5
KONTROLNÍ OTÁZKA 1
1 ÚVOD DO BPM 1.1 Stručná historie BPM 1.1.1 Potřeba ohodnocení obchodu
Když lidé poprvé začali žití ve společenských skupinách, několik lidí objevilo příležitost obchodovat se zbožím a službami ve skupině. Později toto vedlo k růstu a peněžnímu systému, který známe dnes. Obchody jsou vytvořené za účelem mít zisk a na růstu osobního bohatství. Hlavní cíl majitelů a zaměstnanců je finanční návrat z jejich vstupů. Vstup je většinou ve formě času, zdrojů a peněz. Každé obchodní odvětví poskytuje produkty či služby k dané skupině zákazníků s cílem, aby generoval příjem a zvýšil hodnotu. Tato hodnota může být vytvořená různým způsobem v závislosti na obchodním odvětví. Například, přidaná hodnota vytvořená maloobchodníkem pro venkovní vybavení je optimální doručení kvalitních výrobků pro jejich cílené zákazníky, zatímco přidaná hodnota automobilového výrobce spočívá v produkování jiných druhů a modelů aut k tomu, aby uspokojila potřeby a přání jejich zákazníků. Přežijí obchody, které mají správnou ekonomickou strategii, zvyšují hodnotu, spolupracují s dodavateli a odběrateli, správně se orientují na trh, zdroje, práci, schopnosti.
1.1.2 Výrobní linka
V roce 1910 Henry Ford řekl: "Zákazník může mít auto s jakoukoli barvu, kterou chce, pokud je černá." Toto jasně ukazuje cílovou poptávku, po které vytvořil nový a inovační produkt 'auto'. Trh byl v počátečním stupni a konkurence mezi výrobci byla hlavně hnaná doručením a cenou. Zákazníci neměli příležitost k tomu, aby vyjádřili požadavky, dokonce i barva byla pevně stanovena. Ford se soustředil na dosažení nejvyšší efektivity v rámci času a ceny použitím výrobní linky či montážní linky. Ustavičně se opakující stejné úkoly vedly k optimalizaci a sekvenci úkolů. Tím Ford dramaticky redukoval cenu výroby. Podobné myšlenky také přišly od Frederick Winslow Taylor, jehož 'Vědecké řízení' , které nás do dnes ovlivňuje. Taylor vyvinul pět principů vědeckého řízení: 1. Vědecky studovat každou část úkolu a vyvinout nejlepší způsob k vykonání 2. Vybrat nejlepší osobu k dané činnosti 3. Vycvičit a proškolit pracovníka 4. Finanční podněty pro pracovníky 5. Rozdělit práci a zodpovědnost. Za plány a metody zodpovídají manažeři, pracovníci zase za provádění práce. Pod pojmem proces je to, co známe dnes my, tedy roztřídění správných lidí na správné úkoly tak, aby byl konečný výsledek efektivní.
Lucie Ciencialová
Informační systémy II.
6
KONTROLNÍ OTÁZKA 1 1.1.3 Procesy v obchodě Téměř všechno okolo obchodu se řídí procesy. Mohou být velmi přísné, hromadné či flexibilní. Představa analýzy a optimalizace procesů je přenést ze zpracovatelského průmyslu dalším sektorům např. finančním a službám. Procesy také můžou být reklamní, které známe z každodenního života. Všechno, co používáme, vytváří hodnotu nabídky produktu či služby, jedná se o řízený proces. “Procesy nedělají Váš obchod; procesy jsou součástí Vašeho obchodu." Ovládání procesů znamená soustředit se na důležité aktivity a zdroje společnosti, jako: obchoduje, strategii, lidi, finanční aspekty, materiálové hospodářství, duševní vlastnictví, data a informace, právní stránky a mnoho jiných oblastí. 1.1.4 Podnikový proces Re-engineering Počínaje lety1980 a 1990, hodně tradičních obchodů začalo procházet dramatickými změnami způsobenými otevřením se globálním trhům a odstraněním právních a tradičních překážek. Mnoho obchodů muselo změnit ideály a musely začít přemýšlet o podnikových procesech. Tato situace vedla k vzestupu ' podnikového procesu Re - engineering '(BPR). Znovu začal fungovat proces obchodu. Jeden ze známých zlepšovatelů BPR byl Michael Hammer. V diskusi o definici procesu pronesl dobrý odhad "od oka ":jestli to nenaštve tři lidi, to není proces." Samozřejmě, tato citace je provokativní, ale to zdůrazňuje základní představu Business. Řízení procesu (BPM): nezaměřovat se na odlišný pohled, ale zamyslet se na účinném způsobu, jak zapůsobit na konečného zákazníka díky procesům v obchodě a zvýšit tak hodnotu. K tomu slouží různé metody analýzy, aby se dalo kontrolovat, jestli proces doručuje produkt či službu v optimálně a ekonomicky. Klade důraz také na čas a peníze. V devadesátých