1
FÖLDES NAGYKÖZSÉG ÖNKORMÁNYZATA 4177 FÖLDES, Karácsony Sándor tér 5. /Fax: (54) 531 – 000 ; 531 – 001 E-mail:
[email protected] Iktatószám: 1714 /2015.
14. ELŐTERJESZTÉS – a Képviselő-testülethez– a Földes Nagyközség Önkormányzata 2015. évi belső ellenőrzési tervének elfogadására
Készítette: Dr. Vinczéné Kiss Mariann jegyző Diószeginé Kovács Éva pénzügyi irodavezető
KÉPVISELŐ-TESTÜLETI ÜLÉS FÖLDES, 2015. MÁJUS 28.
2 Tisztelt Képviselő-testület! A helyi önkormányzat belső ellenőrzésére vonatkozó szabályokat az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (Áht.), valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.(XII.31.) kormányrendelet szabályozza. A belső ellenőrzés kialakításáról, megfelelő működtetéséről biztosításáról a költségvetési szerv vezetője köteles gondoskodni.
és
függetlenségének
A belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, melynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze, és eredményességét növelje. A belső ellenőrzés az ellenőrzött szervezet céljait rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási eljárásainak hatékonyságát. A belső ellenőrzést végző személy vagy szervezet a jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelést, valamint gazdaságosságot, hatékonyságot és eredményességét vizsgálva megállapításokat és ajánlásokat fogalmaz meg a jegyző és a polgármester részére, melyeket a polgármester indokolt esetben a képviselő-testület soron következő ülése elé terjeszt. A helyi önkormányzat belső ellenőrzését ellátó személy vagy szervezet folyamatos ellenőrzést végez a képviselő-testület hivatalánál az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatokra vonatkozóan, valamint ellenőrzést végezhet a helyi önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szerveknél, a helyi önkormányzat többségi irányítása alatt működő gazdasági társaságoknál, a vagyonkezelőknél, valamint a helyi önkormányzat költségvetéséből céljelleggel juttatott támogatások felhasználásával kapcsolatosan a kedvezményezett szervezeteknél is. A helyi önkormányzat éves belső ellenőrzési tervét a képviselő-testületnek jóvá kell hagynia. A fentiekre tekintettel kérjük, hogy Földes Nagyközség Önkormányzata 2015. évre vonatkozó belső ellenőrzési tervét szíveskedjenek megtárgyalni, esetleges módosítást vagy kiegészítést követően azt elfogadni! Földes, 2015. május 21.
Dr. Vinczéné Kiss Mariann sk. Jegyző
Diószeginé Kovács Éva s. k. pénzügyi irodavezető
3 FÖLDES NAGYKÖZSÉG ÖNKORMÁNYZATA KÉPVISELŐ-TESTÜLETÉNEK …./2015. (V….) Kt. számú HATÁROZAT-TERVEZETE Földes Nagyközség Önkormányzata 2015. évi belső ellenőrzési tervének elfogadásáról
A Képviselő-testület
Földes Nagyközség Önkormányzata 2015. évi belső ellenőrzési tervét a mellékletben foglaltak szerint e l f o g a d j a. Felkéri a polgármestert és a jegyzőt, hogy a belső ellenőrzési tervben meghatározott ellenőrzéseket és határidőket kísérje figyelemmel. Határidő: folyamatos Felelős: Jeneiné Dr. Egri Izabella polgármester Dr. Vinczéné Kiss Mariann jegyző
Földes, 2015.május 28.
Jeneiné Dr. Egri Izabella s.k. polgármester
Dr. Vinczéné Kiss Mariann s.k. jegyző
A kiadmány hiteléül
3
4
Belső ellenőri ütemterv 2015. évre Belső Ellenőrzés 2015. évi terve
Készítette: PYREUS Kft Debrecen Trombitás u. 11.
