1. Peran Penting Manajemen Perubahan 2. Elemen Perubahan 3. Struktur Program Management Office (PMO) Manajemen Perubahan 4. Pengorganisasian Manajemen Perubahan 5. Tahapan Perubahan
Manajemen perubahan adalah suatu proses yang sistematis dengan menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan organisasi untuk bergeser dari kondisi sekarang menuju kondisi yang diinginkan, yaitu menuju kinerja yang lebih baik dan untuk mengelola individu yang akan terkena dampak dari proses perubahan tersebut
Agen Perubahan atau agent of change adalah individu/kelompok yang terlibat dalam merencanakan perubahan dan mengimplementasikannya
Peran Penting Manajemen Perubahan
Kondisi Saat Ini
Reformasi Birokrasi
Manajemen Perubahan
Kondisi yang Akan Datang/ Diharapkan
Tujuan
Perencanaan
Tim Pengelola
Program Sponsor Pimpinan K/L dan Pemda Program Sponsorship: • Pengawasan dan Pengarahan • Komitmen Institusi terhadap Program MP Program Management • Penanggung jawab seluruh pelaksanaan program MP
PMO (Program Management Office)
Project Management • Pengelola harian MP • Keterlibatan penuh sesuai dengan unit kerjanya
Project Management
Design Management
Change Management
Advisors
• Resolusi konflik • Komunikasi dengan para pihak
Quality Assurance Management
•Melakukan asesmen kesiapan organisasi untuk berubah •Merumuskan strategi manajemen perubahan •Merumuskan strategi komunikasi •Memperkuat manajemen perubahan •Menyusun ukuran keberhasilan
TAHAP-1
•Mengintegrasikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi dengan program RB lainnya •Mengimplementasikan rencana manajemen perubahan •Membuat dan mengimplementasikan rencana pelatihan •Mengelola resistensi TAHAP-2 •Mengukur tingkat keberhasilan •Mengumpulkan umpan balik dan menganalisisnya •Melaksanakan tindakan perbaikan •Memberikan penghargaan atas keberhasilan •Mengukur tingkat keberhasilan TAHAP-3
Tahap-1 Perumusan Rencana Manajemen Perubahan Tahap-1 Asesmen stakeholders, kesiapan, kemampuan, dan struktur organisasi
Pembuatan rencana manajemen perubahan, komunikasi, pelatihan
Perumusan strategi manajemen perubahan, komunikasi, dan pelatihan
1. Laporan Hasil Asesmen 2. Strategi dan Rencana Perubahan 3. Strategi dan Rencana Komunikasi 4. Strategi dan Rencana Pelatihan
• Langkah-langkah utama: 1. Pemetaan terhadap stakeholders 2. Identifikasi resistensi (penolakan) 3. Mengenali besaran perubahan yang diinginkan 4. Asesmen kesiapan organisasi untuk berubah 5. Mengembangkan strategi perubahan 6. Mengembangkan strategi komunikasi 7. Merumuskan dan mendefinisikan struktur yang baru 8. Mengembangkan strategi pelatihan
•
Pertanyaan:
• • • • • • • •
Siapa yang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan? Siapa yang mengendalikan perubahan? Siap yang menjadi pendorong di belakang perubahan pada masa lalu? Siapa ayng akan mendapat manfaat langsung dari perubahan yang terjadi? Siapa yang tidak akan mendapat manfaat dari perubahan yang terjadi? Siapa yang akan mengontrol sumber daya yang dibutuhkan dalam perubahan? Siapa yang mempengaruhi para pemangku kepentingan lainnya? Siapa yang akan membantu suksesnya perubahan?
No
Pemangku Kepentingan
Kaitan Kepentingan dengan Kebijakan/Program/Proyek Langsung
Tidak Langsung
Memiliki Kewenangan Resmi
Tidak Resmi
No
Pemangku Kepentingan
Resistensi berdasarkan Sifatnya Aktif
Pasif
Resistensi berdasarkan Pelakunya Individual
Kolektif
• • • • • • • • •
Dilakukan dengan instrumen kuesioner organization change readiness assessment (ORCA) dengan berfokus pada elemen-elemen: Pemahaman terhadap visi, sasaran, dan manfaat dari perubahan dalam kerangka RB serta manfaat spesifik yang akan diperoleh oleh masing-masing kelompok pemangku kepentingan atas perubahan; Kepemimpinan, komitmen, dan strategi untuk keseluruhan pengelolaan dan implementasi perubahan; Apresiasi terhadap kebutuhan reformasi birokrasi yang difasilitasi oleh manajemen perubahan; Persepsi para pemangku kepentingan terhadap critical success factors dan penghalang jalannya perubahan; Kemauan para pemangku kepentingan untuk beradaptasi terhadap lingkungan atau kondisi yang baru serta potensi hambatan (impediments) yang dapat terjadi atas jalannya perubahan; Pemahaman dan kesadaran terhadap dampak dari implementasi perubahan; Tingkat partisipasi dari masing-masing pemangku kepentingan dan pengertian atas kebutuhan akan partisipasi lebih dalam terhadap implementasi keseluruhan perubahan; Keefektifan dari pendekatan dan metode komunikasi yang ada saat ini.
