1 C@shflow inleiding 1.1
Algemeen
Via internetbankieren kunt u transacties on-line invoeren en bekijken. Uw gegevens blijven echter op internet maar een beperkte tijd bewaard en zichtbaar. Met de verschillende C@shflow producten kunt u eenvoudig uw informatie van het internet downloaden, op uw eigen PC bewaren en bekijken. Dit is sneller, eenvoudiger en u heeft alles direct in uw digitale archief. U beschikt over vele overzichten en mogelijkheden om een zo goed mogelijk beeld te krijgen van uw financiële situatie.
1.2
C@shflow serie
C@shflow software is speciaal ontwikkeld om uw banktransacties van internet te downloaden, op uw eigen PC te bewaren en te beheren. Er zijn momenteel drie verschillende C@shflow producten met oplopend steeds meer mogelijkheden nl.; C@shflow Viewer, C@shflow Assistant en C@shflow Manager. C@shflow Manager is hierbij de meest uitgebreide versie. Het bevat alle functionaliteiten van Viewer en Assistant en tevens vele mogelijkheden meer. Zo kunt u onder andere met Manager, in tegenstelling tot de andere versies, meerdere administraties aanmaken, transacties gedetailleerder beheren, handmatig transacties invoeren en uw persoonlijk budget opstellen met behulp van een richtlijn opgesteld door het Nibud.
1.3
C@shflow servicecontract
Voor een bedrag van € 0,80 per maand kunt u altijd de nieuwste updates installeren. Zodoende beschikt uw versie van C@shflow altijd over een juiste aansluiting op alle downloadformaten van uw bank(en) en over de nieuwste functionaliteiten. Tevens krijgt u voorrang bij onze helpdesk en heeft u inspraak in de ontwikkeling van nieuwe versies.
2 Installatie 2.1
Downloaden
U kunt C@shflow downloaden op www.bankingtools.nl. Navigeer op deze website naar de downloadsectie. In dit scherm voert u uw huidige naam en emailadres in. Dit is alleen van belang voor onze administratie en biedt u de mogelijkheid in te loggen op een persoonlijke pagina, waar u onder andere vragen kunt stellen aan de helpdesk. Het downloaden van het installatiebestand is geheel vrijblijvend en verplicht u tot niets. Nadat u uw naam en emailadres heeft ingevuld en u akkoord gaat met onze downloadvoorwaarden(te lezen door op het pijltje te klikken), vinkt u het vakje aan en klikt u op de knop[Download en probeer gratis]. De Setup vanC@shflow wordt hierna gedownload. Sla het bestand op uw Computer op, om het daarna te openen, of u klikt op uitvoeren(run), waarna de installatie vanzelf wordt gestart.
1
C@shflow downloaden 1. Klik bovenaan op [download] 2. Voer uw naam en emailadres in 3. Accepteer de voorwaarden 4. Klik op [Download en probeer gratis]
2.2
Installeren
Na het starten van het setupbestand volgt een wizard die u door de installatie begeleidt. Tijdens deze installatie wordt u gevraagd de voorwaarden te accepteren. Nadat u deze heeft gelezen en hiermee akkoord gaat selecteert u het bovenste rondje en klikt u op [Volgende]. Bij de schermen die hierop volgen kunt u telkens op [Volgende] klikken. Het is aan te raden de standaard locatie waarop C@shflow geïnstalleerd wordt niet te wijzigen. Als C@shflow succesvol is geïnstalleerd, dan klikt u uiteindelijk op [Voltooien]. C@shflow kunt u vervolgens openen met de snelkoppeling op het bureaublad of in het startmenu van Windows. C@shflow installeren 1. Start de installatie 2. Klik op [Volgende] 3. Accepteer de voorwaarden 4. Klik op [Volgende] 5. Klik op [Installeren] 6. Klik op [voltooien]
2.3
Evalueren
C@shflow kunt u vrijblijvend voor 21 dagen gratis proberen. Na het opstarten van C@shflow kiest u voor Nibud C@shflow Manager. In het volgende scherm klikt u op [Gratis evalueren], waarna C@shflowzal opstartenin de evaluatiemodus. Hierin worden alle transacties binnen een bepaalde periode van ongeveer een jaar getoond. Na de periode van 21 dagen start C@shflow wel gewoon op, maar dan kunt u geen transacties meer importeren.
2
C@shflow evalueren 1. Start C@shflow op 2. Kies voor Manager 3. Klik op [Gratis evalueren]
2.4
Verlengen
Als uw evaluatieperiode verlopen is, dan kunt u deze nog met 7 dagen verlengen. Nadat u Manager heeft opgestart, klikt u op [Verlengen]. Voer uw e-mailadres in en klik op [Verlengen]. U ontvangt dan de melding dat u een extra verlenging heeft gekregen en klik op [Ok]. Klik vervolgens op [Gratis evalueren] om verder te gaan met het evalueren van C@shflow. Evaluatieperiode verlengen 1. Klik op [Verlengen] 2. Voer uw e-mailadres in 3. Klik op [Verlengen] 4. Klik op [Ok] 5. Klik op [Gratis evalueren]
3
2.5
Kopen
Als Nibud C@shflow Manager u bevalt en u deze wilt kopen, dan kunt u dat doen op www.bankingtools.nl. Op deze website navigeert u naar de sectie [winkel] en klikt u bij C@shflow Manager op [bestel] om het te bestellen. In het scherm dat volgt kunt u zien dat er automatisch een servicecontract is toegevoegd van 9,95. Dit wordt elk jaar automatisch verlengd, totdat u dit opzegt. Hiermee kunt u onder andere gratis alle toekomstige updates installeren. Mocht u dit toch niet willen, dan kunt u op [verwijder] klikken om het uit de bestelling te halen. Om het product te bestellen vult u al uw gegevens in en kiest u een betalingsmethode. U kunt kiezen tussen een machtiging, iDeal(met een toeslag van 0,65 cent), Bancontact/ Mister Cash (nieuwe betaalstandaard van grote Belgische banken) of per factuur(met een toeslag van 1,25). Met iDeal en Bancontact / Mister Cash wordt uw bestelling het snelst verwerkt. Bij de overige betalingsmethoden kan het enkele dagen duren met een maximum van 2 weken. C@shflow kopen 1. Klik bovenaan op [winkel] 2. Voer uw gegevens in 3. Kies een betalingsmethode 4. Klik op [Bestelling bevestigen]
2.6
Activeren
Nadat uw bestelling verwerkt is, kunt u C@shflow definitief activeren. Hiervoor start u C@shflow op en kiest u voor Nibud C@shflow Manager. In het scherm dat volgt klikt u deze keer op de knop [Activeren licentie]. In het volgende scherm voert u uw emailadres in waarmee u het programma heeft besteld. Het programma haalt vervolgens uw definitieve registratiecode op en het wordt automatisch geactiveerd. Als u C@shflow in het vervolg opstart, dan zal het geactiveerd zijn. Het is slechts mogelijk C@shflow-Manager op één PC, met één registratiecode, te gebruiken. U kunt C@shflow-Manager natuurlijk ook op een andere PC installeren, maar u moet hiervoor een extra licentie van het product kopen en registreren.
4
C@shflow activeren 1. Start C@shflow op 2. Kies Manager 3. Klik op [Activeren] 4. Voer uw emailadres in 5. Klik 2 maal op [Volgende]
2.7
Handmatig activeren
Als het activeren door middel van uw e-mailadres niet heeft gewerkt, dan kunt u het ook handmatig doen. Nadat het automatisch activeren is mislukt, klikt u in het volgende scherm op [Handmatig] en voert u uw definitieve registratiecode in. Uw definitieve registratiecode heeft u ontvangen in uw Inbox nadat de betaling van de bestelling was verwerkt. Klik op [Volgende]. Als uw registratiecode gevonden is in het systeem, dan wordt C@shflow Manager alsnog geactiveerd. Handmatig activeren 1. Klik op Handmatig. 2. Voer uw definitieve registratiecode in 3. Klik op [Volgende] 4. Klik op [Ok]
.
