Hotel Reserveringen
1. Algemeen ...........................................................................................................................................................3 1.1. Inleiding..........................................................................................................................................................3 1.2. Systeemvereisten...........................................................................................................................................3 1.3. Installatie Standalone.....................................................................................................................................3 1.4. Installatie Netwerk..........................................................................................................................................4 1.5. Logo’s en plaatjes ..........................................................................................................................................5 1.6. Hoofdmenu.....................................................................................................................................................5 2. Hotel eigenschappen ......................................................................................................................................7 2.1. Hotelgegevens ...............................................................................................................................................8 2.1.1. Adres/Kamers ...............................................................................................................................8 2.1.1.1. Kamers ........................................................................................................................................9 2.1.1.2. Overzicht...................................................................................................................................10 2.1.2. Personeel .....................................................................................................................................11 2.2. Parameters...................................................................................................................................................11 2.2.1. Printgegevens .............................................................................................................................11 2.2.2. Teksten Boeking ........................................................................................................................12 2.2.3. Bevestigingsteksten ..................................................................................................................13 2.3. Diverse lijsten...............................................................................................................................................14 2.4. Backup .........................................................................................................................................................15 2.6. Debiteuren....................................................................................................................................................16 2.6.1. Facturen .......................................................................................................................................16 2.6.1.1. Factuurgegevens ...................................................................................................................16 2.6.1.2. Groepsfacturen .......................................................................................................................17 2.6.2. Openstaand ..........................................................................Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
4. Boekingen ....................................................................................................................................................18 4.1. 4.2. 4.3. 4.4.
Pictogrammen...........................................................................................................................................18 Reserveringen boeken..............................................................................................................................20 Klanten......................................................................................................................................................25 Zoeken reserveringen...............................................................................................................................28 4.4.1. Zoeken reservering ...................................................................................................................28 4.4.2. Overzicht ......................................................................................................................................29 4.4.3. Grafiek...........................................................................................................................................30 4.5. Datumkeuze..............................................................................................................................................31 4.6. Groepsboeking..........................................................................................................................................31 4.7. Bezettingspercentage ...............................................................................................................................35 4.8. Bezettings overzicht..................................................................................................................................36 4.9. Bijwerken/Omboeken ...................................................................................................................................38 4.9.1. Boekingsgegevens ....................................................................................................................38 4.9.2. Omboeken ...................................................................................................................................39 4.9.3. Annuleringen ...............................................................................................................................39 4.10. Opmaken rekening.....................................................................................................................................39 4.10.1. Overzicht rekening ..................................................................................................................39 4.10.2. Invoer Bonnen ..........................................................................................................................40 4.10.3. Consumpties .............................................................................................................................41 4.11. Print Overzicht ..........................................................................................................................................42
2
1. Algemeen 1.1. Inleiding Easy Events 4U is een modern boekingsprogramma, dat gebruik maakt van de nieuwste technologie op het gebied van applicatieprogrammering. Het voldoet aan de vraag naar een eenvoudig te bedienen en betaalbaar programma voor hotels met maximaal 100 kamers. Het programma heeft een overzichtelijke structuur, is volledig multi-user en bestaat uit de volgende modules: 1. Hotelreserveringen; 2. Partyreserveringen; 3. Tafelreserveringen; 4. Kassaverwerking. Deze handleiding bevat de documentatie van de module Hotelreserveringen, dat de volgende mogelijkheden heeft: 1. hotelreservering in enkele seconden; 2. eenvoudige bediening; 3. direct bevestigen per fax, e-mail of brief; 4. printen van offerte / bevestiging in 4 talen met zelf samengestelde teksten; 5. eigen logo's op de correspondentie en in het programma; 6. groepsboekingen voor reisbureau of klanten; 7. uitgebreide overzichten en statistieken; 8. het maken van bezetting-, ontbijt-, lunch-, diner- en schoonmaaklijsten; 9. facturering en verzamelfacturering; 10. het bijhouden van de rekening en het printen hiervan. Bij- en afboekingen worden automatisch aan de rekening toegevoegd; 11. het annuleren van reserveringen en het bij- en afboeken van het aantal overnachtingen; 12. integratie met de overige Easy Events 4U modules.
1.2. Systeemvereisten Voor een goede werking van het programma is een Personal Computer met Pentium processor vereist met minimaal 64 Mb geheugen en werkend onder Windows 95, 98, ME, XP, NT of 2000 Server. BELANGRIJK. Voor een goede werking van het programma moet de Datum instelling staan op het formaat DD– MM–JJJJ. Bij veel systemen staat dit formaat op DD/MM/JJ en dan zal het programma niet optimaal werken. De datum eigenschappen kunnen aangepast worden door te kiezen voor: Start – Instellingen – Configuratiescherm – Landinstellingen – (tabblad) Datum. Hier kiezen voor DD–MM–JJ en vervolgens twee J’s toevoegen.
1.3. Installatie Standalone De installatie van Hotelreserveringen wordt uitgevoerd door te kiezen voor: Start – Uitvoeren – D:\Setup, waarbij D: voor de aanduiding van het Cd-station staat, hetgeen uiteraard ook een andere letteraanduiding kan zijn, afhankelijk van het aantal stations in de computer. De installatie zal verder geheel automatisch verlopen, waarbij de gebruiker eventueel nog een eigen directory kan kiezen voor de plaatsing van de programmagegevens.