letech minulého století jsme mohli vidět, jak si lidé uvědomili, že pomocí automatizace se ušetří hodně peněz a času, např. pomocí automatizovaných výrobních linek a robotů. Pokrok byl podpořen počítači a elektronickými výměny dat. Hodně společností se zmenšilo a zavedlo techniku kvůli optimalizování. Zlepšit se musela i kvalita služeb a zboží. Byl to začátek vývoje integrovaných systémů řízení. Tyto přístupy nabídly širší pohled na „klíčové výkonové indikátory“ (KPIs) a vliv na procesovou změnu. ARIS Method a ARIS Software Platform nabízí podporu pro takový přístup k obchodnímu řízení procesu dovolujícímu každý aspekt procesu, který má být analyzovaný a optimalizovaný. 1.1.5 Růst z IT Rychlý růst použití počítačů a elektronické výměny dat nejen transformoval tradiční výrobu a služby průmyslového odvětví, ale také dal vzniknout úplně novému sektoru informačních technologií. Počítačové systémy se staly centrálním mozkem největších firem. Již déle nedostačoval model znovu konstruovat podnikové procesy, uvážíme - li systémy a data. Tak BPR nyní zahrnul procesový modelingových dat modelové a systémové analýzy. Postavil se trend vzestupu nových a inovačních IT technologií poskytujících IT Systems podporující všechny oblasti organizací. Stále více IT aplikací je pevně spjatých s celou řadou podniků. Zdrojem je Plán (ERP) systém. Klíčová otázka byla jak přinést business funkci (například prodeje, materiálové hospodářství, management kapacity, dodání, výrobní plánování, atd.) společně s technickou funkcí (například návrhem výrobku, stavbou, dopravou, logistikami, atd.). Odpověď na tuto otázku daly devadesátá léta minulého století, profesor August - Wilhelm Scheer vyvinul Y - CIM odkazový model pro výrobní průmyslové odvětví (obr. 1.1). Tento model byl základní
Lucie Ciencialová
Informační systémy II.
7
KONTROLNÍ OTÁZKA 1 myšlenkou ' ARIS Method ' a ARIS Software Platform. Nezbytné k tomu, aby popisovala proces a všechna jeho související data, systémy a informace, bylo východisko pro modelový-základní jazyk k tomu, aby analyzovala všechny informace potřebné k podnikovým procesům. 1.1.6 Dnešní proces vyzývá Dnes čelíme podobným výzvám. V 1990, integrované aplikační systémy jako SAP R/3, Oracle, Baan a tak dále, předdefinovaly a normalizovaly podnikové procesy pro celé důležité oblasti společnosti (například prodejů, managementu, finančního účetnictví, atd.). Ale, od konce 1990, nastaly nové trendy a témata soustřeďující se na zkřížené firemní podnikové procesy jako „Supply - Chain Management“ (SCM) či „Customer - Relationship Management“ (CRM). Zákazníci či jiní partneři v řetězci jsou nyní středem obchodu. Proto prodejce softwaru vyvinuli nové druhy CRM a SCM aplikací. Nejlepší z řešení, aby pracovaly uvnitř koncového podnikového procesu, potřebují přístup ke stejné obchodní síti, či datům a informaci. Pro integrování těchto aplikačních systémů, „podnikové aplikační integrace“ (EAI) systémy byly užívané pro vyhnutí se redundantním datům. Dnes organizace čelí mnoha výzvám. Kromě ceny a cenovým tlakům, se obchody stávají globálními a nové trhy, jako Čína, se vyvíjejí rychle. Je zde rychlý technický rozvoj, který zkrátí životní cyklus produktu. Zvětšuje se očekávání, že produkty budou konfigurované pro individuální zákaznické potřeby. Taktéž se musí přihlédnout na specifické předpisy a vyhovět normám (například Sarbanes-Oxley, FDA, platební schopnost II, atd.). Všechny tyto výzvy nutí společnosti k tomu, aby reagovaly na nové požadavky a změny za použití flexibilních podnikových procesů. Prodejci softwaru si to uvědomují a začínají nabízet nový koncepty a technologii k tomu, aby podporovaly podnikový proces flexibility. Podnikový proces Platform je založen na nových konceptech ' Service - Oriented Architecture ' (SOA). Oracle, Microsoft, IBM a jiní prodejci také podporují IT-kancelářskou SOA. SOA zde je jen technologie k tomu, aby podporovala flexibilitu v podnikovém procesu, ale stále více BPM a SOA je nedostačující. Proto Business řízení procesu je hnané bližší a bližší integrací IT (obr. 1.2). Navíc organizace mění jejich strukturu, která má být více orientována, flexibilní, hbitější.
