MV-2910-10/MST-2012 Smlouv a o poskytnutí ubytovacích a stravovacích služeb a konferenčních prostor pro účely konání mezinárodní konference ministrů vnitra v rámci českého předsednictví Salcburského fóra v prvním pololetí roku 2012 uzavřená podle § 269 ods t. 2 zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, (dále jen „obchodní zákoník“) (dále jen „smlouv a“) Článe k I. Smluv ní strany Če ská re publika – Ministerstvo v nitra Sídlo: Nad Štolou 3, 170 34 Praha 7 Kontaktní adresa: nám. Hrdinů 1634/3, 14021 Praha 4 IČO: 00007064 DIČ: CZ00007064 Bankovní spojení: Zastoupená: Mgr. Pavlem Suchánkem, ředitelem odboru m ezinárodních vztahů Kontaktní osoba: Olga Smrčková E-mail:
[email protected] Telefon: +420 974 818 662 Fax: +420 974 818 836 (dále jen "obje dnate l") a Zá me k Štiřín Sídlo: Štiřín – Kamenice Kontaktní adresa: Ringhofferova 711, Štiřín – Kamenice IČO: 629 339 06 DIČ: CZ 629 339 06 Jejímž jménem jedná: Václav Hrubý, ředitel Bankovní spojení: ČSOB, a.s. Číslo účtu: 102133488/0300 Kontaktní osoba: Karolína Pašková E-mail:
[email protected] Telefon: 606 612 701 Fax: 255 736 261 příspěvková organizace Ministerstva zahraničních věcí ČR (dále jen „poskytovatel“) uzavřely níže uvedeného dne, měsíce a roku dle ustanovení § 269 odst. 2 obchodního zákoníku tuto smlouvu:
Článe k II. Pře dmět smlouv y 1. Poskytovatel se touto smlouvou zavazuje k řádnému a včasnému poskytnutí služeb specifikovaných v odstavci 3 tohoto článku (dále jen „služby“) a za podmínek sjednaných v této smlouvě při pořádání dvoudenní mezinárodní ministerské konference v rámci českého předsednictví Salcburského fóra v prvním pololetí roku 2012. 2. Objednatel uzavírá tuto smlouvu s cílem zajistit ubytovací a stravovací služby a konferenční prostory pro účely konání mezinárodní konference ministrů vnitra v rámci českého předsednictví Salcburského fóra v prvním pololetí roku 2012. Objednatel se zavazuje k převzetí řádně a v čas poskytnutých služeb a zaplacení sjednané ceny za jejich provedení podle podmínek sjednaných v této smlouvě. 3. Předmětem závazku poskytovatele je poskytnutí těchto služeb:: I.
UBYTOVÁNÍ
Počet pokojů: Zámek
SGL de lux (2x)
2 x si hradí účastníci sami
DBL de lux (16x)
3 x hrazeno z veřejné zakázky VIP 13 x si hradí účastníci sami
Dům Jockey
DBL standart (5x)
4 x si hradí účastníci sami
apartmá (3x)
3 x hrazeno z veřejné zakázky VIP
DBL (13x)
10 x hrazeno z veřejné zakázky 3 x si hradí účastníci sami
Dům Salm
Dům Arminia
DBL de lux (1x)
1 x si hradí účastník sám
SGL (3x)
3 x si hradí účastníci sami
DBL (10x)
10 x si hradí účastníci sami
Apartmá Emanuel
1 x hrazeno z veřejné zakázky VIP
Apartmá Arminia
1 x hrazeno z veřejné zakázky VIP
Apartmá Pierre
1 x hrazeno z veřejné zakázky VIP
DBL (5x)
5 x hrazeno z veřejné zakázky VIP
Minibary na společný účet – NE
telefony na společný účet – NE
Speciální požadavky na pokoje: připravenost pokojů 24. května 2012 dopoledne (před příjezdem účastníků a před zahájením konference), využití pokojů i druhý den do doby odjezdu účastníků
2
II.