3
1.4. Installatie Netwerk De installatie van Hotelreserveringen wordt uitgevoerd als hierboven beschreven bij Installatie Standalone. Om daarna gebruik te kunnen maken van het programma in een netwerkomgeving moet men eerst instellingen configureren met het programma BDEAdmin, dat te vinden is in de directory Program Files\Borland\Common Files\BDE. Met behulp van dit programma moet via de tab Databases de database hotel geselecteerd worden en bij Definition het PATH, dat na de installatie verwijst naar C:\Easy4U\data, laten verwijzen naar een Netwerk directory naar keuze. Met dien verstande dat alle versies van het reserveringsprogramma op alle computers naar dezelfde Netwerk directory moeten verwijzen.
Het reserveringenprogramma werkt met Paradox bestanden welke in staat zijn automatisch records te locken. Om dit mechanisme goed te kunnen gebruiken moeten via de tab Configuration de Paradox instellingen onder Definition voor Netwerk gebruik eveneens aangepast worden. Met name de NET DIR moet naar de gemeenschappelijke Netwerk directory verwijzen. In de voorbeelden is dit de directory H:, maar dit kan op een netwerk evengoed L, P of Q zijn. Essentieel is dat alle PC’s de directory kunnen benaderen.
4
Via de tab Configuration moet bij INIT onder Definition LOCAL SHARE op TRUE gezet worden.
1.5. Logo’s en plaatjes Het bedrijfslogo en de afbeeldingen op de panelen kunnen door de gebruiker zelf gekozen worden. In de directory Diversen staan zeven bestanden met de extensie bmp. Indien deze vervangen worden door eigen bitmap bestanden, worden deze door het programma ingelezen en getoond. De naamgeving moet wel hetzelfde blijven, dus het nieuwe Falogo.bmp moet vervangen worden door het eigen Falogo.bmp en plaatjeX.bmp door plaatjeX.bmp. Het is verstandig eerst de originele afbeeldingen op te slaan in een backup directory of op diskette, zodat teruggevallen kan worden op de originele afbeelding, mocht het resultaat van de nieuwe plaatjes tegenvallen.
1.6. Hoofdmenu Het programma wordt uitgevoerd door in Windows te kiezen voor: Start – Programma’s – Easy4U – Hotelreserveringen en start op met het volgende scherm, waar uit 4 mogelijkheden kan worden gekozen:
5
1.
2.
3. 4.
Hotel: om goed te kunnen functioneren heeft het programma een aantal gegevens nodig, zoals b.v. de naam en adres van het hotel, het aantal en de eigenschappen van de kamers, basisgegevens als prijzen van consumpties, enz. Deze gegevens kunnen hier ingevoerd worden; zie verder hoofdstuk 2: Hotel eigenschappen. Debiteuren : overzicht facturen en opmaken verzamelfacturen.
Boekingen: als alle basisgegevens bij Hotel zijn ingevoerd, kunnen hier reserveringen geboekt worden; zie verder hoofdstuk 4: Boekingen. Einde: het programma beëindigen.
6
2. Hotel eigenschappen Als dit onderdeel (tegen ongeoorloofd gebruik) is beveiligd met een wachtwoord, dan moet dit eerst ingegeven worden (het instellen hiervan gebeurt bij Hotelgegevens – Adres/Kamers).
Na het klikken op Hotel en eventueel de wachtwoordcontrole verschijnt het scherm met de Hoteleigenschappen met een keuze uit de volgende tabbladen:
1. Hotelgegevens; zie paragraaf 2.1. 2. Parameters; zie paragraaf 2.2. 3. Div. lijsten; zie paragraaf 2.3. 4. Backup; zie paragraaf 2.4. 5. Debiteuren; zie paragraaf 2.6. Kiest men voor Hotelgegevens dan heeft men de keuze uit de volgende tabbladen:
1. Adres / Kamers; zie paragraaf 2.1.1. 2. Personeel; zie paragraaf 2.1.2. Kiest men voor Parameters dan heeft men de keuze uit de volgende tabbladen:
1. Printgegevens; zie paragraaf 2.2.1. 2. Teksten Boeking; zie paragraaf 2.2.2. Kiest men voor Div. lijsten dan heeft men de keuze uit: 1. 2. 3. 4.
Inchecklijst; zie paragraaf 2.3. Uitchecklijst; zie paragraaf 2.3. Bezettingslijst; zie paragraaf 2.3. Wensenlijst; zie paragraaf 2.3. 7
5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Ontbijtlijst; zie paragraaf 2.3. Lunchlijst; zie paragraaf 2.3. Dinerlijst; zie paragraaf 2.3. Schoonmaaklijst; zie paragraaf 2.3. Annuleringslijst; zie paragraaf 2.3. Openstaande Posten; zie paragraaf 2.3. Activiteiten; zie paragraaf 2.3.
Kiest men voor Backup dan kan men een kopie van de gegevens maken, waarop men terug kan vallen in geval van calamiteiten; zie paragraaf 2.4. Kiest men voor Debiteuren dan heeft men de keuze uit de volgende tabbladen:
1. Facturen; zie paragraaf 2.6.1. 2. Openstaand; zie paragraaf 2.6.2. 3. Betaald; zie paragraaf 2.6.3.
2.1. Hotelgegevens 2.1.1. Adres/Kamers Om goed te kunnen functioneren heeft het pakket een aantal gegevens nodig, die eenmalig moeten worden ingevoerd. In de eerste plaats de naam en adresgegevens van het hotel en het aantal kamers. Dat aantal kamers bepaalt de werking van het boekingsscherm. Dat scherm past zich dan automatisch aan aan het aantal kamers en de resolutie van de monitor. Hier kunnen ook de BTW percentages aangegeven worden en of er met toeristenbelasting en een annuleringsverzekering rekening moet worden gehouden en ook of er van een wachtwoord voor het programma gebruik moet worden gemaakt.
