1. Úvod V dnešní hektické době je stále více kladen důraz na centralizaci všech úkolů, činností, požadavků a řešení servisních zásahů z jednoho místa. To pak usnadňuje rozdělování prací, zpřehledňuje správu a v neposlední řadě slouží i jako centrální úložiště všech řešených případů. Právě na tyto důležité oblasti je zaměřen systém XPERA Projects. Zároveň se snaží zachovat vysokou flexibilitu a možnosti použití. Umožňuje jednoduché zadávání případů, úpravu existujících případů, má předdefinované kategorie a přehledný seznam mých případů.
1.1 Hlavní výhody Hlavní výhody aplikace XPERA Projects: ●
Systém XPERA Projects je funkční současně v systému Microsoft Sharepoint, jako samostatná webová aplikace hostována na vlastním serveru nebo na platformě Windows Azure. Rovněž lze systém přizpůsobit tak, aby fungoval jako modul do jiných CMS řešení na platformě .NET
●
.: Kentiko, Sitefinity.
●
Disponuje širokými možnostmi pro nastavení a nasazení projektů jako například: ❍
softwarový vývoj produktů
❍
servisní činnost v IT, telekomunikacích, logistice atd.
❍
řízení marketingových projektů
❍
využití helpdesku v call centrech
❍
zjednodušené ERP resp. CRM - pro tento účel je možné definovat custom field (vlastní pole se seznamem zákazníků)
●
detailní nastavení práv na všechny typy polí - včetně vlastních polí (pro různé skupiny lze nastavit, co mohou vidět a editovat)
●
definice workflow s ohledem na statusy, které je možné libovolně zadávat
●
detailní zasílaní notifikací o všech změnách, přidaných komentářích, přílohách apod.
●
možnost vykazování stráveného času (tzv. log time) pomocí drag & drop, nebo hromadně v pohledu Moje případy
●
jako jeden z mála systémů, je možné náš systém XPERA Projects provozovat jako součást intranetu Microsoft Sharepoint
2. Základy aplikace 2.1 Uživatelské role Každý uživatel (myšleno osoba přistupující do aplikace Helpdesk) náleží k jedné nebo více uživatelským rolím. Na uživatelské role jsou navázána příslušná oprávnění. Výčet rolí a stručný popis jejich oprávnění: ●
Uživatel - koncový uživatel, který zadává nové případy, sleduje jejich stav a potvrzuje či odmítá způsob vyřešení zadaných případu. Uživatel má možnost k případům přidat komentář nebo přiložit soubor. Uživatel má přístup pouze k případům, které sám zadal.
●
Čtenář - osoba, která má přístup ke všem případům evidovaným v aplikaci Helpdesk, v závislosti
na nastavení oprávnění, vzhledem ke kategorii daného případu. Čtenář má práva pouze pro čtení, nemůže případy nijak měnit, pouze s jednou výjimkou: čtenář může přidávat k případům komentáře. ●
Řešitel - osoba, která řeší případy od zadavatele. Řešitel určuje způsob vyřešení případu. Řešitel v rámci dané kategorie vidí pouze případy určené k řešení skupinou řešitelů, jímž je členem.
●
Projekt manažer - osoba, která má nejvyšší práva v projektu. Přiřazuje případy a úkoly řešitelům, resp. uzamyká již vyřešené a dokončené případy.
Uživatelské role jde měnit podle potřeb a požadavků. Taky lze vytvářet nové uživatelské role s různými oprávněními.
2.2 Registrace a přihlášení Registrace: je vyžadována pouze pokud se nepřihlašujete za pomocí systému Microsoft SharePointu, který je integrován v doméně. V takovém případě se uživatel vytvoří při prvním přístupu na stránku, nemá však přístup do žádného projektu. Registraci uskutečníte na stránce přihlášení, kliknutím na položku Zaregistrujte se (Obr.2 Kolonka C). Následně se zobrazí stránka, kam zadáte uživatelské jméno, jméno, příjmení, zobrazované jméno, heslo, potvrzení hesla, e-mail a bezpečnostní kód (Obr. 1 Kolonka A). Všechny položky jsou povinné. Registraci dokončíte kliknutím na položku Hotovo.
Obr.1 Registrace nového uživatele Přihlášení: Pokud jste přihlášen za pomocí Microsoft SharePoint, přihlášení není nutné. Pokud již máte učet, přihlásíte se zadáním přihlašovacích údajů, které jste vyplnili při registraci. Potřebné je přihlašovací jméno a heslo (Obr.2 Kolonka A). Následně klikněte na položku Přihlásit. Pokud jste zapomněli heslo, klikněte na níže uloženou položku Zapomněli jste heslo? (Obr.2 Kolonka B). Zobrazí se okno, kam vložíte přihlašovací jméno. Vaše heslo Vám bude zasláno na zadaný e-mail. Pro odhlášení uživatele klikněte na položku Odhlásit, která se nachází v pravém horním rohu
obrazovky.
Obr.2 Přihlášení uživatele
3. Domovská stránka Domovská stránka je výchozím bodem aplikace, která zobrazuje seznam projektů. Uživatel se na ni dostane po přihlášení, nebo po kliknutí na položku HelpDesk v aplikaci Microsoft SharePoint. Pokud se uživatel nachází v jiné položce hlavního nebo projektového menu, na domovskou stránku se dostane kliknutím na položku DOMŮ. Rozložení domovské stránky: ●
V kolonce A (Obr.3) se nachází všechny projekty. Do zvoleného projektu se dostanete kliknutím na název projektu, id, nebo na obrázek daného projektu. Po kliknutí na Otevřené případy se zobrazí všechny otevřené případy příslušející danému projektu, ke kterým máte přístup. Kliknutím na symbol "[+]" se zobrazí možnosti pro manipulaci s projektem a případy.
●
V kolonce B (Obr.3) se nachází hlavní menu aplikace.
●
V kolonce C (Obr.3) se v první části nachází možnost rychlého výběru projektu. Když se nacházíte v jiném projektu, nemusíte jít na domovskou stránku, kde volíte projekt. Daný projekt si vyberete pomocí kliknutí na položku Zvolte projekt a následným výběrem projektu z nabídky. Druhá část slouží na rychlé vyhledávaní případů. Případy se vyhledávají v jakémkoliv projektu zadáním ID, nebo zadáním názvu případu s minimálně dvěma znaky.
Obr.3 Rozložení domovské stránky
3.1 Moje případy Jedná se o kompletní přehled všech úkolů, které byly zadány přihlášené osobě. Přehled se otevře kliknutím na položku Moje případy v základním menu (Obr.4).
Obr.4 Moje případy - standardní zobrazení ●
V kolonce A (Obr.4) můžete případy filtrovat. Můžete si vybrat z několika způsobů zobrazování: přirazené mně, vlastněné mnou, vytvořené mnou, zamčené mnou, sledované mnou, nevyřešené a po termínu. Výchozí nastavení případů je: přirazené mně. Zaškrtnutím políčka Vynechat zamčené
případy se zamčené případy nebudou zobrazovat mezi případy. ●
V kolonce B (Obr.4) můžete případy seskupit. Můžete je seskupit dle projektu, kategorie, typu, milníku, stavu atd.
●
Kolonka C (Obr.4) obsahuje: ❍
RSS - po kliknutí na danou položku se zobrazí RSS kód, pomocí kterého můžete zjistit, zda se na webu objevilo něco nového.