Strategi Manajemen Perubahan
Asumsi
Faktor yang Mempengaruhi
EmpiricalRational
• Tindakan pegawai didasari rasionalitas atas kepentingan mereka • Keberhasilan perubahan ditentukan oleh komunikasi yang jelas dan insentif yang signifikan kepada pegawai • Bila insentif tidak sebanding dengan upaya perubahan, biasanya muncul penolakan
•Besaran insentif •Sulit diterapkan bila insentif tidak signifikan
NormativeReeducative
• Pegawai adalah makhluk sosial dan akan •Perubahan budaya mematuhi norma-norma budaya dan nilai-nilai •Bukan pilihan tepat • Keberhasilan perubahan ditentukan oleh bila menginginkan pendefinisian dan penafsiran ulang atas perubahan dalam norma dan nilai yang ada untuk waktu cepat mengembangkan komitmen pegawai •Akan berhasil bila • Sebagian besar pegawai ingin menyesuaikan hubungan dengan diri dan mengikuti arus perubahan secara organisasi non-formal bersama-sama cukup harmonis • Tim manajemen perubahan harus membangun dan menentukan arus perubahan yang diinginkan
Strategi Manajemen Perubahan
Asumsi
Faktor yang Mempengaruhi
Power-Coercive
•Pegawai pada dasarnya patuh dan melaksanakan apa yang diminta •Perubahan akan berhasil didasarkan pada pelaksanaan wewenang dan pemberlakuan sanksi •Strategi ini pada dasarnya adalah memperkecil pilihan •Banyak pegawai merasa aman dan siap dengan strategi ini
•Jangka waktu perubahan dan keseriusan ancaman dampak perubahan •Sense of urgency terhadap perubahan sangat tinggi karena waktu berubah yang sempit •Bila yang terancam adalah birokrasi, maka biasanya mereka akan menyesuaikan diri dengan perubahan •Dalam strategi ini, pemimpin harus memiliki kepemimpinan yang kuat dan konsisten serta tepat dalam menghitung risiko
EnvironmentalAdaptive
•Pegawai akan selalu menghindari kerugian dan gangguan tapi mereka mudah beradaptasi dengan keadaan baru •Didasarkan pada kebutuhan membangun organisasi baru dan secara bertahap memindahkan orang dari yang lama ke yang baru •Orang lebih cepat beradaptasi pada lingkungan baru dibandingkan dengan mengubah apa yang ada
•Seberapa besar dan seberapa mendasar perubahan yang diinginkan •Cocok untuk perubahan yang transformatif •Bekerja baik dalam waktu singkat maupun jangka waktu panjang •Ketersediaan orang-orang yang kapabel dalam organisasi untuk membentuk organisasi dengan budaya baru menjadi penting
Tentukan sumber tunggal untuk menetapkan dan menyetujui program komunikasi terkait tanggung jawab Pahami harapan para pemangku kepentingan dengan komunikasi yang berkelanjutan sepanjang proses pelaksanaan perubahan untuk mengurangi kecemasan dan rasa ketidakpastian selama proses transformasi berlangsung Menjaga frekuensi komunikasi sepanjang durasi seluruh program Mengembangkan pesan yang tepat pada para pemangku kepentingan tertentu Mengkoordinasikan dan memaksimalkan media komunikasi yang sudah tersedia
✔
Pers/media
Pimpinan tertinggi; Tim RB
✔
Stakeholders utama
Pimpinan tertinggi: Tim RB
✔
✔ ✔
✔
Stakeholders pendukung
Tim RB
✔
✔ ✔
✔
Stakeholders kunci
Pimpinan tertinggi
✔
✔ ✔
✔
Target jumlah sesi/buku/penayangan/ newsletter
...
...
...
✔
✔
...
...
Website
✔ ✔
✔
✔
✔ ✔
...
Rapat Kerja Tahunan
Pimpinan tertinggi
Rapat
Seluruh pejabat dan pegawai
✔
Memo
✔
Konferensi Pers
Pimpinan tertinggi
Artikel di Media Massa Newsletter
Pimpinan/pejabat K/L atau Pemda
Talkshow
Media Komunikasi
Rapat Pimpinan
Komunikator
Buku Saku
Sasaran
...
...
✔
...
...