Konferenční a prezentační sály
Sál
Kapacita sálů u stolů // divadelně // raut Zámek
Ridingerův salónek
8 // -- // --
X
16 // -- // --
X
Lovecký sál
30 // 50 // 50
X
Sukův sál
42 // 80 // 80
X
Salónek Rokoko
6 // -- // --
X
Zahradní salónek
22//40//40
Zámecká terasa
120 // -- // 180
Francouzská zahrada
100 // -- // 350
Ringhofferův salónek
Kaple
X
-- // 46 // -Salmův dvůr – západní křídlo
Selský sál
60 // -- // 60
X
Salmův sál
160 // 160 // 260
X
Chvalův sál
30 // 60 // 60
X
Salmův dvůr – východní křídlo Rudolfův sál
X
Sloupový sál Dům Atis Klub
30 // -- // 30
Restaurace Atis
80 // 100 // 200
Dům Atis
150 // -- // 300
X
Golfové hřiště Golfové hřiště a celý Dům Atis vč. organizace golfového turnaje Speciální požadavky na prostory: prostory pro konferenci k dispozici objednateli min. 1 den před zahájením samotné akce pro instalaci a organizaci konference (instalace tlumočnické techniky zajištěné objednatelem)
3
III.
Catering a) 60x snídaně (pro ubytované účastníky) b) 2x coffee break pro 60 osob – nápoje bez omezení po dobu trvání cofee breaku (káva/čaj, cukr, smetana, výběr z nealkoholických nápojů), čtyři druhy sladkého pečiva, čtyři druhy slaného obloženého pečiva, ovocná m ísa z čerstvého sezonního ovoce c) 2x coffee break pro 60 osob – káva/čaj, smetana, cukr, nealkoholický nápoj, bageta, koláčky d) 1x oběd servírovaný pro 55 účastníků, jednotné menu, z toho tabule pro 15 osob – aperitiv, předkrm, polévka, hlavní chod, moučník, káva/čaj, cukr, smetana, neomezená konzumace nealkoholických nápojů a českých vín e) 1x oběd formou rautu pro 55 osob – polévka, teplý bufet – 2 druhy včetně 2 druhů teplých příloh, studený bufet – dva druhy, salátový bar – 2 druhy, pečivo, minidezerty, ovoce, káva/čaj , cukr, smetana, jeden nealkoholický nápoj, pivo/víno f) 2x oběd servírovaný pro 60 osob, jednotné menu – polévka, hlavní chod, moučník, jeden nealkoholicky nápoj, káva/čaj, cukr, smetana g) 1x jemně perlivá minerální voda založena na hlavním jednacím stole pro 27 účastníků
Speciální požadavky na stravování: občerstvení pro účastníky v m ístě konání konference včetně potřebné obsluhy, stolů, židlí (potahů na židle během oběda dle písm. d)), ubrusů IV.
Konferenční technika
Požadavky
Instalace tlumočnické techniky dne 23. května 2012. Tlumočnická technik a bude zajištěna a instalována objednatelem.
4
V.