Lucie Ciencialová
Informační systémy II.
8
KONTROLNÍ OTÁZKA 1
Obrázek 1.1 Y–CIM Model
1.2 Reálné obchodní řízení procesu Dnes všichni mluví o Business řízení procesu (BPM), ale často mají na mysli něco jiného. Proto potřebujeme porozumět tomu, co Business řízení procesu je a potřebujeme vypracovat ideální způsob, jak nastavit BPM v organizaci. Nejprve potřebujeme jednoduchou, ale funkční definici podnikového procesu:
DEFINICE 1-1 PODNIKOVÝ PROCES Podnikový proces je definice úkolů a pořadí těchto úkolů, nezbytných k tomu, aby předurčily obchodní cíl. Na základě definice vidíme, že není jednoduché analyzovat podnikové procesy, definovat je a instalovat, protože hodně obchodních informací je potřebných k tomu, abychom rozuměli procesu. Ke všemu se obchody a obchodní strategie mění, proto základní podnikové procesy také musí být změněné a přijaté.
Lucie Ciencialová
Informační systémy II.
9
KONTROLNÍ OTÁZKA 1
Obrázek 1.2 Vývoj obchodu a IT
Teď se zaměříme na základní pojmy BPM a na klíčové faktory nezbytné při zavádění BPM uvnitř organizace. Obchodní řízení procesu – systematický přístup k ovládání a zlepšování organizačního obchodu aktivním, koordinovaným managementem všechny aspektů specifikace, designu, implementace, operace, měření, analýza a optimalizace podnikových procesů k tomu, aby efektivně plnily podnikové cíle. To je spíše sousto, ale zkrátka BPM usiluje o to, udělat podnikové procesy efektivnější a účinnější, schopné přizpůsobení se obchodnímu prostředí. Pro splnění tohoto požadavku je BPM uspořádaný jako nepřetržitý životní cyklus zlepšení. To je základní rozdíl mezi BPM a ERPimplementace a BPR projektem. BPM není založený na projektu. BPM je proces, který musí být implementovaný a vykonaný uvnitř organizace.To musí zajistit jeho vlastní procesy podporující flexibilitu a změny požadované v organizaci. BPM životní cyklus se skládá ze 4 významných fází (obr. 1.3): _ Podnikový proces strategie,_ Podnikový proces designu,_ Podnikový proces implementace,_ Podnikový proces ovládání.
Lucie Ciencialová
Informační systémy II.
