NATIONALE COMMISSIE WEB EN DATABASE – MD 112 BELGIUM (November 2007) GEMEENSCHAPPELIJK HANDVEST VOOR “LIONS WEBSITES” IN MD 112 BELGIUM PRINCIPES EN VOORSCHRIFTEN VOOR OPBOUW VAN EEN SITE GEDRAGSCODE 1 PRINCIPES 1.1 SAMENHANG Teneinde samenhang te behouden en interpretatieverschillen en overlappingen te vermijden, worden onderwerpen van algemeen nut of die meerdere niveaus aanbelangen slechts éénmaal gepubliceerd, namelijk op het meest geschikte niveau (het hoogste binnen de structuur van MD 112). Zo komen de erecode en doelstellingen op de MD site. De ondergeschikte niveaus leggen geschikte links aan en publiceren op hun site alleen de titels. 1.2 MEERTALIGHEID Afhankelijk van het niveau (club, district, MD) en overeenkomstig de behoefte, is de inhoud één- of meertalig. Op districtsniveau: NL en/of F en/of EN, D. Op MD niveau: F en NL en afhankelijk van de behoeften en mogelijkheden eveneens in EN en D. De gouverneursraad bepaalt in overleg met de commissie “web en database”, die de uitvoeringsmogelijkheden zal onderzoeken, welke elementen op MD niveau meertalig zullen zijn. 1.3 VERTROUWELIJKHEID De persoonsgegevens (in de nationale database ‘Lions Office’) van alle Belgische Lionsleden worden in de website van het MD 112 opgenomen. Ze zijn enkel met een code/paswoord toegankelijk voor de leden. Het is dus niet de bedoeling dat zij in de clubpagina’s worden opgenomen. Alle gewenste links worden gelegd. De Belgische wetgeving betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer is van toepassing op deze persoonsgegevens. Zij mogen niet door andere dan de daartoe gerechtigde personen worden gewijzigd of geheel of gedeeltelijk worden gekopieerd. 1.4 ALGEMENE FONDSENWERVING Oproepen tot geldstortingen zijn niet toegestaan. 1.5 UPDATING VAN SITES Wil een site aantrekkelijk zijn, dan is voortdurende bijwerking noodzakelijk. Voor elke website op elk niveau wordt een webmaster aangewezen. De aangewezen webmaster is verantwoordelijk voor de bijwerking van de site.
Elke gouverneur wijst een districtswebmaster aan. De MD webmaster is lid van de commissie “web & database” alsook van de commissie “public relations en communicatie” ( CPR & Comm.). 2 GEDRAGSCODE 2.1 NIET GEREGLEMENTEERDE SITES Hierna volgen de regels voor de sites die niet op de Lionsserver gehuisvest zijn. Deze regelgeving betreft de openbare pagina's. 2.1.1 Inleiding - Opening van sites De clubs moeten de principes en de regels van voorliggend handvest respecteren. 2.1.2 Opbouwvoorschriften De keuzes voor lay-out zijn in hoge mate vrij maar moeten binnen redelijke grenzen blijven. De lay-out moet het mogelijk maken een site onmiddellijk te herkennen als een Lionssite. De lay-out van de frontpage (eerste pagina) moet in overeenstemming zijn met de door het MD 112 gestelde eisen. Verplichte elementen zijn: • de benaming "International Association of Lions Clubs” of “Lions Clubs
International”; • het officiële logo van Lions Clubs International;
• de officiële benaming van de club en de afbeelding van het clubfanion.
