Studiegids SOD-I
Inhoudsopgave
1
Inleiding................................................. 4
2
Wie, wat, waar en waarom ......................... 5
3
Opleidingsgegevens in het kort .................... 7
4
Inschrijving, intake en toelating ................. 10
5
Visie op onderwijs .................................. 11
6
Opleidingsstructuur ................................ 12
7
Inhoud van de opleiding SOD-I.................... 14
8
Organisatie ........................................... 20
Bijlage: Kwalificatie Informatiebeheerder ......... 21 Bijlage: Nederlands, rekenen en Engels ............ 23
3
1 Inleiding Vandaag de dag leven we in een informatiesamenleving. Het belang van informatie neemt daardoor dagelijks toe. Net als de hoeveelheid informatie die dagelijks op ons af komt. Dit vraagt om goed informatiebeheer in de organisatie. Bij elke processtap is immers informatie nodig. Daarnaast verandert ook de informatiebehoefte. Onder invloed van Het Nieuwe Werken willen medewerkers 24/7 de beschikking hebben over de voor hen relevante informatie. De digitale opslag van gegevens maakt bovendien dat het begrip ‘document’ niet langer leidend is. Gegevens kunnen ook bestaan uit een MP3-bestand van een opgenomen gesprek uit een callcenter, ingevulde velden uit een webformulier of een sms´je. Daardoor is de informatiebeheerder veel meer betrokken bij het primaire proces. De rol van de afdeling informatievoorziening binnen de organisatie is al lang niet meer reactief (het in ontvangst nemen van afgedane documenten en het op verzoek leveren van dossiers) maar vooral proactief en adviserend. In de transitie van een analoge naar digitale informatiehuishouding is het proces het uitgangspunt, niet langer het document. Dat betekent dat in de praktijk steeds meer informatievraagstukken ontstaan in het primaire proces. De informatiebeheerder krijgt daardoor andere vragen van interne klanten en zal de interne klant meer moeten adviseren bij het ontsluiten en beheren van informatie. De informatiebeheerder zal steeds meer een rol krijgen binnen een project om de informatiestromen vanaf het begin goed te beheren. Al deze veranderingen hebben invloed op de competenties die een informatiebeheerder nodig heeft om succesvol te functioneren. De SOD-I opleiding helpt de toekomstige informatiebeheerders aan de competenties die nodig zijn om de omslag naar een doeltreffende digitale en geïntegreerde informatievoorziening te realiseren.
4
2 Wie, wat, waar en waarom Wie zijn wij SOD-Next, Stichting SOD-Opleidingen, hierna te noemen SOD, kent een lange historie. In 1936 is door een aantal hoofden DIV een vereniging Od (Od staat voor Overheidsdocumentatie) opgericht die zich tot doel stelde om het vakgebied van registratie en archiefvorming te ontwikkelen. Uit deze vereniging is in 1975 de Stichting Opleidingen en examens Documentaire Informatievoorziening en administratieve organisatie (SOD) ontstaan die de opleidingen voor de vereniging ging verzorgen. In 1995 is de stichting Hogeschool Management Documentaire Informatievoorziening (HMDI) opgezet die een Hbo opleiding ging verzorgen. In 2010 zijn de stichting SOD en de stichting HMDI samengegaan in de stichting SODOpleidingen. Sinds voorjaar 2013 gebruikt de stichting de naam SOD Next.
Wat is onze missie SOD ontwikkelt professionals én organisaties met slimme, innovatieve en flexibele opleidingsconcepten met informatiemanagement als verbindende factor. SOD biedt het complete antwoord op bedrijfsproces gerelateerde vraagstukken, waarbij zij met haar expertise en decennialange ervaring als gecertificeerd opleider in het informatiedomein de juiste voorwaarden kan scheppen voor een effectieve en efficiënte organisatie. Dan doet zij vanuit drie kernwaarden: • Superieure oplossing passend bij de situatie • Ontwikkelen van mensen is onze passie • Doorgronden van de vraag en werkelijke behoefte is het uitgangspunt
Wat bieden wij SOD verzorgt deeltijdopleidingen op Mbo-, Associate degree en Hbo-niveau voor volwassenen die werkzaam zijn in het vakgebied van informatiemanagement. Daarnaast verzorgt zij maatwerktrajecten voor organisaties en biedt zij cursussen aan voor individuele inschrijving rond onderwerpen over informatiemanagement.
Waar Het opleidingscentrum van SOD is gevestigd in Woerden. Daarnaast verzorgt SOD opleidingen en cursussen in Zwolle en Etten-leur.
Wat De SOD-I is een Mbo-opleiding binnen het vakgebied van de informatiedienstverlening en informatiebeheer. Het opleidingsprogramma van de SOD-I is afgestemd op het kwalificatiedossier ‘Medewerker Informatiedienstverlening’, uitstroom Informatiebeheerder, versie augustus 2012. Dit kwalificatiedossier is een document dat is samengesteld door vertegenwoordigers van het beroepenveld en onderwijsinstituten. Op deze manier sluit de inhoud van de opleiding uitstekend aan bij de hedendaagse eisen en wensen van het werkveld. Het volledige kwalificatiedossier staat op www.sodnext.nl en een samenvatting van het kwalificatiedossier staat in de bijlage. 5
Voor wie bestemd? De opleiding SOD-I is bestemd voor iedereen die actief is in de uitvoering van het toegankelijk maken, beheren en verstrekken van informatie binnen en rond organisaties of daar mee gaat starten.
