1. Ondertekeningsbevoegdheid. Inhoud

Faq voor kandidaat centra mandatering

Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Ondertekeningsbevoegdheid.............................................................................................. 1 Professionele deskundigheid .............................................................................................. 2 Stimuleringsfinanciering: .................................................................................................... 3 Onderaanneming ................................................................................................................ 3 BTW ..................................................................................................................................... 4 Kwaliteitslabel ..................................................................................................................... 6 Loopbaancheques: .............................................................................................................. 6 Overcompensatie: ............................................................................................................... 7

1. Ondertekeningsbevoegdheid 

Wie moet het luik ondertekeningsbevoegdheid ondertekenen? Is het de algemeen directeur of de persoon die met het loopbaanbegeleidingsdossier bezig is? De mandaataanvraag moet ondertekend worden door de persoon (of personen) die bevoegd is om de onderneming te binden voor de uitvoering van deze opdracht. Ondernemingen met rechtspersoonlijkheid kunnen verwijzen naar statuten en publicaties in het staatsblad om de ondertekeningsbevoegdheid aan te tonen. Waar de statuten voorzien dat meerdere bestuurders of mandatarissen een volmacht of verbintenis moeten ondertekenen, moeten in de aanvraagdocumenten alle vereiste handtekeningen zijn opgenomen. De bestuurders of mandatarissen kunnen eveneens een volmacht ondertekenen voor de indiener van de aanvraag. Deze volmacht wordt dan toegevoegd aan de mandaataanvraag.


2. Professionele deskundigheid 

Bedoelt men bij de professionele deskundigheid: de anciënniteit van de betrokken medewerker of de betrokken onderneming? Het mandaat wordt toegekend aan een onderneming/organisatie (op ondernemingsnummer). De te bewijzen deskundigheid geldt op organisatieniveau: de organisatie moet aantonen dat een deskundige die aan de voorwaarden voldoet fulltime (FT) beschikbaar is. De deskundigheid op zich is bijgevolg nominatief aan te tonen. Dit kan 1 FT zijn of meerdere deeltijdse voor zover is aangetoond dat zij gezamenlijk een FT permanentie verzorgen in de organisatie. Indien een onderaannemer wordt ingezet om de deskundigheid aan te tonen, moeten de engagementen van die onderaannemer ook ondubbelzinnig zijn en evenzeer de FT beschikbaarheid van de deskundigheid garanderen.



Er wordt gevraagd naar relevante aantoonbare werkervaring op het vlak van loopbaanbegeleiding, coaching, outplacement of werkzoekendenbegeleiding. Moeten de cv’s van al onze medewerkers opgestuurd worden of is het voldoende dit te bewijzen voor 1FTE? Ja, 1 FTE volstaat, mits aan onderstaande voorwaarden wordt voldaan. De zaakvoerder, exploitant of verantwoordelijke van de onderneming of haar aangestelden of lasthebbers beschikken over een beroepservaring van tenminste drie jaar in de sector van loopbaanbegeleiding, loopbaanoriëntatie of coaching, outplacement of werkzoekendenbegeleiding. De ervaring van minimum één FT equivalent is voldoende. Tenzij meerdere medewerkers voor één FT equivalent borg staan. Dan dient voor elke medewerker drie jaar ervaring bewezen te worden en dus het portfolio voor elke betrokken medewerker ingevuld te worden. Indien de deskundigheid geheel of deels wordt aangetoond op basis van de inzet van een medewerker in een onderaanneming, moet de aanvrager aantonen dat de samenwerking contractueel is vastgelegd en voor welke tijdsbesteding en tijdsduur. Dit kan aangetoond worden door bijvoeging van de onderaannemingsovereenkomst. Bovendien wordt in dat geval ook een portfolio voor deze onderaannemer ingevuld. Ook ikv stimuleringsfinanciering volstaat, in analogie met bovenstaande, twee jaar ervaring te bewijzen van minimum één FT equivalent. Indien de betrokken deskundige niet langer beschikbaar is, zullen andere medewerkers die voldoen aan de voorwaarden minstens een FTE permanentie kunnen verzorgen conform de voorwaarden.



Over welke competenties moet ik als loopbaanbegeleider beschikken om een mandaat aan te vragen? Er worden geen specifieke competenties gevraagd. De onderneming toont haar professionele deskundigheid op het vlak van loopbaanbegeleiding aan in de portfolio. De zaakvoerder, exploitant of verantwoordelijke van de onderneming of haar aangestelden of lasthebbers beschikken daarvoor over een beroepservaring van tenminste drie jaar in de sector van loopbaanbegeleiding, loopbaanoriëntatie of -coaching, outplacement of werkzoekendenbegeleiding.