5
3 Administraties 3.1
Voorbeeldadministratie
In het keuzescherm van de administraties heeft u de keuze om een voorbeeldadministratie te bekijken, zodat u alvast de functionaliteiten van het programma kunt ontdekken zonder zelf transacties teimporteren. Standaard is het rondje van het voorbeeldadministratie al geselecteerd. U hoeft dan enkel op de knop [Openen] te klikken en de voorbeeldadministratie wordt geopend. Zoals u kunt zien, zitten er in deze administraties een aantal fictieve transacties. Voorbeeld administratie 1. Start C@shflow op 2. Kies Manager 3. Indien nodig; evalueer of activeer Manager 4. Selecteer Voorbeeldadministratie 5. Klik op [Openen]
3.2
Nieuwe Administratie
Bij Nibud C@shflow Manager is er de mogelijkheid om meerdere administraties te beheren. In elk van deze administratie kunnen transacties geïmporteerd en beheerd worden van diverse rekeningen. In het keuzescherm van de administraties heeft u de keuze om een eigen nieuwe administratie aan te maken. Klik aan de rechterkant op de knop [Nieuw] om een nieuwe eigen administratie aan te maken. Geef in het volgende scherm de administratie een naam naar keuze. Daaronder, ziet u twee vakjes staan. Het bovenste vakje kunt u aanvinken zodat u uw administratie kunt afschermen met een wachtwoord. Mocht u dit willen, dan ziet u daaronder de twee velden wit worden, waarna u een wachtwoord opgeeft en dit wachtwoord ter controle nog een keer invoert. Let op dat u uw wachtwoord niet vergeet. Uw administratie is zonder het wachtwoord niet meer te openen! Het andere vakje is al standaard aangevinkt. Hiermee kunt u in uw administratie al gebruikmaken van een aantal door ons gemaakte rubrieken en rubriceerregels. Aan de hand van de rubriceerregels worden de transacties aan de rubrieken gekoppeld. Klik op de knop [Volgende] om uw administratie te openen. In het scherm dat volgt heeft u de keuze om alvast direct transacties te importeren, transacties handmatig toe te voegen of om de administratie gewoon te openen.
6
Nieuwe administratie 1. Selecteer eigen administratie 2. Klik op [Nieuw] 3. Geef een naam Wachtwoord ja of nee 4. Zo ja; vink vakje aan en 5. Geef tweemaal wachtwoord op 6. Standaard rubrieken ja of nee 7. Klik op [Volgende]
3.3
Administratiekeuze
In het administratiescherm heeft u de keuze om een eigen administratie te openen, een nieuwe aan te maken, te verwijderen en te hernoemen. Onder de knop [Nieuw] ziet u de knoppen [Verwijderen] en [Hernoemen]. Met de knop [Verwijderen] kunt u uw aangemaakte administratie verwijderen en met de knop [Hernoemen] kunt u de naam van de administratie wijzigen in een nieuwe. Door op het pijltje te klikken naast de getoonde naam van een administratie, kunt u een keuze maken uit alle administraties die u heeft aangemaakt. Een administratie kan geopend worden door op de knop [Openen] te klikken. Als u geen wachtwoord heeft gegeven aan uw administratie dan is het wachtwoordveld grijs gekleurd en u kunt hierin dan ook niks schrijven. Heeft u wel een wachtwoord opgegeven, dan is het veld wit gekleurd en dan moet u in dit veld uw wachtwoord invoeren. Eigen administratie
7
o
Administratiekeuze
o
Nieuwe administratie
o
Verwijderen van administratie
o
Hernoemen van administratie
o
Administratie openen
4 Importeren 4.1
Automatisch importeren
In uw administraties kunt u de transacties van uw bank downloaden. U kunt dit doen door op de knop [Importeren] te klikken. In het scherm dat volgt heeft u de keuze om dit automatisch te doen of handmatig. Bij het automatisch importeren downloadt u de transacties vanaf uw bank en bij het handmatig importeren selecteert u een bestand dat u al eerder heeft gedownload van uw bank en opgeslagen heeft op uw computer. Als u kiest voor automatisch, dan selecteert u de bank waarvan u de transacties wilt downloaden en klikt u op [Volgende]. U wordt dan binnen C@shflow naar de pagina gebracht waarop u kunt inloggen op uw bank. Aan de rechterzijde vindt u de instructies hoe u deze transacties kunt downloaden van uw bank. Nadat u het bestand met transacties heeft opgeslagen op uw computer, verschijnt er een scherm in C@shflow. U klikt vervolgens op de knop [Importeren] op dit scherm. In het scherm dat volgt selecteert u de rekenen die u wilt importeren door op het pijltje te klikken. Standaard worden alle rekeningen geïmporteerd. Indien een rekening nog niet eerder is geïmporteerd wordt u gevraagd om deze toe te voegen. Klik hiervoor telkens op [Toevoegen] om de transacties van de rekeningen te importeren. Als u wilt kunt u ook alvast uw rekening een naam geven en het kredietlimiet, ijksaldo en ijkdatum opgeven. Deze opties worden verderop in het document uitgelegd. U wordt ook gevraagd wat u met het importbestand wilt doen; u kunt dit laten staan op uw computer op de locatie waar het nu staat, het verwijderen of verplaatsen naar de datamap van C@shflow. Nadat u die keuze heeft gemaakt wordt u gevraagd of alle transacties automatisch gerubriceerd moeten worden, enkel de transacties zonder rubriek of helemaal niet. Rubriceren is het toekennen van rubrieken aan transacties en wordt verder op in het document besproken.Klik op [Ok].
8
Automatisch importeren 1. Open een administratie 2. Klik linksboven op [Importeren] 3. Selecteer het rondje ‘automatisch’ 4. Klik op [Volgende] 5. Selecteer uw bank 6. Klik op [Volgende] 7. Log in op internetbankieren 8. Download de transacties en sla deze op 9. Klik op [Importeren] op het scherm dat verschijnt in C@shflow
4.2
Direct importeren
U kunt ook direct van uw bank de transacties downloaden zonder de wizard te starten. Hiervoor klikt u in het linkermenu op [Importeren] en selecteert u uw bank. Hiermee wordt u ook direct gebracht naar de pagina waarop u kunt inloggen. Volg daarna de stappen 7,8 en 9 op van het hierboven beschreven automatisch importeren. Direct automatisch importeren 1. Klik links op [Importeren] 2. Selecteer uw bank 3. Zie de stappen 7,8 en 9 van automatisch importeren
4.3
Handmatig importeren
Als u al een bestand met transacties vanaf uw bank op uw PC hebt opgeslagen, dan kunt u deze handmatig importeren in C@shflow. Om handmatig te importeren klikt u linksboven op [Importeren]. In het scherm dat volgt selecteert u de optie ‘Handmatig’. Selecteer vervolgens uw bank en het bestand
9
op uw computer. Klik op [Volgende]. Zie de uitleg bij ‘automatisch importeren’ voor meer informatie over de schermen die volgen.
