HABEL Dokumentummenedzsment
1
HABEL – SCAN
2
HABEL – SCAN 1. Általánosságban A napi üzleti életben elengedhetetlenül fontos papíralapú bizonylatok, például: megrendelés
visszaigazolások,
szállítólevelek,
számlák,
levelezések,
egy
szkenner segítségével azonnal elektronikus állománnyá változtathatók. De valójában, mit jelent a szkennelés? A szkennelés nem más mint a papíralapú dokumentumok digitalizálása, a mi esetünkben egy bizonylat digitalizálása. Az eredmény egy digitális képfájl standardizált formában – manapság többnyire TIFF formátumban. A szkennelési folyamat során a beviteli maszkban kell megadni és rendezni a keresési kritériumokat és a bizonylat jellemzőit is. A program segítségével lehetőség van arra, hogy, azokat bizonylatokat, melyeket korábban kézzel rendeztünk most már elektronikus formában kezeljük és csak mint képfájlt rendszerezzünk. Garantáljuk, hogy a különböző kontrollfunkciók alatt illetve a rendszerezési folyamat után, a dokumentumok teljes
mértékben
és
hibátlanul
kerülnek
archiválásra.
A
HABEL-SCAN
lehetőséget biztosít például: a különböző bizonylatok ismételt szkennelésére a keresési kritériumok újbóli megadása nélkül vagy az egyes bizonylattípusoknál az adott mezők szabványosítására. A gyorsabb keresés és megtalálás érdekében, ami a mi esetünkben a bizonylatok visszakeresése, a HABEL-SCAN során lehetőség nyílik a dokumentum különböző mezőinek meghatározására és szótöredékekkel történő kombinálására. Lehetőség van egy beérkezett számla esetében például: a számlaszám vagy akár a név megadásával rövid időn belül a bizonylat képernyőn történő megjelenítésére és kívánság szerint kinyomtatására valamint e-mailben történő elküldésére.
3
1. ábra: HABEL-SCAN Maszk
2. Szkennelési folyamat A szkennelési program indítása után a szkennelési maszk jelenik meg. Általában ezt a maszkot két területre oszthatjuk fel. A bal oldalon a legutóbb szkennelt bizonylat látszik, abban az esetben ha éppen most indítjuk el a SCAN programot akkor ez a terület még üres. A jobb oldalon vannak azok az adatok, illetve indexadatok melyekkel a bizonylatot kívánjuk elmenteni. Ezekhez, az indexadatokhoz tartoznak például szállító megnevezése, a bizonylatfajta, a bizonylatdátum kiválasztása. Az indexadatokat, amelyek egy bizonylattal
menthetők
el,
először
világosan
definiálni
kell
és
bizonylattípusonkét, illetve szállítónként meg kell különböztetnünk. Az egyes indexmezők megadása egy előre meghatározott csoportból is történhet, például a szállítónál vagy a bizonylattípusnál előre meghatározott, hogy mely Combobox jelenjen meg. Ekkor csak az előre megadott értékekre lehet kattintani. A keresési kritériumok megadása után az alábbi nyomógombok valamelyikére kattintva kezdhető meg a szkennelés <EGYEDI> vagy
.
4
2.1. Bizonylat megtekintése a képernyőn A MEGJELENÍTÉS menüpont segítségével tudjuk a bizonylatot kívánságunknak megfelelően a képernyőhöz igazítani. MEGJELENÍTÉS/BEÁLLÍTÁS menüpontban állíthatjuk
be
igazítást,
az
a
képernyő
szélességéhez
oldalkitöltést,
valamint
illetve a
magasságához
forgatást.
A
történő
billentyűkombinációval gyorsabban elérhető a forgatás funkció. Illetve az oldalkitöltés az F4, a szélességhez történő igazítás az F2, a magassághoz történő igazítás az F3 billentyű lenyomásával érhető el.