Volstaat het om dit onderdeel in te vullen als meerdere personen in onze organisatie voldoen aan de voorwaarde van meer dan drie jaar ervaring? Of moet ik dan ook het onderdeel hierboven invullen? Welke bewijsstukken moet ik hiervoor aanvoeren? Het formulier moet nominatief voor een of meerdere medewerkers ingevuld worden om de FTE beschikbaarheid aan te tonen. U mag dit aantonen voor meer dan 1 VTE, niet voor minder. Een gedetailleerde portfolio bevat o.a. volgende bewijsstukken: een functieomschrijving, een cv, referenties, …


3. Stimuleringsfinanciering: 

Wat als een klant bij het eerste pakket niet tot een kansengroep behoort maar bij aanvang van het tweede pakket wel (bv 50+)? Krijgt het centrum waarbij de klant het tweede pakket volgt stimuleringsfinanciering? Ja



Wat als een burger, die tot een kansengroep behoort, zijn twee pakketten bij verschillende loopbaancentra volgt, kan het tweede centrum dan aanspraak maken op de stimuleringsfinanciering? Neen. Tenzij het eerste centrum de drempel van de 30% bereik kansengroepers niet haalt. (Dit wordt op jaarbasis berekend - de afrekening gebeurt telkens in december)

-

Is de 150€ stimuleringsfinanciering ook onderhevig aan BTW? De jaarlijks stimuleringsfinanciering toegewezen door de VDAB aan het loopbaanbegeleidingscentrum betreft een ‘werkingstoelage’ die NIET aan btw onderworpen is. Bijgevolg kan ook hiervoor geen factuur worden opgemaakt aan de VDAB. Hier kan eventueel wel een afrekening/verzoek tot betaling worden overgemaakt aan de VDAB. Deze stimuleringsfinanciering moet ook niet in de btw-aangifte van het loopbaanbegeleidingscentrum gerapporteerd worden.

4. Onderaanneming 

Kan de kost van onderaannemers/freelancers integraal als personeelskost opgenomen worden? Alle bewijsbare en toewijsbare kosten voor de opdracht kunnen in rekening gebracht worden voor zover zij marktconform zijn en proportioneel zijn toegewezen aan de uitvoering van de opdracht. De VDAB kan bijkomende richtlijnen uitvaardigen om de transparantie van de kostenstructuur te verhogen. De personeelskosten maken formeel deel uit van de pakketprijs. Er kunnen van VDAB geen andere kosten teruggevorderd worden dan de pakketprijs.



Maakt de tegemoetkoming op vlak van pensioenplannen daar ook deel van uit? Zijn er bij de berekening van personeelskost plafonds ingesteld? Kan dit bij controle ter plaatse meegedeeld / vastgesteld worden en ook een terugbetaling inhouden? Zie antwoord vorige vraag



Moeten de verklaringen betreffende onderaanneming al bij het dossier gevoegd worden of mag dit achteraf? Hoe vollediger het dossier bij aanvraag, hoe beter. Indien deze onderaannemers niet gekend zijn bij de aanvraag van het mandaat, bezorg je het document “onderaannemingsverklaring” voorafgaand aan de inzet van de onderaannemers. Deze onderaannemingsverklaring moet er wel van in het begin bij zijn als de expertise van de onderaannemer ingezet wordt als bewijs van deskundigheid.



Moet ik als onderaannemer ook een mandatering aanvragen? Niet noodzakelijk. Indien de onderaannemers zich willen inschrijven onder het mandaat van een gemandateerde organisatie hebben zij ofwel een eigen mandaat, of voegen ze de onderaannemingsovereenkomst toe.



Moet de onderaannemer dezelfde deskundigheid aantonen of is het voldoende dat de hoofdorganisatie voldoende ervaring heeft? De onderaannemer moet voldoen aan de mandaatvoorwaarden, enkel voor het kwaliteitslabel kan hij zich beroepen op het mandaat van de gemandateerde organisatie waarvoor hij in onderaanneming


werkt. Concreet betekent dit dat de onderaannemer niet noodzakelijk de FTE voor een mandaataanvraag moet aantonen, maar minstens voor de tijd dat hij wordt ingeschakeld. Aangezien het gemandateerde loopbaancentrum eindverantwoordelijke is, kan aanvaard worden dat de onderaannemer niet over voldoende deskundigheid beschikt op voorwaarde en indien kan aangetoond worden dat de FT deskundigheid ook FT toegankelijk is voor de onderaannemer. We raden echter aan onderaannemers in te schakelen die wel over relevante deskundigheid beschikken. 

