1. Een spreadsheet: elementaire begrippen Excel is een spreadsheet of rekenblad. Het pakket wordt vooral gebruikt voor het maken van berekeningen, grafieken of simulaties.
1.1 Werkblad Na het starten van excel krijg je het volgend venster
We onderscheiden op het werkblad volgende componenten • • • • • • • •
de titelbalk de menubalk de standaardwerkbalk de opmaakwerkbalk de formulebalk het werkvenster de schuifbalken met op horizontale schuifbalk de bladtabs de statusbalk
De vorm van het werkblad is afhankelijk van de instellingen die kunnen gewijzigd worden door extra, opties, weergave te kiezen uit het menu. In het werkvenster zijn standaard 3 rekenbladen of tabbladen ter beschikking. Een tabblad kan je kiezen door een klik op het gewenste tabblad.
1.2 Cel Elk rekenblad bestaat uit 256 kolommen (A,...IV) en 65536 rijen. Elke vakje in een rekenblad noemt men een cel. Een celadres bestaat uit de kolom- en de rijaaanduiding bijvoorbeeld B15 of IV345. De actieve cel wordt met een rand aangeduid (celaanwijzer), terwijl men in de formulebalk het adres kan terugvinden.
1.3 Inhoud van een cel Elke cel kan een getal, een tekst of een formule bevatten bestaande uit maximum 255 tekens. Een ingevoerde waarde verschijnt in de formulebalk. Met de ENTER-toets wordt de waarde in de cel geplaatst. Annuleren kan met de ESC-toets. De inhoud kan men wissen door met een klik de cel te selecteren en daarna de DELtoets aan te slaan of in het snelmenu (klik op rechtermuisknop) de optie Inhoud
wissen te kiezen. Met een dubblklik in een cel kan je specifieke karakters in de cel wissen.
1.3.1 Getallen
Naast de cijfers kunnen ook het - en + teken gebruikt worden. Getallen worden rechts uitgelijnd.
Een getal kan in verschillende formaten afgebeeld worden. Verschillende mogelijkheden kan men kiezen door uit uit het snelmenu de optie
Celeigenschappen te kiezen. In de Getalfolder komen verschillende categorieën voor met verschillende mogelijke instellingen als aantal decimalen, scheidingsteken,... In het voorbeeldvak wordt het geselecteerd getal volgens de gekozen categorie afgebeeld.
De mogelijkheid bestaat om zelf aangepaste getalnotaties te maken. Hiervoor selecteer je de categorie Aangepast. In het vak Type tikt men een eigen formaat door gebruik te maken van volgende symbolen: symbool 0
betekenis Staat voor een cijfer. Indien minder cijfers dan nullen, dan wordt steeds een nul geplaats. Zo wordt het getal 12,35 met formaat 000,000 afgebeeld als 012,350
Indien meer cijfers dan nullen dan wordt het getal logisch afgerond. Zo wordt het getal 13,234 met formaat 0,00 afgebeeld als 13,23 ?
Te vergelijken met het 0-teken maar indien geen cijfer wordt de ruimte opgevuld met een spatie. Dit teken wordt vooral gebruikt om het uitlijnen op het decimaalteken mogelijk te maken.
#
Staat alleen voor significante cijfers. Niet-significante nullen worden niet weergegeven. Zo wordt het getal 12,350 met formaat #,### afgebeeld als 12,35
,
Het decimaal teken
.
Scheidingstekens voor duizendtallen Het getal wordt met 100 vermenigvuldigd en een procentteken wordt toegevoegd.
% "tekst"
De tekst tussen aanhalingstekens wordt letterlijk afgedrukt.
*
Het teken dat volgt op het * wordt herhaald tot de cel vol is. Als aanduiding voor een positief of negatief getal, maar ook als scheidingssymbool van een rekeningnummer. Zo wordt 477103515138 met formaat 000-0000000-00 afgebeeld als 477-1035151-38
+ en -
De volgende tabel illustreert een aantal formaatvoorbeelden.
Bij het datumformaat gelden volgende regels dm
dagen en maanden eventueel als getal van 1 cijfer
dd mm jj
dagen, maanden en jaren als getallen van 2 cijfers
ddd mmm
dagen en maanden als afgekort woord
dddd mmmm
dagen en maanden als volledig woord
jjjj
jaren als getal van 4 cijfers
Bovendien kan je een formaat laten voorafgaan door een kleurcode als [GROEN], [ROOD],[BLAUW]. Zo resulteert het getal 1500 met formaat [GROEN] # ##0 in 1 500
Aangepaste notaties kunnen uit 4 delen bestaan die door een puntkomma worden gescheiden.
positieve notatie; negatieve notatie; nulwaarden; notatie tekstwaarden Bestaat de notatie slechts uit 1 deel dan wordt ze gebruikt voor positieve, negatieve en nulwaarden. Bestaat de notatie uit 2 delen dan wordt het eerste deel gebruikt voor positieve en nulwaarden, en het tweede deel voor negatieve waarden. De volgende tabel illustreert de verschillende mogelijkheden. waarde
formaat 56
resultaat
[GROEN] + #;[ROOD] - #, [GEEL] 0;[BLAUW] "dit is een tekst"
+56
-33,5
-34
0
0 Dit is een tekst
bedrag 56 [BLAUW];[ROOD]
56
-33,5
-33,5
0
0
bedrag
bedrag
Een formaat kan je ook laten afhangen van een voorwaarde. Een volgend formaat is erg bruikbaar voor rapporten: [<50][ROOD] ##;[ZWART] ## Of wat denk je van volgend formaat voor het automatisch converteren naar de juiste eenheid: [>999999] #,# "kg";[>999] #,# "g"; #,# "mg"
Elke nieuw aangepast formaat wordt automatisch in de Typelijst opgenomen. Wil men een formaat verwijderen dan volstaat een selectie in het Typevenster en een klik op de verwijderen-knop.
tips:
•
• •
Door een lege notatie toe te passen kan men bepaalde waarden in het werkblad verbergen. Zo zal #;#;; alle negatieve en nulwaarden verbergen, terwijl ;;; alles verbergt. De ingevoerde waarde is wel te zien in de formulebalk. Notaties worden bewaard in de huidige werkmap. Het formaat van een cel kan men verwijderen door de cel te selecteren en vanuit het menu te kiezen voor bewerken, wissen, opmaak.
