agendapunt 04.B.04 950270
Aan Commissie Bestuur, Organisatie en Bedrijfsvoering NOTA INVESTERINGS- EN ACTIVABELEID
Voorstel Commissie Bestuur, Organisatie en Bedrijfsvoering 11-9-2012 1. Kennis te nemen van de Nota investerings- en activabeleid 2012.
2. De volgende besluiten aan de verenigde vergadering van 27 september 2012 voor te leggen:
2.1
Vast te stellen de Nota investerings- en activabeleid met als ingangsdatum 1 oktober 2012, onder het gelijktijdig intrekken van de Nota Activabeleid (VV-besluit 812577, 16-12-2010).
2.2 waarbij ingestemd wordt met de instelling van een onderzoeks- en ontwerpkrediet: 2.2.1 Hiervoor voor 2012 een krediet van € 3 mln. ter beschikking te stellen; 2.2.2 Voor 2013 en verder jaarlijks bij het vaststellen van de begroting het krediet vast te stellen; 2.2.3 Voor het vaststellen van dit krediet de rekenregel te hanteren van 10% van de bij de begroting door de verenigde vergadering vastgesteld overzicht van voorgenomen investeringen voor het betreffende begrotingsjaar; 2.2.4 De bevoegdheid voor het benutten van dit krediet neer te leggen bij de secretaris-directeur; 2.2.5 Gelijktijdig in te trekken het Algemeen voorbereidingskrediet (kenmerk 522276, VV-besluit 15-09-2005).
2.3 waarbij ingestemd wordt met de instelling van een krediet project onvoorzien: 2.3.1 Om met ingang van de begroting 2013 voor de hoogte van het krediet project onvoorzien de rekenregel te hanteren van 5% van de waarde van de bij de begroting door de verenigde vergadering vastgesteld overzicht van voorgenomen investeringen voor het betreffende begrotingsjaar; 2.3.2 De bevoegdheid voor het benutten van dit krediet neer te leggen bij de secretarisdirecteur.
Advies Commissie Bestuur, Organisatie en Bedrijfsvoering 11-9-2012
Nota investerings- en activabeleid 1.
Probleemstelling - context
In het verleden is geprobeerd om de slagkracht van de organisatie in relatie tot de uitvoering van maatregelen te vergroten. In de geest van die tijd van het snel moeten kunnen handelen in verband met wateroverlast en dergelijke was dit ook logische stap. Er zijn toen een drietal kredietvormen in het leven geroepen om dit te bewerkstelligen: het algemeen voorbereidingskrediet, het krediet innovatie- en kennisprogramma Waterkader Haaglanden en het krediet proactieve grondverwerving. Echter het instellen van deze kredieten heeft niet geleid tot het gewenste resultaat maar juist tot het tegenovergestelde. Het toepassen van verschillende bandbreedten voor de risicoopslag in de SSK-ramingen voor de opeenvolgende kredietaanvragen kan voor de verenigde vergadering leiden tot onduidelijkheid in het besluitvormingsproces. Ook de niet eenduidige vastlegging van de spelregels m.b.t. het investeringsproces zorgen voor onduidelijkheid, waardoor de slagvaardigheid bij de besluitvorming wordt gefrustreerd. Daarnaast is de bestaande regelgeving is al weer enige jaren geleden vastgesteld. Vanwege aanpassingen in het proces sluiten in de huidige situatie praktijk en regelgeving niet meer naadloos op elkaar aan, waardoor er een potentieel rechtmatigheidrisico wordt gelopen. Er is behoefte aan spelregels die enerzijds als basis kunnen dienen voor een adequate beheersing van de investeringen en anderzijds een effectieve en efficiënte besluitvorming rond investeringen mogelijk maken. De spelregels worden in dit voorstel verder uitgewerkt en zijn meer in lijn met de spelregels zoals deze bij de provincies, gemeenten en andere waterschappen gehanteerd worden voor het investeringsproces. De spelregels moeten