1
Paragraaf IBT Veendam
1.1
Inleiding
Deze paragraaf geeft op hoofdlijnen de actuele stand van zaken weer op het gebied van het Interbestuurlijk Toezicht (hierna: IBT) op het moment van het opmaken van de jaarrekening 2012. Onder IBT wordt in dit geval verstaan het toezicht van de provincie Groningen op de gemeente Veendam. Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden. Volgens de Memorie van Toelichting is deze wet in het leven geroepen om het interbestuurlijk toezicht te vereenvoudigen en meer uit te gaan van onderling vertrouwen tussen de toezichthouder (lees: provincie Groningen) en de onder toezicht gestelde (lees: gemeente Veendam). Naar aanleiding van deze wet is de gemeente Hoogezand-Sappemeer samen met de provincie Groningen in 2011 een pilot gestart om gezamenlijk vorm en inhoud te geven aan het nieuwe interbestuurlijk toezicht. Men is hierbij tot de volgende vijf uitgangspunten gekomen: 1. Het provinciaal toezicht kan alleen betrekking hebben op de uitvoering van de wettelijke taken. Toezicht heeft geen betrekking op het politiek (on)gewenst handelen van de gemeente. 2. De provincie zou niet meer moeten willen weten dan dat de gemeenteraad behoort te weten. 3. Het houden van toezicht houdt niet in het werk van elkaar over te doen. Het toezicht dient risico gestuurd vorm gegeven te worden, waarbij de aandacht vooral gefocust zal zijn op de grootste risico’s (ernst maal gevolg) welke gebaseerd zijn op risicoanalyses en ervaringen. 4. In geval van medebewindstaken gaat provincie uit van een adequate taakuitoefening door het college van burgemeester en wethouders en de controle daarop vanuit de gemeenteraad. 5. Het resultaat van bovenstaande uitgangspunten is dat de benodigde toezichtinformatie in principe te vinden is in de horizontale verantwoording. Daarnaast zijn in de pilot gezamenlijk de volgende aspecten in beeld gebracht: - de toezichtsgebieden - de risico’s op deze toezichtsgebieden - criteria wanneer wel en geen sprake is van taakverwaarlozing - de informatie waarin deze criteria zijn uitgewerkt Het accent is komen te liggen op de volgende vijf gebieden, te weten financiën, huisvesting statushouders, Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (hierna: Wabo), Wet ruimtelijke ordening (hierna: Wro) en archief. Eén van de doelstellingen om mee te doen aan de pilot was vermindering van de administratieve lasten. Ofwel geen informatie specifiek schrijven voor de provincie, maar aansluiting zoeken bij de eigen verantwoording van de gemeente. Daarom is gekozen om het onderwerp IBT op te nemen als een aparte paragraaf in de begroting en jaarrekening. Omdat dit jaar een overgangsjaar betreft heeft de gemeente Veendam besloten dit jaar de IBT paragraaf samen met de jaarrekening aan te bieden.
1
1.2
Algemeen
Op basis van artikel 169 Gemeentewet legt het college van burgemeester en wethouders verantwoording af aan de gemeenteraad. In deze paragraaf legt het college op eerder genoemde gebieden verantwoording af aan de gemeenteraad in de termen goed, voldoende of slecht. De term goed betekent dat de gemeente (ruim) voldoet aan de wettelijke verplichtingen. Er zijn geen of slechts kleine verbetermogelijkheden. De term voldoende houdt in dat het minimale niveau van de wettelijke verplichtingen gehaald worden. Wel is er ruimte voor verbetering. In sommige gevallen zal het noodzakelijk zijn dat deze verbeteringen binnen korte tijd gerealiseerd dient te worden. De term slecht betekent dat de gemeente niet voldoet aan de wettelijke vereisten. Dit betekent concreet taakverwaarlozing. Wanneer sprake is van taakverwaarlozing zal de provincie Groningen gebruik maken van hun bevoegdheden zoals volgt uit de eerder aangehaalde wet. 1.3 Financiën Het financiële toezicht valt niet onder de Wet revitalisering generiek toezicht. Wel is het de bedoeling van zowel de provincie als de gemeente om de invulling van het toezicht zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij de geest van de wet (vertrouwen en vereenvoudiging). 1.3.1 Jaarrekening Voor het begrotingsjaar 2012 stonden wij onder repressief toezicht. Wij komen tot de conclusie dat wij de taken conform de wettelijke verplichtingen hebben uitgevoerd. De jaarrekening 2012 is afgesloten met een voordelig saldo van € 553.600. Voor een nadere analyse van de totstandkoming van dit saldo verwijzen wij naar de analyse in de programmarekening. 1.3.2 Begroting 2013 Ook voor het begrotingsjaar 2013 staan wij onder repressief toezicht. 1.3.3 Weerstandsvermogen De afgelopen jaren ziet u dat het weerstandsvermogen iets aan het afnemen is Dit wordt onder andere veroorzaakt doordat we hebben moet afboeken op onze grondexploitaties, de bijdragen vanuit het Rijk afnemen en de riscio’s toenemen. Ook in de jaarrekening 2012 zijn een aantal afboekingen op de grondexploitaties verwerkt. Het verloop van het weerstandsvermogen van de afgelopen jaren is als volgt: 2010 € 6,3 mln.