Handmatig importeren 1. Klik linksboven op [Importeren] 2. Selecteer ‘handmatig’ 3. Selecteer uw bank 4. Klik op [Bestand kiezen] 5. Selecteer uw bestand 6. Klik op [Openen] 7. Klik op [Volgende]
5 Transacties
5.1
Transacties bewerken en informatie toevoegen
De transacties, waarvan een overzicht getoond wordt bij Invoer/Lijst, kunnen worden bewerkt en informatie kan hieraan toegevoegd worden. U doet dit door een transactie in de lijst te selecteren. U kunt de wijzigingen in de lijst, of onderin het scherm maken. Als er een pijltje verschijnt bij een tab, onder bijvoorbeeld de kolom rubriek, dan kunt u een keuze maken. Zo kunt u een keuze maken uit de rubrieken om aan de transactie te koppelen. Indien er geen pijtje verschijnt, maar een knipperende cursor dan kunt u zelf iets invullen. U kunt de kolommen ook van volgorde veranderen, door een kolomnaam naar links of rechts te slepen terwijl de linkermuisknop ingedrukt gehouden wordt. Transacties bewerken 1. Klik op [Invoer/Lijst] 2. Selecteer tab van transactie
10
o
Klik op [pijltje] en maak keuze
o
Knipperende cursor; voer zelf informatie in
5.2
Kolommen tonen en verbergen
Niet alle informatie over een transactie wordt standaard getoond in de overzichten. U kunt zelf nog meer kolommen toevoegen of verwijderen. U klikt hiervoor met uw rechtermuisknop op een transactie, klikt op [Transactiekolommen tonen/verbergen] en vinkt vervolgens aan welke kolommen met informatie u in het overzicht getoond wilt hebben. Klik vervolgens op [Ok]. Kolommen tonen/verbergen 1. Klik rechtermuisknop op transactie 2. Klik op [Transactiekolommen tonen/verbergen] 3. Selecteer kolomnamen. 4. Klik op [OK]
5.3
Transactie invoeren
In C@shflow kunt u ook zelf handmatig nieuwe transacties invoeren, om bijvoorbeeld een kasrekening te beheren. In C@shflow versie 3.5 kunt u rekening ‘1000’ gebruiken als kasrekening of u voegt zelf een nieuwe rekening toe. Om een transactie toe te voegen opent u het scherm met het overzicht van alle transacties. Dit doet u door in het linkermenu onder [Transacties] op [Invoer/Lijst] te klikken. Klik hier bovenin op [Toevoegen]. Vul vervolgens de gegevens in; o.a. de rekening waarop de transactie betrekking heeft, de relatierekening, de rubriek waartoe de transactie behoort en het bedrag van de transactie. Klik vervolgens op [Ok]. De transactie verschijnt in het overzicht.
11
Handmatig toevoegen 1. Klik op [Invoer/Lijst] 2. Klik op [ Toevoegen] 3. Vul de gegevens in 4. Klik op [OK]
5.4
Transactie splitsen
Een transactie kan worden gesplitst in meerdere afzonderlijke transacties, met elk een eigen rubriek. U selecteert hiervoor de transactie die gesplitst moet worden. Klik onderin op Ink./Uitg. specificeren en voer het bedrag in die de ene deeltransactie moet bevatten. Door op [Toevoegen] te klikken wordt er nog een deeltransactie toegevoegd, die automatisch het resterende bedrag bevat. U kunt zo veel deeltransacties aanmaken als dat nodig is. Per deeltransactie kunt u ook een rubriek selecteren en een opmerking toevoegen. Door op [Verwijderen] te klikken kunt u een regel weer verwijderen en dus de splitsing ongedaan maken. Transacties splitsen 1. Selecteer transactie 2. Klik op [Ink./Uitg. specificeren] 3. Bepaal bedrag 4. Klik op [Toevoegen]
5.5
Beeldbestand toevoegen
Aan een transactie kunt u een beeldbestand koppelen, zoals een scan van een factuur. U doet dit door een transactie te selecteren en onderin op [Beeldbestand] te klikken. Klik op […] om een bestand te selecteren. Het beeldbestand is vervolgens te openen door op [Openen] te klikken.
12
Beeldbestand toevoegen 1. Selecteer de transactie 2. Klik op [Beeldbestand] 3. Klik op […] 4. Selecteer bestand 5. Klik op [Openen] 6. Om het bestand te tonen, klik op [Openen]
5.6
Afdrukken
De transacties die getoond worden bij Invoer/Lijst en de andere overzichten kunt u afdrukken. U kunt een selectie van transacties, van bijvoorbeeld een bepaalde rekening, afdrukken door de transacties te filteren. Om af te drukken klikt u bovenin op [Adrukken] en vervolgens op [Ok].
Afdrukken 1. Indien gewenst; filter transacties 2. Klik op [Afdrukken] 3. Klik op [OK]
6 Rubriceren
6.1
Rubriceren
Transacties kunnen worden toegekend aan een bepaalde rubriek, die weer onderdeel is van een hoofdrubriek. C@shflow bevat een aantal standaard rubrieken, die meegenomen kunnen worden in uw administratie als u dat aangeeft bij het aanmaken van een nieuwe administratie. Zo is er een hoofdrubriek ‘inkomsten’ met een aantal subrubrieken zoals ‘salaris, uitkering’ en ‘kinderbijslag’. Rubriceren is het indelen van de transacties naar de subrubrieken; het koppelt de transacties aan de rubrieken. Het indelen gebeurt aan de
13
hand van rubriceerregels, waarbij voorwaarden worden opgesteld zodat de transacties aan de juiste rubrieken worden toegekend. De transacties kunnen direct gerubriceerd worden in de laatste stap van het importeren. Ook kunt u in het programma bovenin op [Rubriceren] klikken. U kunt er dan voor kiezen om alle transacties opnieuw te rubriceren, alleen de transacties zonder rubrieken of om niet te rubriceren. Klik na uw keuze op [OK]. Rubriceren 1. Klik op [Rubriceren] 2. Maak een keuze 3. Klik op [OK]
6.2
Rubriceerregels
Buiten de rubriceerregels die C@shflow al bevat, kunt u zelf ook regels opstellen. Hiervoor klikt u bovenin op [Rubriceerregels]. Rechts verschijnen de mogelijkheden om de regels te verwijderen, te wijzigen en om een nieuwe aan te maken. Klik op [Nieuw] om een nieuwe rubriceerregel aan te maken. Stel u tankt regelmatig bij het tankstation van Piet’s pomp en u wilt dat deze uitgaven voortaan worden gekoppeld aan de rubriek brandstof. Bij de nieuwe regel geeft u als naam op ‘Lokale tankstation’. Deze naam is enkel bedoeld ter herkenning en heeft verder geen betekenis. Als rubriek bij dit voorbeeld wordt er gekozen voor Brandstof. Omdat het om uitgaven gaat kiest u als bedragsoort voor ‘Bedrag af’. Daaronder stelt u de voorwaarden op. Door op het pijltje te klikken kunt u selecteren waarop de voorwaarden slaan; o.a. een rekeningnummer, een deel van de omschrijving of een relatierekening. Daarnaast geeft u aan waaraan deze keuze moet voldoen. In dit geval wordt er gekozen voor ‘omschrijving’ en ‘bevat’, met als voorwaarde ‘Piets Pomp’. De transacties waarin ‘Piets Pomp’ voorkomt in de omschrijving voldoen aan de regel. Door op het plusje te klikken kunt u nog een voorwaarde opstellen. Gedacht kan worden aan nog een lokaal tankstation, bijvoorbeeld ‘Dorpspomp’, waarvan de transacties ook gekoppeld moeten worden aan de rubriek ‘Brandstof’. In dit geval maken we een extra regel aan, waarbij de omschrijving het woord ‘Dorpspomp’ moet bevatten. Onderin kunt u aangeven of de transactie op een van de regels of aan alle regels moet voldoen. In dit geval kiezen we voor een van de regels, omdat zowel de transacties van ‘Piets pomp’ of ‘Dorpspomp’ aan de rubriek ‘Brandstof’ toegekend moeten worden. Als de regel gereed is, klikt u op [OK]. In het vervolg zal deze regel gebruikt worden bij het automatisch rubriceren van de transacties die u importeert. Het kan zijn dat een transactie voldoet aan meerdere regels. Door op [Eerder afhandelen] of [Later afhandelen] te klikken, kunt u een regel boven of onder een andere
14
regel plaatsen. De positie van de regel bepaalt welke regel eerder wordt afgehandeld door C@shflow. Klik nadat u de positie heeft bepaald op [OK]. Rubriceerregels 1. Klik op [nieuw] 2. Geef een naam 3. Selecteer rubriek 4. Kies bedragsoort 5. Selecteert veld 6. Bepaal voorwaarde o
Extra voorwaarde
7. Selecteer belang voorwaarden 8. Klik op [OK] 9. Bepaal positie 10. Klik op [OK}
6.3
Nieuwe subrubriek toevoegen
Buiten de rubrieken die C@shflow al bevat, kunt u ook zelf een rubriek aanmaken. Dit kunt u op meerdere locaties in het programma doen. Zo kunt u bij het scherm Invoer/Lijst bij de transacties op het plusje klikken onder de kolom ‘Rubriek’ om een nieuwe rubriek aan te maken. Geef de aan te maken rubriek een naam en selecteer het type: inkomsten of uitgaven. De subrubriek kunt u een kleur geven die zichtbaar wordt bij de grafieken in diverse overzichten. Selecteer een hoofdrubriek. Indien de rubriek gebruikt wordt voor transacties tussen eigen rekeningen, vinkt u het vakje ‘interne boeking’ aan. Indien gewenst geeft u een belastingpost op. Hiermee kunt u een extra aantekening toevoegen aan de rubriek voor de belasting aangifte, zoals een belasting box. Klik vervolgens op [Toevoegen].
