20 euro uitgegeven ofzo. Het geld dat overblijft komt wel in het spaarplan. Het bedrag voor de Acticom is ook iets lager gezet. Bij feestjes kan je makkelijk entree vragen. Zo heb je uiteindelijk een hoger budget voor je zelf. Het bedrag voor de educom is ook iets lager, er is al 2 jaar steeds geld over. Het bedrag voor het Bulletin is 100 euro lager, we zitten nog steeds onder het budget bij het Bulletin. ICA blijft op 2000 euro zodat deze in kleur kan blijven en bij lager bedrag wordt de ICA te dun. Hij is bovendien net vernieuwd en mensen zijn enthousiast dus het zou zonde zijn om hierop te korten. Mentoraat staat nog op 400 euro met het idee om 100 euro te reserveren voor eventuele tegenslagen. De ledenbijdrage voor het eerstejaarsweekend zou dan bijvoorbeeld iets lager kunnen worden (bij oude locatie). Reiscommissie blijft hetzelfde, door de lastige situatie met het LUF die bezuinigen. We verwachten ook volgend jaar geen 2000 euro meer. De rest van de kosten zijn hetzelfde gebleven. Het bedrag voor kantoorartikelen is iets omlaag gehaald: wij hebben veel gekocht dus dit zal niet meer zo nodig zijn. Het bedrag voor een camera is omhoog gegaan naar 300 euro. De iticam die gebruikt wordt door de fotocom werkt slecht vooral met avondlicht. Een goede camera levert ook iets op voor de fotocom omdat zij dan kwaliteit beter kunnen Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-‐07) 2333 AK Leiden


garanderen. Het bedrag voor de Lassa staat op 150 euro, dit is zo afgesproken vanuit Lassa. Suzanne: Je mag mijn camera lenen voor activiteiten. Lizet: Ja maar als je er een keer niet bent… Mieke: Je wilt als vereniging niet gebruik moeten maken van persoonlijke dingen van mensen. Dit heeft ook te maken met verzekering en geld etc. Hoe zit het met die 300 euro? Lizet: Er was al 150 euro voor weggezet en we doen er nu 150 euro bij. Mieke: Kan je niet beter nog even sparen en dan een echt goede kopen? Lizet: Op zich moet het lukken met dit bedrag Kimberly: Is dit afgesproken dat het niet mag met eigen camera’s? Nadia: Het mag wel maar dan is het wel eigen risico Nadia: Tip voor tessa; als studenten lid worden van het LUF kunnen zij hun geld als donatie voor verenigingen doen, probeer dit te promoten dat zij het geld aan Itiwana schenken. Zo haal je makkelijk meer geld binnen. 21.11 Wieke komt binnen Lizet: Ja beter promoten van ‘geef het aan je studievereniging’ Casper: Het is slim om dit niet tijdens de inschrijvingen van de EL-‐Cid te doen Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-‐07) 2333 AK Leiden


maar in september bij mentorgroepjes te doen. Dit op die manier onder de aandacht brengen. Je kan gratis boekjes ophalen bij het LUF. Merel: Acticom kan lager, je hebt vaak winst van het Gala. Merel: Ik zou ook een enquête doen waarom alumni zich zoveel uitschrijven? Aukje: We zijn er achter gekomen dat het niet om veel alumni ging maar meer derdejaars die nu zijn afgestudeerd. Merel: Is een nieuwe computer echt nodig? Lizet: Dit moeten we aankijken en anders opschuiven. Merel: Leeg die computer en opschonen helpt soms ook. Mieke: Het bedrag voor de AA commissie zou ik ook weer niet te laag doen. Er zijn activiteiten voor alumni die je organiseert. Daarnaast moet je rekening houden met mensen die koffie drinken met je en die je moet pleasen. Dit moet wel vanuit het Itiwana potje. Wel handig om hier geld voor te hebben omdat we graag sponsoren willen. Aukje: Ik kreeg juist altijd gratis koffie van de mogelijke sponsor. Nadia: Vanuit een duurzaamheidsoogpunt is het beter om de oude computer op te schonen in plaats van zomaar een nieuwe te kopen. Ruben: Ja ik ken wel een mannetje. Lizet: Maar misschien zijn 3 computers nog wel beter, er is vaak ruzie om de computers en te weinig ruimte. Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-‐07) 2333 AK Leiden


