Inhoud. 1 Goed beginnen 1

Inhoud ■1

Goed beginnen

1

Voor wie is dit boek bedoeld? Werken met dit boek Kennisnemen van afspraken Werken met sneltoetsen Tabblad oproepen met toetsen De knoppen in het lint vergroten Starten met een blanco werkmap Invoeren en de volgende cel bepalen Snel een bepaald gebied vullen Meteen meer cellen vullen Snel corrigeren Snel een reeks maken Automatisch aanvullen in grotere stappen Soepel door het werkblad bewegen Snel selecteren Beweging uitschakelen Blokje op de schuifbalk bijstellen Handig kopiëren en plakken Inhoud naar cel eronder kopiëren Kopiëren met de muis Kopiëren en meteen invoegen Slepen met de rechtermuisknop Kopiëren met de vulgreep Kopie van een cel vaker plakken Opties van Plakken speciaal gebruiken Waarden plakken Plakken zonder opmaak Gegevens kantelen Optellen, aftrekken, delen en vermenigvuldigen Werken met formules en functies Formule invoeren met de knop AutoSom Formule invoeren met dialoogvenster Formule invoeren vanuit de Functiebibliotheek Formule invoeren met AutoAanvullen Formule invoeren met typen en klikken Formule invoeren en kopiëren tegelijk

1 2 3 4 5 5 6 7 7 8 8 9 10 11 12 14 14 15 16 16 16 18 18 19 20 20 21 21 22 23 24 26 27 27 29 29

Inhoud

Verwijzing absoluut maken Dollarteken invoegen met de F4-toets Alle formules in het werkblad tonen Formule in één cel tonen Cellen samenvoegen en centreren Tekst laten teruglopen Invoer beperken met valideren Dubbele invoer voorkomen Eigen foutmelding instellen Invoer toelichten Valideren gebruiken voor beveiliging Het werkblad beveiligen Alle cellen blokkeren, behalve… Cellen snel op slot zetten Snel alle cellen met formules opzoeken Formules onzichtbaar maken Beveiliging opheffen Alle werkbladen beveiligen Werkmap beveiligen Help! Besturingselementen werken niet meer Werkmap opslaan als pdf Doorgaan met een hersteld bestand

■2

Werken met lijsten De opschriften in beeld houden Titelblokkering opheffen Rijen en kolommen inklapbaar maken Rijen en kolommen openen en sluiten Groepering opheffen Slim zoeken Een beperkt gebied doorzoeken Help! ‘Geen gegevens gevonden’ Zoeken met de joker Zoeken en vervangen Postcode en woonplaats splitsen De lijst sorteren Enkelvoudig sorteren Sorteren met het dialoogvenster Het sorteren verfijnen Nog verder verfijnen Bij het sorteren meer rijen laten staan

x

30 31 31 32 32 33 34 35 36 37 38 39 39 40 41 42 44 44 44 44 45 45

47 47 48 49 50 50 51 52 52 53 54 56 57 57 59 60 61 62

Het Complete Boek Excel voor professionals

Sorteren met formules in de tabel Probleem oplossen Sorteren op kleur Sorteren op celkleur, letterkleur of pictogram Sorteren op een aangepaste lijst Een aangepaste sorteerlijst maken De lijst filteren Adressen filteren voor congres Filteren in twee stappen Filteren op kleinste of grootste getal Adressen ontdubbelen Unieke adressen eruit halen Sorteren via Filter Gefilterde gegevens opslaan Het filter uitschakelen Onvolledige records snel aanvullen Een CSV-bestand converteren Celinhoud over kolommen verspreiden Voor- en achternaam splitsen Werken met geïmporteerde gegevens Opmerkingen invoegen Opmerking kopiëren Opmerking veranderen Zoeken in opmerkingen Opmerkingen in beeld houden Opmerkingen afdrukken Afbeelding als pop-up instellen Lettertype veranderen Standaardopmaak veranderen Opmerkingen verwijderen Naam maken Naam geven aan een cel Benoemde cel terugvinden Bereiknaam in een formule gebruiken Naam als absolute verwijzing gebruiken Waarde in een naam onderbrengen Constanten in een formule gebruiken Waarde van constante veranderen Het getal phi als een constante opslaan Naamvak als inhoudsopgave gebruiken

62 63 64 65 66 66 67 69 69 70 71 72 73 74 74 75 76 79 80 82 83 83 84 84 85 86 86 87 87 88 89 89 90 91 92 93 94 95 96 98

xi

Inhoud

■3

■4

xii

Werken met financiële functies

99

De indeling van functies overzien Werken met functies in het Engels Rendement berekenen De functie TW Rekenmodel voor eindkapitaal opzetten Maandbedragen berekenen Resterende schuld berekenen Uitgaan van het doelkapitaal De functie HW De functie BET Sparen per maand Hypotheek berekenen Rente en aflossing apart berekenen Afschrijven op apparatuur Lineair afschrijven De functie LIN.AFSCHR Andere functies voor afschrijven Werken met scenario’s Een scenario maken De scenario’s vergelijken Een scenario veranderen of verwijderen De scenario’s naast elkaar zetten Voorbeelden van andere financiële functies

99 100 101 102 104 105 106 106 106 107 109 110 111 113 113 113 114 116 117 119 120 120 123

Werken met logische functies

125

Voorwaarden stellen De functie ALS Gegevens splitsen met ALS Korting berekenen met ALS Tekst weergeven met ALS Nog niets weergeven met ALS Help! Ik zie ONWAAR De functie ALS nesten MIN of MAX gebruiken in plaats van ALS De functie EN Tekst weergeven met ALS en EN

125 125 126 127 127 128 129 130 131 132 132


Waarde berekenen met ALS en EN De functie EN toepassen in voorwaardelijke opmaak De functie OF Inkomsten splitsen met ALS Tweemaal ALS door OF vervangen Voorwaarden stapsgewijs controleren Foute uitkomsten onderscheppen De functie ALS.FOUT De functie ALS.NB

■5

Werken met functies voor tekst Delen van een tekst weergeven De functie LINKS De functie RECHTS De functie DEEL Gesplitste inhoud bewaren Postcodes splitsen met Flash fill Voor- en achternamen splitsen (2) Tekst vervangen met functies De functie VERVANGEN De functie SUBSTITUEREN Namen verdelen over kolommen Negatieve getallen converteren De functie TEKST.SAMENVOEGEN Help! De formule blijft zichtbaar Tekst uit twee cellen samenvoegen Automatisch verder letteren Woord na getal weergeven Eigen tekst instellen als opmaak De letters ‘km’ bij een getal plaatsen Automatisch ‘tegoed’ of ‘tekort’ in kleur weergeven De functie TEKST Gegevens laten opvallen in een tekstvak Vorm tekenen en opmaken Vorm kopiëren Tekst automatisch weergeven in de vorm Teksten uit meer cellen verbinden Samengestelde tekst in de vorm weergeven Elke dag de koers weergeven Voorbeelden van andere functies voor tekst

