Eindejaarsverwerking betekent in AccountView 'een nieuw boekjaar automatisch aanmaken'. Uw verlies- en winstrekeningen komen in het nieuwe boekjaar op nul te staan. Verder houdt u alle benodigde gegevens om in het nieuwe jaar meteen verder te kunnen werken. AccountView kent een flexibele eindejaarsverwerking. Het is niet nodig om het boekjaar af te sluiten voordat u begint met boeken in het nieuwe boekjaar. U kunt in beide boekjaren boeken en deze precies op elkaar laten aansluiten. De procedure bestaat uit vier stappen: 1. 2. 3. 4.
Voorbereidingen treffen en backup maken Het nieuwe boekjaar aanmaken Aanvullende stappen per module Beginbalans overnemen
Proefverwerking uitvoeren Om het aanmaken van boekjaar 2007 soepel te laten verlopen, adviseren wij u om ruim van tevoren een proefverwerking uit te voeren. U kunt dan al in een vroeg stadium ervaren hoe het aanmaken van een nieuw boekjaar werkt en welke instellingen voor uw administratie het beste zijn. Maak eerst een kopie van uw administratie aan; zie supportnote Testadministraties. Voer daarna de stappen uit zoals in dit artikel en de bijbehorende supportnotes is beschreven. Stap 1: Voorbereidingen treffen en backup maken Controleer of u uw laatste update van AccountView hebt geïnstalleerd. U kunt met Help/Info in AccountView nagaan welke versie u op dit moment gebruikt. Neem zonodig contact op met uw leverancier om na te gaan of u versie 7.1a hebt ontvangen. Controleer ook of u het laatste Service Pack voor uw versie hebt geïnstalleerd aan de hand van de supportnote Service Packs. Voordat u het nieuwe boekjaar gaat aanmaken moet u een backup maken en uw administratie organiseren en controleren: 1. Kies Bestand/Administraties. 2. Zorg dat geen enkele gebruiker deze administratie heeft geopend. U kunt dit controleren met Document/Stamgegevens Programma/Ingelogde gebruikers. 3. Selecteer administratie 2006. 4. Maak een backup met Document/Backup van administratie. Zo hebt u altijd een backup van uw eindsituatie in 2006. Zie Backups maken. 5. Kies Document/Organiseren/Administratie. 6. Kies Document/Controleren/Administratie. Kies Volgende en kies in het tweede venster Alle controles, daarna Geavanceerd achter Business Rules, en u demarkeert Veldregels en Recordregels. Kies daarna Ok en Volgende. Kies de knop Controle en druk het controlerapport af. Mochten er nog problemen in administratie 2006 bestaan, volg dan het advies onderaan het rapport op. Alleen nog boeken in de dagboeken van administratie 2006! Houd er rekening mee dat u na de eindejaarsverwerking alleen nog kunt boeken in dagboeken van administratie 2006 en dat u geen gegevens meer invoert of verwerkt in Facturering, Inkooporders, Ontvangsten, Inkoopfacturen, Offertes en Abonnementen. De orders die u niet verwerkt in het oude boekjaar worden automatisch meegenomen naar het nieuwe boekjaar, waar u ze dan verder moet verwerken. Verwerk de orders die u in 2006 wilt boeken daarom vóórdat u de eindejaarsverwerking uitvoert.
Gebruikt u de module Facturering of Inkoop, en journaliseert u achteraf? Als u beschikt over de modules Facturering en/of Inkoop, dan moet u het volgende doen: 1. Open uw administratie 2006. 2. Kies Opties/Administratie-instellingen/Handel, tab Facturering (of Inkoop I). 3. Controleer of het veld Directe verwerking verkoopfacturen (of Directe verwerking inkoopfacturen) is gemarkeerd. 4. Als het veld is gemarkeerd, dan hoeft u niets te doen. Als dit niet is gemarkeerd, kies dan Document/Facturen journaliseren in het venster Facturering (of Inkoop). Gebruikt u de module Voorraad? Als u beschikt over de module Voorraad, dan moet u het volgende controleren: 1. 2. 3. 4.