Ostatní
1) Květinová výzdoba a) standardní výzdoba z živých květin v konferenčním sále ve středu vnitřního prostoru „Ženevy“ – 1x velká ikebana b) standardní výzdoba z živých květin na jednací stůl do 2 m ístností pro bilaterální jednání – 2x květinová ikebana c) standardní výzdoba z živých květin na stoly v prostoru coffee breaku – 14x květinová miska na stůl d) standardní výzdoba z živých květin na stoly v prostoru servírovaného oběda pro 55 osob, na hlavní tabuli pro 15 osob dlouhé nízké aranžm á uprostřed stolu – 5x květinová miska, 1x květinová vazba na hlavní tabuli e) standardní výzdoba z živých květin na stoly v prostoru podávání rautu – 10x květinová miska f) slavnostní výzdoba z živých květin na oválný/kulatý stůl vhodná při podpisu smlouvy ministry – 1x bohatá květinová ikebana 2) Ostatní -
bezplatné parkování min. pro 20 osobních vozidel, 2 autobusy
4. Poskytovatel se zavazuje poskytnout sjednané služby v kvalitě odpovídající úrovni konference s mezinárodní účastí, tedy v kvalitě, která bude potřebná k zabezpečení důstojného průběhu konference odpovídajícímu zcela jejímu významu. 5. Podkladem pro uzavření této smlouvy je nabídka poskytovatele ze dne 27. 2. 2012. Článe k III. Způsob, te rmín a místo poskytov ání služe b 1. Konference se uskuteční ve dnech 24. a 25. května 2012. Poskytování služeb uvedených v čl. II odst. 3 pod bodem II Konferenční a prezentační sály a bodem V 2) Ostatní bude zahájeno dne 23. května 2012. Poskytování ostatních služeb uvedených v čl. II odst. 3 bude zahájeno dne 24. května 2012. 2. Místem plnění poskytovatele jsou prostory konání konference v Zámku Štiřín, adresa Ringhofferova 711, Štiřín – Kam enice, 251 68, a prostory ubytování účastníků konference v Zámku Štiřín. 3. Poskytovatel prohlašuje, že mu nejsou známy žádné překážky, které by bránily splnění jeho závazku realizovat konferenci v čase a prostorách sjednaných v tomto článku. Poskytovatel se zavazuje, že pokud by taková překážka vznikla, oznámí objednateli povahu překážky, která mu brání nebo bude bránit v plnění povinnosti, a o jejích důsledcích. Zpráva podle předchozí věty (dále jen "zpráva") musí být podána písemně a bez zbytečného odkladu poté, kdy se poskytovatel o překážce dověděl nebo při náležité péči mohl dovědět. 4. Vzniknou-li překážky podle odstavce 3 tohoto článku ve lhůtě kratší než 15 kalendářních dnů před konáním konference, poskytovatel se zavazuje zprávu podat 5
objednateli bezprostředně poté, kdy se o překážce dověděl (telefonicky a písemně/emailem nebo faxem). 5. Jestliže poskytovatel zprávu v případech podle odstavce 3 a 4 tohoto článku objednateli nepodá nebo objednateli není zpráva včas doručena, má objednatel nárok na náhradu škody, která m u tím vznikla. Článe k IV. Cena a plate bní podmínk y 1. Celková maximální sjednaná cena za veškeré poskytnuté služby v rozsahu uvedeném v článku II. této smlouvy činí 390.816,4 Kč bez DPH (slovy: třistadevadesáttisícosmsetšestnáctkorunačtyřicethaléřů), tj. 465.680,- Kč s DPH (slovy: čtyřistašedesátpěttisícšestsetosmdesátkorunčeských), při sazbě DPH ve výši 14% za ubytování a květinovou výzdobu a 20% za ostatní služby, přičemž sazba DPH bude v případě její změny stanovena v souladu s platným i právním i předpisy. 2. Jednotková cena u dále uvedených služeb je sjednána ve výši: -
1.600,- Kč vč. DPH za jednolůžkový nebo dvoulůžkový pokoj pro jednu osobu na jednu noc se snídaní, 2.160,- Kč vč. DPH za VIP pokoj pro jednu osobu na jednu noc se snídaní, 264,- Kč vč. DPH za coffee break dle písm ena b) bodu III. odst. 3 čl. II. této smlouvy, 144,- Kč vč. DPH za coffee break dle písmena c) bodu III. odst. 3 čl. II. této smlouvy, 840,- Kč vč. DPH za oběd dle písmena d) bodu III. odst. 3 čl. II. této smlouvy, 936,- Kč vč. DPH za oběd dle písmena e) bodu III. odst. 3 čl. II. této smlouvy, 492,- Kč vč. DPH za oběd dle písmena f) bodu III. odst. 3 čl. II. této smlouvy, 36,- Kč vč. DPH za nápoj dle písmena f) bodu III. odst. 3 čl. II. této smlouvy.
