1. Bevezetés ............................................................................................................................... 2 2. A szabályzat célja ................................................................................................................. 3 2.1. A szabályzat hatálya...................................................................................................... 3 2.2. A szabályozásba bevont eszközök köre ....................................................................... 3 3. Felesleges eszközök felszámolásának fázisai ...................................................................... 4 3.1. A hasznosítás során szükséges tennivalók ................................................................... 4 3.2. Felesleges vagyontárgyak ismérvei .............................................................................. 4 3.3. Felesleges vagyontárgyak feltárása.............................................................................. 5 3.4. Hasznosítás, selejtezés kezdeményezése ...................................................................... 5 3.5. Kezdeményezés módja .................................................................................................. 5 4. A felesleges vagyontárgyak hasznosítása ........................................................................... 6 4.1. A hasznosítás módja ...................................................................................................... 6 4.1.1. Gazdálkodó szervezet részére történő értékesítés ................................................... 6 4.1.2. Magánszemélyek részére történő értékesítés ........................................................... 6 4.1.3. Térítés nélküli átadás ................................................................................................. 6 4.1.4. Kölcsönadás, bérbeadás ............................................................................................. 7 4.1.5. Átminősítés .................................................................................................................. 7 4.1.6. Leértékelés .................................................................................................................. 7 5. Az ellenérték megállapítása ................................................................................................. 8 5.1. Az érték megállapításának joga ................................................................................... 8 5.2. Az érték megállapítása .................................................................................................. 8 5.3. Az értékesítés dokumentálása ...................................................................................... 8 6. Selejtezés ............................................................................................................................... 9 6.1. Selejtezés, megsemmisítés ............................................................................................. 9 6.2. A selejtezés előfeltétele .................................................................................................. 9 6.3. A selejtezés során elvégzendő feladatok ...................................................................... 9 6.4. Felesleges vagyontárgyak hasznosítására és selejtezésre vonatkozó hatáskör ...... 10 6.5. Selejtezési eljárás lefolytatása .................................................................................... 10 6.6. Selejtezési bizottság ..................................................................................................... 10 6.7. A selejtezés végrehajtása ............................................................................................ 10 6.8. Selejtezési jegyzőkönyv ............................................................................................... 11 6.9. Eszközök selejtezésének dokumentálása ................................................................... 12 6.10. A selejtezéssel kapcsolatos számviteli elszámolások .............................................. 12 6.11. A selejtezés végrehajtásának ellenőrzése ................................................................ 12 7. Megsemmisítés .................................................................................................................... 13 8. Megismerési nyilatkozat .................................................................................................... 15 9. Mellékletek .......................................................................................................................... 16 1. számú melléklet (selejtezési jegyzőkönyv) .................................................................... 16 2. számú melléklet (selejt jegyzék) ...................................................................................... 2
1
1. Bevezetés Az önkormányzati vagyonért való felelősség igen hangsúlyos ezért annak érdekében, hogy a gazdálkodás vezetői e téren rájuk rótt felelősséget vállalhassák elengedhetetlen, hogy ennek folyamata ismert legyen. Folyamata: a felesleges vagyontárgyak folyamatos feltárásának rendje a feleslegessé válás ismérvei, általános feltételei a feltárt eszközök elkülönítésének, tárolásának, nyilvántartásának a rendje az értékesítés lehetséges módja a hasznosítás és selejtezés lefolytatásáért és ellenőrzéséért felelős személyek jogai és feladatai a hasznosítási eljárás lefolytatásának és nyilvántartásának módja, tekintettel arra, hogy a hasznosításra minden ésszerű intézkedést meg kell tenni, valamint arra is, hogy a selejtezés nem jelent fizikai megsemmisítést vagy használatra alkalmatlanná tételt a hasznosítás és selejtezés pénzügyi elszámolásának módja A felesleges vagyontárgyak feltárása, hasznosításának meghatározása, illetve selejtezése, az önállóan működő intézmény esetén az intézmény vezetőjének, oktatási intézmény esetén a Klebersberg Intézményfenntartó Központ (továbbiakban KLIK) javaslatára a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ (továbbiakban JIK) vezetőjének hatáskörébe tartozik. Ez a feladat a gazdasági év során folyamatos tevékenység, de legkésőbb az év végén a leltározás megkezdése előtt be kell fejezni.
