agendapunt 3.a.7 900291
Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden MEERJARENRAMING 2011-2015 Portefeuillehouder Datum Aard bespreking Afstemming
Wiegman, A.G. 26 oktober 2010 Besluitvormend BDV/FIN EFZ/MEFZ 3 19806
Bijlagen Zaaknummer Gremia
Datum
Aard
B
Advies/ besluit (Geen) (Geen) (Geen) Gewijzigd akkoord Aangehouden
PFO Hae DMT PFO Wie PFO Bom PFO Woo PFO Ende PFO Ber D&H
16-08-2010 15-09-2010 20-09-2010 04-10-2010 05-10-2010 06-10-2010 08-10-2010 11-10-2010
B B B B B
PFO Hae PFO Wie
13-10-2010 18-10-2010 B
(Geen) Voor kennisgeving aangenomen Gewijzigd akkoord
D&H
26-10-2010
cie WK cie WS cie BOB VV
09-11-2010 09-11-2010 09-11-2010 25-11-2010
B
-
Parafering Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. Bartelds, T.H.J. Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. Bartelds, T.H.J. -
Gevraagd besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 26-10-2010 1. Kennis te nemen van de meerjarenraming 2011-2015. 2. De verenigde vergadering te verzoeken om in te stemmen met de meerjarenraming 20112015. Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 26-10-2010 Het voorwoord wordt tekstueel aangepast Gevraagd besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 11-10-2010 In te stemmen met de meerjarenraming 2011-2015. Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 11-10-2010 Verwezen wordt naar hetgeen onder agendapunt 3.a.1 ( begroting 2011) genotuleerd is.
2
Meerjarenraming 2011-2015
1.
Probleemstelling - context
Bij de stukken voor de bijeenkomst van de verenigde vergadering op 25 november 2010, ontvangt u ter vaststelling twee documenten voor de uitwerking van de Kadernota 2011-2015 en voor de strategische sturing van Delfland: De Meerjarenraming 2011-2015 en de Begroting 2011. Het Implementatieplan Kadernota 2011 is ter informatie als bijlage toegevoegd. Met deze documenten, die nauw met elkaar samenhangen, sluit Delfland een fase af in de herbezinning op zijn doelen en zijn organisatie, die is ingezet in het najaar van 2009. Centraal staat dat Delfland hiermee weer balans aanbrengt tussen geld en inhoud, na een periode waarin het een dan wel het ander centraal stond.
2.
Beoogd effect
Met de Meerjarenraming 2011-2015 en de Begroting 2011 wordt beoogd: a. Meerjarig en duurzaam financieel beleid te voeren; b. Met ingang van 2014 een positief exploitatiesaldo te bereiken; c. Met ingang van 2018 en positieve stand van reserves te bereiken; d. De leningenportefeuille te beheersen en het weerstandsvermogen van de organisatie te vergroten. Met het implementatieplan „Delfland durft en doet‟ krijgt u als Verenigde vergadering inzicht in: a. Uiteenzetting van proces en projectaanpak voor implementatie en borging strategische keuzes Kadernota 2011 b. Beschrijving van de sturing in het implementatieproces ten aanzien van de rollen en verantwoordelijkheden c. Weergeven van de tussenresultaten en mijlpalen op weg naar de borging en implementatie van de strategie uit Kadernota 2011 d. Succesvolle afronding volledig bezuinigings- en veranderingstraject over periode van 4 jaar
3.
