1 PROJEKTINDÍTÓ NAP

PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁS TÁMOP-5.3.8-A2-13/1 EMBERI ERŐFORRÁSOK MINISZTÉRIUMA

PROJEKTINDÍTÓ NAP 2015.02.04

INFORMÁCIÓ FORRÁSOK HOL TUD TÁJÉKOZÓDNI?  www.szechenyi2020.hu JAVASOLJUK AZ ALÁBBI DOKUMENTUMOK HASZNÁLATÁT:



Pályázati útmutató, ESZA/ERFA Általános útmutató

Támogatási Szerződés (TSZ) +

Általános Szerződési

Feltételek (ÁSZF)

 

Részletes dokumentum mátrix

 

4/2011. (I. 28.) Kormányrendelet

Dokumentum mátrix ellenőrzési szempontok

547/2013. (XII.30.) Kormányrendelet az egységes

működési kézikönyvről (EMK)

ELSZÁMOLÁSI IDŐSZAK Fizikai befejezés – az utolsó tevékenység fizikai befejezése (az utolsó számlán szereplő teljesítési időpont, vagy a foglalkoztatás utolsó napja) max. 12 hónap Végső határideje: 2015.10.31 Megvalósítás dátuma – az utolsó pénzügyi teljesítés dátuma – max. 14 hónap. Végső határideje: 2015.11.30 ZB/ZKI benyújtásának végső határideje – 2015.12.31 Projekt befejezése folyósítási dátuma

a támogatás utolsó részletének

Előkészítési költségek: projekt megkezdéséig Megvalósítási befejezésig

a

költségek:

felhívás fizikai

megjelenésétől

kezdéstől

a

a

fizikai

TÁMOGATÁSI ELŐLEG ELSZÁMOLÁSA  Legkésőbb a Záró Kifizetési Igénylésben el kell vele számolni  A projekt fizetőképességének biztosítása érdekében érdemes később elkezdeni az elszámolást  6 hónapos szabály: Az előleg első részletének utalásától számított 6 hónapon belül kifizetési igénylést szükséges benyújtani, amire nem vonatkozik a 10%-os és 200.000,- Ft-os korlát Az   

elkülönített bankszámlán az előleget a projekt tevékenységeire kell felhasználni tilos befektetni, lekötni tilos indokolatlan átcsoportosításokat végezni

Az elkülönített bankszámlán keletkező látra szóló kamat nem minősül bevételnek

A támogatás fogadására szolgáló, elkülönített bankszámla megnyitásának költsége, elkülönített bankszámla számlavezetési díja és a tranzakciós költsége elszámolható

IDŐKÖZI KIFIZETÉSEK (KI-IB)

 Nincs korlát a darabszámra vonatkozóan, egyedül az összeg- és százalékos határ szabja meg  Összeg és százalékos korlátok: a támogatás 10%-a és legalább 200.000 Ft támogatás  12 hónapos szabály: a beszerzések tervezett összértékének legalább 50%-át meg kell rendelni és legalább a támogatás 10%-át elszámolni  A projekt fizikai zárását követően, de még a záró benyújtása előtt is nyújthat be időközi kérelmet

elszámolás

 Több körös elszámolás  Előleg elszámolás elég az utolsó kérelemben  A záró kifizetési igény lehet „nullás” is, de kötelező  A benyújtás és a hiánypótlás kizárólag elektronikusan történik

ÚSZT- KIFIZETÉSEK ÉS BESZÁMOLÓK

 Kifizetési igénylés kizárólag időszakos beszámolóval együtt nyújtható be

 Nincs jelentésütemezés  Jó tételek kifizetése: ha a beszámoló elfogadásra került  A kifizetési határidő utófinanszírozás esetén a kifizetési igénylés beérkezésétől számított 45 naptári nap

 Pénzügyi felfüggesztés esetei EMK 2. függelék

(szabálytalansági eljárás, rendkívüli helyszíni ellenőrzés, elszámolás hiánypótlása, szerződésmódosítás – változás bejelentés kezelése, kedvezményezett köztartozása, közbeszerzés ellenőrzése, kifogáskezelés, követeléskezelés, stb.)

BEADÁSI FELTÉTELEK

Kizárólag az e-ügyintézés felületen kitöltött, sorszámmal ellátott kifizetési kérelem nyújtható be A beszámolót és a kifizetési igénylést a pályázati eügyintézés felületen kell benyújtani, papír alapon NEM! A mellékelt dokumentumokat csak a felületen kell feltölteni Felcsatolni: összesítők excel formátumban, és aláírt szkennelve, az alátámasztó dokumentumok eredeti szkennelve vagy hitelesített papíralapú másolat

Záradékolás !

