VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van:
R. van Doggenaar
Datum: 19 november 2015
Tel nr: 8434
Nummer: 15A.01265
Team: Ruimtelijk beleid en
projecten Tekenstukken: Nee Afschrift aan:
Bijlagen:
2
Margot Stolk, Carolien van Dam, Janneke Steens
N.a.v. (evt. briefnrs.): n.v.t. Onderwerp: Evenementen 2016
Advies: 1. In te stemmen de evenementenkalender 2016; 2. In te stemmen met de Top 10 evenementen en het honoreren van één evenement per dorpskern.
Begrotingsconsequenties B . e n W. d . d . :
Portefeuillehouder:
wethouder Koster
NEE
Inl ei din g: In september jl. zijn alle evenementenorganisatoren via de e-mail en een oproep op de Informatiepagina benaderd om hun beoogde evenementen voor 2016 te melden. Aan de hand van deze meldingen wordt gekeken naar: - de risico's rondom evenementen en de beschikbare capaciteit bij de hulpdiensten (politie en brandweer); - de leefbaarheid rond de diverse beoogde evenementenlocaties (spreiding naar locaties en tijd); - de beschikbaarheid van de door de organisatoren gewenste locaties en data. Na afweging van bovenstaande aspecten is voor het jaar 2016 een evenementenkalender opgesteld. In de loop van het jaar wordt de kalender aangevuld met evenementen die in eerste instantie nog niet waren aangemeld. Aan de hand van de ingediende gegevens worden de evenementen van een score voorzien. Op basis van deze score wordt de Top 10 evenementen bepaald. Op 25 november 2015 vindt de jaarlijkse Netwerkbijeenkomst Evenementen plaats. Tijdens deze bijeenkomst worden de evenementenkalender en de Top 10 evenementen van 2016 gepresenteerd.
De b ev oeg dh eid v an het co ll eg e ko mt v o o rt uit d e v ol ge nd e w e t - e n/of re ge lg ev ing: He t is d e b e vo e gd h e id v a n h et c o l l eg e va n b urg em ees te r en we th o ud ers om j a ar l ij k s ee n e ve n em ent e nk al e nd er v as t t e s t el l e n en om s ubs i d ie t e vers tr ek k en b i nn e n d e do or d e raa d vas tg es te l d e k ad ers i n h et e v e nem en t e nb e l ei d ‘ E v e nem e nt en m et d e W -f ac tor ’ e n de A l gem e ne Su bs i di e v ero rd e ni n g G em ee nt e W oerden 20 1 2.
Beo ogd ef fe ct: Publieksevenementen dragen bij aan de sociale cohesie en levendigheid in een gemeente. Daarnaast leveren evenementen een bijdrage aan de lokale economie. Met passende evenementen kan bovendien concreet invulling worden gegeven aan de gewenste positionering van Woerden bij bewoners, bezoekers en het bedrijfsleven. De gemeente Woerden voert daarom, ook al zijn de beschikbare middelen beperkt, een stimulerend evenementenbeleid. De doelstellingen van het evenementenbeleid zijn als volgt: Behoud en vernieuwing van bestaande evenementen en deze aanvullen met (kleinschalige) evenementen; Versterken van de positionering van Woerden als woon-, werk- en recreatiestad onder het motto ‘Woerden, hoofdstad van het Groene Hart’; Betere spreiding van evenementen door het jaar heen en over verschillende locaties.
Ar g um ent en: 1. De evenementenkalender 2016 In de bijlage treft u de evenementenkalender voor het jaar 2016 aan. De kalender is geen statisch document. Evenementen die in de loop van het jaar worden aangevraagd worden, mits vergund, toegevoegd aan de kalender. 2. Top 10 evenementen 2016 In 2014 is bij het vaststellen van de evenementenkalender 2015 door het college tevens een nieuwe scoringsmethodiek voor de Top 10 vastgesteld. Deze scoringsmethodiek is ook dit jaar toegepast. De in 2015 vastgestelde scoringsmethodiek vindt u in de bijlagen behorend bij dit voorstel.