10
KONTROLNÍ OTÁZKA 1
Obrázek 1.3 BPM životní cyklus
1.2.1 Podnikový proces, strategická fáze Jen ty organizace, které definují a pravidelně modifikují cíle, mohou být úspěšné na trhu. Jádro podnikové procesy umožní organizační řešení optimálně podporovat strategii, či jak Alfréd D. Chandler jednou řekl: "struktura následuje strategii". Proto, podniková fáze strategie tvoří základ pro zarovnávající podnikové procesy do hlavní strategie společností. V závislosti na tržním prostředí organizace nastaví strategii často velmi rychle. Tyto změny v strategii se potřebují odrazit v podnikových procesech. Proto s každou strategií musí společnost věnovat pozornost základním podnikovým procesům strategie a změnám podnikových procesů. Od toho jsou různé managementové přístupy pro ustanovení strategického managementu, například Balanced Scorecard (BSC) přístup. Klíčové faktory úspěchu ve vedení strategie jsou závazky nejvyššího vedení a zahrnutí zaměstnanců do strategie. Znalost firemní strategie a podnikových cílů je základem úspěchu. Když definujete obchodní strategii, musíte ji i realizovat, například, oslovováním nových cílových skupin…. Každá změna v obchodu vede k tomu, abyste si uvědomovali novou strategii a také dopady na vaše podnikové procesy. Definice strategie společností a cílů je ve většině případů spojena se znovu inženýrstvím existujících dědičných procesů. 1.2.2 Podnikový proces, fáze designu Hlavní cíle podnikového procesu Designu Phase je přizpůsobení firemních procesů k potřebám a
Lucie Ciencialová
Informační systémy II.
11
KONTROLNÍ OTÁZKA 1 požadavkům trhu, včetně designu, analýzy a optimalizace procesu jako součásti nepřetržitého zlepšení. Funkce fáze designu poskytuje aktuální procesový tok a zajistit efektivitu a kvalitu procesu. Toto vyžaduje metodu založenou na přístupu a jednotném, uspořádaném a pochopitelném jazyku. Fáze designu odpovídá na otázku: "kdo co dělá, v jaké části, jaké služby či produkty produkuje a jaké softwarové systémy a data jsou užívaná pro podporu procesu?" To může vytvořit představou o podnikovém procesu, ale je také možné simulovat procesy, abyste zjistili více detailů o nákladech a zdrojích, problémech. Výsledky analýzy, kombinované s korporačními cíli, jsou využívány pro odvození a definic cíle či ' budoucí procesy (tj. procesy že – kdy implementovaný v IT – bude pomáhat společnosti k tomu, aby vytvořila lepší hodnotu v budoucnu). První krok do profesionální BPM zahrnuje související oblasti designu, analýzy, a optimalizace. Procesy mohou být podmětem k analýze a znalostí o firmě. Znalost je důležitá v první řadě v mínění zaměstnanců, kdo má co na starosti, či spojení s operací, procesy. Analytická fáze poskytuje detailní informaci o struktuře a efektivitě podnikových procesů. Hospodářské středisko využití přírodních zdrojů je stejné úrovně, jako způsobené mediálními zlomy a selháními v základech IT systémů. Vyhodnocení a zpravodajství (proces rozboru nákladů), poskytujte organizacím důležitým informace. Procesová fáze designu nezahrnuje jen design, analýzu a optimalizaci podnikových procesů, ale také analýzu a optimalizaci dalších názorů (například IT krajina, organizační struktury). Jsou-li veškeré významné informace zveřejněné všem lidem zapojeným v činnosti, pak může být zpětná odezva. Odezva ohledně kvality procesů a myšlenek, je první krok k nepřetržité změně. 1.2.3 Podnikový proces, fáze implementace BPM nekončí modelováním a zlepšováním podnikových procesů na papíru (či v ARIS softéru). Informační technologie jsou k tomu, aby podporovaly realizaci podnikových procesů. Plementation Phase se zaměřuje na mapování podnikových procesů a obchodních požadavků do operačních aplikačních programů s minimální ztrátou informací. Organizace se nejprve musí zaměřit na podnikové procesy, ty pak implementovat do IT systémech. Protože největší zpracování se neobejde bez IT podpory, hodnota IT přinesená do společnosti je ve formě optimalizace korporačních procesů poskytující průhlednost. Organizace dnes bojují s mnohými IT systémy a technologiemi. Představovat stále nová či pokračovatelská IT řešení je velmi drahé protože, v mnoha případech, tam není žádný jednotný popis podnikových procesů. Implementace podnikových procesů skrze IT systémy může být dosažená na základě tří základních cest:
Implementace z normalizuje ERP-systémy, Služba-orientovaná architektura, Klasické programové inženýrství a individuální vývoj softwaru. Implementace z ERP - Systemů Implementace či update obchodních manažerských aplikačních systémů, jako SAP či ORACLE, poskytují příležitosti k tomu, aby byly optimalizovány existující struktury a procesy uvnitř společnosti v kontextu podnikového procesu optimalizace projektu, tím redukují náklady. Zavádění ERP-systemů také dovoluje normalizování procesů skrz organizaci a znovu využití praxe pro průmyslové odvětví. IT systémy musí být přizpůsobeny firemní strategii a obchodní logice – ne naopak. Aktuální integrované procesy a aplikační architektury dělají tuto proceduru významně snadnější. Nicméně, nejdůležitější úkol v každém projektu implementace vybere alternativní podnikový proces týkající se dosažení korporačních cílů a přizpůsobení je k individuálním potřebám společnosti. Service - Oriented Architecture (SOA) je softwarová architektura, která definuje použití volně spojených softwérových služb (softwarových součástí pro definované obchodní funkce) podporuje potřeby obchodu. V SOA prostředí, jsou služby udělané dostupně, jako nezávislé služby, které mohou technicky zpřístupnit, bez znalosti jejich podprogramů,více
Lucie Ciencialová
Informační systémy II.
