11. FEJEZET Projektgenerálás
Jelen fejezet a projektgenerálás bemutatásával foglalkozik, mely sok szempontból a 2.-4. fejezet folytatásának tekinthetı. Mint ugyanis a fejezetbıl kiderül, a projektgeneráló képesség a stratégiai tervezésbıl és programozásból automatikusan fakadó képesség. Ezért a fejezet ismétlésképpen röviden összefoglalja a stratégiai tervezés konklúzióját, eredményét, majd a projektgenerálás módszertana kerül sorra a gyakorlati tapasztalatok felhasználásával. Mindeközben kitérünk arra, hogy egy önkormányzat számára hogyan és mikor játszhat szerepet a projektgenerálás.
A fejezet elolvasása után a következı kérdésekre fog választ kapni: • Mit nevezünk projektnek? •
Mit értünk projektgenerálás alatt?
•
Hogyan kapcsolódik a projektgenerálás a stratégiai tervezéshez?
•
Ha a stratégiai tervezés eredményeképpen már kialakulnak konkrét projekt-tervek, miért érdemes az önkormányzatnak projektgenerálást végeznie?
• Ki vehet részt a projekt generálásában? •
Melyek a projektgenerálás fıbb lépései?
•
Pontosan mi legyen az ismertetı kampány tárgya?
• Mit értünk általános tájékoztatás és marketing alatt a projektgenerálás folyamatában? (1. lépés) • Mirıl szóljon az elsı információs nap? (2. lépés) • Mi a módszertani képzés tartalma és módszere? (3-4. lépés) • Mit jelent a projektkoncepció kidolgozása és projektgyőjtés a projektgenerálás folyamatában? (5. lépés) • Milyen formában rögzítsünk egy projektötletet a projektgenerálás során? • Mit értünk a projektek feldolgozása, projektadatbázis készítése alatt a projektgenerálás folyamatában? (6. lépés) • Mit értünk szelekció, egyeztetés, kapcsolódási pontok feltárása alatt a projektgenerálás folyamatában? (7. lépés) 249
•
Miért van szükség kísérı képzésre a projektgenerálás folyamatában (8. lépés)
•
Mi a projektgenerálási folyamat eredménye?
• Mi a projektgenerálási folyamat kockázati tényezıi?
250
Mit nevezünk projektnek? A projekt fogalmának több meghatározása is létezik, melyek közül megpróbáltuk összefoglalni mindazon jellemzıket, amelyek a projektet, illetve az ún. „projekt-típusú gondolkodást” általában jellemzik. Napjainkban talán a leginkább elfogadott meghatározás szerint, projekt minden olyan tevékenység, amely egy szervezet számára olyan egyszeri és komplex feladatot jelent, amelynek teljesítési idıtartama, valamint teljesítésének költségei és egyéb erıforrásai meghatározottak, és egy jól definiált cél elérésére irányul.1 A projekt nem sorolható a szervezeti egységek megszokott, napi rutin jellegő tevékenységei közé, attól elkülönül. Bár a projekt definiálását sokan elvégezték, és azokban apróbb különbségek felfedezhetık, a többségük mind tartalmazza az alábbiakban bemutatásra kerülı ismérveket, amelyek egyértelmően azonosítják a projekteket: • egyszeri tevékenység, illetve tevékenység sorozat, • erıforrás-igényes, megvalósításához eszközöket, humán erıforrást kell rendelni, • rögzített célokkal rendelkezik, azaz célorientált, • újdonságtartalommal bír, • a szervezet mindennapos mőködését meghaladó kockázatot visel, • meghatározott idı alatt és meghatározott és költségbıl kell megvalósítani (idı- és költségkorlátos), • specifikus egymást követı fázisok, tevékenységek jellemzik, • komplex feladat (számos szakterület), • önálló szervezeti háttérrel rendelkezik, • dinamikus végrehajtási igény jellemzi (a feltételek menetközben is szükség szerint változhatnak).
1
(Görög Mihály: Általános projekt-menedzsment. Aula, 2001.)