2011 € 6,3 mln.
2012 € 5,5 mln.
De positie is ten opzicht van voorgaande jaren iets achteruit gegaan. Hier staat tegenover dat een aantal risico’s zijn afgedekt bij de jaarrekening van 2012. Voor een nadere detaillering verwijzen wij u naar de paragraaf Weerstandsvermogen. 1.3.4 Onderhoud van onze kapitaalgoederen Voor de uitvoering van het onderhoud aan de kapitaalgoederen wordt gewerkt met beheerplannen. In onze gemeente zijn de volgende beheerplannen aanwezig. o Rioolbeheer (GRP) o Wegenonderhoud o Bruggen 2
o o o o o o o
Openbare verlichting Water, vijvers etc. Groen Begraafplaatsen Sportvelden Gem. gebouwen Schoolgebouwen (IHP)
Deze beheerplannen bieden op dit moment minimale maar voldoende mogelijkheden om adequaat het betreffende onderhoud te kunnen plegen. In de paragraaf Kapitaalgoederen treft u een nadere onderbouwing aan van de benodigde informatie. 1.3.5 Grondexploitatie Ook in onze gemeente worden we geconfronteerd met teruglopende grondverkopen. We hebben in de afgelopen jaren dan ook al flink moeten afschrijven op de boekwaarden van onze grondexploitaties. Ook in het jaar 2012 is dat het geval. Dit jaar hebben we, onder andere, afgeschreven op de volgende complexen: o Lloyds Terras o Buitenwoel o De Dallen Doordat we de grondexploitaties jaarlijks grondig onder de loep nemen en indien nodig ons verlies nemen, kunnen we spreken van een reële waardering van onze grondcomplexen. In de paragraaf Grondbeleid wordt een beknopte toelichting gegeven op het gevoerde grondbeleid in 2012. Er wordt ingegaan op de inhoud van de projecten en geven we een inzicht in de financiële positie van de diverse complexen en de dekkingsmiddelen. 1.3.6 Toepassing van het BBV De gemeentewet schrijft voor dat gemeenten een begroting, meerjarenraming, jaarrekening en jaarverslag maken en geven enkele vereisten waaraan de genoemde documenten dienen te voldoen. Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten 2004 (BBV) bevat de regelgeving daarvoor. De gemeente Veendam heeft als uitgangspunt te voldoen aan bovengenoemde wet- en regelgeving. Ook deze jaarstukken voldoen aan de vereisten die voortvloeien uit de BBV. 1.3.7 Tussentijdse informatievoorziening aan de raad De gemeentewet geeft de regels over het tijdig aanbieden van de begroting, de meerjarenraming, de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad. Daarnaast heeft de gemeente Veendam een financiële verordening die aangeeft op welke wijze de raad tussentijds op de hoogte gehouden wordt. Op basis van artikel 4 en artikel 7 van de financiële verordening (uit 2006) stelt de raad jaarlijks voor het zomerreces een voorjaarsnota vast met daarin mede vastgelegd de kaders voor de begroting voor het volgend jaar. Afwijkingen van budgetten en investeringskredieten dienen conform artikel 7 aan de raad te worden voorgelegd. De voorjaarsnota is in de raadsvergadering van mei 2012 behandeld. Een najaarsrapportage is conform de financiële verordening aan de raad aangeboden in oktober 2012. Voor zover van toepassing zijn begrotingswijzigingen (maandelijks) vastgesteld door de raad. Wanneer één van de verplichtingen zoals benoemd in artikel 7 informatieplicht zich voor deden, is voldaan aan de informatieverplichting richting de raad.