15
Subrubriek toevoegen 1. Klik op het plusje 2. Geef een naam op 3. Bepaal het type 4. Selecteer een kleur 5. Selecteer een hoofdrubriek 6. Indien interne boeking: Vink vakje aan 7. Geef eventueel belastingpost op 8. Klik op [Toevoegen]
Ook kunt u bij [Onderhoud], [Subrubrieken] links in het menu een subrubriek aanmaken door op [Toevoegen] te klikken. Hierbij verschijnt het scherm om een subrubriek toe te voegen. Als u een bepaalde rubriek niet wilt tonen in de verschillende grafieken dan haalt u het vinkje weg bij het vakje in de kolom ‘Toon in grafiek’. Wilt u de rubriek weer in de grafieken tonen dan vinkt u het vakje weer aan. 1. Klik op [Onderhoud] 2. Klik op [Subrubrieken] 3. Klik op [Toevoegen] 4. Volg de stappen, 2,3,4,5,6,7 van subrubriek toevoegen
6.4
Nieuwe hoofdrubriek toevoegen
Om zelf een hoofdrubriek aan te maken, klikt u op het plusje in het scherm bij het aanmaken van een subrubriek. U geeft vervolgens de aan te maken hoofdrubriek een naam en een kleur, waarmee deze hoofdrubriek onderscheiden kan worden in grafieken van de overzichten.
16
Hoofdrubriek aanmaken 1. Klik op het plusje 2. Geef een naam op 3. Selecteer een kleur
Ook kunt u bij [Onderhoud],[Hoofdrubrieken] links in het menu een hoofdrubriek aanmaken door op [Toevoegen] te klikken. Hierbij verschijnt het scherm om een hoofdrubriek aan te maken. 1. Klik op [Onderhoud] 2. Klik op [Hoofdrubrieken] 3. Klik op [Toevoegen] 4. Volg de stappen 2 en 3 van Hoofdrubriek aanmaken
7 Groeperen
7.1
Groeperen
C@shflow kent verschillende mogelijkheden om de transacties gegroepeerd weer te geven. Om meer informatie over de transactie te tonen, kunt u ook hier meer kolommen tonen. Zie hiervoor het hoofdstuk ‘Extra kolommen tonen’.
7.2
Groeperen per rubriek
Om de transacties te groeperen op basis van de rubrieken, klikt u links in het menu op [Transacties] , [Per Rubriek]. In het scherm ziet u vervolgens de hoofdrubrieken. Door op een plusje te klikken, klapt u de hoofdrubriek uit en worden de subrubrieken zichtbaar. Door weer op het plusje te klikken worden de transacties die behoren tot de betreffende rubriek zichtbaar. Onderin ziet u het totale bedrag dat er bij- en afgeschreven is.
17
U kunt hieronder een staafdiagrammen tonen die de inkomsten en uitgaven per rubriek uitzet tegen het opgestelde budget hiervoor. Ook kunt u een cirkeldiagram tonen dat de inkomsten en uitgaven per rubriek weergeeft. Dit doet u door bovenin op het pijltje naast [Grafieken] de gewenste grafiek te kiezen. Als u bij het taartdiagram het vakje‘<5% samenvoegen’ aanvinkt, worden de rubrieken die op zichzelf minder dan 5% van het gehele bedrag innemen, samengevoegd tot een rubriek ‘diversen’. Groeperen per rubriek 1. Klik op [Transacties] 2. Klik op [Per rubriek] 3. Klik op plusjes
7.3
Groeperen per rekening
Om de transacties te groeperen op basis van de verschillende rekeningen, klikt u links in het menu op [Transacties] , [Per Rekening]. In het scherm ziet vervolgens de verschillende rekeningen. Door op een plusje te klikken, klapt u de rekening uit en worden de transacties zichtbaar. Onderin ziet u de totalen van de verschillende kolommen. U kunt ervoor kiezen om daaronder een lijngrafiek te tonen, die het verloop van het saldo per week weergeeft. U doet dit door bovenin te klikken op het pijltje naast [Grafieken] en ‘Saldoverloop’ aan of uit te vinken. Zodoende wordt in een lijngrafiek het verloop van de saldo van de verschillende rekeningen getoond. Er is af te lezen wat het saldo van een rekening is op een bepaalde week. De verschillende rekeningen worden onderscheiden door de kleur die aan de rekeningen zijn toegekend. Als u een bepaalde rekening niet wilt tonen in de grafiek dan haalt u het vinkje weg bij het vakje in de eerste kolom met de naam ‘In grafiek’.
18
Groeperen per rekening 1. Klik op [transacties] 2. Klik op [per rekening] 3. Klik op het plusje
7.4
Groeperen per maand
Om de transacties te groeperen op de maanden, klikt u links in het menu op [Transacties] , [Per maand]. In het scherm ziet vervolgens de maanden met bijbehorende totaalbedragen. Zo ziet u het totale bedrag van de uitgaven, de inkomsten en het saldo. Ook wordt het opgegeven budget voor de inkomsten en uitgaven getoond. Zo kunt nagaan in hoeverre u per maand uw opgegeven budget gerealiseerd heeft. Door op een plusje te klikken, klapt u een maand uit en worden de transacties zichtbaar. Onderin ziet u de totalen van de verschillende kolommen. U kunt ervoor kiezen om daaronder diverse grafieken te tonen. Dit doet u door bovenin op het pijltje te klikken naast [Grafieken] en de gewenste grafieken aan te vinken. Zo kunt u een staafdiagram tonen van de inkomsten, de uitgaven en van zowel de inkomsten als uitgaven in 1 grafiek. De groene staven geven de inkomsten weer en de rode de uitgaven. Groeperen per maand 1. Klik op [Transacties] 2. Klik op [Per maand] 3. Klik op plusje
7.5
Groeperen per relatie
Om de transacties te groeperen op de relaties, klikt u op [Transacties], [Per relatie]. In het overzicht worden de verschillende relaties getoond en de bijbehorende relatierekening. Per relatie wordt het totaal aan inkomsten ontvangen van de relatie, de uitgaven naar de relatie toe en het verschil hiertussen getoond. Onderin worden de totalen van alle relaties weergegeven. Door op het plusje te klikken bij een relatie worden de transacties getoond.