8
driehoekje: maak aanpassingen mogelijk (edit) vinkje: bevestig aanpassingen kruisje: maak aanpassingen ongedaan (cancel) Kamers: hier kunnen de eigenschappen van de kamers worden vastgelegd, zie paragraaf 2.1.1.1. Kamers. Gereed: de gegevens worden opgeslagen en het programma keert terug naar het scherm Hotelgegevens.
2.1.1.1. Kamers Voor elke kamer van het hotel kunnen diverse eigenschappen worden opgegeven. De belangrijkste eigenschappen worden later in het boekingsscherm weergegeven door middel van een pictogram. Deze eigenschappen kunnen tijdens het boeken of zoeken naar een vrije kamer opgevraagd worden om de klant goed te kunnen informeren.
De prijzen voor diverse gegevens kunnen hier ook ingevoerd worden. Tijdens het boeken wordt deze prijs automatisch ingevuld, maar kan dan eventueel nog aangepast worden, afhankelijk van de situatie. In het blok Bijzonderheden kunnen details weergegeven worden betreffende de kamer. De hoeveelheid informatie in dit veld is onbeperkt. Zoek Kamer: door linksonder bij een van de keuzetekens te kiezen of op Zoek Kamer te klikken kunnen de gegevens van een specifieke kamer worden getoond.
9
Gereed: door hierop te klikken worden de gegevens opgeslagen en keert het programma terug naar het scherm Hotelgegevens.
2.1.1.2. Overzicht Klikt men op dit tabblad, dan krijgt men een overzicht te zien van de kamers met de bijbehorende eigenschappen.
Door op het driehoekje naar rechts te klikken of het blokje onder aan het scherm te verslepen worden de niet zichtbare gegevens getoond.
10
Door op het driehoekje omlaag te klikken of het blokje rechts te verslepen worden de niet zichtbare kamers getoond. Hierna moet men weer op het tabblad Kamers klikken om terug te kunnen naar het vorige scherm (en daar op Gereed om terug te gaan naar het scherm Hotelgegevens).
2.1.2. Personeel Hier worden de gegevens van de personeelsleden vastgelegd zoals naw en eventuele bijzonderheden.
Bladeren: door linksonder bij een van de keuzetekens te kiezen kan er vooruit en achteruit gebladerd worden door de gegevens. Gereed: door hierop te klikken worden de gegevens opgeslagen en keert het programma terug naar het vorige scherm.
2.2. Parameters Op het tabblad Parameters kunnen diverse gegevens ingevoerd worden voor de plaatsing van teksten op de bevestigingen van de reserveringen. Er zijn hier 2 tabbladen: Printgegevens, zie paragraaf 2.2.1, en Teksten Boeking, zie paragraaf 2.2.2.
2.2.1. Printgegevens Dit onderdeel is voor het plaatsen van naw gegevens van het hotel en de klant op de bevestigingen van reserveringen en voor het vastleggen van diverse teksten en ook het opschonen ervan. In het algemeen zal gebruik worden gemaakt van voorgedrukt briefpapier met het hotel logo. Het enige dat dan nog in te stellen valt is het adres van de aan te schrijven gast. In het scherm Printgegevens zijn de posities aangegeven, welke naar behoefte gewijzigd kunnen worden. Als men liever gebruik maakt van de mogelijkheid het bedrijfslogo en/of het adres van het hotel te laten printen, dan kunnen de parameters voor deze gegevens eveneens opgegeven worden. Het logo wordt bepaald door het bitmap bestand FaLogo.bmp in de directory Plaatjes. Als dit bestand vervangen wordt door een plaatje van het eigen hotellogo zal dit zowel in het programma als op de bevestigingsformulieren verschijnen. Zie ook paragraaf 1.5. Logo’s en plaatjes.
11
Opschonen: zou het programma langzaam worden of zou er ruimtegebrek ontstaan, dan kan dit verholpen worden door het opschonen. Alle gegevens betreffende boekingen en rekeningen van voor de periode worden dan uit de bestanden verwijderd. Vóór het opschonen kan eerst ook nog een backup gemaakt worden voor het geval dat er iets fout mocht gaan. Zie hiervoor verder ook paragraaf 2.4. Backup. Bevestigingsteksten: hier kunnen eigen teksten worden opgegeven, zie paragraaf 2.2.3. Bevestigingsteksten. Gereed: door hierop te klikken worden de gegevens opgeslagen en keert het programma terug naar het vorige scherm.
2.2.2. Teksten Boeking Hier heeft men de mogelijkheid om de teksten bij prijzen in 4 talen vast te leggen.
12
Bladeren: door linksonder bij een van de keuzetekens te kiezen kan er vooruit en achteruit gebladerd worden door de gegevens. Parameters: hiermee wordt het programma Parameters gestart, waar men diverse basisgegevens kan vastleggen. Gereed: hiermee gaat men terug naar het vorige scherm.
2.2.3. Bevestigingsteksten De bevestigingsbrieven zijn opgebouwd uit drie delen: de aanhef, gevolgd door de door de computer gegenereerde boekingsgegevens en als laatste de eindtekst. De aanhef en de eindtekst kunnen geheel zelf ingevoerd worden, teneinde een op het hotel toegespitste tekst te verkrijgen. De werkwijze is als volgt. Een tekst wordt geschreven (eventueel gekopieerd met opmaak uit Word).