Doelstelling De SOD-I leidt op tot Informatiebeheerder. De opleiding beoogt studenten de, voor een succesvolle invulling van hun functie, benodigde vakkennis, vaardigheden en attitude bij te brengen en competenties te ontwikkelen die nodig zijn binnen het werkveld van de informatievoorziening.
6
3 Opleidingsgegevens in het kort Opbouw SOD-I is een Mbo-beroepsopleiding volgens de beroepsbegeleidende leerweg (BBL). De BBL is een opleiding waarin je werken en leren combineert. Dat betekent dat de bagage aan kennis, inzicht, vaardigheden en houding die je nodig hebt, zijn opgenomen in de leerinhoud van de SOD-I opleiding en aan de orde komen tijdens de lessen op het opleidingsinstituut. Een ander deel van de opleiding vindt plaats in de dagelijkse werkpraktijk bij een organisatie. Deze werk- of stageplek heb je nodig bij een Mbo-opleiding en wordt de beroepspraktijkvormingplaats (BPV-plaats) genoemd. Je leert dus zowel bij het opleidingsinstituut als op je werkplek. De opleiding bestaat uit acht modules en een praktijkexamen, verdeeld over één studiejaar en aangeboden in een vaste volgorde. Elke module is een afgeronde eenheid rond een bepaald thema.
Beroepspraktijkvorming De SOD-I opleiding is een BBL-opleiding en dat betekent dat je een stageplaats (BPV-plaats) moet hebben die erkend is door het kenniscentrum ECABO. Zo’n BPV-plaats moet aan de volgende eisen voldoen: - de organisatie biedt de werksituaties en werkzaamheden aan die in het kwalificatiedossier Informatiebeheerder worden beschreven; - de organisatie moet een praktijkopleider aanwijzen die jou begeleidt en beoordeelt tijdens je opleiding. De praktijkopleider moet beschikken over het diploma SOD-I of vergelijkbaar en beschikken over relevante werkervaring. Is de organisatie waar je werkt geen erkend leerbedrijf, dan brengt ECABO een bedrijfsbezoek om vast te stellen of de kerntaken uit het kwalificatiedossier binnen de organisatie uitvoerbaar zijn. Meer informatie daarover kun je vinden op www.ecabo.nl Indien je organisatie niet erkend is, moet deze een aanvraag doen bij ECABO om de werkplek te laten erkennen. ECABO zal vervolgens een afspraak maken met de praktijkopleider voor het bedrijfsbezoek.
7
Branchediploma of MBO-4 diploma Bij de aanmelding voor de SOD-I opleiding kies je voor het behalen van het branchediploma of voor het behalen van het Mbo-diploma (niveau 4). De opleiding die leidt tot het branchediploma SOD-I bestaat uit de modules in onderstaande tabel: Code module
Omschrijving
0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 0.6 0.7 0.8 0.9
Studieloopbaanbegeleiding Organisatie besturen Informatie ontsluiten Communicatie Informatie beheren Informatie verstrekken Beheren van informatiesystemen Proeve van Bekwaamheid Loopbaan en burgerschap
Aantal dagdelen 5 4 6 6 6 4 5 1 2
Als je deze modules succesvol afrondt, ontvang je het branchediploma SOD-I. Een diploma dat binnen het vakgebied grote waarde heeft. Wil je een wettelijk erkend Mbo-4 diploma: Medewerker Informatiedienstverlening, uitstroom informatiebeheerder (Crebo 90523) dan moet je nog twee taalmodules (Nederlands en Engels) en een rekenmodule behalen. SOD gebruikt hiervoor de methode van de uitgeverij Deviant. Na inschrijving ontvang je een inlogcode voor een virtuele leeromgeving waarop je met een instaptoets je niveau kunt bepalen. Deze toets is adaptief: de test wordt automatisch aan je niveau aangepast, zodat je niet onnodig wordt geconfronteerd met te moeilijke of te makkelijke vragen. Als je bepaalde onderdelen al bij de eerste toets blijkt te beheersen, dan hoef je die verder niet meer te oefenen. Deze leeromgeving bevat verder allerlei oefeningen en oefentoetsen. Daarnaast ontvang je een handboek en een werkboek. Het kwalificerende examen voor Nederlands, Engels en rekenen doe je op de onderwijslocatie. Per vak wordt een virtuele kamer op SOD online gemaakt waarin je de examendatum kunt zien. Het examen van Nederlands en Engels bestaat uit een schriftelijk en mondeling deel. Voor rekenen alleen uit een schriftelijk deel.
Studiebelasting De totale studiebelasting van de opleiding bestaat uit lessen, toetsen, zelfstudie en beroepspraktijkvorming (leren op de werkplek) gedurende een studiejaar van ca. 44 weken en is als volgt:
8
Omschrijving
Studiebelasting
Lessen en toetsen voor modules 0.1 t/m 0.9 (41 dagdelen * 3 uur/dagdeel) Zelfstudie en toetsen voor Nederlands, Engels, rekenen (44 weken * gemiddeld 3 uur/week) Zelfstudie (44 weken * gemiddeld 12 uur/week) Beroepspraktijkvorming (44 weken * 20 uur/week): Totaal
123 *1132 528 880 1.663
Toelatingseisen Om aan de SOD-I opleiding deel te kunnen nemen moet je minimaal beschikken over een LBO-C, MAVO-D of VMBO-TL (theoretische leerweg) diploma én beschikken over een goedgekeurde beroepspraktijkplek.
