L1
L2
L3 Wawancara
1. Bergerak di bidang apakah PT HPI Agro dan kapan didirikannya? HPI Agro merupakan perusahaan yang bergerak di bidang agrobisnis swasta nasional yang berlokasi di Jalan. K.S. Tubun Raya No. 66 C Jakarta Barat. PT HPI Agro didirikan pada tahun 2008 dengan bentuk kemitraan keuntungan bersama (mutual benefit)
2. Apa Visi dan Misi PT HPI Agro? Visi dari HPI Agro adalah untuk menjadi perusahaan penghasil minyak kelapa sawit berkelas dunia dengan kinerja terbaik. Misi dari HPI Agro adalah memberikan kontribusi berarti dalam memenuhi permintaan pasar minyak kelapa sawit dunia serta meningkatkan produktivitas industri kelapa sawit Indonesia, baik di lahan inti maupun di lahan plasma.
3. Bagaimana proses bisnis manajemen aset yang sedang berjalan pada saat ini? Pertama, pemesan aset akan mengirimkan request kepada departemen yang bertanggung jawab pada aset ( IT dan Civil Enginering). Lalu kemudian permintaan tersebut akan dipelajari dan dipertimbangkan apakah permintaan layak untuk disetujui atau tidak. Bila permintaan disetujui, maka permintaan diteruskan kepada bagian Purchasing untuk dibuat PO. Setelah PO selesai dibuat, PO dikirim kepada supplier. Jika barang dari supplier telah datang, maka akan diadakan pengecekan kepada barang oleh departemen penanggung jawab. Jika barang sudah sesuai, barang akan diterima dan jika barang tidak sesuai, maka barang akan diretur. Barang yang sudah diterima akan di
L4 datakan pada basis data yang ada saat ini dan ditentukan siapa pemakai(tentunya sesuai dengan pemesan aset seperti dijelaskan di awal tadi), custodian, dan keterangan dari aset lainnya. Pemakai aset diharuskan mengisi form peminjaman aset dan diisi sebanyak 2 rangkap, lalu kemudian diberikan 1 rangkap kepada pemilik aset sebagai bukti bahwa aset tersebut dipinjam serta sebagai bukti untuk pengembalian aset. Kemudian pada aset nantinya juga akan ada proses mutasi aset bila aset ingin dipindahkan lokasinya atau pemakainya, lalu pemusnahan aset bila aset sudah tidak lagi ingin dipakai, dan juga akan diadakan opname aset dalam periode waktu tertentu untuk mengecek status aset.
4. Bagaimana proses mutasi pada aset pada sistem yang sedang berjalan saat ini ? Proses mutasi aset yang berjalan saat ini adalah pertama –tama pemakai aset mengembalikan form peminjaman aset beserta dengan aset yang dipinjam, kemudian aset akan dicek kondisinya oleh departemen penanggung jawab aset . Apabila tidak sesuai, pemakai aset harus bertanggung jawab terhadap aset tersebut, sedangkan apabila kondisi barang sudah sesuai, maka aset akan dikembalikan dan kemudian akan diberikan kepada pemakai baru. Proses penyerahan aset kepada pemakai baru juga sama seperti pada saat aset dipinjamkan kepada pemakai sebelumnya yaitu pemakai baru harus mengisi form peminjaman aset sebanyak 2 rangkap dan 1 rangkap nya diberikan kepada departemen penanggung jawab aset.
5. Apa saja hal yang mempengaruhi aset sehingga aset tersebut harus dimusnahkan ? Biasanya aset akan dimusnahkan apabila nilai asetnya sudah tidak sesuai lagi(sesuai perhitungan akuntansi), akan tetapi juga pemusnahan aset bisa dipicu apabila
L5 aset tersebut hilang atau sudah rusak sehingga tidak layak pakai dan harus dimusnahkan, dan diubah keterangannya pada basis data yang ada saat ini.
6. Bagaimana proses opname aset yang berjalan pada saat ini? Pertama-tama , departemen bagian Finance&Accounting akan menyiapkan data aset dengan cara meminta data dari departement penangung jawab aset( IT dan Civil Enginering), kemudian ketika data sudah lengkap, maka opname akan dijalankan berdasarkan lokasi tempat di PT HPI Agro. Aset dihitung jumlahnya dan pada data yang ada, diberi tanda mengenai status aset. Setelah selesai ,maka data opname tersebut akan dijadikan laporan. Untuk barang yang tidak sesuai dengan opname maka akan diadakan kasus, misalkan jumlah aset yang tidak sesuai antara data dengan kenyataan maka selisihnya akan dipertanyakan dan pemakai yang memakai aset tersebut harus bertanggung jawab. Proses opname ini dilakukan biasanya dalam 1 tahun sebanyak 2 kali.
7. Apa perbedaan antara kode barang pada material dengan kode aset? Kode barang merupakan kode yang sudah ditetapkan oleh PT HPI Agro untuk barang-barang yang dibeli oleh PT HPI Agro. Tidak semua kode barang dapat menjadi aset. Barang yang menjadi aset hanyalah barang yang memenuhi kriteria nilai aset.
L6 8. Bagaimana sistem manajemen data aset secara keseluruhan yang sedang berjalan pada saat ini? Saat ini sistem manajemen data aset masih menggunakan proses manual dan dicatat pada basis data berupa data di Ms Excel. Tentunya dengan semakin banyaknya aset yang ada, kami berpikir untuk membuat suatu aplikasi basis data yang terintegrasi agar proses manajemen aset dapat berjalan lebih optimal. Kebetulan kami sudah berencana untuk memakai suatu sistem yang menggunakan mobile device untuk dapat menunjang kinerja manajemen aset, akan tetapi itu baru saja terencana dan aplikasi belum dibuat.
9. Apa saja kendala yang dihadapi oleh PT HPI Agro dalam hal manajemen data aset pada saat ini? Kendala yang dihadapi saat ini adalah karena masih menggunakan sistem manual, maka terkadang ada data yang tidak sesuai( karena tidak terintegrasi). Selain itu juga karena belum adanya pencatatan data perawatan aset, kami tidak bisa tahu bagaimana histori/jejak rekam perawatan pada suatu aset. Proses opname aset juga mengalami kendala karena staff yang melakukan opname harus menghadapi data berbentuk manual yang sangat banyak pada saat memeriksa dan hal tersebut dapat meningkatkan tingkat kesalahan pada saat pengecekan.