2
2. A szabályzat célja A szabályzat célja, hogy a JIK és a JIK által működtetett költségvetési szervek és oktatási intézmények használatában lévő felesleges vagyontárgyak esetén a hasznosításával és selejtezésével összefüggő feladatokat az intézmények egységes rend szerint hajtsák végre és megvalósuljon a vagyon védelme.
2.1. A szabályzat hatálya A szabályzat hatálya kiterjed a JIK-ra, a JIK által működtetett, önállóan működő költségvetési szervekre és állami fenntartású oktatási intézmények ingyenes használatában lévő tárgyi eszközökre és készletekre. A szabályzat szempontjából vagyontárgynak minősül minden olyan tárgyi eszköz és készlet, melyről az intézmény mennyiségben vagy értékben nyilvántartást vezet értékhatárra való tekintet nélkül. A szabályzat hatálya nem terjed ki: az idegen vagy ideiglenesen átvett eszközökre, épület, építmény, telek hasznosítására műemlékre, ügyiratok és számviteli bizonylatok selejtezésére.
2.2. A szabályozásba bevont eszközök köre Az év folyamán, de legkésőbb a leltározás előtt vizsgálat tárgyává kell tenni az eszközök állapotát, használhatóságát, alkalmazásuk hatékonyságát. A felesleges vagyontárgyak vizsgálatát az alábbi csoportosítás szerint célszerű elvégezni: Immateriális javak Tárgyi eszközök Készletek
3
3. Felesleges eszközök felszámolásának fázisai 3.1. A hasznosítás során szükséges tennivalók
feltárás elkülönítés jegyzékbe foglalás felajánlás más gazdálkodó szervezetnek érték meghatározás hirdetés értékesítés
3.2. Felesleges vagyontárgyak ismérvei A szabályozás alkalmazása szempontjából feleslegesnek kell tekinteni mindazokat a tárgyi eszközöket melyek: a költségvetési szerv tevékenységéhez, működéséhez már nem szükséges, eredeti rendeltetésének már nem felel meg, egyéb ok miatt feleslegessé vált, rongálás,
természetes
elhasználódás,
vagy
erkölcsi
avulás
miatt
rendeltetésszerű használatra már nem alkalmas, szavatossági ideje lejárt. Annak érdekében, hogy a felesleges vagyontárgyak ne legyenek felcserélhetők, gondoskodni kell a megjelölésről és elkülönítésről. A felesleges vagyontárgyak feltárása során mindig azok hasznosítását kell megkísérelni és csak azt követően, lehet selejtezni. Azonnali selejtezést csak akkor lehet elrendelni, ha a megsemmisítést hatósági előírás teszi kötelezővé. Meglévő tárgyi eszköz helyett akkor szerezhető be új tárgyi eszköz, ha a meglévő tárgyi eszköz nulláig leíródott, megsemmisült, használatra alkalmatlanná vált, elavult, vagy üzemeltetése gazdaságtalan.
4
3.3. Felesleges vagyontárgyak feltárása A feltárás folyamatos tevékenység melyet az önállóan működő intézmény szintjén a szervezeti egység vezetője, oktatási intézmény esetén a KLIK kezdeményez és az önállóan működő és gazdálkodó intézmény a JIK vezetője irányít és ellenőriz.
3.4. Hasznosítás, selejtezés kezdeményezése Minden intézmény vezetőjének feladata az irányítása alá tartozó területen a kijelölt munkavállalók
útján
a
felesleges
vagyontárgyak
feltárása,
a
selejtezés
kezdeményezése, hasznosítása. Az intézmény vezetője a felesleges vagyontárgyaik selejtezéséhez kérelmet nyújt be a JIK Igazgatójának, aki a selejtezési bizottsággal felülvizsgálja a kérelmet. Oktatási intézmény esetén a javaslat szerint, a szabályozás betartása mellett dönt a selejtezésről.