zorgdragen voor een zodanige besluitvorming en verantwoording rond het investeringsproces zodat de verenigde vergadering te allen tijde op een juiste, tijdige en transparante manier wordt geïnformeerd over de status van de voorgenomen en in uitvoering zijnde investeringen. Dit zodat een tijdige bijsturing mogelijk is en de verenigde vergadering achteraf niet voor een voldongen feit komt te staan. Voor investeringsprojecten zijn in de huidige situatie in de verschillende fasen van het project drie beslismomenten waarop krediet kan worden aangevraagd. Dit betreft het voorbereidingskrediet, waarvoor het budget beschikbaar is gesteld aan de secretaris-directeur, het ontwerpkrediet en uitvoeringskrediet. Over de twee laatste kredieten besluit de verenigde vergadering. In deze notitie wordt voorgesteld het aantal beslismomenten terug te brengen naar twee: het onderzoeks- en ontwerpkrediet, waarvoor budget beschikbaar wordt gesteld aan de secretaris-directeur; en het uitvoeringskrediet, waarvoor de besluitvorming blijft liggen bij de verenigde vergadering. Daarnaast wordt de risico-opslag voor een deel uit de projectraming gehaald en ondergebracht in een apart krediet project onvoorzien. Het algemeen voorbereidingskrediet wordt opgeheven met dit voorstel. Het krediet innovatie- en kennisprogramma Waterkader Haaglanden en het krediet proactieve grondverwerving zijn inmiddels al opgeheven (VV kenmerk 998709, beslispunten 4 en 5, 31 mei 2012).
Het investeringsproces heeft een directe relatie met het activabeleid. Zodoende wordt het activabeleid tegelijkertijd met het investeringsbeleid geactualiseerd. Inhoudelijk is er niet veel gewijzigd in het activabeleid. De belangrijkste wijziging is de daadwerkelijke toepassing van de componentenmethode. Verder is de tekst aangepast om de leesbaarheid te vergroten en zijn verder de onderdelen van het activabeleid duidelijker geformuleerd. Het investeringsbeleid en activabeleid zijn samen opgenomen in de Nota Activabeleid. De naam van de notitie wordt gewijzigd in Nota investerings- en activabeleid. 2.
Beoogd effect
Het vaststellen van de Nota investerings- en activabeleid, waarmee -
-
3.
de besluitvorming rond het investeringsproces eenduidiger wordt. Het aantal beslismomenten voor investeringsprojecten wordt immers teruggebracht naar 2 soorten krediet: het onderzoeks- en ontwerpkrediet en het uitvoeringskrediet; praktijk en regelgeving beter op elkaar aansluiten. Het rechtmatigheidsrisico wordt hierdoor kleiner; de directe relatie tussen het investeringsproces en het activabeleid nadrukkelijker vorm krijgt. Kernboodschap
Het investeringsbeleid en activabeleid van Delfland behoeven aanpassing. Deze beide processen hebben een directe relatie met elkaar. Daarom is het beleid van beide processen daar waar nodig geactualiseerd en samengevoegd in één Nota investerings- en activabeleid. Zie voor een verdere uitwerking paragraaf 14. Toelichting 4.
Historie - eerdere besluitvorming
De verenigde vergadering heeft de volgende relevante documenten vastgesteld: -
Onderzoekskrediet- Algemeen Voorbereidingskrediet (VV 914508) op 15 september 2005. Verordening Beleids- en verantwoordingsfunctie Delfland ex artikel 108 (VV 719059) op 8 oktober 2008 Nota Activabeleid HH Delfland vastgesteld (VV 812577) op 16 december 2010. Afboeken investeringen, vastgesteld (VV 998709) op 31 mei 2012.
Met het laatstgenoemde besluit zijn het krediet innovatie- en kennisprogramma Waterkader Haaglanden en het krediet proactieve grondverwerving komen te vervallen. 5.
