Inleiding Pagina 3
Basisgegevens Pagina 4
Klanten Pagina 5
Dossiers Pagina 6
Boekhouding Pagina 8
Koppelingen Pagina 11
Wie zijn wij – wie is Jack?
Goed is niet goed genoeg
Jack is het resultaat van ruim 12 jaar ontwikkeling en samenwerking met onze klanten. Alle opgedane kennis en ervaring hebben wij in dit product geïntegreerd. Jack zorgt ervoor dat u uw dagelijkse werk zo gemakkelijk en efficiënt mogelijk kunt uitvoeren. Administratie, boekhouding, statistiek en marketing mogen dan misschien niet de leukste bezigheden zijn, het is allemaal absoluut noodzakelijk voor uw dagelijkse werk. Met Jack kunt u deze werkzaamheden sneller, overzichtelijker en eenvoudiger uitvoeren. Maar Jack maakt uw werk niet alleen plezieriger, hij zorgt ervoor dat u uw klanten daarnaast een professionele service kunt bieden. Uw klanten zullen dit weten te waarderen.
Jack voldoet aan de hoogste eisen. Volledige compatibiliteit met de actuele Windowssystemen is daarbij een absolute voorwaarde. Bij de ontwikkeling van Jack draait alles altijd om gebruikersvriendelijkheid. U zult Jack dan ook snel onder de knie hebben en de eenvoudige, intuïtieve bediening niet meer willen missen. De gangbare Windowsstandaarden, zoals contextmenu’s, zijn voor Jack vanzelfsprekend. Het programma kan zowel met het toetsenbord als met de muis worden bestuurd. Hierdoor kunnen zowel beginnende als ervaren gebruikers optimaal gebruik maken van het programma.
U hebt een probleem – wij de oplossing! Jack laat u niet in de steek Software is alleen goed als de gebruiker ermee om weet te gaan. Daarom laten wij u na de koop niet alleen. Professionele ondersteuning helpt u bij de optimalisering van uw werk. Online-hulp, praktijkgerichte trainingen, telefonische service en onze internetdatabase zorgen ervoor dat u bij problemen niet alleen staat. Mocht u toch op een onoplosbaar probleem stuiten, dan staan de deskundige medewerkers/ contactpersonen van onze hotline u graag met raad en daad bij.
3
Jack ondersteunt u op allerlei manieren bij uw dagelijkse werk, bijvoorbeeld tijdens uw telefoongesprek met de klant of bij de bewaking van de planner. Zo worden er voor elke boeking verschillende termijnen beheerd. Daarnaast kunt u zelf nog andere specifieke termijnen toevoegen. Elke termijn kan aan een medewerker of een groep medewerkers worden toegewezen. Vergeten opties behoren met Jack voorgoed tot het verleden.
Alles onder controle bij de dagelijkse werkzaamheden Lijsten – overzichtelijk en effectief Als meerdere medewerkers een bepaalde taak kunnen uitvoeren, kan er efficiënter gewerkt worden en is de kans op fouten kleiner. Jack bewaakt de vervaldata van termijnen en maakt de desbetreffende medewerkers daar tijdig op attent. Met de automatische reisbescheidencontrole heeft u beter zicht op belangrijke reisdocumenten. Bij elke boeking worden de ontvangst en de verzending van de documenten bijgehouden evenals de datum, de betreffende medewerker en eventueel de verzendingswijze. Op deze manier heeft u alles helemaal onder controle en zijn problemen met de reisbescheiden praktisch onmogelijk.
Jack kan op uw verzoek allerlei specifieke lijsten tonen voor een analyse. Daarbij kunt u bijvoorbeeld denken aan boekingslijsten, vertreklijsten, opbrengstlijsten, touroperatorlijsten enz. U kunt deze lijsten op uw beeldscherm opvragen, printen of via email versturen. In de lijsten kunt u naar alle gewenste teksten en cijfers zoeken.
Basisgegevensbeheer: alle gegevens direct bij de hand
Nog meer informatie
Om uw werk te vergemakkelijken en alle boekingen optimaal af te handelen zijn gegevens van de touroperator nodig. In Jack kunt u deze basisgegevens vanaf elke plek snel opvragen. Naast adressen, telefoon- / faxnummers en bankgegevens beheert Jack ook de reis- en annuleringsvoorwaarden en de commissiepercentages van elke touroperator. Bovendien kunt u zelf teksten invoeren, zodat u alle belangrijke informatie over de betreffende touroperator altijd paraat hebt.