❍
Export - po kliknutí na danou položku se zobrazené případy převedou do Excel tabulky a
následně stáhnou. ❍
Přidat/odebrat sloupce - po kliknutí na danou položku se zobrazí možnost výběru zobrazovaných sloupců. Sloupec, který má být zobrazován, vyberete jeho zaškrtnutím. Dané sloupce si můžete přizpůsobit dle požadavků. Po vybrání zobrazovaných sloupců, klikněte na položku Uložit. Pokud chcete upravit šířku sloupců, jeďte myší mezi název dvou sloupců a pohybem doprava nebo doleva jej změňte na požadovanou šířku.
●
V kolonce D (Obr.4) můžete nastavit zobrazováni případů. Můžete zadat ID případu, název případu, projekt, ve kterém se případy nacházejí, datum započetí případu anebo datum termínu. Následně se zobrazí případy odpovídající zadaným parametrům.
●
V kolonce E (Obr.4) můžete nastavit 3 různé pohledy případu. 1. Standardní zobrazení (Obr.4), je předdefinováno pro všechna kliknutí na položku Moje případy 2. Hromadné vykazování času (Obr.5) 3. Vykazování času v kalendáři (Obr.6)
Hromadné vykazování času Při tomto zobrazení může uživatel hromadně zadávat čas, strávený řešením daného případu. Nejdříve zvolte den, ke kterému chcete zapsat hodiny_(Obr.5 Kolonka A)_. Následně zadejte počet hodin do prázdných políček vedle případů. Po vyplnění políček, klikněte na položku [+] Zapsat
hodiny. Nad danou položkou se zobrazí vykázané hodiny pro zvolený den.
Obr.5 Moje případy - Hromadné vykazování času Vykazování času v kalendáři Při tomto pohledu vidí uživatel 2 okna. V levém okně se zobrazují případy, v právem okně si zvolíme den kdy jsme případ řešily (Obr.6 Kolonka A) a způsob zobrazování - podle dne, týdne nebo měsíce
(Obr.6 Kolonka B). Práci můžete vykázat přetažením případu z levého okna do časového rozvrhu (pravého okna). V časovém rozvrhu můžete měnit čas strávený řešením případu jeho uchopením za vrch nebo spodek a následným táhnutím nahoru nebo dolů. Pod pravým oknem (časovým rozvrhem) se následně zobrazují vykázané hodiny pro zvolený den.
Obr.6 Moje případy - Vykazování času v kalendáři
3.2 Vyhledávání Zde můžete vyhledávat případy, komentáře, přílohy, časové záznamy nebo historie změn. Ve zvolených objektech můžete také hledat podle jména uživatele. ●
Nejdříve zadejte vyhledávaný název, nebo část vyhledávaného názvu (Obr.7 Kolonka A).
●
Poté si zvolíte, co všechno chcete prohledávat (Obr.7 Kolonka B).
●
Vyhledávaní zahájíte kliknutím na položku Hledat.
Obr.7 Vyhledávaní
3.3 Profil Po kliknutí na položku Profil se zobrazí profil uživatele, pod kterým jste přihlášen. ●
V položce Detaily můžete změnit jméno, příjmení, zobrazované jméno a nebo e-mail. Každou změnu uložíte kliknutím na položku Uložit.
●
V položce Přizpůsobit můžete přizpůsobit počet případů zobrazovaných na stránce případů a také jazyk. Změny opět uložíte kliknutím na položku Uložit.
●
V kolonce upozornění můžete nastavit různá upozornění. ❍
Nejdříve vyberte projekty, na které chcete dostávat upozornění.
❍
Poté vyberte události, na které se má upozorňovat (přidání případu, úprava případu atd.).
❍
Dále vyberte vlastnosti případu, na jejichž změnu chcete být upozorněni. Výběr se zohledňuje
pouze pokud je vybráno sledování události "Úprava případu". ❍
Následně vyberte typy stavů případu, na které chcete být upozorněni. Výběr se zohledňuje pouze pokud je vybráno sledování vlastnosti "Stav".
●
Pro uložení nastavení klikněte na položku Uložit.
●
Pro navrácení se z profilu na domovskou obrazovku, z kterékoliv časti profilu, klikněte na položku
Zpět.
Obr.8 Profil uživatele
4. Projektové menu Projektové menu se nachází pod hlavním menu, po otevření jakéhokoliv projektu.
4.1 Start Start je výchozí stránka projektu. Zobrazuje případy rozdělené v určitých kategoriích. ●
V kolonce A (Obr.9) jsou zobrazovány poslední změny v případech (změna případu, přidaní přílohy nebo komentáře). Na případ se dostanete kliknutím na ID případu, nebo na jeho název_(Obr.9 Kolonka A1)_. Když je přidaná příloha, kliknutím na její název se otevře náhled přílohy (obrázek), případně se příloha automaticky stáhne (např. textové dokumenty)(Obr.9 Kolonka A2). Když jsou přidány komentáře nebo postupy řešení, kliknutím na text se otevře požadovaný komentář nebo postup řešení (Obr.9 Kolonka A3 ).
●
V kolonce B (Obr.9) se zobrazují moje případy seřazeny dle toho, kolik dnů zbývá na vyřešení případu. Na případ se dostanete kliknutím na ID případu, nebo na jeho název (Obr.9 Kolonka B1). Vedle názvu Moje případy, jsou zobrazovány položky rozdělené podle stavu případu (všechny, dokončené, aktivní nebo po termínu) a taky je znázorněn počet případů v dané položce (Obr.9
Kolonka B2). Po kliknutí na vybranou položku se zobrazí případy příslušící dané položce. Kliknutím na položku Zobrazit všechny případy (Obr.9 Kolonka B3), se zobrazí všechny případy přiřazené uživateli, pod kterým jste přihlášen. ●
V kolonce C (Obr.9) se nachází mnou vytvořené případy. Případy jsou seřazeny dle toho, kolik dnů zbývá na vyřešení případu. Na případ se dostanete kliknutím na ID případu, anebo na jeho název_(Obr.9 Kolonka C1).Vedle názvu _Mnou vytvořené, jsou zobrazovány položky rozdělené
podle stavu případu (všechny, dokončené, aktivní nebo po termínu) a taky je zde znázorněn počet případů v dané položce (Obr.9 Kolonka C2). Po kliknutí na vybranou položku se zobrazí případy příslušící dané položce. Pro zobrazení všech mnou vytvořených případů klikněte na Zobrazit
všechny případy (Obr.9 Kolonka C3). ●
V kolonce D (Obr.9) se zobrazují případy, které nejsou nikomu přirazené.
●
V kolonce E (Obr.9) se zobrazují případy, které jsou po termínu. V obou případech lze zobrazit všechny případy, kliknutím na níže uloženou položku Zobrazit všechny případy.
Obr.9 Start - Výchozí stránka projektu
4.2 Případy Položka Případy obsahuje všechny otevřené případy ke kterým máte přístup. ●
Pro kopírovaní vyberte případy, které chcete kopírovat (Obr.10 Kolonka A). Následně klikněte na položku Kopírovat (Obr.10 Kolonka B). Poté si vyberete vlastnosti kopírovaní (zda se mají kopírovat komentáře, přílohy atd.) a projekt, do kterého se případ zkopíruje (Obr.11)
●
Přesunutí případu se uskuteční stejně, jako kopírovaní případu.
●
Pro uzamčení případu vyberte případy (Obr.10 Kolonka A) a následně klikněte na položku
Zamknout případy (Obr.10 kolonka B). Vybrané případy se uzamknou a nebudou se zobrazovat mezi otevřenými případy. Zamčené případy se považují za vyřešené. ●
Pomocí kolonky C (Obr.10) můžete nastavit různá zobrazení případu. Můžete nastavit zobrazováni případů s nízkou prioritou, uzamčené případy atd. Daná zobrazovací nastavení se dají navzájem kombinovat.