Met de bovenste button Tekst opslaan in teksten bestand kan deze tekst in een bestand opgeslagen worden. Wil men een dergelijke tekst gebruiken voor een bevestigingsbrief dan wordt de tweede knop gebruikt en de brief zal eruit komen met de geselecteerde tekst. Bv: maak de teksten Paasweekend1 en Paasweekend2. De eerste wordt de Nederlandse Aanhef en de tweede wordt de Nederlandse Eindtekst. Selecteer eerst met de radiobuttons de gewenste categorie (Ned. Aanhef) en haal dan de tekst op via het zoekvenster rechtsboven. Opslaan met de middelste button Tekst vastleggen voor gebruik in programma. Selecteer vervolgens de Ned. Eindtekst en doe hetzelfde. Is de tekst niet meer nodig, dan kan men op dezelfde wijze de originele teksten weer terughalen. Als u weinig of geen Franse, Duitse of Engelse gasten heeft, kunnen de standaard brieven natuurlijk ook verschillende Nederlandse teksten bevatten; b.v. voor arrangementen, uitnodigingen, enz. Gereed: hiermee gaat men terug naar het vorige scherm. Bij Windows versies ouder dan XP bestaat de mogelijkheid dat de tekst getoond wordt met opmaaktekens. Deze tekens kunnen eenvoudig verwijderd worden door ze te selecteren met de Shift toets en de muis en vervolgens te verwijderen (Delete). Na het opslaan van de tekst worden de tekens niet meer op de brieven en rekeningen afgedrukt, hoewel het voor kan komen dat ze weer zichtbaar worden in de hierboven getoonde editor.
13
2.3. Diverse lijsten Er zijn een aantal overzichten op te vragen in het scherm Hoteleigenschappen door te klikken op Div.lijsten. Na het kiezen van de datum waar de lijst voor gemaakt moet worden kan gekozen worden voor:
Inchecklijst: Een overzicht van alle op die datum te arriveren gasten. Uitchecklijst: Een overzicht van de vertrekkende gasten op een bepaalde datum. Bezettingslijst: Een overzicht van alle gasten die op een bepaalde datum in het hotel verblijven. Wensenlijst: Een overzicht van alle gasten met daarbij de eventuele wensen vermeld in de boekingsschermen. Ontbijtlijst: Een overzicht van de gasten, die in ieder geval aan het ontbijt verwacht kunnen worden, aangezien zij minstens een kamer inclusief ontbijt hebben geboekt. Lunchlijst: Een overzicht van de gasten die in ieder geval aan de lunch verwacht kunnen worden, aangezien zij minstens een kamer inclusief volpension hebben geboekt. Dinerlijst: Een overzicht van de gasten die in ieder geval aan het diner verwacht kunnen worden, aangezien zij minstens een kamer inclusief volpension hebben geboekt. Schoonmaaklijst: Een overzicht van de gasten die op de geselecteerde datum uitchecken en de gasten die nog in het hotel blijven. Tevens een aanduiding voor verschoning van lakens volgens een bij de parameters in te stellen interval. Annuleringslijst: Een overzicht van de annuleringen sinds de peildatum. 14
Openstaande posten: Een overzicht van de openstaande facturen. Activiteiten: Een overzicht van de mogelijk te boeken activiteiten. Gereed: door hierop te klikken keert het programma terug naar het scherm Hotelgegevens.
2.4. Backup In het programma is een aantal voorzieningen aangebracht om zonder problemen te kunnen blijven werken. Bij Hoteleigenschappen kan gekozen worden voor Backup. Ook in het scherm Parameters kan gekozen worden voor het opschonen van de bestanden, zie daarvoor paragraaf 2.2.1. Printgegevens. In beide gevallen wordt onderstaand scherm zichtbaar.
In het veld Bewaartermijn Data in dagen kan het aantal dagen ingevoerd worden, dat nodig geacht wordt om de historie te bewaren. Met de huidige computers is het over het algemeen niet nodig een korte periode te nemen, maar zou het programma langzaam worden of zou er ruimtegebrek ontstaan, dan kan dit verholpen worden door het opschonen. Alle gegevens betreffende boekingen en rekeningen van voor die periode worden dan uit de bestanden verwijderd. De backupmodule is zo ontworpen dat er altijd backups gemaakt kunnen worden. Ook kunnen de gegevens op een diskette gezet worden door in het veld Directory waar de backup gegevens naartoe moeten A:\ in te vullen. Na het invullen van de gevraagde gegevens op bovenstaand scherm wordt een veiligheidscopie gemaakt door op het balkje Backup maken te klikken. De voortgang wordt zichtbaar gemaakt en na afloop wordt teruggekeerd naar de Hotelgegevens door op Gereed te klikken. Door op het pijltje naar rechts te klikken of het balkje onder aan het scherm te verslepen worden de niet zichtbare gegevens getoond. Door op het pijltje omlaag te klikken of het balkje rechts te verslepen worden de niet zichtbare regels getoond. Bladeren: door linksonder bij een van de keuzetekens te kiezen kan er vooruit en achteruit gebladerd worden door de gegevens. Gereed: hiermee gaat men terug naar het vorige scherm.