Kunnen onderling regio gebonden afspraken gemaakt worden om de doelgroep per regio af te bakenen? Kunnen onderlinge doelgroep specifieke afspraken gemaakt worden om de doelgroep af te bakenen? De klant kiest vrij waar hij zijn loopbaanbegeleiding wil volgen. Het is de gemandateerde organisatie toegestaan zich te richten naar specifieke doelgroepen. Het is echter niet toegestaan om een begeleidingsvraag te weigeren op basis van discriminerende drempels, noch om het aanbod op de regionale of doelgroep specifieke markt te beperken door onderlinge afspraken te maken tussen gemandateerde organisaties.



Ik ben een éénmanszaak, kan ik mij ook laten mandateren? Ja, indien u voldoet aan alle voorwaarden gesteld in het Besluit van de Vlaamse regering van 17 mei 2013 aangaande loopbaanbegeleiding.



Wat met grotere bedrijven met meerdere vestigingen? Moeten wij één mandateringsdossier indienen met meerdere vestigingsmogelijkheden, of een dossier per vestiging? De aanvraag gebeurt op ondernemingsnummer. Dus in principe het hoofdbureau, tenzij het met franchise is.



Als freelancers voor ons werken, ontvangen wij dan de volle 550 euro voor 4 gesprekken. Betekent dat met andere woorden dat we achteraf ook geen terugvordering krijgen omdat klanten begeleid door freelancers alleen vergoed worden via kostenvergoeding. VDAB betaalt 550€ als pakketprijs (indien een loopbaancentrum BTW plichtig is, een verhoogd bedrag) ongeacht of zij zelf de prestaties leveren of deze geleverd worden door een freelancer.

5. BTW 

Is onze vergoeding (vergoeding voor het aanbieden van loopbaanbegeleiding) onderworpen aan btw? Ja, de btw-vrijstelling voor onderwijs (artikel 44, §3, 4° van het Belgisch btw-wetboek) geldt immers enkel wanneer (i) de verstrekker niet systematisch het maken van winst beoogt en geen winsten uitkeert en (ii) de opleiding als school- of universitair onderwijs, beroepsopleiding of –herscholing kwalificeert. De loopbaanbegeleidingssessies kwalificeren eerder als ‘adviesverlenende’ diensten die niet beantwoorden aan de definitie van school- of universitair onderwijs, beroepsopleiding of herscholing waardoor bovenvermelde btw-vrijstelling niet van toepassing is. Hierdoor is de vergoeding onderworpen aan 21% btw.



Wat is het precieze bedrag van de btw en waarop wordt dit berekend (maatstaf van heffing)? De belastbare vergoeding omvat alles wat het loopbaanbegeleidingscentrum als tegenprestatie ontvangt van de particulier of een derde. In casu is dit alles wat het loopbaanbegeleidingscentrum ontvangt van de uitgever van de loopbaanbegeleidingscheques, Edenred, bij de inning van de loopbaancheque. Dit omvat de eigen bijdrage van de particulier (40 EUR), alsook op de subsidie van de VDAB (maximaal 625,50 EUR): samen 665,50 EUR (bedrag inclusief btw) voor de volledige loopbaanbegeleiding van 4 uur. De maatstaf van heffing voor btw-doeleinden bedraagt in dit geval dus maximaal 550 EUR (i.e. 665,50 EUR / 1,21) per pakket loopbaanbegeleiding. De btw die door het centrum middels de btw-aangifte zal


moeten worden afgedragen bedraagt dan maximaal 115,50 EUR (i.e. 550 EUR x 21%). In het rooster 03 van de periodieke btw-aangifte van het centrum moet in bovenstaand geval 550 EUR worden opgenomen en in het rooster 54 een bedrag van 115,50 EUR. 