Diverse soorten basisgegevens maken een uiterst nauwkeurige klantenanalyse mogelijk waarop u uw marketingconcept kunt baseren. Naast uw medewerkers kunt u alle klantgegevens, landen, bestemmingen, reissoorten, hotels en airlines met eventuele aanvullende informatie vastleggen. Om het u nog makkelijker te maken, worden alle postcodes, luchthavens en de airlinedatabase meteen meegeleverd. Dit bespaart u een hoop invoerwerk en op die manier hebt u alles direct bij de hand.
Planner
Basisgegevens touroperator
4
De klantenregistratie
Niet zoeken, maar vinden
Jack maakt reclame
Jack past zich aan uw behoeften aan en niet omgekeerd
Bij de klantenregistratie worden de basisgegevens van uw klanten eenmalig vastgelegd, waarna u ze op elk gewenst moment weer kunt opvragen. Aan de hand van klantenanalyses kunt u specifieke doelgroepen bereiken door middel van direct-marketing. Jack houdt zelf de klantenhistorie bij met de belangrijkste gegevens over de reis, de betalingen enz. U kunt uit de klantendatabase direct statistieken opvragen, die u een overzicht geven van het boekingsgedrag, de omzet en de openstaande betalingen van de betreffende klant.
Alle klanten kunnen gevonden worden aan de hand van diverse criteria, zoals klantnummer, naam, postcode, namen van deelnemers enz. Bij het zoeken naar boekingen zijn de klant- en boekingsgegevens met elkaar verbonden, zodat u meteen alle reizen en gegevens vindt, die betrekking hebben op de betreffende klant.
Reclame en marketing zijn vanwege de harde concurrentiestrijd tegenwoordig ook voor kleinere reisbureaus onontbeerlijk. Jack biedt u hiervoor vele mogelijkheden. U kunt Jack een selectie van klanten laten maken aan de hand van vooraf ingestelde criteria en informatiekenmerken. Met de adressen die deze selectie oplevert, kunt u vervolgens bijvoorbeeld een mailing opstellen waarbij elke klant persoonlijk wordt aangeschreven. Succesvol reclame maken is met Jack kinderspel. Met de geïntegreerde tekstverwerking kunt u de brieven direct printen of ook als nieuwsbrief via email versturen.
Jack past zich helemaal aan uw wensen aan. De layout van afdrukken, de lengte van rekeningen, lijsten, lettertypes en nog veel meer andere zaken kunt u naar eigen wens instellen. Elke medewerker krijgt een eigen wachtwoord. Met dit wachtwoord heeft hij alleen toegang tot de gegevens en functies waarvoor hij toestemming heeft gekregen. Daarnaast worden alle activiteiten consequent in Jack opgenomen. Hierdoor bent u optimaal beschermd tegen misbruik van gegevens en hebt u hulp bij het analyseren van fouten. Met alle specifieke mogelijkheden die Jack biedt, lijkt het net alsof het programma speciaal voor u ontwikkeld is.
Klantenkaart
Wachtwoorden en rechten
Klanten en boekingen zoeken
5
Minder risico, meer winst voor het bedrijf
De klant is koning
De boekingen
Eenvoudige overname uit het reserveringssysteem
Ook voor het bedrijf zelf heeft Jack een aantal troeven paraat. Speciale analyses en statistieken geven u duidelijkheid over de omzet, airlines en klanten. Daarmee kunt u bijvoorbeeld een betere onderhandelingspositie bij touroperators bewerkstelligen of uw assortiment beter afstemmen op de wensen van de klant. Resultaat: grotere winst. De grafische bedrijfsbeschrijving met de belangrijkste gegevens en omzetcijfers van uw bedrijf biedt u een handig overzicht, dat u bijvoorbeeld kunt gebruiken bij contractonderhandelingen.
Ook gegevens die de klant graag van u wil hebben, zoals bedrijfsinterne kostenposten, contactpersonen en projectnummers, heeft Jack duidelijk gestructureerd. Jack controleert automatisch de kredietlimieten om de schade en het risico van betalingstekorten zo beperkt mogelijk te houden. Rapporten voor uw klanten, zoals management reports, cost saving analyses en omzetcijfers beschouwt Jack als vanzelfsprekend. Met de gedetailleerde klantenprofielen kunt u uw klanten een optimale service bieden en tegelijkertijd hun reisgedrag bestuderen.