●
V kolonce D (Obr.10) můžete nastavit zobrazování případů. Výchozí nastavení případu je definováno jako otevřený případ. Dále můžete nastavit, aby se zobrazovaly případy vám přirazené, vámi vytvořené, případy s řešitelem atd.
●
Pomoci kolonky E (Obr.10) si případy můžete seskupit podle kategorie, typu, milníku atd.
●
Kolonka F (Obr.10) je popsaná v Moje případy (viď. kapitola 3.1).
Pozn. Kopírovat, přesouvat nebo uzamykat případy mohou pouze uživatelé, kteří mají dostatečné oprávnění. Ne všechny uživatelské role mohou provádět tyto úkony.
Obr.10 Případy
Obr.11 Kopírovaní (přesun) případů
4.3 Přehled Položka Přehled obsahuje kompletní přehled počtu případu zobrazených dle určitých kriterií.
Obr.12 Přehled ●
V kolonce A (Obr.12) je zobrazený počet případů v jednotlivém stavu. Kliknutím na daný stav se zobrazí všechny případy vztahující se k vybranému stavu.
●
V kolonce B (Obr.12) je zobrazený počet případů se zadanou prioritou. Kliknutím na danou prioritu se zobrazí všechny případy vztahující se k vybrané prioritě.
●
V kolonce C (Obr.12) je zobrazený počet případů přidělený danému uživateli. Kliknutím na jméno uživatele se zobrazí případy, které jsou danému uživateli přiřazené.
●
V kolonce D (Obr.12) je zobrazený počet případů vztahující se k danému typu. Kliknutím na daný typ se zobrazí všechny případy vztahující se k vybranému typu.
●
V kolonce E (Obr.12) je zobrazený počet případů v jednotlivém stavu řešeni. Kliknutím na daný stav řešení se zobrazí všechny případy v daném stavu řešení.
●
V kolonce F (Obr.12) je zobrazený počet případu v jednotlivé kategorii. Kliknutím na danou kategorií se zobrazí všechny případy, které se nacházejí ve vybrané kategorii.
●
V kolonce G (Obr.12) je zobrazený počet případu v jednotlivém milníku. Kliknutím na daný milník se zobrazí všechny případy ve vybraném milníku.
●
Kliknutím na ikonku v položce H (Obr.13) si můžete vybrat zobrazení RSS kódu dané skupiny, pomocí kterého můžete zjistit, zda se na webu objevilo něco nového.
Pozn. Pokud jste přihlášen jako administrátor, po kliknutí na jakoukoliv položku přísloušnou stavu, prioritě, typu atd. se nezobrazí jenom případy v položce (případy příslušné stavu, prioritě, typu atd.), ale také všechny vymazané případy, které daná položka obsahovala.
4.4 Grafy V kolonce Grafy jsou graficky znázorněny případy, rozděleny dle určitých atributů. V zobrazovaných grafech jsou všechny případy, ke kterým máte přístup. Grafy se dají filtrovat pomoci nastavení v pravé horní části obrazovky (Obr.13 Kolonka A).
Obr.13 Grafy
4.5 Plán Plán je přehled dokončení případů v daném milníku. Po kliknutí na položku plán se zobrazí milníky, které náleží danému projektu. Zde můžete vidět kolik případů je vyřešeno, kolik hodin bylo odhadováno a kolik hodin bylo reálně stráveno nad řešením případů. Rozbalením milníku (Obr.14
Kolonka A), se zobrazí všechny případy příslušející danému milníku. Následně si můžete případy prohlížet. Kliknutím na název milníku se dostanete na položku Případy, kde se zobrazují pouze případy přiřazené danému milníku.
Obr.14 Plán
4.6 Historie Historie je přehled všech uzamčených případů v daném milníku. Po kliknutí na položku historie se zobrazí milníky v daném projektu. Rozbalením milníku (Obr.15 Kolonka A), vidíte všechny uzamčené případy, které náleží danému milníku. Kliknutím na ID anebo název případu si je můžete prohlížet. Po kliknutí na poznámky k vydání (Obr.15 Kolonka B), se zobrazí text, ktorý můžete zkopírovat k vydání v HTML formátu do jiného dokumentu. Pro zobrazení prvních 5 milníků, klikněte na položku
Prvních 5 milníků (Obr.15 Kolonka C). Pro zobrazení všech milníků, klikněte na položku Všechny milníky (Obr.15 Kolonka C). Pokud chcete milníky seřadit od nejstaršího (prvního) anebo nejnovějšího (posledního), klikněte na příslušnou položku v kolonce D (Obr.15).
Obr.15 Historie
4.7 Zjednodušení přístupu do projektového menu a k případům Na všechny položky projektového menu se můžete dostat přímo z domovské stránky bez toho, aniž byste předtím vstoupili do projektu. Pro zjednodušení přístupu klikněte na [+] v okně projektu na domovské stránce (Obr.16 Kolonka A). Následně se zobrazí možnost pro manipulaci s projektem (projektové menu) nebo s případy.
Obr.16 Práce s projektem nebo s případem z domovské stránky
5. Operace s případy V této části manuálu je popsaná veškerá práce s případy.
5.1 Přidání případu Pro přidání případu klikněte na [+] nacházející se na domovské stránce ve vybraném okně projektu a následně klikněte na Přidat případ (Obr.16 Kolonka A), nebo klikněte na položku Přidat která se nachází v projektovém menu. Zobrazí se stránka s nevyplněnými kolonkami.
Obr.17 Přidání případu Pozn. Okna pro vytváření nového případu se mohou lišit. Uživatel, který nemá dostačující oprávnění, nemůže některé atributy měnit, nebo je vůbec nevidí. Poloha atributu jakož i jejich nabídka záleží na nastavení projektu administrátorem. ●
Do okna Název zadejte srozumitelný název případu. Název případu je povinný. Pokud nezadáte název, případ se neuloží.
●
Do okna Doplňující informace napište upřesňující informace k zadanému úkolu, případně přidejte přílohu.
●
V levé části okna zadejte další atributy nového úkolu. Atributy vyberte dle nabídky. Stav a Typ jsou povinné atributy. Pokud je nezadáte, případ nelze uložit. ❍
Stav - Určuje v jakém stavu se případ nachází, např. nepřiřazeno - nový případ který nemá řešitele, přiřazeno - přiřazený případ, který je ve stádiu řešení atd.
❍
Zadavatel - většinou se jedná o osobu, která vytváří případ. Zadavatelem může byt i jiná osoba např. vedoucí, který zadá zaměstnanci tvorbu případu a následně ho někomu přiřadí.
●
❍
Priorita - udává důležitost případu. Přednostně řešíme případy s vysokou prioritou.
❍
Termín - udává datum započetí případu a termín, do kdy má být případ vyřešen.
❍
Řešitel - osoba, která má případ vyřešit. Počet řešitelů během jednoho případu může být více.
❍
Dokončeno – řešitel průběžně vyplňuje procentuální množství odvedené práce.
❍
Kategorie - z nabídky vybereme kategorii, do které případ patří.
❍
Odhad – odhadovaný čas řešení daného případu.
❍
Typ - typ případu. Jako typ můžeme považovat úkol, chybu, rozšíření atd.
❍
Stav řešení - doplňující stav řešení případu. Lze ho zadávat nezávisle od stavu případu.
V pravé části obrazovky se atributy Milník a Ovlivněný milník vyplní dle dané nabídky. Za milník můžeme považovat etapu projektu, milníkem muže být i celý rok.
