1. Účel a předmět smlouvy

1 Smlouva o převodu listinných dokumente. do elektronické podoby 2014/0009/0ZI.DTP 2/3150/2014

Společnost: AS plus CZ s.r.o, se sídlem: Za Elektrárnou 419j1b, 17000 Praha 7 IČ: 25168860 zastoupená: Marcelem Vavříkem, jednatelem (dále jen

.dodavater')

a Společnost: Městská část Praha 8 se sídlem: Zenklova 35jčp. 1, 180 48 Praha 8 IČ: 00063797 Zastoupena: Ing. Jiřím Janka, starostou (dále jen .zadavatel")

uzavírají tuto

Smlouvu o převodu listinných dokumentů do elektronické podoby.

1. Účel a předmět smlouvy

a)

Účelem této smlouvy je vymezení podmínek pro plnění veřejné zakázky "Digitalizace archivu MČ Praha 8 - období 2014" vyhlášené zadavatelem. Předmětem plnění te digitalizace dokumentů, uložených v Oddělení správního archivu ÚMČ Praha 8, na adrese Cimická 61, 180 00 Praha 8.

b)

c)

Specifikace předmětu smlouvy:

1. .,

..

Kvantitativní specifikace předmětu zakázky:

Provedení digitalizace fondu stavebního za následujících podmínek: o Digitalizován bude obsah nabídnutého počtu běžných metra dokumentace *. o Procesem "digitalizace" se nerozumí pouhé naskenování dokumentace, nýbrž všechny následující činnosti: Rozešití dokumentace převzaté z archivu. • Zjištění (dovození) informací z písemností ***). Naskenování písemností. • Zadání zjištěných informací (metadat) jednotlivým písemnostem ******. Zpětné sešití dokumentace a vrácení do archivu. Profylaxe zařízení použitých pro digitalizaci v majetku městské části Praha 8 v případě, že dodavatel bude tato zařízení využívat o Profylaxe musí být prováděna tak aby nedocházelo ke zhoršení kvality skenovaných dokumentu na výstupu a aby nedošlo k poškození skenovacích zařízení ***** o Náklady za profylaxi hradí dodavatel

2 2. • • • • •

•

Kvalitativní specifikace předmětu zakázky:

Zdrojové dokumenty jsou ve formátech od AO do A5 (včetně nestandardních). Předpokladem pro nabídku řešení je, že formát větší než A4 bude mít nejvýše 20% objemu zakázky**). Zdrojové dokumenty byly vytvořeny v době od 2. pol. 19 století až po současnost. Zdrojové dokumenty jsou na různých médiích - plátno, pauzovací papír, kladívkový pa přr, kancelářský papír, průklepový papír, světlotisková kopie. Zdrojové dokumenty nesmí být v důsledku provádění digitalizace zničeny nebo poškozeny. Technické požadavky na digitalizované písemnosti: o Písemnosti obsahující jinou barvu než odstíny černé budou skenovány barevně v rozlišení 200 DPI o Písemnosti obsahující pouze odstíny černé ("stupně šedi") budou skenovány v 256 stupních šedé v rozlišení 200 DPI o Písemnosti obsahující pouze černou barvu (bez odstínů) budou skenovány jako lbitová grafika v rozlišení 300 DPI Digitalizovaný stavební fond bude předán zadavateli jako datová struktura Captiva InputAccel****, která je kompatibilní s DMS Documentum**** a umožňuje následný import digitalizovaných dat do DMS Documentum

*) **) ***)

běžný metr odpovídá 5000 stran A4 Všechny formáty se přepočítávají podle plochy na strany A4 Některé informace dokumenty neobsahují přímo (tj. nelze je "přečíst''), je třeba je dovodit na základě odborné znalosti ****) Captiva lnputAccel a Documentum jsou sw. produkty společností EMC2 *****) Seznam skenovacích zaň'zení v majetku Městské části Praha 8 viz. Příloha 1 ******) Specifikace vytěžovaných indexů (metadat) viz. Pň70ha 2