15
2.6. Debiteuren Op het tabblad Debiteuren kunnen diverse gegevens worden bekeken met betrekking tot facturen en betalingen via de 3 tabbladen:
2.6.1. Facturen
2.6.1.1. Factuurgegevens
16
2.6.1.2. Groepsfacturen
Bereken totalen: Proforma factuur: hier wordt een Proforma factuur samengesteld die eventueel kan worden afgedrukt. Print factuur: hiermee wordt de definitieve factuur samengesteld die kan worden afgedrukt en waarmee de rekening wordt afgesloten. In de vakken BTW hoog, BTW laag en Totaal Euro komen de berekende bedragen zoals deze ook op de factuur zullen komen. Gereed: hiermee gaat men terug naar het vorige scherm.
17
4.
Boekingen
Na het aanklikken van Boekingen in het hoofdmenu komt men in het reserveringenscherm, het eigenlijke hart van het programma. Als alle basisgegevens bij Hotel en Consumpties zijn ingevoerd, kunnen reserveringen en boekingen hier plaatsvinden, waarna in een oogopslag ook de bezetting van het hotel bekeken kan worden en de eigenschappen van de kamers, waar de gasten verblijven. De grootte van het scherm is afhankelijk van verschillende factoren. Resolutie van het beeldscherm en de instellingen bij de hoteleigenschappen. Er kunnen maximaal 25 dagen getoond worden en maximaal 100 kamers. Bij een te groot aantal kamers wordt echter de weergavebreedte dermate smal dat hoewel de functionaliteit bewaard blijft de informatieve waarde nihil wordt.
Het reserveringenscherm bevat verschillende onderdelen, die in de volgende paragrafen uitgebreider worden beschreven. Bovenaan staan naast het logo de nummers van de kamers met de eigenschappen ervan in een pictogram. In de linkerkolom staat de dagaanduiding met datum. Door op een datum te klikken krijgt men een bezettingsoverzicht, waar de details bekeken kunnen worden van die dag voor wat betreft bezetting, inchecken en uitchecken van de gasten. Linksonder staat een blokje met besturingsmogelijkheden met de muis. Het middenblok is bedoeld voor het vastleggen en een overzicht van de reserveringen en de bezetting. Na het vastleggen van reserveringen kunnen in de rechterkolom bezettingspercentages per dag zichtbaar worden gemaakt. Onderaan staan een aantal balkjes of buttons met een aantal keuzemogelijkheden. Klanten: hiermee kan men de adresgegevens van de klanten bijwerken. Zoeken reservering: hier kan men een reservering opzoeken aan de hand van de naam, een boekingsnummer, enz. Datumkeuze: hiermee kan een willekeurige datum gekozen worden voor b.v. boekingen in een relatief verre toekomst of voor het nakijken van gegevens van reeds uitgecheckte gasten. Groepsboeking: hier kan men meerdere personen tegelijk inboeken b.v. van een reisorganisatie. Gereed: men keert terug naar het hoofdmenu van het programma.
4.1.
Pictogrammen
Er zijn verschillende soorten pictogrammen: voor kamereigenschappen, voor besturing met de muis of toetsenbord en voor het overzicht van de bezetting van de kamers. De kamerpictogrammen (met een groene achtergrond) geven de eigenschappen van de kamers weer. Het getal in het pictogram staat voor het aantal personen, in rood is het een niet-rokerkamer. Ter informatie worden er nog extra gegevens getoond als de muis over het pictogram van de betreffende kamer bewogen wordt. Kamer pictogrammen 18
Eenpersoonskamer met douche Eenpersoonskamer met douche en minibar Driepersoonskamer met douche en minibar Tweepersoonskamer met bad Tweepersoonskamer met bad en minibar
De besturing binnen het boekingsscherm kan op verschillende manieren gebeuren. In principe kan alles met de muis gedaan worden, maar verschillende toetsen van het toetsenbord kunnen zaken bespoedigen. B.v. een dag verder kan uitgevoerd worden door met de muis te klikken op een van de pictogrammen in het blok linksonder aan het scherm (met een grijze achtergrond), maar ook door het indrukken van de cursortoets met het pijltje naar omlaag. Een week verder kan ook met de toets Page Down en een week terug met de toets Page Up. Besturing pictogrammen Muisbesturing
Dag terug (Page Up - week terug) Dag verder (Page Down - week verder) Schuift scherm kamergewijs naar rechts (Schuifbalk - snel scrollen) Schuift scherm kamergewijs naar links (Schuifbalk - snel scrollen) Week Verder Week Terug Scroll Links (5 Kamers) Scroll Rechts (5 Kamers) Ga naar vandaag
De bezettingpictogrammen geven de bezetting van de kamers weer volgens de onderstaande eigenschappen. Bezetting pictogrammen Een persoon - Een overnachting Een persoon - Eerste overnachting van een serie overnachtingen Een persoon - Volgende overnachting van een serie overnachtingen Een persoon - Laatste overnachting van een serie overnachtingen 19
Twee personen - Een overnachting Twee personen - Eerste overnachting van een serie overnachtingen Twee personen - Volgende overnachting van een serie overnachtingen Twee personen - Laatste overnachting van een serie overnachtingen Drie of meer personen - Een overnachting Drie of meer personen - Eerste overnachting van een serie overnachtingen Drie of meer personen - Volgende overnachting van een serie overnachtingen Drie of meer personen - Laatste overnachting van een serie overnachtingen Extra overnachting bijgeboekt Groepsboeking 1 nacht Groepsboeking 1e nacht Groepsboeking 2e, 3e, enz. nacht Groepsboeking laatste nacht Laatste bewerking (inboeken of bijwerken)
4.2.