133 135 136 138 139 140 141 141 143

145 145 145 147 147 148 148 150 152 152 154 155 158 159 160 160 161 162 163 164 165 166 168 168 170 170 171 172 173 175

xiii

Inhoud

■6

Werken met functies voor datum en tijd Datum invoeren Datum opmaken Help! Ik zie geen datums meer Huidige datum weergeven De functie VANDAAG Verschil tussen twee datums berekenen Verstreken dagen berekenen Met kleur van tevoren waarschuwen Vaste dag in de week plannen De functie WEEKDAG Aanstaande zondag laten opvallen Eerstvolgende vrijdag laten kleuren De functie DATUMVERSCHIL Help! Ik zie #GETAL! Tekst bij periode weergeven Verschil tussen twee datums in hele kwartalen Datum ontleden en samenstellen De functies JAAR, MAAND en DAG Leeftijden berekenen De leeftijd vandaag berekenen Kosten per jaar of maand groeperen Nederlandse datum internationaal noteren Kwartaal bepalen Jaar en kwartaal weergeven De functie JAAR.DEEL Berekenen welk deel u in welk jaar afschrijft Stortingen over jaren verdelen De functie DATUM Meer dan twaalf maanden opgeven Dagen buiten de maand opgeven Jaartal vervangen Amerikaanse datums omzetten De datum samenstellen in Nederlandse volgorde Acht cijfers naar Nederlandse datum omzetten Laatste dag van het kwartaal berekenen Contracten beheren Opzegdatum in drie kolommen berekenen Opzegtermijn in acht nemen Opzegdatum verfijnen Met kleur aangeven dat u moet opzeggen

xiv

179 179 180 181 181 182 183 183 184 185 185 187 187 188 190 190 190 191 191 192 192 193 194 194 195 196 197 199 200 201 201 202 202 203 204 206 207 207 209 210 211


Opzegdatum compacter berekenen Opzegdatum met één formule verfijnen Megaformule maken Jubileum berekenen De functie ZELFDE.DAG De functie LAATSTE.DAG Lijst met werkdagen maken De functie WERKDAG Vanaf een streefdatum terugrekenen Vrije dagen op een rij zetten Weekenden en vrije dagen overslaan Lijst met specifieke werkdagen maken De functie WERKDAG.INTL De functie NETTO.WERKDAGEN De functie NETWERKDAGEN.INTL Project plannen – uw werkblad als planbord Een Gantt-grafiek maken Per week plannen Deadline weergeven met voorwaardelijke opmaak Per dag nauwkeurig plannen Weekenden weglaten Feestdagen overslaan Rode lijn weergeven Voorbeelden van andere functies voor datums Functies voor tijd Eigen opmaak instellen Huidig tijdstip weergeven De functie NU Productie per uur berekenen Op vaste tijden meten Onregelmatig meten Tijd afronden Help! Excel telt niet verder dan 24 uur Tijdsduur afronden op hele uren Werken in deeltijd Afronden op minuten Afronden op een kwartier Tijd naar boven of beneden Afrondingsfactor met tijd instelbaar maken Hele dagen uit tijdstippen halen Voorbeelden van andere functies voor tijd

212 214 214 216 217 218 219 219 220 221 222 223 224 227 228 229 229 229 230 231 231 232 233 233 234 234 235 235 236 236 237 238 238 238 239 240 240 241 242 242 243

xv

Inhoud

■7

Werken met functies voor zoeken en verwijzen Zoeken naar waarden De functie ZOEKEN Tussenliggende waarde opzoeken Korting uit staffel halen De functie VERT.ZOEKEN Formule met VERT.ZOEKEN invoeren Zoeken met benaderen Zoeken zonder benaderen Help! Ik zie #N/B Andere kolom weergeven Help! Ik zie #VERW! Verticaal zoeken met geïmporteerde gegevens Probleem oplossen De waarde uit de onderste cel weergeven De functie HORIZ.ZOEKEN Zoeken met of zonder benaderen Help! Ik zie #N/B of #VERW! De functie VERGELIJKEN De functie INDEX Tabel anders weergeven De functie VERSCHUIVING Willekeurig getallen uit een tabel trekken Ophalen met INDEX Ophalen met VERSCHUIVING Voorbeelden van andere functies die verwijzen

■8

Werken met wiskundige functies Series getallen optellen De functie SOM Functie SOM sneller invoeren Snel een tabel optellen Snel optellen in Excel 2013 Meer gebieden optellen Verwijzing controleren Overlapping van twee gebieden optellen Help! Ik zie #LEEG!

xvi

245 245 245 246 247 248 249 251 252 253 253 254 254 255 256 257 260 260 261 262 264 266 268 268 269 270

271 271 271 273 273 274 275 275 276 277


Help! Ik zie #VERW! Procenten berekenen met SOM Cumulatief optellen Driedimensionaal optellen met SOM Selectief optellen De functie SOM.ALS Soortgelijke getallen optellen Zakelijke kilometers optellen Zoeken in de hele kolom Bedragen met dezelfde datum optellen Bij SOM.ALS naar cel verwijzen met vergelijkingsoperator Bedragen van de laatste datum optellen Op meer criteria optellen De functie SOMMEN.ALS Meer criteria opgeven Bedragen binnen een periode optellen De functie SOMPRODUCT Tellen met SOMPRODUCT Optellen met SOMPRODUCT Sprongen maken De functie AFRONDEN Afronden op twee decimalen Help! ‘Te weinig argumenten ingevoerd’ Optellen en meteen afronden Optellen, btw berekenen en afronden Afronden naar veelvoud van 10 of 100 Afronden op vijf cent Afronden op kwarten Opletten bij procenten afronden Afronden naar boven De functie AFRONDEN.NAAR.BOVEN Procenten naar boven of beneden afronden De functie AFRONDEN.BOVEN De functie ABS Afronden naar beneden De functie AFRONDEN.NAAR.BENEDEN De functie AFRONDEN.BENEDEN De functie GEHEEL De functie INTEGER

277 278 279 280 281 282 282 283 284 285 286 287 288 288 290 290 291 292 293 294 294 295 295 296 296 297 297 298 298 299 299 300 301 302 302 303 303 305 305

xvii

Inhoud

Afronden naar een veelvoud De functie AFRONDEN.N.VEELVOUD Afronden naar veelvoud van een uur Help! Ik zie #GETAL! De functie AFRONDEN.BOVEN.NAUWKEURIG De functie AFRONDEN.BENEDEN.NAUWKEURIG De functie AFRONDEN.BOVEN.WISK De functie AFRONDEN.BENEDEN.WISK De functie EVEN De functie ONEVEN Overzicht functies voor afronden Delen en vermenigvuldigen in sprongen De functie REST Getallen in iedere derde rij optellen De functie QUOTIËNT De functie MACHT De functie WORTEL Restvloeistof in een tank peilen De functie PRODUCT Aantal mogelijkheden tellen De functie FACULTEIT De functie DUBBELE.FACULTEIT De functie COMBINATIES Willekeurige getallen trekken De functie ASELECT Unieke hele getallen trekken De functie ASELECTTUSSEN Veranderlijke functies Uw functie krachtiger maken De functie AGGREGAAT Voorbeelden van andere wiskundige functies

■9

Werken met statistische functies Cellen en getallen tellen De functie AANTAL De functie AANTALARG De functie AANTAL.LEGE.CELLEN Gegevens tellen De functie AANTAL.ALS Tellen hoe vaak iemand voorkomt Verwijzen naar een cel

xviii

306 306 307 308 308 309 309 310 311 312 313 314 314 315 316 316 317 318 319 320 320 320 321 323 323 324 325 326 326 326 329