2. Doba a místo plnění

a) b)

c) d) e)

Termín zahájení plnění bude do 7 dnů od podpisu smlouvy oběma smluvními stranami. Termín zahájení procesu digitalizace bude od 1.3.2014. Termín ukončení plnění je stanoven do 31.8.2014. Plnění předmětu smlouvy bude probíhat ve vymezených prostorech oddělení správního archivu, na adrese Čimická 61, 180 00 Praha 8. Zadavatel se zavazuje umožnit zájemci a jeho zmocněným zástupcům neomezený přístup do vymezených prostor určených k plnění předmětu smlouvy za předem dohodnutých podminek bez nároku na finanční náhradu za spotřebované energie ani nájemné za využívání uvedených prostor.

3.

a) b) c) d)

Cena za digitalizaci jedné strany dokumentu do velikosti A4 je 1,59 Kč bez DPH. Cena za digitalizaci jedné strany dokumentu velikosti větší než A4 do max. velikosti AO+ je 3,75 Kč bez DPH za každou přepočteno u stranu odpovídající formátu A4. Celková cena za celý předmět plnění je 799.920 Kč bez DPH. Cena za běžný metr archivu je uvedena v příloze č. 3 této smlouvy (cenová nabídka).

4.

a)

Cena

Platební a dodací podmínky

Zadavatel se zavazuje zaplatit sjednanou cenu plnění úplnou úhradou všech vystavených faktur dodavatele. Zaplacením faktury se rozumí odepsání fakturované částky z účtu zadavatele a připsáním na účet dodavatele.

3 b)

c) d) e)

Faktury- daňové doklady budou dodavatelemvystavovány měsíčněza služby provedené vždy k poslednímu dni v měsíci, což je den uskutečnění zdanitelného plnění. Faktury budou doručovány zadavateli spolu s odsouhlaseným soupisem provedených prací za dané období. Splatnostvšechfaktur se stanovuje na 21 dnů od jejich doručení zadavateli. K poslednímu pracovnímu dni každého měsíce dodavatel předá zadavateli digitalizované dokumentyza daný kalendářní měsícna předem, dohodou stanoveném paměťovém nosiči. Zadavatel je povinen tuto měsíčnídávku dokumentů převzít, písemně potvrdit její převzetí dodavatelia písemněodsouhlasitsoupis provedených prací.

5.

a)

b) c)

d)

Práva a závazky dodavatele

Dodavatel se zavazuje, že bude při plnění předmětu služeb, specifikovanýchv této smlouvě, postupovat s odbornou péčí. Bude se řídit výchozími podklady zadavatele a jeho pokyny, jakož i zápisy a dohodami oprávněných osob obou smluvních stran. Dodavatel se zavazuje odpovídat za sankce vyměřené zadavateli orgány dohledy za chyby v zadávacímřízení způsobené jednáním dodavatele. Dodavatel má právo na úhradu nákladll spojenýchs použitím vlastní techniky a software a to pouze v případě, že nebude možné pro plnění použít vhodné zařízení a sořtware zadavatele. Výše nákladů bude v tomto případě předmětem další dohody mezi smluvními stranami. Minimální výše nákladů se bude rovnat obvyklýmtržním cenám v daném čase. Dodavatel se zavazuje být po celou dobu plnění pojištěn s limitem odpovědnosti za škodu způsobenou třetím osobám nejméně ve výši 5 mil Kč.