Moeten wij een factuur uitreiken? Zoja, aan wie? Nee, de prestaties inzake loopbaanbegeleiding worden immers verricht voor particulieren. Hiervoor bestaat geen verplichting tot facturatie. Het is voldoende dat:  een afrekening/verzoek tot betaling wordt uitgereikt aan de particulier waarin vermeld staat dat de loopbaanbegeleiding werd of moet worden voldaan met een loopbaanbegeleidingscheque  een afrekening/verzoek tot betaling wordt uitgereikt aan Edenred (40 EUR + 625,50 EUR). Deze documenten zijn verder niet aan formele vormvoorwaarden onderworpen. Wenst het centrum toch een btw-conforme factuur uit te reiken aan de particulier, dan moet deze factuur de volledige maatstaf van heffing (maximaal 550 EUR) en de daarover verschuldigde btw (maximaal 115,50 EUR) vermelden. Gezien de mogelijke verwarring die hieromtrent kan ontstaan (i.e. de particulier moet namelijk niet het volledig gefactureerde bedrag te betalen, maar slechts 40 EUR inclusief btw), adviseren wij het centrum om geen factuur uit te reiken. Het centrum kan in geen geval facturen uitreiken aan Edenred, noch aan de VDAB, aangezien er in die relaties geen belastbare handelingen plaatsvinden; dit betreffen louter financiële verrichtingen.



Is de jaarlijkse stimuleringsfinanciering onderworpen aan BTW? De jaarlijks stimuleringsfinanciering toegewezen door de VDAB aan het loopbaanbegeleidingscentrum betreft een ‘werkingstoelage’ die niet aan btw onderworpen is. Bijgevolg kan ook hiervoor geen factuur worden opgemaakt aan de VDAB. Hier kan eventueel wel een afrekening/verzoek tot betaling worden overgemaakt aan de VDAB. Deze stimuleringsfinanciering moet ook niet in de btw-aangifte van het loopbaanbegeleidingscentrum gerapporteerd worden.



Boekhoudkundig moet tegenover elke betaling een factuur staan. Edenred bezorgt geen facturen. Wat moeten we doen? De prestaties inzake loopbaanbegeleiding worden verricht voor particulieren. Hiervoor bestaat geen verplichting tot facturatie. Het is voldoende dat: een afrekening/verzoek tot betaling wordt uitgereikt aan de particulier waarin vermeld staat dat de loopbaanbegeleiding werd of moet worden voldaan met een loopbaanbegeleidingscheque en een afrekening/verzoek tot betaling wordt uitgereikt aan Edenred (40 EUR + 625,50 EUR - Dit gebeurt in de vorm van het ingeven van prestaties in de registratiemodule van VDAB). Deze documenten zijn verder niet aan formele vormvoorwaarden onderworpen. De aangifte van de BTW gebeurt niet op basis van de facturatie, maar op basis van de incassering. In de praktijk is dit het verzoek tot betaling aan de particulier en/of aan Edenred. In tegenstelling tot de factuur zijn er voor een verzoek tot betaling geen vormvoorschriften. Het is dus afdoende dat het loopbaancentrum zijn inkomsten ingeeft. Als verklaring hiervoor telt het aantal uren loopbaanbegeleidingen per maand. (BTW werkt via maandaangifte). Het centrum kan dit stofferen met de overzichtscijfers ter beschikking gesteld door VDAB. Dit kan dus voorafgaan aan de datum van de bankafschriften. De maatstaf van heffing voor btw-doeleinden bedraagt per pakket 550 EUR (i.e. 665,50 EUR / 1,21). De btw die door het centrum middels de btw-aangifte zal moeten worden afgedragen bedraagt dan maximaal 115,50 EUR (i.e. 550 EUR x 21%). In het rooster 03 van de periodieke btw-aangifte van het centrum moet in bovenstaand geval 550 EUR worden opgenomen en in het rooster 54 een bedrag van 115,50 EUR.


6. Kwaliteitslabel 

Bij wie kan ik terecht voor inhoudelijke vragen rond het (opstap)label van ESF? U kan contact opnemen met Erik Conings, 02 546 22 49, 0476/66 87 70, [email protected]



Moet de opstaplabel al goedgekeurd zijn door ESF bij aanvraag van het mandaat? Het opstaplabel is geen kwaliteitslabel. De raad van bestuur besliste, in het kader van heroriëntatie van de ESF werking kwaliteitscertificaten, om de ESF opstap voor beperkte tijd en duur gelijk te stellen aan het ESF kwaliteitslabel (maximum 1 jaar tot het behalen van een nieuw certificaat). Een mandaataanvraag die slechts de bewijsvoering van een aanvraag van een kwaliteitscertificaat bevat, kan pas positief geadviseerd worden nadat het betreffende certificaat werd toegekend.