19
Groeperen per transactie 4. Klik op [Transacties] 5. Klik op [Per Relatie] 6. Klik op plusje
7.6
Zelf groeperen
U kunt ook zelf bepalen hoe u de transacties wilt groeperen. U klikt hiervoor op [Transacties],[Zelf groeperen]. U bepaalt de volgorde van de groepering door de kolomnamen te slepen naar het grijze vak. Hiervoor selecteert u de kolomnaam en terwijl u de linkermuisknop ingedrukt houdt sleept u de naam naar het grijze vak. Als u bijvoorbeeld de kolomnaam ‘rekening’ naar het grijze vak sleept, worden de transacties gegroepeerd per rekening. Door vervolgens nog een kolomnaam te verslepen zoals bijvoorbeeld ‘rubriek’, dan worden de transacties gegroepeerd per rekening en per rubriek. Om een groepering ongedaan te maken sleept u de naam uit het grijze vak. Om de transacties vervolgens te tonen, klikt u telkens op het plusje. In de kolom saldo wordt uw saldo op de datum van de transactie weergegeven. U kunt hier onder andere het saldo aan het begin en het einde van elke maand bekijken. U groepeert hiervoor op ‘maand’ en dan kijkt u per maand naar het saldo dat wordt weergegeven bij de eerste en de laatste transactie. Zelf groeperen 1. Klik op [Transacties] 2. Klik op [Zelf groeperen] 3. Sleep kolomnamen naar grijs vlak 4. Klik op de plusjes
8 Overzichten
8.1
Totalen grafisch
C@shflow biedt de mogelijkheid om de totalen van de transacties grafisch weer te geven. Klik hiervoor op [Overzicht],[Totalen grafisch]. U ziet vervolgens links een staafgrafiek, waarbij de werkelijke inkomsten en uitgaven en de gebudgetteerde inkomsten en
20
uitgaven worden getoond. Zo kunt u in 1 oogopslag zien of uw inkomsten en uitgaven overeenkomen met wat u als budget heeft opgegeven. In het midden is een lijngrafiek te zien, die de saldoprognose weergeeft tot aan het einde van het jaar. Deze is gebaseerd op de invulling van uw budget. Rechts worden de saldi van uw rekeningen weergegeven in een staafgrafiek. Onderin worden twee cirkelgrafieken getoond, waarin links het aandeel van de individuele rubrieken van de totale inkomsten getoond worden en rechts het aandeel van de totale uitgaven. Indien u het vakje ‘rubrieken kleiner dan <5% samenvoegen’ aanvinkt, worden de rubrieken die op zichzelf minder dan 5% van het gehele bedrag innemen, samengevoegd tot een rubriek ‘diversen’. Totalen grafisch 1. Klik op [Overzicht] 2. Klik op [Totalen Grafisch]
8.2
Overzicht per rubriek/maand
De totaal bedragen van de verschillende rubrieken kunnen per maand getoond worden. Hiervoor klikt u op [Overzicht],[Per rubriek/maand]. De totaalbedragen van de inkomsten transacties, worden per rubriek in het bovenste gedeelte getoond en de uitgaven transacties in het onderste deel. Als u de hoofdrubrieken uitklapt, dan worden de subrubrieken zichtbaar. Per subrubriek kunt u zien wat de totaalbedragen zijn per maand. Onderin bij het inkomstengedeelte en onderin bij het uitgavengedeelte, worden de totalen getoond van alle rubrieken per maand. Overzicht per rubriek/maand 1. Klik op [Overzicht] 2. Klik op [Per rubriek/maand]]
9
Budget
9.1
Nibud budget advies
Nibud C@shflow Manager heeft een budgetteerfunctie, waarmee u uw budget kunt opstellen aan de hand van een door het Nibud opgestelde richtlijn. Deze richtlijn is gebaseerd op de gegevens van uw huishouden en het gemiddelde uitgaven patroon in Nederland. Uw werkelijke uitgaven kunt u vervolgens vergelijken met het door u opgestelde budget. Om het budget advies van het Nibud te ontvangen, klikt u in het linker menu op [Budget], [Nibud richtlijn]. U wordt vervolgens door een aantal schermen geleid, waarbij
21
u de gevraagde gegevens moet vullen. Bij elk onderdeel kunt u op het witte vakje met een pijl klikken voor een extra toelichting. Bij het eerste scherm wordt uw gezinssamenstelling bepaald. U geeft de leeftijd van de gezinshoofden en van de kinderen op en hier selecteert u de huidige scholing van de kinderen. Klik op [Volgende stap] als u klaar bent met stap 1. In stap 2 worden uw vaste lasten bepaald. Selecteer de juiste gegevens over uw woning. Als u niet zeker weet wat de energieklasse is van uw woning, dan kunt u dit laten bepalen door op [Energielabelverkenner] te klikken. Als u een koopwoning heeft dan vult u de WOZ waarde van uw woning en uw eventuele bruto hypotheeklasten in. Als u een huurwoning heeft, dan vult u de kale huur per maand in. Tot slot geeft u de dagwaarde van uw auto’s op en het aantal kilometers dat u hiermee per jaar ongeveer rijdt. Klik, als u klaar bent, op [volgende stap]. In stap 3 geeft u de totale inkomsten van uw gezin op, verdeeld over de verschillende inkomstenbronnen. Klik op [Volgende stap]. In het laatste scherm wordt het advies van het Nibud getoond. Hierbij zijn de voorbeeldbedragen voor de verschillende uitgavenposten verdeeld over 3 categorieën. De basis categorie bevat de bedragen die minimaal besteed moeten worden aan de posten. De gemiddelde bedragen geven een indicatie wat een vergelijkbaar huishouden besteedt. De sluitende bedragen geven aan wat u maximaal aan de posten kunt besteden met het inkomen van uw huishouden. Als u vervolgens op [Opslaan] klikt, dan verschijnt er een popup. Klik op [Ja] om het advies te gebruiken als een richtlijn voor het opstellen van een budget. Nibud Advies ontvangen 1. Klik op Budget 2. Klik op Nibud richtlijn 3. Klik op Beginnen Stap 1 tot met 3; 4. Vul de gegevens in 5. Voor nadere toelichting; Klik op pijl 6. Klik op [Volgende stap] .
Stap 4 7. Klik op [Opslaan]
22
9.2
Budget opstellen
U kunt een persoonlijk budget opstellen voor alle inkomsten- en uitgavenrubrieken. U klikt hiervoor in het linkermenu op [Budget], [Opstellen budget]. In het scherm ziet u in het bovenste gedeelte uw persoonlijke begroting. Door op het pijltje te klikken bij een hoofdrubriek worden de subrubieken getoond. Per rubriek kunt u een begroting opgeven voor een geheel jaar of afzonderlijk per maand. Een bedrag kan ingevuld worden door een lichtblauwe tab van een maand bij een rubriek te selecteren. Onder de persoonlijke begroting worden de totaal bedragen getoond per jaar en per maand en de bedragen grafisch in grafieken getoond. Als u een Nibud richtlijn heeft ontvangen en deze heeft opgeslagen, dan worden er in het scherm twee extra kolommen toegevoegd met een geadviseerde budget per rubriek voor het gehele jaar en gemiddeld per maand. U kunt bovenin bij ‘Nibud richtlijn’ op het pijltje klikken om te bepalen of er een gemiddeld budget advies, de bedragen die een vergelijkbaar huishouden in Nederland gemiddeld uitgeeft aan de rubrieken, of een basis Budget advies, het minimale dat u kunt uitgeven aan de rubrieken, wilt tonen. Ook kunt u hierbij aangeven of u het advies in een aparte tabel wilt tonen, in dezelfde of helemaal niet. Door op het pijltje te klikken naast ‘kopieer budgetten’ kunt u de Nibud richtlijn kopiëren naar de maanden van uw op te stellen budget. Ook kunt u hier het jaarbedrag dat u op heeft gegeven voor een bepaalde (hoofd)rubriek automatisch laten verdelen over de maanden en een opgestelde budget uit een voorgaand jaar overnemen in het huidige jaar. Hierbij worden bijvoorbeeld alle bedragen die u had ingevuld voor het budget van het jaar 2009, ingevuld bij het budget voor 2010. U kunt hierbij een keuze maken om dit 1 op 1over te nemen, of bedragen met een bepaald percentage meer of minder. Als u kiest voor 101%, dan worden alle budget bedragen plus een procent extra overgenomen naar het huidige jaar. Als u kiest voor 90 % dan wordt er bij alle bedragen een tiende afgehaald. Budgetteren 1. Klik op [Budget] 2. Klik op [Opstellen budget] 3. Klik op plusje 4. Selecteer tap 5. Voer bedrag in
23
o
Nibud richtlijn opties
o
Kopiëren budgetten
9.3
Realisatie jaarbudget
Uw werkelijke inkomsten en uitgaven kunt u vergelijken met het budget dat is opgesteld. Klik hiervoor in het linker menu op [Budget],[Realisatie jaarbudget]. In het bovenste gedeelte worden de inkomsten rubrieken getoond en in het onderste de uitgaven rubrieken. Als u op het plusje klikt van een rubriek, worden de subrubrieken getoond. Per rubriek wordt weergeven in hoever het budget gerealiseerd is. Zo is per rubriek te zien in hoeverre het bedrag dat opgesteld is als budget verschilt met het bedrag dat werkelijk is uitgegeven. Onderin het bovenste en onderste gedeelte worden de totalen getoond. Onderin wordt door middel van een staafgrafiek grafisch de realisatie van het budget getoond per maand. Lichtgroen is de kleur die wordt gegeven aan de inkomsten, (donker)groen het opgestelde budget voor de inkomsten. lichtrood de uitgaven en rood het opgestelde budget voor de uitgaven. Realisatie jaarbudget 1. Klik op [Budget] 2. Klik op[Realisatie jaarbudget] 3. Klik op het plusje
10
Rekeningen en Saldo
10.1
Rekeninginformatie en toevoegen rekening
Om informatie over uw rekeningen te bekijken of een nieuwe rekening toe te voegen, klikt u op [Onderhoud], [Rekeningen]. U kunt in dit scherm de rekeningnamen en banknamen veranderen die horen bij de rekeningnummers. Ook kunt u de kleur selecteren die wordt gebruikt voor de rekeningen bij de overzichten. Om een rekening toe te voegen klikt u bovenin op [Toevoegen], vult u de informatie in en klikt u vervolgens op [Toevoegen].