2. ábra: Bizonylati előnézet igazítása
2.2. A különböző szkennelési módok – Eltérések Az szkennelési program MŰVELETEK menüpontja alatt találhatjuk a szkennelni kívánt bizonylatra vonatkozó különböző szkennelési menüopciókat. Azonos funkciók érhetők el különböző helyekről, ikonra kattintva az eszközsorban, vagy a jobb alsó sarokban az <EGYEDI>, illetve nyomógombra kattintva, ami a beviteli maszk területe alatt található. Egy menüopció kiválasztásával illetve egy nyomógombra történő kattintással választhatjuk ki a szkennelési módot. A továbbiakban ezen szkennelési módok részletes ismertetése fog következni.
3. ábra: Egyedi, Köteg, Következő nyomógombok
5
2.2.1. Egyedi bizonylatok szekennelése <Egyedi> vagy
Egyedi szkennelés
Az egyedi szkennelés nem jelent mást, mint hogy az egyes bizonylatokat egymás után szkenneljük egymástól teljesen függetlenül, a szkennelési folyamatot mindenegyes bizonylatnál a nyomógombra illetve az ikonra történő kattintással indítjuk el. Értelemszerűen erre akkor van szüksége, ha a bizonylatokat különböző adatokkal szeretnénk tárolni. 2.2.2. Köteges szkennelés vagy Bizonylatok kötegesen történő szkennelése
Ha egy többoldalas bizonylatot szeretnénk szkennelni, akkor a nyomógombot vagy az eszközsoron található ikont kell kiválasztania. A szkennelésnek ezen formája gyorsabb és hatékonyabb, mint az egyedi szkennelés. A hátránya abból fakad, hogy nem lehetséges további adat megadása az egyes bizonylatokhoz. Ahhoz hogy a köteges szkennelés során az egyes bizonylatokat be tudjuk azonosítani, a bizonylatokat vonalkóddal kell ellátnunk.
2.2.3. Következő bizonylat szkennelése Következő bizonylat szkennelése
Abban az esetben, ha egy bizonylat több oldalból áll, kézzel kell megadnunk a hozzá kapcsolódó adatokat (például vonalkód adatok), a következő oldal szkennelése a következő gombra kattintva történhet meg (nézze meg fennt a 2.2 a következő oldal). Természetesen a „következő bizonylat szkennelésénél” garantálni kell, hogy a következő oldal közvetlenül a bizonylatba folytatódik, 6
és ahhoz tartozik. A bizonylat ellenőrzésérnél a következő bizonylat azonnal azonosíthatóvá válik, a következő bizonylatot egy másik szín hozzáadásával emelhetjük ki. A színeket az vagy az ecset ikonnal tudjuk beállítani.
7
2.3. Síkágyas , ADF (automatikus dokumentumadagoló) vagy DIN A3, Dupla szkennelési értékek A programban választhatunk az egyes módok között akár az alábbi menüpont alatt [LAPOLVASÓ BEÁLLÍTÁSOK] [SÍKÁGYAS/ADF] vagy az eszközsor Lapolvasó átállítása
síkágyasra
ikon
kiválasztásával.
Az
eszközsoron
a
síkágyas
szimbólum aktív beállítása, megfelel a síkágyas mód aktiválásának. Ha a síkágyas szimbólum nem aktív, azt jelenti, hogy az ADF-mód (automatikus dokumentumadagoló) aktív. Az hogy éppen melyik szkennelési mód legyen aktív, a megadott lehetőségeken kívül még a képernyő jobb alsó sarkában található funkciógombokkal is kiválasztható.
Ugyanez érvényes a DIN-A3 ikonra. Ennek az ikonnak a segítségével az A/4 és az A/3 papírméretek között választhatunk. Abban az esetbe, ha nem aktiváljuk ezt az ikont, az alapbeállítás érvényes és A/4 méretű bizonylatok kerülnek szkennelésre. A beállított papírméret az eszközsor melletti információs listában a képernyő fenti részén is könnyen változtatható. 2.3.1. Síkágyas
A síkágyas szkenner egy olyan szkenner, amely üveglappal van ellátva, amire a szkennelni kívánt bizonylatot tudjuk helyezni. A síkágy segítségével elérhető, hogy a bizonylatok különböző méretekben szkennelhetők legyenek. Minden dokumentumot
manuálisan kell
elhelyeznünk.