Kernboodschap
In het financiële spoor uit de Kadernota 2011 is onderzocht hoe een duurzaam financieel beleid kan worden vormgegeven. Om financieel gezond te worden en te blijven is een structureel sluitende begroting noodzakelijk. De Waterschapswet schrijft voor dat de meerjarenraming structureel sluitend moet zijn; structurele lasten moeten worden gedekt uit structurele baten. Indien dit voor het begrotingsjaar niet het geval is, dan moet uit de meerjarenraming blijken dat dit uiterlijk aan het eind van de meerjarenperiode wel het geval is, waarbij in de tussenliggende periode naar een begrotingsevenwicht wordt toegewerkt. De meerjarenperiode is in principe het begrotingsjaar en drie daarop volgende jaren. Binnen deze randvoorwaarden wordt een evenwichtige begroting bereikt door het jaarlijkse investeringsniveau vanaf 2011 terug te brengen tot gemiddeld 55 miljoen euro en op de exploitatie, met ingang van 2011 en in vier jaren gefaseerd oplopend, een bedrag van 18 miljoen euro structureel te besparen. Op deze wijze kan een positief exploitatiesaldo worden bereikt in 2014 en een positieve reservestand in 2018. De leningportefeuille loopt in een
termijn van 10 jaar terug tot een bedrag van ongeveer 800 miljoen euro en de solvabiliteitsratio wordt positief. In het implementatieplan Delfland durft en doet worden langs vier hoofdpijlers de strategische keuzes uit de Kadernota 2011 uitgewerkt: 1. Programmasturing: Met de vaststelling van programmamanagement door WOU! is een start gemaakt met programmasturing. Afgelopen maanden is duidelijk geworden dat de ambtelijke aansturing van de programma‟s versterkt en geoptimaliseerd moet worden. De Kadernota 2011 en het implementatieplan hebben voor een ontwikkeling gezorgd in de programmasturing door uitgangspunten en werkwijzen nader uit te werken. Deze manier van sturing is de dominante lijn om de ambities en doelen zoals opgenomen in de programma‟s uit het WBP4 uit te voeren. 2. Basis op orde: In het implementatieplan is veel aandacht uitgegaan naar het op orde krijgen van Delflandse basisgegevens. In het implementatieplan worden concrete verbeteracties, mijlpalen en resultaten benoemd voor de onderstaande begrippen die samengevat zijn onder de noemer “basis op orde”: a. Planning & controlcyclus b. Investeringscontrol (actualisatie van projecten) c. Kwaliteit van de bedrijfsvoering d. Werkprocessen e. Informatiesystemen f. Financiën 3. Organisatie en cultuur: De dominantere lijn in programmasturing werkt door op de gehele organisatie en de organisatiecultuur. Programmasturing heeft onder meer als doel dat de samenwerking tussen sectoren en teams meer gericht worden op het behalen van concrete programmadoelstellingen. In het implementatieplan wordt werk gemaakt van het verbeteren van de politieke sensitiviteit in relatie tot de programma‟s. De organisatieaanpassingen zijn vooral gericht om deze nieuwe vorm van sturing en de politieke sensitiviteit te verbeteren en/of te versterken. Hierbij wordt een werkwijze voorgestaan waarbij de veranderingen in cultuur en samenwerking door de dagelijkse praktijk en het dagelijks gewoon doen voorop staat. 4. De programma‟s: Het WBP4 benoemd 6 programma‟s. In deze programma‟s hebben, met de vaststelling van de Kadernota 2011, bijstelling op de programma‟s plaatsgevonden. Deze bijstellingen door de Kadernota 2011 zijn strategisch en abstract. In het implementatieplan zijn de keuzes uit de Kadernota 2011 verder gespecificeerd en gedetailleerd. De definitieve stolling van de consequenties en keuzes uit de Kadernota 2011 en het implementatieplan zal plaatsvinden in de diverse programmaplannen. Deze plannen zijn naar verwachting begin van 2011 gereed voor bestuurlijke besluitvorming. In de meerjarenraming en de begroting wordt vermeld welke doelstellingen, maatregelen en financiën voor de planperiode van 2011-2015 gelden. In het implementatieplan is vermeld welke bijstelling van doelstellingen, maatregelen en financiën naar aanleiding van de Kadernota 2011 hebben plaats gevonden en geeft daarmee op meer gedetailleerd niveau aan aan hoe de keuzes uit de Kadernota 2011 doorwerken.
4.