24
Rekening toevoegen 1. Klik op [Onderhoud] 2. Klik op [Rekeningen] 3. Klik op [Toevoegen]
10.2
Saldo
Doordat in de meeste importbestanden geen saldo informatie wordt meegegeven, moet C@shflow het rekeningsaldo berekenen. Het programma neemt als uitgangspunt een ijksaldo op een bepaalde ijkdatum en vanaf die datum wordt het saldo door en terug berekend aan de hand van de geïmporteerde transacties. Het ijksaldo en de ijkdatum per rekening kunt u u invoeren door te klikken op [Onderhoud],[Rekeningen]. Om een juiste ijksaldo en ijkdatum te kiezen, gaat u na wat uw rekeningsaldo(ijksaldo) was op een bepaalde datum(ijkdatum). Swift MT-940 bestanden bevatten het actuele saldo. Dit saldo wordt automatisch overgenomen in C@shflow. U hoeft het ijksaldo van ABN AMRO, Fortis en Van Lanschot rekeningen daarom niet aan te passen, mits u het MT-940 bestand van deze banken hanteert. Bij de kredietlimiet kunt u instellen welk bedrag u op uw rekening rood kunt staan. De bestedingsruimte is het saldo plus de kredietlimiet. Saldo 1. Klik op [Onderhoud] 2. Klik op [Rekeningen] 3. Selecteer ijkdatum 4. Stel ijksaldo in
11 Administraties opslaan
25
11.1
Back-up maken Lokaal
Het wordt aangeraden om een back-up van uw administratie te bewaren zodat uw data weer teruggezet kan worden na bijvoorbeeld een computercrash. Om een back-up te maken klikt u het in administratiescherm op [Backup/Restore]. Ook kunt u binnen een administratie een back-up maken. Hiervoor klikt u linksboven op [Bestand], [Back-up maken/teruglezen] en in het scherm dat verschijnt klikt u op [Doorgaan]. Standaard staat het rondje bij ‘ik wil een back-up maken’ al geselecteerd. Vink vervolgens de administraties aan waarvan u een back-up wilt maken en klik op [Stap verder]. Selecteer het onderste rondje ‘lokaal, als bestand op uw computer’ en klik op [Stap verder]. Links dient u de locatie op uw computer aan te geven waar het back-upbestand dient opgeslagen te worden, door op de juiste mappen te klikken. Als u op een map twee keer klikt, worden de mappen zichtbaar die zich hierin bevinden. Als u de juiste locatie heeft gevonden, geeft u rechts het bestand een naam. Klik vervolgens op [Begin]. Back maken lokaal 1. Klik op [Backup/Restore] 2. Klik op [Doorgaan] 3. Klik op [Stap verder] 4. Vink gewenste administraties aan 5. Selecteer ‘lokaal, als bestand..’ 6. Klik op [Stap verder] 7. Selecteer locatie 8. Geef een naam op 9. Klik op [begin] 10. Klik op [Ok]
26
11.2
Back-up lokaal inlezen
Om een administratie in te lezen klikt u in het administratiescherm op [Backup/Restore]. Ook kunt u binnen een administratie een back-up inlezen. Hiervoor klikt u linksboven op [Bestand], [Back-up maken/teruglezen] en in het scherm dat verschijnt klikt u op [Doorgaan]. Selecteer vervolgens het onderste rondje ‘Ik wil een bestaande back-up teruglezen’ en klik op [Stap verder]. Links selecteert u de map waarin de back-up op uw computer staat opgeslagen, door op de juiste mappen te klikken. Als u op een map twee keer klikt, worden de mappen zichtbaar die zich hierin bevinden. Als de betreffende map inderdaad een back-up bestand(.bpu) bevat, dan verschijnt deze in het rechterscherm onder de tekst ‘Bestandsnaam’. Selecteer het bestand en klik op [Begin]. Let op dat het bestand daadwerkelijk rechts verschijnt en dat niet enkel de naam van het bestand wordt getoond. In dat geval verschijnt de boodschap dat het bestand niet gevonden kan worden. In het volgende scherm vinkt u de administraties aan die u wilt terugzetten en klikt u op [stap verder] en de administraties worden teruggezet. Klik op [OK]. Back-up inlezen 1. Klik op [Backup/Restore] 2. Selecteer het onderste rondje 3. Klik op [Stap verder] 4. Selecteer ‘Lokaal, als bestand..’ 5. Klik op [Stap verder] 6. Selecteer de locatie 7. Selecteer het bestand 8. Klik op [Begin] 9. Vink de gewenste administraties aan 10. Klik op [Stap verder] 11. Klik op [OK]
11.3
Online Back-up maken
U kunt een back-up online uploaden naar onze servers en hiervandaan ook weer inlezen. Om een back-up te uploaden klikt u in het administratiescherm op [Backup/Restore].
27
Ook kunt u binnen een administratie een back-up maken. Hiervoor klikt u linksboven op [Bestand], [Back-up maken/teruglezen] Standaard staat het rondje bij ‘ik wil een backup maken’ al geselecteerd. Vink vervolgens de administraties aan waarvan u een back-up wilt maken. Standaard staat het rondje bij ‘online, via de digitale kluis van C@shflow back-up’ al geselecteerd. Klik op [Stap verder]. Als u al over een gebruikersnaam en wachtwoord beschikt van C@shflow back-up, dan kunt u uw gebruikersnaam en wachtwoord invoeren en op [stap verder] klikken. Indien u al een account heeft, maar uw wachtwoord bent vergeten dan klikt u op [Wachtwoord vergeten? Klik hier.] en uw wachtwoord wordt in een e-mail verstuurd naar uw emailadres. Indien u nog geen account heeft, dan selecteert u het onderste rondje ‘Nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord aanmaken voor C@shflow back-up’. Geef vervolgens een gebruikersnaam op en voer uw e-mailadres tweemaal in en geef twee maal een wachtwoord op. Klik op [Stap verder] en de back-up wordt naar onze servers verzonden. Klik vervolgens op [OK].
28
.