251
A projekteket nagyon sokféleképpen lehet csoportosítani, melyek közül talán az egyik leggyakoribb, amikor a tevékenység és/vagy az eredmény jellege alapján történik a csoportosítás. Ezek alapján a projekteket három fı kategóriába sorolhatjuk: • beruházási projektek, • kutatási és fejlesztési projektek (K+F), • szellemi szolgáltatási projektek. A beruházási projektek csoportjába sorolható minden olyan projekt, amelynek eredményeként valamilyen termék elıállítására, vagy valamilyen szolgáltatás teljesítésére alkalmas létesítmény jön létre, vagy a már meglévı létesítmény kerül átalakításra bıvítés, felújítás vagy rekonstrukció formájában. A kutatási és fejlesztési projektek csoportjába sorolunk minden olyan projektet, amelynek eredményeként új termék, szolgáltatás vagy új technológia jön létre, továbbá a meglévı termék, szolgáltatás vagy technológia fejlıdése következik be, amelynek során általában az elıállítás hatékonysága is javul és/vagy az elıállítási költség csökken. A K+F projektek nevezhetık a leginkább innovatív projekteknek. A szellemi szolgáltatási projektek csoportjába azok a projektek tartoznak, amelyek eredményeként egy adott szervezet mőködési körülményeinek és keretfeltételeinek új minısége jön létre: pl. üzleti mőködési folyamatok változása, a szervezeti struktúra átalakítása, a tulajdoni struktúra megváltozása, a szervezet tagjainak jelentıs mértékő tovább- vagy átképzése. Projektet létrehozhat, illetve megvalósíthat egyetlen szervezet is, ám a legtöbb projekt komplex szakértelmet kíván, sıt, bizonyos külsı támogatással létrejövı projektekkel kapcsolatban egyenesen elvárás, hogy az több szervezet együttmőködésén alapuljon. Mit értünk projektgenerálás alatt? A projektgenerálás lényege, hogy meghatározott földrajzi területen, meghatározott szereplıkkel együttmőködve az adott terület és a szereplık által megvalósítható, az adott terület problémáira választ adó vagy/és fejlıdését elısegítı fejlesztési lehetıségeket (vagyis a lehetséges projekteket) feltárja, ezeket a fejlesztési lehetıségeket egymással
252
összehasonlítva elemezze, és kiválassza közülük azokat, amelyek leginkább megvalósításra érdemesek egy közösen megállapodott értékrend szerint. A projektgenerálás része a feltárt fejlesztési lehetıségek finanszírozhatóságának vizsgálata is, valamint a lehetıségek és a források egymásnak való megfeleltetése. E kiválasztás eredményeként határozhatók meg azok a projektek, amelyekre a projekttervezés (lásd a következı fejezetben) elindulhat. A projektgenerálás alapos elıkészítést és elemzést igénylı feladat, mivel az adott földrajzi egység több szereplıjét is magába foglalja, és az egyes projektötleteket egymással és a megvalósítási lehetıségekkel egyszerre hasonlítja össze. Mindamellett, ideális esetben a klasszikus értelemben vett projektgenerálás egyszerően megoldható (ez a késıbb ismertetett módszertanból is kitőnik). Hogyan kapcsolódik a projektgenerálás a stratégiai tervezéshez? A projektgenerálás képessége a stratégiai tervezésbıl fakad: a stratégiai tervre épülı operatív programok „projekt-kereteknek” is nevezhetıek, melyek meghatározzák a projekt témáját, és a projektgenerálás során kell ezeket a kereteket konkrét tartalommal feltölteni. Elképzelhetı, hogy a stratégiai terv alapján kialakított operatív programok olyannyira konkrétak tartalmukban (pl. a „helyi általános iskola felújítása”, vagy „teleház kialakítása”), hogy mindez már nem igényel további ötleteket. Ebben az esetben az operatív program már önmagában projektötletek halmaza. (A programmal kapcsolatos részletek tisztázása – mint például hogy hol történjen a „teleház kialakítása”, milyen finanszírozási konstrukcióban – nem a projektgenerálás, hanem a projekttervezés témaköre.) Ha azonban az önkormányzat programjai önmagukban még általánosak (pl. „oktatási infrastruktúra
fejlesztése”),
akkor
az
önkormányzatnak
„házon
belül”
kell
projektgenerálást végeznie, és eldöntenie, hogy a felmerült projektötletek közül a teleház kialakítását vagy az iskolafelújítást választja. A „Helyzetelemzés és stratégiaalkotás” fejezetben megismert tervezési folyamat végén tehát akár konkrét projektötletek, projektcélok is meghatározásra kerülhetnek. Ilyenkor
253