Boekingen kunnen handmatig worden ingevoerd of heel gemakkelijk worden overgenomen uit een reserveringssysteem. Elke boeking bestaat uit diverse services en segmenten, zoals vlucht, hotel en huurauto. Elke service kan aan een ander touroperator worden toegewezen, ongeacht of het daarbij om een reisbureauof een touroperator-incasso gaat. De prijs van de service wordt vastgesteld aan de hand van verschillende criteria: bijvoorbeeld volwassenen, kinderen, luchthavenbelasting, toeslagen en andere kosten die u zelf kunt invullen.
Boekingen kunnen uit bijna alle reserveringssystemen worden overgenomen. Nadat een boeking in het reserveringssysteem is vastgelegd, wordt deze boeking automatisch in Jack overgenomen. Daarbij stelt het programma zelf vast of de gegevens van de betreffende klant reeds bestaan. Vervolgens kan de boeking meteen verder verwerkt worden. De gegevens van de verschillende services in een boeking worden in duidelijke invoervensters geregistreerd. Alle gangbare services zijn vooraf al vastgelegd. Indien nodig kan men in Jack zelf nog andere services toevoegen.
Passagiers
Ticketlijst
Koppeling naar CRS
6
Willekeurig aantal deelnemers per boeking
Aanmeldingen, bevestigingen, vouchers en facturen
Bij elke boeking worden de reisdeelnemers ingevoerd of automatisch uit het reserveringssysteem overgenomen. Met één klik op de muis kunt u de deelnemers aan de bijbehorende services toewijzen. Jack berekent automatisch de prijzen voor elke afzonderlijke deelnemer. De deelnemers worden ook als klant beheerd in het klantenbestand. Hierdoor kunt u nog meer informatie over de reizigers beheren, zoals bijvoorbeeld paspoortgegevens.
Aan de hand van de gegevens die in de boeking zijn vastgelegd, stelt Jack een bevestiging en/of een factuur op. Met Jack kunt u een gedetailleerd reisschema voor de klant printen, waarin het verloop van de reis nog een keer overzichtelijk en in chronologische volgorde wordt opgesomd. Voor elke service kan een afzonderlijke voucher gemaakt worden. Alle vastgelegde documenten kunnen daarbij nog handmatig aangepast worden. Ook het gebruik van grafische afbeeldingen en logo’s op de documenten is voor Jack geen probleem.
De annulering Tijd is geld – de betaling
Natuurlijk beschikt Jack ook over handige annuleringsfuncties. U hebt de keuze uit een volledige annulering of een gedeeltelijke annulering, waarbij u alleen bepaalde services annuleert. De boekingen worden in de financiële boekhouding bijna altijd automatisch geannuleerd. Als u in het reserveringssysteem een bepaalde service of boeking moet wijzigen, dan wordt deze ook in Jack automatisch gewijzigd. Hierdoor kunt u erop vertrouwen dat u te allen tijde over de actuele boekingsgegevens beschikt.
Ook voor de efficiënte afhandeling, controle en afstemming van het betalingsverkeer zijn er speciale functies. De reisbureaumedewerker selecteert de manier waarop de klant wil betalen (bijvoorbeeld contant, met een machtiging of met een creditcard). Jack berekent aan de hand van deze gegevens de bijbehorende journaalregels voor de financiële boekhouding. De betalingshistorie van elke boeking laat u zien welke betalingen al verricht zijn en welke nog open staan.
Dossier
Printen factuur
Boeking annuleren
Klantenbetaling
7
De betalingscontrole / De automatische afschrijving
Afbeeldingen zeggen meer dan woorden
Vertrouwen is goed, controle is beter
Boekhouding: eenvoudig en... correct
Jack kan de aan- en restantbetalingen op afzonderlijke acceptgiro’s invullen, zodat uw klant gemakkelijker en sneller aan zijn betalingsplicht kan voldoen. Bij papierloze betalingen door over- en afschrijving creëert Jack een CLIEOP-bestand dat via uw electronicbankingpakket wordt doorgestuurd en dat door elke bank geaccepteerd wordt. Op deze manier kunnen zowel overschrijvingen naar touroperators als afschrijvingen van klanten automatisch afgehandeld worden. Dit maakt het betalingsverkeer een stuk eenvoudiger en het bespaart tegelijkertijd veel bankkosten.