Regelgeving en Beleid
De Nota Activabeleid uit 2010 is een uitwerking van de artikelen 5, 6 en 12 van de huidige Verordening Beleids- en verantwoordingsfunctie Delfland ex artikel 108 uit 2008. Als gevolg van deze nota is in 2011 een nieuwe ‘Voorziening onderzoek en ontwikkeling’ gevormd. Deze voorziening is bedoeld voor het afdekken van het risico dat investeringsbeslissingen voor onderzoek en ontwikkeling uiteindelijk niet tot een vast activum leiden. Deze Verordening Beleids- en verantwoordingsfunctie sluit niet meer afdoende bij de behoeften en wensen uit de praktijk. De geactualiseerde verordening ligt momenteel ook ter besluitvorming door VV voor. Het investerings- en activabeleid wordt opgesteld op grond van deze verordening en dient hieraan te voldoen. 2
Daarnaast verkeert Delfland in een dynamische positie voor wat betreft de investeringen. Het is noodzakelijk om het opgestelde investeringsbeleid ten aanzien van voorbereidingskredieten uit 2005 te herzien. Ook dient het activabeleid te worden geactualiseerd aan de veranderende inzichten. Als gevolg van de bovenstaande ontwikkelingen zijn het investeringsbeleid en activabeleid geactualiseerd en samengevoegd in een Nota investerings- en activabeleid, welke nu ter vaststelling voorligt. De Inspraakverordening Delfland 2011 is niet van toepassing is op de voorbereiding van de Nota investerings- en activabeleid, omdat het besluit uitsluitend interne werking heeft. 6.
Financiën
Het bestaande voorbereidingskrediet wordt opgeheven en ondergebracht in het nieuw gevormde centraal onderzoeks- en ontwerpkrediet. De hoogte van dit nieuwe onderzoeks- en ontwerpkrediet bedraagt vooralsnog 10% van het bedrag van de voorgenomen investeringen in de vastgestelde begroting van het betreffende begrotingsjaar. Op basis van het in 2013 beschikbaar gestelde bedrag voor onderzoek en ontwerp zal het toegepaste percentage van 10% van de voorgenomen investeringen worden geëvalueerd. Als uit deze evaluatie blijkt dat dit percentage van 10% moet worden aangepast dan zal dit ter besluitvorming aan de verenigde vergadering worden voorgelegd. De nieuw op te starten projecten vallen door het vaststellen van deze nota automatisch onder deze nieuwe regeling. Voor de bestaande projecten zal door middel van een verzamelbesluit in de jaarrekening 2012 worden besloten het krediet van de post project onvoorzien binnen de bestaande investeringen met ingang van januari 2013 over te hevelen naar het totaalkrediet voor project onvoorzien. Voor de bestaande projecten waarvoor al een onderzoekskrediet is verstrekt vindt geen tussentijdse correctie plaats dit krediet over te hevelen naar een onderzoeks- en ontwerpkrediet. Na het gereedkomen van de onderzoeksfase vloeit het verstrekte krediet terug en worden gerealiseerde kosten ten laste van het nieuwe project gebracht waarvoor een investeringsplan (IP) en krediet is aangevraagd. 7.
Duurzaamheid
N.v.t. 8.
Organisatorische en personele consequenties
N.v.t. 9.
OR/GO
N.v.t. 10.
Risico- en beheersmaatregelen 1. Als grond voor het actualiseren van deze nota is genomen de geactualiseerde Verordening Beleids- en verantwoordingsfunctie Delfland. Het voorstel tot besluit inzake het actualiseren van de verordening dient voorafgaande de behandeling van deze nota te worden vastgesteld. Indien de geactualiseerde verordening niet wordt vastgesteld kan ook het voorstel tot besluit van het vaststellen van de nota niet plaatsvinden.