De Top 10 evenementen voor 2016 ziet er als volgt uit: 1
4 5
8 9
Nachtcultuur Kiremko Nacht van Woerden Koeiemart Graskaasdag Nationaal Veteranentreffen Triatlon Woerden 24-uur van Woerden Summerlake Outdoor festival (commercieel) Woerdense Vakantieweek Straattheaterfestival
N.B. Wijzigingen ten opzichte van 2015 zijn de volgende: Shantyfestival en Havendagen zijn opgesplitst. In 2016 vinden er geen Havendagen plaats. Shantyfestival zonder Havendagen scoort niet hoog genoeg om in de Top 10 te komen. Akoestival en Kunstpark valt, ten faveure van de 24-uur van Woerden, uit de Top 10. De 24-uur van Woerden vindt eens per twee jaar plaats en stond als gevolg hiervan vorig jaar niet in de Top 10. 3. Subsidie Subsidie is altijd een sluitpost. Inzet van financiële middelen: a. Deel voor faciliteren en communiceren; b. Dell voor volksfeesten en gedenkdagen; c. Deel voor Top 10 evenementen en evenementen in de dorpskernen Ad a Alle evenementen worden gewaardeerd. Een deel van het budget wordt om die reden ingezet om evenementen te faciliteren met o.a. de teams Wijkonderhoud en Afval en Reiniging alsmede op het gebied van marketing (Opname in Uitkalender Woerden Marketing, rubriek Leuk! etc.). Ad b Een ‘Volksfeest’ is een evenement georganiseerd in een wijk, dorp of stad voor en door de inwoners. Kenmerken zijn: alle leeftijden, toegang gratis, gedragen door bewoners en ondernemers. In 2013 is door u een rekenmethode voor de komende jaren vastgesteld voor het toekennen van subsidie aan Oranjeverenigingen. Ad c Eerst dient te worden aangetoond dat alles eraan gedaan is om sponsorgelden binnen te halen. Als een evenement gesponsord wordt, dan blijkt hieruit dat de Woerdense samenleving het evenement belangrijk vindt. Alle niet-commerciële evenementen in de Top 10 ontvangen een subsidie van € 2.000,-. Uitzondering hierop is de Koeiemart. De Koeiemart is een gemeentelijk evenement met een daaraan gerelateerde werkbegroting. Het subsidiëren van een gemeentelijk evenement door de gemeente is een vreemde constructie. In overleg met de portefeuillehouder is besproken om de subsidie voor de Koeiemart te stoppen en, indien nodig, de werkbegroting te verhogen. Een dergelijke verhoging zal, indien nodig, middels een separaat advies aan u worden voorgelegd. Naast de Top 10 evenementen is in overleg met de portefeuillehouder gesproken over het geven van meer aandacht aan evenementen in de omliggende kernen. De gemeente Woerden omvat immers meer dan enkel de stad Woerden. Via de huidige scoringsmethodiek komen evenementen in de dorpskernen vaak niet in aanmerking voor subsidie. Voorgesteld wordt om in 2016 per kern € 500,- beschikbaar te stellen. Eén evenement per kern zal met een bedrag van € 500,- worden gehonoreerd. De evenementen die het best scoren op de bovengenoemde criteria komen hiervoor in aanmerking. Voor 2016 zijn dit de volgende evenementen: - Lammetjesdag (Kamerik) - Avondvierdaagse (Harmelen) - Zegveld Helpt! (Zegveld) De financiering van deze honorering past binnen het huidige budget voor evenementen.
Kan tte k eni ng: n.v.t.
Fin an ci ën: Subsidiëren van evenementen is gedekt in de begroting FCL 6.580.04.01.
Uitv o er ing : Zie communicatie.