In Jack kunt u een groot aantal statistieken en analyses opvragen, die kunnen worden opgesteld aan de hand van alle bestaande gegevens. Deze statistieken kunt u op uw beeldscherm bekijken of printen. Voor een beter overzicht kunnen de statistieken naar believen beperkt en aangepast worden. De mogelijkheden van de uitgebreide statistieken zijn bijna onbegrensd. Jack kan de statistieken niet alleen door middel van tabellen weergeven, maar ook door middel van allerlei soorten grafieken en taarten staafdiagrammen. Uw cijfers worden grafisch optimaal geanalyseerd waardoor u een duidelijk overzicht krijgt van feiten en trends.
Een functie die u enorm veel werk bespaart, is de geïntegreerde betaling aan de touroperator. Jack voert de bruto- en nettoprijs, de provisies en de belasting hierbij automatisch in. Zelfs het afboeken van verzamelrekeningen is kinderspel. Als u de touroperator en/of de betalingstermijn invoert, kunt u een rechtstreekse vergelijking met de verzamelrekening bekijken. Op deze manier kunt u eenvoudig afzonderlijke bedragen met elkaar vergelijken. Door deze controle en de verwerking van de touroperatorfactuur komen de gegevens automatisch in de boekhouding terecht. De vastgelegde rekeningen zorgen voor een volledig automatische afboeking.
Het grootste deel van de financiële boekhouding wordt automatisch correct afgehandeld, zonder dat u daar iets voor hoeft te doen. De betalingen worden immers zelfstandig tussen de bedrijven door verwerkt. Door de integratie van de boekhouding in het boekingsbeheer wordt voorkomen dat bedragen twee keer worden ingevoerd. Aan het eind ziet u alleen het juiste resultaat. De boekhouding in Jack is speciaal voor reisbureaus ingericht. U vindt er alle functies die nodig zijn voor een professionele boekhouding. Rekeningen van klanten en touroperators worden overzichtelijk weergegeven, zodat u altijd volledige controle hebt over de financiële situatie van uw bedrijf.
Blokjesdiagram Taartdiagram
Menu boekhouding
Inkoopverwerking
8
Rekeningoverzichten
Aanmaningen
Journaal en kasboek
Ook facturen die geen betrekking op reizen hebben, kunnen eenvoudig worden geregistreerd. U kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan benzinebonnetjes, personeelskosten, huur en alle inkomsten die niet bij een boeking kunnen worden ingeboekt
Het aanmaningenbeheer bewaakt de vervaldata van betalingstermijnen. Alle relevante gegevens, zoals vervaldatum, aanmaningskosten en aanmaningsteksten kunt u zelf bepalen. Speciale klanten, die niet of niet op de standaardmanier een aanmaning moeten krijgen, kunnen uit het aanmaningenbeheer gefilterd worden. Zo voorkomt u dat u het overzicht over de uitstaande posten verliest en kunt u belangrijke klanten toch individueel behandelen. De aanmaningsteksten kunt u zelf opstellen in de meegeleverde tekstverwerking.
Alle boekingen worden overgenomen in het journaal. Om alles nog eenvoudiger te maken, bestaat er daarnaast een speciaal dossierjournaal. Op deze manier kunt u een beter overzicht krijgen over de boekhouding van een bepaalde reis. Aan elke medewerker kan een eigen kasrekening en een eigen kasboek worden toegewezen. Alle betalingen die betrekking hebben op een bepaald kasboek, worden automatisch op de bijbehorende kasrekening gezet. Deze betalingen kunt u altijd opvragen en vervolgens op uw beeldscherm bekijken of printen.
Een standaard rekeningschema wordt bij de installatie reeds meegeleverd. Op elk gewenst moment kunt u nieuwe rekeningen creëren of wijzigen. Voor klanten en touroperators beheert Jack automatisch afzonderlijke rekeningen. Ook verzamelen overboekingsrekeningen worden automatisch beheerd.
Lijsten maken het werk gemakkelijker
Rekeningschema
Standaard uitgaven
Aanmaningen printen
9
Ook voor de boekhouding levert Jack diverse lijsten. In de rekeningenlijst vindt u alle vastgelegde rekeningen van het rekeningschema. De saldolijst laat het saldo van elke rekening zien. Eventuele overschrijvingen worden daarbij afzonderlijk getoond. In het verkoopjournaal wordt een lijst gemaakt van alle uitgaande facturen en creditnota’s. Inkomstenlijsten laten u alle inkomsten van touroperators en klanten zien. Op deze manier hebt u een goed overzicht van winstgevende touroperators en klanten.