2014. decemberPYREUS 05. Kft 4031 Debrecen Trombitás utca 11
4
5
Ellenőrzési stratégia 2015 Az Áht. 121/A.§ (2) bekezdése alapján a belső ellenőrzés a jogszabályoknak és belső szabályoknak való megfelelést, valamint a gazdaságosságot, hatékonyságot és eredményességet vizsgálva megállapításokat és ajánlásokat fogalmaz meg a költségvetési szerv vezetője számára. Az önkormányzat a közszolgáltatások körébe tartozó belső ellenőrzési feladat ellátásáról külsős megbízottal gondoskodnak. A belső ellenőrzési vezető a 2015. évi munkatervet kockázatelemzés alapján készítette el, figyelembe véve a 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 157.§-ban foglaltakat, továbbá a Belső Ellenőrzési Kézikönyv előírásait, mely szerint felmérésre kerültek a költségvetési szervek tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatok. A kockázatelemzés felmérésével a felső vezetés javaslatával, az ellenőri fókusz kialakításával, a feltárt kockázati tényezők beazonosításával, minősítésével, valamint az ellenőrzési tapasztalatok figyelembe vételével lett meghatározva az ellenőrizendő folyamat, és az ellenőrzés célja, majd ezek alapján került sor az éves tervjavaslat elkészítésére. A vizsgálatokat a kockázatos folyamatok meghatározása, minősítése, valamint a belső folyamat kontrolljai segítik. A belső ellenőrzési szervezet az éves terv összeállításánál figyelembe vette: -
a képviselő-testület hivatalánál, az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatokra vonatkozó ellátandó tevékenységek, valamint a felügyeletük alá tatozó költségvetési szerveknél ellátandó tevékenységek ellenőrzését,
-
a helyi önkormányzatok többségi irányításukkal működő gazdasági társaságoknál, közhasznú társaságoknál, vagyonkezelőknél történő ellenőrzéseket,
-
a korábbi évek belső ellenőrzési dokumentumait,
-
a külső ellenőrzést végző – ÁSZ – ellenőrzési jelentéseit, tapasztalatait, annak érdekében, hogy az ellenőrzés optimálisan lefedje a szervezet működését.
A belső ellenőrzés általános stratégiai célja, hogy hozzájáruljon az önkormányzat által kitűzött stratégiai célok eléréséhez. Ennek érdekében, a gazdálkodásra vonatkozó jogszabályok előírásainak betartatása mellett fontos a tulajdonosi szemléletű gazdálkodás érvényesülése. Az ellenőrzési munka sajátos területeire vonatkozó stratégiai célok, és az azt biztosító legfontosabb feladatok az alábbiak: Az intézmények tulajdonosi, fenntartói ellenőrzésének stratégiai célja, hogy elősegítse az intézményi gazdálkodás hatékonyságát, szabályszerűségét, az alaptevékenységként meghatározott feladatellátás követelményeknek megfelelő teljesítése mellett, valamint megfelelő áttekintés biztosítása az intézmények gazdálkodásának helyzetéről, színvonaláról.
5
6 A polgármesteri hivatal belső ellenőrzésének stratégiai célja, hogy hozzájáruljon a hivatal, és a társulás részére előírt feladatellátás hatékonyságának növeléséhez. • A bevételi lehetőségek kihasználásának vizsgálata. • Az önkormányzat rendelkezésére álló erőforrásokkal való gazdálkodásának elemzése. • A hivatal finanszírozási rendszerének hatékonyságának ellenőrzése az elszámoltatási rendszerek kialakításának felülvizsgálatával. • A hivatali belső gazdálkodás hatékonyságának emelése, a szervezeti keretek áttekintésével. • Segítségnyújtás a rendelkezésre álló programok teljes körű kihasználásához. • A vagyonkezelés szabályszerűségének ellenőrzése. • Információáramlás elősegítése. A belső ellenőrzési tevékenységgel kapcsolatos stratégiai cél az ellenőrzések hatékonyságának, eredményességének emelése. • Az ellenőrzésre, a számvitelre valamint a gazdálkodásra vonatkozó jogszabályok, szakirodalom folyamatos figyelése. • Részvétel az ellenőrzéssel foglalkozó tanfolyamokon, konzultációkon. • A vizsgálatok hatékonyságát, eredményességét biztosító ellenőrzési módszerek alkalmazása. • Technikai eszközök, különösen az informatika által nyújtott lehetőségek teljes körű kihasználása. Ellenőrzési kapacitás kalkuláció 2015. évre
Megnevezés
Átlagos munkanapok száma / fő
Bruttó munkaidő
260
Kieső munkaidő Fizetett ünnepek Fizetett szabadság (átlagos) Átlagos betegszabadság
Létszám (fő)*
Ellenőri napok száma összesen (Átlagos munkanapok száma × Létszám)
2
520
43
2
86
6
2
12
37 0 217
2 2 2
74 0
-
-
-
-
-
-
19
Képzés
-
-
87
Soron kívüli ellenőrzés 20%
-
-
Összes tevékenység kapacitásigénye Az éves ellenőrzési terv végrehajtásához szükséges:
-
-
86 152
Nettó munkaidő Tervezett ellenőrzések végrehajtása Belső szakértői (tanácsadói) tevékenység Egyéb tevékenység kapacitásigénye (pl. kockázatelemzés, tervezés, éves jelentés, teljesítményértékelés, ISO, CAF, vezetői megbeszélések, stb.
Tartalékidő Külső szakértők igénybevétele *A belső ellenőrzésben várhatóan rendelkezésre álló belső ellenőri kapacitás kiszámolása
434 20
75
Az üresen hagyott cellák csak azután kerülhetnek meghatározásra, miután meghatározásra kerültek az elvégzendő ellenőrzési feladatokat.
