1. BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Bagian Kemahasiswaan merupakan bagian yang mengelola seluruh unit yang berada dalam Direktorat Kemahasiswaan Universitas Telkom. Salah satu dari beberapa unit yang dikelola yaitu Unit Kegiatan dan Fasilitas Organisasi Mahasiswa (Ormawa) Universitas Telkom. Unit Kegiatan dan Fasilitas ini mempunyai job description untuk memfasilitasi sarana prasana kegiatan, memproses seluruh masuknya proposal pengajuan dana kegiatan, Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) dan mengelola keluarnya dana kegiatan untuk UKM/Ormawa/Kepanitian. Alur
persetujuan
anggaran
suatu
kegiatan
dimulai
dari
pengaju
(UKM/Ormawa/Kepanitian) kegiatan menyerahkan proposal kegiatan. Jika proposal telah disetujui maka Bagian Kemahasiswaan mencairkan dana yang disetujui. Pengaju kegiatan harus berkali-kali mendatangi kantor Bagian Kemahasiswaan untuk melakukan pengajuan proposal. Di sisi lain, untuk menyetujui proposal yang diajukan ke Bagian Kemahasiswaan mengalami kendala, diantaranya mengecek proposal kegiatan mana yang harus didahulukan mengingat pengaju sering melakukan pengajuan dana secara mendadak dan jarak kegiatan dengan pengajuan dana yang mendekati hari H kegiatan serta kesulitan merekapitulasi dan mencatat proposal dana dan LPJ yang masuk. Proses rekapitulasi dan pencatatan data proposal dan LPJ membutuhkan 1 bulan. Sampai saat ini proses pencatatan dibantu dengan Ms. Excel. Selain itu, tidak terdapatnya acuan Rencana Kegiatan Tahunan dan Anggaran (RKTA) ormawa membuat Bagian Kemahasiswaan kesulitan mengetahui rencana kegiatan pengaju dan anggaran dana yang dibutuhkan setiap bulannya. Setelah proses pengajuan dana kegiatan disetujui, pengaju harus menyerahkan LPJ kepada Bagian Kemahasiswaan, agar menjadi bukti bahwa dana dan kegiatan yang dilakukan oleh pengaju digunakan untuk kegiatan tersebut. Penyerahan LPJ juga masih melewati tahap revisi apabila terdapat format yang kurang tepat dalam
1
pembuatan
LPJ,
pengaju
diharuskan
menyerahkan
kembali
ke
Bagian
Kemahasiswaan. Teknologi Web dan SMS Gateway mampu menyelesaikan masalah yang terjadi pada Bagian Kemahasiswaan. Dengan Website dan SMS Gateway mampu mendapatkan informasi dengan cepat dan akurat. Website menampung seluruh aspek penyampaian informasi, data berupa teks, gambar, animasi, video atau data dari seluruh gabungan tersebut. Dengan dibuatnya aplikasi ini pengaju tidak perlu datang ke Bagian Kemahasiswaan untuk mengajukan proposal, membantu Bagian kemahasiswaan dalam memantau proses pengajuan dana kegiatan dan memantau penyusunan LPJ kegiatan serta membantu mengurutkan prioritas proposal dan LPJ yang harus dicek terlebih dahulu. Setelah proses pengecekan LPJ selesai dan tidak terdapat revisi, pengaju menyerahkan bukti fisik LPJ kepada Bagian Kemahasiswaan. Dengan terdapatnya proses prioritas pengecekan, pengecekan berlangsung kurang dari 1 hari, serta membantu Bagian Kemahasiswaan dalam membuat laporan dana kegiatan yang keluar kepada Direktorat Kemahasiswaan dan Bagian Keuangan.
2
1.2 Rumusan Masalah Beberapa rumusan masalah yang dibahas dalam Proyek Akhir ini adalah sebagai berikut. 1.
Bagaimana memfasilitasi mahasiswa untuk mengirimkan proposal tanpa harus mendatangi Bagian Kemahasiswaan?
2.
Bagaimana membantu Bagian Kemahasiswaan untuk mengelola proposal berdasarkan tenggat waktu kegiatan yang diajukan?
3.
Bagaimana membantu membuat laporan pengeluaran dana kegiatan kepada Direktur kemahasiswaan dan Bagian Keuangan?
4.
Bagaimana memberikan konfirmasi status kepada pengaju proposal?
5.
Bagaimana membantu Bagian Kemahasiswaan untuk mengelola RKTA pengaju?
1.3 Tujuan Tujuan pembuatan proyek akhir ini adalah. 1.
Membangun aplikasi web yang dapat menjadi media sarana pengajuan dana kegiatan mahasiswa.
2.
Membangun aplikasi pengelolaan proposal dan peluang proposal yang harus didahulukan agar tepat sasaran.
3.
Membangun aplikasi untuk membuat laporan pengeluaran dana kegiatan berdasarkan proposal kegiatan yang masuk kepada Direktur kemahasiswaan dan Bagian Keuangan.