331 331 331 332 333 333 334 334 334


Gegevens in twee cellen vergelijken Gelijke cellen kleuren met voorwaardelijke opmaak Gegevens in kolommen vergelijken Gegevens in verschillende werkbladen vergelijken Dubbelingen vergelijken met voorwaardelijke opmaak Stukjes tekst tellen Bepaalde getallen tellen Transacties op bepaalde datum tellen Naar cel verwijzen met vergelijkingsoperator Op meer criteria tellen De functie AANTALLEN.ALS Meer criteria opgeven Bedragen binnen een periode tellen Dezelfde datum tellen zonder tijdstip Grootste en kleinste waarden opzoeken De functies MAX en MIN Belasting berekenen met schijven Schijven optellen De functies MINA en MAXA Toppers opzoeken De functie GROOTSTE Help! Ik zie #GETAL! De functie KLEINSTE Het gemiddelde berekenen De functie GEMIDDELDE Help! Ik zie #DEEL/0! Schuivend gemiddelde berekenen Cumulatief gemiddelde berekenen Gewogen gemiddelde berekenen Selectief gemiddelde berekenen De functie GEMIDDELDE.ALS Gemiddelde zonder nullen Gemiddelde van één persoon berekenen Gemiddelde op dezelfde dag berekenen De functie GEMIDDELDEN.ALS Gemiddelde berekenen zonder uitschieters De functie GETRIMD.GEM Help! Ik zie #GETAL! Gemiddelde binnen grenzen berekenen

335 336 336 337 338 340 341 341 342 342 342 343 345 345 347 347 349 351 351 352 352 354 354 354 354 356 356 357 358 359 359 360 361 362 364 366 366 367 368

xix

Inhoud

Gegevens in groepen verdelen De functie MODUS Opletten met datums en bedragen De functie MODUS.MEERV De functie MEDIAAN De functie KWARTIEL De functie KWARTIEL.EXC De functie PERCENTIEL Help! Ik zie #GETAL! De functie PERCENTIEL.EXC De functie RANG De functie RANG.GEMIDDELDE De functie PERCENT.RANG De functie PROCENTRANG.EXC De standaardafwijking vinden De functie STDEV.P De functie STDEV.S De functies STDEV en STDEVP Kansen berekenen De functie NORM.VERD.N De functie BINOM.VERD Help! Ik zie #GETAL! De functie PERMUTATIES De functie PERMUTATIE.A De verhouding tussen reeksen zoeken De functie CORRELATIE De functie R.KWADRAAT Scherp zicht op het verband krijgen Werken met regressie-analyse De functie RICHTING De functie SNIJPUNT De lijn voortzetten De functie VOORSPELLEN Voorbeelden van andere statistische functies

xx

368 368 370 370 371 373 375 377 379 379 380 381 382 383 385 385 386 388 388 388 391 394 394 396 398 398 399 400 402 404 404 406 406 407


■ 10 Werken met technische functies Gegevens vergelijken De functie DELTA De functie GROTER.DAN Gegevens omrekenen De functie CONVERTEREN Help! Ik zie #N/B Eenheid vergroten of verkleinen Omrekenen tussen getalsystemen De functie BIN.N.DEC De functie DEC.N.BIN Andere conversiefuncties Werken met Besselfuncties De functie BESSEL.J De functie BESSEL.Y De functie BESSEL.I De functie BESSEL.K Rekenen met complexe getallen De wortel van -1 opzoeken De functie COMPLEX De functie C.REEEL.DEEL De functie C.IM.DEEL De functie C.ABS De functie C.SOM Andere functies voor complexe getallen

■ 11 Werken met functies voor informatie Informatie over celinhoud opvragen De functie CEL Naam van het werkblad weergeven De functie BLAD De functie BLADEN Foutmeldingen onderdrukken De functie ISFOUT De functie ISNB Foutmelding onderdrukken met voorwaardelijke opmaak Voorbeelden van andere informatiefuncties

409 409 409 411 412 412 415 415 416 417 418 418 419 420 421 422 423 424 424 426 427 428 428 429 430

431 431 431 433 433 435 436 436 438 439 440

xxi

Inhoud

■ 12 Werken met databasefuncties Databasefuncties opstellen Criteria opgeven in een tabel Het criterium instellen met jokertekens De functie DBAANTAL Een andere maand tellen Selecteren op meer criteria Tellen met drie criteria Aantal tellen tussen twee grenzen De criteria kiezen met een keuzelijst Aantal tellen binnen een tijdvak Voordelen van de databasefuncties zien Criteria opstellen door middel van een formule De functie DBAANTALC De functie DBSOM Bedragen optellen met twee criteria Optellen met drie criteria Optellen met vier criteria Aantal optellen binnen grenzen Waarden selecteren met OF Twee namen in dezelfde periode selecteren De functie DBGEMIDDELDE De functie DBLEZEN De functie DBMAX De functie DBMIN De functie DBPRODUCT De functie DBSTDEV De functie DBVAR

■ 13 Werken met matrixformules Speciale formules opstellen Zoeken naar tekst Weergeven waar een woord voor het eerst staat Lengte van de langste tekst weergeven De langste tekst weergeven Unieke namen tellen Zoeken naar getallen Hoogste en laagste bedrag per kostenplaats opzoeken Hogere en lagere waarden opzoeken Het kleinste even getal opzoeken Inhoud van de onderste gevulde cel opzoeken

xxii

443 443 444 445 445 447 447 449 449 450 451 452 452 454 455 456 456 457 457 457 458 459 460 460 460 461 461 462

463 463 464 464 465 465 465 466 466 467 467 468


Zoeken en berekenen De drie kleinste getallen optellen Het gemiddelde van de twee hoogste getallen nemen Naam bij het hoogste getal zoeken Matrixformule in een matrix plaatsen De laatste veertien dagen weergeven De functie TRANSPONEREN Getallen in groepen verdelen De functie INTERVAL Help! Ik krijg een venster Unieke getallen tellen Aantal keren verschil tellen Met meer criteria optellen voor Excel 2003 Bedragen optellen met twee criteria Bedragen van een periode optellen (2) Optellen met drie criteria Optellen met vier criteria Optellen en fouten negeren

■ 14 Werken met draaitabellen Overzicht scheppen met een draaitabel De draaitabel voorbereiden Een draaitabel maken De termen begrijpen Indeling verfijnen Namen en steden anders groeperen Onderverdelen naar maanden Verfijnen per stad De draaitabel anders aansturen Rijen en kolommen verwisselen Hetzelfde berekenen met een formule Andere berekening opvragen Subtotalen onderdrukken Alle subtotalen tegelijk verwijderen De subtotalen van één rij verwijderen Totalen verwijderen De draaitabel opmaken Gegevens van de draaitabel vernieuwen Brongegevens controleren Datums in maanden groeperen

470 470 471 471 473 473 474 475 476 478 478 479 479 480 481 482 483 484

485 485 485 486 489 490 490 492 492 493 493 494 495 496 496 497 497 498 499 500 500

xxiii

Inhoud

Filteren in de draaitabel Filteren van buiten de draaitabel Sorteren in de draaitabel Rijen in de draaitabel sorteren Help! De draaitabel sorteert niet goed Maanden in de goede volgorde sorteren Achterliggende getallen oproepen Verder rekenen met een draaitabel De functie DRAAITABEL.OPHALEN Twee kolommen vergelijken Selecteren met slicers Slicers verwijderen Draaitabel verwijderen Werken met draaigrafieken Een draaigrafiek maken Veldknoppen verbergen Werken met kubusfuncties Verbinding met de kubus maken Draaitabel omzetten naar formules Prognose toevoegen Het gebruik van kubusfuncties afwegen Overzicht van kubusfuncties