1.3.2 Tekst Tekst wordt automatisch links gealigneerd. Via de knoppen
links uitlijnen,
centreren en rechts uitlijnen uit de opmaakwerkbalk kan men de positie van de tekst in de cel bepalen. Typ je tekst die te breed is voor de ingevoerde cel , dan overlapt de tekst aangrenzende cellen rechts van de invoercel mits de betreffende cellen leeg zijn. Ingevoerde getallen kan je als tekst laten beschouwen door via celeigenschappen,
getal, tekst te selecteren of de invoer van het getal te laten voorafgaan door een 'teken.
1.3.3 Formules Een formule begint steeds met een =-teken, zoniet wordt de formule als tekst beschouwd.
Volgende rekenkundige operatoren zijn mogelijk: +,-,*,/,^ en %. In de formules kan men de volgorde van de bewerkingen bepalen met haakjes. Teksten kan men samenvoegen met het &-teken. Bij creatie van een formule kan men de celadressen selecteren door pointing.
Door achtereenvolgens in cel C1 het gelijkheidsteken te plaatsen, daarna klik in cel
A1, het -teken invoeren en tenslotte klik in B1, vormt men de formule zonder celadressen te moeten intikken.
tips: • •
Maak in formules zoveel mogelijk gebruik van haakjes. Daardoor wordt de formule beter leesbaar en duidelijker. De formule ziet men in de formulebalk, het resultaat wordt in de cel afgedrukt.
1.4 Functiewizard Functies zijn ingebouwde formules. Ze beginnen steeds met een = of met een @ Veel functies van excel zijn verkorte versies van formules die vaak gebruikt worden. Bijvoorbeeld in plaats van =A1+A2+A3+A4+A5 als formule te moeten invoeren kan men korter de functie =SOM(A1:A5) gebruiken. Met het
-teken op de standaardwerkbalk activeert men de functiewizard om snel
bepaalde functies op te bouwen. Wil men in cel A6 het gemiddelde van de getallen van A1 tot A5 dan plaatst men de celaanwijzer in A6 en start nu de functiewizard.
Selecteer de functie Gemiddelde uit de categorie Statistisch
De verschillende argumenten kan men in de voorziene tekstvakken invoeren. Afhankelijk van het aantal argumenten worden de tekstvakken uitgebreid.
Rechts van de ingevoerde tekstvakken verschijnen de huidige argumentwaarden. Een klik op OK of ENTER berekent de ingevoerde formule. In de formulebalk verschijnt een =-teken (formule
bewerken). Een klik volstaat om het argumentenvenster op te roepen en wijzigingen aan te brengen. In plaats van argumenten in te voeren kan men ze slepen. Het volstaat in het tekstvak van het argumentenvenster de
-knop aan te slaan en daarna de getallen
te slepen op het werkblad. Een ENTER volstaat om de gesleepte selectie in het tekstvak te plaatsen.
1.5 Help Er zijn verschillende manieren om hulp op te vragen. • •
Door de -knop of de F1-toets aan te slaan krijg je de verschillende helponderwerpen Als je op Shift+F1 drukt dan krijg je een vraagtekencursor waarmee je een werkbladonderdeel kan klikken, waarover je informatie wenst.
1.6 Oefeningen 1.6.1 Uit hoeveel cellen bestaat een werkblad? 1.6.2 Na invoer van kapitaal, procent en tijd wordt de intrest berekend met de formule intrest=kapitaal x procent x tijd /100 indien de tijd in jaren. Wijzig de formule zodat de tijd in dagen kan ingevoerd worden ( delen door 100 x 360).
1.6.3 Maak het volgend rekenblad:
Bereken de totalen per leerlingen en de maxima en minima per vak.
1.6.4 Maak volgende temperatuurstabel en zorg voor het passend celformaat. invoer
resultaat (positieve temperaturen in rood, negatieve in blauw, nul in geel)
1.6.5 Met welke toetsaanslagen plaatst men de celaanwijzer • • •
naar het begin van het werkblad naar de laatste cel van het werkblad die gegevens bevat.
antwoorden Antwoorden bij 1.6 Oefeningen 1.6.1 Een werkblad bestaat uit 65536 rijen en 256 kolommen ( A tot IV). Plaats in een lege cel volgende formule =256*65536 1.6.2
Voor de tijd in dagen kan men de formule als volgt wijzigen =(B1*B2*B3)/(100*360)
1.6.3 De berekende bedragen zijn
De totalen kan men op 3 manieren berekenen 1. Plaats de celaanwijzer in cel B6 en voer in =B2+B3+B4 2. Plaats de celaanwijzer in cel C6 en voer in =SOM(C2:C4) 3. Plaats de celaanwijzer in cel D6 en klik de standaardwerkbalk.
Autosom-toets op de
De maxima en minima kan men bereken met volgende functies • •
=MAX(C2:E2) of =MAX(C2;D2;E2) =MIN(C2:E2) of =MIN(C2;D2;E2)
De functies kan men invoeren of via de functiewizard, categorie Statistisch selecteren.
1.6.4 Volgende celformaten dienen ingevoerd: •
Voor cel A1 en B1 klikt men de centreren-knop uit de opmaakwerkbalk, voor A7 klikt men rechts uitlijnen.