Kan u nu al meer info geven over de KMO-portefeuille norm ( KMOP-norm)? Kwaliteitsnorm voor het verlenen van diensten die het ondernemerschap bevorderen. Sinds 01.07.2013 hanteert Agentschap Ondernemen (AO) voor de KMO – portefeuille een nieuwe erkenningsprocedure voor private dienstverleners. Voor de pijlers opleiding, advies, strategisch advies en advies voor internationaal ondernemen werd de nieuwe erkenningsprocedure uitgewerkt. Dienstverleners die erkend willen worden voor de nieuwe pijler coaching moeten verschijnen voor de jury van AO. De nieuwe erkenningsprocedure houdt in dat een onafhankelijk auditbureau bij de kandidaat – dienstverlener nagaat of deze kwaliteitsvol werkt en beantwoordt aan de nieuwe KMO – portefeuille norm (KMOP – norm). De dienstverlener moet, volgens de nieuwe norm, voldoen aan 6 basisvereisten:      

Activiteit (opleiding of advies) Bewijs van ervaring Klantentevredenheid Kennis kmo-portefeuille Integriteit Domein specifieke vereisten

Of de dienstverlener voldoet aan de norm, hangt af in hoeverre hij beantwoordt aan deze basisvereisten en de daaraan gekoppelde indicatoren (+/- 50). Een erkenning binnen de KMOP – norm is 5 jaar geldig. Een erkenning op basis van een jurygesprek voldoet geenszins aan de KMOP norm. Zie www.agentschapondernemen.be/.../kmopmbauditbureaus20130214 

Kan de onderaannemer zich beroepen op het kwaliteitslabel van de hoofdaannemer? Ja, mits ondertekening van de verplichte onderaannemingsverklaring. De hoofdaannemer draagt dan ook de verantwoordelijkheid voor de correcte uitvoering van het mandaat.

7. Loopbaancheques: 

Worden wij als centrum per pakket of per uur uitbetaald? per uur



Hoe lang duurt de uitbetaling van de cheques nadat we MLP hebben ingevuld? Edenred zal de loopbaancentra tweewekelijks uitbetalen. Indien je als loopbaancentra consequent


registreert, zal hier dus een minimum van vertraging op zitten. De stimuleringsfinanciering zal jaarlijks berekend en uitbetaald worden.

8. Overcompensatie: 

Wat gebeurt er als men bij controle ter plaatse vaststelt dat er meer of minder winst wordt gemaakt? Als er bv. 12 % winst zou behaald worden door efficiëntie verhoging moeten er dan bij de eind-of tussenafrekening 6 % terug betaald worden? Of is die 6 % enkel gebruikt om een objectief bedrag samen te stellen van wat een begeleiding werkelijk kost?

De berekening van de loopbaancheque in het desbetreffende BVR is de basis waarop de overheid een raming heeft gemaakt van de kosten voor loopbaanbegeleiding. Er is slechts sprake van overcompensatie zoals bedoeld in het Besluit van de Europese Commissie (hierna het BEC) wanneer de opbrengsten hoger zijn dan deze geraamde kosten inclusief een redelijke winst. Aangezien zowel de aanschafprijs als de compensatie voor de loopbaandienstverlener vastgelegd zijn, zal de opbrengst nooit deze geraamde kost overschrijden, is er bijgevolg geen sprake van overcompensatie en zal er dus ook niet teruggevorderd worden. Indien een loopbaancentrum met een andere kostenstructuur de dienstverlening kan verzekeren en minder kosten maakt dan wat de overheid heeft geraamd en daardoor meer winst maakt, is er sprake van efficiëntiewinst. Efficiëntiewinst moet conform het BEC niet worden teruggevorderd. Het spreekt echter voor zich dat wanneer de lagere kosten een gevolg zijn van een uitvoering die niet voldoet aan de voorwaarden van de opdracht, de betaalde compensatie geheel of gedeeltelijk zal worden teruggevorderd. Het BEC voorziet dat de overheid minstens om de 3 jaar controleert of de betaalde compensaties aan de voorwaarden van de richtlijn voldoen. Bij die controle kan zoals hierboven vermeld geen sprake zijn van overcompensatie en terugvordering zoals bedoeld in het BEC. Maar indien blijkt dat de geraamde kosten hoger zijn dan de werkelijke kosten of de berekening van de redelijke winst moet herzien worden, is een actualisatie van de compensatiebedragen voor de verdere dienstverlening onvermijdelijk. Met andere woorden, het gevolg zou kunnen zijn dat de pakketprijs aangepast wordt in de toekomst.

1. Ondertekeningsbevoegdheid. Inhoud

Recommend Documents