PAPÍR ALAPÚ DOKUMENTUMOK BENYÚJTÁSA

Kérelmezhető, ha a kedvezményezettnek nem áll módjában szkennelnie

Lassítja a kifizetéseket – a beérkezés időpontja a papír alapú dokumentumok beérkezése lesz

Ha lehetséges, kerüljük

HÁROM AJÁNLATOS BESZERZÉSI ELJÁRÁSOK

Visszterhes megrendelések/szerződések esetén, amelyekre nem vonatkoznak a közbeszerzési szabályok A Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések esetén a pályázati útmutató és az ESZA/ERFA útmutató együttesen alkalmazandó



100 e Ft feletti beszerzések esetén a beszerzés tárgya vonatkozásában legalább 3 írásos árajánlat bekérése



Tulajdonos, fenntartó, vagyonkezelő, irányító stb. jogokat gyakorló szállító esetén 100 e Ft alatt is kell 3 független árajánlat



A kereskedelmi forgalomban beszerezhető eszközök esetén kiváltható hivatalos árajánlatok bemutatásával (honlap)



A 3 árajánlat bekérésétől eltekinteni csak a támogató egyedi engedélyével lehet, az eszköz vagy szolgáltatás egyedi jellegének alátámasztásával (pl. hatósági díjak, közüzemi szolgáltatás, kamarai árszabás)

HÁROM AJÁNLATOS BESZERZÉSI ELJÁRÁSOK

 Az ajánlattételre vonatkozó felkérések és a beérkezett ajánlatok minden mozzanata dokumentált legyen (email, fax, postai levél)

 Feladat meghatározás megfelelő részletezettsége  Alkalmassági feltételek (pl. felnőttképzési engedély)  Ajánlatok értékelésének szempontjai és módszere  A nyertes ajánlat 3 hónapnál nem régebbi legyen a szerződéskötéshez/megrendeléshez képest

 Árajánlatkérés, árajánlat és szerződés összhangja A közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzések dokumentációját alapesetben a kifizetési igényléshez nem szükséges beküldeni, de a helyszíni ellenőrzéseken vizsgálatra kerülnek

KIFIZETÉSI IGÉNYLÉS ÖSSZEÁLLÍTÁSA 1. ZÁRADÉKOLÁS

• • •

Projektazonosító ÉS a „támogatás elszámolására benyújtásra került” szövegezés Ha a számlának csak egy része kapcsolódik a projekthez: a megfelelő összeget jelölni kell Költségvetési oszlop és sor jelölése javasolt

2. ÖSSZETARTOZÓ DOKUMENTUMOK RENDEZÉSE

•

Dokumentumok összeállítása a dokumentummátrix szerint

3. SZÁMLÁK BESOROLÁSA KÖLTSÉGÖSSZESÍTŐKRE

•

Először specifikus összesítőkbe való besorolás  200 e Ft alatti összesítőbe való besorolás  önálló számlaként rögzíteni

KIFIZETÉSI IGÉNYLÉS ÖSSZEÁLLÍTÁSA 4. SZÁMLÁK RÖGZÍTÉSE A PÁLYÁZATI E-ÜGYINTÉZÉS FELÜLETEN • Összesítőket egy bizonylatként és annyi tétellel, amennyi soron összesített elszámolni kívánt költséget a részösszegek munkalap • Önálló számlaként 5. ALÁTÁMASZTÓ DOKUMENTUMOK FELTÖLTÉSE • az eredeti, záradékolt számlák szkennelése (olvashatóság) • Összesítő esetén excel fájl + aláírt szkennelt példány is szükséges + záradékolás • dokumentumok feltöltése a felületen

KIFIZETÉSI IGÉNYLÉS DOKUMENTÁCIÓ ÖSSZEÁLLÍTÁSA

6. IB RÖGZÍTÉSE, ÖSSZERENDELÉS – DOKUMENTUM CSATOLÁSA NEM SZÜKSÉGES 7. KIFIZETÉSI IGÉNY VÉGLEGESÍTÉSE, BEKÜLDÉSE – CSAK ELETRONIKUSAN – TECHNIKAI VISSZAKÜLDÉS NEM LEHETSÉGES

KI-IB HIÁNYPÓTLÁSA

 Elfogadott IB esetén több körös elszámolás, ha a számlák közt van hiánypótlásra szoruló

 Csak elektronikusan nyújtható be  5-15 nap a hiánypótlásra! (+korrekció ZKI esetén)  „Visszaküldésre kerül a pályázati E-ügyintézés felületre” – minden esetben

 Közbeszerzéssel érintett összesítők – új rögzítés

IDŐSZAKOS BESZÁMOLÓ  Összhang megteremtése szükséges az összefoglaló és az egyes tevékenységek között  Alapszabályként arról a tevékenységről kell beszámolni, amelyhez költség kapcsolódik a kapcsolódó kifizetési igénylésben. Viszont: a számla újbóli benyújtása esetén újból be kell számolni a tevékenységről  Indikátorok Kumulált számítási mód: I. KI: 5 fő II. KI időszakában: 6 fő így a II. KI-ben 11 fő jelentése szükséges (Összes változás vagy változás összesen)

SZÁMLAÖSSZESÍTŐK Specifikus költségösszesítők:  Személyi jellegű költségek összesítője  Útiköltségek összesítője  Általános költségek összesítője  Kommunikációs költségek összesítője  Anyagköltség összesítője  Hatósági díjak összesítője  ÁFA összesítő  Saját teljesítések összesítője  Értékcsökkenés összesítője  Bérleti díjak összesítője Kis támogatástartalmú számlák összesítője (200.000 Ft-ot meg nem haladó).