Ruben: Oke nog andere vragen? Anders gaan we nu pauze houden…Ooo nee wacht ik hoor nu dat we nog over het jaarverslag en financieel jaarverslag moeten gaan stemmen. Ja Yvonne houdt dit allemaal bij… Goedkeuren jaarverslag Aanwezigen tellen: 39 aanwezig en 10 gemachtigden 45 voor, 4 onthouden zich van stem en 0 tegen Bij deze is het jaarverslag goedgekeurd Goedkeuren financieel verslag 43 voor, 6 onthouden zich van stem en 0 tegen Bij deze is het financieel jaarverslag goedgekeurd Pauze 8. WDO Ruben: De nieuwe voorzitter van het WDO komt even wat vertellen. Michael: Ja hallo. Voor degenen die niet weten wat het WDO is. Wij houden discussieavonden, lezingen en organiseren andere interessante dingen. Het is vooral lekker meedoen en niet alleen lezingen en luisteren. Volgende week woensdag is de pubquiz, dit is gewoon lekker leuk en prijzen winnen. Dus kom allemaal! Merel: Hoe zit het met de financiële verantwoording? Michael: Dit kan je via de site bekijken en wordt niet op de ALV besproken. Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-‐07) 2333 AK Leiden


Evaluatie WDO jaar: het is goed gegaan en volgens mij beter dan het jaar daarvoor. Suzanne: Ik vond het super leuk het WDO. Het is wel jammer dat weinig mensen er van af weten en komen. Michael: We willen er meer studenten bij betrekken maar ook docenten. We gaan beter laten weten wie we zijn en wat we doen. Simone van D.: De website? Michael: We hebben een webmaster dit jaar: Ruben! Zaal: hahahahaha Michael: Bezoek onze website en blijf lekker op de hoogte Kimberley: Het WDO is echt heel erg leuk. Dit zeg ik niet omdat ik er heen moest dit jaar. Ik weet niet of er zoveel veranderd is maar het was echt heel leuk. Michael: Ik had er in me eerste jaar zelf ook nauwelijks van gehoord. Thijs: Op het moment dat er promotie is schroom ook niet om contact op te nemen met ons. Ik denk dat we elkaar goed kunnen helpen door goed contact te onderhouden. Tessa: Promoten jullie buiten Itiwana? Michael: voornamelijk wel voor leden en we hebben de instelling van neem lekker je vrienden mee. Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-‐07) 2333 AK Leiden


Eva: Dat Kjell dit jaar in de AA commissie zat en in het WDO, is dat een patroon? Michael: Dit vond hij gewoon leuk. Nadia: Het is wel handig. 9. Discussieblok Ruben: We gaan door met het discussieblok. Laten we maar gelijk over gaan op de boekenleverancier. Zijn er tips of oplossingen? Eelke: Ik zal nog even herhalen wat we voor oplossingen we al hebben bedacht. NewClicks is dus gecontacteerd voor tips en hulp. Daarnaast gaan we samenwerken met Grotius en de BIL. We hebben maandag een afspraak met hen staan. Ook gaan we bij het Departement langs voor financiele steun. De vraag is dus vooral gaan we terug naar Studystore of gaan we een nieuwe leverancier zoeken. Siddiq: Stel sowieso een deadline voor het teruggaan naar Studystore als je niets anders hebt gevonden. Nadia: Maak inderdaad een tijdschema voor wanneer je alles gaat doen. Anders wordt het moeilijk om knopen door te gaan hakken. Merel: Hoe heeft NewClicks gereageerd? Lizet: Ze gaan ons helpen. En willen ook helpen met het zoeken naar een nieuwe boekenleverancier. Jemma: Even voor de zekerheid; over anderhalve maand moet je al aangeven welke boeken er nodig zijn voor de volgende boekenactie, je moet dus wel snel een beslissing maken. Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-‐07) 2333 AK Leiden


Merel: Ga een mail sturen aan andere verenigingen om te vragen welke boekenleveranciers zij hebben. Eva: Maak er ook een kopje van in de BV zodat je het er steeds over hebt. Jemma: Ik zou gewoon een middag nemen om te bellen naar andere verenigingen, dat gaat beter en sneller dan mailen. Martijn: Er bestaat iets als CB logistics (een overkoepelend iets), hier kan je alle boeken inkopen. Ruben: Een beetje het idee van schakel je tussenpersoon uit… Lizet: Maar dan houden we er in ieder geval geen sponsorgeld aan over in dit geval Simone: Boeken met korting aanbieden aan leden daar moet je ook aan denken Siddiq: Als de boeken veel goedkoper zijn bij CB logistics dan kan je een winstmarge opzetten (moet je dit even vergelijken) Lizet: Dat kunnen we inderdaad uitzoeken Ruben: Oké en qua geld. Wij denken dus gewoon alles terugbetalen. Voortaan wel iets voor dit soort dingen bedenken, wat betreft de verantwoordelijkheden van Itiwana en de leden. Het moet duidelijk zijn wat de consequenties zijn voor leden als je boeken besteld bij ons. Aukje: We hebben ook met Grotius gepraat. Je bent als vereniging niet direct aansprakelijk. Maar in ons geval; wij halen leden binnen voor de boeken. Je Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-‐07) 2333 AK Leiden