3
1.3.8 Saldo jaarrekening Hieronder treft u de saldi van afgelopen drie jaarrekeningen aan. 2010 € 3.349.682
2011 € 1.021.343
2012 € 553.600
1.3.9 Solvabiliteit De solvabiliteitsratio van de gemeente Veendam (uitgerukt als percentage van het eigen vermogen ten opzichte van het vreemd vermogen) is gedaald ten opzichte van 2011 en bedraagt aan het einde van 2012 78% (eind 2012 was dit ruim 90%). Een score die aangeeft dat de gemeente voldoende in staat is om aan haar langlopende verplichtingen te kunnen opvangen. 1.4
Wabo
Op basis van het Besluit omgevingsrecht is het noodzakelijk dat het college de volgende stukken vaststelt: - Handhavingsbeleidsplan - Uitvoeringsprogramma voor het komende jaar - Rapportage en evaluatie van het afgelopen jaar Deze stukken moeten bekend gemaakt worden aan de gemeenteraad. Het handhavingsbeleidsplan moet gebaseerd zijn op een analyse van de problemen die zich naar het oordeel van het college kunnen voordoen op het gebied van de handhaving. Ofwel, het handhavingsbeleidsplan moet gebaseerd zijn op een probleem- en risicoanalyse. Samen met de provincie Groningen hebben we vijf risicothema’s benoemd. Deze thema’s zijn gebaseerd op de ervaringen van de gemeente, de voormalige VROM-inspectie en het IPO en dienen terug te komen in bovenstaande stukken. Deze risicothema’s zijn aan verandering onderhevig en zullen over een aantal jaren anders zijn. In de evaluaties zal dit worden gesignaleerd. Het gaat om de volgende vijf thema’s: - Asbestregelgeving - Brandveiligheid bij de opslag van gevaarlijke stoffen - Constructieve veiligheid en brandveiligheid - Verontreinigde grond - Risicovolle inrichtingen In de “Omgevingsnota VTH worden op basis van het model “big eight” de VTH taken op een samenhangende manier in beeld gebracht en voorgelegd aan het bestuur (college en raad). Het gaat hierbij om de evaluatie, prioritering en omzetting naar uitvoerbare doelstellingen van het VTH-beleid en de VTH-uitvoering van Bouw/Ruimtelijke Ordening, Milieu, APV/Bijzondere wetten en Brandveiligheid. De nota omvat tevens het handhavingsbeleidsplan, het uitvoeringsprogramma 2013 en de jaarrapportage/ evaluatie 2012. De nota is op dit moment (april 2013) in concept gereed en wordt geschikt gemaakt voor bestuurlijke besluitvorming.
4
1.4.1
Handhavingsbeleidsplan
Het handhavingsbeleidsplan is gebaseerd op een probleem- en risicoanalyse van december 2011. Het beleidsplan gaat grotendeels in op bovenstaande risicothema’s. In de bijstelling zullen de thema’s expliciet worden meegenomen. 1.4.2 Uitvoeringsprogramma Het uitvoeringsprogramma voor vergunningverlening, toezicht en handhaving van 2013 is gebaseerd op de evaluatie en rapportage van 2012. De omgevingsnota is nog niet bestuurlijk vastgesteld. De wet spreekt over het vaststellen van het uitvoeringsprogramma voor het komende jaar. Er bestaat geen wettelijke verplichting om het programma voor 1 januari van het jaar vast te stellen. 1.4.3 Jaarrapportage en evaluatie Samengevat moet de rapportage in ieder geval de volgende onderdelen bevatten: - bereiken van de handhavingsdoelen - welke voorgenomen activiteiten zijn uitgevoerd in combinatie met de prioritering - uitvoering afspraken met andere bestuursorganen De evaluatie dient inzicht te geven of de opgenomen activiteiten zijn uitgevoerd en in hoeverre de uitgevoerde activiteiten hebben bijgedragen aan het bereiken van de handhavingsdoelen. Met andere woorden dient in de evaluatie naar voren worden gebracht of het handhavingsbeleidsplan en/of het uitvoeringsprogramma aangepast dient te worden en zo ja, waarom. De jaarrapportage en evaluatie is opgenomen in de Omgevingsnota VTH en nog niet bestuurlijk vastgesteld. 