Kies Bestand/Artikelen Kies Rapporten/Aansluiting grootboek Markeer de rekening Voorraad. Kies Volgende en kies Afdrukken.
Controleer of het rapport aansluitingsverschillen meldt. Lees bij aansluitingsverschillen de supportnote Aansluiting Grootboek en Artikelhistorie controleren. 1. Kies Rapporten/Voorraadwaardering 2. Markeer Alleen voorraadwaarde artikelen. 3. Kies Volgende en Afdrukken. Het eindsaldo moet overeenkomen met het eindsaldo van het rapport Aansluiting grootboek voor rekening Voorraad. Analyseer mogelijke verschillen, zie Sommige bedragen zijn anders dan verwacht. Gebruikt u de module Transitorische posten? Dan kunt u na het aanmaken van het nieuwe boekjaar kosten of opbrengsten van boekingen in administratie 2007 ook automatisch laten ‘terugboeken’ naar administratie 2006. Daarvoor moet u tussenrekeningen invoeren in de instellingen van administratie 2006: 1. Kies Opties/Administratie-instellingen/Financieel, tab Financieel. 2. Controleer of er rekeningen zijn ingevoerd in Posten vorig bj debet en Posten vorig bj credit. De eventuele ‘terugboekingen’ worden gemaakt als u Document/Overnemen/Beginbalans kiest. In administratie 2006 mogen de perioden waar u naar ‘terugboekt’ niet zijn afgesloten. Gebruikt u de module Uitgebreide toegangsbeveiliging? Zorg dan dat u AccountView hebt gestart met een gebruikersnaam die alle rechten in AccountView heeft, voordat u aan stap 2 begint. Stap 2: Het nieuwe boekjaar aanmaken In AccountView kunt u automatisch een nieuw boekjaar aanmaken:
1. Kies Bestand/Administraties.
2. Selecteer administratie 2006 en kies Document/Administratie aanmaken. 3. Markeer Nieuw boekjaar op basis van huidig boekjaar. Administratie 2006 is geselecteerd in Overnemen van. Kies Volgende.
4. Voer de gegevens van uw nieuwe administratie 2007 in. Neem voor de duidelijkheid het jaartal erin op, bijvoorbeeld Administratiecode YR_GRD2007, Administratienaam Your Garden Products 2007, Directory admin YR_GRD2007\ en Directory kopiedoc YR_GRD2007\KOPIEDOC\. Dit laatste veld is beschikbaar als u over Facturering, Inkoop en/of Aanmaningen beschikt. Als u dit veld niet invoert terwijl u in administratie 2006 wel kopiedocumenten aanmaakt, dan worden in administratie 2007 geen kopiedocumenten aangemaakt. Markeer Netwerkgebruik administratie, als u met meerdere gebruikers tegelijk in uw nieuwe administratie wilt werken. Kies Volgende.
5. Controleer de gegevens in het venster en wijzig ze zonodig.
Voer het Aantal perioden in dat u voor uw rapportages gebruikt. Rapporteert u per maand, dan is het handig om hier '12' in te voeren. U kunt altijd in twee perioden daarna (in dit geval 13 en 14) boekingen maken, bijvoorbeeld voor correctieboekingen aan het eind van het jaar. Kies Volgende. 6. Voer in Resultaat vorig jaar een grootboekrekening van het type Balans in. In administratie 2007 wordt het resultaat van boekjaar 2006 op deze rekening geboekt.
7. Als u beschikt over de module Vaste activa, dan kunt u Vaste activa overnemen markeren. De vaste activa worden dan automatisch overgenomen in administratie 2007. U kunt de gegevens ook later overnemen (of bijwerken) met Document/Overnemen/Vaste activa. Zie de supportnote Eindejaarsverwerking Vaste activa voor extra aanwijzingen. 8. Als u beschikt over de module Voorraad, dan kunt u Beginvoorraad overnemen markeren om de technische voorraad in het nieuwe boekjaar volledig bij te werken. U kunt de gegevens ook later overnemen met Document/Overnemen/Beginvoorraad. 9. Als u beschikt over de module Uren & declaraties, zie dan de supportnote Eindejaarsverwerking Uren & declaraties voor extra aanwijzingen.