elvileg már csak a projekt felépítésére, megtervezésére van szükség, a következı fejezet alapján. Ha a stratégiai tervezés eredményeképpen már kialakulnak konkrét projekttervek, miért érdemes az önkormányzatnak projektgenerálást végeznie? Elıször is szögezzük le: a stratégiai tervezés eredményeképpen nem feltétlenül állnak elı konkrét, az önkormányzatok által megvalósítandó projektötletek. Ez függ a stratégiai terv volumenétıl, valamint a település méretétıl is. A valóságban azonban projektgenerálásra igen gyakran azért van szükség, mert a különbözı civil szervezetek, önkormányzatok és más gazdasági szervezetek, vagyis a potenciális kedvezményezettek, ha rendelkeznek is önálló stratégiai tervekkel, fejlesztési koncepciókkal, ezek nem egymásra épülı és egymást kiegészítı projektek sorozatából állnak, nincsen kapcsolódásuk az adott földrajzi egység, az ott lévı más szereplık projektjeihez. Ez egymás eredményét kioltó, a szinergikus hatásokat nem kihasználó projektek megvalósulásához vezethet. Ennek számos oka van, melyek közül a leggyakoribbakat az alábbiakban foglaltuk össze – reméljük, a közeljövıben egyre kevésbé lesznek ezen okok jellemzıek. • Magyarországon a központi fejlesztési források mai napig is mőködı rendszere alapvetıen a forrásorientált megközelítésre szoktatta rá a projektgazdákat, amelynek lényege, hogy olyan fejlesztést hajtanak végre, amire forrás van. Ezzel szemben a Strukturális Alapok rendszerében a szükségletorientált megközelítést helyezik elıtérbe, aminek lényege, hogy olyan fejlesztéseket kell végrehajtani, amelyek az adott térségben/tagállamban meglévı, objektíven alátámasztható szükségletre reagálnak. Ez azért jelent problémát, mert számos projektgazda számára nehezen elfogadható, hogy nem azt mondják meg, mire van pénz, és majd ahhoz hozzárendeli a megfelelı projektet, hanem általános megfogalmazott célkitőzések és a helyi szükségletek alapján kell kialakítani és elıkészíteni projektet – akkor, amikor nem ismertek a pályázati feltételek, csak a forrásoknak a meglehetısen általános és homályos ígérete. • A projektgazdák jelentıs része nem projektfejlesztésre, hanem pályázatkészítésre van berendezkedve. A projektfejlesztés során az elsı lépés a szükségletek 254
vizsgálatára támaszkodva egy projekt részletes megtervezése, az ahhoz szükséges elızetes elemzések elvégzése, tervek elkészítése, ezt követheti a finanszírozási konstrukció kialakítása; ebben a megközelítésben a pályázat kidolgozása nem más, mint a meglévı projektnek a pályázat követelményeinek megfelelı formátumban történı prezentálása. Ezzel szemben a projektgazdák többsége nem tervezi meg részletesen a projektjét, s gyakran a projekt azonos a kitöltött pályázati nyomtatvánnyal. • Nincsenek, vagy nagyon korlátozottak az országban a „kreatív” projektfejlesztési hagyományok, tapasztalatok. A projektgazdák általában nagyon nyilvánvaló projektekben gondolkodnak (amelyek nagy része az önkormányzatok esetében a lakossági infrastruktúra fejlesztésére koncentrálódik), és nem rendelkeznek olyan mechanizmusokkal, szervezetekkel, ismeretekkel, melyek biztosíthatnák a valós szükségletekre megoldásokat kínáló fejlesztési projektek kialakítását. • Nincsenek források a projekt kidolgozására, a projektgazdák egy jelentıs hányadát jelentı önkormányzatoknak nincs arra forrása, hogy nagy fejlesztési projektjeiket részletesen megtervezhessék anélkül, hogy látókörükben lenne egy konkrét pályázati rendszer, mely finanszírozni képes a projektet. Ráadásul jelenleg nem is áll rendelkezésre olyan, egységesen elfogadott módszertan, amely lehetıvé tenné „EU –finanszírozás-érett” projektek szakszerő elıkészítését. • Gondot jelent, hogy (összefüggésben egyébként a magyarországi önkormányzati finanszírozási rendszerrel) – különösen a fejletlenebb térségek relatíve kisebb önkormányzatainál (és non-profit szervezeteinél) – nem állnak rendelkezésre fejlesztési források, és még minimális saját erıt sem tudnak biztosítani projektek megvalósításához. Ez tehát azt a kockázatot vetíti elıre, hogy pontosan azok a térségek nem tudnak támogatásokhoz jutni, ahol a leginkább szükség lenne erre.
Az önkormányzatnak tehát érdemes „házon kívül” is projektgenerálást végeznie, melynek során megszólítja és informálja a támogatási lehetıségekrıl a település életének azon szereplıit, melyek képesek lehetnek projektek lebonyolítására, és olyan projektötletek kidolgozását mozdítja elı, melyek beleillenek saját stratégiai tervébe. Az
255
önkormányzati partnerség egyik legfontosabb eleme ez a projektgenerálási munka, mely a következı elınyökkel jár: • javítja a potenciális projektgazdák informáltságát, növeli motiváltságukat; • elısegíti saját stratégiai tervének megvalósulását, • és biztosítja azt, hogy a fejlesztések egységes módon, egységes koncepció alapján menjenek végbe.
Ki vehet részt a projekt generálásában? Projektet bárki kezdeményezhet, a projektgenerálási folyamat kezdeményezıje bármely érintett szereplı lehet – mi a továbbiakban abból indulunk ki, hogy az önkormányzat
tölti
be
a
projektgenerátor
szerepét.
A
projektötletek
közös
megfogalmazásához érdemes a lehetséges projektek témájából következı potenciális partnerek mindegyikét bevonni: kapjanak helyet a partnerek stratégiai kérdésekben kompetens képviselıi, a hasonló projektek megvalósításában tapasztalatokkal rendelkezı munkatársak, a célcsoportot, ill. a témát jól ismerı szakember, a potenciális támogató elvárásaival tisztában lévı kollégák. Ügyeljünk arra, hogy legyen a projektgenerálási folyamatot végigvivı, dokumentáló, a munkát szervezı, mindehhez megfelelı idıkerettel és adminisztrációs háttérrel rendelkezı felelıs munkatárs.