6
7 Az éves belső ellenőrzési terv egy fő belső ellenőrre és egy fő belső ellenőrzési vezetőre vetítetten (ellenőri kapacitás) készült el.
Ellenőrzési kapacitás kalkuláció részletezése 1. 2. 3. 4. 5. 6.
naptári napok száma szombat-vasárnap fizetett ünnepek fizetett szabadságok betegség levonások összesen(2+3+4+5)
365 105 6 37 0 148
7.
1 fő ellenőrzésre fordítható átlag napok száma(1-6)
217
8. 9. 10. 11. 12.
ellenőrzésre fordítható idő (2fő*7) vezetői feladatok továbbképzések ellenőrzésre fordítható összes idő (8-9-10) soron kívüli ellenőrzésre kalkulált (20%*11)
434 38 44 352 70
7
8
2015. ÉVI ELLENŐRZÉSI TERV
A belső ellenőri vizsgálatra kijelölt munkafolyamat
MUNKAFOLYAMAT
Az ellenőrzés CÉLJA, TÁRGYA, IDŐSZAKA, MÓDSZERE
MEGNEVEZÉSE
Az ellenőrzés típusa
KOCKÁZAT ELEMZÉS
1. 2014. évi ellenőrzési jelentés
A folyamat kockázati tényezőinek felsorolása
1. A jelentésekben leírtak összefoglalása
Célja: A 2014. évi belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása, A belső ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok összegzése Tárgya: a belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása Időszaka: 2014 év Módszere: A megállapításokra tett intézkedési tervek és azok végrehajtásának vizsgálata
Nem készül intézkedési terv. A feltárt A feltárt hiányosságok hiányosságok nem kijavításának kerülnek tételes ellenőrzése kiiktatásra.
Az Az ellenőrzés ellenőrzése fordított szakértői ÜTEMEZÉSE NAPOK ( hónap) SZÁMA ( időkeret )
15 szakértői munkanap
2 ellenőr
8
9
1. A Gépjármű üzemeltetési szabályzat megléte, aktualizáltsága
2. Az Önkormányzat tulajdonában lévő gépjármű használat vizsgálata
2. a szabályzatban meghatározottak betartása 3. Az üzemanyag vásárlásra utólagos elszámolásra kiadott készpénz kezelés rendje 4. Menetlevelek nyilvántartása 5. Üzemanyag felhasználás elszámolása, analitikája
Célja: A hivatali tulajdonú gépjárművek használatára, üzemeltetési költségeinek elszámolásának és nyilvántartásának szabályszerűsége.
Nincs szabályzat.
Tárgya: szabályzat, menetlevelek,
Menetlevelek nyilvántartásának hiánya.
Időszaka: 2014. év kiválasztott hónapja. Módszere: Folyamatok és rendszerek működésének ellenőrzése teszteléssel
15 szakértői nap
Menetlevelet nem vezetik. Elszámolások nyilvántartások vezetésének vizsgálata
2 ellenőr
Hibás üzemanyag felhasználás elszámolása.
9
10
1.Az általános forgalmi adó könyvelése. 2.Vevő- szállító analitika. 3. Általános forgalmi adó
3. Általános forgalmi adó megállapítása során arányosítás használata.
CÉLJA: az Önkormányzat és intézményei bevételek és kiadások általános forgalmi adó tartalmának könyvelése. A befizetendő illetve visszaigényelhető és arányosítható ÁFA elszámolása. Tárgya:
Az arányosítást nem alkalmazzák. Határidő után történik a bevallás elküldése.
15 szakértői nap.
A visszaigényelhető ÁFA helytelenül kerül meghatározásra
2 ellenőr. Rendszer ellenőrzés
Időszaka: 2015. Módszere: ÁFA bevallások és analitika vizsgálata
10
11
CÉLJA: Az éves beszámoló elkészítésének szabályszerűsége. A mérleg sorait alátámasztó leltár. 4. 2014. évi beszámoló
1. A beszámolóhoz soronkénti leltár. 2. A soronkénti leltár az analitikus nyilvántartás és a főkönyv egyezősége.
Pénzügyi kockázati tényezők.
Pénzügyi kerettel Tárgya: A főkönyvi könyvelés való gazdálkodás és a hozzátartozó betartása. analitikus nyilvántartás. Az éves Időszaka: 2014 év beszámoló jelentés szabálytalan Módszere: Főkönyvi elkészítése. kivonat, analitikus nyilvántartások, soronkénti tételes leltár és a mérleg adatainak egyeztetése
23 szakértői nap Tételes pénzügyi ellenőrzés
2 ellenőr
11
12
5. Kötelezettségvállalás ellenőrzése
1. Szerződések, megrendelések nyilvántartása 2. Szerződések alaki és tartalmi megfelelőssége. 3.Kötelezettségvállalás, ellenjegyzés szabályossága.