verliest dan wel veel leden. Lizet: Het is bovendien wel haalbaar qua geld om alles terug te betalen Merel: Stuur een mail aan de leden. Dat ze rekeningen door moeten sturen etc. Ook dat ze alvast hun gegevens doorgeven, dan hebben we dat vast. Lizet: Dat hebben we al gedaan Nadia: Stel een deadline hiervoor Ruben: Als er geen opmerkingen verder zijn dan gaan we gewoon terugbetalen. Casper: Misschien handig om wel te stemmen hierover als back up voor onszelf? Stemmen over het teruggeven van al het geld aan de leden 43 voor stemmen voor, 0 tegen, 4 onthouden zich van stem Bij deze is het teruggeven van het geld aan de leden goedgekeurd Ruben: Een volgend punt was het aantal activiteiten en de aanwezigheid van leden. Het algemene bericht is dat we wel het idee hebben dat het totale aantal activiteiten wel wat hoog ligt en dat dit gevolgen heeft voor het aantal leden dat komt. Merel: Voor bestuur voelt het als veel maar dit hoeft niet te liggen aan hoeveelheid activiteiten. Eva: De activiteiten verschillen wel veel. We hebben niet veel feestjes bijvoorbeeld. Als je minder activiteiten doet dan denk ik niet dat er meer mensen komen. Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-‐07) 2333 AK Leiden


Nadia: Misschien zijn er wel teveel borrels. Eslin: Even tussendoor ik heb die mail niet gekregen over terugkrijgen van geld… Eelke: We zullen dat even uitzoeken. Margot: Het KB vindt dat er wel teveel borrels zijn. Mensen zeiden vaak ik kom de volgende keer wel. Eva: Dat ligt eraan. Ik zou gaan peilen bij de nieuwe leden. Ik heb het idee dat het tweede jaar wel van borrelen houdt. Er zijn best wel wat mensen op de borrel steeds. Casper: Ik zou er goed over nadenken en niet zomaar de borrel 1 keer per maand doen. Je hebt altijd wel een hardcore club borrelaars die anderen kunnen meetrekken. Simone: Het grootste probleem is dat er te weinig opkomst is. Het is gewoon best wel leeg in Odessa, misschien is de ruimte ook iets te groot. Er moet wel wat anders veranderd worden aan borrels. Het is ook een beetje een traditie in Nederland dat je later naar kroeg gaat en de borrels zijn al om 9 uur. En mensen hebben donderdag vroeg college bijvoorbeeld. Dit zijn wel dingen waar we misschien iets mee kunnen. Minder borrels is dan dus niet de oplossing maar er moet wel iets veranderd worden. Eva: Houd een enquête onder de leden over de borrel en ga meer nadenken over de activiteiten aan het begin van het jaar. Het is te intens soms zoals zo’n liftwedstrijd. Zoek iets basalers om mee te beginnen. Misschien een introductieactiviteit. Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-‐07) 2333 AK Leiden


Janita: een activiteit van de educom of een activiteit van de acticom kunnen we ook gaan combineren met borrels. Mieke: Houd die 2 borrels per maand. Odessa is een sponsor van ons. Michael: Ja borrels gewoon 2 keer per week laten. Zaal: hahaha Michael: Oké 2 per maand. Ga mensen enthousiast maken, betrek je commissieleden en laat hen weer vrienden meenemen. Zo gaat het balletje vanzelf rollen. Persoonlijk face to face contact maakt mensen ook enthousiast. Ruben: Oke; we houden de borrels dus gewoon en misschien vaker combineren met andere activiteiten. Merel: Het idee achter de 9 uur borrel was ook voor mensen die niet in Leiden wonen zodat zij ook kunnen komen. Eva: Even peilen; wie is de hond van Itiwana? Eslin: Een thema geven aan een borrel maakt het ook inhoudelijk leuker. Ruben: Ja maar het ging in eerste instantie dus over activiteiten in het algemeen, niet alleen de borrel. Maar dit zit dus ook wel goed en moeten we niet verminderen… Conclusie over de borrel is nu kijken naar de invulling en enquête houden onder leden. Simone: De fotocom is er bijgekomen. Er zijn dus ook meer activiteiten van Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-‐07) 2333 AK Leiden