■ 15 Gegevens uitbeelden Uw gegevens visualiseren Balken in de cellen weergeven Negatieve en positieve balken weergeven Balken maken met formules Een groep cellen verschillend kleuren Gekleurde pijlen aanbrengen Sparklines inbouwen Sparklines losmaken van de groep Sparklines aanpassen Cellen met sparklines op maat maken Omgaan met verborgen of ontbrekende gegevens Het type sparkline veranderen Kleur en lijndikte veranderen Gegevenspunten benadrukken met kleur De schaal van de as aanpassen Een as met datums spreiden Gebied automatisch verlengen Laatste cellen automatisch bepalen

xxiv

502 504 505 507 507 508 508 509 509 510 511 513 513 514 514 515 516 517 519 521 521 522

523 523 523 524 526 527 528 530 532 533 533 534 535 535 535 537 537 538 539


■ 16 Grafieken maken Gegevens presenteren in een grafiek De principes van grafieken begrijpen De plaats bepalen De gegevens selecteren Grafieken maken Een kolomgrafiek maken Een lijngrafiek tekenen Een cirkeldiagram opstellen Een staafgrafiek maken Een spreidingsgrafiek tekenen Een vlakgrafiek opstellen Een ringgrafiek maken Een radargrafiek tekenen Een oppervlakgrafiek opstellen Een belgrafiek maken Een Hoog/laag/slotgrafiek opstellen In het Engels werken Snel wisselen van grafiektype Grafiektype veranderen in Excel 2013 Experimenteren met een kopie 567 Grafieken afdrukken Alleen de grafiek afdrukken De grafiek verwijderen Casus: het juiste grafiektype kiezen De juiste boodschap kiezen Inzoomen op de regionale luchthavens Regio vergelijken met Schiphol Jaren vergelijken Assen gelijkstellen Trend weergeven met lijnen Conclusies trekken

■ 17 Grafieken aanpassen en opmaken De hele grafiek verplaatsen Een grafiek kopiëren De grafiek vergroten Het grafiekgebied opmaken Grafiekonderdelen bewerken

543 543 544 544 544 546 547 549 551 553 554 557 558 559 561 562 563 564 565 566

567 568 568 569 569 570 571 572 573 573 575

577 577 579 579 579 580

xxv

Inhoud

Grafiekonderdelen selecteren Selecteren met de muis Selecteren met het toetsenbord Selecteren met de keuzelijst Grafiekelementen Grafiekelementen toevoegen, verplaatsen en verwijderen Andere grafiekstijlen proberen Grafiekopmaak terugzetten Grafiekelementen opmaken Opmaken met het lint Opmaken met de miniwerkbalk Opmaken met het dialoogvenster Opmaak Opmaken met het taakvenster in Excel 2013 Het grafiekgebied opmaken Het dialoogvenster Opmaak gebruiken Het lint gebruiken De miniwerkbalk gebruiken Het tekengebied veranderen Werken met grafiektitels Een titel toevoegen of verwijderen Vrij zwevende tekstvakken in een grafiek plaatsen Werken met een legenda Reeksnaam wijzigen De legenda opmaken De assen aanpassen De horizontale as bijstellen De verticale as aanpassen Getallen op de assen opmaken Verticale as van een spreidingsdiagram instellen Witte kerst weergeven Markeringen opmaken Een secundaire as maken Een as verwijderen Raster toevoegen of verwijderen Raster opmaken Werken met gegevenslabels Werken met een gegevenstabel Een gegevensreeks opmaken Een pijl aan het eind van de lijn plaatsen De kolommen opmaken

xxvi

581 582 583 583 584 586 587 587 587 588 588 589 590 591 592 592 593 594 594 595 595 596 596 596 596 600 602 603 603 604 605 606 607 608 608 609 610 610 610


Kolommen opvullen met figuurtjes Een trendlijn toevoegen R-kwadraat bij de trendlijn weergeven Foutbalken toevoegen Voorspelling met een pluim maken Gecombineerde grafieken maken Details van een taartpunt laten zien Kolommen met een lijn combineren Spreiding binnen lijnen plaatsen De opmaak van een grafiek kopiëren Weergave van de grafiek onderdrukken Help! De grafiek is verdwenen

■ 18 Werken met gegevens voor grafieken Het weergegeven gebied controleren Het weergegeven gebied bijstellen Andere cellen weergeven De reeks bewerken in de formulebalk Het dialoogvenster Gegevensreeks gebruiken De volgorde van de reeksen veranderen Rijen en kolommen wisselen Een nieuwe reeks aan de grafiek toevoegen Reeksen uit verschillende werkbladen weergeven Aparte gebieden selecteren De gegevens van een grafiek wissen Help! ‘Formule bevat ongeldige verwijzing’ Omgaan met ontbrekende gegevens Gegevens uit een verborgen kolom tonen Lege cellen niet weergeven met NB() De functie NB Cellen met #N/B onderdrukken Normale verdeling als oppervlak weergeven Altijd de laatste periode tonen Tabel en grafiek voor actuele gegevens maken Laatste cellen automatisch bepalen Gebied automatisch op lengte houden

611 612 614 615 617 619 619 620 621 622 623 624

625 625 625 627 628 629 630 631 633 634 634 635 636 636 637 638 638 640 640 642 642 644 644

xxvii

Inhoud

■ 19 Speciale grafieken maken Grafiek maken met verticale foutbalken en driehoekjes Verticale lijnen plaatsen Driehoekjes aan de uiteinden maken Een spreidingsplot maken Waarden voor de spreidingsplot berekenen Een liggende spreidingsplot maken Grafiek voor liggende spreidingsplot tekenen Markering voor de mediaan aanbrengen Gemiddelde ook afbeelden De spreidingsplot verticaal tekenen Markeringen in streepjes veranderen Gemiddelde toevoegen Een boxplot bouwen Waarden voor de boxplot berekenen De horizontale boxplot tekenen De snorharen aanbrengen De vlakken aanpassen Uitschieters bepalen Interkwartielafstand en grenzen berekenen Uitschieters aan de boxplot toevoegen Uitschieters als cirkels weergeven Uitschieters goed plaatsen Uitschieters berekenen Meer reeksen vergelijken met een boxplot Verticale as instellen De whiskers aanbrengen Alleen de boxen tonen Uitschieters bij meer reeksen aanbrengen Help! De verticale as staat in het midden Uitschieters in de grafiek plaatsen Uitschieters op de goede hoogte plaatsen Uitschieters binnenboord houden Bevolkingsgrafiek opstellen Links en rechts van de as weergeven Bevolkingsgroepen indelen met histogram Histogram instelbaar maken Gebied flexibel weergeven Lijngrafiek met twee kleuren Het gemiddelde als scheidslijn instellen

xxviii

647 647 648 649 651 652 652 653 654 655 657 658 659 660 661 662 664 664 665 666 667 669 670 671 672 674 675 676 676 677 677 681 682 683 683 686 686 688 690 691


Grafiek als snelheidsmeter maken Een kleurenboog maken Een snelheidsmeter bouwen Wijzer voor de snelheidsmeter maken Boog in de snelheidsmeter plaatsen 100 als midden gebruiken Kleurenboog aan de snelheidsmeter toevoegen Resultaten vergelijken met het doel Thermometergrafiek maken Voortgangsbalk bouwen Een Gantt-grafiek maken Wiskundige functie met een variabele weergeven