Po vyplnění daných atributů a všech potřebných informací můžete případ uložit. Nejprve klikněte na (Obr.17 Kolonka A). Pro uložení případu a návrat na seznam případu najeďte myší na klikněte na položku Uložit a navigovat zpět. Pro zrušení přidávání případu a návrat na seznam případů najeďte myší na
a
(Obr.17 Kolonka A) a klikněte na položku Zrušit.
5.2 Úprava případu Všechny atributy řešených případů může řešitel i zadavatel průběžně upravovat dle fáze, ve které se řešení případu nachází.
Obr.18 Úprava případu Pozn. Okna případů se mohou lišit. Uživatel, který nemá dostatečné oprávnění, nemůže některé atributy měnit, nebo je vůbec nevidí. Poloha atributu jakož i jejich nabídka záleží na nastavení projektu administrátorem. ●
●
Změnu názvu nebo doplňujících informací provedeme kliknutím na
(Obr.18 Kolonka A).
Změněný název nebo doplňující informace uložíme kliknutím na (Obr.18 Kolonka C). Atributy (Obr.18 Kolonka B) - Stav, Zadavatel, Priorita, Termín, Řešitel, Dokončeno, Kategorie, Odhad, Typ, Stav řešení, Milník a Ovlivněný milník lze měnit jako při vytváření případu.
●
V kolonce C (Obr.18) jsou ikonky: ❍
Přidat (Obr.18 Kolonka C) - Po kliknutí na ikonu přidat se objeví nové okno s nevyplněnými kolonkami. Najetím myši na danou ikonku máme na výběr z několika položek: Přidat novou funkci, Rozšíření, Úkol, Chyba - slouží na přidání nového případu, který má předdefinovaný typ. Položky zobrazované v dané ikonce závisí na typech vytvořených administrátorem.
❍
Odpovědět na e-mail (Obr.18 Kolonka C) - Kliknutím na danou ikonku se zobrazí okno, kam po vyplnění daných políček, můžete zaslat e-mail.
❍
Vyřešit (Obr.18 Kolonka C) – najetím myši na danou ikonku máte na výběr z dvou položek. 1. Vyřešit - Když je případ hotov, nemusíte měnit všechny atributy příslušející tomuto stavu. Po kliknutí na tuto položku se stav a stav řešení změní na vyřešen a odvedená práce stoupne na 100%. 2. Vyřešit a uzamknout - daný případ se vyřeší a uzamkne.
❍
Uzamknout (Obr.18 Kolonka C) - Kliknutím na danou ikonku se případ uzamkne. Zamčený případ se nebude dále zobrazovat mezi ostatními případy. Zamčený případ se považuje za případ zcela hotov.
❍
Uložit (Obr.18 Kolonka C) - najetím myší na danou ikonu máme na výběr ze dvou možností: 1. Uložit - uložíme změny vykonané v daném případě 2. Uložit a navigovat zpět - případ se uloží a otevře se okno se všemi případy.
❍
Ostatní (Obr.18 Kolonka C) - najetím myší na danou ikonu máme na výběr z několika položek. Zrušit - kliknutím na položku zrušit se zruší změny vykonané v daném případě. Následně se vrátíme mezi otevřené případy. Vymazat - slouží na vymazání daného případu. Upozorňovat - změny vykonávané v daném případě Vám budou zasílaný na e-mail. Kopírovat a přesunout - slouží na kopírování nebo přesunutí daného případu. Zkopírovat do schránky - po kliknutí se zkopíruje URL daného případu.
Pozn. Zobrazování ikonek v položce C závisí na oprávnění uživatele, pod kterým jste přihlášen a také na nastavení projektu administrátorem (nemusí se Vám zobrazovat všechny ikonky v dané položce).
5.3 Komentáře Komentáře slouží k rychlé komunikaci mezi zadavatelem a řešitelem. ●
Pro přidání komentáře k případu, klikněte na položku Komentáře (Obr.19 Kolonka A). Po napsání textu klikněte na Přidat komentář (Obr.19 Kolonka B). Popis řešení přidáte kliknutím na Přidat
popis řešení (Obr.19 Kolonka C). Popisy řešení jsou zvýrazněné zeleným rámečkem. ●
Pro vymazání komentáře (popisu řešení) klikněte na Vymazat (Obr.19 Kolonka D) a pak na položku
Ok. ●
Pro úpravu komentáře (popisu řešení) klikněte na Upravit (Obr.19 Kolonka D). Vyberete, zda je komentář řešením (zaškrtnutím daného políčka), změňte text a změnu komentáře uložte kliknutím na položku Upravit komentář.
Pozn. Přidávání, úprava nebo mazání komentářů (popisu řešení) závisí na oprávnění uživatele, pod kterým jste přihlášen. Ne všichni uživatelé mohou komentáře přidávat, měnit nebo mazat.
Obr.19 Přidání komentářů
5.4 Přílohy ●
Pro přidání přílohy k případu klikněte na položku Přílohy (Obr.20 Kolonka A). Soubor vybereme kliknutím na položku Vybrat soubor (Obr.20 Kolonka B). K příloze zadáme název (Obr.20 Kolonka
C) a popis (Obr.20 Kolonka D). Přílohu přidáme kliknutím na položku Přidat přílohu (Obr.20 kolonka E). ●
Pro odstranění přílohy klikněte na Vymazat (Obr.20 Kolonka F) a následně na položku Ok.
●
Přílohu otevřete kliknutím na její náhled.
Pozn. Přidávání nebo mazání příloh závisí na oprávnění uživatele, pod kterým jste přihlášen. Ne všichni uživatelé mohou přidávat přílohy nebo je mazat.
Obr.20 Přidaní přílohy
5.5 Historie změn Zaznamenává všechny údaje v případu, které byly změněny jak zadavatelem, tak i řešitelem.
Obr.21 Historie změn
5.6 Upozornění Upozornění se odesílají automaticky e-mailem osobě, která je pověřená kontrolou případů. Upozornění nastavíte kliknutím na položku upozornění. ●
Pokud chcete z případu dostávat upozornění, klikněte na položku Dostávat upozornění (Obr.22
Kolonka A). ●
Pokud z případu upozornění dostávat nechcete, klikněte na položku Nedostávat upozornění
(Obr.22 Kolonka A). ●
Pokud jste přihlášen jako správce, můžete přidat nebo odstranit příjemce upozornění. ❍
Pro přidání příjemce upozornění klikněte na položku Přidat příjemce (Obr.22 Kolonka B). Následně se zobrazí se okno, ve kterém vyberete uživatele (pro výběr více uživatelů, držte
klávesu Ctrl a vyberte požadované uživatele). Po vybrání uživatelů klikněte na položku Přidat. ❍
Pro odebrání příjemce upozornění vyberte uživatele se seznamu a klikněte na položku Odebrat
příjemce (Obr.22 Kolonka C) a následně klikněte na položku Ok. Pozn. Přidat nebo odebrat příjemce upozornění může pouze správce projektu
Obr.22 Upozornění
5.7 Vazby Zde se dají vytvořit vazby mezi zadanými případy – určit nadřazené, podřazené, či související. Vazbu přidáte vyhledáním případu (Obr.23 Kolonka A), a následným přiřazením typu vazby - jestli je daný případ nadřazený, podražený anebo související (Obr.23 Kolonka B). Pak klikněte na Přidat vazbu. Danou vazbu můžete smazat, kliknutím na ikonku odstranit (Obr.23 Kolonka C). Pro zabalení nebo rozbalení skupiny vazby, klikněte na ikonku v kolonce D (Obr.23). Po kliknutí na název případu ve vazbě se zobrazí náhled zvoleného případu.