Exporteren naar andere systemen
Financiële voorspellingen zonder glazen bol
Jack kan ook de financiële situatie van uw bedrijf in de nabije toekomst ‘voorspellen’. Hij doet dit door de verwachte vorderingen tegenover de bestaande en verwachte betalingsverplichtingen te plaatsen.
Analyses maken de boekhouding doorzichtig Rekeningen
Jack creëert automatisch rekeningen met de beginsaldi en de actuele saldi. Op deze lijsten kunt u precies natrekken wanneer bepaalde betalingen hebben plaatsgevonden.
Met de bedrijfseconomische analyse (BEA), een winst- en verliesrekening en een voorlopige balans, hebt u uw kosten/opbrengsten altijd onder controle. De analyse op basis van kostenposten geeft u een overzicht over de kostenverdeling in uw bedrijf.
U kunt op elk moment gegevens overplaatsen naar een externe boekhouding. De gegevens kunnen naar diverse boekhoudprogramma’s uit de hele wereld geëxporteerd worden (Exact, SAP R3 enz.). Jack biedt u interfaces voor bijna alle gangbare boekhoudsystemen.
Journaal
Winst en verliesrekening
10
Jack staat open voor alles
Jack op het web
Reserveringssystemen
Het beheer van overige kosten
Bij de ontwikkeling van onze software wordt er altijd rekening mee gehouden dat Jack gemakkelijk met andere programma’s kan communiceren en dus toekomstgericht is. Jack beschikt over interfaces voor de meest uiteenlopende software-aanbieders. Zo kunnen bijvoorbeeld alle teksten die met de interne tekstverwerking zijn opgesteld, overgezet worden naar de meest gangbare Office-producten (MS Office, Lotus enz.). Dit geldt ook voor tabellen, statistieken en analyses. Op deze manier kunt u uw gegevens bijvoorbeeld voorbereiden voor presentaties.
Jack past zich aan uw wensen aan en groeit mee met uw eisen. Zo bestaat de mogelijkheid om verschillende reisbureaus via internet met elkaar te verbinden. Op deze manier zijn uw gegevens altijd actueel en kunt u de boekhouding, analyses en uw gegevens centraal beheren. Het maakt dan dus niet meer uit of een medewerker op hetzelfde kantoor of honderd kilometer verderop werkt. U hebt continu alles onder controle en dat maakt tijdrovende bezoeken overbodig.
Gegevens uit alle bekende reserveringssystemen kunnen heel eenvoudig overgenomen worden in Jack. De boekingen in Amadeus, Galileo, Sabre, Merlin, Worldspan en de Recapstring (XML) komen automatisch in Jack terecht. Op deze manier beschikt u meteen over alle boekingsgegevens. Codes en afkortingen verandert Jack in gewone tekst. U kunt zelf kiezen of u de facturen vanuit het reserveringssysteem of vanuit Jack wilt laten afdrukken. De overgenomen gegevens worden later in de boekhouding van Jack gefactureerd.
Ook overige kosten die u in rekening brengt, kunnen in Jack gemakkelijk en professioneel beheerd worden. U hebt de keuze uit diverse fees. De management fee is een vast bedrag dat aan uw klanten periodiek in rekening wordt gebracht. De transaction fee is gebaseerd op de transacties van uw reserveringssysteem. De service fee is gebaseerd op de services die u de klant verleend hebt. Voor elke transactie kunnen verschillende vergoedingen (procentueel of als vast bedrag) worden vastgelegd. Deze bedragen worden automatisch gefactureerd aan de desbetreffende klant.
11
Adres Nederland:
Hoofdkantoor:
Bewotec® Benelux Demkaweg 11 NL 3555 HW Utrecht
Bewotec® GmbH Karl-Schiller-Straße 3 D 51503 Rösrath
Telefoon: +31 (0) 30 2428-184 Telefax: +31 (0) 30 2428-187
Telefoon: +49 (0) 2205 8964-0 Telefax: +49 (0) 2205 8964-370
E-Mail:
[email protected] http://www.bewotec.nl
E-Mail:
[email protected] http://www.bewotec.de