Com mun ic at ie / Web s ite: Op 25 november vindt de jaarlijkse netwerkbijeenkomst plaats voor evenementenorganisatoren. Doel van de bijeenkomst is netwerken, informatie over nieuwe ontwikkelingen delen en van elkaar leren. Ook wordt de lijst met de Top 10 evenementen en de evenementenkalender bekend gemaakt. Doorgaans wordt deze bijeenkomst goed bezocht en als nuttig ervaren. Alle bij ons bekende organisatoren hebben via de e-mail een uitnodiging ontvangen. Na vaststelling zal de evenementenkalender worden verzonden naar het Toeristen Informatie Punt en Woerden Marketing. Woerden Marketing zal in januari op basis van de evenementenkalender een Uitkalender (flyer) uitbrengen met een jaaroverzicht van alle evenementen. De evenementenorganisaties uit de Top 10 en de gekozen evenementen uit de dorpskernen krijgen een brief waarin zij op de hoogte worden gesteld van de plaatsing en worden geattendeerd op de mogelijkheid om subsidie aan te vragen.
O nde rn em ing s r aad : n. v. t.
S am enh ang m et e e rd er e b es lui tv or min g: Jaarlijks terugkerend proces op basis van het evenementenbeleid ‘Evenementen met de W-factor’. Bij l ag en: 1. E ve n em ent e nk al e nd er 2 01 6 (1 5 i. 0 44 2 7) 2. Vas tg es t e l de s c ori n gs m eth o d iek To p 10 (c o ll e ge v o ors t e l 1 4 A. 0 0 83 3)
Evenementen in 2016 Januari 1-3 9 9 22 28
IJsbaan Klaverfeest Nieuwjaarsconcert Stamppot Avond Lampionnenoptocht
Kerkplein Haanwijk 23 (Harmelen) Concordia Schulenburg (Kamerik) Dorpskern (Zegveld)
Platen en CD Beurs Knotwilgenloop
Recreatiecentrum H20 Atletiekbaan
Kledingbeurs ‘de Hutkoffer' Lammetjesdag
Maranathakerk Mijzijde (Kamerik)
Nachtcultuur Kamerikse Weteringloop Toneelavond Zegveld Helpt! Spot Jeugd theaterfestival Koningsnacht Koningsdag Spot Jeugd theaterfestival
Binnenstad In en rondom Kamerik Milandhof (Zegveld) Naast Milandhof (Zegveld) Schilderskwartier Kamerik/ Woerden Alle kernen Snel en Polanen
Februari 21 27
Maart 15 en16 26 en 28
April 1 en 2 16 16 23 26 26 27 28
Vanaf half april t/m augustus Kaasmarkten op zaterdag
Mei 2 3 4 5 5 16 20 en 21 21 27-28-29 30 tot 2 jun
Spot Jeugd Theaterfestival Spot Jeugd Theaterfestival Dodenherdenking Bevrijdingsdag Jom Hasjoa Triatlon De 24 uur van Woerden Muziekfestival VTC Beachvolleybal Avond-4-daagse Harmelen
Molenvliet Harmelen Alle kernen Alle kernen Joods Monument Bernhardlaan Woerden en Kamerik Wijkpark Molenvliet Cultuurpodium Babylon Parkeerplaats Thijs van der Polshal In en rondom Harmelen
Seniorendag Harmelen Graskaasdag Avondvierdaagse Woerden Dragon boat race Koor Bravour Shantyfestival Singelloop Concours Hippique Mennen Straattheaterfestival
Het wapen van Harmelen Kerkplein en omgeving In en rondom Woerden In en nabij Singel Woerden Binnenstad Singels Woerden Exercitieveld en Brediusbos Binnenstad Woerden
90's at the park Dedicated Outdoor Harleydag
Strand Cattenbroek Strand Cattenbroek Exercitieveld
Woerdense Vakantieweek Roemeniëmarkt Singelpolo Kamerik Proeft
Exercitieveld n.n.b. (Zegveld) Singel, stationsweg en Defensie eiland Dorpskern Kamerik
Juni 2 4 6 t/m 9 10 10 en 11 13 17 en 18 25
Juli 8 9 9
Augustus 12 t/m 20 27 27 27
28
Akoestival en Kunstpark
Westdampark
Babypop festival Vrijwilligersmarkt Hart voor Woerden Septembermarkt OMD Klassendag Open Monumentendag Stadsgolf Wijkfeest Schilderwijk Summerlake Outdoor Festival Nachtcultuur Nationaal Veteranen Treffen