•
•
Voor cel A2 tot A6 kiest men de celeigenschappen en o
ofwel uit de categorie datum, 4-mrt
o
ofwel de categorie aangepast en d-mmm invoeren
Voor cel B2 tot B6 kiest men de categorie aangepast en voert men het volgend formaat in: [<0][BLAUW]#-;[>0][ROOD]#-;[GEEL]
•
Cel B7 wordt =GEMIDDELDE(B2:B6) met celeigenschap, getal met 2 cijfers na de komma.
1.6.5 Selecteer de helpoptie, index en voer in toetsaanslag en klik WEERGEVEN. In de lijst van sneltoetsen vind je de optie: Met sneltoetsen verplaatsen en verschuiven
in een werkblad of werkmap.
Naar het begin van het werkblad
CTRL+HOME
Naar de laatste cel van het werkblad die gegevens bevat. Deze cel bevindt zich op het kruispunt van de meest rechtse kolom en de onderste rij (dus in de rechterbenedenhoek). Deze cel is het tegenovergestelde van de Home-cel, die in de meeste gevallen gelijk is aan cel A1.
CTRL+END
2. Een werkblad: elementaire bewerkingen 2.1 Opslaan, openen, en zoeken In dit hoofdstuk worden de elementaire bestandsbewerkingen in Excel 97 besproken. Zoals in de andere Office-programma’s kan elke bewerking op meerdere manieren uitgevoerd worden. We hebben er voor geopteerd om enkel de meest courante te bespreken. Wat terminologie betreft, gebruiken we om een Excel bestand te benoemen de term werkmap. Dit kunnen we het best vergelijken met een (ring)map met daarin een of meerdere pagina’s. Deze pagina’s duiden we dan aan als werkbladen (of tabbladen).
2.1.1 Een nieuwe werkmap aanmaken
Bij het opstarten van Excel is er standaard een werkmap geopend. Je kan deze (al dan niet) sluiten, en een nieuwe werkmap openen. Dit doe je als volgt: • •
Open het menu Bestand, en kies de opdracht Nieuw... In het volgende dialoogvenster selecteer je Werkmap
•
Als je op de knop Nieuw klikt , krijg je onmiddellijk een nieuwe werkmap.
2.1.3 Een werkmap opslaan
Onder het menu bestand vinden we verschillende commando’s om een werkmap op te slaan: Met bestand opslaan en bestand opslaan als, ... worden alle werkbladen tegelijkertijd samengebundeld en bewaard in een werkmap. a) Een werkmap voor de eerste keer opslaan 1. Klik op het menu Bestand 1. Kies de opdracht Opslaan als... 2. Het volgende dialoogvenster verschijnt:
3. In het vak Opslaan in kan je eventueel een andere schijf, of (sub)directory kiezen waarin de werkmap moet opgeslaan worden.
4. Bij het vak bestandsnaam staat de standaardbenaming ‘Map1.xls’, die je beter kan vervangen door een betekenisvolle naam. Je hoeft zelf geen extensie toe te kennen, want een werkmap krijgt in Excel standaard de toevoeging xls. 5. Dit lees je ook af uit het volgende vak: Bestand opslaan als. Hier kan je het bestand eventueel opslaan in een oudere versie van Excel. 6. Klik op Opslaan om het bestand te bewaren.
b) Een bestaande werkmap opslaan Als je wijzigingen hebt aangebracht aan een bestaande werkmap, dan kan je die bewaren onder dezelfde naam en dezelfde plaats als volgt: • • •
Klik op het menu bestand, kies Opslaan Je kan ook gebruik maken van de knop Opslaan of van de sneltoets CTRL + S.
c) Opslaan als HTML Onder het menu bewerken kan je ook opteren voor opslaan als HTML. Er wordt dan een wizard opgestart die je stapsgewijze helpt bij het publiceren van Excel gegevens op een webpagina. De wizard converteert de gegevens: • •
als een onafhankelijk te bekijken HTML document ofwel om in te voegen in een bestaand HTML bestand.
2.1.3 Een werkmap sluiten Om een werkmap te sluiten, maar niet het programma Excel, doe je het volgende: •
Klik op Bestand, en kies de optie sluiten
•
Of klik op de knop sluiten van de werkmap (met die van de titelbalk wordt Excel zelf nl. afgesloten).
2.1.4 Een werkmap openen Werkmappen die je reeds op een schijf hebt bewaard, kan je opnieuw openen met: • • •
de menuopdracht Bestand, Openen ... of de knop Een andere snelle manier is de toetsencombinatie: CTRL + O. TIP: De laatst gebruikte werkmappen kunnen ook snel opgevraagd worden door helemaal onderaan in het menu Bestand te klikken op de naam.
2.2 Verplaatsen, kopiëren, plakken en wissen Deze bewerkingen hebben betrekking op de inhoud van een werkblad. De werkwijze is dezelfde voor een groep cellen als voor een individuele cel. 2.2.1 Verplaatsen Dit kan met de muis of met de opdracht knippen en plakken. •
1.
Met de muis
Je selecteert een cel of een groep cellen.
1. Je plaatst de muisaanwijwer op een van de randen van het geselekteerde blok
(zodat deze in een pijl verandert). 2. Je sleept de selectie naar de cel in de linkerbovenhoek van het plakgebied. (=het doelgebied voor gegevens die m.b.v. het klembord zijn geknipt). De bestaande gegevens in het plakgebied worden nu automatisch vervangen.
•
met de opdracht knippen en plakken
1. Je selecteert een cel of een groep cellen 1. Je klikt op het menu bewerken, de optie knippen. De cellen worden omrand door een bewegende stippellijn. 2. Je klikt de cel aan vanaf waar de geselecteerde cellen verplaatst (geplakt) moeten worden.
3.
Daar kies je voor de opdracht plakken uit het menu bewerken, of uit het snelmenu (door met de rechtermuisknop te klikken IN de selectie).
