1. Tujuan Menjamin bahwa Implementasi Pendokumentasian, berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan harapan pemangku kepentingan. 2. Ruang Lingkup Urusan Dokumentasi meliputi pembuatan Kliping, pendokumentasian Prasetya Cetak di UB.
Foto,
Video (miniDV,
VCD)
dan
3. Definisi 3.1. Humas UB adalah salah satu bagian di Universitas Brawijaya yang berada di bawah koordinasi Pusat Pengelola Informasi Dokumentasi dan Keluhan (PIDK) yang bertugas menciptakan citra positif UB di mata publik 3.2. Kliping adalah kumpulan berita dari koran atau majalah yang memberitakan segala sesuatu tentang UB. 3.3. Foto adalah potret yang diambil dan dikumpulkan dari segala sesuatu atau kegiatan yang ada atau dilakukan oleh UB. 3.4. Prasetya Cetak adalah buletin internal yang diterbitkan 2 kali dalam satu bulan oleh Humas UB sebagai media komunikasi. 3.5. Video adalah gambar bergerak hasil dokumentasi kegiatan yang dilakukan UB
4. Garis Besar Prosedur 4.1 Pembuatan Kliping
Staf Humas mengumpulkan data atau berita yang ada hubungannya dengan UB dari media Cetak (koran, majalah, koran elektronik)
Staf Humas mengklasifikasikan berita dari media cetak yang telah didapatkan
Staf Humas menggunting berita yang relevan
Staf Humas merekatkan hasil guntingan
Staf Humas menyusun kliping
Staf Humas menggandakan kliping sesuai dengan kebutuhan
Kabag Humas memberikan izin untuk distribusi kliping
Staf Humas mendistribusikan kliping kepada pihak yang membutuhkan
Staf Humas mengarsipkan kliping
4.2 Pengumpulan Foto
Kabag Humas menerima permintaan dari unit kerja untuk meliput
Staf administrasi mencatat di buku kegiatan dan papan kegiatan
Kabag Humas mengintruksikan kepada staf humas untuk melakukan pengambilan foto kegiatan
Staf Humas melakukan pemotretan
Staf Humas menyimpan Foto ke dalam Komputer
Staf Humas melaporkan kepada Kabag Humas
Jika ada permintaan hasil foto dari Unit Kerja, Staf Humas kemudian mengklasifikasikan Foto sesuai dengan yang di pesan
Staf Humas mencetak foto
Staf Humas Menyusun Foto yang telah dicetak ke dalam album foto
4.3 Pendokumentasian Prasetya Cetak
Staf Humas Mengambil 2 exemplar hasil cetakan Prasetya Cetak setiap penerbitan
Staf Humas Mengumpulkan dalam Folder sesuai dengan urutan nomor penerbitan dalam satu tahun
Staf Humas mendesain cover untuk Dokumentasi Prasetya Cetak
Staf Humas menyerahkan Dokumentasi Prasetya Cetak dan desain cover kepada percetakan untuk dicetak
Staf Humas mengambil Dokumentasi Prasetya Cetak dari percetakan
Staf Humas Menyimpan Dokumentasi Prasetya Cetak dalam 1 tahun penerbitan
4.4 Dokumentasi Video
Kabag Humas menerima permintaan dari unit kerja untuk meliput
Staf administrasi mencatat di buku kegiatan dan papan kegiatan
Kabag Humas mengintruksikan kepada staf humas untuk melakukan pengambilan video kegiatan
Staf Humas melakukan pengambilan video kegiatan
Staf Humas melaporkan kepada Kabag/Kasubbag
Jika ada permintaan hasil Dokumentasi Video dari Unit Kerja, Staf Humas kemudian melakukan convert Video dari format miniDV menjadi format VCD ke SOI UB
Staf Humas menyimpan arsip video
Memberikan dokumentasi video ke Pelanggan
5.
Bagan Alir: 5.1 Pembuatan Kliping
Mulai Staff Humas
Mengumpulkan data/berita
Staff Humas Mengklasifikasi berita Staff Humas
Menggunting berita
Staff Humas
Merekatkan berita 090000307001 090000307001.01 090000307001.02
Staff Humas
Menyusun kliping
Staff Humas
Menggandakan kliping
Kabag
Memberikan izin proses distribusi
090000306006.06
Staff Humas
Mendistribusikan kliping
090000306006.01
Staff Humas
Mengarsipkan selesai
5.2 Pengumpulan Foto
Mulai Kabag/Kasubbag
Menerima permintaan
090000306006.04
Staff Humas
Mencatat Permintaan
090000306006.02 090000306006.03
Kabag
Staff Humas
Menginstruksikan peliputan Melakukan pemotretan
090000306006.05
Tidak
Permintaan
Menyimpan Foto
Ya
Staff Humas
Mengklasifikasikan Foto
Staff Humas
Mencetak Foto
Staff Humas
Menyusun dalam album Selesai
Selesai
5.3 Pendokumentasian Prasetya Cetak
Mulai
Staff Humas
Mengambil 2 exemplar hasil cetakan
Staff Humas
Mengumpulkan dalam Folder
Staff Humas
Mendesain cover
Staff Humas
Menyerahkan ke percetakan
Staff Humas
Mengambil Dokumentasi Prasetya Cetak
Staff Humas
Menyimpan Dokumentasi Prasetya
Selesai
Dokumen Presetya Cetak
5.4 Dokumentasi Video
Mulai Kabag
Staff Humas Kabag
Staff Humas
Menerima permintaan
090000306006.04
Mencatat Permintaan
090000306006.02 090000306006.03
Menginstruksikan peliputan Mengambil video kegiatan
090000306006.05
Tidak
Permintaan
Menyimpan Video miniDV
Ya
Staff Humas
Mengkonvert Video ke SOI UB
Staff Humas
Menyimpan Arsip video
Staff Humas
Memberikan dokumentasi video ke Pelanggan Selesai
Selesai