Cultuurpodium Babylon Kerkplein Centrum Harmelen Gemeente Woerden Gemeente Woerden Parken in Woerden In en rondom het winkelcentrum Tournoysveld Wijkpark Molenvliet Theater het Klooster Exercitieveld
Indoor Dweil 44e Oktoberfest Vakantie Bijbel Week Zegveld Kiremko Nacht van Woerden Koeiemart
Exercitieveld Exercitieveld De Voorhof (Zegveld) Exercitieveld Centrum
Gluren bij de buren Sint Maarten optocht Thai-Kickboksgala
In heel Woerden Snel en Polanen Sporthal Snellerpoort Woerden
September 2 en 3 3 3 9 10 10 17 17 24 24
Oktober 14 15 20-22-23 25 26
November 6 11 21
December 31
Oud en Nieuw De kalender is onder voorbehoud van vergunningverlening
N I ET O PE N BAAR
VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van:
C.M. van Dam
Tel nr: 8661
Datum: 3 november 2014
Team: RBP
Tekenstukken: Nee
Bijlagen:
Afschrift aan:
Nummer: 14A.00833
2
weth. Stolk, D. Viveen
N.a.v. (evt. briefnrs.): n.v.t. Onderwerp: Evenementen 2015
Advies: 1. In te stemmen met evenementenkalender 2015 2. In te stemmen met nieuwe scoringsmethode 3. In te stemmen met Top 10 4. Verzoeken om braderieën en themamarkten aan te houden tot 1 januari 2015
Begrotingsconsequenties B . e n W. d . d . :
Portefeuillehouder:
wethouder Stolk
NEE
Inl ei din g: In september jl. zijn alle evenementenorganisatoren (via mail + oproep Informatiepagina) gevraagd hun beoogde evenementen voor 2015 te melden. Aan de hand van deze meldingen wordt gekeken naar de risico’s en de capaciteit bij politie en brandweer; naar de leefbaarheid rond de diverse evenementenlocaties (spreiding qua locaties en tijd) en de beschikbaarheid van de door de organisatie gewenste datum en locatie. Dit leidt tot een evenementenkalender 2015 die in de loop van het jaar aangevuld wordt met evenementen die nog niet gemeld waren. Aan de hand van de ingediende gegevens worden de evenementen van een score voorzien. Zo kan de Top 10 aan evenementen jaarlijks worden bepaald. Op 18 november a.s. vindt de jaarlijkse Evenementennetwerkbijeenkomst plaats. Op dat moment wordt de kalender gepresenteerd evenals de Top 10.
De b ev oeg dh eid v an het co ll eg e ko mt v o o rt uit d e v ol ge nd e w e t - e n/of re ge lg ev ing: Het is de bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders om jaarlijks een Evenementenkalender vast te stellen en om subsidie te verstrekken binnen de door de raad vastgestelde kaders in het Evenementenbeleid ‘Evenementen met de W-factor’ en de Algemene Subsidieverordening Gemeente Woerden 2012.
Beo ogd ef fe ct: Publieksevenementen dragen bij aan de sociale cohesie, levendigheid van de gemeente en zijn vanuit economisch perspectief aantrekkelijk. Met passende evenementen kan bovendien concreet invulling worden gegeven aan de gewenste positionering van Woerden bij bewoners, bezoekers en bedrijfsleven. De gemeente Woerden wil daarom een stimulerend evenementenbeleid voeren, ook al zijn de beschikbare middelen beperkt. De doelstellingen van het Evenementenbeleid zijn als volgt geformuleerd: Behoud en vernieuwing van bestaande evenementen en deze aanvullen met extra (kleinschalige) evenementen Versterken van de positionering van Woerden als woon-, werk- en recreatiestad onder het motto ‘Woerden, hoofdstad van het Groene Hart’ Betere spreiding van evenementen door het jaar heen en over verschillende locaties.