10. Als u beschikt over de module Projecten I, dan kunt u na Volgende het veld Budget doorlopende projecten overnemen markeren om budgetten van doorlopende projecten over te nemen. Budgetten van lopende projecten worden al automatisch overgenomen. Als u het veld niet markeert, dan kunt u de gegevens later nog overnemen met Document/Overnemen/Projectbudgettering.
11. Kies Aanmaken. De administratie wordt aangemaakt. Budgetten, verslagen en vergelijkende cijfers worden automatisch overgenomen in administratie 2007. 12. Kies Afdrukken om het rapport Administratie aanmaken af te drukken. 13. Kies Voltooien. Stap 3: Aanvullende stappen Alleen nog boeken in dagboeken van administratie 2006! U kunt gewoon doorgaan met boeken in dagboeken in administratie 2006, maar niet in modules zoals Facturering, Inkoop, Offertes en Abonnementen. Aangemaakte maar nog niet verwerkte orders in deze modules worden alleen overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar, maar niet met het overnemen van de beginbalans. Boekingen in dagboeken worden wel overgenomen in de beginbalans. Dit kunt u zo vaak herhalen als u wilt. Als u dat wilt, kunt u op twee manieren verdere boekingen in uw administratie 2006 voorkomen: 1. U voert een periodenummer in het veld Geblokkeerd t/m per in het venster Instellingen administratie (Opties/Administratie-instellingen/Algemeen, tab Algemeen) in. Dit kan wel ongedaan worden gemaakt. 2. U kiest Document/Periode sluiten in het venster Administraties (Bestand/Administraties). Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Let op: wij adviseren de eerste methode omdat deze ongedaan kan worden gemaakt. Zie voor meer informatie het hoofdstuk Perioden en jaren afsluiten in uw helpinformatie. Tijd voor de voorjaarsschoonmaak? Het nieuwe jaar is een uitstekend moment om grootboekrekeningen, debiteuren of crediteuren te verwijderen die u toch nooit meer gebruikt. Voorwaarde is wel dat die stamgegevens in administratie 2007 niet worden gebruikt: er mag niet op zijn geboekt. Houd er ook rekening mee dat er afwijkingen kunnen optreden bij het overnemen van vergelijkende cijfers, omdat u dan de cijfers mist van de verwijderde grootboekrekeningen uit de voorgaande jaren. Hetzelfde geldt voor het controleren (en zonodig wijzigen) van uw valutakoersen.
Als een stamgegeven toch wordt gebruikt, wordt dit gemeld door AccountView en kunt u het niet meer in dit jaar verwijderen. Om ervoor te zorgen dat dit stamgegeven verder niet meer wordt gebruikt, kunt u het blokkeren. Markeer het veld Geblokkeerd in het betreffende stamgegevensvenster (in Stamgegevens debiteur op de tab Algemeen). Gebruikt u de module Uitgebreide toegangsbeveiliging? De toegangsstructuur voor administratie 2006 is volledig overgenomen in administratie 2007; dezelfde gebruikers hebben dezelfde rechten in 2007 als in 2006. Als u wilt kunt u rechten op administratie 2006 ontnemen. Voor de module Uitgebreide toegangsbeveiliging I kiest u Bestand/Administraties/F6, tab Gebruikers om geselecteerde gebruikers te verwijderen. Voor Uitgebreide toegangsbeveiliging II kunt u ook Document/Overnemen/Toegangsbeveiliging