Back-up online maken 1. Klik op [Backup/Restore] 2. Klik op [Doorgaan] 3. Klik op [Stap verder] 4. Vink gewenste administraties aan 5. Klik op [Stap verder] 6. Selecteer ‘Nieuwe gebruikersnaam..’ 7. Vul gegevens in 8. Klik op [Stap verder] 9. Klik op [Ok]
11.4
Online back-up inlezen
Een back-up die geupload is naar het C@shflow online back-up systeem, kunt u weer inlezen door te klikken op [Backup/Restore] in het administratiescherm. Ook kunt u binnen een administratie een back-up inlezen. Hiervoor klikt u linksboven op [Bestand], [Back-up maken/teruglezen] en in het scherm dat verschijnt klikt u op [Doorgaan]. Selecteer vervolgens het onderste rondje ‘Ik wil een bestaande back-up teruglezen’ en klik op [Stap verder]. In het volgende scherm staat het juiste rondje al geselecteerd en kunt u dus nogmaals op [Stap verder] klikken. Voer vervolgens uw C@shflow online back-up accountgegevens in en klik op [stap verder]. Indien u uw wachtwoord bent vergeten dan klikt u op [Wachtwoord vergeten? Klik hier.] en uw wachtwoord wordt in een e-mail verstuurd naar uw e-mailadres. Klik op [Stap verder] en uw back-up wordt van onze server gehaald en klik weer op [Stap verder]. Vink vervolgens de administraties aan waarvan u die u wilt terugzetten in C@shflow en klik op [Stap verder]. Klik op [Ok].
29
Back-up online teruglezen 1. Klik op [Backup/Restore] 2. Selecteer het onderste rondje 3. Klik twee keer op [Stap verder] 4. Voer uw gegevens in 5. Klik drie keer op [Stap verder] 6. Vink de gewenste administraties aan 7. Klik op [Stap verder] 8. Klik op [Ok]
11.5
Transacties exporteren
De transacties die geïmporteerd zijn in C@shflow kunnen geëxporteerd worden als een komma gescheiden .CSV bestand, zodat ze in allerlei andere programma’s ingelezen kunnen worden. Zo kunt u de transacties ook in Microsoft Excel inlezen. De transacties dienen geëxporteerd te worden vanuit het scherm invoer/lijst. Klik hiervoor op [Transacties], [Invoer/lijst]. Om de transacties te exporteren klikt u vervolgens op [Bestand], [Exporteren als…] Kies de locatie waar het exportbestand opgeslagen moet worden, geef een naam op en klik vervolgens op [Opslaan]. Exporteren 1. Klik op [Transacties] 2. Klik op [Invoer/Lijst] 3. Klik op [Bestand] 4. Klik op [Exporteren als…] 5. Selecteer een locatie 6. Geef een naam op 7. Klik op [Opslaan]
30
11.6
Vrije Import
In C@shflow Manager is het mogelijk om transacties te importeren uit andere bestanden dan die standaard van de verschillende banken kunnen worden gedownload, bijv. bestanden van niet-ondersteunde banken of bestanden die afkomstig zijn uit een ander programma. Gebruik deze keuze niet voor het importeren van transactiebestanden van de door het programma ondersteunde banken. Gebruik hiervoor de gewone importmogelijkheden binnen de keuze Importeren. Klik op [Bestand], [Vrije Import(Tekst/Excel)]. Selecteer in het volgende scherm de bestandstype van het te importeren bestand. Selecteer vervolgens het bestand op uw computer door op [bestand kiezen] te klikken en klik op [volgende]. Selecteer het juiste datumformaat en zet indien van toepassing een vinkje bij ‘Eerste regel bevat headers, sla deze over’, als het bestand op de eerste regel een header bevat. Klik op [volgende] In het volgende scherm moeten de verschillende velden uit het bestand aan C@shflow worden gekoppeld. Kies de regel die u als voorbeeld wilt zien en klik in het linkerdeel van het scherm op de verschillende velden en selecteer de juiste type bij de verschillende waardes. Kies in het rechterdeel van het scherm hoe af- en bijboekingen moeten worden bepaald. Klik op [volgende].Als u alles goed heeft gedefinieerd krijgt u een scherm te zien waarin de data op de juiste plaats staat. Klik op [Volgende] om de import te starten. Tijdens het importeren worden er wellicht nieuwe rekeningnummers en/of rubrieken gevonden. U krijgt dan de mogelijkheid om deze toe te voegen. Als u de importdefinitie later wilt hergebruiken dan klikt u op [Bewaar instellingen] en geeft u vervolgens de bestandsnaam en locatie op en klikt u op [Opslaan]. Deze instellingen kunt u later inlezen door in het eerste scherm op [Laad instellingen te klikken]. Daarna krijgt u nog de vraag wat er met het importbestand moet gebeuren. Maak u keuze en klik daarna op [Voltooien]
31
Vrije import 1. Klik op [bestand] 2. Klik op [Vrije import(Tekst/Excel_] 3. Selecteer bestandstype en bestand 4. Klik op [volgende] 5. Vink zo nodig vakje aan 6. Selecteer datumformaat 7. Klik op [volgende] 8. Kies voorbeeldregel 9. Selecteer veld 10. Kies waarde van het veld 11. Kies bepaling af- en bijboekingen 12. Klik op [volgende] 13. Klik op [volgende] 14. Voeg rekeningen toe 15. Klik op [voltooien]
12 Overig
12.1
Afschriften
Bij een aantal banken is het mogelijk om een digitale versie van uw afschriften te downloaden in PDF formaat. Deze afschriften kunt u in C@shflow toevoegen, zodat u deze op een overzichtelijke manier terug kunt bekijken.
32
Hiervoor klikt u in het linkermenu op [Transacties], [Afschriften]. Klik vervolgens rechts onderin op [Toevoegen] om een afschrift in PDF formaat toe te voegen. Voer het rekeningnummer op waarvan de afschrift afkomstig is of bepaal een omschrijving. Geef het afschrift een nummer mee, zodat u ze gemakkelijk kunt ordenen, en selecteer de datum van het afschrift. Klik op [Toevoegen] en het afschrift verschijnt in C@shflow. Een afschrift is te verwijderen door op [Verwijder] te klikken. Afschrift toevoegen 1. Klik links op [Afschriften] 2. Klik rechts op [Voeg toe] 3. Voer de gegevens in 4. Klik op [Toevoegen]
.
12.2
Onderhoud relaties
De relatienaam die bij een bepaalde relatierekeningnummer hoort, kan worden aangepast als deze niet meer juist is of als u de relatienaam niet duidelijk genoeg vindt. U kunt dit doen bij [Onderhoud], [Relaties]. Hier worden alle relatierekeningnummers getoond en in de kolom ‘naam’ de relatienaam. De naam kunt u hierin wijzigen. Tevens kunt u ook extra informatie toevoegen als dat gewenst is. Om een relatie toe te voegen klikt u boven in op de knop [Toevoegen] Relatie onderhoud 1. Klik op [Onderhoud] 2. Klik op [Relaties] 3. Geef een naam
33
12.3
Onderhoud Betalingsmethoden
Een betalingsmethode is de methode waarmee een transactie verwerkt is, zoals een pinbetaling of een machtiging. Deze kunnen ook worden getoond in de transactieoverzichten door de kolom ‘Betaalcode’ toe te voegen. De betaalcode is de afkorting voor de betaalmethode. Deze betalingsmethoden en bijbehorende betaalcodes kunt u aanpassen door te klikken op [Onderhoud], [Betalingsmethoden]. Selecteer een betaalcode om deze aan te passen of klik op de knop [Toevoegen] om een betaalcode toe te voegen. Onderhoud betalingsmethoden 1. Klik op [Onderhoud] 2. Klik op [Betalingsmethoden] 3. Geef een betaalcode op
12.4
Internetlinks beheren
Het kan voorkomen dat de link in C@shflow naar de pagina van uw bank waarop u moet inloggen om transacties te downloaden verouderd of niet meer juist is. De link wordt dan in een update door ons aangepast, maar u kunt dit in de huidige versie ook zelf doen. U klikt hiervoor bovenin op [Beeld], [Internetlinks beheren]. Klik op de naam van de bank waarvan u de URL (het adres van de pagina) wilt veranderen en verander het adres in het veld onder ‘URL:’. Als u nu op de link van uw bank klikt bij het importeren, dan wordt u gebracht naar de pagina van het nieuw ingevoerde adres. U kunt ook zelf internetlinks maken en toevoegen door op [Nieuw] te klikken. Geef een naam op voor de link en het bijbehorende adres van de pagina. Deze link wordt vervolgens in het linker menu getoond onder [Links]. Om een link te verwijderen selecteert u een naam van een link en klikt u op [Verwijderen] en vervolgens op [OK]. Internetlinks beheren 1. Klik op [Beeld] 2. Klik op [Internetlinks beheren] 3. Selecteer de juiste bank 4. Pas de URL aan 5. Klik op [sluiten].