Deze opdrachten kunnen eveneens uitgevoerd worden met de knoppen knippen en plakken
2.2.2 Kopiëren •
Met de opdracht kopiëren en plakken
1. Je selecteert een cel of een groep cellen. 1. Je klikt op het menu bewerken , de optie kopiëren. De cellen worden omrand door een bewegende stippellijn.
2. Je klikt de cel aan vanaf waar de eerder geselecteerde cellen gekopieerd (geplakt) moeten worden. 3. Daar kies je voor de opdracht plakken uit het menu bewerken. De cellen blijven op hun oorsponkelijke lokatiem en worden gekopieerd op de plaats die je hebt aangeduid. Deze opdrachten kunnen eveneens uitgevoerd worden met de knoppen kopiëren en plakken
•
Met de vulgreep
Als je de muisaanwijzer op het kleine zwarte vierkantje in de rechterbenedenhoek (vulgreep) van een cel of cellenbereik plaatst, verandert deze in een klein zwart kruisje. Hiermee kan je de inhoud van de cel slepen naar aaneengrenzende cellen. Naast het simpelweg kopiëren kan je met de vulgreep ook verschillende typen reeksen automatisch doorvoeren door cellen te selecteren en de vulgreep te slepen, en dit voortbouowend op bestaande cellen (zie § 3.2).
2.2.3 Wissen of verwijderen •
Wanneer je cellen verwijdert, verdwijnen deze uit het werkblad en wordt de vrijgekomen ruimte opgevuld door de omringende cellen. Een cel of een reeks cellen kan je verwijderen als volgt:
1. Selecteer het bereik. 1. Kies Bewerken en dan Verwijderen.
2.
Je krijgt het volgende dialoogvenster: Vervolgens markeer je het gewenste keuzerondje en bevestig je met OK. opmerking: In Microsoft Excel worden formules automatisch bijgewerkt. Verwijzingen naar verplaatste cellen worden automatisch aangepast aan de nieuwe locaties. Indien een formule echter verwijst naar een cel die is verwijderd, wordt de foutwaarde #VERW! weergegeven.
•
Wanneer je cellen wist, verwijder je de celinhoud (formules en gegevens), de opmaak en eventuele opmerkingen. De lege cellen zelf blijven echter op het werkblad staan!
1. Selecteer de cellen, rijen of kolommen die je u wil wissen.
2.
Wijs Wissen aan in het menu Bewerken en klik vervolgens op een van de vier opties: Alles, Inhoud, Opmaak of Opmerkingen.
Opmerkingen Als je op een cel klikt en vervolgens op DELETE of BACKSPACE drukt, wordt alleen de celinhoud verwijderd. De celopmaak en eventuele opmerkingen blijven echter bewaard. o Als je een cel wist, worden de celinhoud, de opmaak en/of de opmerkingen uit de cel verwijderd. o
2.2.4 Invoegen Een cel of een reeks cellen kan je invoegen als volgt:
1. Selecteer het bereik. 1. Kies invoegen cellen
2.
Markeer het gewenste keuzerondje en kllik op OK
keuzerondje
toelichting
cellen naar rechts verplaatsen
Voegt een lege reeks in ter grootte van de geselecteerde reeks en verschuift alle eronder liggende cellen naar rechts om de benodigde ruimte te creëren.
cellen naar beneden verplaatsen
Voegt een lege reeks in ter grootte van de geselecteerde reeks en verschuift alle eronder liggende cellen naar beneden om de benodigde ruimte te creëren.
hele rij
Voegt een aantal lege rijen in overeenkomstig het aantal uit de geselecteerde reeks en verschuift alle eronder liggende rijen naar beneden om de benodigde ruimte te creëren.
hele kolom
Voegt een aantal lege kolommen in. overeenkomstig het aantal uit de geselecteerde reeks en verschuift alle eronder liggende kolommen naar rechts om de benodigde ruimte te creeren.
2.3 Rijen en kolommen invoegen en verwijderen 2.3.1 Rijen en kolommen verwijderen Als je een of meer rijen of kolommen wilt verwijderen, ga je als volgt te werk: 1. Selecteer de rij(en) of de kolom(men) door te klikken op de betreffende rij- of kolomkoppen (respectievelijk rijnummer, kolomletter). Let erop dat de muisaanwijzer niet verandert, want dan verbreed je de de rij of kolom. 1. Geef de menu-opdracht Bewerken, verwijderen. Dit verwijderen kan verschillende gevolgen hebben:
Automatisch worden onderliggende rijen of rechtsgelegen kolommen verschoven. o Alle formules en bereiken worden automatisch aangepast aan de verwijdering. o Formules die verwijzingen naar verwijderde cellen bevatten, krijgen de foutwaarde #VERW!. Deze foutwaarde betekent dat de formule een ongeldige verwijzing bevat. o
2.3.2 Rijen en kolommen invoegen Als je een of meer rijen of kolommen wiltinvoegen, ga je als volgt te werk: 1. Selecteer de rij(en) of de kolom(men) waarvoor je rijen of kolommen wilt invoegen: gebruik hiervoor terug rijnummers of kolomletters. 1. Geef de menu-opdracht Invoegen, Rijen of kolommen. Het invoegen kan verschillende gevolgen hebben: Automatisch worden onderliggende rijen of rechtsgelegen kolommen opgeschoven. o Alle formules en bereiken worden automatisch aangepast. o
2.4 Afdrukken Het afdrukken van een werkblad wordt grotendeels bepaald door Windows, omdat daar de printer wordt geïnstalleerd. Hieronder bespreken we hoe je de specifieke afdrukinstellingen van Excel m.b.v. verschillende dialoogvensters bepaalt. 2.4.1 Afdrukinstellingen Alle afdrukinstellingen vindt je onder het menu Bestand, Afdrukken.
1.