Op de clubsite komen links naar het MD 112 en naar het betreffende district. 2.1.3 Reclame - Sponsoring Alle Lionsgeledingen streven in hun websites naar kwaliteit, neutraliteit en onafhankelijkheid. Rechtstreekse handelsreclame of -advertenties (activiteiten van een lid of een derde) zijn niet toegestaan. Hierop worden volgende uitzonderingen toegestaan: • het logo en de naam of het e-mailadres van de sponsor van de site - die de provider kan zijn - mogen, evenwel zonder link, vermeld worden op de frontpage; • ter gelegenheid van evenementen die de club of het district organiseert en als zodanig aankondigt in de rubriek "Activiteiten - Agenda" zijn in een welbepaald formaat
uitsluitend logo’s van sponsors toegestaan met de vermelding "gesponsord door + logo('s)". Na afloop van het evenement moeten de logo’s verdwijnen. Links vanuit dergelijke logo's zijn toegestaan. Andere links dan "inter-Lions" zijn niet toegestaan. 2.1.4 Gegevens van club en clubleden Ter herinnering: de ‘directory’ is opgenomen onder de MD site sectie ‘Lions Office’. Een website kan alle passende gegevens vermelden waarmee de club kan geïdentificeerd worden: naam, charteruitreiking, clublokaal, zetel (secretariaat) en adres, samenstelling van de commissie(s) en naam, voornaam en telefoonnummer van enkel de bestuursleden. Als minimum vermelding geldt: naam, telefoonnummer en e-mailadres van de door de club aangewezen contactpersoon. Bij een sociale of culturele activiteit mogen naam, telefoonnummer en e-mailadres van de organiserende commissieleden worden vermeld, evenals een mogelijkheid voor het online inschrijven voor de activiteit. De publicatie van deze informatie gebeurt evenwel onder de verantwoordelijkheid van de club. 2.1.5 Controles en beroep Alle clubs hebben de plicht op de onderscheiden sites te beantwoorden aan de vrijwaring van de moraal en van de basisbeginselen waartoe de leden zich verbonden hebben. Het MD 112 en de districten maken aanspraak op de benaming "officiële site" van Lions Clubs International. Zij hebben een controlerecht op alle goedgekeurde clubsites en die aldus ook als "officiële sites" zijn erkend. De commissie web & database voert regelmatig controles uit. Zij kan vragen om wijzigingen aan te brengen die voor de eerbiediging van het handvest nodig zijn. Zij stelt de betrokken gouverneur daarvan in kennis: deze neemt binnen de dertig dagen een beslissing. In het geval van schending van de handvestregels, kan de commissie web & database de gouverneur aanbevelen om het kenmerk "officiële site" van een club op te schorten. De gouverneur beslist in eerste aanleg en in voorkomend geval worden de links opgeheven. De beslissing wordt meegedeeld aan de club en aan de commissie web & database en is onmiddellijk uitvoerbaar.
De club en/of de commissie web & database kunnen binnen vijftien dagen na kennisgeving van de beslissing van de gouverneur beroep aantekenen bij de gouverneursraad die in hoogste instantie beslist. De gouverneursraad waakt op algemene wijze over de loyale en uniforme toepassing van het handvest. De raad kan aan de gouverneurs aanbevelingen geven betreffende de eerbiediging van het handvest door de districten en de clubs, alsmede aan de commissie web en database die de MD website beheert. De gouverneursraad spreekt zich ook uit over problemen die rijzen bij het beheer en de presentatie van de district websites. 2.2 GEREGLEMENTEERDE SITES Hierna volgen de regels voor de op de MD server gehuisveste clubwebsites die gebruik maken van de programma’s van het MD. • Elke club die het wenst en voorafgaandelijk het webcharter heeft onderschreven, zal de software ‘Clubwebs’ dat door het MD ter beschikking wordt gesteld kunnen gebruiken. De club zal tevens gratis over een webruimte van 100 MB beschikken op de nationale server van het MD. De club neemt het engagement een actieve webmaster aan te stellen, die regelmatig zelf (of hiervoor andere bestuursleden aanduidt) de vooraf bepaalde rubrieken up-to-date zal houden. Deze updates worden uitgevoerd via een CMS (Content Management System) software die eveneens door het MD ter beschikking gesteld wordt en deel uitmaakt van de applicatie ‘Clubwebs’. De clubwebmaster blijft de enige verantwoordelijke voor de publicaties op de clubwebsite. • Elke clubwebsite zal toegankelijk zijn enerzijds via het internetadres www.lions.be/clubnaam of anderzijds via de link te vinden in de clublijst in het publieke deel van de nationale website www.lions.be die door het MD wordt beheerd. • Elke clubwebsite zal automatisch over een publiek deel beschikken waarin diverse rubrieken opgenomen worden, bedoeld om de club beter voor te stellen: historiek, omschrijving van de gesteunde goede werken, contactinfo, agenda van toekomstige clubactiviteiten, enz. Daarnaast zal er (eveneens automatisch) en enkel toegankelijk voor clubleden, een privaat deel bestaan, dat diverse rubrieken voor de clubleden zal weergeven: verslagen van de vergaderingen, budgetten en financiële overzichten, fotoalbum, diverse interne documenten, enz. • Elke club is verantwoordelijk voor wat gepubliceerd wordt in het publiek deel van de clubwebsite. De inhoud zal noodzakelijkerwijze de reglementering van het webcharter volgen en de informatie zal regelmatig worden bijgewerkt. In het publiek deel zijn hyperlinks naar een andere clubwebsite, welke niet overeenstemt met het handvest, verboden. De commissie web & database zal hierover regelmatig controles houden. In geval van vastgestelde gebreken en indien geen enkele verbetering wordt waargenomen na verwittiging zal de betreffende gouverneur op de
hoogte gesteld worden en zal de commissie voorstellen om de in gebreke gestelde clubwebsite te verwijderen. De reglementering, hierboven opgenomen onder ‘2.1.5 controles en beroep’, is van toepassing. Een directe link, vertrekkend van de infobladzijde van elke club op de nationale website, naar de clubwebsite zal enkel mogelijk zijn voor de clubs die volledig in regel zijn met wat voorafgaat. Teneinde éénvormigheid te bekomen zullen de districtwebsites deze directe link zelf leggen.