34
12.5
Instellingen
U kunt in C@shflow een aantal instellingen wijzigen. Klik hiervoor op [Bestand], [Instellingen]. Er verschijnt vervolgens een scherm met 4 tabbladen die instellingsmogelijkheden bevatten. Onder het tabblad ‘instellingen’ kunt u de opties wijzigen die te maken hebben met de werking van het programma. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven of u de rubriek ‘Niet gerubriceerd’ wilt tonen in het programma voor niet gerubriceerde transacties. Transacties die nog niet gekoppeld zijn aan een rubriek, worden in C@shflow standaard getoond zonder een rubtriek. Door het betreffende vakje aan te vinken, worden aan deze transacties de rubriek ‘Niet gerubriceerd toegekend’. De transacties met bijbehorende rubriek worden vervolgens ook getoond in de verschillende overzichten. Onder het tabblad ‘Internetlinks’ kunt u aangeven of de website van uw bank(en) binnen C@shflow zelf geopend moet worden of in Internet Explorer buitenom C@shflow. Onder ‘beveiliging’ kunt u ervoor kiezen om uw databestanden die op uw computer staan te vergrendelen, zodat deze niet te lezen zijn met een database editor. Als iemand over uw databestanden zou beschikken, dan is het mogelijk om met een programma uw gegevens te bekijken. Als uw database vergrendeld is dan kunnen uw gegevens enkel nog met C@shflow bekeken worden. In C@shflow zelf zult u niks merken van de vergrendeling. Onder ímporteren kunt u met het bovenste vakje aangeven of u eraan herinnerd wilt worden om te importeren en om hoeveel dagen u wilt dat C@shflow dit doet. Als het onderste vakje aangevinkt is dan zal C@shflow zelf zoeken naar transactie bestanden die u opslaat op uw computer. Om automatisch te importeren is dit nodig en standaard staat dit vakje dan ook aangevinkt. Om alle gewijzigde instellingen ongedaan te maken klikt u ‘Herstel programma instellingen’.
35
Instellingen 1. Klik op [Bestand] 2. Klik op [Instellingen] 3. Klik op de gewenste Tab
12.6
Jaarafsluiting
In uw administraties kunnen transacties geïmporteerd zijn over meerdere jaren. Zo kunnen er in uw administratie naast het huidige jaar 2010 de complete jaargangen 2008 en 2009 zijn geïmporteerd. U kunt probleemloos deze jaargangen naast het jaar in uw administratie beheren, maar het is mogelijk om alle transacties van een boekjaar, bijvoorbeeld 2008, onder te brengen in een hele aparte administratie. Dit wordt een jaarafsluiting genoemd. Deze transacties zijn weer te beheren door de afgesloten administratie te openen. In de administratie met het huidige jaar 2010 zijn deze transacties niet meer te beheren. Dit kunt u doen door in het programma, nadat u de administratie heeft geopend, te navigeren naar [Bestand], [Jaarafsluiting]. Vervolgens kiest u het jaar binnen uw administratie dat u wilt afsluiten in een aparte administratie en geeft u het een naam. Alle transacties uit dit jaar zijn nu losgekoppeld uit uw administratie en worden ondergebracht in een aparte administratie. Deze administratie is te kiezen in het scherm van de administratiekeuze. Deze jaarafsluiting is niet meer terug te draaien, dus wees er zeker van dat u dit wilt doen.
36
Jaarafsluiting 1. Open een administratie 2. Klik linksboven op [bestand] 3. Klik op [jaarafsluiting] 4. Kies de jaargang 5. Geef een naam 6. Klik op [afsluiten]
13
Mijn Bankingtools
13.1
Inloggen
Door te klikken op [Links], [Mijn Bankingtools] kunt u inloggen op uw persoonlijke pagina. Hier kunt u onder andere uw producten bekijken,de FAQ raadplegen en vragen stellen aan onze helpdesk. U dient in te loggen met uw e-mailadres en een herkenningsnummer. Een herkenningsnummer kan zowel een downloadnummer,bestelnummer of een servicecontractnummer zijn. Deze nummers ontvangt u in uw Inbox als u een setup downloadt ofeen bestelling heeft gedaan. U kunt elk van deze codes gebruiken in combinatie met uw emailadres. Mijn Bankingtools 1. Klik op [Links] 2. Klik op [Mijn Bankingtools] 3. Voer een herkenningsnummer in 4. Voer uw e-mailadres in 5. Klik op [Inloggen]
13.2
Vraag stellen
U kunt op Mijn Bankingtools de C@shflow support helpdesk vragen stellen. De gehele correspondentie kunt u hierop bekijken. Als u een antwoord ontvangt, dan krijgt u hiervan een melding in uw Inbox dat u kunt inloggen om het antwoord te bekijken. Om een vraag te stellen, klikt u nadat u bent ingelogd bovenin op [Stel een vraag]. Hier worden de verschillende ‘topics’ van problemen weergegeven die u heeft opgesteld. Als u
37
eerder nog geen vraag heeft gesteld, dan is deze lijst leeg. Om een vraag op te stellen klikt u onderin [Stel een nieuwe vraag]. U dient vervolgens bij uw vraag een aantal gegevens op te geven zodat wij u beter kunnen helpen. Selecteer hiervoor het juiste C@shflow product, de categorie van de vraag, uw besturingssysteem en uw bank waarvan u de transacties downloadt in C@shflow. Klik op [Versturen] om uw vraag te versturen naar de helpdesk .
Helpdesk een vraag stellen 1. Klik op [Stel een vraag] 2. Klik op [Stel een nieuwe vraag] 3. Klik op [Stel een nieuwe vraag] 4. Selecteer de juiste gegevens 5. Stel uw vraag 6. Klik op [Versturen]
13.3
Reageren op antwoord
Om te reageren op een antwoord van de helpdesk, klikt u op het betreffende probleem in het overzicht. De gehele correspondentie wordt dan zichtbaar. Onderin klikt u op [Reageer op het antwoord] om een reactie te geven.
38
Reageer op een antwoord 1. Klik op een ‘Topic’ 2. Scroll naar onder 3. Klik op [Reageer op het antwoord]
13.4
Bijlage versturen
U kunt ook een bijlage meesturen naar de helpdesk, zoals een screenshot waarop het probleem duidelijk wordt. Gebruik hiervoor wel Internet Explorer, omdat het met andere browsers niet altijd even goed werkt. U klikt hiervoor op [Bladeren] bij het opstellen van uw vraag. Selecteer vervolgens het bestand en klik op [Openen]. Als het bestand succesvol is toegevoegd, dan verschijnt de bestandsnaam onder de knop [Bladeren]. U kunt op het rode kruisje klikken om het bestand weer te verwijderen uit uw vraag. Het kan even duren voordat een bijlage verstuurd wordt als het een groter bestand betreft, zoals een back-up van een administratie. Wacht daarom totdat het volgende scherm wordt getoond en klik niet nogmaals op versturen. .
Bijlage versturen 1. Klik op [Bladeren] 2. Selecteer bestand 3. Klik op [Openen]
39
13.5
Vraag afsluiten
Als er nog een vraaggesprek gaande is over een ander probleem dan ontvangt u de melding dat u geen nieuwe vraag kunt stellen. U kunt weer een nieuwe vraag stellen door de lopende vraag af te sluiten. Klik hiervoor op [Sluit mijn gestelde vraag af]. Vraag afsluiten 1. Klik op [Sluit mijn gestelde vraag af] 2. Klik op [Stel een nieuwe vraag]
40