A
síkágyas
szkenner
az
egyoldalas bizonylatok szkennelésére alkalmas.
2.3.2 ADF
Az
ADF
mozaikszó
az
angol
nyelvből
ered,
jelentése
„automatikus
dokumentumadagoló”. A lapokat egymás után húzza be a szkenner, ezáltal egy köteg dolgozható fel egy időben. A billentyűkombinációval váltakozhatunk az ADF és a síkágyas között. 8
2.3.3. DIN A3 <><>
Amennyiben a szkenner
„engedélyezi” lehetséges DIN3 dokumentumok
szkennelése. Eközben mindegy, hogy a síkágyas szkenner vagy az ADF van működésben.
2.3.4. Kétoldalas - szkennnelés <><>
Az
egyes
típusú
szkennerek
alapján,
amelyek
a
számítógépünkhöz
csatlakoznak megoldható, hogy egy időben szkennelje be a dokumentum elő és hátoldalát. Ilyenkor van szó kétoldalas szkennelésről.
9
2.4. Lapolvasó forrás Az
[LAPOLVASÓ
BEÁLLÍTÁS]
[LAPOLVASÓ
FORRÁS]
menüpont
segítségével
választhatjuk ki a számítógéphez telepített szkenner valamelyikét.
4. ábra: Forrás kijelölés
2.5. Képminőség ellenőrzése A
beszkennelt
bizonylat
képminőségének
ellenőrzése
minden
esetben
szükséges. Ezzel lehet garantálni, hogy… …. a bizonylat semmilyen fontos információja nem vész el a szkennelés során. …. az oldalak illetve az egész dokumentum minősége (kontraszt, optikai szennyeződés, részletábrázolás) elégséges. …. az oldalak nem ferdék, nincsenek elforgatva vagy tükrözve a szkennelés során. Ha mégis ez esetben a javítani tudjuk a BIZONYLATTÍPUS KONFIGURÁCIÓ menüpontban vagy az oldal újbóli hozzáadásával. …. a dokumentum minden oldala a számítógépen rendelkezésre áll és a megfelelő sorrendbe van rendezve.
A képernyőminőség optimális beállításának kiválasztásához lehetőség van a dokumentumot először tesztmódban szkennelni.
3. Szkennelés tesztmódban Amikor egy új bizonylattípust akarunk szkenneleni, elengedhetetlenül fontos, a beszkennelt bizonylat minőségét olyan optimálisra állítani amennyire csak lehet. A beszkennelt bizonylatot később a visszakeresési programban nézzük 10
meg, valamint egy későbbi nyomtatás esetén ugyan olyan olvashatónak kell lennie, mint az eredetinek.
Adatminőség ellenőrzése Lehetséges egy bizonylat adatainak megváltoztatása vagy a bizonylat törlése. Ez a funkció aktiválható egyrészről a <MÓDOSÍTÁS> vagy menüpontban vagy a képernyő jobb alsó sarkában található <MÓDOSÍTÁS> vagy nyomógomb segítségével, amelyet a javítani kívánt bizonylat tartalmaz.
Bizonylattípus konfiguráció Tesztmód szkennelésénél a beszkennelt bizonylat feldolgozása, a saját elvárásainknak megfelelően alakítható. A bizonylat szkennelésének módosítása a Bizonylat konfiguráció menüpontban található. Itt található az összes szkennelési beállítás, úgymint grafikus szűrő és további funkciók, melyek a beszkennelt bizonylat képminőségének javítására szolgálnak. Ezeknek
a
funkcióknak a kipróbálása és hatásuk megfigyelése kell ahhoz, hogy az optimális képbeállításokban gyorsan rutint tudjunk szerezni. Szimbólum lista jobb oldalán, a képernyő felső részén, találhatunk négy ablakot, ahol a leginkább használatos beállítási paraméterek találhatóak. Ha ezeket az ablakokat használjuk, egy sor kattintást spórolhatunk meg magunknak. Amikor a bizonylat először jelenik meg a képernyőn, mely az eredeti bizonylattól semmiben sem különbözik, a beállítással elégedettnek kell lennünk. Az alkalmazottak, akiknek a bizonylatra egy későbbi időpontban szükségük van, nézeti vagy nyomtatási formában, ezt megköszönik önnek! Fontos természetesen, az optimális beállítás rendezése, ezen beállítások elmentése, amely a program újbóli megnyitásánál is rendelkezésünkre áll.
