Inhoudsopgave
1. Inleiding
Pagina 2
2. Het signaal
Pagina 3
3. Uitkomsten en analyse van het onderzoek naar fouten in rapportage
Pagina 5
4. Oorzaken en mogelijke oplossingen
Pagina 9
5. Concrete tips
Pagina 10
6. Tot slot
Pagina 11
Bijlage 1: Een blanco enquête
Bijlage 2: Speak out! A4-tjes waarop jongeren op creatieve wijze aandacht vragen voor de enorme hoeveelheid papierwerk die het echte contact tussen jongere en hulpverlener in de weg staat.
1. Inleiding De opening van het Jongerenplatform voor BJZ in maart 2010 was een groot succes. Er zijn zo’n 45 jongeren vanuit heel Gelderland naar jongerencentrum Willemeen gekomen om hun mening over Bureau Jeugdzorg Gelderland te laten horen. In de workshops konden jongeren op creatieve wijze hun visie vertellen. Er kwamen frustraties omhoog, maar er werd ook gebrainstormd over hoe het dan wel zou moeten. Twintig jongeren schreven zich in; het jongerenplatform is ontstaan!
Tijdens de workshops op de open dag kwamen de volgende aandachtspunten naar voren:
Fouten/ onjuistheden in rapportages
Overleggen en behandelplanbesprekingen
Bereikbaarheid en vervanging gezinsvoogd
Helderheid over de hulpverlening
Plaatsing
Omgang met vertrouwelijke informatie
Contact tussen de jongere en (gezins-)voogd
Tijdens de daarop volgende algemene bijeenkomst van het jongerenplatform hebben we de jongeren laten kiezen wat ze als eerst willen oppakken. ‘Fouten in rapportages’ en ‘Helderheid over de hulpverlening’ scoren duidelijk het hoogst. Na overleg starten we met het signaal ‘fouten in rapportages’. De jongeren willen onderzoeken hoe andere jongeren fouten in hun rapportage ervaren. Zodat gebaseerd daarop een advies kan komen.
Dit wordt het eerste signaal dat het jongerenplatform aanpakt en advies over uitbrengt naar Bureau Jeugdzorg Gelderland.
2
2. Het signaal Er moest een onderzoek komen! Hanno Ambaum, docent aan het Graafschapcollege in Doetinchem was die dag aanwezig en stelt voor dat een van zijn studenten het onderzoek gaat doen. Deze student, Manon Vermaas, kwam in mei kennismaken met de kerngroep. Gezamenlijk hebben we een enquête ontworpen en verspreidt deze via jongeren, behandelgroepen, fasehuizen, regiokantoor Nijmegen, intranet van Bureau Jeugdzorg etc. Uiteindelijk komen er 25 enquêtes retour, helaas wat minder dan we gehoopt hadden. Maar gezien de periode, vlak voor de zomervakantie, en de doelgroep ‘jongeren in de jeugdzorg’ zijn we toch blij met het resultaat. Manon Vermaas heeft de resultaten verwerkt en gezamenlijk hebben we ze geanalyseerd. Van hieruit zijn we tot mogelijke oplossingen en concrete tips gekomen. In dit verslag treft u het uiteindelijke resultaat hiervan aan.
Het Jongerenplatform wil uw aandacht vragen voor de problemen met fouten in rapportages die jongeren ervaren (hebben). Dit geldt zowel voor jongeren binnen de vrijwillige jeugdhulpverlening als binnen de jeugdbescherming . Het is sowieso niet altijd gemakkelijk om hulp van Bureau Jeugdzorg te krijgen. Onacceptabel is het wanneer jongeren geconfronteerd worden met (veel) onjuistheden (fouten) in de rapportages die over hen zelf gaan.
Hiermee worden onjuistheden bedoeld zoals:
Een foute interpretatie van wat er zich heeft afgespeeld ten nadele van de jongere;
Eigen mening van de (gezins-)voogd/ hulpverlener welke als feit wordt weergegeven;
Feitelijkheden die niet kloppen, maar telkens weer in alle stukken terugkomen;
Onjuistheden over bijvoorbeeld de duur van relatie met een ‘verkeerd vriendje’ of ‘het aantal keer waarop een jongere bij een vechtpartij betrokken is geweest’.
Zaken die als feit beschreven zijn, maar ze zijn niet onderbouwd met bron.