Reserveringen boeken
Het boeken geschiedt door achter een bepaalde datum voor een leeg veldje te kiezen corresponderend met de behoefte voor het aantal personen en de eventueel gevraagde eigenschappen als douche, bar, enz. Door met de linker muisknop op een dergelijk veld te klikken opent zich het scherm voor het invoeren van een reservering of boeking, waar allerlei gegevens kunnen worden vastgelegd voor de gevraagde overnachting(en).
20
Als het een bekende klant betreft, dan kan met de keuzebutton Zoek klant (of F1 – Snelzoeken) de gegevens van deze klant worden opgezocht.
21
De naam en adresgegevens worden dan automatisch ingevuld.
Daarna wordt het Aantal nachten ingevuld, waarbij de Vertrekdatum automatisch wordt aangepast en indien nodig nog kan worden gewijzigd. Als het een nieuwe klant betreft, kunnen de gegevens worden ingevoerd en met behulp van de button Klantgegevens opslaan worden weggeschreven naar het klantenbestand, zodat ze later weer gebruikt kunnen worden. Mocht het een bestaande klant zijn, maar zijn de gegevens onjuist door verhuizing e.d. dan kunnen de bestaande gegevens gewijzigd worden. Ook de gegevens van het bedrijf van de klant kunnen worden opgezocht met de button Zoek factuuradres. Indien nodig kan het bedrijfsblok in één keer worden leeggemaakt door op de button Privé (geen bedrijf) te klikken. Speciale wensen van de klant kunnen worden vastgelegd in het blok onder Wensen klant. Met de checkbox onder Prijsformule kan aangegeven worden hoe de rekening voldaan zal worden. 22
Als het om een arrangement gaat kan dit worden aangegeven bij Arrangementen door te klikken in het lege vakje. In principe staat er ook een prijs vermeld, maar deze kan eventueel aangepast worden naar omstandigheden. Dit kan voorkomen met corporate prijzen, omboeken van een goedkopere naar een duurdere kamer, enz. Tenslotte wordt bij Opgenomen door de naam van de medewerker die de gegevens vastlegt aangegeven, waarna het ingevulde scherm er als volgt uit zou kunnen zien:
Moet de boeking om wat voor reden dan ook niet worden vastgelegd dan kan men door op Cancel te klikken dit scherm verlaten, waarna men terugkeert in het boekingsscherm. Als alle gegevens correct zijn ingevuld dan wordt de boeking bevestigd door op Verwerk te klikken, waarna men de mogelijkheid krijgt om een bevestigingsbrief te printen. De teksten op het bevestigingsformulier zijn, behalve de door de computer gegenereerde gegevens, opgehaald uit het tekstenbestand, dat bijgewerkt kan worden via Hoteleigenschappen-Parameters-Printgegevens. Het formulier hoeft niet perse uitgeprint te worden om de boeking af te ronden.
23
Bewerken Confirmatieteksten: zie hiervoor paragraaf 2.2.3. Bevestigingsteksten. Doorgaan zonder printen: zonder een bevestigingsbrief te printen verder gaan. Doorgaan en printen confirmatie (Enter): eerst een bevestigingsbrief printen en dan verder gaan.
Om de bevestigingsbrief te printen moet er in de menubalk bovenaan op het printersymbool worden geklikt. Na het aanklikken van Close keert men terug naar het boekingsscherm. Daar wordt de boeking zichtbaar door één van de hierboven aangegeven pictogrammen.
24
4.3.
Klanten
In plaats van de naw gegevens van de klant vast te leggen bij het boeken van een reservering, kunnen gegevens van alle gasten via klantenbeheer in een bestand worden vastgelegd en daarna gebruikt worden bij de invoer van reserveringen. Het scherm Ingave of bewerken Klantgegevens heeft 4 tabbladen: Adresgegevens, Overzicht/printen etiketten, Etiketgrootte, Mailing. Onder het eerste tabblad Adresgegevens kunnen de naw gegevens van den klanten worden vastgelegd, evenals die gegevens van het bedrijf van de klant en eventuele opmerkingen.
25
Onder het tweede tabblad Overzicht/printen etiketten kan een overzicht zichtbaar gemaakt worden van alle ingevoerde klanten. Tevens is het mogelijk om hier een lijst van alle klanten uit te printen en om etiketten te maken voor eventuele aanbiedingen.
26
Onder het derde tabblad Etiketgrootte wordt het formaat van de te gebruiken etiketten vastgelegd.
Onder het vierde tabblad Mailing kan een selectie worden opgegeven, waarna met de geselecteerde gegevens een mailing wordt aangemaakt.
27
4.4.
Zoeken reserveringen
Voor het opvragen van bestaande boekingsgegevens kan gebruik worden gemaakt van de keuzebutton Zoeken reservering. Het scherm Overzicht Reserveringen heeft 3 tabbladen: Zoeken reservering, zie paragraaf 4.4.1. Zoeken reservering; Overzicht, zie paragraaf 4.4.2. Overzicht; Grafiek, zie paragraaf 4.4.3. Grafiek.
4.4.1. Zoeken reservering Het scherm Zoeken reservering is vrijwel identiek aan het vastleggen van klantgegevens via het boekingsscherm. Met de keuze mogelijkheden onder aan het scherm Periode van, tot en met, Zoeken naam gast en Zoeken Boekingsnummer kunnen de gegevens van een bepaalde datum, gast of boekingsnummer worden opgezocht. Door bij Sortering op een van de mogelijkheden aan te geven worden de gegevens in de gewenste volgorde getoond.