3.5. Kezdeményezés módja A selejtezésre javasolt eszközöket jegyzékbe kell foglalni és a leltározás előtt 30 nappal a JIK Igazgatójának meg kell küldeni. A jegyzék tartalma: sorszám, nyilvántartási szám, megnevezés, mennyiségi egység, mennyiség, feleslegessé válás oka, a használatból kivonás oka, javaslat a hasznosításra, dátum, aláírás, szakértői vagy szerviz javaslatok. A hasznosítás módja lehet átadás más gazdálkodónak, értékesítés vagy selejtezés. A felülvizsgálat során a következőket kell elvégezni: a feleslegessé válás megfelel-e a valóságnak, szakértői vélemény, szerviz javaslat beszerzése 100 000 Ft feletti, nagy értékű tárgyi eszköz, műszaki berendezés esetén,
5
érték megállapítása, értékesítés esetén az eladási ár megállapítása, javaslat a hasznosítás módjára.
4. A felesleges vagyontárgyak hasznosítása 4.1. A hasznosítás módja A mennyiben a selejtezési bizottság azt állapítja meg, hogy a feleslegesnek minősített vagyontárgyak jegyzékén szereplő eszközök valamelyikét az eddigi felhasználási helytől eltérő területen hasznosítani lehet, akkor hasznosítani kell. Hasznosítás módja: intézmények közötti átadás, térítés ellenében történő átadás, térítésmentes átadás. A hasznosítás módjáról a selejtezési bizottság javaslata alapján a JIK igazgatója dönt.
4.1.1. Gazdálkodó szervezet részére történő értékesítés Az eszközöket elsősorban az intézmények számára történő átadással kell hasznosítani. Egyébként hirdetés útján, a legjobb ajánlattevő részére lehet értékesíteni.
4.1.2. Magánszemélyek részére történő értékesítés Az eszközöket magánszemélyek felé is lehet értékesíteni, ha az intézmények nem tudják hasznosítani vagy más gazdálkodó felé történő értékesítése meghiúsul. Az értékesíteni kívánt eszközt hirdetményben, vagy hirdetőtáblán kell közzétenni. Az intézmény dolgozói értékesítés tekintetében magánszemélynek minősülnek, azonban az azonos vételárat ajánlókkal szemben előnyben részesíthetők.
4.1.3. Térítés nélküli átadás Feleslegessé vált vagyont ingyenesen átruházni csak a Józsefvárosi Önkormányzat Képviselőtestületének vagyonrendelete szerint lehet. Az átadónak és átvevőnek is
6
tisztában kell lenni azzal, hogy az adózásnál és nyilvántartásnál külön eljárásokat kell figyelembe venni. Átadó tennivalói: az eszköz könyv szerinti értékét ki kell vezetni az adott eszköz állományából a tőkeváltozással szemben, áfa törvény szerint az eszköz értéke után áfa fizetési kötelezettség áll fenn, választhat, hogy kiterheli az átvevőre az áfát vagy átvállalja azt, átadás engedélyezésekor dokumentálni kell az átadás-átvételt.
4.1.4. Kölcsönadás, bérbeadás Az időlegesen feleslegessé vált eszközeit az intézmény más intézmény részére kölcsönadhatja vagy bérbe adhatja. A kölcsönadásról átadási- átvételi jegyzőkönyvet kell kiállítani, amit az intézmény megküld a JIK-nak. Bérbeadásnál a bérbeadásra vonatkozó szabályokat kell alkalmazni, a bérbeadásról szerződést kell kötni, melyet az intézmény megküld a JIK-nak. Oktatási intézmény esetén, tankerületen belül a KLIK dönt az átadásról.
4.1.5. Átminősítés Hatósági rendelkezések okán, téves nyilvántartás esetén, vagy egyéb ok miatt szükségessé vált átminősítés a Gazdasági igazgatóhelyettes engedélyével, az intézmény javaslatára kezdeményezhető. Az átminősítésre adott engedély után az átminősítést a könyvekben is át kell, vezeti, de figyelembe kell venni, hogy azt a leltározás előtt végre kell hajtani.
4.1.6. Leértékelés A leértékeléssel az intézmények nem élnek. Az eszközök részleges megrongálódása esetén, amennyiben az még használható, terven felüli értékcsökkenést lehet elszámolni. Amennyiben az eszköz nem alkalmas az eredeti funkcióját betölteni, javasolni kell annak selejtezését, vagy hasznosítását.