Over het omgaan met rapportages geven jongeren aan dat ze er last van hebben dat rapportages naar bijvoorbeeld hun school gaat, waardoor de betreffende mentor vanuit papier ‘alles’ over een jongere weet.
3
Behalve fouten in rapportages, hebben we ook onderzocht wat jongeren vinden van ‘oude informatie in de rapportages’. De ervaringen:
Er staat oude informatie in die jaar in jaar uit gebruikt wordt. Niet actueel dus.
In de rapportage is niet duidelijk wat oude informatie is. Er wordt te weinig onderscheidt gemaakt tussen wat voorheen speelde maar nu niet meer van toepassing is.
Jongeren ervaren het voortdurend terugkeren van zaken die in het verleden speelden als pijnlijk en belemmerend voor hun toekomst. Zij begrijpen dat er een proces beschreven moet worden, maar de vraag is om hier zorgvuldig in te zijn en alleen het noodzakelijke terug te laten keren.
NB: In de tekst wordt gesproken over ´rapportages´. Hiermee worden alle officiële documenten vanuit BJZ bedoeld, dus een (delta)plan van aanpak/ evaluatie, indicatiebesluit, verzoekschrift etc.
4
3. Uitkomsten en analyse van het onderzoek naar fouten in rapportage
Opvallend is dat bijna alle jongeren die de enquête hebben ingevuld, ervaring hebben met fouten.
Er is hier diversiteit in het aantal fouten dat ontdekt is, maar opvallend is dat ruim een derde van de jongeren 7 of meer fouten heeft ontdekt.
5
In de voorgesprekken met het Jongerenplatform werd duidelijk dat jongeren veel waarde hechten aan actuele informatie. Oude informatie wordt ervaren als een last, helemaal als deze niet meer van toepassing is.
Hier wordt duidelijk dat het merendeel van de jongeren vind dat oude informatie niet moet blijven staan. De voornaamste reden daarvan is dat deze niet meer van toepassing is en verkeerd beeld geeft.
6
Aan de hand van diagram 2.3 zien we dat jongeren zich niet laten leiden door emotie maar reëel zijn in hun antwoord. Slechts 7% vind dat de informatie na een half jaar weg moet.
75% heeft zelf stappen ondernomen om het dossier te laten corrigeren. De meerderheid daarvan heeft ervaren dat het niet heeft geholpen.
7
Bijna alle jongeren vinden dat er wel over hun ontwikkeling geschreven mag worden maar ze vinden dan wel dat dit niet zonder hun toestemming mag.
Dit laat zien dat er grote verschillen zijn in de ervaringen van jongeren wat betreft de mogelijkheid om een rapportage op te vragen en in te zien. De meerderheid vindt dat het gemakkelijk of heel gemakkelijk is.
8
4. Oorzaken en mogelijke oplossingen Veelzeggend is dat er bij een relatief kleine respondentengroep zoveel overeenkomsten zijn in de antwoorden. Hierdoor zien we de uitkomsten van de enquête als een goede indicatie van wat er onder de jongeren leeft. Aan de jongeren is ook gevraagd waarom zij dachten dat er fouten in hun rapportages terecht komen en wat zij een goede oplossing vinden om deze fouten te voorkomen.
Oorzaken volgens de jongeren:
Foute interpretatie van de feiten.
Het aannemen van geruchten.
De eigen mening van de gezinsvoogd.
Te weinig contact tussen jongere en (gezins-)voogd waardoor de (gezins-)voogd de jongere nauwelijks kent en daardoor van afstand een rapportage schrijft.
Te weinig besef bij de (gezins-)voogd/ hulpverlener dat een dergelijke rapportage medebepalend kan zijn voor de toekomst van de betreffende jongere. Informatie kan de jongere nog jarenlang ‘achtervolgen’.
Oude informatie die er jaren in blijft staan waarvan niet duidelijk wordt weergegeven of het nog actueel is. Dit werkt vaak in het nadeel van de jongere.
Niet alle medewerkers zijn (voldoende) op de hoogte van het inzagerecht.
Mogelijke oplossingen volgens de jongeren:
Luisteren naar de jongere en je vooraf aan de rapportage goed op de hoogte stellen van wat de jongere zelf vindt.
Vertrouwen hebben in de jongere en zijn/ haar verhaal ook belangrijk vinden.