Obr.23 Vazby
5.9 Sledování času Sledování času slouží k zadávaní času, který řešitel strávil plněním úkolu. ●
Pro přidání časového záznamu k případu, klikněte na položku Sledování času (Obr.24 Kolonka A). Nejprve zadejte datum, kdy byl případ řešen (Obr.24 Kolonka B). K datu zadejte počáteční čas řešení případu. Datum a čas jde zadat také kliknutím na ikonku kalendáře nebo hodin v kolonce B
(Obr.24). Následně zadejte čas strávený nad daným případem (Obr.24 Kolonka C). Také můžete přidat komentář, ve kterém popíšete práci, kterou jste vykonal během řešení daného případu
(Obr.24 Kolonka D), nebo pokud se jedná o jiného řešitele, můžete vybrat uživatele, který daný případ řešil (Obr.24 Kolonka E) . Poté klikněte na položku Zadat čas, čímž se přidaní času uloží. ●
Pro odstranění časového záznamu, klikněte na Vymazat (Obr.24 Kolonka F) a následně na položku
Ok. Pozn. Možnost přidání nebo odstranění časových záznamů závisí na oprávnění uživatele, pod kterým jste přihlášen. Ne všichni uživatelé mohou přidávat časové záznamy.
Obr.24 Sledovaní času
6 Nastavení Položka nastavení se nachází v projektovém menu. Po otevření položky Nastavení se zobrazí okno, kde můžete upravovat projekt dle potřeb.
Pozn. Ne všichni uživatelé vidí položku Nastavení. Zobrazení dané položky závisí na oprávnění uživatele, pod kterým jste přihlášen .
6.1 Detaily Po kliknutí na položku detaily se zobrazí možnost úpravy detailů zvoleného projektu.
Obr.25 Nastavení - Detaily ●
V kolonce A (Obr.25) můžeme měnit obrázek projektu. Pro přidání obrázku klikněte na položku
Vybrat soubor. Pro odstranění obrázku klikněte na níže uloženou položku Odstranit. ●
Název projektu, jeho popis anebo kód, změníte vyplněním políček v kolonce B (Obr.25). Manažera projektu změníte výběrem uživatele ze seznamu uživatelů.
●
V kolonce C (Obr.25) se povolují určité atributy, které se následně budou zobrazovat v případě. Logování stráveného času je v případě pod kolonkou sledování času, kam uživatel zádává čas strávený řešením případu.
●
V kolonce D (Obr.25) nastavíte předvoleného zadavatele a zabezpečení projektu. Do veřejného projektu mají přístup všichni uživatelé přihlášení do systému. Soukromý projekt je jenom pro členy projektu (vidí ho pouze členové projektu).
●
Veškerá nastavení uložíte kliknutím na položku Uložit změny (Obr.25 kolonka E)
●
Pro zmazání anebo zakázaní projektu klikněte na danou položku v kolonce E (Obr.25). Po kliknutí na položku Zakázat projekt, se projekt nebude zobrazovat mezi projekty.
6.2 Kategorie Při vytváření případu se k případu přiřazuje kategorie. ●
Pro vytvoření kategorie klikněte na položku Přidat. Zobrazí se stránka, kam zadáte jméno kategorie. Pro uložení kategorie klikněte na položku Ok.
●
Pro přidání podkategorie klikněte na položku Přidat. Poté vyberte rodičovskou kategorii ze stromového zobrazení a zadejte název podkategorie do textového pole. Pro uložení podkategorie klikněte na položku Ok.
●
Chcete-li odstranit kategorii nebo podkategorii, vyberte kategorii nebo podkategorii a klikněte na položku Vymazat. Pokud mají případy přiřazenou kategorii kterou chcete smazat, zobrazí se okno, ve kterém vyberete, jestli chcete přiřadit všem ovlivněným případům jinou kategorii nebo chcete přiřadit všem ovlivněným případům novou kategorii (postupujeme stejně jako při vytváření nové kategorii nebo podkategorii). Pro smazáni vybrané kategorie klikněte na položku Ok. Když případy nemají přiřazenou kategorii kterou chcete smazat, zobrazí se okno ve kterém klikněte na položku
Ok. ●
Pro úpravu názvu kategorie nebo podkategorie, vyberte kategorii nebo podkategorii a klikněte na položku Upravit. Zobrazí se okno, ve kterém postupujeme stejně jako při vytváření nových kategorii. Pro usnadnění můžete měnit název kategorie nebo podkategorie také dvojitým kliknutím na kategorii nebo podkategorii.
Obr.26 Nastavení kategorie
6.3 Stavy Při vytváření případu se k případu přiřazuje stav, například nový, probíhající nebo dokončený. Zde můžete stavy upravovat, nebo vytvářet nové stavy. ●
Pro úpravu stavu klikněte na položku Upravit (Obr.27 Kolonka A). Zobrazí se okno, kam zadáte jméno stavu a typ. Z nabídky obrázků můžete vybrat obrázek, který se bude zobrazovat při daném stavu. Poté vyberte, zda daný stav bude předvolený. Předvolený stav je při vytváření nového
případu v kolonce stav přednostně zadán. Úpravu stavu dokončete kliknutím na kolonku OK. Pro zrušení vykonávaných změn klikněte na položku Zrušit. ●
Pro vymazání stavu klikněte na položku Vymazat (Obr.27 Kolonka A). Následně klikněte na položku OK.
●
Pro vytvoření nového stavu klikněte na položku Přidat stav (Obr.27 Kolonka B). Při vytvoření nového stavu postupujeme stejně jako při úpravě stavu.
●
Pomocí řazení můžeme stavy posouvat nahoru anebo dolů (Obr.27 Kolonka C).
Obr.27 Nastavení stavů
6.4 Priority Při vytváření případu se k případu přiřazuje priorita (vysoká, normální nebo nízká). ●
Pro úpravu priority klikněte na položku Upravit (Obr.27 Kolonka A). Zobrazí se okno, kam zadáte jméno priority. Z nabídky obrázků můžete vybrat obrázek, který se bude zobrazovat při dané prioritě. Poté vyberte, zda daná priorita bude předvolená. Předvolená priorita je při vytváření nového případu v kolonce priorita přednostně zadána. Úpravu priority dokončete kliknutím na kolonku OK. Pro zrušení vykonávaných změn klikněte na položku Zrušit.
●
Pro vymazání priority klikněte na položku Vymazat (Obr.27 Kolonka A). Následně klikněte na položku OK.
●
Pro vytvoření nové priority klikněte na položku Přidat prioritu (Obr.27 Kolonka B). Při vytvoření nové priority postupujeme stejně jako při úpravě priority.
●
Pomocí řazení můžeme priority posouvat nahoru anebo dolů (Obr.27 Kolonka C).
Obr.28 Nastavení priority
6.5 Milníky Při vytváření případu se k případu přiřazuje verze nebo milník, například první, druhý nebo třetí. Pro zobrazení milníků, které nejsou dokončené, zaškrtnete políčko Vynechat dokončené (Obr.29
Kolonka A). Pro opačně řazení milníků, zaškrtnete políčko opačně řazení (Obr.29 Kolonka A. ●
Pro úpravu milníků klikněte na položku Upravit (Obr.29 Kolonka B). Zobrazí se stránka, kde zadáte položky jako např. jméno, obrázek, datum započetí atd. Úpravu milníku dokončete kliknutím na položku ok. Kliknutím na položku zrušit se vykonané změny zruší.
●
Pro vymazáni milníku klikněte na položku Vymazat (Obr.29 Kolonka B).
●
Pro přidání milníku klikněte na Přidat milník (Obr.29 Kolonka C). Při vytvoření nového milníku postupujeme stejně jako při úpravě milníku.