Historie - eerdere besluitvorming
Na vaststelling van het Waterbeheerplan 2010-2015 en de Meerjarenraming 2010-2014 in november 2009 is op basis van de motie Dijkema c.s. een proces op gang gekomen voor de uitvoering van een ambitiecheck WBP4 gecombineerd met het opstellen van de Kadernota 2011. In de motie Dijkema c.s. hebben de coalitiepartijen en de Algemene Waterschapspartij Delfland hun zorgen uitgesproken over de oplopende schuldenlast. Het college is gevraagd scenario‟s uit te werken om te komen tot een positief exploitatiesaldo. De motie geeft aan dat een bezuinigingsdoelstelling wordt ingevuld met daarin een doorkijk naar de consequenties
2
voor de realisatie van de WBP-ambities, de omvang van de formatie, de leningenportefeuille, rentelasten en exploitatie. Uitgangspunt hierbij is een maximale opbrengststijging van gemiddeld 9% (gebaseerd op 8,5% in watersysteem- en 10% in zuiveringsheffing). In vervolg hierop heeft de VV op 1 juli 2010 de Kadernota 2011 vastgesteld. Delfland heeft daarin na een grondige bezinning op de kerntaken, financiën en organisatie een aantal strategische keuzes gemaakt. Delfland brengt het investeringsvolume terug van 95 miljoen euro per jaar naar 55 miljoen euro per jaar. Dit is mogelijk door de ambities uit het WBP 2010-2015 over meer jaren uit te smeren dan oorspronkelijk was voorzien en door de ambities bij te stellen. Om dit te realiseren worden keuzes gemaakt op de programma‟s schoon water, stevige dijken, voldoende water en gezuiverd afvalwater. Daarnaast bezuinigt Delfland structureel 18 miljoen euro op de exploitatiebegroting, die in een periode van vier jaar gerealiseerd worden. De omvang van de ambtelijke organisatie zal in de komende vier jaar met ongeveer een vijfde deel worden teruggebracht. De meerjarenraming 2011-2015 en de begroting 2011 zijn in D&H behandeld op 11 oktober en 26 oktober 2010. Het implementatieplan is op 24 augustus 2010 in D&H besproken. De VV is over het implementatieplan geïnformeerd tijdens de informatieve VV op 28 september 2010.
5.
Beleid
Het is onaanvaardbaar dat de tarieven verder stijgen dan afgesproken en de schuldenlast verder oploopt. Tegen de achtergrond van de financiële en economische crisis is het van belang dat er een gezonde balans blijft bestaan tussen de inhoudelijke ambities en de financiën. Om deze balans te bereiken moeten de investeringen worden verminderd van 95 miljoen euro per jaar naar 55 miljoen euro per jaar. Dit is mogelijk door de ambities uit het WBP 2010-2015 te faseren, anders uit te voeren of te verlagen. Daarnaast bezuinigt Delfland structureel 18 miljoen euro op de exploitatiebegroting. De bezuinigingsdoelstelling hoeft niet in zijn geheel in het jaar 2011 gerealiseerd te zijn. Dit is overigens ook praktisch niet haalbaar. De bezuiniging op de exploitatie zal geleidelijk over een periode van vier jaar worden gerealiseerd. Het verminderen van het jaarlijkse investerings- en exploitatievolume heeft tot gevolg dat Delfland met minder medewerkers toe kan. Het streven is de omvang van de ambtelijke organisatie in de komende vier jaar met ongeveer een vijfde deel terug te brengen. Het verminderen van het aantal medewerkers zal gefaseerd en op zorgvuldige wijze plaatsvinden. De strategische keuzes die Delfland maakt zijn gebaseerd op drie nieuwe denklijnen. De belangrijkste daarbij is een effectgerichte denklijn, waarbij de focus verschuift van normgericht denken naar een benadering vanuit (maatschappelijke) kosten en baten. Daarbij hoort een gebiedsgerichte, strategische benadering en een marktgerichte, zakelijke en innovatieve benadering. Delfland wil hierbij kennis en innovatiekracht van anderen benutten en de eigen kennis en competenties verder ontwikkelen door gebruik te maken van een strategische vernieuwingsagenda. In het heroverwegingsproces is gewerkt vanuit de uitgangspunten programmasturing en een gebiedsgerichte vertaling zoals geformuleerd in WOU. Bij de verdere implementatie en borging wordt hierop voortgebouwd, en op het in december 2009 vastgestelde Besturingsmodel. De implementatie van de Kadernota 2011 vergt een professionele doorontwikkeling tot een organisatie, waarin kwaliteit van sturing en medewerkers, werkwijze en processen ten dienste staan van het realiseren van de doelen van de organisatie.
3
6.