Studiekosten Naast een deelnameprijs moet men rekening houden met kosten voor lesboeken en arrangementskosten. Voor deelname aan het Mbo-4 programma betaalt men extra kosten per pakket Nederlands, Engels en rekenen. Bij de pakketkosten zijn inbegrepen boeken, een licentie voor de virtuele leeromgeving en eén examenmogelijkheid. De tarieven staan op de website.
* optioneel; 3 uur zelfstudie per week is indicatief; hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. 1
9
4 Inschrijving, intake en toelating Toelatingseisen Om aan de SOD-I opleiding deel te kunnen nemen moet je minimaal beschikken over een LBO-C, MAVO-D of VMBO-TL (theoretische leerweg) diploma én beschikken over een goedgekeurde beroepspraktijkplek. Je moet minimaal 20 uur per week gedurende de looptijd van de studie op deze werkplek werkzaam kunnen zijn. De directie van SOD kan in bijzondere gevallen afwijken van bovenstaande vooropleidingseisen, indien de deelnemer naar verwachting het onderwijs in de beroepsopleiding met voldoende resultaat zal kunnen volgen.
Intake Naar aanleiding van de aanmelding vindt een gesprek plaats met de opleidingscoördinator. Ter voorbereiding op dit gesprek kun je het kwalificatiedossier, de studiegids en het studentenstatuut doorlezen. Daarnaast lever je vooraf een cv aan, beantwoord je een aantal vragen schriftelijk en doe je een leerstijlentest. Mocht je niet voldoen aan eerder genoemde wettelijke toelatingseisen, stuur je voorafgaand aan de intake, een motivatiebrief aan SOD, die mede ondertekend wordt door de werkgever. De werkgever ondertekent bovendien een zogenaamde werkgeversverklaring. Onderwerp van gesprek zijn de toelatingseisen die de opleiding stelt aan deelname, zoals bijvoorbeeld de erkenning van de werkplek, de aanwijzing van een praktijkopleider, jouw verwachtingen, leervragen, mogelijke vrijstellingen en extra begeleiding.
Toelating Bij toelating wordt een onderwijsovereenkomst (OOK) en een praktijkovereenkomst (POK) gesloten. In de OOK wordt vastgelegd dat de onderwijsinstelling de deelnemer in de gelegenheid stelt de betreffende beroepsopleiding (dan wel een deel van de opleiding) waarop de inschrijving betrekking heeft te volgen en wordt ook vastgelegd welke afspraken zijn gemaakt ten aanzien van bijvoorbeeld vrijstellingen, een leerbeperking, extra begeleiding e.d. In de OOK is ook vastgelegd of je deelneemt aan het Mbo-4 programma of niet. Het doel van de POK voor beroepsopleidingen is het vastleggen van afspraken over de beroepspraktijkvorming, zodat het uitbreiden van kennis, inzicht en ervaring gerealiseerd kan worden in het kader van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs(WEB). Deze overeenkomst wordt getekend door de student, de SOD, de werkgever en het kenniscentrum.
10
5 Visie op onderwijs SOD heeft een visie op onderwijs, die zij toepast op al haar opleidingsactiviteiten.
Beroepsgericht De basis voor het onderwijs is de hedendaagse en toekomstige beroepspraktijk van de informatiebeheerder. Er zijn veel ontwikkelingen op sociaal, technologisch, maatschappelijk en organisatorisch vlak waardoor de wereld van de informatievoorziening continue in ontwikkeling is en ook de werksituatie van de informatiebeheerder. SOD speelt met de opleiding SOD-I daar zoveel mogelijk op in. Vanuit de beroepspraktijk is vastgesteld welke kennis, inzicht, vaardigheden, beroepshouding en praktijksituaties een informatiebeheerder nodig heeft om te kunnen functioneren in zijn huidige functie en gericht op de ontwikkelingen in de toekomst.
Competentiegericht De kennis, inzicht, vaardigheden en beroepshouding zijn geordend rondom verschillende thema’s die bij SOD worden aangeboden in modules. De docenten die de modules verzorgen komen uit de beroepspraktijk, waardoor zij ook direct de vertaling van de theorie naar de praktijk kunnen maken. Zij besteden daarbij aandacht aan de competenties, het samenhangend geheel van kennis, inzicht, vaardigheden en beroepshouding, die je als informatiebeheerder moet ontwikkelen.
Praktijkgericht Als student heb je al een werkplek binnen de informatievoorziening. Daarmee maak je optimaal gebruik van het zogenoemde werkplekleren. Naast de studie bij SOD leer je immers ook in de praktijk. Vanuit de opleiding krijg je praktijkopdrachten die je moet uitvoeren op je werkplek, waardoor je het geleerde direct toepast in je werk. Daarmee leg je een directe relatie met de praktijksituatie in je eigen organisatie waardoor sprake is van een wisselwerking tussen theorie en praktijk. Een praktijkopleider ondersteunt je tijdens het oefenen en leren op je werkplek.