Melyek a projektgenerálás fıbb lépései? A projektgenerálás folyamatának fıbb lépései az alábbiak: 1. általános tájékoztatás, marketing kampány, 2. információs nap (EU, Strukturális Alapok, NFT, operatív programok), 3. módszertani képzés a potenciális projektgazdák számára, 4. workshop a képzés során megszerzett ismeretek gyakorlati alkalmazására vonatkozóan, a helyzetfeltárás, helyzetelemzés, stratégiaalkotás gyakorlatának megismerése érdekében, a. Erıforrás-elemzés (SWOT analízis, leltárok, stakeholder analízis) b. Problémák azonosítása (problémafa)
256
c. Célkitőzések meghatározása (célfa) d. Vázlatos logframe mátrix elkészítése e. Lehetséges projektstratégiák és projektkoncepciók felvázolása 5. A projektkoncepció kidolgozása, projektgyőjtés, 6. Projektötletek feldolgozása, projektadatbázis készítése, 7. Szelekció, egyeztetés és kapcsolódási pontok feltárása, 8. Kísérı képzések. Az elkövetkezıkben ezeket a lépéseket tárgyaljuk részletesen. Mint látszik, nem egy olyan lépés van, melynek kivitelezésében az önkormányzat kevésnek találhatja saját képességeit – ekkor érdemes külsı segítséget igénybe venni. Pontosan mi legyen az ismertetı kampány tárgya? Mint fentebb említésre került, az önkormányzatnak, mint projektgenerálást végzı szervnek saját stratégiai tervébe illeszkedı projektötleteket érdemes inspirálnia. Ez nemcsak az önkormányzat érdeke, de a helyi közösség számára is hasznos (mert biztosítja a fejlesztések közti koherenciát, egységességet), valamint a projektgazda számára is (mert a pályázatában hivatkozhat a helyi stratégiai tervvel való összhangra). Az önkormányzatnak, mint projektgeneráló szervnek tehát elıször azt érdemes felmérnie, hogy milyen típusú projektek generálását mozdítsa elı. Jelen esetben abból indulunk ki, hogy a projekteket a strukturális alapokból tervezik finanszírozni. Ehhez érdemes egy egyszerő táblázatot készítenie, melybıl rögtön látszik, hogy mire érdemes a projektgenerálás során fókuszálni (11.1. táblázat). A strukturális alapoknak azon intézkedéseit érdemes az önkormányzatnak részletesen ismertetnie, projektablakként bemutatnia, melyek a stratégiai tervébe (a táblázat alapján) beleillenek. A projektgenerálás során
ezekhez
az
intézkedésekhez
sorolható
projektötletek
finomításában
és
pályázatokként történı kidolgozásában érdemes szakmai-koordinációs támogatást nyújtania.
257
11.1. táblázat Projektgenerálást megalapozó táblázat Átfogó cél: Az innovatív kkv-k helyzetének javítása 1. Helyi OP: 2. Helyi OP: 3. Helyi OP: Elektronikus Logisztikai A munkaerı infrastruktúra központ kiépítése alkalmazkodófejlesztése képességének növelése GVOP 1.1 Intézkedés 1.2. Intézkedés … HEFOP 1.1. Intézkedés 1.2. Intézkedés … …
4. Helyi OP: A vállalkozókészség fejlesztée
√
√
√
√
Mit értünk általános tájékoztatás és marketing alatt a projektgenerálás folyamatában? (1. lépés) A
projektgenerálás
folyamatához
feltétlenül
kapcsolódnia
kell
egy
aktív
marketingkampánynak a településen, kistérségben, illetve régióban annak érdekében, hogy az ott élık, a potenciális projektgazdák a célokat megismerjék, azzal stratégiai szinten azonosulni tudjanak, és a lehetséges projektötleteiket elkezdjék összegyőjteni.. A kampány legfontosabb eszközei: • információs cikkek megjelentetése a helyi lapokban, melyekbıl a célcsoportok tájékozódhatnak a projektgyőjtés folyamatáról, tétjérıl és eszközeirıl; • egyszerő, rövid tájékoztató kiadvány, szórólap, melyet terjeszteni lehet postai úton a potenciális kedvezményezettek körében; • egységes prezentációs anyag, és annak alkalmazása különbözı megyei, kistérségi és regionális – területfejlesztéshez kapcsolódó – rendezvényeken; • önálló honlap beindítása, mely információkat tartalmaz a strukturális alapokról, az NFT-rıl és az OP-okról, projekttervezési módszertanokról, ismertet néhány a strukturális alapokból finanszírozott mintaprojektet, és legyenek letölthetıek a honlapról az alkalmazott nyomtatványok is, valamint a honlap tartalmazza az eddig összegyőjtött projektek listáját, a fıbb adatokkal; • a potenciális projektgazdák direkt, közvetlen megkeresése;
258
• a projektgenerálás folyamatát vezetık információgyőjtése, felkészülése (személyes látogatása minisztériumokba és a különbözı OP Irányító Hatóságokhoz, valamint Közremőködı Szervezetekhez). Mirıl szóljon az információs nap? (2. lépés) A projektgenerálást végzı szervezet fontos tevékenysége, hogy egy közvetlen kapcsolatteremtés útján, személyesen, megismertesse a potenciális projektgazdákat a strukturális alapokhoz is kapcsolódó projektgyőjtés fontosságával, a projektekkel szemben támasztott általános elvárásokkal. Célszerő ezt a tájékoztatót általános, a tevékenység hátterét adó ismeretekkel is kiegészíteni, így: • az Európai Unió szervezete és mőködése; • a vonatkozó európai uniós politikák (pl. KAP/AVOP stb.); • a legfontosabb európai uniós irányelvek és célkitőzések; • a strukturális alapok mőködése; • az elérhetı információs források bemutatása, és a konkrét ismeretek átadásával, mint: • az elıkészített, illetve elıkészítendı projektek ismérvei és struktúrája, • a projektbázis megteremtésének egyes lépései, a projektgyőjtı lap és a folyamathoz való kapcsolódás lehetséges pontjai. Mi a módszertani képzés és workshop tartalma? (3-4. lépés) A módszertani képzés legfıbb célkitőzése, hogy megismertesse a potenciális projektgazdákat a legfontosabb helyzetelemzési, helyzetfeltárási és tervezési módszerekkel, vagyis azokkal az eljárásokkal, amiket egy késıbbi projekttervezés során ismét egy workshop keretében, alkalmazni fog. A képzés folyamata legyen gyakorlatorientált, interaktív képzés, helyet adva a résztvevık kérdéseinek és megjegyzéseinek a közös nyelv megteremtése, a közös személet kialakítása érdekében, mert legkönnyebben
a
szükséges
módszertani
eszközök.