692 692 694 696 697 700 701 702 702 703 704 706

■ 20 Besturingselementen inbouwen

709

Kiezen met valideren Keuzelijst met opties maken Help! Ongeldige invoer Invoer wijzigen Andere invoer mogelijk houden Validatie naar andere cellen overbrengen Cellen met validatie terugvinden Validatie veranderen Tijdstippen aanbieden Gegevens uit hetzelfde werkblad aanbieden Namen foutloos invoeren Gegevens uit een ander werkblad aanbieden Gegevens uit een ander bestand aanbieden Validatie verwijderen Afhankelijke keuzelijsten maken Tweede keuzelijst voeden via formules Tweede keuzelijst vullen met naambereiken Besturingselementen maken Speciaal tabblad openen Selectievakje inschakelen Bestellijst opzetten Selectievakje kopiëren Aanvinken met effect Geselecteerde opties verzamelen Foutmeldingen onzichtbaar maken Knoppen verplaatsen en veranderen Knoppen instellen Koppeling snel veranderen

709 709 711 711 711 712 713 714 714 715 716 718 719 720 722 722 724 726 726 727 727 729 729 731 733 735 736 737

xxix

Inhoud

Kiezen met keuzerondjes Help! De volgorde van de cijfers klopt niet Op het woord klikken Rekenen met de keuze Groepen keuzerondjes scheiden Variëren met pijlknoppen Feestdagen in een ander jaar kiezen Rente over meer jaren kiezen Help! De knop werkt niet Procenten variëren Kleinere stappen Schuifbalk maken Schuifbalk bedienen Stapgrootte van de schuifbalk aanpassen Procenten variëren met een schuifbalk Bedrag verdelen met een schuifbalk Schuiven in grotere stappen Keuzelijst met invoervak maken Verder rekenen met de keuzelijst Twee soorten keuzelijsten vergelijken Help! De besturingselementen werken niet meer Help! De besturingselementen zijn verdwenen

■ 21 Resultaten presenteren in een dashboard Vooraf stilstaan bij een dashboard Dashboard ontwerpen in drie stappen Gegevens ordenen Gegevens analyseren Gegevens presenteren Het dashboard voorbereiden Het dashboard beperken tot één pagina Gegevens wel of niet tonen Het dashboard eenvoudig houden Meer zeggen met minder Glamour achterwege laten Grafieken eenvoudig houden Het dashboard gebruiksvriendelijk maken Getallen eenvoudig weergeven Sparklines in een dashboard plaatsen Doel en werkelijkheid vergelijken Interactieve grafiek maken met keuzelijsten

xxx

738 739 739 740 740 742 742 743 743 744 744 745 746 747 748 748 749 750 751 752 752 753

755 755 758 758 758 759 760 761 761 762 762 763 764 764 764 766 766 766


■ 22 Buiten de hokjes denken Verbindingen leggen Hetzelfde doen in meer werkbladen tegelijk Werkblad kopiëren Naar een andere werkmap verplaatsen .Werkblad snel naar meer werkmappen kopiëren Werkbladen koppelen Twee bladen van een werkmap tegelijk zien Samenvatting van werkbladen in een tabel zetten Groep cellen koppelen Loskoppelen met Waarden plakken Werkmappen koppelen Help! Er gebeurt niets Omgaan met gekoppelde bestanden Consolideren met samenvoegen De samenvoeging maken Samenvoegopties vergelijken Alle kolommen optellen Hyperlinks maken Hyperlink in hetzelfde werkblad maken De hyperlink wijzigen Link naar ander werkblad leggen Link naar andere werkmap maken Link naar internet leggen De link in de cel typen Hyperlinks verwijderen De functie HYPERLINK Gegevens regelmatig downloaden met webquery Een query instellen Ieder kwartier de koersen vernieuwen Een fonds benadrukken Het doel bepalen Query vastleggen in grafiek Met Excel in de cloud werken Online opslaan met Excel 2010 Online opslaan met Excel 2013 Wereldwijd werken aan uw werkmap Onlinewerkmap openen met Excel 2013 Onlinewerkmap openen met de Excel Web App Onlinewerkmap bewerken met Excel 2010 Een werkmap delen Wel of niet in the cloud werken Vijf redenen om in the cloud te werken Vijf redenen om niet in the cloud te werken

771 771 771 773 773 774 775 776 777 777 778 779 780 780 782 782 784 787 787 787 789 790 791 792 793 794 795 796 796 798 799 801 802 802 803 803 804 805 806 807 808 810 810 811 xxxi

Inhoud

■ 23 Samenwerken met Word Adressen afdrukken op etiketten Etiketten samenstellen Stap 1: etiketten kiezen Stap 2: begindocument en maten kiezen Stap 3: adressen selecteren Help! Ik zie vreemde codes Stap 4: labels schikken Stap 5: etiketten controleren Stap 6: etiketten afdrukken Drukproef maken Uw etiketten bewaren Etiketten voortaan snel afdrukken Help! Ik kan de adreslijst niet openen Een mailing opzetten Model voor een brief maken Het samenvoegproces starten Stap 1: kiezen voor brieven Stap 2: modelbrief kiezen Stap 3: met het gegevensbestand verbinden Stap 4: velden aan de brief toevoegen Bedragen in de brief opmaken Datums opmaken met veldcodes Stap 5: brieven controleren Stap 6: de brieven afdrukken De volgende keer snel afdrukken Vanuit Excel naar Word kopiëren Een tabel naar Word kopiëren De tabel aan het document koppelen Een grafiek naar Word kopiëren De grafiek aan het document koppelen Vanuit Word het Excel-bestand openen Koppeling als pictogram weergeven Koppeling verbreken In Word een grafiek opzetten Vanuit Word naar Excel kopiëren Hyperlink naar Word-document in Excel plakken Excel met PowerPoint verbinden Het werkblad aan de presentatie koppelen Vanuit PowerPoint het Excel-bestand openen

xxxii

813 813 814 814 814 816 817 818 820 821 822 822 822 823 823 823 825 825 826 826 827 829 831 831 832 832 833 833 835 837 838 839 840 840 841 842 843 844 844 846


■ 24 Macro’s opnemen, aanpassen en schrijven Macro voorbereiden Keuzes maken voor opname Macro opnemen Kaslijst bijwerken met macro Nieuwe macro testen Help! Ik heb mij vergist Weekstaat opschonen Macrobeveiliging instellen Een knop maken voor de macro Zelf een sneltoets definiëren Adreslijst sorteren met macro Meer macro’s opnemen Uw macro’s testen Sorteren met een klik op een keuzerondje Macro’s aan keuzerondjes koppelen Achter de schermen kijken Kennismaken met de Visual Basic Editor Macrocode lezen Macro uitvoeren van achter de schermen Te sorteren rijen bijstellen Zelf code schrijven in VBA Met een macro alle hyperlinks verwijderen Algemeen bruikbare macro maken Persoonlijke macrowerkmap maken Alle opmerkingen opmaken De macro testen De macro aanpassen Knop in de werkbalk Snelle toegang plaatsen Pictogram voor de knop kiezen Macro voor hyperlinks algemeen bruikbaar maken Alle opmerkingen apart afdrukken De code aanpassen Werken met gebeurtenissen Draaitabel automatisch vernieuwen Zelfstartende macro maken Alle draaitabellen automatisch verversen Draaitabellen in alle werkbladen automatisch verversen Sneltoetsen gebruiken in het codevenster