In het vak printer kan je de printer selecteren (die reeds onder Windows moet geïnstalleerd zijn). De instellingen van de gekozen printer kan je echter wijzigen met de knop Eigenschappen. 2. In het vak Afdrukken vul je in of je een selectie, de geselecteerde werkbladen, of de ganse werkmap (alle tabbladen samen) wilt afdrukken. 1. In het vak Afdrukbereik kan je opgeven of je alles of bepaalde pagina’s wilt afdrukken. 2. In het vak Aantal kan je opgeven hoeveel afdrukken je wilt en of deze moeten worden gesorteerd.
2.4.2 Pagina-instelling Meer afdrukinstellingen kan je instellen in het volgende dialoogvenster Paginainstelling, dat je opent met het menu Bestand. In dit dialoogvenster vind je een aantal knoppen waarmee andere dialoogvensters kunnen geopend worden. Het vereist wel enige oefening om inzicht te krijgen in de geneste struktuur van de verschillende dialoogvensters.
•
Tabblad Pagina
Hierin bepaal je de instellingen voor de hele pagina.
1. Met het vak stand stel je in of je de pagina staand (portrait) of liggend (landscape) afdrukt. 1. Het vak schaal laat o.a. toe om de afdrukgrootte te verkleinen of vergroten tot een gewenst percentage. Dit heeft verder geen invloed op de gewone schermweergave. 2. De keuzelijst Papierformaat bevat een aantal voorgedefineerde papierformaten. 3. In de keuzelijst Afdrukkwaliteit kan je bepalen of die al dan niet: hoog, laag, gemiddeld of concept moet zijn. 4. Je laat in het vak paginanummering starten de optie auto staan, ingeval je de pagina’s wilt nummeren vanaf pagina 1.
•
Tabblad Marges
In het tabblad Marges stel je de marges van de pagina en de positie van de kop- en voetteksten in.
De marges wijzig je door de gewenste waarden in de tekstvakken te tikken of door de knoppen met de pijlpunten rechts van de tekstvakken aan te klikken tot de gewenste grootte. Vaak is het eenvoudiger om de marges met de muis te wijzigen door te klikken op de knop Afdrukvoorbeeld.
•
Tabblad Koptekst/voettekst
Kop-en voetteksten zijn handig als je het werkblad extra informatie wilt meegeven. Vaak worden bovenaan de afgedrukte pagina een koptekst met een titel (doorgaans de naam van het werkblad) en een datum geplaatst. Voetteksten bevatten gewoonlijk het paginanummer en soms de naam van het afgedrukte bestand.
Excel bevat een aantal standaard kop- en voetteksten. Deze selecteer je met respectievelijk de vervolgkeuzelijsten Koptekst en Voettekst. Je kan daarentegen ook zelf een kop- of voettekst definiëren. Daarvoor klik je op de knop Aangepaste koptekst of -voettekst. Elke kop- en voettekst kan uit drie delen bestaan: één links uitgelijnd, één gecentreerd en één rechts uitgelijnd. Elk deel heeft een eigen tekstvak. Daarin kan je met een aantal voorgedefineerde codes werken, maar je kan ook kiezen uit de volgende knoppen:
1234567 knop
code
resultaat
1
geen
de opmaak van de tekst aanpassen
2
&[pagina]
voegt een paginanummer in op de plaats waar de cursor staat.
3
&[pagina’s]
voegt het totaal aantal pagina’s in
4
&[datum]
voegt de systeemdatum in
5
&[tijd]
voegt de systeemtijd in
6
&[bestand]
voegt de bestandsnaam in van de actieve werkmap
7
&[werkblad] •
voegt de naam in van het actieve werkblad (tabblad)
Blad
Het tabblad Blad laat o.a. toe om te bepalen of je de celrasterlijnen, de rij- en kolomkoppen en notities afdrukt.
•
•
In het vak afdrukbereik selecteer je het af te drukken werbladbereik door in het vak te klikken en vervolgens over de gebieden te slepen die je wil afdrukken. Met de knop Dialoogvenster samenvouwen, rechts van dit vak kan je het dialoogvenster tijdelijk verplaatsen zodat je het bereik kunt opgeven door cellen in het werkblad te selecteren. Wanneer je hiermee klaar bent, klik je nogmaals op deze knop om opnieuw het volledige dialoogvenster weer te geven. In het vak titels afdrukken bepaal je of je dezelfde kolommen of rijen als titels op elke pagina van een afgedrukt werkblad wilt afdrukken. Schakel het selectievakje Rijen boven ieder blad in als je specifieke rijen als horizontale titel voor elke pagina wilt afdrukken. Schakel het selectievakje kolommen links van ieder blad in als je verticale titels op elke pagina wilt afdrukken. Vervolgens selecteer je op het werkblad de gewenste cel of cellen in de titelkolommen of –rijen.