A
így sajátíthatóak el
képzés
során
mindig
csapatmunkában dolgozzunk, szimulálva a való élet kapcsolatteremtései, egyeztetési, kompromisszumkötési és egyéb szituációit. A legfontosabb megbeszélésre kerülı témakörök között szerepelnie kell az alábbiaknak:
259
• SWOT analízis; • stakeholder analízis; • problémafa és célfa; • logikai keretmódszer; • Gantt diagramm; • leltár mátrixok (emberi erıforrás, eszközök, stb.) és ezek alkalmazásának bemutatása esettanulmányokkal. Ezekrıl a módszerekrıl bıvebben a következı, projekttervezéssel foglalkozó fejezetben ismerkedünk meg (kivéve a SWOT analízist, melyrıl a 4. fejezetben szóltunk). A képzéssel illetve a workshoppal kapcsolatban az önkormányzatnak, mint projektgeneráló szervezetnek az alábbiakat kell figyelembe vennie: • Nagy valószínőséggel igen heterogén lesz a csoport, ezért célszerő egymás bemutatásával kezdeni kiemelve azt, hogy ki miért jött el (mi motiválja), és mit vár a képzéstıl. Az elhangzottakat érdemes összefoglalniuk a képzıknek, és a hallottak szerint a képzés hangsúlyait, részletezettségét az elvárásokhoz igazítani. • A bemutatkozás lezárásaként mondja el a képzı csapat küldetésének lényegét, azaz mi várható a képzés során és mi a képzettekkel szembeni elvárás. • Az idıütemezés nagyon fontos, mert a legnagyobb jó szándék mellett is részletkérdések miatt lényegi kérdésekre nem juthat idı. Ezért mindig legyen valaki, aki kézben tartja a folyamatokat. Ügyelni kell a résztvevıktıl érkezı jelzésekre is: fáradt, nem köti le a képzés, nem találja kapcsolatát az elhangzottakkal stb. • A kérdésekre kiemelten kell figyelni! Fontos alkalmazkodni – bizonyos korlátok között – a csoport elvárásaihoz. • Érdemes a nap elején elmondani, mi a feladat és a nap végén összefoglalni az aznapi eredményt. Egy-egy feladat befejeztével hasznos összefoglalni a tapasztaltakat és ismételni a legfontosabbakat, hogy a lényeges dolgok rögzüljenek. • Lehetıség szerint szomszédos térségek, illetve hasonló problémák miatt hátrányt szenvedı homogén csoportok kerüljenek egy-egy csoportba, így a képzés, workshop során felvázolt problémafa mindenki számára nemcsak érthetıvé, de személyesen átérezhetıvé is válik.. A problémafában meghatározott központi
260
probléma kiválasztásánál ügyeljünk arra, hogy az kellıképpen általános legyen, különben a stratégia egyes irányai háttérbe szorulnak. • Hívjuk fel a résztvevık figyelmét arra, hogy a lakosság mint homogén, de ugyanakkor nagyon eltérı érdekeltséggel rendelkezı csoport felkészítése mennyire fontos. A képzés során megszerzett, vagy egyéb úton rendelkezésre álló, az adott térségre vonatkozó és a projektgeneráláshoz szükséges információkat részükre folyamatosan át kell adnunk. A projektgenerálási folyamat e többlépcsıs képzésének eredménye egy maroknyi képzett, problémák és azok megoldása iránt fogékony ember, akiknek saját terveikrıl alkotott korábbi homályos elképzeléseik a jövıben remélhetıleg mind több esetben szilárdulnak olyan konkrét projekttervvé, melyre pályázat útján támogatást is képesek szerezni. Emellett megismerték és alkalmazni tudják a SWOT elemzés, a problémafa, a célfa és a logikai keret-mátrix módszerét, ezért rájuk a késıbbiekben is folyamatosan lehet építeni. Mit jelent a projektkoncepció kidolgozása és projektgyőjtés a projektgenerálás folyamatában? (5. lépés) A képzés és a módszertani ismeretek megszerzését követıen lehet a tényleges projektötleteket összegyőjteni. A projektkoncepciót célszerő a logikai keretmódszer szerint elkészíteni, mert abban összefoglalva megjelennek az elvégzett elemzések eredményei, a kijelölt stratégia, a kitőzött konkrét célok, várt eredmények, valamint levezethetı belıle a projekt indokoltsága. A kidolgozáshoz érdemes összeállítani egy vázlatos szillabuszt, mely lehetıség szerint már arra is figyelmet fordít, hogy az egyes Operatív Programok mely intézkedéséhez kapcsolható. (Ennek javasolt szerkezete a 11.2. táblázatban látható.)