●
Pomocí řazení můžeme milníky posouvat nahoru nebo dolů (Obr.29 Kolonka D) .
Obr.29 Nastavení milníku
6.6 Typy případů Při vytváření případů se k případu přiřazuje typ (například chyba nebo úkol). ●
Pro úpravu typu případu klikněte na položku Upravit (Obr.27 Kolonka A). Zobrazí se okno, kam zadáte jméno typu případu. Z nabídky obrázků můžete vybrat obrázek, který se bude zobrazovat při daném typu případu. Pak vyberte, zda daný typ případu bude předvolený. Předvolený typ případu je při vytváření nového případu v kolonce typ případu přednostně zadán. Úpravu typu případu dokončete kliknutím na kolonku OK. Pro zrušení vykonávaných změn klikněte na položku
Zrušit. ●
Pro vymazání typu případu klikněte na položku Vymazat (Obr.27 Kolonka A). Následně klikněte na položku OK.
●
Pro vytvoření nového typu případu klikněte na položku Přidat typ případu (Obr.27 Kolonka B). Při vytvoření nového typu případu postupujeme stejně jako při úpravě typu případu.
●
Pomocí řazení můžeme typy případů posouvat nahoru anebo dolů (Obr.27 Kolonka C).
Obr.30 Nastavení - Typy případů
6.7 Stavy řešení Po dokončení případu můžete nastavit, jakým způsobem byl případ vyřešen, například otestováno, více informací či test neúspěšný. ●
Pro úpravu stavu řešení klikněte na položku Upravit (Obr.27 Kolonka A). Zobrazí se okno, kde zadáte jméno stavu řešení. Z nabídky obrázků můžete vybrat obrázek, který se bude zobrazovat při daném stavu. Poté vyberte, zda má mít daný stav status Vyřešený. Při vyřešení jakéhokoliv případu se kolonka Stav řešeni změní na stav, který má status Vyřešeno. Když má více stavů řešení status vyřešeno, nastaví se stav, který je první v pořadí. Pak vyberte, zda stav řešení bude předvolený. Předvolený stav řešení je při vytváření nového případu v kolonce stav přednostně zadán. Úpravu stavu řešení dokončete kliknutím na kolonku OK. Pro zrušení vykonávaných změn klikněte na položku Zrušit.
●
Pro vymazání stavu řešení klikněte na položku Vymazat (Obr.27 Kolonka A). Následně klikněte na položku OK.
●
Pro vytvoření nového typu případu klikněte na položku Přidat stav řešení (Obr.27 Kolonka B). Při vytvoření nového stavu řešení postupujeme stejně jako při úpravě stavu řešení.
●
Pomocí řazení můžeme stavy řešení posouvat nahoru anebo dolů (Obr.27 kolonka C).
Obr.31 Nastavení - Stavy řešení
6.8 Členové Položka Členové slouží k přidaní uživatelů do projektu anebo k přiřazení uživatelské role k vybranému uživateli.
●
Uživatele do projektu přidáte kliknutím na položku Přidat (Obr.32 kolonka A). Otevře se okno, kde vyberete uživatele. Více uživatelů můžete vybrat podržením klávesy Ctrl a následném zvolením uživatele. V horní části okna můžete hledat uživatele podle zobrazovaného jména, uživatelského jména anebo e-mailu. Po vybrání všech uživatelů, kterých chcete přidat, klikněte na položku Přidat. Pro zrušení přidaní uživatelů klikněte na položku Zrušit.
●
Uživatele odstraníte z projektu kliknutím na položku Odebrat uživatele (Obr.32 Kolonka B). Pro odstranění více než jednoho uživatele, držte klávesu Ctrl, klikněte na jména uživatelů a následně klikněte na položku Odebrat (Obr.32 Kolonka A).
●
Pro přiřazení role uživateli, klikněte na ikonku Spravovat role uživatele (Obr.32 Kolonka C), která se nachází vedle zobrazovaného jména uživatele. Po kliknutí se zobrazí stránka, ve které můžete danému uživateli přiřadit uživatelskou roli. Po zaškrtnutí uživatelské role, klikněte na položku
Uložit. ●
Když seznam členů obsahuje mnoho uživatelů, můžete použít vyhledávaní. Uživatele můžete vyhledat (Obr.32 Kolonka D) zadáním častí uživatelského jména, jména, příjmení nebo e-mailu.
Obr.32 Nastavení - Členové
6.9 Role zabezpečení Každý projekt může mít své vlastní role pro skupiny, jako jsou například uživatelé a oprávnění. Když je vytvořen nový projekt, několik rolí je defaultně předdefinováno. ●
Pokud potřebujete vytvořit vlastní roli, klikněte na tlačítko Přidat novou roli (Obr.33 Kolonka A). Zobrazí se nové okno, ve kterém zadáte název role a popis. Dále zadáte, zda má být automaticky přiřazována novým uživatelům. Následně označte požadována oprávnění dané role např., jestli může uživatel v dané roli přidávat případy, upravovat případy, uzamknout případy atd. Roli uložíte kliknutím na položku Přidat roli.
●
Pro úpravu role klikněte na ikonku Upravit roli (Obr.33 Kolonka B). Zobrazí se okno, jako při vytvoření nové role, kde můžete měnit oprávnění dané role. Změny uložíte kliknutím na položku
Aktualizovat roli. ●
Pokud máte vytvořené vlastní pole, můžete upravit práva pro vlastní pole. Kliknete na ikonku
Upravit práva pro vlastní pole (Obr.33 Kolonka C), změňte oprávnění a klikněte na položku Uložit. ●
Když chcete odstranit vlastní roli, klikněte na Upravit roli (Obr.33 Kolonka B). Otevře se nové okno, kde kliknete na položku Odstranit roli nacházející se v spodní části obrazovky.
Obr.33 Nastavení - Role zabezpečení
6.10 Workflow Zde máte možnost definovat workflow projektu. Workflow je založený na změnách stavu případu. Nadefinujete si počáteční stav případu a pak stavy, které se z něj dají dosáhnout. Před definicí workflow projektu je třeba mít definované stavy případů a role zabezpečení. ●
Pokud chcete používat worflow, zaškrtnete políčko Používat workflow projektu a následně klikněte na Uložit. Objeví se okno, kde si můžete vybrat počáteční stav ze seznamu Stavy případu (Obr.34
Kolonka A). ●
Dále si vyberte stavy, které se dají dosáhnout z počátečního stavu (Obr.34. Kolonka B).
●
Nadefinujte role, které jsou autorizované pro realizaci jednotlivých přechodů zaškrtnutím políčka vedle dané role (Obr.34 Kolonka C).
Zadané dosažitelné stavy nebo autorizované role můžete vymazat kliknutím na červený křížek vedle daného stavu nebo role. Ve spodní části okna se zobrazuje náhled, jak je workflow nadefinován. Náhled si můžete měnit pro různé role, kliknutím na položku v kolonce D (Obr.34) a následným výběrem role.
Obr.34 Nastavení Workflow
6.11 Automatické změny stavů Zde můžete přidávat nebo měnit automatické změny stavů v případech. K automatické změně stavu případu do požadovaného stavu dojde po uplynutí definované doby, během které nedošlo k žádné změně případu. ●
Pro přidání automatické změny stavu, klikněte na položku Přidat (Obr.35 Kolonka A). Zobrazí se okno, ve kterém zadáte, jestli je daná změna povolená a následně přidáte název (popis) automatické změny. Dále vyberete stav anebo stav typu, ze kterého se případ změní a také požadovaný stav anebo typ stavu. V kolonce Doba neaktivity zadejte čas, za který se automatická změna stavu provede. Dále vyberte uživatele, kterým byl případ změněn. Kompletně vyplněné okno uložíte kliknutím na položku Uložit. Pro zrušení okna klikněte na položku Zrušit.