3 Een werkblad: gevorderde bewerkingen
3.1 Selecties - namen Celbereik of een selectie van cellen Een celbereik is een verzameling van cellen waarop één of meerdere acties uitgeoefend worden. Deze verzameling wordt als één geheel beschouwd. Je kan een celbereik opbouwen van allemaal aangrenzende cellen en je kan een celbereik opbouwen van niet aangrenzende cellen. Het selecteren van een celbereik kan op volgende manieren gebeuren: - één rechthoekig celbereik of een selectie van aangrenzende cellen, C3:F5
•
•
•
•
methode 1: - selecteer een hoekcel, C3 - sleep de muis naar de diagonaal tegenoverliggende hoekcel F5. Deze methode is slechts handig voor een klein celbereik. methode 2: - selecteer een hoekcel C3 - selecteer de diagonaal tegenoverliggende hoekcel terwijl je de SHIFT-toets ingedrukt houdt. methode 3: - selecteer een hoekcel C3 - sla de F8-toets aan (op de statusbalk verschijnt UIT) - selecteer de diagonaal tegenoverliggende hoekcel F5 - sla de F8-toets aan (op de statusbalk verdwijnt UIT) F8 zet de UITBREIDINGSMODUS aan en uit. Notatie: C3:F5
- een selectie van meerdere niet-aangrenzende cellen, C3;D5;E3
•
•
•
methode 1: - selecteer de eerste cel C3 - selecteer achtereenvolgens alle andere cellen (D5 en E3) terwijl je de CTRL-toets ingedrukt houdt methode 2: - selecteer de eerste cel C3 - sla de F8-toets aan terwijl je de SHIFT-toets ingedrukt houdt (op de statusbalk verschijnt TOEV) - selecteer achtereenvolgens alle andere cellen (D5 en E3) - sla opnieuw de F8-toets aan, gecombineerd met de SHIFT-toets (op de statusbalk verdwijnt TOEV) SHIFT+F8 zet de TOEVOEGMODUS aan en uit. Notatie: C3;D5;E3
- selectie van één of meerdere rijen en/of kolommen
• • •
Klik met de muis het rijnummer aan, om een volledige rij te selecteren, en de kolomletter om een volledige kolom te selecteren. Om meerdere rijen of kolommen te selecteren gelden de technieken van de celbereiken. Notatie: selectie van kolom C wordt genoteerd als C:C, selectie van rijen 1 t/m 3 wordt genoteerd als 1:3.
- selectie van het volledige werkblad
Klik met de muis op de knop, snijpunt van de rij- en kolomhoofdingen.
- bladen in een werkmap selecteren Vorige selecties situeren zich in één werkblad. Indien je meer dan een blad selecteert, worden de wijzigingen die je op het actieve blad aanbrengt automatisch op alle andere geselecteerde bladen aangebracht. Het is mogelijk dat hierdoor gegevens op andere bladen worden vervangen. SELECTIE
ACTIE
één blad
klik op de naam van het blad in de tab onderaan
twee of meer aangrenzende bladen
klik op de tab van het eerste blad, houd SHIFT ingedrukt en klik op de tab van het laatste blad.
twee of meer nietaangrenzende bladen
klik op de tab van het eerste blad, houd CTRL ingedrukt en klik op de tabs van de overige bladen.
alle bladen in een werkmap
klik met de rechtermuisknop op een tab om het snelmenu te openen. Klik vervolgens op 'Alle bladen selecteren' in dit snelmenu.
Namen Cellen of celbereiken benoemen kan handig zijn voor de celverwijzing in formules, macro's, grafieken, ... - een naam geven aan een celbereik Om dit te verduidelijken nemen we een werkblad waarin de omzet in hoeveelheden van een vijftal klanten over het eerste kwartaal van het jaar wordt weergegeven.
Willen we deze toepassing uitbreiden met de berekening van de omzet in BEF, dan moeten we voor elke klant en elke maand de omzet in hoeveelheden vermenigvuldigen met de prijs van het stuk zeep. Deze prijs werd ingevoerd in cel D3. Het is dus handig voor de formule dat we aan deze cel D3 de naam 'prijs' toekennen. • • •
selecteer cel D3 typ in het vak 'naam', waar normaal het adres van de actieve cel wordt weergegeven, de naam die je aan de selectie wenst toe te kennen: prijs sla deze invoer op met de ENTER-toets.
- een naam toepassen in formules Als we de omzet van klant Pinsaert willen uitdrukken in BEF dan moeten we de omzet in hoeveelheden uit cel B7 vermenigvuldigen met de prijs in cel D3. Vermits we cel D3 de naam 'prijs' hebben gegeven, gebruiken we deze naam in de formule.
- celverwijzingen in formules omzetten in namen Bestaat de tabel met formules reeds en ken je pas achteraf de naam 'prijs' toe aan cel D3, dan vervang je de celverwijzing in de formules als volgt: •
selecteer het bereik met de formules waarin u de verwijzingen wilt vervangen door namen of, indien je de verwijzingen in alle formules op het werkblad in namen wilt veranderen, selecteer één cel
•
via het menu Invoegen Naam kies je voor Toepassen.
•
klik in het vak 'Naam gebruiken' op de gewenste naam, 'prijs'
- een naam geven aan een blad in de werkmap
Wil je een volledig blad een naam geven dan klik je met de rechtermuisknop onderaan op de tab van het blad, kies je 'Naam wijzigen' in het snelmenu en typ je de nieuwe naam. In ons voorbeeld kunnen we het werkblad de naam 'omzet' geven.
- celverwijzingen raadplegen
Via de menukeuze Invoegen - Naam klik je op Definiëren. In het vak 'Naam' krijg je een overzicht van alle reeds toegekende namen. Voor de geselecteerde naam zie je in het vak 'Verwijst naar' de betrokken celverwijzing. Merk zowel de verwijzing naar het werkblad als de verwijzing naar de cel of celbereik in dat werkblad op.
Wil je in het werkblad een tabel met daarin de namen en hun celverwijzing dan ga je als volgt te werk: •
• •
selecteer een blancocel in het werkblad als begincel voor de tabel maak de menukeuzes Invoegen Naam - Plakken klik vervolgens op de opdrachtknop LIJST PLAKKEN.
De tabel met namen en hun celverwijzing is nu te raadplegen in het werkblad. - namen en/of celverwijzingen wijzigen Via de menukeuzes Invoegen - Naam - Definiëren kan je. Klik in de lijst 'Namen in werkmap' op de naam die je wenst te wijzigen. Selecteer de naam in het vak 'Namen in werkmap' en typ een nieuwe naam voor de verwijzing. Klik op de opdrachtknop TOEVOEGEN om deze naam in de lijst op te nemen. Klik tenslotte op de oorspronkelijke naam en vervolgens op de opdrachtknop VERWIJDEREN om deze naam uit de lijst te schrappen.
