11. Handleiding MEA-server. Wendy Ranschaert. Ver 1.0

Handleiding MEA-server

15/03/11 Wendy Ranschaert Ver 1.0

Pagina | 2

Inhoudstabel 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Wat is de MEA-server? Hoe krijg je toegang tot de MEA-server? Aanvraag nieuwe gebruiker Een nieuwe MEA maken Toegang verlenen tot een MEA-bibliotheek Werken met de MEA Wat ziet de persoon met een arbeidshandicap? Vragen of problemen?

1. Wat is de MEA-server? De MEA-server is de verzamelnaam voor een systeem dat door GTB werd ontwikkeld en dat gebruikers van het systeem toelaat om op een veilige en gecoördineerde manier elektronische documenten ter beschikking te stellen. Concreet gaat het om het aanmaken, beheren en bewerken van een MEA (MultiElementen-Advies Verslag). Voor meer info in verband met de MEA verwijzen we naar de betreffende handleiding. De MEA-server is het enige platform dat gebruikt mag worden voor het communiceren van de MEA-informatie. Alleen de MEA-server biedt namelijk voldoende garanties op beveiliging van de informatie die opgenomen is in de MEA. Het is dus niet langer toegestaan dat MEA‟s opgeslagen worden op harde schijven van andere servers of eigen PC‟s van consulenten of begeleiders. Het is bovendien ten strengste verboden om een MEA te versturen via mail. Een persoon met een (vermoeden van) arbeidshandicap geeft bij de start van zijn begeleiding toelating tot het beheren van informatie op de MEAserver via een document „toestemmingsverklaring opvragen en/of uitwisselen van gegevens‟ zoals deze nu circuleren binnen de verschillende organisaties. De klant heeft steeds op aanvraag inzage in de informatie die op de MEA-server staat.

gespecialiseerde trajectbepaling en –begeleiding vzw Maatschappelijke Zetel Minnemeers 2 – 9000 Gent – T. +32 (0)9 269 46 80 – F. +32 (0)9 269 46 99 – info @gtb-vlaanderen.be

Pagina | 3

2. Hoe krijg je toegang tot de MEA-server? Via https://mea.gtb-netwerk.be/ kom je op de home-page van de MEA-server.

Je zult minstens éénmaal je login en paswoord moeten invoeren. Maar het kan zijn dat je dit meerdere malen moet doen. Dit heeft te maken met de strikte beveiliging van de MEA-server. De login is opgebouwd als volgt: GTB\naam. Als je de checkbox “Dit wachtwoord onthouden” aanklikt, onthoudt de MEA-server je login.


Pagina | 4 Als je toegang hebt tot het systeem, kun je direct via het eerste Tab-blad naar een “nieuwe opzoeking in MEA-bibliotheek”, heb je nog geen toegang, dan kun je via het tweede Tab-blad een “aanvraag nieuwe gebruiker” starten. Het derde tabblad “supportaanvraag”heb je nodig als je problemen hebt met het gebruik van de MEA-server. Je kunt het probleem melden via het stellen van de vraag, maak indien mogelijk een printscreen en voeg die toe als bijlage om je vraag te documenteren.

3. Aanvraag nieuwe gebruiker Heb je geen toegang tot het systeem van de MEA-server, dan moet je een aanvraag doen om toegang te krijgen. Je doet dit door via het tweede tab-blad op de home-page naar het formulier “aanvraag nieuwe gebruiker” te gaan. Vul dit formulier in en klik op OK Je kunt dit formulier ook invullen voor een andere persoon die nog geen toegang heeft. Zorg dan wel dat je over alle noodzakelijke informatie beschikt om het formulier correct in te vullen.

Als je op OK hebt geklikt, keer je automatisch terug naar de homepage. Achter de schermen wordt nu een mail verstuurd naar de systeembeheerder(s) met de aanvraag. Op basis daarvan kan de beheerder al dan niet toegang verlenen. De persoon die toegang aanvraagt krijgt een bevestiging via mail. In deze mail staan de login en je paswoord. Bewaar deze mail op een veilige plaats in je mail-mappen. De mail bevat ook een Word-file met daarin de mogelijkheid om een “beveiligingscertificaat” te installeren. Het installeren van dit certificaat kan je een aantal muisklikken besparen! Ook deze handleiding werd met de mail meegestuurd …


Pagina | 5

4. Een nieuwe MEA maken Via de homepage, tweede tabblad, kun je een nieuwe opzoeking van een MEA-bibliotheek starten. Je kiest deze optie, ook als de MEA nog niet bestaat en je een nieuwe MEAbibliotheek wil aanmaken. Vul het dossiernummer in: dit is het IKL-nummer van het dossier in dossiermanager van VDAB). Vul het controlenummer in: dit zijn de eerste 6 cijfers van het rijksregisternummer (INSZ-nummer) of met andere woorden: de geboortedatum van de klant in het formaat JJMMDD.