Studentgericht Jouw leerproces staat centraal bij SOD. Docenten besteden daarom tijdens de lessen aandacht aan de verschillende leervragen die ontstaan na het bestuderen van de leerinhoud of het uitvoeren van een praktijkopdracht. Dit betekent wel dat men van jou, als student, verwacht dat je in staat bent je eigen leerproces te sturen. Daarbij biedt SOD ondersteuning in de module ‘Studieloopbaanbegeleiding’.
11
6 Opleidingsstructuur De opleiding SOD-I is opgebouwd volgens onderstaande structuur.
Vakinhoudelijke modules De SOD-I opleiding geeft je kennis, inzicht en vaardigheden die je nodig hebt om je werk als informatiebeheerder goed uit te kunnen voeren. Wat je leert is direct toepasbaar op je werkplek. Verschillende vakinhoudelijke onderwerpen komen aan bod: informatie ontsluiten, informatie beheren, informatie verstrekken en beheren van informatiesystemen. Je krijgt binnen elke vakinhoudelijke module les van een docent uit de praktijk van de informatievoorziening.
Ondersteunende modules Daarnaast zijn er twee modules - organisatie besturen en communicatiedie je kennis en vaardigheden bijbrengen die nodig zijn om je vak goed te kunnen uitoefenen. Voor elke module moet je de theorie bestuderen, huiswerkopdrachten maken en voer je praktijkopdrachten uit en rond je af met een examen. In hoofdstuk 6 is een omschrijving per module gegeven.
Persoonlijke ontwikkeling SOD vindt ook je persoonlijke ontwikkeling als professional belangrijk. Daarom besteed je tijdens een aantal lessen (studieloopbaanbegeleiding) aandacht aan hoe je leert en hoe je je verder wilt en kunt ontwikkelen.
De Proeve van Bekwaamheid Aan het eind van de opleiding moet je aantonen dat je de werkzaamheden van een informatiebeheerder goed kunt uitvoeren. Dat laat je zien tijdens een examen, de zogenaamde proeve van bekwaamheid. De proeve van bekwaamheid vindt plaats binnen de organisatie waar je werkt. De beoordeling is in handen van twee examinatoren die je observeren terwijl je de gevraagde werkzaamheden uitvoert.
12
Personen en verantwoordelijkheden in het leerproces
-
-
-
-
-
Tijdens de opleiding kom je in contact met verschillende personen die je begeleiden en die lesgeven. Het gaat om de volgende personen: Docent De docent geeft les en begeleidt je tijdens de les en bij het leren van de verschillende vaardigheden. Voor vragen over de leerinhoud kun je bij de docent terecht. Mentor De mentor vormt de schakel tussen de opleiding, de student en de werkplek waar het werkplekleren plaatsvindt. Deze geeft als het ware vorm aan de zorgplicht die de opleiding heeft ten aanzien van haar studenten. De mentor bespreekt met je de studievoortgang, maar heeft ook met de praktijkopleider en houdt in de gaten of er zaken spelen op de werkplek die het studiesucces in de weg kunnen staan. Praktijkopleider De praktijkopleider is iemand die werkt in jouw organisatie en die jou begeleidt tijdens je werk gedurende de opleiding. Hij bespreekt de voortgang met betrekking tot jouw werkzaamheden en gedrag. Hij heeft ook een rol bij het beoordelen van jouw functioneren binnen de organisatie. Examinator Proeve van Bekwaamheid De examinator neemt de proeve van bekwaamheid af bij jou op de werkplek. Vertrouwenspersoon SOD kent een vertrouwenspersoon. In het studentenstatuut kun je meer lezen over de vertrouwenspersoon en in welke gevallen je je hiertoe kunt richten.