261
11.2. táblázat Projektötletek összefoglalása
1
A tervezett projekt rövid összefoglalása (max. 200 szóban)
2
A tervezett projekt célja és a
• Melyek a projekt céljai, milyen
megvalósítandó tevékenységek (max. 1
szükségletek/igények kielégítésére
oldal)
vonatkoznak? • Milyen módon kívánják elérni a tervezett célokat?
3
A projekt várható eredményei és hatásai (max. ½ oldal)
• Melyek a projekt eredményeképpen létrejövı konkrét produktumok? • Kinek a javát szolgálják a projekt eredményei, ki fogja hasznosítani a produktumokat? • Milyen járulékos eredmények várhatók? • Mi lesz a projekt hatása?
4
A projektben részt vevı partnerintézmények (max. ½ oldal)
• Milyen szakértelemmel bírnak és milyen feladatok elvégzéséért felelısek az egyes partnerintézmények?
5
Folyamatkövetés és értékelés (max. ¼ oldal)
• Milyen tevékenységelemek beépítésével biztosítják a projekt ütemterv szerinti végrehajtását és a munka értékelését?
6
Disszemináció (max. ¼ oldal)
• Hogyan biztosítják, hogy a projekt eredményei a projektben együttmőködı intézményeken kívül is ismertté váljanak?
262
7
• Táblázat formájában feladatterv
A tevékenységek ütemezése (max. ½ oldal)
meghatározása a tevékenységek, azok ütemezése és a végrehajtásukért felelısök megjelölésével.
8
• Egyéb említésre méltó tudnivaló a
Egyéb vonatkozások (max. ½ oldal)
projekttel kapcsolatban (a fentieken kívül)
A fenti projekt-összefoglaló mellett érdemes kitöltetni egy projektadatlapot is. Ez a projektadatlap alkalmas a projekt beazonosítására, valamint a projektek minıségének, megalapozottságának
megítélésére,
és
ami
a
legfontosabb:
egymással
történı
összehasonlításukra. A kialakított projektadatlap a logframe módszerre kell, hogy építsen, minden projektadatlapnak a melléklete az adott projektre kidolgozott logframe mátrix. Így tehát a következı dokumentumokat állítja elı a projektgazda az önkormányzat, mint projektgeneráló szerv irányításával: projekt-összefoglaló, projektadatlap, és annak mellékleteként logframe mátrix. Ezen túlmenıen minden egyes projekt elképzeléshez kapcsolódóan lehetıség szerint ki kell dolgozni egy prezentációs anyagot is. Amint már utaltunk rá, az anyagokat a projektgazdáknak, illetve a konzultáló szakértıknek elektronikus formában is érdemes elkészíteniük, hogy egy késıbb is könnyen használható adatbázist építhessünk ki. Mit értünk a projektek feldolgozása, projektadatbázis készítése alatt a projektgenerálás folyamatában? (6. lépés) A projektadatbázis megteremtése minden régiónak, illetve önkormányzatnak és egyéb szervezetnek saját érdeke és felelıssége is, hogy képes legyen pl. a strukturális alapokból potenciálisan rendelkezésre álló források hatékony felhasználására, az intézkedések projektekkel való kitöltésére. A projektgenerálás módszertana szerint a folyamat következı lépése a kiválasztott projektötletek feldolgozása. Indokolt, hogy minden életképes, jó projektötlet alapszinten 263
feldolgozásra kerüljön, valamint a projektek feldolgozása és értékelése egységesen kialakított módszertan alapján történjen. A projektek feldolgozását követıen az összegyőjtött információk egy adatbázisban kerüljenek rögzítésre, a projekteket generáló workshopok és konzultációk eredményeként. Az alapadatbázisban a beérkezett projektek kapjanak kódszámokat a megye, a kistérség és a projektgazda szervezeti besorolása szerint, továbbá a Nemzeti Fejlesztési Terv (NFT) ágazati besorolása és a vonatkozó Operatív Program (OP) prioritásai, valamint az adott térségi vagy helyi önkormányzat fejlesztési programjának prioritásai és intézkedései alapján. A projektadatbázis lehetséges hasznosításának fıbb területei az alábbiakban összegezhetıek: • Projektcsoportok kialakítása beavatkozási területek szerint, ezek alapján javaslatok megfogalmazása pályázati rendszerek és (a projektgazdákkal folytatott konzultációk alapján) kiválasztási kritériumok kialakítására vonatkozóan. • Azon területek meghatározása a csoportosítások alapján, amelyek támogathatóak valamely operatív program keretében, de amelyekhez kapcsolódóan a régióban nagyon
kevés
a
projekt;
ezeken
a
területeken
aktívabb
projektgyőjtés
kezdeményezése. • Azon kistérségek, települések feltárása, amelyekbıl kirívóan kevés projekt érkezik be, segítésük projektek kialakításában. • Inputok biztosítása kistérségi és megyei fejlesztési tervek (koncepciók, programok) kialakításához. • A
regionális
szintő
tervezés
megalapozása,
a
prioritások,
intézkedések
meghatározásának projektekkel való alátámasztása. • A ROP és az ágazati operatív programok, valamint a kapcsolódó programkiegészítı dokumentumok tervezésének segítése, aktív befolyásolása a projektbázis alapján. • Magyar állami alapok és célelıirányzatok (projekt kiválasztási kritériumok) kialakításának elısegítése, illetve kezdeményezése olyan területeken, amelyekre nincsenek támogatások, de projektekkel alátámasztott igények vannak. • Kisebb mértékben erre alkalmas projektek vagy projektrészek közvetítése potenciális befektetık felé.