IKL-nr Eerste 6 cijfers van het INSZnummer

Als er nog geen dossier bestaat met het dossiernummer dat je hebt ingetikt krijg je een boodschap. Controleer dan of je het juiste nummer hebt ingetikt, en klik op de knop “Nieuw toevoegen”.

Als je een geldig, niet bestaand dossiernummer en controlenummer hebt ingevoerd, dan kom je automatisch in de MEA-bibliotheek.


Pagina | 6

Je kunt nu starten met het beheer van de nieuwe MEA-bibliotheek. Er werd automatisch een “lege MEA” aangemaakt die je kunt vinden in het mapje “MEA”.

Je bent automatisch dossierbeheerder van deze MEA-bibliotheek. Dit betekent dat je kunt bepalen wie toegang krijgt tot deze MEA. Van zodra je een MEA-bibliotheek hebt aangemaakt, wordt een lege versie van de meest recente MEA-standaard aangemaakt. Je kunt nu direct beginnen met het invullen van de informatie (zie verder).

Tip! Als je een nieuwe MEA-bibliotheek heb aangemaakt dan krijg je hiervan een bericht via je mail. In deze mail staat wel het dossiernummer en het controlenummer, maar niet de klantennaam. Bewaar deze mail in een speciale outlook-map, maar voeg de naam van de werkzoekende toe door deze mail bijvoorbeeld met een aangepast onderwerp naar jezelf te mailen.


Pagina | 7

5. Werken met de MEA Om een bestaande MEA-bibliotheek te openen: 

Vul je het dossiernummer in: dit is het IKL-nummer van het dossier in dossiermanager van VDAB).



Vul je het controlenummer in: dit zijn de eerste 6 cijfers van het rijksregisternummer (INSZ-nummer) of met andere woorden: de geboortedatum van de klant in het formaat JJMMDD.

Via deze bewerking kun je 3 mogelijke signalen krijgen: - je komt automatisch in het dossier van de klant (en dan kun je beginnen met het dossier te bewerken). - je komt niet in het dossier omdat het dossier bestaat, maar jij geen inzagerecht hebt (je kunt dan toegang aanvragen) - je komt niet in het dossier omdat het nog niet bestaat. Open de MEA-bibliotheek door te klikken op het MEA-mapje. Je komt dan in een scherm waar de MEA te zien is. Als je met de muis op de MEA gaat staan, kun je een nieuw menu openen. Klik hiervoor op het driehoekje dat je rechts van de MEA-naam ziet staan.

Om de MEA te bewerken kies je de optie “bewerken in Microsoft Word”. Je krijgt dan een boodschap van Word, die qua inhoud, taal en formulering kan verschillen, afhankelijk van de Word-versie waarmee je werkt.


Pagina | 8

Deze boodschap deelt je mee dat de MEA wordt “uitgecheckt” voor jou en dat je de MEA wenst te editeren. Een document “uitchecken” betekent dat er een tijdelijke kopie van wordt gecreëerd die aangepast kan worden en dat ondertussen niemand anders de MEA kan bewerken. Als je op OK klikt, zal het document geopend worden en kun je starten met het ingeven van informatie. Als je tijdens het editeren op “bewaar” klikt in Word, dan zal er automatisch een versie van de MEA bewaard worden op de MEA-server. Als je klaar bent met het editeren van het document, dan kun je het document sluiten. Je krijgt dan een lijstje met volgende opties:

 Wijzigingen opslaan en inchecken: de wijzigingen worden weggeschreven op de MEA-server en de MEA komt vrij voor een eventuele andere gebruiker.  Alleen wijzigingen opslaan: de wijzigingen worden weggeschreven, maar het document blijft geblokkeerd voor andere gebruikers.  Wijzigingen negeren en uitchecken ongedaan maken: de wijzigingen worden niet weggeschreven op de server en het document komt vrij voor een eventuele andere gebruiker.  Alleen wijzigingen negeren: de wijzigingen worden niet weggeschreven op de server en het document blijft geblokkeerd voor andere gebruikers. gespecialiseerde trajectbepaling en –begeleiding vzw Maatschappelijke Zetel Minnemeers 2 – 9000 Gent – T. +32 (0)9 269 46 80 – F. +32 (0)9 269 46 99 – info @gtb-vlaanderen.be