13
7 Inhoud van de opleiding SOD-I De SOD-I opleiding bestaat uit de volgende modules:
Module: Organisatie besturen Context Met behulp van een organigram teken je de structuur van een organisatie: wie zit waar en wat doet hij. Zo’n organigram suggereert dat via de structuur van de organisatie tot resultaten wordt gekomen. Was dat maar waar, immers dat zou eenvoudig en snel tot voorspelbare resultaten leiden. Vanaf de jaren tachtig van de vorige eeuw is er veel gepubliceerd over organisaties. Algemeen erkent men dat de structuur weliswaar helpt om tot resultaten te komen, maar dat cultuur een veel belangrijkere factor is. Met cultuur bedoelt men de gedragingen van het personeel ten opzichte van elkaar en ten opzichte van klanten. Cultuur kan gebaseerd zijn op de geschreven en veel vaker op de niet geschreven regels in een organisatie. Een organisatie staat niet op zichzelf, maar heeft heel veel verbanden met de buitenwereld. Een buitenwereld die voortdurend in beweging is. Er zijn ontwikkelingen op sociaal, technologisch, organisatorisch en maatschappelijk vlak die een organisatie kunnen bedreigen, maar anderzijds ook kansen bieden. De organisatie moet dus alert blijven op de veranderingen in de buitenwereld en die vertalen naar haar eigen functioneren. Mede door technologische ontwikkelingen lijken de veranderingen zich steeds meer en sneller aan te dienen. Dit vraagt om een alerte organisatie, zodanig ingericht dat zij zich voortdurend kan aanpassen. Organisatie is een abstract begrip maar bestaat uit de mensen die er actief zijn: “alleen als mensen veranderen, veranderen organisaties”. Inleiding In deze module leer je hoe een organisatie eruitziet en hoe je een organisatie kunt beschrijven. Een organisatie voert processen uit om tot resultaten te komen. Deze resultaten leiden tot een toegevoegde waarde (voor klanten). Het toevoegen van waarde is immers het bestaansrecht van de organisatie. Je kijkt in deze module naar zaakgericht werken (processen) en ontdekt wat daarbij het belang van een goede informatievoorziening is. Ook de werkmethodes van organisaties veranderen. Organisaties zetten steeds vaker projectmatig werken in bij vernieuwingen of veranderingen. Projectmatig werken verschilt met werken in een proces. Een andere ontwikkeling is het Nieuwe Werken. Een andere manier van werken, gebaseerd op vertrouwen van medewerkers en mogelijk gemaakt door technologische ontwikkelingen. Om je werk als informatiebeheerder goed te kunnen doen moet je begrip hebben van hoe een organisatie werkt en wat jouw rol daarin is. Relatie met andere modules De module ‘Organisatie’ is vooraan in de opleiding geplaatst omdat de context waarin de informatiebeheerder functioneert belangrijk is voor het 14
uitvoeren van de taken. De informatiebeheerder zorgt met zijn activiteiten van informatie ontsluiten, beheren en verstrekken dat de organisatie goed kan functioneren.
Module: Informatie ontsluiten Context Met de introductie van de computer ontstonden al snel mogelijkheden om op een eenvoudige wijze informatie te creëren. In de afgelopen decennia is de hoeveelheid informatie dan ook gigantisch gegroeid en dat zal niet meer stoppen. Kijk maar eens op Youtube naar de vele filmpjes over dit onderwerp (zoektermen: ‘information overload’ en ‘did you know’). Inmiddels is er zoveel informatie dat het overzicht kwijtraakt. Men spreekt dan van informatie-overload, informatie-explosie en informatie-inflatie. Allemaal termen met een negatieve klank om daarmee aan te geven dat er teveel informatie op ons af komt. Dat vraagt dus om organiseren. Om informatie terug te vinden, te bepalen of de informatie juist en/of compleet is moet je gaan organiseren en structureren. Hulpmiddelen, zoals indexeringssoftware die informatie kenmerken toekent, spelen een belangrijke rol in dit proces. De zoekmachine van Google maakt hier bijvoorbeeld gebruik van. Zaken als de juiste informatie en samenhang zijn nog wat moeilijker met software te regelen. Voor een organisatie is dit echter wel belangrijk. Het is dus nodig om afspraken te maken over het toekennen van kenmerken aan informatie. Dat noemen we het toevoegen van metadata. Metadata is informatie over informatie. In een digitale omgeving is het proces van toevoegen van informatie eenvoudig te regelen. Cruciaal is echter wel dat dit goed gebeurt. Inleiding In deze module leer je hoe je informatie moet ontsluiten. Daarbij kan informatie in meerdere vormen en op meerdere plaatsen voorkomen. Denk aan de ‘word’ of ‘excell’ documenten op de harde schijf van een computer, maar ook de informatie in een document managementsysteem, een database, of in taakapplicaties (of procesapplicaties) en ook nog fysieke documenten. In deze module ga je aan de slag met een ordeningsplan, metadata en een metadataplan. In een organisatie die zaakgericht werkt, kent het systeem automatisch metadata toe. Zaakgericht werken zelf komt in de module ‘Organisatie’ aan de orde. Deze module behandelt de consequenties van zaakgericht werken voor het ontsluiten van informatie. In een digitale omgeving kent niet de informatiebeheerder Metadata toe, maar doet de behandelend medewerker dit zelf. De informatiebeheerder heeft als taak om te controleren of dat goed (volgens de afspraken) gebeurt. Dit is van belang omdat je informatie met onjuiste metadata niet meer kunt terugvinden of te vroeg wordt vernietigd. Hierdoor kan een organisatie zijn taken niet meer naar behoren uitoefenen. Relatie met andere modules Het ontsluiten van informatie is de eerste stap in het proces van de informatiebeheerder. Daarom is de module vooraan in de opleiding 15
geplaatst. Het proces van de informatiebeheerder bestaat immers uit: informatie ontsluiten, beheren en verstrekken.