1.4.4 Uitvoering Wabo taken Met de provincie Groningen hebben we een beoordelingskader ontwikkeld wanneer de gemeente goed, voldoende of slecht scoort op het gebied van de Wabo. De criteria bestaan uit het actueel houden van bovenstaande documenten, ingaan op de benoemde risico’s, de documenten tijdig vast te stellen en aan te leveren aan de raad. Op basis van deze criteria komen wij tot de conclusie dat wij op dit moment slecht scoren. De Omgevingsnota VTH is bestuurlijk nog niet vastgesteld. De gemeente verwacht dat de nota binnen twee maanden (omstreeks medio juni 2013) wordt vastgesteld. De concept nota is nog niet zover gereed dat deze kan worden meegezonden. Het Kwaliteitsinstituut voor Nederlandse Gemeenten (KING) heeft op de website waarstaatjegemeente.nl een kopje toezichtsinformatie toegevoegd. Hier kan elke gemeente op dit moment vragen beantwoorden over het woon- en leefklimaat. Vanaf 2013 zullen wij deze vragen op het gebied van de Wabo beantwoorden. 1.5
Wet ruimtelijke ordening
Het interbestuurlijk toezicht op het gebied van de Wro richt zich op de actualiteit van beheersverordening(en), de actualiteit van bestemmingsplannen en het op tijd vaststellen van het uitvoeringsprogramma en jaarverslag zoals bedoeld in de Wabo. Het toezicht hierop vindt ook plaats in het kader van de Wabo. Het interbestuurlijk toezicht op het terrein van de ruimtelijke ordening gaat nadrukkelijk niet in over het toezicht op de naleving van de provinciale belangen zoals deze zijn verwoord in het Provinciaal omgevingsplan en Provinciale omgevingsverordening (POP en POV). Voor zover sprake is van provinciale belangen worden de mogelijkheden van de Wro en Bro ingezet en niet het middel van interbestuurlijk toezicht.
5
1.5.1
Uitvoering Wro taken
Bestemmingsplannen en beheersverordening De gemeente Veendam heeft geen beheersverordeningen. De gemeente Veendam werkt toe naar 9 bestemmingsplannen voor de gehele gemeente Veendam. Volgens de Wro zijn bestemmingsplannen actueel wanneer deze niet ouder zijn dan 10 jaar. In het jaar 2012 waren bijna alle bestemmingsplannen actueel. Voor één plan uit het project bundelen, actualiseren en digitaliseren van bestemmingsplannen is het planproces pas in 2012 gestart. Vanaf 1 juli 2013 vindt er een financiële sanctie plaats wanneer een gemeente de bestemmingsplannen niet op tijd heeft geactualiseerd. De gemeente mag dan bij een aanvraag om een omgevingsvergunning geen leges meer in rekening brengen. Wij komen tot de conclusie dat wij op dit moment voldoende voldoen aan de wettelijke verplichtingen uit de Wro. Toelichting: Voor het bebouwde gebied van de gemeente zijn actuele bestemmingsplannen van kracht. Voor het buitengebied is echter geen actueel bestemmingsplan vastgesteld en hier zijn prioritaire belangen van Rijk en provincie in het geding (o.a. natuur, landschap en cultuurhistorie). De gemeente is wel al gestart met het proces om te komen tot actualisering van het bestemmingsplan en heeft opdracht verleend om een beheersverordening op te stellen die vóór 1 juli 2013* kan worden vastgesteld door de gemeenteraad. De verwachting is derhalve dat de gemeente per 1 juli 2013 goed zal voldoen aan de wettelijke verplichtingen uit de Wro. * het beoordelingskader is toegespitst op de situatie na 1 juli 2013, aangezien pas dan een wettelijke plicht geldt om te beschikken over bestemmingsplannen (of beheersverordeningen) die niet ouder zijn dan tien jaar. 1.6 Huisvesting verblijfsgerechtigden Alle gemeenten hebben de wettelijke taak om vergunninghouders te huisvesten. Door het rijk wordt elk half jaar een taakstelling opgelegd voor het aantal te huisvesten vergunninghouders. Veel gemeenten hebben in de afgelopen jaren achterstanden opgelopen. Eén van de oorzaken was dat het COA geen vergunninghouders aanleverde. Daarom is op 1 oktober 2012 een nieuw toewijzigingsprocedure geïntroduceerd. Vanaf deze datum krijgt een gemeente van het COA te horen welke asielzoeker of welk gezin een huis moet krijgen. De gemeente doet vervolgens een passend aanbod, begeleidt de verhuizing in een termijn van 12 weken en start met het organiseren van uitkering, onderwijs en inburgering. 