3. Cena dle odstavce 1 tohoto článku je stanovena jako nejvýše přípustná a nepřekročitelná a zahrnuje veškeré výlohy, výdaje a náklady vzniklé poskytovateli v souvislosti s poskytováním sjednaných služeb a jeho zisk. 4. Cenu podle odstavce 2 tohoto článku poskytovatel vyúčtuje dle skutečného počtu účastníků konference. V případě, že počet účastníků konference přesáhne dohodnutý počet podle této smlouvy, cenu ve výši odpovídající rozdílu v počtu účastníků poskytovatel přičte k celkové ceně. V opačném případě ji od celkové ceny odečte. 5. Cena za poskytnuté plnění bude zaplacena objednatelem na základě daňového dokladu/faktury vystavené poskytovatelem po řádném a včasném splnění předmětu smlouvy. 6. Faktura (daňový doklad) vystavená poskytovatelem musí obsahovat náležitosti stanovené právními předpisy (zejména den splatnosti faktury, IČ objednatele, IČ a DIČ poskytovatele, označení banky a číslo účtu poskytovatele, údaj o registraci poskytovatele v obchodním rejstříku, označení plnění, za nějž je faktura vystavena, razítko a podpis oprávněné osoby poskytovatele, a vyčíslení zvlášť ceny bez DPH, zvlášť DPH a celkové ceny včetně DPH). Přílohou faktury bude specifikace poskytnutých služeb. 6
7. Úhrada ceny je provedena bezhotovostní formou převodem na bankovní účet, kdy je částka odepsána z účtu objednatele. 8. Smluvní strany se dohodly na lhůtě splatnosti faktury v délce 30 (třiceti) kalendářních dnů ode dne doručení faktury objednateli na kontaktní adresu objednatele. Cena za poskytnuté služby se považuje za uhrazenou okamžikem odepsání fakturované ceny za poskytnuté služby z bankovního účtu objednatele. V případě pochybností se má za to, že dnem doručení se rozum í třetí den ode dne odeslání faktury. 9. Objednatel nebude poskytovat poskytovateli jakékoliv zálohy na úhradu ceny poskytnutých služeb. 10. Objednatel je oprávněn před uplynutím lhůty splatnosti faktury vrátit bez zaplacení fakturu, která neobsahuje náležitosti stanovené touto smlouvou nebo budou-li tyto údaje uvedeny chybně. Poskytovatel je povinen podle povahy nesprávnosti fakturu opravit nebo nově vyhotovit. V takovém případě není objednatel v prodlení se zaplacením ceny poskytnutých služeb. Okamžikem doručení náležitě doplněné nebo opravené faktury začne běžet nová lhůta splatnosti faktury v délce 30 (třiceti) kalendářních dnů. 11. Pro úhradu sankcí dle čl. VIII. této smlouvy platí stejné platební podm ínky jako pro zaplacení faktury. Článe k V. Povinnost mlče nliv osti 1. Poskytovatel se zavazuje zachovávat ve vztahu ke třetím osobám mlčenlivost o informacích, které při plnění této smlouvy získá od objednatele nebo o objednateli či jeho zaměstnancích a spolupracovnících, a nesm í je zpřístupnit bez písemného souhlasu objednatele žádné třetí osobě ani je použít v rozporu s účelem této smlouvy, ledaže se jedná: a) o informace, které jsou veřejně přístupné, nebo b) o případ, kdy je zpřístupnění informace vyžadováno zákonem nebo závazným rozhodnutím oprávněného orgánu. 2. Poskytovatel je povinen zavázat povinností m lčenlivosti podle odstavce 1 všechny osoby, které se budou podílet na poskytování služeb objednateli dle této smlouvy. 3. Za porušení povinnosti mlčenlivosti osobami, které se budou podílet na poskytování služeb dle této smlouvy, odpovídá poskytovatel, jako by povinnost porušil sám. 4. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení účinnosti této smlouvy. 5. Veškerá komunikace mezi smluvními stranami bude probíhat prostřednictvím osob oprávněných jednat jménem smluvních stran, kontaktních osob, popř. jimi pověřených pracovníků. Článe k VI. Práv a a pov innosti poskytov atele a způsob spolupráce s obje dnatele m 1. Poskytovatel je povinen při plnění předm ětu smlouvy postupovat s odbornou péčí, podle svých nejlepších znalostí a schopností, přičemž je při své činnosti povinen chránit zájmy a dobré jméno objednatele. 2. Obě smluvní strany se zavazují, že se budou bez zbytečného odkladu navzájem 7