in het venster Administraties kiezen. Druk op F1 voor meer informatie. Gebruikt u de module Voorraad? U kunt de beginvoorraad meerdere keren overnemen (Document/Overnemen/Beginvoorraad in het venster Administraties), zolang u uw beginvoorraadbladzijde nog niet hebt gejournaliseerd. Als u werkt met voorraadwaarderingsmethode GIP of LIP (Opties/Administratie-instellingen/Handel, tab Voorraad) en de beginvoorraad hebt overgenomen, dan moet u de beginvoorraadbladzijde journaliseren, voordat u inkoopfacturen met de module Inkoop kunt verwerken. Als u met VVP werkt in plaats van GIP of LIP, dan kunt u het journaliseren van de beginvoorraad uitstellen totdat de eindvoorraad definitief is vastgesteld en correct is overgenomen (voorraadwaarde is balanswaarde). Kies daarna Document/Voorraadbladzijden journaliseren voor de aangemaakte beginvoorraadbladzijde in het venster Voorraadbladzijden. Als u de beginvoorraad wel hebt overgenomen maar nog niet gejournaliseerd, dan is uw technische voorraad in het nieuwe boekjaar al actueel. Als u de beginvoorraadbladzijde journaliseert sluit de financiële voorraad in uw voorraadadministratie weer aan op de balanswaarde van uw voorraad. Hierbij wordt geen journaalpost gemaakt. Als u uw voorraad wilt herwaarderen in het nieuwe boekjaar moet de beginvoorraadbladzijde zijn gejournaliseerd. Zie Goederenstroom in AccountView in uw helpinformatie voor meer informatie (kies Help/Index). Herwaardeer uw voorraad niet meer in het oude boekjaar nadat u het nieuwe boekjaar hebt aangemaakt en de beginvoorraad hebt gejournaliseerd. Gebruikt u handelsrapportagemodules of de module Multi-Year Financials? 1. Kies Document/Stamgegevens administratie in administratie 2007. 2. Als in die lijst Artikelhistorie meerdere jaren en/of Journaalhistorie meerdere jaren staat, kunt u in die vensters gegevens uit administratie 2006 overnemen met Document/Artikelhistorie bijwerken of Document/Journaalhistorie bijwerken. Zie uw documentatie voor meer informatie. Voor informatie over deze functionaliteit in combinatie met drill arounds zie de supportnote Drill around bevat geen (actuele) gegevens . Gebruikt u de module Intercompanyboekingen? Controleer dan uw verdeelsleutels in administratie 2007. De administraties die daarin zijn opgenomen moeten worden vervangen door de nieuwe boekjaren voor de betreffende administraties. Zie de helpinformatie voor meer informatie. Stap 4: Beginbalans overnemen Zoals gezegd, kent AccountView een flexibele eindejaarsverwerking. U hoeft administratie 2006 niet af te sluiten om administratie 2007 te openen. U kunt gewoon doorgaan met het invoeren van boekingen (alleen in dagboeken!) in administratie 2006. Door de beginbalans opnieuw over te nemen, sluiten beide administraties weer volledig op elkaar aan. Als uw accountant een aantal correctieboekingen over 2006 heeft opgesteld, nadat u al begonnen bent met boeken in administratie 2007, dan boekt u deze correcties gewoon in administratie 2006, bijvoorbeeld in periode 13. Vervolgens neemt u de beginbalans opnieuw over in administratie 2007 en beide administraties sluiten weer op elkaar aan.