4.
Membangun aplikasi yang dapat memberikan konfirmasi kepada Pengaju proposal melalui notifikasi web akun Pengaju dan SMS Gateway.
5.
Membangun aplikasi yang dapat mengelola RKTA.
3
1.4 Batasan Masalah Batasan masalah dari Aplikasi Berbasis Web dan SMS Gateway untuk Pengelolaan Kegiatan Mahasiswa adalah. 1.
Pengguna Aplikasi ini adalah pengaju (UKM/Ormawa/Kepanitian) di lingkungan Universitas Telkom, Bagian Kemahasiswaan Universitas Telkom (Admin). Untuk setiap pengaju harus mempunyai account untuk dapat mengakses halaman web untuk pengajuan proposal. Account setiap pengaju mempunyai masa aktif account 1 tahun pada masa periode kepengurusan Ormawa, dan account tidak dapat digunakan apabila masa periode kepengurusan telah berakhir.
2.
Masa Pengajuan dana kegiatatan Mahasiswa dilakukan 1 bulan sebelum acara berlangsung. Apabila pengajuan dana dilakukan kurang dari sebulan maka tidak dapat melakukan pengajuan dana.
3.
Aplikasi ini tidak membahas mengenai monitoring pelaksanaan kegiatan.
4.
RKTA yang sudah disahkan tidak dapat diubah.
5.
SMS Gateway satu arah.
1.5 Definisi Operasional Aplikasi adalah progam siap pakai yang dapat digunakan untuk menjalankan perintah untuk melakukan pengelolaan kegiatan mahasiswa di Bagian Kemahasiswaan Universitas Telkom. Penggguna aplikasi ini adalah Bagian Kemahasiswaan selaku Admin, dan Ormawa/Ukm/Kepanitian selaku Pengaju. Kegiatan Mahasiswa adalah semua kegiatan yang positif yang dilakukan oleh mahasiswa yang dilaksanakan di bawah naungan organisasi mahasiswa Universitas Telkom. Aplikasi ini berbasis web dan berintegrasi dengan SMS Gateway. SMS Gateway digunakan untuk penyampaian informasi proses yang dilakukan oleh Admin dan Pengaju. Admin mempunyai hak akses mengelola account Pengaju, mengelola RKTA, mengelola data proposal, lihat list kegiatan, ploting jadwal presentasi, mengelola LPJ, mengelola pengeluaran dana, membuat laporan dana, dan melihat grafik
4
pendanaan. Pengaju mempunyai hak akses mengelola account, mengelola RKTA, mengelola proposal, mengelola list kegiatan, dan mengelola LPJ.
1.6 Metode Pengerjaan Model pengerjaan Aplikasi berbasis web dan SMS Gateway untuk pengelolaan kegiatan mahasiswa di Bagian Kemahasiswaan Universitas Telkom ini menggunakan Waterfall Model oleh Pressman. Berikut tahapan dalam Waterfall Model meliputi. [10]
Gambar 1-1 Metode Pengerjaan Waterfall
1. Analisis Kebutuhan Pada tahap analisis ini menemukan permasalahan serta menganalisis kebutuhan data yang di perlukan untuk membangun Aplikasi berbasis web dan SMS Gateway untuk pengelolaan kegiatan mahasiswa. Adapun data yang di perlukan berupa alur data Pengajuan proposal dana kegiatan serta data pengeluaran keuangan untuk kegiatan mahasiswa. 2. Desain Pada tahap ini, dilakukan perancangan system yang akan berjalan pada aplikasi. Melalui tahap ini juga dilakukan perancangan proses bisnis dan aliran data pada setiap proses. 3. Kode Progam Pembuatan kode merupakan tahap pemrogaman. Aplikasi ini akan dibuat dengan membuat bahasa pemrogaman PHP.
5
4. Pengujian Tahap selanjutnya adalah pengujian program atau sering dikenal dengan tahap pengujian. Pengujian berfokus pada fungsi aplikasi yang dibangun, sehingga dapat ditemukan kesalahan dan kendala yang di hadapi admin dan user yang menggunakan aplikasi ini. 5. Implementasi dan Pemeliharaan Setelah melalui beberapa tahapan diatas dan dipastikan bahwa program telah terbebas
dari
kesalahan
dan
mengalami
perbaikan
maka
progam
diimplementasikan pada computer user.
1.7 Jadwal Pengerjaan Berikut jadwal pengerjaan proyek akhir.
Tabel 1-1 Jadwal Pengerjaan Jadwal Pengerjaan No
Jenis Kegiatan
Nov'14
Des'14
1 2 3 4 1 2 3 4 1
Analisis Kebutuhan
2
Design
3
Pembuatan Kode
4
Pengujian
5
Implementasi
6
Pemeliharaan
7
Pembuatan Laporan
Jan'15
Feb'15
Mar'15
Apr'15
Mei'15
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
6