informovat o důležitých skutečnostech, které ovlivňují, popřípadě by mohly ovlivnit plnění podle této smlouvy. 3. Objednatel se zavazuje poskytnout poskytovateli : a) informace o odborném programu konference nejpozději dne 21. května 2012, b) informace o skutečném počtu akreditovaných účastníků, jimž budou poskytovány příslušné služby, nejpozději dne 21. května 2012 a aktualizovaný seznam akreditovaných účastníků dne 24. května 2012, c) seznam ubytovaných účastníků konference nejpozději dne 21. května 2012 a aktualizovaný seznam ubytovaných účastníků dne 24. května 2012. 4. Poskytovatel se zavazuje průběžně konzultovat s objednatelem jakékoliv nejasnosti nebo případné změny při plnění předmětu smlouvy a postupovat v souladu s jeho pokyny. V případě nevhodných pokynů objednatele je poskytovatel povinen bezprostředně poté, kdy jejich nevhodnost zjistil, na nevhodnost těchto pokynů objednatele písemně upozornit, v opačném případě nese poskytovatel zejm éna odpovědnost za vady plnění a za škodu, které v důsledku nevhodných pokynů objednatele objednateli a/nebo poskytovateli a/nebo třetím osobám vznikly. 5. Pokud poskytovatel splnil povinnost uvedenou v odstavci 4 tohoto článku, neodpovídá za vady způsobené nevhodnými pokyny, jestliže objednatel na dodržení písemně trval. 6. Nemůže-li poskytovatel z objektivních důvodů před konáním akce dodržet sjednané podmínky smlouvy, je povinen navrhnout objednateli odpovídající změnu smlouvy. Pokud navrhovaná změna smlouvy vede i ke změně ceny poskytnutých služeb, musí být v návrhu nová cena uvedena. 7. Navrhne-li poskytovatel změnu smlouvy podle odstavce 5 tohoto článku, objednatel má právo rozhodnout, zda bude se změnou smlouvy souhlasit, nebo zda od smlouvy odstoupí. 8. Při realizaci části plnění jinou osobou má poskytovatel odpovědnost, jako by plnil sám. 9. Poskytovatel je povinen spolupracovat při plnění předmětu smlouvy s osobami určenými objednatelem. 10. Poskytovatel je povinen umožnit kontrolu dokladů souvisejících s plněním zakázky, a to po dobu danou právními předpisy ČR k jejich archivaci (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a zákon Č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů). Článe k VII. Odpově dnost poskytov ate le za poruše ní smluv ních povinností 1. Nesplní-li poskytovatel své povinnosti vyplývající z této smlouvy řádně a včas, objednatel uplatní své právo podle čl. VIII této smlouvy u poskytovatele bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 3 m ěsíců ode dne konání konference, nebo v případě, že se konference neuskutečnila, ode dne, kdy měla být konference podle této smlouvy uskutečněna, jinak právo zaniká. 2. Jestliže v průběhu konference neposkytne poskytovatel objednateli sjednané služby nebo jejich podstatnou část řádně a včas nebo zjistí-li bezprostředně před term ínem konání konference, popřípadě v den jejího konání, že mu všechny služby nebo jejich 8
podstatnou část nebude moci řádně a včas poskytnout, je povinen bez zbytečného odkladu a bezplatně provést taková opatření, aby se konference m ohla uskutečnit, nebo mohla pokračovat. Článe k VIII. Sankce za poruše ní smluv ních povinností 1. Při podstatném porušení svých smluvních povinností poskytovatel zaplatí objednateli smluvní pokutu ve výši 100 000 Kč. 2. Poskytovatel poruší podstatně smluvní povinnosti, a) neposkytne-li objednateli sjednané služby vůbec nebo jejich podstatnou část; b) neposkytne-li sjednané služby řádně a včas, jestliže věděl v době uzavření smlouvy nebo v této době bylo rozumné předvídat, že objednatel nebude mít zájem na plnění povinností při takovém porušení smlouvy. 3. Při podstatném porušení smluvních povinností je objednatel oprávněn od smlouvy odstoupit, jestliže to oznámí poskytovateli bez zbytečného odkladu poté, kdy se o tomto porušení dozvěděl. 4. Poruší-li poskytovatel smluvní povinnosti plnit sjednané služby řádně a včas nebo neposkytne-li služby ve sjednané kvalitě a nejedná-li se o podstatné porušení povinností podle odstavce 2 tohoto článku, má objednatel nárok na přiměřenou slevu z celkové ceny. 5. V případně odstoupení od smlouvy ze strany objednatele, je objednatel povinen zaplatit odstupné (tzv. storno poplatek) ve výši: a) 20 % z ceny objednaných služeb v případě odstoupení do 20. dne před poskytnutím první služby, b) 40 % z ceny objednaných služeb při odstoupení do 15. dne před poskytnutím první služby, c) 70 % z ceny objednaných služ eb při odstoupení od 14. dne před poskytnutím první služby, d) 90 % z ceny objednaných služeb při odstoupení od 3. dne před poskytnutím první služby. 6.