1.6.1 Uitvoering taken huisvesting statushouders Over 2012 gold een taakstelling van 11 te huisvesten statushouders. In totaal zijn 14 statushouders gehuisvest in het jaar 2012. Wij hebben dus genoeg statushouders gehuisvest. Wij komen tot de conclusie dat wij deze taakstelling goed hebben uitgevoerd. Het Kwaliteitsinstituut voor Nederlandse Gemeenten (KING) heeft op de website waarstaatjegemeente.nl een kopje toezichtsinformatie toegevoegd. Hier kan elke gemeente op dit moment vragen beantwoorden over het woon- en leefklimaat. Ook het onderwerp huisvesting wordt hier in vier vragen beantwoord. Tevens kunt u ons hier vergelijken met andere gemeenten.
6
1.7
Archief
1.7.1 Kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden De gemeente Veendam gebruikt sinds 2011 een Document Management Systeem (DMS) van BCT dat voldoet aan de NEN ISO 15489 norm en de NN 2082. Het DMS is momenteel zo ingericht dat er voornamelijk document gericht gewerkt wordt. Een aantal processen zijn ondertussen geïmplementeerd in de “Case’ module. Het gaat hier om de processen van: • WOZ bezwaar • APV – reclamebord meldingen • APV – klein evenement • Besluitvormingsproces voor het college van Burgemeester en Wethouders. In 2013 neemt de gemeente Veendam het programma Smart Documents in gebruik om zo uniformiteit van de huisstijl te garanderen. In 2013 gaan we ook de wijze van inboeken veranderen om alvast te wennen/gebruik te maken van GEMMA(GEMeentelijk Model Architectuur) zaaktypen. In gescande documenten worden niet meer op papier verspreid in de organisatie, tenzij het stuk fysiek ondertekend moet worden. 1.7.2 Goede, geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden De gemeente Veendam werkt hybride waarbij papier nog leidend is. Bij de hierboven genoemde uitgewerkte procedures in Case is digitaal echter leidend. De archieven zijn toegankelijk door middel van inventarissen en registraties in Corsa. Veendam / Wildervank • Secretarie Archief Wildervank over de periode 1806 – 1905 • Secretarie Archief Wildervank over de periode 1906 – 1968 • Archieven van het gemeentebestuur van Veendam en rechtsvoorgangers, 1787 – 1910 • Secretarie Archief Veendam over de periode 1911 -1968 • Secretarie Archief Veendam over de periode 1969 – 1995. Deze inventarissen zijn/worden gepubliceerd op www.groningerarchiefnet.nl 1.7.3 Tijdig vernietigen en overbrenging archiefbescheiden Elk jaar worden archiefbescheiden vernietigd die daarvoor in aanmerking komen op basis van de gemeentelijke selectielijst. De verklaring van vernietiging wordt getekend door de gemeentesecretaris die ook een omschrijving van de archiefbescheiden ontvangt. 1.7.4 Duurzaam en adequaat beheer- en bewaaromgeving. De gemeente Veendam heeft een officiële archiefbewaarplaats die is voorzien van een klimaatbeheersingssysteem. Om de waarden van luchtvochtigheid en temperatuur te kunnen monitoren is een zogenaamde data logger aanwezig. Deze wordt regelmatig uitgelezen en indien nodig wordt hier actie op ondernomen. Wij komen tot de conclusie dat Veendam voldoende scoort voor het onderdeel archief. Wij zijn er ons van bewust dat naleving van de procedure van wezenlijk belang is om een goed geordend en toegankelijk archief te creëren en in stand te houden. Dit is vooral een organisatorisch vraagstuk waar nu aandacht voor is en waar veel energie in wordt gestoken.
7