3
Beheersmaatregel: Bij het opstellen van de behandelvolgorde van de agenda dient rekening te worden gehouden met het feit dat de verordening en de nota gelijktijdig en volgtijdelijk op de agenda worden geplaatst. De verordening gaat hierin vooraf aan de nota. 2. Het investeringsproces bij het Hoogheemraadschap moet worden verduidelijkt en verbeterd. Op dit moment is sprake van spelregels die niet altijd duidelijk zijn vastgelegd. Daarnaast is behoefte aan spelregels die enerzijds een basis zijn voor beheersing door het bestuur en door het management van de investeringen en anderzijds de basis kunnen vormen van effectieve en efficiënte besluitvorming rond investeringen. Daarnaast dient het activabeleid te worden geactualiseerd op basis van veranderde inzichten. Beheersmaatregel: Het proces rond het toekennen van Investeringsbedragen en kredieten moet zodanig worden gewijzigd dat het verwachtingspatroon van de verenige vergadering meer in overeenstemming is met de concreetheid van de ramingen. Om dit te bereiken zijn het investeringsbeleid en activabeleid samengevoegd in één Nota investerings- en activabeleid, waarin het beleid duidelijk en transparant is beschreven. 3. Een specifiek element in de bovenstaande discussie betreft het omgaan met risicobedragen in de ramingen en daarmee de wijze van bestuurlijke besluitvorming en bestuurlijke beheersing van deze risicobedragen. Het toepassen van verschillende bandbreedten voor de risico-opslag in de SSKramingen voor de opeenvolgende kredietaanvragen kan voor de verenigde vergadering leiden tot onduidelijkheid in het besluitvormingsproces. Beheersmaatregel: Krediet project onvoorzien centraal beleggen bij de secretarisdirecteur. Groot voordeel van deze werkwijze is dat het kredietbeslag op deze manier lager wordt. Door alle risico’s bij elkaar te nemen kan volstaan worden met een veel lager percentage. Het college wordt via de portefeuillehouder Financiën door middel van een maandelijkse rapportage geïnformeerd omtrent de stand van zaken met betrekking tot dit krediet als ook het Onderzoeks- en ontwerpkrediet. 11.
Communicatie (in- en extern)
Na vaststelling zal de nota worden gepubliceerd op de website van Delfland en worden opgenomen in het Algemeen Management Handboek op het intranet. Zie hiervoor ook paragraaf 12. Bekendmaking en vervolgprocedure. 12.
Bekendmaking en vervolgprocedure
De Nota investerings- en activabeleid wordt op grond van artikel 42 Algemene wet bestuursrecht bekend gemaakt in het elektronisch Waterschapsblad van Delfland. Daarnaast zal publicatie plaatsvinden op de website van Delfland Bij het vaststellen van de begroting wordt ook het overzicht investeringsplanning vastgesteld. Het college en de verenigde vergadering worden bij alle P&C-momenten geïnformeerd over alle investeringen die in deze investeringsplanning zijn opgenomen. Daarnaast wordt via deze rapportages gerapporteerd over investeringen uit het voorgaande jaren die nog niet gereed zijn gemeld. Deze rapportage bestaat uit een projectinhoudelijk deel dat wordt verzorgd door de projectleiders en een administratief/financieel beleidsmatig deel dat wordt verzorgd door Concerncontrol.
4
Om zorg te dragen voor een helder en transparant besluitvormingsproces worden het college en verenigde vergadering ook bij alle P&C momenten geïnformeerd over het gebruik van de budgetten van het onderzoeks- en ontwerpkrediet en het krediet project onvoorzien. De verenigde vergadering kan ook buiten de P&C momenten om, verzoeken om extra informatie over de status van bepaalde investeringsprojecten. Het college wordt via de portefeuillehouder Financiën door middel van een maandelijkse rapportage geïnformeerd omtrent de stand van zaken met betrekking tot beide kredieten. 13.
Bevoegd orgaan
Op grond van artikel 84 lid 2 Waterschapswet is het college belast met de voorbereiding van VV-besluiten. De verenigde vergadering is bevoegd de Nota investerings- en activabeleid vast te stellen op grond van artikel 77 Waterschapswet en artikel 6 lid 2 en 12 van de (huidige) Verordening beleid- en verantwoordingsfunctie. 14.