Financiën
In de Meerjarenraming en de begroting zijn de volgende punten verwerkt: Het investeringsvolume over de periode 2010-2015 is teruggebracht van 585 miljoen euro naar 338 miljoen euro. De in de exploitatie geraamde kapitaallasten zijn hierdoor lager dan bij de Meerjarenraming 2010-2014 was voorzien; Een structurele bezuiniging van 18 miljoen euro, te realiseren over de periode 2011 tot en met 2014. Onderdeel hiervan is de reductie van het aantal formatieplaatsen. De eerste tranche van 4,5 miljoen euro voor het jaar 2011 is volledig verwerkt in de begroting 2011. Voor latere jaren is dit deels het geval en vervolgens aangevuld met stelposten die tezamen optellen tot jaarlijks 4,5 miljoen euro; Ten opzichte van de jaarschijf 2011 is in de Meerjarenraming 2010-2014 het aantal formatieplaatsen in 2011 met 16 fte teruggebracht. Verdere bezuinigingen zijn concreet gemaakt door verlagingen in de sfeer van onderhoud en goederen/diensten. Te denken valt daarbij aan kosten als chemicaliën, slibverwerking, onderhoud gebouwen e.d.; Volledige verwerking van nieuwe wetgeving (BBVW). Zo is er een forse stijging van de kapitaallasten in de jaren tot en met 2012 (vanaf 2013 juist een daling) en komen onder meer alle kosten van baggeren voortaan ten laste van de exploitatie. Voor wat betreft het baggeren zal bij besluitvorming van de begroting worden voorgesteld in te stemmen met een beheersplan voor baggerkosten en op basis daarvan over te gaan tot de vorming van een Voorziening baggerkosten; De gevolgen van de Actie Storm zijn volledig verwerkt. Het gaat hier om extra (exploitatie)kosten voor muskusrattenbestrijding en een jaarlijkse toename van het investeringsvolume met 5 miljoen euro voor het hoogwaterbeschermings- programma; Voor frictiekosten zijn voor de periode 2010-2012 aanzienlijke bedragen geraamd (25 miljoen euro). Uit deze budgetten worden alleen kosten bestreden van activiteiten die direct bijdragen aan de doelstellingen opgenomen in de kadernota; De jaarlijkse stijging van de opbrengsten is – overeenkomstig de motie Dijkema c.s. en de Kadernota 2011 – voor de watersysteemheffing gesteld op 8,5% en voor de waterzuiveringsheffing op 10%. Vanaf 2014 zijn lagere percentage geraamd zoals in eerdere meerjarenramingen bepaald. Een voorbehoud wordt gemaakt ten aanzien van de lopende actualisatie van projecten. Deze actualisatie is in 2010 gestart als onderdeel van de maatregelen om de basis van de organisatie op orde te krijgen en heeft als doel om te komen tot een volledige en betrouwbare projectadministratie. Uit de actualisatie kunnen kosten voortkomen die ten onrechte in projecten zijn opgenomen en niet in de investeringsadministratie thuishoren, maar in de exploitatie. Ook kunnen investeringsbedragen hoger of lager zijn dan de bestaande investeringsplannen doen vermoeden. Ook wordt een voorbehoud gemaakt voor de kosten van het stoppen van projecten. Als gevolg van de herbezinning op de doelen en het tempo waarin die doelen gerealiseerd worden (zie paragraaf hierna), kan het voorkomen dat projecten die reeds gestart waren alsnog gestopt worden. Dit kan onvoorziene kosten met zich meebrengen. De Verenigde vergadering wordt in het najaar van 2010 geïnformeerd over de actualisatie van projecten, stopkosten en andere kosten die verband houden met de herbezinning op doelen. Effecten zullen via een begrotingswijziging in de begroting voor 2011 verwerkt worden. De financiële consequenties van dit implementatieplan zijn uitgewerkt in de begroting 2011 en de meerjarenraming 2011-2015. Voor de uitwerking van het implementatieplan zijn daarnaast frictiekosten gereserveerd, dit is opgenomen in de begroting 2010, begroting 2011 en de meerjarenraming 2011-2015.
4
7.
Organisatorische en personele consequenties
D&H heeft op 28 september 2010 een voorgenomen besluit genomen over enkele organisatiewijzigingen. Deze wijzigingen zijn opgenomen in het implementatieplan en beogen: a. Versterking van programmasturing; b. Verbetering van enkele onderdelen van bedrijfsvoering, met name Interne Control functie, en Accountmanagement; c. Verbetering van de strategische functie; d. Efficiëntere organisatie binnen Delfland. Organisatorische en personele consequenties die mogelijk nog volgen in de komende periode en zijn gebaseerd op het implementatieplan, zullen afzonderlijk aan D&H worden voorgelegd.
8.
OR/GO
De OR zal geïnformeerd worden over de begroting en de meerjarenraming. De OR is door de plaatsvervangend WOR-bestuurder op diverse momenten formeel en informeel geïnformeerd over het implementatieplan. Informeel heeft de OR een eerdere versie van het implementatieplan reeds ontvangen. Na besluitvorming in D&H zal dit implementatieplan als voorgenomen besluit aan de OR worden toegezonden, met het verzoek tot advies.