6. Odpovědnost za vady, reklamační podmínky a smluvní sankce

a)

b) c)

Dodavatelposkytuje záruku na provedenépráce na digitalizaci uvedených dokumentů v trvání 30 dnu. Zadavatelje povinen reklamovat zjevné vady kvality prací dle možností okamžitě při jejich zjištění, nejpozději však do vypršenízáručníIhuty. Dodavatel neodpovídá za vady vzniklé při zásahutřetí osoby (zejména krádeží či poškozením) popř. vyšší moci. Záruční doba začíná běžet dnem předání a převzetí měsíční dávky digitalizovaných dokumentu. Dodavatel je povinen tyto vady odstranit na své náklady a to nejpozdějido 30 dnů, V případě prodlení dodavatele s plněním zakázky se zavazuje uhradit zadavateli smluvní sankci ve výši 500 Kč za každý pracovní den za dobu, po kterou je v prodlení. V případě, že zadavatel neumožní dodavateli přístup do prostor dle čl.2..e) této smlouvy nebo přístup k funkčnímu zařízení a software pro plnění předmětu smlouvy se zavazuje dodavateli uhradit smluvní sankcive výši 500 Kč za každý den.

7. Ostatní ujednání

a) b) c) d) e) f)

g)

Pokud dodavatel vážně nebo opakovaně nesplní své povinnosti vyplývající ze smlouvy, má zadavatel právo, po předchozím písemném upozornění od smlouvy odstoupit. Za podstatné porušení smlouvy pro které je zadavatel oprávněn odstoupit od smlouvy se považuje zejména prodlení uchazeče se započetím služeb. Dodavatel má právo odstoupit od smlouvy v případě vážného nebo opakovaného porušení smluvních podmínek ze strany zadavatele. Nebude-Ii ve smlouvě uvedeno jinak, řídí se vztahy založené smlouvou příslušnými ustanoveními Občanského zákoníku v platném znění. Tato smlouva nabývá platnosti dnem podpisu obou stran. Smluvní strany souhlasí se zveřejněním smlouvy na internetových stránkách MČ Praha8. Obě strany se zavazují v průběhu platnosti smlouvyspolupracovat při realizaci jejího předmětu plnění. K tomu účelu určují osoby odpovědné za řešení a vyřizování běžných záležitostí

7 4

h)

vyplývajících ze vzájemné součinnosti. Za dodavateleje kontaktní osobou Marcel Vavřík, tel: 602480600. Za zadavateleje kontaktníosobouMiroslav Klimeš,tel: 222805615. Tato smlouva je vyhotovena ve 4 stejnopisech,z nichž po podpisu obdrží každá smluvní strana dvě identická vyhotovení. Smlouvu je možno měnit pouze formou v řadě číslovaných písemných dodatků, Na důkaz projevu své svobodné vůle smluvní strany připojují své vlastnoruční podpisy.

Přílohy: Č. 1 Seznam skenovacíchzařízenív majetku Městskéčásti Praha 8 Č. 2 Specifikace vytěžovaných Indexů (metadat) Č. 3 Cenová nabídka

Datum a místo:

V Praze dne... ':".6

..~Ot~ . .2014

~""","'l'!lr~"''l't'~~I'''''-------~ t

Městská část Praha 8 se sídlem orgánů Zenklova 35/čp. 1, 180 48 Praha 8 - Libeň

v

Digitalizace archivu Me Praha 8 - období 2014 Příloha Č. 1 - Seznam skenovacích zařízení v majetku Městské části Praha 8

Skenování probíhá na skenerech s automatickým podavačem a s plochou pro skenování nerozešitelných dokumentů (Kodak i1420, i1220, i280).

Městská část Praha 8 se sídlem orgánů Zenklova 35/čp. 1, 180 48 Praha 8 - Libeň

Digitalizace archivu MČ Praha 8 - období 2014 Příloha č.2 - Specifikace vytěžovaných indexů (metadat)

Všechny alfabetické údaje budou zadávány velkými písmeny.