3.2 Reeksen Tekstreeksen Excel beschikt over een aantal ingebouwde tekstreeksen. Je kan ze bekijken via de menukeuzes Extra - Opties - tabblad 'Aangepaste lijst'.
Selecteer je een lijst in het linkervak, dan zie je de volledige lijstinhoud in het rechtervak.
Een nieuwe tekstreeks opnemen: Met de keuze selectie 'NIEUWE LIJST' in het vak 'Aangepaste lijst' kunnen we uiteraard een eigen tekstreeks invoegen. Hierbij kunnen we de gegevens ofwel rechtstreeks invoeren in het vak 'Gegevens in lijst', ofwel importeren uit een werkblad. Voeren we de gegevens rechtstreeks in, dan wordt de lijst definitief opgenomen via de opdrachtknop TOEVOEGEN. Voorbeeld: In het kader van een aantal sportkampen biedt een manège volgende mogelijkheden aan: ponyrijden, paardrijden, ruitertoerisme en avonturen-huifkartocht. Deze mogelijkheden werden eenmaal ingevoerd in het werkblad. Vermits die gegevens regelmatig aan bod komen voegen we ze samen in een tekstreeks.
• •
Extra - Opties - Aangepaste lijst - NIEUWE LIJST Vermits de gegevens reeds in een werkblad zijn opgenomen klikken we op de werkbladknop rechts van het tekstvak 'Lijst importeren uit cellen'.
We selecteren de reeds ingevoerde tekstreeks en klikken vervolgens op de terugkeerknop
Met de opdrachtknop IMPORTEREN wordt de geselecteerde reeks aan de bestaande tekstreeksen toegevoegd.
Uiteraard kan de lijst worden bewerkt, typ de gewenste wijzigingen in het vak 'Gegevens in lijst' en klik vervolgens op TOEVOEGEN.. Klik op VERWIJDERE N als je de lijst wilt verwijderen.
Opmerking: De ingebouwde lijsten voor maanden en dagen kunnen niet worden bewerkt, noch worden verwijderd. Speciaal geval: een tekstreeks bestaande uit cijfergegevens. Een aangepaste lijst kan tekst of tekst gecombineerd met getallen bevatten. Wil je een aangepaste lijst maken die alleen uit getallen bestaat, bijvoorbeeld productnummers, volg je volgende werkwijze: Selecteer voldoende lege cellen voor de lijst. Geef de lege cellen de opmaak Tekst via de celeigenschappe n. Typ nu de lijst met getallen in.
Nu vormen deze productnummers een gewone tekstreeks. Deze tekstreeks kan, op de reeds aangehaalde werkwijze, geïmporteerd worden en worden toegevoegd aan de 'Aangepaste lijsten'.
Een bestaande tekstreeks gebruiken • •
Typ, in een werbladcel, een item uit een bestaande lijst. Plaats de muiswijzer op de rechterbenedenhoek van deze cel.
• •
Sleep je naar ofwel naar rechts, ofwel naar beneden, dan wordt de lijst oplopend aangesproken en krijgen de cellen het volgende item uit die lijst als celinhoud. Sleep je ofwel naar links, ofwel naar boven toe, dan wordt de lijst aflopend aangesproken en krijgen de cellen het voorgaande ityem uit die lijst als celinhoud.
Enkele voorbeelden ter illustratie Typ in cel A1 'maandag'. Sleep deze cel over het bereik B1:E1 De overige werkdagen van de week worden automatisch ingevuld. De lijst wordt oplopend aangesproken. Typ in cel A5 het getal 3124 als tekst. Sleep deze cel over het bereik A4:A1 De overige productnummers van de lijst worden automatisch ingevuld. De lijst wordt aflopend aangesproken!
Numerieke reeksen en datumreeksen Een getallenreeks en een datumreeks moeten niet in de verzameling van 'Aangepaste lijsten' opgenomen worden. De werkwijze verloopt als volgt: •
•
•
• •
Selecteer de eerste cel in het bereik en voer de beginwaarde voor de reeks in (het cijfer 5 in cel A1). Selecteer de volgende cel in het bereik en voer daar het volgende item van de reeks in (het cijfer 7 in cel A2). Het verschil tussen de twee beginitems bepaalt de hoeveelheid waarmee de reeks wordt verhoogd. Selecteer de beide cellen met de beginwaarden (A1:A2) en plaats de muiswijzer op de rechterbenedenhoek van deze selectie. Sleep over het gewenste bereik (A3:A7). Selecteer de eerste cel in het bereik en voer de beginwaarde voor de reeks in (jan-97 in cel A1).
• • •
Plaats de muiswijzer op de rechterbenedenhoek van deze selectie. Sleep, met de rechtermuisknop, over het gewenste bereik (B1:C1). Bepaal in het snelmenu hoe de datumreeks moet worden opgebouw: 'maanden doorvoeren' in het eerste voorbeeld, 'jaren doorvoeren' in het tweede voorbeeld.
Ook hier kan je met de sleeprichting bepalen of de reeks oplopend of aflopend moet worden verdergezet.
3.3 Adressering Relatieve adressering Standaard is de relatieve adressering ingesteld. In volgende voorbeelden wordt de relatieve adressering geïllustreerd: •
De inhoud van cel C1 verwijst naar cel A1.
•
Kopiëren we de inhoud van cel C1 naar cel C4, dan zien we dat de inhoud zich aanpast volgens de afstand tussen bron- en doelcel van de kopieeractie.
•
De inhoud van cel C4 is immers A4 geworden.
•
De totale omzet voor klant Pinsaert wordt berekend in cel E7.
•
Vermits de totale omzet voor de andere klanten op analoge wijze wordt berekend kopiëren we de formule in cel E7 naar het bereik E8:E11.
•
Merk op dat de Ekolom gehandhaafd blijft maar de rij telkens met 1 verhoogd: van 7 naar 8, 9, 10 en 11.