7
5. Az ellenérték megállapítása 5.1. Az érték megállapításának joga Az eladási árat a selejtezési bizottság állapítja meg.
5.2. Az érték megállapítása Az ár megállapításában az alábbiak az irányadók: tárgyi eszköz esetében a nettó nyilvántartási érték, készletek esetében a beszerzési ár. Az értékesítésből származó bevételeket áfával növelten kell kiszámlázni. Nagy értékű eszköz esetében felhalmozási bevételként, kis értékű eszköz esetén működési bevételként kell elszámolni.
5.3. Az értékesítés dokumentálása Minden értékesítésről számlát kell kiállítani, amely megfelel az erre vonatkozó szabályoknak. A fizetés átutalással történhet. Az ellenérték bankszámlán történt jóváírását követően adható át az eszköz, mely után a gazdasági eseményekkel összefüggő tételeket a nyilvántartásokon át kell vezetni.
8
6. Selejtezés A felesleges vagyontárgyak hasznosításának szabályszerű lebonyolításáért az intézmények vezetői és a selejtezési bizottság a felelős.
6.1. Selejtezés, megsemmisítés A selejtezés a leltározást előkészítő munka része. Selejtezés előtt az intézmény vezetője köteles a JIK igazgatójának a selejtezendő eszközökről kérelmet küldeni. A selejtezendő eszközöket el kell különíteni és a bizottság döntése után gondoskodni kell a leltár előtti selejtezéséről, megsemmisítéséről, elszállításáról.
6.2. A selejtezés előfeltétele Selejtezés előtt lehetőség szerint a hasznosítást kell megkísérelni. Az alábbi esetekben javasolt a selejtezés: ha azt szabályosan feleslegessé nyilvánítottak és se a hasznosítás se az értékesítés nem vezetett eredményre, ha rendeltetésszerű használatra alkalmatlanná vált, ha elhasználódott, vagy káresemény során vált selejtté, ha javítása vagy felújítása gazdaságtalan lenne. A selejtezés nem jelent fizikai megsemmisítést, de figyelembe kell venni, hogy a veszélyes hulladéknak minősített selejtet a minősítésének megfelelő módon kell megsemmisíteni, illetve elszállíttatni.
6.3. A selejtezés során elvégzendő feladatok A selejtezés végrehajtását selejtezési bizonylaton kell rögzíteni. A lebonyolítás során a következő feladatokat kell elvégezni: az eszköz bejelentése, elkülönítés, jegyzékbe foglalás, engedélyezés,
9
jegyzőkönyv elkészítése, a selejtezés lefolytatása, döntéstől függő feladat végrehajtása.
6.4. Felesleges vagyontárgyak hasznosítására és selejtezésre vonatkozó hatáskör Felesleges vagyontárgyak hasznosításával és selejtezésével kapcsolatos döntési jog együttes, a selejtezési bizottság és a JIK igazgatójának közös hatáskörébe tartozik.
6.5. Selejtezési eljárás lefolytatása Leltározással egy időben selejtezés nem folytatható. Ennek betartásáért a leltározási bizottság a felelős. A selejtezést csak szabályosan lefolytatott selejtezési eljárás után lehet végrehajtani.
6.6. Selejtezési bizottság A bizottság legalább 3 főből áll: az intézmény vezetője, az intézmény által megbízott személy, a JIK megbízott dolgozója. Ellenőr: a JIK gazdasági igazgatóhelyettese A selejtezési bizottság a selejtezést a kiállított jegyzék alapján kötelesek elvégezni.
6.7. A selejtezés végrehajtása A selejtezés előkészítéséről az intézmény vezetője köteles gondoskodni. Ennek során előzetes időpont egyeztetés után értesíti az érintetteket, megszervezi a selejt előkészítését, hogy a bizottság ellenőrizni, minősíteni tudja. A bizottság ellenőrzi, hogy a még használható eszközök hasznosítására tett intézkedések megtörténtek-e és a vagyontárgyak megegyeznek-e a jegyzéken közölt adatokkal.