V případě odstoupení objednatele od smlouvy z důvodů neodvratitelných událostí (tzv. vyšší moci) se storno poplatek neúčtuje.
7. Smluvní strany se zavazují zaplatit za každý den překročení sjednaného term ínu splatnosti kteréhokoliv peněžitého závazku úrok z prodlení ve výši 0,1 % z fakturované částky do jejího zaplacení. 8. Zaplacením smluvní pokuty není dotčeno právo na náhradu škody způsobené porušením povinnosti i v případě, že se jedná o porušení povinnosti, na kterou se vztahuje smluvní pokuta. Článe k IX. Závěre čná ustanove ní 1. Kontaktní osoby smluvních stran uvedené v čl. I. této jsou oprávněny k poskytování součinnosti dle této smlouvy. 9
2. Tato smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího uzavření oběma smluvními stranami a tímto dnem jsou její účastníci svými projevy vázáni. 3. Tuto smlouvu lze měnit či doplňovat pouze po dohodě smluvních stran formou písemných a číslovaných dodatků. 4. Práva a povinnosti smluvních stran, které nejsou přímo upraveny touto smlouvou, se řídí příslušnými ustanoveními obchodního zákoníku. 5. Smluvní strany se zavazují, že veškeré spory vz niklé v souvislosti s realizací smlouvy budou řešeny smírnou cestou – dohodou. Nedojde-li k dohodě, budou spory řešeny před příslušnými obecnými soudy. 6. Veškerá korespondence mezi smluvním i stranami, včetně jejich prohlášení, je ve vztahu k této smlouvě irelevantní, není-li ve smlouvě stanoveno jinak. 7. Tato smlouva je vyhotovena ve čtyřech (4) stejnopisech, z nichž dva (2) obdrží objednatel a dva (2) poskytovatel. Objednatel po podpisu této smlouvy vyznačí na všechny stejnopisy evidenční číslo této smlouvy. 8. Každá ze smluvních stran prohlašuje, že tuto smlouvu uzavírá svobodně a vážně, že považuje obsah této smlouvy za určitý a srozumitelný a že jsou jí známy veškeré skutečnosti, jež jsou pro uzavření této smlouvy rozhodující, na důkaz čehož připojují smluvní strany k této smlouvě své podpisy. 9. Nedílnou součástí této smlouvy je příloha „Seznam subdodavatelů“.
V ………………….. dne …………….
V …………………….. dne ………….....
Za objednatele:
Za poskytovatele:
…………………………………………. Mgr. Pavel Suchánek ředitel odboru mezinárodních vztahů
…………………………………………… Václav Hrubý ředitel
10
Příloha č. 1 Příloha ke Smlouvě o poskytnutí ubytovacích a stravovacích služeb a konferenčních prostor pro účely konání mezinárodní konference ministrů vnitra v rámci českého předsednictví Salcburského fóra v prvním pololetí roku 2012 Seznam subdodavatelů 1. Banquet, s. r. o., Dukelských hrdinů 530/47, Praha 7 Holešovice, IČO: 61460524 – zajištění gastronomických služeb
11