1. Kies Bestand/Administraties. 2. Selecteer administratie 2007 en kies Document/Overnemen/Beginbalans. 3. Controleer bij Overnemen van of de juiste administratie gekozen is en voer de grootboekrekening voor Resultaat vorig jaar in. 4. Markeer zonodig de overige velden. Zie de supportnote Eindejaarsverwerking projecten en Eindejaarsverwerking uren & declaraties voor meer informatie. 5. Kies Overnemen. 6. Als het rapport de waarschuwing Het beginsaldo van dagboek 'X' sluit niet aan bij het beginsaldo van de gekoppelde grootboekrekening 'Y'. geeft, volg dan het getoonde advies op. Als u de beginbalans van 2007 wilt wijzigen zonder de eindbalans van 2006 te wijzigen (bijvoorbeeld omdat u uw BTW-rekeningen in 2007 op nul wilt boeken), kunt u in het nieuwe boekjaar in een nieuwe dagboekbladzijde een memoriaalboeking aanmaken en verwerken in periode 0. De beginbalans die AccountView overneemt wordt geboekt in dagboek 900 bladzijde 1. Deze kan niet handmatig worden gewijzigd, om de aansluiting tussen de eindbalans van het vorige jaar en de beginbalans van het nieuwe jaar te garanderen
Eindejaarsverwerking Projecten in versie 7.1a Support ID: 53718 Versies: 7.1a U hebt het artikel Eindejaarsverwerking AccountView Windows (versie 7.1a) gelezen in de rubriek Tips & Trucs van Support van het AccountView Journaal (of op deze website). Deze procedure bevat extra aanwijzingen die daarin worden genoemd. Omschrijving Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verder gaat. Kies Help/Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit, dat u beschikt over AccountView versie 7.1a. Als u werkt met een andere versie van AccountView, gebruik dan de bij uw versie horende procedure. Als u ook met de module Uren & declaraties werkt, zie dan ook het artikel Eindejaarsverwerking Uren & declaraties in versie 7.1a. De supportnote is verdeeld in drie stappen: 1. Toelichting bij het aanmaken van een nieuw boekjaar 2. Toelichting bij opnieuw overnemen na het aanmaken van een nieuw boekjaar 3. Projectfacturering Stap 1: Toelichting bij het aanmaken van een nieuw boekjaar Projectmutaties In de stamgegevens van een project kunt u vastleggen welke financiële gegevens u wilt overnemen in het volgende boekjaar. Op de tab Financieel vindt u het veld Eindejaarsverwerking, waarvoor u de volgende waarden kunt selecteren: Geen financiële gegevens Er worden geen boekingen overgenomen, dus ook geen onderhanden werk. Deze instelling is voornamelijk bedoeld voor kostenplaatsen en interne projecten. Alleen saldi balansrekeningen Er worden uitsluitend boekingen op balansrekeningen overgenomen, verdicht per kostensoort. Al gefactureerde kosten en opbrengsten (geboekt op verlies- en winstrekeningen) worden niet overgenomen. Deze keuze is bijvoorbeeld zinvol als u onderhanden werk op balansrekeningen boekt. Volledige projecthistorie (Balans en Verlies & winst) Alle boekingen op het project worden overgenomen, verdicht per kostensoort. Hierdoor kunt u ook na de eindejaarsverwerking de gebudgetteerde kosten en opbrengsten vergelijken met de gerealiseerde kosten en opbrengsten. Wilt u in uw nieuwe boekjaar inzicht hebben in de onverdichte mutaties uit het oude boekjaar per project, dan is de module Multi-Year Financials wellicht een goede oplossing voor u. Projectstamgegevens De hoofdregel is dat de stamgegevens van projecten altijd worden overgenomen naar het nieuwe boekjaar. Hierop zijn uitzonderingen. Deze zijn: Projecten waarvan het veld Status de waarde Vervallen offerte of Financieel afgesloten heeft en die niet zijn opgenomen in een openstaande post of een lopende inkoop- of verkooporder per einde boekjaar worden niet meegenomen naar het nieuwe boekjaar. Projecten waarvan het veld Status de waarde Afgesloten heeft en die voldoen aan beide volgende voorwaarden:
o Gegeven de gekozen instellingen voor het veld Eindejaarsverwerking (zie hierboven) zijn er voor dit project geen projectmutaties over te nemen. o Het project is niet opgenomen in een openstaande post of een lopende inkoop- of verkooporder per einde boekjaar. Projecten die gebruikt zijn in activiteiten worden altijd meegenomen naar het nieuwe boekjaar. In uw administratie-instellingen kunt u in het venster Instellingen projecten en uren op de tabs Kostenplaatsen en Projecten standaardwaarden vastleggen voor de velden Eindejaarsverwerking en Status. Deze standaardwaarden zullen bij het aanmaken van een kostenplaats of project worden overgenomen. U kunt die uiteraard wijzigen als u dat wilt. In onderstaande tabel is het bovenstaande samengevat en kunt u zien hoe stamgegevens en mutaties worden overgenomen, afhankelijk van status en instelling. Status Aanvraag Offerte In portefeuille Lopend Onderbroken Doorlopend Afgesloten Vervallen offerte Financieel afgesloten Aanvraag Offerte In portefeuille Lopend Onderbroken Doorlopend Afgesloten
Eindejaarsverwerking Geen financiële gegevens Geen financiële gegevens Geen financiële gegevens Geen financiële gegevens Geen financiële gegevens Geen financiële gegevens Geen financiële gegevens Geen financiële gegevens Geen financiële gegevens Alleen saldi balansrekeningen Alleen saldi balansrekeningen Alleen saldi balansrekeningen Alleen saldi balansrekeningen Alleen saldi balansrekeningen Alleen saldi balansrekeningen Alleen saldi balansrekeningen
Stamgegevens Ja Ja Ja Ja Ja Ja Nee Nee Nee Ja Ja Ja Ja Ja Ja Nee, behalve als er saldi op balansrek. zijn Vervallen offerte Alleen saldi balansrekeningen Nee Financieel afgesloten Alleen saldi balansrekeningen Nee Aanvraag Volledige projecthistorie Ja Offerte Volledige projecthistorie Ja In portefeuille Volledige projecthistorie Ja Lopend Volledige projecthistorie Ja Onderbroken Volledige projecthistorie Ja Doorlopend Volledige projecthistorie Ja Afgesloten Volledige projecthistorie Ja, behalve als er geen boekingen op staan Vervallen offerte Volledige projecthistorie Nee Financieel afgesloten Volledige projecthistorie Nee Tabel 1. Wanneer worden stamgegevens en mutaties overgenomen?
Mutaties Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Alleen balans Alleen balans Alleen balans Alleen balans Alleen balans Alleen balans Alleen balans
Nee Nee Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Nee Nee
De volgende punten zijn van belang: Openstaande posten kunnen kostenplaatsen/projecten bevatten. Dit heeft gevolgen voor bovenstaand schema: Als een openstaande post een kostenplaats-/projectcode bevat, wordt die altijd overgenomen naar het nieuwe jaar. Dit betekent dat projecten met de status Afgesloten, Vervallen offerte en Financieel afgesloten, waarvan volgens bovenstaand schema de stamgegevens niet zouden worden overgenomen, alsnog worden overgenomen als ze in openstaande posten voorkomen. Hetzelfde geldt als deze projecten zouden voorkomen in lopende inkoop- of verkooporders. Het veld Projecttype in het venster Stamgegevens grootboek is niet van belang voor het overnemen van mutaties.
Projectbudgetten De hoofdregel is dat de projectbudgetten worden meegenomen naar het nieuwe boekjaar van alle projecten waarvan ook de stamgegevens worden overgenomen. Er is zijn twee uitzonderingen: Voor projecten waarvoor het veld Status de waarde Doorlopend heeft, kunt u er tijdens het aanmaken van het nieuwe boekjaar voor kiezen om de projectbudgetten niet over te nemen. Mocht u er voor kiezen om deze projectbudgetten wel over te nemen, dan hebt u verschillende mogelijkheden voor de manier waarop dat moet gebeuren. Zie onderstaande afbeelding. Voor projecten waarvoor het veld Status de waarde Afgesloten heeft, worden nooit projecetbudgetten meegenomen. Mochten de stamgegevens van het project wel worden meegenomen omdat er bijvoorbeeld nog openstaande posten zijn, dan zal het projectbudget niet worden meegenomen.