28
Sorteren: door hier op te klikken wordt de aangegeven Sortering op gerealiseerd. Rekening: door hier op te klikken komt men bij Opmaken rekening, zie paragraaf 4.10. Opmaken rekening. Print Overzicht: door hier op te klikken krijgt men een overzicht op het scherm als Print Preview, dat kan worden bekeken, opgeslagen of afgedrukt. Bijwerken/Omboeken: door hier op te klikken nadat er een reservering is geselecteerd komt men in het Omboek scherm, zie paragraaf 4.9. Bijwerken/Omboeken. Gereed: hiermee gaat men terug naar het boekingsscherm.
4.4.2. Overzicht Het tweede tabblad Overzicht geeft in tabelvorm de bezetting weer met alle details zoals die in de database zijn opgeslagen. Dit kan dienen voor een eventuele controle.
De selectie mogelijkheden en te ondernemen acties zijn gelijk aan het vermelde bij het vorige scherm. 29
4.4.3. Grafiek Een derde mogelijkheid is om de bezetting grafisch weer te geven. Ook hierbij zijn dezelfde mogelijkheden aanwezig als bij de vorige schermen.
30
4.5.
Datumkeuze
Met behulp van de Datumkeuze kan men een datum opgeven en/of een kamernummer waarmee het boekingsscherm moet beginnen.
Door te klikken op Annuleer gaat men zonder actie te ondernemen terug naar het vorige scherm. Door te klikken op Gereed gaat men terug naar het vorige scherm, waarop dan de aangegeven datum de startdatum is geworden en het eventueel opgegeven kamernummer als eerste wordt getoond.
4.6.
Groepsboeking
Door te kiezen voor Groepsboeking kan een aantal kamers in één keer worden gereserveerd voor een groep of organisatie. Opgegeven dienen te worden: Incheck datum, het Aantal nachten, als het niet standaard is de Kamerprijs, de Reis Organisatie via welke deze boeking plaatsvindt en bij Opgenomen door de persoon die de gegevens vastlegt.
31
In het middengedeelte van dit scherm kan men nu de kamers aanvinken die gereserveerd moeten worden. Onder aan het scherm heeft men een aantal keuzebuttons. Als het vastleggen niet juist gebeurd is kan men het scherm verlaten zonder iets op te slaan met Cancel. Met behulp van Alles Aanvinken vult men alle beschikbare kamers in één keer. Met behulp van Toon beschikbare kamers worden de reeds gereserveerde kamers zichtbaar geblokkeerd en de reeds geplaatste vinkjes weggeveegd. Als alles op de juiste manier is vastgelegd, dan kan men met Verwerk de groepsboeking vastleggen en dit scherm verlaten.
32
33
34
4.7.
Bezettingspercentage
Na het vastleggen van een aantal reserveringen, individueel of groep, zal het scherm er ongeveer uit gaan zien als onderstaand voorbeeld.
Door met de linker muisknop op een persoonsboeking te klikken komt men bij Details/Omboeken, met de rechter muisknop komt men bij Rekening opvragen/Consumpties.
35
Door met de linker muisknop op een groepsboeking te klikken komt men bij Details/Omboeken, met de rechter muisknop komt men bij Rekening opvragen/Consumpties. Als men aan de rechterkant van dit boekingsscherm met de linker muisknop klikt dan verschijnt daarin het bezettingspercentage. Na nogmaals klikken verdwijnt dit weer.
4.8.
Bezettings overzicht
Door in het boekingsscherm op een datum te klikken wordt het bezettingsscherm getoond. Dit scherm geeft in principe dezelfde informatie als het hoofdboekingsscherm, maar is nu meer naam georiënteerd. Hier kunnen geen nieuwe boekingen ingevoerd worden.
36
Dit scherm leent zich bijzonder goed voor het snel administratief in- en uitchecken van de gasten, waarbij eventueel nog snel een rekening geprint kan worden. De informatiekleuren over de status van de klant, waarvan onder aan het scherm de verklaring, houdt het geheel overzichtelijk. Door te klikken op Bezetting, Uitcheckers of Incheckers wijzigt het overzicht dienovereenkomstig. Door te klikken op Gereed keert het programma terug naar het vorige scherm. Door het aanklikken van een kamernummer met de linker muisknop komt men zoals na het hoofdscherm in het (om)boekingsscherm. Door het aanklikken van een kamernummer met de rechter muisknop komt men bij de rekening van de gast.
37
4.9. Bijwerken/Omboeken Dit scherm kent 3 tabbladen onder aan het scherm: Boekingsgegevens: zie paragraaf 4.9.1. Boekingsgegevens; Omboeken: zie paragraaf 4.9.2. Omboeken; Annuleringen: zie paragraaf 4.9.3. Annuleringen.
4.9.1. Boekingsgegevens Bij de boekingsgegevens kunnen gegevens gewijzigd worden, waarna eventueel een nieuw bevestigingsformulier kan worden afgedrukt.