9.
Risico- en beheersmaatregelen
De risico‟s die verbonden zijn aan de doelstellingen en maatregelen en hun financiële vertaling zijn opgenomen in de programmaparagrafen van de meerjarenraming en begroting. In financiële zin zijn de exploitatiesaldi en de investeringsramingen in de komende jaren risicovol, omdat duurzaam financieel beleid daarvan afhankelijk is. Hoewel de exploitatietekorten strikt genomen geen onderdeel vormen van de risicoanalyse (het proces om mogelijke risico‟s op te sporen en de kans in te schatten op het daadwerkelijk voordoen daarvan met de daarbij behorende financiële gevolgen) worden deze wel ten laste gebracht van de algemene reserve. De algemene reserve is onderdeel van de (beschikbare) weerstandscapaciteit en het (benodigde) weerstandsvermogen. In die zin worden exploitatietekorten gerekend tot risico‟s en worden deze in het kader van het bepalen van het benodigde weerstandsvermogen meegenomen. De investeringsramingen zijn risicovol vanwege de lopende actualisatie van projecten, alsmede vanwege de diverse mogelijkheden voor afwijking van ramingen en planningen die zich gedurende de verschillende fasen van projecten voordoen. De investeringen zijn geraamd op een maximaal haalbaar volume. De organisatie slaagt er steeds beter in om afwijkingen van ramingen en planningen vroegtijdig te rapporteren en daarop maatregelen te nemen. Met name de project- en programmarapportages, en de onderliggende informatievoorziening, zijn daarop ingericht. Bijsturing kan plaats vinden door projecten in de tijd te verschuiven en op die manier over- of onderschrijding van het haalbare investeringsvolume zoveel mogelijk te voorkomen. De risico- en beheersmaatregelen met betrekking tot het implementatieplan vind u terug in paragraaf 2.2 van het hoofdstuk „Aanpak‟ van het implementatieplan. Deze richten zich op de volgende onderwerpen:
5
a. b. c. d. e.
10.
Programmasturing; Cultuur; Bedrijfsvoering; Buitenwereld; Meerjarenperspectief beheer en onderhoud.
Communicatie (in- en extern)
Intern: De medewerkers binnen Delfland zijn en worden op diverse momenten geïnformeerd over het implementatieplan en de consequenties voor de organisatie en haar medewerkers. Daarnaast is er een communicatieplan opgesteld, om de komende periode de medewerkers proactief te blijven informeren over de ontwikkelingen op dit terrein en ze hier ook bij te betrekken. Over het vaststellen van dit implementatieplan door D&H worden de medewerkers op korte termijn geïnformeerd. Extern: extern wordt de communicatie over het implementatieplan opgepakt binnen de gebiedscommunicatie en via de ambtelijke en bestuurlijke overleggen met onze partners in het gebied. 11.
Bevoegd orgaan
De VV is bevoegd om in te stemmen met de Meerjarenraming 2011-2015, op voorstel van D&H. Met de vaststelling van de Kadernota 2011 heeft de VV de kaders voor 2011 en verder vastgesteld. Het implementatieplan „Delfland Durft en Doet‟ is een verdere uitwerking van deze Kadernota 2011. D&H is als uitvoerend orgaan bevoegd hierover een besluit te nemen. De VV wordt geïnformeerd.
12.
Toelichting
Bijlage: Meerjarenraming 2011-2015
6
Kenmerk VV: Beleidsveld:
Vergaderdatum: Ondersteunend organisatie
25 november 2010
Agendapunt:
De Verenigde Vergadering van Delfland, gelezen het voorstel van dijkgraaf en hoogheemraden van 25 november 2010, kenmerk ......; gelezen het positieve/negatieve advies van de commissies Bestuur, organisatie en bedrijfsvoering, Watersystemen, en Waterketen en waterkeringen; overwegende dat: het ontwerp van de meerjarenraming 2011-2015 ingevolge artikel 100, tweede en derde lid, van de Waterschapswet gedurende twee weken voor een ieder ter inzage heeft gelegen en dat hiertegen geen bedenkingen zijn ingediend; gelet op: de artikelen 99 tot en met 102 van de Waterschapswet; Besluit: In te stemmen met de meerjarenraming 2011-2015.
Aldus besloten in de openbare vergadering van 25 november 2010.
De verenigde vergadering voornoemd, de Secretaris,
de Voorzitter,
mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart
mr. M.A.P. van Haersma Buma