Module: Communicatie Context Communicatie bestaat er in diverse vormen: mondeling, schriftelijk, verbaal en non-verbaal. Maar ook communicatie met één ander persoon, in een kleine groep of in een afdeling. En hoewel iedereen dagelijks op meerdere manieren communiceert, gaat het binnen een organisatie toch vaak mis. Men begrijpt elkaar niet of wil elkaar niet begrijpen. Men heeft goede bedoelingen, maar er zijn misverstanden. Op het vlak van communicatie kan veel verkeerd gaan. Maar willen mensen met elkaar samenwerken, dan zullen ze goed moeten communiceren. Daarbij moet je steeds nadenken over manieren en het gebruik van hulpmiddelen om effectief en efficiënt te communiceren. De informatiebeheerder is een ondersteunende functie aan (interne) klanten. De activiteiten zijn gebaseerd op afspraken binnen de afdeling en vragen dus om een goede afstemming met collega’s. En bij het onderhouden van relaties en het maken van afspraken speelt communicatie een essentiële rol! Inleiding De module gaat praktisch in op de verschillende vormen van communicatie. Hoe ga je daar in het algemeen mee om (wat zijn de regels?) en hoe is jouw eigen stijl van communiceren? Je werkt aan het begrijpen van hoe jij over komt op anderen. Daarom ga je een aantal vaardigheden in mondelinge en schriftelijke communicatie oefenen, zodat je doelgerichter gaat werken. Relatie met andere modules Communicatie komt ook in andere modules aan de orde. Bijvoorbeeld in de vorm van het doen van verbetervoorstellen of het geven van gebruikersinstructie. De basistechnieken daarvoor leer je in deze module. In de andere modules ga je dat toepassen.
Module: Informatie beheren Context Een organisatie ontvangt informatie, maakt informatie en verspreidt informatie. Met de huidige digitale hulpmiddelen verlopen de informatiestromen razendsnel en vaak ook ‘onzichtbaar’ op de achtergrond. Voor een organisatie is het essentieel dat zij grip heeft op deze informatiestromen, zodat de juiste informatie voor de juiste mensen beschikbaar is. En dan ook nog in samenhang opgeborgen en zodanig beveiligd dat alleen geautoriseerde medewerkers hier toegang tot hebben. Als dit niet goed is georganiseerd, loopt de organisatie het risico dat zij relevante informatie niet kan terugvinden of dat zij beslissingen neemt op onjuiste of achterhaalde informatie. Informatie komt voor in diverse vormen zoals bijvoorbeeld in een database, op een website, in taakapplicaties en in digitale en analoge documenten. Om al deze informatie te beheren stelt een organisatie regels op die vaak gebaseerd zijn op wettelijke kaders. Zo is er wetgeving voor de omgang 16
met financiële informatie, de omgang met privacy gevoelige informatie en specifiek voor de overheid de omgang met informatie (de Archiefwet). Inleiding In deze module leer je wat de vier argumenten voor goed informatiebeheer zijn en op welke manier dit is gerelateerd aan de Archiefwet. Dit vormt de basis van Informatiebeheer. Daarna ga je aan de slag met het opzetten van een digitaal archief en het onderhouden daarvan. De insteek van de module is de digitale omgeving. Je leert dus niet meer hoe je een analoog archief opzet, maar wel dat deze nog steeds bestaan en wat de gebruikte structuren in een analoge omgeving zijn. Zodat je wel in staat bent analoge archieven te beheren. Het beheren van informatie is een van de belangrijkste taken van de informatiebeheerder vandaar dat deze lesstof uitgebreid aan de orde komt in de opleiding. Relatie met andere modules In de beroepsactiviteiten van de Informatiebeheerder neemt het echte beheer van informatie een centrale plaats in. Dit zie je terug in de positionering van de module in de opleiding; tussen informatie ontsluiten en informatie verstrekken in.
Module: Informatie verstrekken Context De medewerkers in een organisatie zijn voortdurend met informatie bezig. In feite zijn ze ook afhankelijk van informatie om hun werkzaamheden uit te kunnen voeren. Dat kan zijn de informatie over een bepaald onderwerp maar ook de management informatie om te bepalen of een proces correct verloopt. Als de informatie ontbreekt kan een medewerker vaak zijn werkzaamheden niet uitvoeren. En als de informatie niet correct is, kan iemand foute beslissingen nemen. Daarom is het belangrijk dat medewerkers informatie voortdurend tot hun beschikking hebben en er op kunnen vertrouwen dat de informatie ook de juiste is. De informatiebeheerder weet hoe de informatiehuishouding is georganiseerd (ontsluiting) en hoe het beheer werkt. Met zijn kennis en inzicht kan hij andere medewerkers assisteren bij het zoeken naar informatie of anderen instrueren zodat zij zelf de juiste informatie kunnen zoeken en vinden. Daarnaast is de informatiebeheerder in staat om, op basis van een analyse, een interesseprofiel van een gebruiker op te stellen. Inleiding Deze module behandelt het analyseren van de klantvraag (de informatiebehoefte van de medewerkers) om zo tot een goede dienstverlening te komen. Goede dienstverlening betekent niet alleen de inhoudelijk invulling, maar ook het op correcte wijze omgaan met de klanten. De informatiebeheerder instrueert de klant zodat hij zelf kan zoeken in de bedrijfsdatabases, documentmanagement systemen en op internet. Hiermee zorgt de informatiebeheerder er voor dat medewerkers hun werkzaamheden effectiever kunnen uitvoeren. Je leert in deze module ook hoe je tot verander- of verbetervoorstellen komt indien de huidige systemen of systematiek niet voldoet. 17
Relatie met andere modules Bij de modules over informatie ontsluiten en het beheren van informatie is er sprake van het toekennen van metadata (al of niet automatisch). Deze metadata zijn de sleutel voor het, in samenhang, kunnen terugvinden van de informatie. Het maken van een verbetervoorstel en het goed instrueren is in de module van communicatie al aan de orde gekomen. In deze module werk je dit verder uit in de specifieke werksituatie van het verstrekken van informatie.