●
Pro úpravu změny automatického stavu, klikněte na ikonku Upravit automatickou změnu stavu
(Obr.35 Kolonka C), která se nachází vedle názvu automatické změny stavu. Otevře se okno, ve kterém postupujete stejně, jako při vytváření nové automatické změny stavu. ●
Pro vymazání automatické změny stavu klikněte na ikonku Odstranit automatickou změnu stavu
(Obr.35 Kolonka C).
Obr.35 Nastavení - Automatické změny stavů
6.12 Upozornění Po kliknutí na položku Upozornění, můžete vybrat členy projektu, kteří mají dostávat upozornění z celého projektu. Také můžete nadefinovat automatická upozornění (např. blížící se termín pro vyřešení) a uživatele/skupiny, kteří je mají dostávat. ●
Pokud chcete přidat členy projektu, kteří mají dostávat upozornění z projektu, klikněte na položku
Přidat (Obr.36 Kolonka A). Zobrazí se okno, ve kterém můžete vybrat členy projektu. Pro označení více uživatelů projektu, držte klávesu Ctrl a vyberte požadované uživatele. Členy přidáte kliknutím na položku Přidat. ●
Pro odstranění člena klikněte na jméno člena a následně na položku Odebrat (Obr.36 Kolonka B). Členy můžete také odebrat kliknutím na ikonku Odebrat uživatele (Obr.36 Kolonka C).
●
Pro přidání automatického upozornění, klikněte na položku Přidat upozornění (Obr.36, Kolonka D). Zobrazí se okno, kam zadáte typ upozornění, případně doplňující informace (pouze při blížícím se termínu) a cílového uživatele. Vyplněné okno uložíte kliknutím na položku Ok. Pro zrušení klikněte na položku Zrušit.
●
Pro úpravu nebo odstranění automatického upozornění klikněte na položku Upravit nebo
Vymazat (Obr.26 Kolonka E).
Obr.36 Nastavení - Upozornění
6.13 Vlastní pole Do projektu můžete přidat jedno nebo více vlastních polí. Každému vlastnímu poli můžete přiřadit datový typ. Kromě toho, každé vlastní pole může být označeno buď jako povinné nebo volitelné. ●
Pro vytvoření vlastního pole zadejte název pole (Obr.37 Kolonka A).
●
Vyberte typ pole_ (Obr.37 Kolonka B)_. ❍
Text - možnost vložení krátkého textu, např. e-mail, jméno atd.
❍
Rozbalovací nabídka - výběr z předem definovaných atributů.
❍
Datum - zadání data.
❍
Rich Text - možnost napsání doplňujících informací.
❍
Ano/Ne - možnost výběru zaškrtnutí vytvořeného políčka.
❍
Seznam uživatelů - výběr z nabídky uživatelů, kteří se nachází v daném projektu.
❍
Regulární výraz - možnost napsání textu, který můžeme kontrolovat regulárním výrazem, např. e-mail atd.
●
Zadejte, zda dané pole bude požadované (Obr.37 Kolonka C).
●
K danému poli můžete napsat Anotační URL, které bude složit jako např. nápověda k danému poli
(Obr.37 Kolonka D) a v případu se bude zobrazovat vedle daného pole jako ikonka otazník. ●
Pole vytvoříte kliknutím na položku Přidat nové vlastní pole (Obr.37 Kolonka E).
●
Pro úpravu vlastního pole klikněte na položku Upravit (Obr.37 Kolonka F).
●
Pro vymazání vlastního pole klikněte na ikonku křížku vedle daného pole (Obr.37 Kolonka F).
●
Pokud vlastní pole zobrazuje více informací (např. seznam uživatelů), dané pole můžete rozbalit anebo zabalit. Jestliže chcete dané pole zabalit, anebo rozbalit, klikněte na ikonku "-", respektive "+"
(Obr.37 Kolonka H).
Obr.37 Nastavení - Vlastní pole
6.14 Rozvržení detailu případu Všechna pole v případu se dají rozvrhnut dle vlastních požadavků. Pro rozvržení detailů klikněte na položku, kterou chcete přemístit a táhněte ji za pomocí myší do zvoleného panelu, nebo změňte její pozici v daném panelu. Vykonané změny uložíte kliknutím na položku Uložit.
Obr.38 Nastavení - Rozvržení detailu případu
6.15 Pop3 reader Zde si můžete nastavit automatické vytváření případu z příchozího e-mailu, nebo e-mailové odpovědi. ●
Pro automatické vytváření případu z příchozího e-mailu, zaškrtnete políčko Povolit (Obr.39
Kolonka A). ●
V kolonce A dále nastavte komu se budou případy automaticky přiřazovat /není povinné, můžou zůstat i nepřiřazené/. Dále vyberte typ případu a napište šablonu popisu případu. Zaškrtnutím políčka Mazat přečtené správy, se správy po přečtení automaticky odstraní z mailové schránky.
●
V kolonce B (Obr.39) zadejte Hostname - tj název serveru, ze kterého se budou vytvářet případy, port - port schránky e-mailu a přihlašovací údaje zadaného e-mailového účtu. SLL slouží na zabezpečení datových přenosů v rámci internetu mezi serverem a uživatelem.
●
Pro povolení e-mailových odpovědi zaškrtnete políčko povolit e-mailové odpovědi (Obr.39
Kolonka C). ●
Poté zadejte adresu e-mailové odpovědi a napište popis šablony.
●
Veškeré změny uložíte nebo vymažete kliknutím na položku Uložit respektive Vymazat (Obr.39
Kolonka D).
Obr.39 Nastavení - pop3 reader
7 Správa Helpdesku Na správu Helpdesku (Obr.40) se dostanete kliknutím na položku Administrátor, která se nachází v hlavním menu.
Pozn. Položku Administrátor vidí pouze administrátor Helpdesku.
Obr.40 Správa Helpdesku
7.1 Projekty Po kliknutí na položku Projekty se zobrazí všechny projekty v Helpdesku. ●
Pro vytvoření projektu klikněte na položku Vytvořit nový projekt (Obr.40 Kolonka A). Zobrazí se okno, ve kterém postupujete stejně, jako při nastavení projektu v položce Nastavení (detaily, kategorie, stavy, priority, milníky atd.).
●
Pro vytvoření projektu klonováním, klikněte na položku Klonovat projekt (Obr.41 Kolonka F). Zobrazí se okno, ve kterém zadáte název projektu, kód, popis a vyberete manažera projektu. Vytvoření nového projektu uložíte kliknutím na položku Klonovat projekt. Klonování projektu představuje vytvoření prázdné kopie projektu. Vytvoří se kopie všech nastavení projektu (např. všech kategorií, stavů, typů, vlastních polí), avšak do nového projektu nejsou zkopírovány případy.
●
Projekty můžete vytvářet i ze šablon projektů. Šablonu projektu vytvoříte kliknutím na položku
Vytvořit šablonu (Obr.41 Kolonka G). Otevře se okno, ve kterém zadáte název projektu, kód, popis a vyberete manažera projektu. Vytvoření nové šablony dokončíte kliknutím na položku Vytvořit
šablonu. Do šablony budou zkopírována všechna nastavení projektu (statusy, priority, milníky apod.) včetně rolí zabezpečení a workflow. Šablony lze využít pro snadné vytváření projektů. Projekt ze šablony vytvoříte kliknutím na položku Vytvořit projekt se šablony (Obr.41 Kolonka I). ●
Pro vymazání projektu klikněte na položku Vymazat projekt (Obr.41 Kolonka C).