Toelichting
Investeringsbeleid. Delfland verkeert in een dynamische positie voor wat betreft de investeringen. In 2005 is met het instellen van het algemeen voorbereidingskrediet een stap gezet in het vergroten van de slagkracht van de organisatie. Inmiddels is de organisatie 7 jaar verder en is het noodzakelijk om het toen opgestelde investeringsbeleid ten aanzien van voorbereidingskredieten te herzien. Voorgesteld wordt om als hoofdregel twee soorten kredietaanvragen aan te wijzen. a. Het onderzoeks- en ontwerpkrediet b. Het uitvoeringskrediet. ad a. Onderzoeks- en ontwerpkrediet Niets nieuws Feitelijk is het onderzoeks- en ontwerpkrediet de nieuwe benaming van het oude algemeen voorbereidingskrediet. Een nieuwe naam is noodzakelijk om aan te geven dat nu alle kosten die samenhangen met de fasen tot uitvoering hieruit bekostigd worden. Net als het algemeen voorbereidingskrediet komt dit krediet onder de verantwoording van de secretarisdirecteur. Via de reguliere P&C cyclus (begroting, bestuursrapportages, jaarrekening) legt deze verantwoording af aan de verenigde vergadering afgelegd over het gebruik van dit krediet. Het algemeen voorbereidingskrediet vervalt met het instellen van het onderzoeks- en ontwerpkrediet Hoogte onderzoeks- en ontwerpkrediet De verenigde vergadering stelt jaarlijks bij het vaststellen van de begroting de hoogte van het onderzoeks- en ontwerpkrediet voor het komende begrotingsjaar vast. Voor 2012 wordt voorgesteld om de € 3 mln. ter beschikking te stellen, aangezien dit ook de hoogte was van het algemeen voorbereidingskrediet.1 Als rekeningregel voor 2013 en verder geldt voor de hoogte van het krediet dat dit gebaseerd wordt op 10% van de waarde van de bij de begroting door de verenigde vergadering vastgesteld overzicht van voorgenomen investeringen voor het betreffende begrotingsjaar. 1
Het budget van het algemeen voorbereidingskrediet, ad € 2,5 mln, is bij de 1 e Bestuursrapportage 2012 (zaaknummer 26180) verhoogd met € 0,5 mln naar € 3 mln.
5
Mocht op enig moment de hoogte van het krediet niet meer toereikend zijn voor het bekostigen van de onderzoeks- en ontwerpfase dan zal aan de verenigde vergadering een voorstel tot verhoging van het plafond gevraagd.
Het college wordt via de portefeuillehouder Financiën door middel van een maandelijkse rapportage geïnformeerd omtrent de stand van zaken met betrekking tot dit onderzoeks- en ontwerpkrediet.
Ad b. Het uitvoeringskrediet Voor het investeringsplan (IP) en uitvoeringskrediet vindt altijd besluitvorming plaats door de verenigde vergadering. Er zijn 3 mogelijkheden om deze kredietvorm ter besluitvorming aan te bieden aan de verenigde vergadering. 1. Begroting 2. Separate kredietaanvraag 3. Verzamelkrediet Deze vormen worden hieronder verder toegelicht. Begroting Conform art 5 lid 2 en art. 6 lid 2 van de Verordening Beleids- en verantwoordingsfunctie stelt de verenigde vergadering op basis van het bij de begroting gevoegde overzicht van investeringen die van start gaan in het begrotingsjaar vast van welke investeringen zij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De uitgaven en inkomsten van de overige investeringen worden bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd. Separate kredietaanvraag Hieronder vallen de investeringsprojecten waarvan de verenigde vergadering bij het vaststellen van de begroting aangegeven heeft dat zij een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. Ook voor investeringen die in de loop van het begrotingsjaar in uitvoering worden genomen en waarvoor geen autorisatie is verleend bij de begrotingsbehandeling moet voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de verenigde vergadering voorgelegd worden. Verzamelkrediet Voor investeringsvoorstellen met een geringere financiële omvang en/of minder bestuurlijkbeleidsmatig belang (waaronder bijvoorbeeld vervangingsinvesteringen) hoeft er geen separaat kredietvoorstel voorgelegd te worden aan de verenigde vergadering maar kan dit door middel van een verzamelkredietaanvraag. Hierin wordt dan voor diverse investeringen gelijk krediet aangevraagd. Uiteraard wordt net als in een separaat krediet voorstel ook in een verzamelkredietaanvraag per investeringsproject die informatie verstrekt die de verenigde vergadering nodig heeft om tot een besluit te kunnen komen. Een verzamelkredietaanvraag kan onderdeel zijn van de bestuursrapportage maar kan ook afzonderlijk aan de verenigde vergadering ter besluitvorming worden voorgelegd. Voorziening onderzoek en ontwikkeling