ÖSSZESÍTŐK HASZNÁLATA 1) Ha az elszámolni kívánt költség besorolható valamely specifikus összesítőbe, a költség besorolása 2) Ha a megmaradt költségek támogatástartalma legfeljebb 200.000,- Ft, akkor kerül a kis támogatástartalmú összesítőre 3) Ha a támogatástartalom meghaladja a 200.000,- Ft-ot akkor minden esetben be kell küldeni a dokumentum mátrixban szereplő dokumentumokat, függetlenül attól, hogy a specifikus összesítőn szerepel –e vagy sem Nem rögzíthető összesítőre:  Lásd. Dokumentum-mátrix és az összesítők útmutatója  Saját gépre mentés. Másolás-beillesztés, beszúrás, képletek átírásának kerülése javasolt. Xls és szkennelt formátumban is csatolandó

SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSA 1.

 Csak a hatályos költségvetésben rögzített személyi költség számolható el

 Ha hosszabbítja a projektet, arra az időszakra is kell projektmenedzsert alkalmaznia

 Projektmenedzsment/szakmai megvalósítók: figyeljünk a jogviszonyra, és arra, hogy számfejtett –e vagy sem a költség

 Számfejtett megbízási díj az 54-es soron számolható el  Fizetett szabadság elszámolható (arányosan)  Betegszabadság (arányosan) elszámolható, de a táppénz nem

 Táppénz alatti helyettesítés bér+járulék (arányosan)  55-ös soron lévő költségek elszámolásánál minden

munkavállalóra kiterjedő belső (cafeteria) szabályzat

SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSA 2.



A személyi jellegű költségek jogalapja szerződéses megállapodás kell, hogy legyen



Alátámasztó dokumentumok –Dokumentummátrix



Személyi jellegű költségek összesítője

 Munkáltatói igazolás foglalkoztatásról beazonosítható a projekt keretében elvégzendő tevékenység leírása, az elszámolni kívánt időszak egészét lefedi, a foglalkoztatott nevét és munkabérét, illetményét tartalmazza, az igazolást a munkáltató aláírja

SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSA 3.



Munkaidő nyilvántartás (ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra az adott projekt terhére)



Megbízási szerződéses jogviszony esetén/célfeladat esetén beszámoló az elvégzett tevékenységről



A bérösszesítőn név, pozíció szerepeljen a beazonosíthatóság érdekében

 

Kis támogatástartalom helyes értelmezése Munkaköri leírásban szerepeljen a projekt keretében

végzett feladat és a projektazonosító

KÉPZÉSEKKEL KAPCSOLATOS KÖLTSÉGEK

Benyújtandó:       

Képzési szerződés Jelenléti ívek Számla Tanúsítványok a képzések sikeres elvégzéséről Fotódokumentáció Kifizetés bizonylata (Felnőttképzési engedély)

ÚTIKÖLTSÉGEK, ÉTKEZÉSI ÉS SZÁLLÁSKÖLTSÉGEK 2. osztályú tömegközlekedési eszközön Hivatali vagy saját személygépkocsi: NAV norma Bérlet arányosítása Helyi bérlet Autópálya díj Taxi Szállásköltség 15.000,- Ft + ÁFA/fő/éj, külföldi szállás esetén 150 euró/fő/éjszaka  Étkezés vagy napidíj  Étkezés/ellátás maximum 4.000,- Ft + járulék/fő/nap       

ESZKÖZBESZERZÉS

• •

• • •

Összesítőre nem kerülhet, önállóan kell rögzíteni és benyújtani (kivétel 100e forint alatt kis értékű eszköz) Eszközök megnevezése, értéke, darabszáma a költségvetésbe betervezettel egyezzen meg! Az egységárak lehetnek alacsonyabbak bejelentés nélkül is; magasabb egységárak elszámolására csak változás-bejelentés jóváhagyását követően lehetséges Műszaki tartalom változás esetén szerződésmódosítás/változás-bejelentés Megrendelő/szerződés – teljesítésigazolás – számla – átutalás igazolása (dokumentum mátrix) – beszerzési szabályok Támogatás kizárólag új eszköz vásárlásához vehető igénybe

TARTALÉK  Max. 5%  Csak az előre nem látható, elvárható gondos tervezés mellett nem tervezhető költségek fedezetére szolgál  Tervezési hiba, költség alultervezése esetén nem felhasználható => tervezhető lehetett volna  Vis major, jogszabályból eredő változás miatti kötelező költségre => ami nem tervezhető előre  Csak a támogató előzetes hozzájárulásával lehetséges (változás bejelentés szövegében jelezni szükséges a tartalék felhasználási kérelmet)

SIKERES MEGVALÓSÍTÁST KÍVÁNUNK! KÖSZÖNJÜK A FIGYELMET!