Textová část:

Informace, jedná-li se o textovou či výkresovou část Název kata_st_ru. __ -+-+_A_lf:_an_U_m_,e~r.I_·c.._ký_'_.i_nd_e_x_._o_zn_a_č_e_n_í k_a._t_a_st_ru_,_d_·O_-+-P_O_l._o_m_a_n_u_á_llli_·_in_d_e_x ---i_1_5_---i ._ . kterého spis patří. 1._ I Typ složky i Alfanumerický index. Označení typu složky I Manuální index 1 I 1 (zda se jedná o číslo popisné, číslo parcelní I i nebo číslo nouzové). 'I Číslo složky Alfanumerický index. Dle řazení dokumentace Polomanuální index :6 . I bubde ~?slahovat čí~lo popisné, číslo parcelní --+11 I ne o CIS nouzove. 1 : _-Číslo jednací Alfanumerický index. Pokud je na dokumentu Manuální index , 125 uvedeno tak povinný index. Datum vzniku Numerický index. Určuje datum, kdy Manuální index 10 dokument skutečně vznikl, Nepovinný index. Formát dd.mm.rrrr, I Název dokumentu Alfanumerický index. Nepovinný index, uvádí Manuální index 50 I se v případě chybějícího indexu číslo jednací. I Druh dokumentu Alfabetický index. Nabývá hodnot: 1 Manuální index 1 I S - stavební řízení I ~! K - kolaudace I I T - technická dokumentace R - rozhodnutí I I V - výkres I I 0- ostatní I I Datum skenování Datum, kdy byl dokument naskenován. i Automaticky generovaný index 10 I Formát dd.mm.rrrr. I Číslo dávky I Jedna dávka = textová část jednoho Polomanuální index 8 i i i archivačního boxu .. I Oslo dokumentu Pořadové číslo dokumentu v rámci textové Automaticky generovaný index _~ části, '-P_o_č_e_t_s_tr_a_n --'-I_P_o~etstran v dokum_e_n_tl_l_~ JI_A_t_lt_o_m_a_tl_·c_k.ó..y-'!:',"-rc_n_e_H_J\._'a_Il,,_ý_i_n_de __x ,-3__ -,'

k

•I

°

I I

I

,

f

I

!

I

I

<

I

I

I I

I

Výkresová

část:

Informace, jedná-li se o textovou či výkresovou část

Název katastru

I Alfanumerický

index. Označení katastru, do kterého s is patří. [Alfanumerický index. Dle řazení dokumentace Polomanuální index bude obsahovat číslo popisné, číslo parcelni nebo číslo nouzové. Alfanumerický index. Pokud je na dokumentu Manuální index uvedeno tak povinný index. Numerický index. Určuje datum, kdy I Manuálni index I dokument skutečně vznikl. Nepovinný index. . Formát dd.mm.rrrr. I Alfanumerický index. Nepovinný index, uvádí i Manuální index se v případě chybě' ícího indexu číslo . ednací. I Datum, kdy byl dokument naskenován. I Automaticky generovaný index I Formát dd.mm.mTi ------+-----------------------------~----~ Jedna dávka = textová část jednoho 1 Polomanuálni index archivačního boxu. Pořadové číslo dokumentu v rámci textové Manuálni index části. I Počet stran v dokumentu Automaticky generovaný index

I

(:lsl0 jednací Datum vzniku

!

Název dokumentu !

I Datum

!

skenováni

I Císlo dávky I Císlo dokumentu I Počet stran

I

-----~--~

- 'řiloha č.3

Nabídková cena Celková nabídková cena za celý předmět plnění veřejné zakázky je 967 903,20 Kč

Kč

Celková cena bez DPH: 799920,00 DPH: 167 983,20 Kč

Celková cena s DPH: 961 903,20 Kč Cena za digitalizací jedné strany dokumentu do velikosti A4 je 1,59 Kč bez DPH. Cena za digitalizaci jedné strany dokumentu velikosti větší než A4 do max. velikosti

AD je 3,75 Kč bez DPH za každou přepočteno u stranu odpovídající formátu A4. Cena veškerých zpracovávaných A4 je 2,02 Kč bez DPH.

formátů

v přepočtu

na

1

stranu

formátu

Cena za běžný metr naskenovaných dokumentů je 10 100,00 Kč bez DPH Celkový počet naskenovaných běžných metrů archivu je 79,2.

Strana nabídky 17 z 20

I List nabítfky