264
A kialakított projektadatbázis azonban csak akkor használható a gyakorlatban is, ha nem csak új projektek kerülnek bele, hanem biztosított a már feltöltött projektek karbantartása, esetleges aktualizálása. Ennek érdekében szelektálni és aktualizálni kell a rendelkezésre álló projektek fıbb adatait és egy rövid felmérés keretében feltárni, melyek azok a projektek, amelyek még aktuálisak, és melyek azok, amelyek már nem. Emellett szükséges az egyes projekttervezetek legalább féléves gyakorisággal történı felülvizsgálata és szükség esetén módosítása, ezáltal lehetıvé válik a kapcsolódó projektek mindenkori megállapítása. Az adatbázis kezelése során azonban nem szabad figyelmen kívül hagyni az egyes projektek bizalmas adatainak kezelésére vonatkozó szabályokat.
Mit értünk szelekció, egyeztetés, kapcsolódási pontok feltárása alatt a projektgenerálás folyamatában? (7. lépés) Az adatbázisban szereplı projektjavaslatokat érdemes elızetesen is csoportosítani, és ezt követıen szelektálni. A szelekció érdekében célszerő kialakítani egy értékelési módszertant, amelyben az alábbi szempontokat vegyük figyelembe: • regionalitás, • a projekt tárgya, • a projektgazda kompetenciája, • a projekt partnerei, • a projekt kiterjedése és megalapozottsága, • a projekt megvalósíthatósága, • a projekt fenntarthatósága és megtérülése. A nem megfelelı minıségő és koncepciójú projektek gazdáival újra fel kell venni a kapcsolatot és vele egyeztetve vagy átdolgozni közösen a javaslatot, vagy elvetni, esetleg bizonyos feltételek teljesüléséig félretenni azt. A folyamat fontos lépéseként ekkor kerülhet sor az egyes projektek kapcsolódási pontjainak vizsgálatára, az azonos területre koncentráló projektek összekapcsolására, az összekapcsolt
projektek
önálló
projektelemként
való
megtartása
mellett.
A
projektgenerálás e lépésében ismét workshopok megrendezésére kerülhet sor azzal a
265
céllal, hogy az érintett térségben felmerült projektek bemutatásra, a kapcsolódási pontok ismertetésre és egyeztetésre kerüljenek (és esetleg új projektek kerüljenek a felszínre).
Miért van szükség kísérı képzésre a projektgenerálás folyamatában ? (8. lépés) A projektgenerálás utolsó eleme a projektbázis megteremtéséhez és mőködtetéséhez kapcsolódó kísérı/kiegészítı belsı képzések kezdeményezése, szervezése és koordinálása. A képzés nélkül nem képzelhetı el egy régió vagy önkormányzat projektgenerálási, projektfejlesztési kapacitásának fejlesztése, kiterjesztése, a hatékony kiegészítı képzés ténylegesen és érzékelhetıen járulhat hozzá a régió abszorpciós képességének növeléséhez. A képzés célcsoportjai és kapcsolódó fıbb területei: • Kistérségi menedzserek, kiemelten azok, akik készek vállalni a segítségnyújtást az önkormányzatok, feldolgozásához.