847 847 848 849 849 851 852 852 854 855 856 857 859 859 860 860 861 861 862 863 864 864 865 866 866 867 868 868 869 870 871 872 872 873 874 874 876 877 877

xxxiii

Inhoud

■ 25 Eigen rekenfuncties programmeren Zelf code schrijven Functie maken voor de oppervlakte van een cirkel De functie CIRKEL Een functie programmeren De nauwkeurigheid instellen Uw functie testen De formule in hoofdletters weergeven De functie BOLOPPERVLAK De functie CILINDERINHOUD Eigen functie invoeren met Functie invoegen Eigen uitleg aan dialoogvenster toevoegen Aantal rode cellen tellen De functie RODECELLEN Getallen in gele cellen optellen De functie SOMKLEUR

■A

Problemen oplossen Foutmeldingen De cel toont de formule, maar geen uitkomst De formule wordt niet herberekend Herberekenen bij verwijzingen naar andere werkmappen

■B

Veranderingen in functies Nieuwe functies in Excel 2010 Functies waarvan de naam is vervangen Een aantal ‘oude’ namen is terug Functies die sinds Excel 2010 nauwkeuriger zijn Nieuwe functies in Excel 2013

■C

Werken met een sjabloon Tijd besparen met sjablonen Sjabloon voor factuur maken Factuurmodel opslaan als sjabloon Uw factuursjabloon gebruiken Sjabloon bijstellen Sjabloon voor grafiek maken Uw grafieksjabloon gebruiken

xxxiv

879 879 879 880 881 883 883 883 884 885 886 887 888 889 889 890

893 893 894 895 896

897 897 898 898 901 902

903 903 905 907 908 909 909 910

Hoofdstuk 1

Goed beginnen Excel is een prachtig rekenprogramma met zeer veel mogelijkheden. Dit boek is bedoeld voor mensen die de basisvaardigheden onder de knie hebben en meer willen met het programma. Het richt zich dus op gevorderde gebruikers. In dit eerste hoofdstuk leest u enkele algemene opmerkingen over het werken met dit boek. Verder kunt u uw kennis opfrissen (of uitbreiden) als het gaat om vlot gegevens invoeren, automatisch reeksen maken met de vulgreep en snel door het werkblad bewegen en selecteren. U leest tips over handig kopiëren en plakken, en over het gemak van Plakken speciaal, waarmee u waarden plakt zonder opmaak of de achterliggende formule. We zetten de verschillende manieren op een rij waarop u formules opstelt. U leest hoe u tekst in een bredere cel zet en hoe u woorden binnen een cel onder elkaar plaatst. Met valideren beperkt u de waarden die iemand mag invoeren en de foutmelding die daarbij verschijnt, stelt u zelf op. Omdat anderen niet alles hoeven te weten, leest u hoe u een werkblad moet beveiligen. Daarvoor is het van belang om eerst cellen te blokkeren en dat vraagt even aandacht. Met beveiligen kunt u ook uw formules geheimhouden voor de buitenwereld. Een andere manier van beveiligen is uw werkblad opslaan als een pdf-bestand.

Voor wie is dit boek bedoeld? Dit boek geeft uitleg over het werken met Excel 2007, 2010 en 2013. Het is bedoeld voor gevorderde gebruikers. We hebben hierbij mensen voor ogen die Excel voor hun werk gebruiken. Moet u regelmatig rapportages leveren, houdt u financiële overzichten bij, analyseert u gegevens of gebruikt u voor wetenschappelijke doelen statistiek, dan vindt u in dit boek veel informatie. Natuurlijk is er niets op tegen als u er thuis mee werkt en de talloze mogelijkheden van dit programma wilt benutten. U bent het stadium van beginner voorbij, in dit boek gaat u de diepte in. We gaan ervan uit dat u: I bekend bent met het lint bovenin het venster; I kolommen en rijen kunt verplaatsen, invoegen en verwijderen; I cellen kunt verplaatsen en kopiëren; I bekend bent met diverse manieren van opmaken; I formules kunt opstellen; I met enkele functies van Excel kunt werken; I het verschil kent tussen absolute en relatieve celverwijzingen.

Hoofdstuk 1 Goed beginnen

Komt hiervan een aantal zaken u nog niet bekend voor, dan raden wij u aan u eerst de beginselen van Excel eigen te maken. Dat kan met boeken van dezelfde auteur. I Om te leren werken met Excel 2007 is het boek Leer Jezelf Snel Microsoft Excel

2007 heel geschikt (ISBN 978-90-5940-308-6). I Werkt u met Excel 2010, dan raden wij u het Handboek Microsoft Excel 2010

aan (ISBN 978-90-5940-467-0). De inhoud hiervan staat grotendeels ook in Het Complete Boek: Microsoft Office 2010 (ISBN 978-90-5940-487-8, uitverkocht). I Om te leren werken met Excel 2013 raden wij u het Handboek Microsoft Excel

2013 aan (ISBN 978-90-5940-605-6). De inhoud hiervan staat ook helemaal in Het Complete Boek: Microsoft Office 2013 (ISBN 978-90-5940-639-0). Welke Excel-versie heb ik? Met welke versie van Excel u werkt, kunt u aan het lint zien. Ziet u linksboven in beeld: I

een rond Office-logo: u hebt Excel 2007;

I

een groene tab Bestand en het lint is lichtblauw: Excel 2010;

I

een groene tab Bestand en het lint is grijs: Excel 2013.

Werken met dit boek Dit boek is zo omvangrijk dat we niet verwachten dat u het als een cursusboek van voor naar achteren doorwerkt (al is er wel nagedacht over de volgorde). Bovendien zult u niet alles gebruiken. I Neemt u in ieder geval de hoofdstukken 1 en 2 door, want daarin staan veel

algemene tips. I De hoofdstukken 3 tot en met 13 gaan over de rekenfuncties van Excel. I Het presenteren van gegevens kan met een draaitabel en met grafieken (hoofd-

stuk 14 tot en met 19). I In hoofdstuk 20 leert u elementen als keuzelijsten en schuifbalken inbouwen. I Hoofdstuk 21 gaat over het presenteren in dashboards. I In hoofdstuk 22 legt u met Excel contact met andere werkmappen en met

internet. I In hoofdstuk 23 laat u Excel samenwerken met andere programma’s, met name

met Word. I Hoofdstuk 24 en 25 zijn een inleiding in macro’s en programmeren in VBA.

2


U kunt de hoofdstukken gericht raadplegen; met de index achterin vindt u snel de weg.

Kennisnemen van afspraken Uit de opmaak van de tekst kunt u een aantal dingen afleiden. U treft bijvoorbeeld de volgende zin aan: Klik in het tabblad Start op Zoeken en selecteren en dan op Zoeken; het venster Zoeken verschijnt. I De naam van een tabblad of venster schrijven we met een hoofdletter: het tab-

blad Start en het venster Zoeken. I Moet u op een knop klikken, dan staat dat vet: Klik op Zoeken en selecteren. I Het effect van deze handeling staat erachter na een puntkomma: het venster

Zoeken verschijnt. Als ik een aantal zaken opsom, wordt dat met opsommingstekens weergegeven, zoals hierboven. Kunt u een opdracht ook op een andere manier uitvoeren, dan staat dat er ingesprongen onder. Bijvoorbeeld: Klik op de onderste helft van de knop Plakken en klik op Plakken speciaal; er verschijnt een venster. I Of klik met rechts in de doelcel en kies in het snelmenu Plakken speciaal.

Volgt er na een aantal instructies een aanvullende tip, dan laat ik die ook inspringen. Bijvoorbeeld: Wilt u cellen samenvoegen die naast elkaar liggen, dan selecteert u die en klikt u op de knop Samenvoegen en centreren. I U kunt zo ook cellen samenvoegen die onder elkaar liggen.