Pagina | 9

Als je het document opslaat en incheckt kijg je een tekstveld, waarin je extra info kunt opnemen. Je kunt op deze manier bijvoorbeeld aanduiden dat de MEA-versie een definitieve versie is voor aanvraag BTOM. Geef steeds zinvolle informatie en vermeld zeker in het opmerkingen-vak of het gaat om een voorlopige dan/wel definitieve versie. Volg eventueel ook de richtlijnen van de MEAfiches die in functie van de verschillende toepassingen werden opgesteld.

Tip! Bij sommige computers/Word-versies zal er steeds een “alleen lezen” versie van de MEA geopend worden. Je moet dan de MEA opslaan via een omweg: FASE 1: - typ je tekst - druk op „bestand‟ - druk op „opslaan als‟ - zet op het bureaublad  zou in orde moeten zijn - noem het „MEA‟ zou in orde moeten zijn FASE 2: - ga naar de MEA-bibliotheek - ga naar het concrete dossier - ga naar de gele map „MEA‟ - klik op het driehoekje naast „uploaden‟ en kies „document uploaden‟ - klik op „bladeren‟ en kies jouw MEA-document die op jouw bureaublad staat en druk „OK‟ en druk „inchecken‟


Pagina | 10

Van elke versie van de MEA wordt een kopie bewaard. Je werkt dus met andere woorden nooit rechtstreeks in het MEA-document, maar steeds op een kopie van de meest recente versie. Als je de versie-geschiedenis van het MEA-document wil bekijken, dan kun je dit doen door in het menu bij de MEA te kiezen voor “versiegeschiedenis”.

Je krijgt dan een lijstje van de verschillende versies, samen met de extra uitleg.


Pagina | 11

Elke versie kan opnieuw geopend en gelezen worden, maar niet gewijzigd. Via de optie “waarschuw mij”, kun je aanvinken dat je op de hoogte gehouden wenst te worden via e-mail van acties. Je bepaalt zelf wanneer en hoe de e-mails verstuurd worden, via onderstaand invulscherm.

Zolang je een MEA aan het bewerken bent, kun je het document uitgecheckt laten staan. Via het symbooltje weten andere gebruikers dat het document uitgecheckt is. Via de gespecialiseerde trajectbepaling en –begeleiding vzw Maatschappelijke Zetel Minnemeers 2 – 9000 Gent – T. +32 (0)9 269 46 80 – F. +32 (0)9 269 46 99 – info @gtb-vlaanderen.be

Pagina | 12 laatste infokolom op deze pagina weten andere gebruikers die toegang hebben tot die MEA dat jij ermee bezig bent.

6. Toegang verlenen tot een MEA-bibliotheek Als jij de “aanmaker” van een nieuwe MEA-bibliotheek bent, dan ben je dossierbeheerder van de bibliotheek. Dit betekent ondermeer dat je gebruikers toegang kunt geven tot de MEA-bibliotheek.

Tip! Zorg ervoor dat je MEA “klaar is om door te geven”, vooraleer je een gebruiker toegang geeft. Dit betekent dat je een nieuwe MEA eerst invult, en dat je dan pas toegang geeft! Als je een persoon toegang wenst te geven, dan selecteer je de gegevens van deze persoon in het vakje “gebruiker”. Als je een ganse groep van personen toegang wenst te geven (bijvoorbeeld alle trajectbegeleiders van GTB in de provincie Vlaams-Brabant), dan selecteer je de gegevens van de groep in het vakje “groep”. Als je met de muis op de knop “toevoegen” gaat staan, dan krijg je opties om toegang te geven tot de MEA- of de dossierbibliotheek, of als dossierbeheerder. De dossierbibliotheek is enkel voor GTB-medewerkers en wordt in een afzonderlijke handleiding behandeld. Kies “MEA-bibliotheek” indien je iemand toegang wil geven als gewone gebruiker, kies “dossierbeheerder” als je iemand anders ook het recht van dossierbeheer wil geven. Klik het vakje “alleen lezen” aan, als je wenst dat de gekozen gebruiker of groep geen wijzigingen kan aanbrengen aan de MEA.