Ar g um ent en: 1. Evenementenkalender 2015 In de bijlage treft u de Evenementenkalender 2015 aan. De kalender is niet statisch. Evenementen die in de loop van het jaar aangevraagd worden kunnen toegevoegd worden. Het schuiven van de zomervakantie heeft effect op de jaarlijkse kalender. Immers de Woerdense Vakantieweek is in de laatste week van de zomervakantie. Het Akoestival & Kunstmarkt schuift ook mee. Er zijn dit jaar geen knelpunten ontstaan omdat zowel het Groenendaal festival als de Streekmarkt in Paassfeer twee data hebben genoemd, waaruit we een keuze hebben gemaakt. 2. Braderieën en themamarkten Voor deze specifieke evenementen is een beleidsregel in de maak. Het concept komt nog op de agenda van de Marktcommissie d.d. 17 november a.s. Daarna wordt hij zo spoedig mogelijk aan uw college ter vaststelling aangeboden. Voorgesteld wordt om in afwachting van deze besluitvorming de aanvragen voor braderieën en themamarkten aan te houden.
3. Top 10 Methode Eind 2013 is het Merkpaspoort Woerden gepresenteerd door Stichting Woerden Marketing. Met Woerden Marketing is de scoringsmethode uit het Evenementenbeleid onder de loep genomen om te komen tot een nieuwe wijze van scoren die beter past bij het doel. De Top 10 dient een afspiegeling te zijn van de evenementen die Woerden op de kaart zetten en representatief zijn voor het merk Woerden. Destijds is vastgesteld dat uw college de scoringsmethode mag aanpassen. De scoringsmethode zoals in het Evenementenbeleid ‘Evenementen met de W-factor’ is opgenomen (zie bijlage) bleek al snel niet te voldoen (te complex en geen goed Woerdens beeld). De afgelopen jaren is hier al in overleg met de portefeuillehouder aan gesleuteld. Om te bepalen of een evenement in de lijst met Top 10 evenementen komt, wordt voorgesteld om dit in het vervolg te beoordelen aan de hand van de volgende criteria en hier vervolgens de volgende punten aan toe te kennen: Bezoekersaantallen tot 500 = 1 punt Tot 1.000 = 2 punten Tot 2.000 = 3 punten Tot 3.000 = 4 punten Meer dan 3.000 = 5 punten Aantrekkingskracht buiten de gemeente = 5 punten Kernwaarden Woerden (Historisch Hart/Groene Hart) = 5 punten Kernwaarde Kloppend Hart
samenwerking met 1 organisatie = 4 punten Samenwerking met 2 organisaties = 8 punten Samenwerking met meerdere organisaties = 10 punten
Educatief (lesprogramma, stagiaires) = 5 punten een dergelijk evenement is ook elders in Woerden – 1 punt Een dergelijk evenement is ook elders in de regio – 5 punten In de regio is geen evenement als deze – 15 punten N.B. onder de regio wordt verstaan: gemeente Nieuwkoop, Bodegraven-Reeuwijk, Ronde Venen, Montfoort, Breukelen. Uniek
Profilering door de organisatie zelf – (ruim) voldoende = 5 punten (zeer) goed = 10 punten Indien een organisatie zich niet aan afspraken, voorwaarden houdt kan een aftrek van 5 punten plaatsvinden. Resultaat 1. NACHTCULTUUR Triathlon Koeienmarkt 4. Kiremko Nacht van Woerden 5. Graskaasdag 6. Summerlake (nieuw) 7. Shantyfestival en Havendagen 8. Woerdense Vakantie Week Nationaal Veteranen Treffen 10. Straattheaterfestival Akoestival en Kunstpark (nieuw) N.B. in 2014 stond de intocht van Sinterklaas in de Top 10, maar dit jaar wordt deze onder de volksfeesten geschaard.