Voordat je een rapportage schrijft, contact met de jongere opnemen en samen bespreken welke informatie nog actueel is. Wanneer er verschil in visie is, dit beschrijven en beargumenteren vanuit beide perspectieven.
Na het opstellen van de rapportage, deze samen goed doornemen. Zorgvuldig bespreken dat alles wat in de rapportage staat bij alle belanghebbenden terecht komt.
Wanneer er een verschil van mening is, dit benoemen in de rapportage.
Wanneer oude informatie van belang is voor de procesbeschrijving, hierbij vermelden wat nog actueel is en wat in het verleden speelde (met jaartal erbij).
Inzagerecht toepassen.
9
5. Concrete tips Bij de functiescholing van nieuwe (gezins-)voogden/ hulpverleners een onderdeel toevoegen namelijk, een jongere laten vertellen hoe het is om hulpverlening van BJZ te krijgen. Op deze manier leren nieuwe medewerkers de kant van de jongere kennen voordat ze beginnen met werken.
In de functiescholing medewerkers goed informeren over inzagerecht van de jongere.
Er kan bijvoorbeeld een hulpmiddel als een geplastificeerde kaart aan alle (gezins-) voogden/ hulpverleners worden gegeven. Hierop staan belangrijke aandachtspunten voor bij het maken van een rapportage.
Er moet een officiële richtlijn komen over het verwerken van ´oude informatie´ in rapportages. Datum erbij en aangeven of het nog actueel is. Teamleiders en of gedragsdeskundigen toetsen de rapportages hierop. Dit kan tevens op die kaart komen te staan.
De hulpverlener bespreekt goed met de jongere welke informatie in de rapportage komt te staan. Zo kan voorkomen worden dat informatie bijvoorbeeld bij ouders terecht komt wat niet de bedoeling is. (dit kan ook op de eerder genoemde geplastificeerde kaart komen te staan).
Een hand-out of flyer ontwerpen waarin de jongere duidelijk kan zien wat zijn rechten/ plichten zijn ten aanzien van rapportagevorming en dossierinzage.
10
6. Tot slot Gedurende het proces hebben we gemerkt dat omgaan met rapportages en dossierbeleid momenteel een ‘hot item’ is. Binnen Bureau Jeugdzorg is er een werkgroep debureaucratisering, het jongerenplatform is ook benaderd om hierover mee te denken. Het dossierbeleid wordt gebundeld en inzichtelijker gemaakt voor de medewerkers, het jongerenplatform heeft hier advies over gegeven. De juridische afdeling buigt zich over het inzichtelijk maken van het privacybeleid en de jongeren hebben hierover met de jurist van gedachten gewisseld. Daarnaast heeft er op vrijdag 19-11-2010 een werkconferentie plaatsgevonden voor cliënten en medewerkers. Opnieuw werd duidelijk dat zowel jongeren als hun ouders veel hinder ondervinden aan onjuistheden in rapportages. Het lijkt hierbij wederom niet te gaan om ‘af en toe een foutje’ maar wezenlijke onjuistheden of onjuiste weergave van informatie. Veelal ten nadele van de jongere of ouder.
Het jongerenplatform wil meedenken over oplossingen, zodat de kwaliteit van de hulpverlening verbetert. In dit document zijn al een aantal (concrete) tips gegeven. Voor de jongeren van het jongerenplatform is het zeer waardevol als Bureau Jeugdzorg hen hierin hoort en vooral kenbaar maakt wat zij ermee gaan doen. Naast dat er mogelijk beleidsmatig zaken moeten worden aangescherpt (bijvoorbeeld inzichtelijk beleid op gebruiken van informatie in rapportages), is het voor de jongeren belangrijk dat zij er zelf wat van terugzien in de praktijk. Het lijkt ons goed om met elkaar te bekijken hoe we dit vorm kunnen geven.
Dit signaal is aangeboden door: Het jongerenplatform voor Bureau Jeugdzorg Gelderland: Mohinie, Michael, Refik, Newroz, Jerry, Chanine, Jo-Ann, Youandi, Amanda, Juanita, Dhan, Vientje, Liban en Gjelane. Ondersteuner vanuit Bureau Jeudzorg Gelderland: Evelien el Andichi Vanuit Zorgbelang Gelderland: Hellen Houterman en Brechtje Bandell
Met dank aan: Graafschap College: Manon Vermaas (stagiaire)
11