Omboeken: hiermee wordt het omboekscherm opgeroepen. Prijs/nacht bijwerken: hier kan worden afgeweken van de standaard prijs. Print Confirmatie: hier kan een bevestigingsbrief worden afgedrukt. Boeking annuleren: daarmee wordt de reservering niet vastgelegd. Dag verminderen: de laatste dag van de reservering wordt verwijderd. Deze actie wordt zichtbaar op de rekening als een creditering. Er kunnen zoveel dagen verminderd worden als gewenst, zolang er maar één dag overblijft. Bijboeken: hier kan een extra overnachting bijgeboekt worden, mits deze kamer nog vrij is. Deze krijgt als symbool een + teken op het boekingsscherm. Op de rekening wordt de extra overnachting bijgeschreven met de daarbij behorende overnachtingprijs. Fysiek Inchecken: na selectie van de juiste boeking kan hiermee worden aangegeven dat de gast is aangekomen. Fysiek Uitchecken: na selectie van de juiste boeking wordt hier vastgelegd dat de gast is vertrokken. Gereed: hiermee gaat men terug naar het vorige scherm. Verwijderen geschiedt door eerst het veldje in het hoofdscherm aan te klikken en vervolgens in de z.g. navigator op het - teken (verwijderen) te klikken. Dit moet herhaald worden voor alle dagen van de boeking, anders zullen er halve reserveringen overblijven.
38
4.9.2. Omboeken
Indien gasten naar een andere kamer geboekt moeten worden kan met dit scherm gekeken worden welke kamers beschikbaar zijn. Kamers die niet voor de gehele periode in aanmerking komen worden niet getoond, maar kamers die voor minder personen zijn bedoeld wel. Dit in verband met het feit dat door bijplaatsing van extra bedden e.d. de kamer eventueel toch geschikt gemaakt zou kunnen worden. Cancel: dit scherm wordt verlaten zonder gegevens te wijzigen. Verwerk: door hierop te klikken worden de gegevens opgeslagen en keert men terug naar het vorige scherm.
4.9.3. Annuleringen Met de keuze boekingen annuleren kan een boeking volledig worden verwijderd. De rekeninggegevens zullen eveneens verwijderd worden, anders zouden er openstaande posten ontstaan, daar het programma zelf de eerste regels van de rekening genereert met de overnachtingprijs voor het geboekte aantal dagen. In het blok Reden annulering kan een omschrijving worden opgegeven en bij Opgenomen door wordt de persoon opgegeven die de annulering aanneemt. Na het klikken op Verwerk worden de gegevens vastgelegd en wordt teruggekeerd naar het vorige scherm.
4.10. Opmaken rekening In het pakket is een factureringsmodule ingebouwd. De kamerprijs wordt bij het boeken reeds ingevoerd. Verder kunnen de gegevens van bonnen vastgelegd worden. Denk hierbij aan bonnen voor de bar, wassen kleding, restaurant, enz. Het in te voeren bedrag kan zowel inclusief als exclusief BTW zijn. Bedragen inclusief BTW worden onderaan ingevoerd; de BTW kan dan berekend worden door op BTW Hoog of op BTW Laag te klikken. Naast deze bonnenmethode is het ook mogelijk om gebruik te maken van het artikelbestand, waarin de consumpties e.d. vastgelegd kunnen worden met hun prijzen. Door het selecteren met de keuze popup wordt een artikel gekozen en na het eventuele aanpassen van het aantal worden de juiste totalen in de velden gezet. Na het bedienen van de BTW-knop kan deze invoer als rekeningregel opgeslagen worden. Als alle bonnen ingevoerd zijn kan het totaal bedrag berekend en een factuur geprint worden. Door in het boekingsscherm met de rechter muisknop te klikken op een boekingspictogram komt men bij het scherm Opmaken rekening. Hier heeft men een drietal tabbladen: Overzicht rekening, zie paragraaf 4.10.1. Overzicht rekening; Invoer Bonnen, zie paragraaf 4.10.2. Invoer Bonnen; Consumpties, zie paragraaf 4.10.3. Consumpties.
4.10.1. Overzicht rekening
39
Afrekenen Gast: hier wordt aangegeven dat de rekening door de gast zelf wordt betaald. Afrekenen Firma: hier wordt aangegeven dat de rekening door het bedrijf wordt betaald. Proforma Factuur: hier wordt een Proforma factuur samengesteld die eventueel kan worden afgedrukt. Gereed: hiermee gaat men terug naar het vorige scherm. Bij het afrekenen wordt de factuur direct geprint, terwijl U bij een proforma factuur eerst de gegevens op juistheid gecontroleerd kunnen worden.
4.10.2. Invoer Bonnen
40
Nieuw: hiermee wordt aangegeven dat men een nieuwe berekening gaat vastleggen. Met Geen BTW, BTW Hoog of BTW Laag geeft men aan hoe de BTW berekening dient te gebeuren. Opslaan (Enter): de gegevens worden opgeslagen in de bestanden. Overzicht: hiermee gaat men terug naar Overzicht rekening. Gereed: hiermee gaat men terug naar het vorige scherm.
4.10.3. Consumpties
41
Linksonder kan worden opgegeven of de bon voor rekening van de gast komt of van de firma of moet worden bijgeboekt op de rekening van een ander kamernummer, bv. bij groepsboekingen. Afrekenen/Printen: hier geeft men aan of de gegevens van de consumptiebon aan de rekening moet worden toegevoegd en kan de bon eventueel worden afgedrukt. Gereed: door hierop te klikken worden de gegevens opgeslagen en keert het programma terug naar het vorige scherm.
4.11. Print Overzicht Hier krijgt men een overzicht op het scherm als Print Preview, dat kan worden bekeken op het scherm, opgeslagen in een bestand of afgedrukt op de printer.
42
Tonen Opties. Deze worden Geel weergegeven.
Tonen kamers met nog niet betaalde rekening.
Tonen Arrangementen
43
Tonen Groepsboekingen. De verschillende kleuren geven bij elkaar horende groepen weer.
44