Module: Beheren van informatiesystemen Context In organisaties is de beschikbare informatie, onder invloed van automatisering, steeds vaker in systemen opgeslagen. Het streven van organisaties is om alle informatie digitaal op te slaan en beschikbaar te stellen. Daar zijn veel voordelen mee te bereiken. Zo is “Het Nieuwe werken” alleen mogelijk als informatie altijd en overal beschikbaar is. Digitalisering maakt ook het principe ‘eenmalige opslag, meervoudig gebruik’ mogelijk. Met een volledig digitale werkplaats met een centrale en eenduidige wijze van opslag van informatie zijn grote besparingen mogelijk. Om de informatie goed te kunnen beheren, is niet alleen kennis van de systemen waarin de informatie is opgeslagen nodig, maar ook van de processen die gebruik maken van de informatie of de informatie maken en van de informatie zelf. Omdat het over verschillende specifieke vakgebieden gaat met eigen systemen, processen en informatie hebben veel organisaties moeite om het geheel goed te organiseren. Inleiding In deze module leer je hoe systemen werken en hoe de aansturing verloopt. Je leert ook hoe je veranderingen in systemen kunt bespreken met de gebruiker en hoe je komt tot een voorstel (functioneel ontwerp). Als er dan aanpassingen zijn gedaan, zul je vervolgens moeten testen of de aanpassingen inderdaad dat doen wat beoogd is. Relatie met andere modules In de module over de organisatie heb je geleerd hoe een organisatie functioneert, wat processen zijn en wat die voor een organisatie betekenen. Verder heb je gezien wat kwaliteit is en wat kwaliteit bepaalt. In de modules informatie ontsluiten, beheren en verstrekken heb je specifiek naar de informatiecomponent gekeken. In deze module ga je op zoek naar de middelen waarmee de organisatie is georganiseerd en hoe de informatie daarin is bewaard.
Onderstaande modules zijn ondersteunend aan het vakinhoudelijke programma.
Module: Studieloopbaanbegeleiding De module studieloopbaanbegeleiding (SLB) maakt deel uit van deze opleiding. Hoewel SLB op het eerste gezicht weinig te maken lijkt te 18
hebben met de opleiding, ga je merken dat SLB verbindingen legt tussen je leerresultaten en het toepassen ervan in je werk. Daarbij ga je actief aan het werk met je persoonlijke ontwikkeling, ook weer in het belang van je professionele werkhouding. Je leert je leerproces te managen en daardoor optimaal effect te hebben van de opleiding die je volgt. Mede daardoor werkt je actief aan het vormgeven van je loopbaan. Door de regie te nemen ga je bewuste keuzes maken en accenten leggen. Daarnaast leer je vaardigheden om effectiever te werken. Vrij snel na de start van de opleiding is er een bijeenkomst van een halve dag voor jou en je praktijkopleider samen. Daarin wordt de praktijkbegeleider geïnformeerd over de opleiding en zijn/haar taak en staat effectieve en efficiënte samenwerking tussen jullie centraal.
Module: Loopbaan en burgerschap Er is geen directe relatie met de andere modules. Loopbaan en Burgerschap draagt bij aan competenties die van belang kunnen zijn bij de beroepsuitoefening en bij het volgen van alle andere modules, gezien in het licht van de eigen persoonlijke ontplooiing en bewustwording. Vanuit de overheid worden er eisen gesteld op het gebied van Loopbaan en Burgerschap aan alle mensen die het Mbo-diploma willen behalen.
19
8 Organisatie SOD-Online Tijdens je SOD-I opleiding maak je gebruik van onze elektronische leeromgeving, SOD-Online (www.sod-online.nl). Deze website geeft je toegang tot informatie zoals: 1. het rooster; 2. de deelnemerslijst (met informatie over de medestudenten zoals email adres); 3. de docenten; 4. de mentor; 5. het lesmateriaal; 6. studieresultaten; 7. opleidingsportfolio; 8. studentenstatuut inclusief de Onderwijsexamenregeling (OER) 9. nieuws en artikelen uit het vakgebied.
Rooster De SOD-I opleiding bestaat uit 19 lesdagen (exclusief toetsdagen) verspreid over een leerjaar (september tot en met juni of januari tot en met december). Bij het plannen van de lesdagen en de toetsmomenten houden we rekening met landelijk geldende vakantiedagen. De lessen vinden plaats op een vaste dag in de week. Het hele jaarrooster wordt geplaatst bij de start van de opleiding.
Lesmateriaal, documenten, etc. Voor aanvang van je studie ontvang je een boekenlijst, waarop je de verplichte literatuur kunt vinden. Je bent zelf verantwoordelijk voor de aanschaf van de lesboeken. Artikelen, presentaties en opdrachten stellen we via SOD-Online beschikbaar. Elke module heeft een modulewijzer waarin is aangeven wat de leerdoelen zijn, de toetsvorm en de wijze van beoordeling en de instructies voor de voorbereiding van de lessen. Bij twee modules wordt een syllabus uitgereikt.