6
Wanneer de verenigde vergadering besluit om verder niet tot uitvoering over te gaan dan worden de reeds gemaakte kosten ten laste van de voorziening onderzoek en ontwikkeling2 gebracht. Post project onvoorzien Het toepassen van verschillende bandbreedten voor de risico-opslag in de SSK-ramingen voor de opeenvolgende kredietaanvragen kan voor de verenigde vergadering leiden tot onduidelijkheid in het besluitvormingsproces. Het voorstel is om deze risico-opslag los te laten met ingang van 1 januari 2013. Kredietaanvragen vinden dan met ingang van deze datum zonder risico-opslag plaats. Een centraal krediet voor project onvoorzien wordt bij de secretarisdirecteur geplaatst. Groot voordeel van deze werkwijze is dat het kredietbeslag op deze manier lager wordt. Bij elk individueel project ligt de risico-opslag in het begin op 40%. Door alle risico’s bij elkaar te nemen kan volstaan worden met een veel lager percentage. Het voorstel is om een met ingang van de begroting 2013 voor de hoogte van het krediet project onvoorzien de rekenregel te hanteren van 5% van de waarde van de bij de begroting door de verenigde vergadering vastgesteld overzicht van voorgenomen investeringen voor het betreffende begrotingsjaar. Het college wordt via de portefeuillehouder Financiën door middel van een maandelijkse rapportage geïnformeerd omtrent de stand van zaken met betrekking tot dit krediet Project onvoorzien. 15.
Bijlagen
1. Nota investerings- en activabeleid 2012
2
Deze is gevormd naar aanleiding van het vaststellen van de Nota Activabeleid op 16 december 2010.
7
Nota investerings- en activabeleid
Kenmerk VV
:
950270
Vergaderdatum
:11 september 2012
Beleidsveld
:
Ondersteunende beheersproducten
Agendapunt
:04.B.04
De Verenigde Vergadering van Delfland,
gelezen het voorstel van dijkgraaf en hoogheemraden van 24 juli 2012, kenmerk 23293; gelezen het positieve/negatieve advies van de commissie Bestuur, Organisatie en Bedrijfsvoering; overwegende dat: sinds de invoering in 2009 van de Wet modernisering Waterschapsbestel (Waterschapswet) in de accountantscontrole het rechtmatigheidaspect wordt betrokken. Gelet op: artikelen 77 en 108 van de Waterschapswet; Verordening Beleids- en verantwoordingsfunctie Delfland. Besluit:
1. Vast te stellen de Nota investerings- en activabeleid 2012 met als ingangsdatum 1 oktober 2012, onder het gelijktijdig intrekken van de Nota Activabeleid (VV besluit 812577, 16 december 2010). 2. waarbij ingestemd wordt met de instelling van een onderzoeks- en ontwerpkrediet: 2.1. hiervoor voor 2012 een krediet van € 3 mln. ter beschikking te stellen; 2.2. voor 2013 en verder jaarlijks bij het vaststellen van de begroting het krediet vast te stellen; 2.3. voor het vaststellen van dit krediet de rekenregel te hanteren van 10% van de bij de begroting door de verenigde vergadering vastgesteld overzicht van voorgenomen investeringen voor het betreffende begrotingsjaar; 2.4. de bevoegdheid voor het benutten van dit krediet neer te leggen bij de secretaris-directeur; 2.5. gelijktijdig in te trekken het Algemeen Voorbereidingskrediet (kenmerk 522276, VV besluit 15 september 2005 ). 3. waarbij ingestemd wordt met de instelling van een krediet project onvoorzien: 3.1. om met ingang van de begroting 2013 voor de hoogte van het krediet project onvoorzien de rekenregel te hanteren van 5% van de waarde van de bij de begroting door de verenigde vergadering vastgesteld overzicht van voorgenomen investeringen voor het betreffende begrotingsjaar; 3.2. de bevoegdheid voor het benutten van dit krediet te neer te leggen bij de secretaris-directeur.
8
Aldus besloten in de openbare vergadering van 27 september 2012 De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris,
de Voorzitter,
mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart
mr. M.A.P. van Haersma Buma
9