4. Subsidie Subsidie is altijd een sluitpost. Inzet van financiële middelen: a. Deel voor faciliteren en communiceren b. Deel voor volksfeesten en gedenkdagen c. Deel voor Top 10 evenementen Ad a Alle evenementen worden gewaardeerd. Een deel van het budget wordt om die reden ingezet om evenementen te faciliteren met o.a. de teams Wijkonderhoud en Afval & Reiniging alsmede op het gebied van marketing (Opname in Uitkalender Woerden Marketing, rubriek LEUK! etc.). Ad b Een ‘Volksfeest’ is een evenement georganiseerd in een wijk, dorp of stad voor en door de inwoners. Kenmerken zijn: alle leeftijden, toegang gratis, gedragen door bewoners en ondernemers. Vorig jaar is door u een rekenmethode voor de komende jaren vastgesteld voor het toekennen van subsidie aan Oranjeverenigingen. Ad c Eerst dient aangetoond te worden dat er alles aan gedaan is om sponsorgelden binnen te halen. Als een evenement gesponsord wordt dan vindt de Woerdense samenleving het evenement ook belangrijk. Richtinggevend is een subsidie van 5% van de totale begroting met een maximum van € 2.000,--. Kan tte k eni ng: 1. Over de wijze van ‘het faciliteren van evenementen’ door de teams Wijkonderhoud en Afval & Reiniging wordt door deze teams separaat advies aan u uitgebracht in 2015. 2. Braderieën en themamarkten zijn eveneens evenementen. U ontvangt in november/december a.s. een separaat advies met beleidsregels voor deze specifieke evenementen.
Fin an ci ën: Subsidiëren van evenementen is gedekt in de begroting FCL 6.580.04.01
Uitv o er ing : Zie communicatie
Com mun ic at ie / Web s ite: Op 18 november vindt de jaarlijkse netwerkbijeenkomst plaats voor evenementenorganisaties. Doel van de bijeenkomst is netwerken, nieuwe ontwikkelingen brengen en van elkaar leren. Ook wordt de lijst met Top 10 evenementen en de evenementenkalender bekend gemaakt. Doorgaans wordt deze bijeenkomst zeer goed bezocht en als nuttig ervaren. Doelgroep is in eerste instantie alle evenementenorganisaties. Alle organisaties die een evenement organiseren in 2015 worden via e-mail uitgenodigd voor de bijeenkomst. Ook wordt op de Infopagina in de Woerdense Courant de bijeenkomst aangekondigd. In principe is de bijeenkomst dus voor alle geïnteresseerden toegankelijk. De pers wordt geattendeerd op de bijeenkomst via de aktiviteitenkalender van het college die vermeld staat op de persagenda van het persoverleg. Daarnaast wordt de pers apart uitgenodigd via een persuitnodiging, Hierin wordt ook het programma van de bijeenkomst bekend gemaakt. Ook de gemeenteraad wordt geattendeerd op de bijeenkomst. De evenementenkalender wordt verzonden aan het Toeristen Informatie Punt en aan Woerden Marketing. BeleefWoerden zal in januari een Uitkalender (flyer) uitbrengen met een evenementenjaaroverzicht. De evenementenorganisaties uit de Top 10 lijst krijgen een brief waarin zij op de hoogte gesteld worden van de plaatsing en worden geattendeerd op de mogelijkheid om subsidie aan te vragen.
O nde rn em ing s r aad : --
S am enh ang m et e e rd er e b es lui tv or min g: Dit is een jaarlijks terugkerend proces op basis van het Evenementenbeleid ‘Evenementen met de W-factor’ Bij l ag en: 1. Evenementenkalender 2015 (14i.04748) 2. Scoringsmethode uit evenementenbeleid ‘Evenementen met de W-factor’ (14.i04749)