Studentenstatuut De opleiding heeft een studentenstatuut. In dit studentenstatuut vind je de leveringsvoorwaarden, je rechten en plichten en ook het onderwijs- en examenreglement. Het meest recente studentenstatuut staat op de website (www.sodnext.nl en in je virtuele klaslokaal op www.sodonline.nl. Als je aan de studie begint, verwacht SOD dat je kennis hebt genomen van het studentenstatuut.
20
Bijlage: Kwalificatie Informatiebeheerder
Samenvatting van de kwalificatie Informatiebeheerder (crebo 90523) uit het kwalificatiedossier Medewerker Informatiedienstverlening (Cohort 2012-2013). Een kerntaak is een belangrijk deel van de beroepsuitoefening en bestaat uit samenhangende werkprocessen, die kenmerkend zijn voor de beroepsuitoefening van een kwalificatie. Alle kerntaken samen beschrijven de essentie van de kwalificatie in een kwalificatiedossier. De kwalificatie Informatiebeheerder heeft 2 kerntaken: Kerntaak 1: Bemiddelt tussen klant en informatie Kerntaak 3: Ontsluit en beheer het informatie-/media-aanbod Per kerntaak zijn de werkprocessen beschreven. Een werkproces is een afgebakend geheel van beroepshandelingen binnen een kerntaak. Het werkproces kent een begin en een eind, heeft een resultaat en wordt als kenmerkend herkend in de beroepspraktijk. In de kwalificatie Informatiebeheerder staan de volgende werkprocessen. Kerntaak 1: WP 1.1 WP 1.2 WP 1.3
Bemiddelt tussen klant en informatie Handelt klantvragen af Leert de klant informatievaardigheden Administreert gegevens bij de informatiebemiddeling
Kerntaak 3: WP 3.2 WP 3.3 WP 3.6
Ontsluit en beheert het informatie-/media-aanbod Selecteert en verwerkt het informatieaanbod Ontsluit informatie Beheert de archiefruimte
Om een werkproces goed uit te voeren heb je bepaalde kennis, inzicht en vaardigheden en houding nodig. Het samenhangende geheel van kennis, inzicht, vaardigheden en houding is een competentie. Of iemand over de gevraagde competenties beschikt wordt zichtbaar in gedrag. In het kwalificatiedossier staat per werkproces beschreven welke competenties moeten worden aangewend. Het gaat om de volgende competenties:
21
Kerntaak 1: Bemiddelt tussen klant en informatie Werkprocessen Competenties 1.1 Handelt klantvragen af F Ethisch en integer handelen I Presenteren M Analyseren O Creëren en innoveren P Leren R Op de behoeften en verwachtingen van de klant richten 1.2 Leert de klant C Begeleiden informatievaardigheden F Ethisch en integer handelen I Presenteren O Creëren en innoveren P Leren R Op de behoeften en verwachtingen van de klant richten 1.3 Administreert gegevens F Ethisch en integer handelen bij de G Relaties bouwen en netwerken informatiebemiddeling N Onderzoeken Q Plannen en organiseren R Op de behoeften en verwachtingen van de klant richten S Kwaliteit leveren Kerntaak 3: Ontsluit en beheert het informatie-/media-aanbod Werkprocessen Competenties 3.2 Selecteert en verwerkt E Samenwerken en overleggen het informatieaanbod F Ethisch en integer handelen G Relaties bouwen en netwerken M Analyseren N Onderzoeken S Kwaliteit leveren 3.3 Ontsluit informatie E Samenwerken en overleggen F Ethisch en integer handelen J Formuleren en rapporteren M Analyseren N Onderzoeken P Leren S Kwaliteit leveren 3.6 Beheert de E Samenwerken en overleggen archiefruimte M Analyseren T Instructies en procedures opvolgen
22
Bijlage: Nederlands, rekenen en Engels Nederlands en Rekenen: Volgens de wet Referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen zijn de voor het Mbo vastgestelde referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen van toepassing (invoering september 2010). Voor deze kwalificatie zijn het referentieniveau Nederlands en het referentieniveau rekenen vastgesteld op 3F. De vastgestelde referentieniveau’s zijn een gevolg van de uitkomsten volgens de commissie Meijerink. Nederlands en rekenen zijn verplichte onderdelen, maar tot 1 augustus 2014 heeft de score (onvoldoende/ voldoende) geen invloed op de slaag-/zakregeling. Moderne vreemde talen (MVT): Voor één of meer (moderne) vreemde talen is in het kwalificatiedossier een bepaald beheersingsniveau aangeven. Dit beheersingsniveau verwijst naar het document Common European Framework of Reference for language (CEF), waarin de verschillende taalniveaus zijn beschreven. De arceringen in de tabel geven aan op welk niveau moderne vreemde talen moeten worden beheerst voor diplomering. De Mbo-4 beheersingsniveaus voor Nederlands, rekenen en Engels zijn: Nederlands
Luisteren
Lezen
Gesprekken voeren
Spreken
Schrijven
Taalverzorging
4F 3F 2F 1F Rekenen
Getallen
Verhoudingen
Meten en meetkunde
Verbanden
4F 3F 2F 1F Engels
Luisteren
Lezen
Gesprekken voeren
C2 C1 B2 B1 A2 A1
23
Spreken
Schrijven