Stap 2: Toelichting bij opnieuw overnemen na het aanmaken van een nieuw boekjaar Projectmutaties Bij het overnemen van de beginbalans nadat het nieuwe boekjaar al is aangemaakt worden de projectmutaties opnieuw overgenomen. Hierbij worden de eerder vermelde regels toegepast op basis van het veld Eindejaarsverwerking. Het is mogelijk om ervoor te zorgen dat projectmutaties, die bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar niet waren overgenomen, nu alsnog worden overgenomen. En omgekeerd: als projectmutaties bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar wel waren overgenomen, terwijl dit bij nader inzien niet de bedoeling was, dan is het mogelijk om ervoor te zorgen dat deze projectmutaties zijn verdwenen na het opnieuw overnemen van de beginbalans. Hiervoor moet u de waarde van het veld Eindejaarsverwerking in het venster Stamgegevens project wijzigen volgens de regels die in dit artikel zijn beschreven. Deze wijziging moet in het oude boekjaar plaatsvinden. U kunt de wijziging ook doorvoeren in het nieuwe boekjaar, dit is van belang voor de eindejaarsverwerking volgend jaar. Projectstamgegevens De hoofdregel is dat de stamgegevens van projecten alleen automatisch worden overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar. Er is één uitzondering. Stel dat: een project na het aanmaken van een nieuw boekjaar in het oude boekjaar wordt aangemaakt;
op dit in het oude boekjaar aangemaakte project boekingen worden ingevoerd; de waarde van het veld Eindejaarsverwerking zodanig wordt gekozen, dat deze projectmutaties worden overgenomen als de beginbalans wordt overgenomen; ... dan worden de stamgegevens van het project bij het overnemen van de beginbalans ook overgenomen. Projectbudgetten De hoofdregel is dat projectbudgetten alleen automatisch worden overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar. Er is één uitzondering: De budgetten van projecten waarvan het veld Status de waarde Doorlopend heeft. Deze projectbudgetten kunt u na het aanmaken van het nieuwe boekjaar alsnog overnemen. Zo neemt u projectbudgetgegevens (opnieuw) over: 1. 2. 3. 4.
Kies Bestand/Administraties. Selecteer de administratie van het nieuwe boekjaar. Kies Document/Overnemen/Projectbudgettering. Selecteer het oude boekjaar in het venster Projectbudgettering overnemen in het veld Overnemen van. Markeer Budget doorlopende projecten overnemen en selecteer hoe u de doorlopende projectbudgetten wilt overnemen.
Stap 3: Projectfacturering Beschikt u over de module Projectfacturering en maakt u gebruik van Document/Projectresultaat overboeken in het nieuwe boekjaar, gebruik deze optie dan pas nadat u het veld Onderhanden werk overnemen hebt gemarkeerd in Document/Administratie aanmaken en/of Document/Overnemen/Beginbalans. Let op: uurstaten en eventuele handmatige boekingen in dagboeken die tot het overgenomen onderhanden werk behoren, worden in het oude boekjaar geblokkeerd. U kunt die na het overnemen van onderhanden werk dus niet meer wijzigen. Gebruik een kopie van uw administratie als u een proefverwerking uitvoert, zie Testadministraties. Veelgestelde vragen Ik heb de eindejaarsverwerking op normale manier uitgevoerd en budgetten van lopende projecten overgenomen uit het oude boekjaar. Eén van de oude projecten had echter in het oude boekjaar financieel moeten worden afgesloten, waardoor het project niet meer in het nieuwe boekjaar zou voorkomen. Sluit het project alsnog af in het oude boekjaar (selecteer Financieel afgesloten in het veld Status). Neem de beginbalans opnieuw over. Vervolgens kunt u het project in het nieuwe boekjaar verwijderen. Waarom zie ik in het nieuwe boekjaar op mijn verlies- en winstrekeningen in periode 0 een aantal boekingen staan? Dit zijn overgenomen projectmutaties uit het oude boekjaar. Als in het oude boekjaar een project saldi bevat op verlies- en winstrekeningen die volgens de gekozen instellingen moeten worden overgenomen in het nieuwe boekjaar, dan worden deze overgenomen op de beginbalans in periode 0. Als op deze manier een saldo op een verlies- en winstrekening ontstaat in periode 0, vindt er automatisch een extra boeking op deze verlies- en winstrekening plaats zonder projectcode, waardoor het totale saldo in periode 0 op de verlies- en winstrekeningen op nul uitkomt.