non-profit Ezen
szervezetek
célcsoport
projektelképzeléseinek
képzésének
a
alapszintő
projektfejlesztésre
kell
koncentrálnia. • Azon projektek gazdái, akiknek a projektjük nagyságrendje, jelentısége indokolja képzésüket, továbbképzésüket, melynek kiemelt területei a projektfejlesztés, projektmenedzsment. • Önkormányzatok,
non-profit
szervezetek:
számára
a
strukturális
alapok
mőködésére és a kapcsolódó projektfejlesztésére vonatkozó alapszintő ismeretek biztosítása. • A fejlesztési ügynökségek illetékes munkatársai, valamint a projektek fejlesztésében érintett szakértık – ezen kör számára emelt szintő képzés megtartása biztosított, mely elsıdlegesen a strukturális alapok mőködési mechanizmusához kapcsolódó projektértékelés és megvalósíthatósági vizsgálat témaköreire koncentrál. Mi a projektgenerálási folyamat eredménye? A beazonosított fejlesztési elképzelésekbıl a projektgenerálás folyamatában alakulnak ki a késıbbiekben részletes projekttervvé fejleszthetı projektötletek. A projektötlet már tartalmazza: • a fejlesztési igényekbıl következı, a támogatók szándékaival találkozó célokat,
266
• a megvalósítás partnereit, • a célokhoz vezetı tevékenységek felsorolását, • a hozzávetıleges költségeket és idıigényt, • a szükséges erıforrásokat, • a célok teljesüléséhez szükséges további elvárásokat. Az információk adott szintjén megfogalmazható projektötlet összeállítása, majd értékelése során láthatóvá válnak a kidolgozás során elvégzendı további elemzési és tervezési feladatok, melyekre feladatkiírást és munkatervet készíthetünk. A projektötlettel szemben támasztott legfontosabb követelmények: • valós igényekbıl indul ki, • épít a korábbi tapasztalatokra, • hosszú távon, rendszerben gondolkodik, • világosan meghatározhatók és egy tágabb rendszerbe beilleszthetık a célok, • mérhetı eredményeket fogalmaz meg, • reális nagyságrendő, elıteremthetı forrásokat kíván, • a partnerek elkötelezettek és megbízhatók, rendelkeznek a feladataik ellátásához szükséges kompetenciákkal, erıforrásokkal, • számol a várható következményekkel. Mindaddig, míg ilyen „projektcsírával” nem rendelkezünk, nem érdemes a tervezés következı fázisába lépnünk. A projektgenerálási folyamat eredményeképpen kialakul a térség központi problémáira választ adó, a térség helyzetét javító, a térség stratégiai terveivel összhangban álló projektadatbázis, amely már tartalmazza a projektötletek fıbb ismérveit. A projektgenerálási folyamat egyes lépéseinek megvalósításához rendelkezésre állnak az alapismeretekkel és a térségi sajátosságok ismeretével rendelkezı szakemberek. Mik a projektgenerálási folyamat kockázati tényezıi? Mint fentebb már többször leszögeztük, a projektgenerálás során a térségi vagy települési önkormányzat elımozdítja és koordinálja a stratégiai tervének megfelelı projektelképzelések konkrét projektötletekké történı fejlesztését. Mivel ez logikus módon 267
feltételezi a projektgazdával való sikeres együttmőködést, magában hordoz néhány kockázati tényezıt az önkormányzat számára. • Az önkormányzatnak nem sikerül a potenciális projekt-gazdák figyelmét és érdeklıdését felkelteni, nem sikerül megfelelı mértékben motiválni a helyi közösséget. • Az önkormányzat projektgenerálási munkájának hatásaképp egyes projektelképzelések projektötletté fejlıdnek, de a projektgazda nem kíván a továbbiakban az önkormányzattal együttmőködni (pl. a közös adatbázishoz nem ad adatokat). • A potenciális projektgazdák figyelmét sikerül felkelteni, de olyan projektötlet mellett kötelezik el magukat, melyek egymással és a stratégiai tervvel sincsenek összhangban. Ezeket a teljesen reális kockázatokat tudatosan lehet csökkenteni, különösen a 9. fejezetben ismertetett partnerséget ajánljuk. Ha az önkormányzat önmagát potenciális partnerként tudja feltüntetni, akkor mind a projektgazdák motivációja, mind projektjeiknek a tervhez való igazodása jobban biztosítható.
268
11.1. Módszertani útmutató, segédlet
KÉZY B. – RÓKA L. (2003): Projekt 2002, Egységes módszertani kézikönyv, MEGAKOM Stratégiai Tanácsadó Iroda - DHV – ENyFT – HBMVA, Nyíregyháza, 2003. MATRA Projekt fejlesztı tréning tananyaga, Tempus Közalapítvány, Budapest, 2003. JÁVOR K. - MAGÓCS K. - CZENE ZS. - SAIN M. (2003): VÁTI Kht. Országos Vidékfejlesztési Iroda „Képzık képzése elıadásai”, 2003. VERSES I.: „Projekt kezdeményezés és támogatás, pályázatírás elıkészítés és folyamata, partnerkapcsolat építés” elıadás, Budapest, 2003. SZUDA Z.: „Ajánlások tréningek tartására” Földmővelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium, DA-REVI, Budapest, 2003. GÖRÖG Mihály: Általános projekt-menedzsment. Aula, 2001.
269
11.2. Internetes elérhetıségek Európai Uniós Pályázati Szakértık Szövetsége: www.uniospalyazat.com GKM
Multiplikátor
Program:
http://www.gkm.hu/dokk/main/gkm/kiseskozepv/
kkv_multipl/multipl_tudnivalok.html
270