• • • • • •
Hal-hal yang perlu diperhatikan: Peraturan yang melingkupi perubahan struktur Lingkungan strategis yang melingkupi organisasi Rencana strategis organisasi Struktur organisasi yang ada saat ini Faktor sukses kritis organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran organisasi • SDM dan pengelolaannya di dalam organisasi
• • • • • • • •
Rencana Pelatihan mencakup: Ruang lingkup pelatihan; Target peserta atau kelompok pemangku kepentingan; Nama dan jenis pelatihan (technical/soft skills dan technical skills); Sistematika pelatihan secara makro (berisikan sasaran pelatihan, durasi pelatihan, metode pelatihan, dan kriteria kesuksesan serta cara pengukurannya; Estimasi jumlah sesi yang dibutuhkan untuk setiap pelatihan; Estimasi jumlah peserta per pelatihan; Estimasi biaya yang dibutuhkan.
1. Laporan Hasil Asesmen a) Asesmen Kesiapan Perubahan; b) Pemetaan Pemangku Kepentingan Analisis Dampak Perubahan; c) Asesmen Keterlibatan Pemangku Kepentingan dan Kebutuhan akan Komunikasi; d) Asesmen Kapabilitas Organisasi Saat Ini; e) Asesmen Struktur Organisasi
2. Strategi dan Rencana Perubahan 3. Strategi dan Rencana Komunikasi untuk Perubahan 4. Strategi dan Rencana Pelatihan untuk Perubahan
Tahap-2 Mengimplementasikan rencana perubahan dalam area: 1. Organisasi 2. Tatalaksana 3. Peraturan Perundang-undangan 4. SDM Aparatur 5. Pengawasan 6. Akuntabilitas 7. Pelayanan Publik 8. Pola Pikir dan Budaya Kerja Aparatur
Melaksanakan Training of Trainer (ToT) dan Pelatihan Lainnya
1. 2. 3. 4. 5.
Implementasi Rencana Perubahan Implementasi Rencana Pelatihan Implementasi Rencana Komunikasi Perubahan Update Strategi dan Rencana Perubahan Laporan Kemajuan Perubahan
• Pada tahap ini, titik kritis adalah bagaimana mengintegrasikan Roadmap K/L dan Pemda dengan Strategi Perubahan dan Strategi Komunikasi yang telah dibuat • K/L dan Pemda juga harus cermat dalam mengelola resistensi/ penolakan untuk berubah
Jangan berfokus pada resistensi ketika itu belum menjadi masalah Fokus untuk melihat bahwa perubahan ini bisa terus berjalan
Berlakulah normal ketika penolakan terjadi
Fokus pada apa yang sudah dicapai saat ini Lakukan terus apa yang telah berjalan dengan baik
1. Implementasi Rencana Perubahan (Change Plan); 2. Pelaksanaan Pelatihan dan Workshop Manajemen Perubahan, termasuk Materi Pelatihan; 3. Pelaksanaan Program Pelatihan ToT (Training of the Trainers); 4. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Perubahan; 5. Pelaksanaan Strategi dan Rencana Komunikasi Perubahan; 6. Workshop dan Program Pelatihan untuk Manajemen Komunikasi; 7. Status Laporan dan Pemutakhiran yang berisikan antara lain: a) b)
Keberhasilan dan Hambatan; Rekomendasi Perbaikan dan Tindakan Perbaikan
Tahap-3
Mengukur Tingkat Keberhasilan
Merencanakan dan Melaksanakan Tindakan Perbaikan
1. Laporan Evaluasi dan Rencana Tindakan Perbaikan 2. Update Strategi dan Rencana Perubahan
•Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini: 1. Mengukur tingkat keberhasilan dari pelaksanaan rencana manajemen perubahan; 2. Mengumpulkan dan menganalisis umpan balik; 3. Mendiagnosa kembali kesenjangan dan mengelola penolakan yang terjadi dalam pelaksanaan manajemen perubahan; 4. Mengimplementasikan tindakan perbaikan dan membuat langkah tindak lanjut untuk keberlanjutan proses perubahan; 5. Memberikan penghargaan kepada pegawai yang berhasil mengimplementasikan perubahan dengan baik.
TAHAP
LANGKAH
KELUARAN
• Evaluasi pelaksanaan secara periodik • Kunjungan ke unit kerja secara periodik untuk memastikan implementasi Mendiagnosa kembali • Survei implementasi secara periodik kesenjangan dan mengelola penolakan
Dokumen yang berisi antara lain: • Hasil evaluasi • Tingkat efektivitas
• Koreksi/aktivitas perbaikan bila diperlukan • Menyampaikan setiap keberhasilan kepada seluruh pejabat dan pegawai, melalui website/situs intranet; email blast; surat edaran; pidato dalam rapat; buletin; dan sebagainya • Memberikan penghargaan khusus kepada pegawai yang telah berhasil mengimplementasikan perubahan
Dokumen yang berisi antara lain: • Rekomendasi perbaikan • Daftar champions • Penghargaan
Mengumpulkan dan menganalisis umpan balik
Mengimplementasika n tindakan perbaikan dan merayakan keberhasilan
1. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Perubahan; 2. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Komunikasi untuk Perubahan; 3. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Pelatihan; 4. Status Report, Evaluasi, dan Tindakan Perbaikan berdasarkan Hasil Evaluasi dan feedback yang diterima.