12
KONTROLNÍ OTÁZKA 1 IT oddělení ke zlepšení podnikových procesu. IT musí být flexibilní, aby zvládala rychlé tempo změny v podnikatelském prostředí, a silná, aby splnilo požadavky výměny podnikových procesů v budoucnu. Nastavením SOA, podnikových procesů, se diktují obchodní požadavky k tomu, aby byly uspokojené službami, nikoli obráceně. Z toho důvodu, efektivní BPM musí být základ pro úspěšnou implementaci SOA. Tento 'střed služby ' je nový a více flexibilní způsob zavádění podnikových procesů v IT úrovni. Klasické softwarové inženýrství a individuálně vyvíjený software Navzdory široké škále ERP systémů a softwéru dostupnému dnes je ještě enormní poptávka po novém, protože přizpůsobení standardních softéru je drahé a mnohdy v čas nedostupné. Zatímco normalizovaly aplikační programy je často použitelný ve výrobním průmyslovém odvětví, bankovní a pojišťovací průmyslové odvětví má vlastní podnikové procesy podporované speciálně vyvinutými IT systémy. Obchodní programové inženýrství umožňuje vývoj uzpůsobeného softwaru, který mapuje obchodní logiky pro všechny podnikové procesy. Důležité je komunikovat s požadavky na technologické řešení přístupů, musí to být srozumitelné pro všechny účastníky, aby to bylo efektivní a zajistilo toužívání i do budoucna. V této části procesu Implementation Phase, je nejvyšší hodnota odvozená hlubokou integrací procesu informací designu a vývoje softwaru.Hodně zájmů o ' Model - Driven Architecture '(MDA) se blíží IT-logice a zdroji-kód je vygenerovaný přímo z modelů procesu příbuzného s technologií implementace. 1.2.4 Podnikový proces regulační fáze "jestli to nemůžete změřit, nemůžete to ani řídit." téměř každý student obchodu či ekonomiky slyšel tuto radu od Petr Drucker. I když to ještě nikdy neslyšeli, mohou tuto logiku ocenit. Zpracování regulační fáze umožňuje jakostní a kvantitativní opatření k tomu, vybyl podpořen cíl, zlepšení a větší produktivita. Proces regulační fáze zahrnuje měření efektivity procesů implementovaných s pomocí IT systémů a implementace vnitřních řídicích systémů k tomu, aby monitorovaly zda to vyhoví všem předpisů. Základní cíl procesového ovládání je zajistit implementované procesy tak, aby běhali tak, jak byly nadefinované během fáze designu a veškerých procesových stupňů řízení. Přes to efektivita je měřená a analyzovaná oproti cílům definovaným pro Key Performanci Indicators (KPIs). To zlepší potenciál na základě aktuálních dat. Kompletní řízení procesorů procesy dovoluje společnosti instalovat aktivní BPM. Strategické korporační cíle jsou sledované instalací procesového výkonového systému řízení, které kontinuálně monitorují každý' proces. To může poskytovat okamžitá varování nějakých odchylek od plánovaných čísel a dovolit použití vhodných prostředků obrany.Nepřetržité monitorování aktuálních procesů přemostí propast mezi strategií společnostmi a její operační implementací.
Lucie Ciencialová
Informační systémy II.