10
A selejtezés során kötelesek megvizsgálni: a hasznosítási eljárás során szabályosan jártak-e el, a rendelkezésre álló okmányok elegendőek-e, a szabályzatban előírt feltételek fennállnak-e. Vissza kell utasítani a selejtezést, ha szabálytalanságot tapasztalnak és a szükséges intézkedéseket meg kell tenni.
6.8. Selejtezési jegyzőkönyv Az elkészített selejtezési jegyzőkönyvet a bizottság tagjai aláírásukkal hitelesítik és elismerik az abban szereplő adatok tartalmi és számszaki helyességét. A selejtté minősítést indokolni, és a jegyzőkönyvben rögzíteni kell. A bizottságnak javaslatot kell tenni a következőkről: hulladék hasznosítására, a megsemmisítési eljárásról. A jegyzőkönyv tartalma: a selejt helye, kelte, a bizottság tagjainak neve, aláírása, a selejtezés kezdeményezője. A selejt vagyontárgy adatai: megnevezés leltári szám, azonosító mennyiségi egység, mennyiség érték hulladék érték további előírások A jegyzőkönyv 3 példányban készül: 1. példány a JIK példánya
11
2. példány az intézmény példánya 3. példány az analitikus nyilvántartás része. A jegyzőkönyvhöz kell csatolni az egyéb okiratokat, amit olvasható módon az iratkezelési szabályzatban rögzített ideig meg kell őrizni.
6.9. Eszközök selejtezésének dokumentálása A selejtezéskor az alábbi nyomtatványokat kell használni: selejtezési jegyzőkönyv selejtezett eszközök jegyzéke a selejtből visszanyert hulladék anyag jegyzéke megsemmisítési jegyzőkönyv
6.10. A selejtezéssel kapcsolatos számviteli elszámolások A selejtezési dokumentáció az állományváltozás könyvelésének alapbizonylata. A könyvelés részére megküldött jegyzőkönyvek alapján az eszközök mennyiségben és értékben bekövetkezett változásait a jegyzőkönyv átvételét követően az adott hónap végéig a könyvekben át kell vezetni.
6.11. A selejtezés végrehajtásának ellenőrzése A selejtezési eljárás szabályszerű lefolytatásáért a selejtezési bizottság tagjai felelősek. Ha bármilyen szabálytalanság felmerül az ellenőr köteles a további intézkedéseket megtenni.
12
7. Megsemmisítés A selejtezett eszközöket általában nem kell megsemmisíteni vagy használhatatlanná tenni, csak abban az esetben, ha azt hatósági eljárás teszi kötelezővé. A megsemmisítés történhet: összezúzással égetéssel az eszköz elszállíttatásával vagy lomtalanítással veszélyes hulladék esetén elszállíttatással vagy veszélyes hulladéktárolóban való elhelyezéssel. A megsemmisítésről jegyzőkönyvet kell felvenni, aminek a tartalma: a vagyontárgy megnevezését a selejtezési jegyzőkönyv eszközre vonatkozó adatait dátum, aláírás a megsemmisítés módját hitelesítő aláírások. A megsemmisítést a selejtezési bizottság rendeli el, melyet azonnal végre kell hajtani.
13
9. Megismerési nyilatkozat Az érintettek kötelesek a Megismerési nyilatkozatot kitölteni, amellyel nyilatkoznak, hogy a Felesleges Vagyontárgyak hasznosításának és Selejtezésének Szabályzatában foglaltak rendelkezéseit megismerték és azokat magukra nézve kötelezőnek ismerik el. A Megismerési nyilatkozatot a JIK-ban kell megőrizni. A Felesleges Vagyontárgyak hasznosításának és Selejtezésének Szabályzatában foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. Név
Beosztás
Kelt
Aláírás
15
10. Mellékletek 1. számú melléklet (selejtezési jegyzőkönyv) Eszközök selejtezési jegyzőkönyve A jegyzőkönyv a selejtezéssel kapcsolatos eszköz állomány változásának bizonylata, mely biztosítja a tulajdon védelmét és egyben dokumentum, ami a könyvviteli elszámoláshoz, nyilvántartáshoz és ellenőrzéshez szolgáltat kellő adatokat. Tartalom Selejtezett eszközök jegyzéke Selejtezésből visszanyert tartozékok, alkatrész, hulladék anyagok jegyzéke Megsemmisítési jegyzőkönyv Selejtezési jegyzőkönyv fejezetei: I.