•
Bekijk nu de werking van de relatieve adressering. In het bereik E8:E11 zijn, in de formule de kolommen behouden maar worden de rijen telkens met 1 verhoogd.
Op analoge wijze kunnen de omzettotalen per maand worden berekend: •
De totale omzet voor JAN wordt berekend in cel B12.
•
Vermits de totale omzet voor de andere maanden en voor het hele kwartaal op analoge wijze wordt berekend kopiëren we de formule in cel B12 naar het bereik C12:E12.
•
Merk op dat de rij 12 gehandhaafd blijft maar de kolom telkens met 1 verhoogd: van B naar C, D en E.
•
Bekijk nu de werking van de relatieve adressering. In het bereik C12:E12 zijn, in de formule de rijen behouden maar worden de kolommen telkens met 1 verhoogd.
In dit laatste voorbeeld wordt in cel B3 de som berekend van de getallen in cellen A1 en C1. •
We kopiëren de inhoud van cel B3 naar cel C5. Merk op dat de afstand nu twee rijen verder en 1 kolom verder aangeeft.
•
In het resultaat zien we de werking van de relatieve adressering: in de formule werken we met rij (1+2=)3 en kolommen (A+1=)B en (C+1=)D
Kan je, in het laatste voorbeeld, voorspellen wat het resultaat zal zijn indien je de inhoud van cel B3 kopieert naar cel A5?
Absolute adressering Indien het celadres in geen geval mag wijzigen gebruiken we in de formule een absolute adressering. In dit geval plaatsen we een $-teken voor kolom en/of rijaanduiding die niet mogan wijzigen.
Deze toepassing wordt uitgebreid met de berekening in BEF van deze omzetgegevens.
In cel B16 wordt de omzetwaarde berekend (omzethoeveelheid x prijs) met de formule =B7*D3. Vermits de omzethoeveelheid wijzigt, per klant en per maand, is een relatieve adressering hier vereist. De prijs echter blijft ongewijzigd in cel D3 staan. Een absolute adressering is hier vereist. De formule wordt dus =B7*$D$3. Nu kunnen we deze formule kopiëren naar alle overige cellen van deze tabel.
Belangrijke opmerking: Geven we aan cel D3 een naam, 'prijs', en gebruiken we die naam in de formule, vb. voor cel B16 =B7*prijs, dan is deze naam een absoluut adres en kunnen we deze formule meteen kopiëren naar de andere cellen in de tabel!
3.3 Grafieken Werkbladgegevens kunnen worden weergegeven in een grafiek. Grafieken worden gekoppeld aan de werkbladgegevens waarop deze zijn gebaseerd, zodat grafieken automatisch worden bijgewerkt wanneer je de werkbladgegevens wijzigt. Een grafiek maken Voorbeeld: in de toepassing van de omzet willen we de omzet inhoeveelheden van klant Pinsaert over de drie maanden grafisch voorstellen. Selecteer in het werkblad 'omzet' het bereik dat grafisch moet worden voorgesteld. Wanneer je de kolom- en rijlabels in de grafiek wilt weergeven, neem je in de selectie ook de cellen met de labels op.
Klik op knop
. Hiermee start de Wizard Grafieken.
Merk het gegevensbereik op: je herkent zowel de verwijzing naar het werkblad als naar het geselecteerde bereik in dit werkblad. Met de werkbladknop rechts van dit bereik kan je eventuele fouten in dit bereik herstellen. Met 'reeks in' geven we aan hoe de werkbladgegevens worden voorgesteld: per rij of per kolom. Selecteer 'Reeks in rijen' en klik op het
tabblad 'Reeks' voor meer duidelijkheid. Het gegevensbereik bevat slechts 2 rijen, rij 6 en rij7. De reeks "Pinsaert" bevat de voor te stellen gegevens in rij 7. De labels voor de X-as staan in rij 6. Keren we terug naar het tabblad 'Gegevensbereik', selecteren we 'Reeks in kolommen' en keren we terug naar het tabblad 'Reeks' dan ziet de grafiek er totaal anders uit. Het gevensbereik bevat 4 kolommen, A:D. De A-kolom wordt gebruikt voor het label op de Xas. De overige 3 kolommen bevatten de weer te geven gegevens.
In dit voorbeeld geven we de voorkeur aan 'Reeks in rijen'.
Via de gepaste tabbladen voeren we passende titels in, selecteren de gewenste rasterlijnen, schakelen de legenda uit en kunnen de gegevens op de balken plaatsen of het voorgestelde bereik in tabelvorm onder de grafiek weergeven.
In deze laatste stap van de wizard kunnen we de grafiek opnemen in een werkblad of in een afzonderlijk grafiekblad. In het tekstvak voeren we de bladnaam in. Het grafiekblad wordt automatisch toegevoegd in de werkmap.
Een grafiek wijzigen - automatische herberekening Ook hier heeft de automatische herberekening zijn invloed. Wijzig je de omzethoeveelheden in het grafiekbereik, dan wordt de grafiek automatisch volgens de nieuwe gegevens weergegeven. -wijzigen van de grafiekinstellingen Wens je één van de vier stappen uit de Wizard Grafieken te wijzigen dan kan dit via het menu 'Grafiek'. Selecteer de grafiek en open het menu 'Grafiek':
Met de keuze 'Gegeevens toevoegen' kan je deze grafiek uitbreiden. Willen we bijvoorbeeld de omzetcijfers van klant Verbeke in diezelfde grafiek voorstellen dan voegen we volgend bereik toe:
Na aanpassing van de grafiektitel verkrijgen we volgend resultaat:
Plaats je de muiswijzer op één van de balken dan verschijnt een informatiekader met de naam en de waarde van het voorgestelde gegeven.
Deze mogelijkheid kan je in- of uitschakelen via de menukeuzes Extra - Opties tabblad Grafiek: optie 'Namen weergeven' en optie 'Waarden weergeven'.