Pagina | 13

Je kunt op twee manieren een overzicht krijgen van de personen die toegang hebben tot de MEA. Je kunt met de muis klikken op “MEA-bibliotheek”. Dan verschijnt een lijstje van de gebruikers die toegangsrechten hebben gekregen. Als je klikt op “Dossierbeheerders”, dan krijg je een overzicht van de mensen die de MEA-bibliotheek kunnen beheren.

Verwijderen

Je kunt hier ook personen verwijderen. Klik hiervoor op het kruisje. Let op, het systeem vraagt geen extra bevestiging! Na de verwijdering wordt het lijstje gesloten en moet je opnieuw klikken om het overzichtje terug te krijgen. Je kunt ook naar het tab-blad “raadplegingen” gaan. Via dit tab-blad krijg je dan een overzicht van de personen die toegang hebben, en krijg je bovendien een overzicht van de personen die daadwerkelijk de MEA hebben geraadpleegd.


Pagina | 14

Via het tab-blad “dossiermanager” kom je op de home-page van dossiermanager van VDAB en kun je de informatie van het dossier bij VDAB raadplegen.

7. Vragen of problemen? Gebruik de optie: supportaanvraag!


Pagina | 15

8. Quick-reference 1. Waar vind ik de MEA-bibliotheek? Voor GTB-gebruikers:  Ga naar GTB-intranet  Klik rechts bij koppelingen op MEA-bibliotheek Voor niet GTB-gebruikers:  Ga via je internet-browser naar https://mea.gtb-netwerk.be  Let op de “s” in https! 2. Handleiding? Wordt meegestuurd met de login-gegegens, maar ook beschikbaar via:  GTB-intranet: Homepagina / koppelingen / registratiedraaiboek / „handleiding MEA-server‟  VDAB-intranet: via zoekterm “MEA-server” 3. Hoe dossier aanmaken/openen?  

Druk „nieuwe opzoeking in MEA-biblotheek‟ Geef dossiernummer en controlenummer in

3 mogelijke signalen: gespecialiseerde trajectbepaling en –begeleiding vzw Maatschappelijke Zetel Minnemeers 2 – 9000 Gent – T. +32 (0)9 269 46 80 – F. +32 (0)9 269 46 99 – info @gtb-vlaanderen.be

Pagina | 16

o o o

je komt automatisch in dossier van die bepaalde klant je komt niet in het dossier omdat het dossier bestaat, maar jij hebt geen inzagerecht je komt niet in het dossier omdat het nog niet bestaat. Je „klikt‟ om aan te maken.

4. Hoe inzage geven -

zoek dossier op (zie punt 3) klik in droplijstjes naast gebruiker. Klik de persoon aan die je inzage wil geven. druk ‘toevoegen’ en selecteer „MEA-bibliotheek‟

5. Hoe MEA lezen 

zoek dossier op (zie punt 3) klik op gele map „MEA‟ klik op „word-symbool‟ naast de bestandsnaam MEA klik „OK‟ je kunt de MEA lezen

6. Hoe MEA invullen/wijzigen -

zoek dossier op (zie punt 3) klik op gele map „MEA‟ klik naast de MEA op het “droplijst-driehoekje” die verschijnt (opgelet klik dus niet op „word-symbool‟ naast de MEA) kies uit het droplijstje ‘uitchecken’ klik vervolgens op „word-symbool‟ naast de bestandsnaam MEA  je kunt typen (als je gedaan hebt, ga je verder) klik vervolgens op het ‘kruisje’. Het systeem vraagt of je wijzigingen wil opslaan en inchecken. Klik ‘OK’.

7. Alleen lezen – probleem -

staat er in Word-balk “alleen lezen” (bovenaan): OMWEG FASE 1:  typ je tekst  druk op „bestand‟  druk op „opslaan als‟  zet op het bureaublad  zou in orde moeten zijn  noem het „MEA‟ zou in orde moeten zijn FASE 2:  ga naar de meabibliotheek  ga naar het concrete dossier  ga naar de gele map „MEA‟  klik op het driekhoekje naast „uploaden‟ en kies „document uploaden‟  klik op „bladeren‟ en kies jouw MEA-document die op jouw bureaublad staat en druk „OK‟ en druk „inchecken‟

-

staat er in Word-balk niets: druk gewoon op het “x”: GEEN PROBLEEM


11. Handleiding MEA-server. Wendy Ranschaert. Ver 1.0

Recommend Documents