Selejtezési hatáskör
II.
A selejtezési bizottság javaslata
III.
Eszközök hasznosítása
IV.
Selejtté válás oka
V.
Hasznosítási eljárás eredménye
VI.
Hitelesítés és záró rendelkezések
Készült
20…………év……………..hó…………….napján
a
………………………………………………………………...gazdálkodó szervezetnél. A bizottság tagjai (név, beosztás): Intézményvezető …………………………………………………………….. Az intézmény által megbízott személy…………………………………………….. A JIK megbízott dolgozója………………………………………………………. Ellenőr:…………………………………………………………………………………
16
I. Selejtezési hatáskör A selejtezési bizottság megállapítja, hogy jelen eljárás keretében végrehajtandó selejtezés engedélyezése a selejtezési bizottság hatáskörébe tartozik. II. Selejtezési bizottság javaslata A bizottság megtekintette a selejtezésre szánt eszközöket. Megvizsgálta selejtté válásuk okait, és a hasznosítási eljárás eredményét. Megállapította, hogy a megvizsgált eszközök üzemeltetésre alkalmatlanok, felújításuk, használatul gazdaságtalan ezért selejtezésük indokolt. A döntés azonosító száma 1.
A
bizottság
2.
megállapította,
hogy
a A
bizottság
megállapította,
megvizsgált eszközök rendeltetésüknek selejtezésre nem felelnek meg, felújításuk, használatul rendeltetésüknek gazdaságtalan ezért selejtezésük indokolt.
javasolt
hogy
a
eszközök megfelelnek,
hasznosíthatók, értékesíthetők.
A selejtezésre, hasznosításra javasolt eszközök: sorszám
megnevezés
leltári azonosító szám
kérelem azonosító száma
szakvélemény, egyéb döntés dokumentum, azonosító azonosító száma száma
A bizottság tagjai felelősségük tudatában kijelentik, hogy az általuk vizsgált selejtezésre javasolt eszközök megegyeznek a jegyzéken feltüntetett eszközökkel. A bizottság tételesen ellenőrizte az eszközök és tartozékok meglétét, nyilvántartási számát.
17
III. Selejtezett eszközök hasznosítása A bizottság megállapította, hogy a selejtezési javaslat alapján a hasznosításra az alábbi intézkedések javasoltak: ……………………………………………………………..…………………………… ……………………………………………………...…………………………………… ………………………..………………………………………………………………… IV. Selejtté válás okai A jegyzéken felsorolt eszközök selejtté válásával kapcsolatban a bizottság az alábbiakat állapítja meg: ……………………………………………………………….. Gondatlanság vagy egyéb mulasztás miatti selejtezésnél fel kell vetni a felelősség kérdését. Megsemmisítés módja:………………………………………………………………….. V. A hasznosítási eljárás eredménye A bizottság tételesen ellenőrizte a selejtezésre javasolt eszközök hasznosítási eljárását és ennek alapján a következőket, állapította meg: ……………………………………………………………..…………………………… ……………………………………………………...…………………………………… ………………………..………………………………………………………………… VI. Hitelesítés és záró rendelkezések A selejtezési jegyzőkönyvben foglaltakkal egyetértek, az abban felsorolt eszközök selejtezését, értékesítését, megsemmisítését jóváhagyom.
………………….……… Intézményvezető
…………………….… Intézmény megbízott dolgozója
…..…………….……. JIK megbízott dolgozója
…………………………. Ellenőr K.m.f.
1
2. számú melléklet (selejt jegyzék) Selejtezett eszközök és visszanyert tartozékok jegyzéke 20………/………...számú jegyzőkönyvhöz Sorszám
Leltári szám
Megnevezés
Főkönyvi szám
Bruttó érték
Elszámolt értékcsökkenés
Nettó érték
Visszanyert tartozék, alkatrész megnevezése
nyilvántartásba vételi bizonylat száma
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Összesen
2