CÉLJA: kötelezettségvállalásokdokumentáltsága és az elszámolásuk szabályszerűsége. Kiegyenlítő-, átfutó-, függő bevételek és kiadások egyeztetése, dokumentáltsága. Analitikus nyilvántartások és a főkönyvi könyvelés adatainak egyezősége.
Szabályozottság hiánya. Nem megfelelő a kötelezettség vállaló személye. A könyvelési alapbizonylatként nem kerül becsatolásra a megállapodás.
A könyvelés teljes körű nyilvántartási rendszerének vizsgálata.
15 szakértői nap 2 ellenőr
Tárgya: az Önkormányzat működési területe. Időszaka: 2014. év Módszere: Könyvelési dokumentumok áttekintése.
12
13
Célja: az igények elbírálásának jogossága,
6.
1. A szociális ellátások formája.
Tárgya: Az igénylés dokumentáltságának.
2. A jogosultság feltételei.
Időszaka: 2014. év
Az ellátás jogosulatlan igénybevétele.
Minta vétellel, 12 szúrópróba szerűen szakértői történő ellenőrzés. nap 2 ellenőr
Szociális ellátások
Módszere: a dokumentumok áttekintése
13
14
Nincs ellenőrzés. 1. A pénzkezelés általános szabályainak alkalmazása. 2. Pénztári nyilvántartások és azok vezetése.
7. Készpénzkezelés
3. Elszámolásra kiadott készpénz kezelés rendje.
Célja: Annak megállapítása, hogy megfelelően szabályozott-e a házi pénztár működése. A pénztárrovancs során történt ténymegállapítás.
Téves kifizetések.
Tárgya: a házipénztár működése.
Záró napi pénzkészlet egyezősége a Szabályzatban foglaltakkal.
4. A házipénztár Időszaka: 2007 év működése és a pénzkezelési Szabályzat kiválasztott hónapja. egyezősége. Módszere: a 5. Letétek dokumentumok és a nyilvántartása. nyilvántartások vizsgálata. 6. Értékpapírok kezelése, nyilvántartása. Pénztárrovancs. A Pénztárkezelési 7. Pénztárhelyiség Szabályzat betartásának elemzése. fizikai kialakítása.
Kifizetések utalványozásának rendje. Esetleges dupla kifizetés.
A pénztár helyiség kialakításának megtekintése.
14 szakértői nap 2 ellenőr
A pénztáros képesítése a feladat ellátására megfelelő-e?
A pénztáros erkölcsi bizonyítványa. A pénztárhelység megfelel-e a törvényi előírásoknak.
14
15
Célja: A hatékony belső ellenőrzés megteremtése az egyes Önkormányzatoknál Tárgya: Az Önkormányzat működési területe.
8.
Ellenőrzési ütemterv készítése
Belső ellenőri ütemterv készítése hónapos bontásban.
Időszaka: 2016 év. Módszere: Az év belső ellenőrzései során szerzett tapasztalatok, észrevételek alapján és a törvényi előírásoknak megfelelően, a következő évi ellenőrzési ütemterv elkészítése.
Kockázatot az jelent, hogy ha a feltárt hibák kijavítása nem történik meg, akkor e miatt, hibásan fog működni továbbra is a rendszer, aminek nehezen belátható következményei is lehetnek.
. Célvizsgálatoknál az előzőekben felsorolt ellenőrzési típus valamelyikét alkalmazzuk.
12 szakértői nap 2 ellenőr
15
16
9. Utóellenőrzések.
A 2015 évi belső ellenőri tevékenység kiértékelése.
Az egyes hónapok belső ellenőri jelentéseiben összefoglalt hibák megszüntetésének utóellenőrzése. Arra keressük a választ, hogy a feltárt hiányosságok kiiktatásra kerültek-e?
A belső ellenőri tevékenység hatásvizsgálata, hatékonysága, értékelése.
Célja: A munkafolyamatokban (a belső ellenőrzés során) feltárt hibák kiküszöbölésére tett intézkedések utó ellenőrzése. Tárgya: Az Önkormányzat működési területe. A belső ellenőri jelentések. Időszaka: 2015 év. Módszere: A havonta elkészített belső ellenőri jelentésben foglaltak tanulmányozása alapján megfogalmazott hiányosságok, a végrehajtási utasításban leírtak szerinti kijavítására tett intézkedési sor lekövetése. A jelentések alapján történt változások erkölcsi és anyagi hozadékának értékelése.
Kockázati elemzés iránya lehet negatív (nem történt intézkedés, a feltárt hiba nem került ki a rendszerből, továbbra is rosszul működik), de lehet pozitív Utóellenőrzés. irányú.(megtörtént a szükséges intézkedés, a feltárt hiba kikerült a rendszerből), a rendszer jól működik.
25 szakértői nap. 2 ellenőr
16