Excel op een aanraakscherm In dit boek geven we instructies in termen van het toetsenbord en de muis. Bedient u Excel met een aanraakscherm (touchscreen), dan gebruikt u uw vingers of een stylus. U begrijpt dat u moet tikken waar in dit boek ‘klik’ staat. Voor een klik met rechts houdt u uw vinger iets langer ingedrukt tot het bedoelde menu verschijnt. Als er ‘slepen’ staat, tikt u op een cel tot er selectiegrepen verschijnen en sleept u met die grepen. Als u iets moet overtypen, staat dat in een ander lettertype. Bijvoorbeeld: Typ 1000 in cel B2.

3


De formules in de tekst beginnen op een aparte regel: =VERT.ZOEKEN(17;B6:E11;4)

Staat een formule in een afbeelding, dan kunt u deze in de formulebalk vinden: de betreffende cel is dan geselecteerd. Of de formule staat in het werkblad: u ziet dan de uitkomst en de achterliggende formule naast elkaar. Wanneer er een dialoogvenster in beeld komt, moet u altijd op OK klikken om uw keuze te bevestigen. Dit spreekt vanzelf en noem ik meestal niet apart. Soms reageert Excel op een manier die u misschien niet verwacht. Waar ik vermoed dat u daarmee te maken krijgt, staat een alinea die begint met Help! gevolgd door het probleem, bijvoorbeeld: Help! Ik zie #N/B. Daaronder volgt de oplossing. U komt regelmatig een kader tegen met een toelichting. Er zijn drie soorten. Tip Een tip legt uit hoe u iets handig of snel kunt uitvoeren.

Opmerking Een opmerking geeft extra informatie. Ook de syntaxis van de rekenfuncties wordt zo weergegeven.

Waarschuwing Een waarschuwing wil voorkomen dat u een vergissing maakt.

Werken met sneltoetsen Veel opdrachten die u geeft door op een knop te klikken, kunt u ook geven door op een combinatie van toetsen te drukken, een zogeheten sneltoets. Het is de moeite waard om een aantal sneltoetsen aan te leren voor handelingen die u vaak doet in Excel. De tijd die u hierin investeert, krijgt u dubbel en dwars terug. Zo kunt u knippen door op Ctrl+X te drukken en plakken met Ctrl+V. Als deze mogelijkheid er is, wordt deze genoemd. De sneltoets staat tussen haakjes na de instructie of met een opsommingsteken ervoor. Dus als: Selecteer het hele werkblad (sneltoets: Ctrl+A). Of als: Klik met rechts op de cel en kies in het snelmenu Celeigenschappen.

4


I U opent het venster Celeigenschappen ook met de sneltoets Ctrl+1.

De versies van Excel waarover dit boek gaat, hebben het lint. Daarin werkt ook een ander systeem van sneltoetsen: drukt u op de Alt-toets, dan verschijnen er letters bij iedere tab van het lint. Door een van die letters te typen, opent u het betreffende tabblad. Daarin staan bij iedere knop letters en/of cijfers. Typ het teken van uw keuze, maak eventueel nog vervolgkeuzes en baan u zo een weg door het lint. Voor knippen zou u achtereenvolgens moeten drukken op Alt, R, X en voor plakken op Alt, R en V. Maar ik vind dat niet echt handig en zeker niet snel, daarom noem ik deze methode alleen als het niet anders kan.

Tabblad oproepen met toetsen U kunt de tabbladen in het lint ook met een sneltoets oproepen. Dit zijn de sneltoetsen voor de tabbladen: Toets Alt+B Alt+P Alt+C

Tabblad

Toets

Tabblad

Alt+R Alt+M Alt+V

Toets

Tabblad

Alt+N Alt+E Alt+S

I In Excel 2007 moet u deze toetsen apart na elkaar indrukken. I Om de vlakjes met letter en cijfers uit te schakelen, drukt u eenmaal op de

Alt-toets of tweemaal op de Esc-toets. Bladeren zonder klikken Wilt u snel door de tabs bladeren, houd dan de muisaanwijzer ergens in het lint en draai aan het muiswiel. U scrolt dan snel door de tabs.

De knoppen in het lint vergroten Werkt u met een aanraakscherm en gebruikt u Excel 2013, dan kunt u de knoppen in het lint vergroten, zodat u er met de vingers makkelijker bij kunt. Klik op het pijltje rechts van de werkbalk Snelle toegang; er gaat een menu open. Schakel de optie Aanraak-/muismodus in; de knop Aanraak-/muismodus wordt aan de werkbalk Snelle toegang toegevoegd. Klik op de knop Aanraak-/muismodus; er gaat een menu open. Kies Aanraken. De knoppen worden groter weergegeven en staan verder uit elkaar. Schakelt u dit voor Excel in, dan geldt deze instelling ook voor de andere programma’s van Office, zoals Word en PowerPoint.

5


I Afbeelding 1.1 Gebruikt u Excel 2013 op een aanraakscherm, schakel dan over op de Aanraakmodus; dan wordt het lint vergroot.

Als u de werking van Excel in de vingers hebt, maakt u snel overzichten, formules en grafieken. In de volgende paragrafen behandelen we enkele basisvaardigheden die vaak van pas komen. Veel bewerkingen kunt u op meer manieren uitvoeren; we geven tips om zo snel mogelijk te werken.

Starten met een blanco werkmap Werkt u met Excel 2013, dan ziet u in het begin een startscherm, waarin u moet kiezen of u met een blanco werkmap wilt beginnen of met een van de ingebouwde sjablonen.

I Afbeelding 1.2 In het startscherm van Excel 2013 moet u meteen een keuze maken.

6


Wilt u deze keuze overslaan en meteen een blanco werkmap in beeld hebben, klik dan op Bestand en op Opties, klik op de groep Algemeen en schakel de volgende optie uit: Startscherm weergeven wanneer deze toepassing wordt gestart. Als u Excel hierna start, komt u meteen in het werkvenster met een blanco werkmap.

Invoeren en de volgende cel bepalen Als u een lijst vult met gegevens, moeten de items naast elkaar komen (van dezelfde persoon bijvoorbeeld). Gewoonlijk drukt u na het typen op de Enter-toets; dan komt u in de cel die een rij lager zit. U werkt sneller als u een kenmerk typt en dan op de pijltoets-rechts drukt; dan gaat u naar de cel rechts. Druk bij het laatste kenmerk op de Enter-toets; u gaat dan naar de volgende rij. Druk op de Home-toets om naar links te gaan. Het volgende gaat nog sneller: als u de gegevens naast elkaar invoert, druk dan steeds op de Tab-toets. Ook zo gaat u naar de volgende cel rechts. Maar als u nu bij het laatste kenmerk op de Enter-toets drukt, gaat Excel naar de volgende rij én meteen naar links. U gaat meteen verder met het volgende item.

Snel een bepaald gebied vullen Als u een gebied van een aantal cellen selecteert en op de Enter-toets drukt, zult u zien dat Excel binnen dat geselecteerde gebied blijft. Dit is handig als u een gebied van cellen wilt vullen. U wilt bijvoorbeeld in D1 tot en met D5 de cijfers 1 tot en met 5 onder elkaar hebben, daarnaast vanaf E1 doortellen van 6 tot en met 10 enzovoort. U hoeft dan alleen de cellen D1 tot en met G5 te selecteren (begin hiervoor met D1, dan is deze cel wit, de actieve cel). Typ de 1 in D1 en druk op de Enter-toets; u gaat dan omlaag, naar D2. Typ daar 2, druk op de Enter-toets enzovoort. Zodra u onderin deze reeks een 5 hebt getypt en op de Enter-toets drukt, wordt de cel bovenin de volgende kolom gemarkeerd (E1) en kunt u meteen doortypen.