de fotocom. Als er steeds nieuwe commissies ontstaan dan krijg je op een gegeven moment wel erg veel activiteiten dus misschien wel kijken naar hoeveelheid activiteiten. Eva: Je kan beeldvorming onderwerpen die passen bij de educom ook samen met de fotocom organiseren. Combineer activiteiten ook gewoon met commissies. Laura: Het voordeel van minder activiteiten is wel dat er meer tijd is om te promoten en er een succes van te maken en er is dan meer geld voor. Kimberley: Nouja je hebt niet meer geld of tijd nodig eigenlijk. Nadia: Kijk naar welke activiteiten goed bezocht worden en welke minder en doe daar wat mee. Jemma: Het is 5 over 10 en om 11 uur moeten we hier weg. WE HEBBEN HAAST. 10. Evaluatie Itiwana 2013-‐2014 Ruben: Ik vond het hartstikke leuk Mieke: Jullie hebben het goed gedaan, leuke activiteiten neergezet! Nadia: Tof dat er zoveel mensen zijn hier! Heel goed gedaan. Jullie hebben hard geknokt en zijn er goed doorheen gekomen. Ruben: Ja [email protected], leden hebben inspraak! Eva: Ik ben super trots op jullie. ICA is gewoon heel erg goed. Ik ben trots op floor als mijn opvolger. En op Kimberley als voorzitter van mijn commissie. Ook op Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-‐07) 2333 AK Leiden


Ruben natuurlijk die al met mij moet dealen en nu ook nog met jullie zevenen. Merel: Ik ben trots op mijn opvolgster Lizet. Als je zelf mindere dagen hebt dan zet je je altijd vol in voor je werk. Je mag ontzettend trots zijn op wat je gedaan hebt. Ook op Ruben, ik was blij met 2 mannen in het bestuur. Knap dat je je hoofd koel hebt gehouden en alles in goede banen hebt geleid. Mieke: Aukje je hebt het goed gedaan. Je hebt hard geknokt en zat altijd vol energie in hok en je had ook tijd voor zumba etc. Thijs: Eelke en Yvonne jullie hebben het ook heel goed gedaan!! WOM (Wijze oude mensenraad) komt naar voren en geeft Ruben een cadeau en overhandigt een brief. Oud bestuur komt naar voren en er wordt een ABC’tje voorgedragen 11. Decharge commissies 2013-‐2014 22.22 AA commissie 2013-‐2014 krijgt bedankt-‐cadeautje en wordt uitgeslagen 22.24 Educom 2013-‐2014 krijgt bedankt-‐cadeautje en wordt uitgeslagen 22.25 Acticom 2013-‐2014 krijgt bedankt-‐cadeautje en wordt uitgeslagen 22.26 Survivalcom 2013-‐2014 krijgt bedankt-‐cadeautje en wordt uitgeslagen 22.26 Mentoraat 2013-‐2014 krijgt bedankt-‐cadeautje en wordt uitgeslagen 22.26 Bulletincommissie 2013-‐2014 krijgt bedankt-‐cadeautje en wordt uitgeslagen 22.27 Lassa 2013-‐2014 krijgt bedankt-‐cadeautje en wordt uitgeslagen 22.27 ICA commissie 2013-‐2014 krijgt bedankt-‐cadeautje en wordt uitgeslagen 22.28 Congrescommissie 2013-‐2014 krijgt bedankt-‐cadeautje en wordt uitgeslagen 22.29 Fotocom 2013-‐2014 krijgt bedankt-‐cadeautje en wordt uitgeslagen 22.30 Reiscom 2013-‐2014 krijgt bedankt-‐cadeautje en wordt uitgeslagen Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-‐07) 2333 AK Leiden


12. Decharge 20e bestuur 2013-‐2014 22.32 Floor krijgt cadeautje en wordt als Assessor Publicatie 2013-‐2014 uitgeslagen 22.35 Kimberley krijgt cadeautje en wordt als Assessor Activiteiten 2013-‐2014 uitgeslagen 22.36 Eelke krijgt cadeautje en wordt als Assessor Onderwijs 2013-‐2014 uitgeslagen 22.40 Aukje krijgt cadeautje en wordt als Assessor Extern 2013-‐2014 uitgeslagen 22.41 Yvonne krijgt cadeautje en wordt als Secretaris 2013-‐2014 uitgeslagen 22.44 Lizet krijgt cadeautje en wordt als Penningmeester 2013-‐2014 uitgeslagen 22.46 Ruben krijgt cadeautje en wordt als Voorzitter 2013-‐2014 uitgeslagen Oud bestuur treedt af en nieuw bestuur neemt plaats achter de tafels. 13. Installatie 21e bestuur 2014-‐2015 Margot slaat haar bestuursgenoten een voor een in en wenst iedereen succes. 14. Installatie commissies 2014-‐2015 Margot slaat de commissies een voor een in en noemt alle namen van de commissieleden op. 15. Nagekomen punten / w.v.t.t.k. -‐ 16. De sluiting 23:05 Om 23.05 uur is de Wissel-‐ALV 2014 officieel geëindigd. Margot slaat de hamer.



2. Mededelingen Ruben: Onze nieuwe boekenleverancier Jongbloed is recentelijk failliet gegaan. Dit komt later ter sprake

Recommend Documents