●
Pro úpravu projektu klikněte na položku Upravit vlastnosti projektu (Obr.41 Kolonka D).
●
Chcete-li přejít na seznam případů v daném projektu, klikněte na položku Přejít na seznam
případů (Obr.41 Kolonka E). ●
Pro uložení projektu do počítače klikněte na položku Export (Obr.41 Kolonka H).
●
Pro vložení exportovaného projektu, klikněte na položku Importovat projekt (Obr.41 Kolonka B). Po kliknutí na danou položku se zobrazí nové okno. Projekt vyberete kliknutím na položku Vybrat. Pro vybrání více projektů klikněte na položku Přidat. Pro vymazání projektu zaškrtnete políčko vedle projektu a následně klikněte na položku Odstranit. Pro vložení projektu klikněte na položku
Importovat, pro návrat na seznam projektů klikněte na položku Zrušit. Importovaný projekt se ukládá mezi šablonami projektů.
Obr.41 Projekty
7.2 Uživatelské účty Zde jsou zobrazeni uživatelé registrovaní v systému XPERA Projects. Pro zobrazení všech uživatelů klikněte na položku Všechny (Obr.42 Kolonka A). Pro zobrazení neautorizovaných uživatelů klikněte na položku Neautorizované (Obr.42 Kolonka A). Při tomto zobrazení se zobrazují deaktivovaní uživatelé. Deaktivovaní uživatelé se nemohou přihlásit do aplikace a pracovat s ní. V kolonce B vidíme, zda je uživatel povolen či deaktivován. Uživatele můžete vyhledat (Obr.42 Kolonka C), zadáním častí uživatelského jména, jména, příjmení nebo e-mailu. ●
Pro zobrazení detailu uživatele klikněte na ikonku Detaily uživatele (Obr.42 Kolonka D). Zobrazí se okno, kde můžete měnit detaily uživatelského účtu (jméno, příjmení, zobrazované jméno, e-mail) a také aktivovat nebo deaktivovat účet. Pro aktivaci (když je účet deaktivován), klikněte na Aktivovat
účet. Pro deaktivaci (když je účet aktivován), klikněte na Deaktivovat účet. Všechny změny uložíte kliknutím na položku Uložit. Pro návrat na seznam uživatelů klikněte na položku Zpět. ●
Pro správu projektových rolí klikněte na Správa rolí (Obr.42 Kolonka E). Otevře se okno, kde můžete uživateli přiřazovat projektové role. Uživatele přidáte do projektu vybráním projektu z nabídky a následně přiradíte uživateli příslušnou uživatelskou roli. Změny uložíte kliknutím na položku Uložit. Zaškrtnutím políčka Super uživatel, získá uživatel oprávnění administrátora. Pro vrácení se na seznam uživatelů klikněte na položku Zpět.
●
Pro změnu hesla klikněte na ikonku Detaily uživatele (Obr.42 Kolonka D) a následně na položku heslo. Vyplňte požadované údaje a klikněte na Změnit heslo. Heslo uživatele můžete také resetovat, kliknutím na položku Resetovat heslo. Nové heslo bude náhodně vygenerováno a zasláno na email uživatele. Pro návrat na seznam uživatelů klikněte na položku Zpět.
●
Pro odstranění uživatele klikněte na ikonku Detaily uživatele (Obr.42 Kolonka D) a následně na položku Odstranit. Zde můžete uživatele odstranit nebo deaktivovat. Deaktivace účtu ponechá všechny informace o uživateli, ale uživatel se nebude moct přihlásit do aplikace a pracovat s ní. V případě potřeby je možné uživatele kdykoliv znovu aktivovat v položce Detaily. Pro vrácení se na
seznam uživatelů klikněte na položku Zpět.
Obr.42 Uživatelé
7.3 Prohlížení logu Prohlížení logu používáme při zpětné analýze k rozpoznání, zda došlo v programu k nějaké chybě. Pokud ano, pomáhá určit k jaké chybě došlo a proč. Pro zobrazení logu klikněte na položku
Prohlížení logu. Zobrazí se okno, kde máte na výběr z několika úrovní zobrazení (Obr.43 Kolonka A), např.: všechny, kritická chyba, chyba atd. Pro zobrazení detailů klikněte na název záznamu nebo na ikonku Ukázat detaily (Obr.43 kolonka B).
Obr.43 Prohlížení logu
7.4 Konfigurace prostředí Autorizace Zde můžete povolit nebo zakázat registraci nových uživatelů. Pokud chcete zakázat registraci nových uživatelů, zaškrtnete políčko Zakázat registraci uživatelů (Obr.44 Kolonka A) a následně klikněte na položku Uložit.
Obr.44 Konfigurace prostředí - Autorizace
MAIL / SMTP Zde nastavíte server pro odchozí poštu. ●
V kolonce A (Obr.45) zadejte SMTP server (např.: pro @seznam.cz je SMTP server smtp.seznam.cz, pro @gmail.com je SMTP server smtp.gmail.com atd.). Dále zadejte port serveru a host e-mail.
●
V kolonce B (Obr.45) vyberte metodu doručení pošty (Delivery Method). ❍
Network - Prostřednictvím sítě je odeslán e-mail na SMTP server.
❍
Pickup Directory From IIS - Email pro odeslání je zkopírován do sběrného adresáře, který používá lokální internetovou informační službu (IIS).
❍
●
Specified Pickup Directory - automaticky odesílá emailové zprávy do sběrného adresáře.
Dále vyberte zda chcete používat SSL (slouží na zabezpečení datových přenosů v rámci internetu mezi serverem a uživatelem) a také pokud bude povolená autorizace (záleží na nastavení mail serveru, zda jsou tyto prametry vyžadovány).
●
V kolonce C (Obr.45) zadejte uživatelské jméno a heslo emailu, doména není vždy nutná. Dále vyberte formát emailu a zadejte cestu ke kořenovému adresáři k šablonám emailů.
●
Pro uložení nastavení klikněte na položku Uložit.
Obr.45 Konfigurace prostředí - MAIL / SMTP Upozornění Zde můžete nastavit uživatele, který bude dostávat systémové upozornění (např. registrace nového uživatele). Pro změnu nebo výběr uživatele, klikněte na položku v kolonce A (Obr.46). Vyberte uživatele ze seznamu a zaškrtnete políčko Email (Obr.46 Kolonka B). Pro uložení nastavení klikněte na položku
Ok (Obr.46 kolonka C).
Apple Relay Service Connection test - slouží k ověření správnosti nastavení notifikací zařízení apple. Využije se pouze při konfiguraci na otestovaní správnosti nastavení kliknutím na položku Test
(Obr.46 Kolonka D).
Obr.46 Konfigurace prostředí - upozornění Přílohy Zde můžete definovat formáty příloh, které bude povoleno přidávat k případům a také jejich maximální velikost. - Do kolonky Povolené typy souborů (Obr.47 Kolonka A) zadejte přípony souborů, které mohou být přidány v přílohách, např. .jpg, .png, .txt atd. Pokud chcete nadefinovat více typů souborů, dané přípony souborů oddělte středníkem .jpg;.png;.txt (Obr.47 kolonka B). Pro přidání všech formátu příloh zadejte * . * (bez mezer) (Obr.47 Kolonka A). - Pro nastavení limitu velkosti souborů, zadejte maximální velikost souboru do kolonky Limit
velikosti souboru (Obr.47 kolonka C). - Veškerá nastavení uložíte kliknutím na položku Uložit (Obr.47 kolonka D).
Obr.47 Konfigurace prostředí - Přílohy