I Afbeelding 1.3 U vult snel een aantal korte kolommen als u eerst een rechthoek van cellen selecteert.

I Met Shift+Enter gaat de markering omhoog en naar links.

Selecteert u een gebied en drukt u daarbinnen op de Tab-toets, dan beweegt de markering van links naar rechts. Aan het eind van de selectie gaat deze vanzelf naar de volgende rij. Zo kunt u supersnel gegevens invoeren die naast elkaar moeten

7


komen, zoals in een lijst met gegevens. Typ een item en druk steeds op de Tab-toets (en niet op de Enter-toets). I Drukt u binnen het geselecteerde gebied op Shift+Tab, dan gaat u de andere

kant op.

I Afbeelding 1.4 Selecteer een gebied en met de Tab-toets gaat u daarbinnen van links naar rechts.

Meteen meer cellen vullen Wilt u hetzelfde woord (of getal) in een aantal cellen tegelijk hebben, dan hoeft u dat slechts één keer te typen als u de volgende methode volgt. U wilt bijvoorbeeld het woord ‘maand’ in de cellen B1 tot en met M1 invoeren. Selecteer hiervoor deze cellen, typ maand, houd de Ctrl-toets ingedrukt en druk op de Enter-toets. Nu komt dit ene woord meteen in alle geselecteerde cellen. Grenzen de cellen waarin u hetzelfde wilt invoeren, niet aan elkaar? Houd dan de Ctrl-toets ingedrukt en selecteer de desbetreffende cellen. Laat de Ctrl-toets los, typ het woord of getal en sluit af met Ctrl+Enter.

I Afbeelding 1.5 Met Ctrl+Enter komt hetzelfde woord in alle cellen tegelijk.

Snel corrigeren Als er al iets in een cel staat, en u wilt de hele inhoud door iets anders vervangen, dan hoeft u niet eerst in die cel op de Delete-toets te drukken. Klik op die cel en typ de nieuwe gegevens.

8


Als u slechts een deel van de inhoud wilt veranderen, hebt u de volgende mogelijkheden: I dubbelklik op de cel; I klik op de cel en klik in de formulebalk; I klik op de cel en druk op de F2-toets.

Er verschijnt dan een cursor in de cel of in de formulebalk. Ga eventueel met de pijltoetsen naar de juiste plaats. Als u nu iets typt of plakt, komt dat tussen de bestaande inhoud, op de plek van de cursor.

Snel een reeks maken Met de functie Doorvoeren vult u snel een aantal cellen met dezelfde waarde of met een reeks waarden. Hiervoor gebruikt u de vulgreep, het blokje rechtsonder in de actieve cel. Typ de waarde waarmee u wilt beginnen en druk op de Enter-toets (of klik op de V naast de formulebalk). Klik op de vulgreep van de cel die u zopas hebt gevuld en sleep die omlaag. Excel zal de geselecteerde cellen vullen door de waarde in de eerste cel te herhalen of door deze aan te vullen tot een reeks. Of de waarde wordt herhaald of aangevuld tot een reeks, bepaalt u door de Ctrl-toets al dan niet ingedrukt te houden tijdens het slepen aan de vulgreep. Typt u een 1, klikt u op de vulgreep, houdt u de Ctrl-toets ingedrukt en sleept u omlaag, dan krijgt u de reeks 1, 2, 3 enzovoort zodra u de muisknop loslaat. Tijdens het slepen ziet u een lichtblauw label, daaraan ziet u wat Excel in de volgende cellen zal zetten. Sleept u de vulgreep omlaag zonder de Ctrl-toets ingedrukt te houden, dan krijgt u alleen een serie enen onder elkaar. Met de vulgreep maakt u allerlei reeksen. Let op: bij de volgende voorbeelden houdt u tijdens het slepen aan de vulgreep de Ctrl-toets niet ingedrukt. I Datums: typ de begindatum (bijvoorbeeld 1-3), sleep de vulgreep omlaag en

laat de muisknop los als de serie datums lang genoeg is. I Tijdtippen: typ een tijdstip (bijvoorbeeld 7:00), sleep de vulgreep omlaag en

laat los als de reeks uren klaar is. I Maanden: typ jan of januari, sleep de vulgreep omlaag en u krijgt de volgende

maanden erbij. I Weekdagen: begin met ma of maandag en sleep de volgende dagen van de week

erbij. I Weeknummers: typ week 1 en sleep voor een vervolg met ‘week 2’, ‘week 3’

enzovoort.

9


I Tekst met getal: typ Rembrandtlaan 13 , sleep de vulgreep omlaag en u krijgt

‘Rembrandtlaan 14’, ‘Rembrandtlaan 15’ enzovoort. I Getal met tekst: typ 1e kwartaal, sleep de vulgreep omlaag en er verschijnt ‘2e

kwartaal’ enzovoort. Na ‘4e kwartaal 2013’ volgt automatisch het volgende jaar: ‘1e kwartaal 2014’. Vulgreep slepen met of zonder Ctrl-toets? Alleen als u een getal wilt doorvoeren, houdt u de Ctrl-toets wel ingedrukt, zoals 1 of 2011. Doet u dat niet, dan wordt het getal gekopieerd. In alle andere gevallen werkt dit precies andersom: bij het doorvoeren van datums, maanden, weken of een combinatie van tekst met een getal, houdt u de Ctrl-toets niet ingedrukt. Doet u dat wel, dan worden de gegevens uit de eerste cel alleen gekopieerd. I Het doorvoeren met de vulgreep werkt ook als u opzij sleept.

Ook de opmaak meenemen Als u de begincel eerst opmaakt en dan de serie doorvoert met de vulgreep, verschijnt er een klein blauw-wit menu. Daarin kunt u kiezen of de opmaak ook moet worden meegenomen.

Automatisch aanvullen in grotere stappen Excel kan reeksen met tussenstappen doorvoeren, hiervoor typt u de eerste twee waarden onder elkaar. Dat is voor Excel voldoende om het verschil te herkennen en het programma voert de reeks door. I Wilt u een reeks van even getallen, typ dan 2 en 4 onder elkaar, selecteer deze

beide cellen en sleep de vulgreep omlaag. Excel telt verder met 6, 8, 10 enzovoort. I Wilt u adressen met oneven huisnummers onder elkaar, typ dan bijvoorbeeld Rembrandtlaan 13 en in de cel daaronder Rembrandtlaan 15. Selecteer beide

cellen, sleep de vulgreep omlaag en de lijst wordt aangevuld met de volgende oneven huisnummers. I Voor een serie datums met steeds een week ertussen typt u de eerste twee datums, bijvoorbeeld 1-1-12 en 8-1-12. Selecteer beide cellen, sleep de vul-

greep omlaag en u krijgt alle zondagen van 2012 onder elkaar. I Wilt u geen hele uren, maar tijdstippen met een kwartier ertussen, dan typt u bijvoorbeeld 7:00 en 7:15, selecteert u deze cellen en zet u de reeks voort door

middel van de vulgreep.

10

Inhoud. 1 Goed beginnen 1

Recommend Documents