11
Beállítások mentése A beállítások mentését kétféle módon tehetjük meg. Először is minden bizonylathoz ugyanaz az alapbeállítás tartozhat. Ez elérhető A BIZONYLATTÍPUS KONFIGURÁCIÓ/
BEÁLLÍTÁSOK mentése HDSCN???.INI. menüpontban. A három
kérdőjel az egyes számítógépek számát jelöli. Másodszor
megadható
egy
egyéni
beállítási
mód
bizonylatfajtánkként,
albizonylatfajtánkként és számítógépenként. Ez elérhető a BIZONYLATTÍPUS KONFIGURÁCIÓ/
BEÁLLÍTÁSOK MENTÉSE MÁSKÉNT…
menüpontban.
Az
INI-Fájl
fájlneve az alábbi séma alapján épül fel: először jön a számítógép száma, ezt követi a bizonylattípusa, ha rendelkezésre áll, úgyanígy az albizonylatfajta, ha rendelkezésre áll. A második kategóriája az INI-fájlnak elsőbbséget élvez az INI-fájl első kategóriája előtt. Ez azt jelenti, hogy ha egy adott bizonylattípust szkennelünk és ahhoz egy második kategóriás INI-fájl tartozik, így ennek a fájlnak a beállításai kerülnek beállításra. Ellenkező esetben az első kategóriás INI-fájl kerül alkalmazásra. A képernyő alján található státusz listán mindig látható a beállított INI-fájl.
Speciális bizonylatok „Speciális bizonylat” fogalma egy speciális bizonylatfajta-konfigurációt jelöl, amin keresztül saját magunk állíthatjuk be a szkennelési feltételeket és a szkennelés
után
a
bizonylat
megjelenítését
a
képernyőn.
beszkennelni kívánt bizonylat színei nem elég erősek.
Például
a
Az alapbeállítással
lehetséges, hogy az adott bizonylaton a szekkennelés után egyes adatok olvashatatlanok lesznek. Egy további példa a beszkennelt bizonylat színes papírra történő kinyomtatása.
Az egyes bizonylatok olvashatósága nagyon
fontos. Az egyes bizonylatok speciális szkennelése minden nehézség nélkül megoldható. Ehhez csak az egyes bizonyalttípusokhoz szükséges beállításokat kell megadni. Ennek a beállításnak az előnye abban rejlik, hogy az eredeti beállításokat nem írja felül és az továbbra is rendelkezésre áll. A bizonylatok speciális beállítása a Speciális bizonylat/Speciális bizonylatok beállításai, valamint a Speciális bizonylatok beállításnak mentése menüpontban állítható be. Tíz speciális bizonylatot hozhatunk létre. Ha nem akarunk speciális bizonylatot használni akkor a Speciális bizonylat menüpont Alapértelmezett pontjára kell kattintanunk. 12
Bizonylatellenőrzés <><>
Bizonylatellenőrzés
A bizonylatellenőrzés menüpontban lehetséges a bizonylat még egyszeri ellenőrzése
a
menüpontra
szkennelés kattintunk,
után. akkor
Amikor a
a
képernyő
műveletek/bizonylatellenőrzés jobboldalán
megjelenik
a
beszkennelt bizonylatok listája. A bizonylatellenőrzést a szimbólum sorból is kiválaszthatjuk. Két különböző nézőpont alapján vihető végbe az ellenőrzés: egyrészről a beszkennelt dokumentum képminőségének kell meglennie, másrészről
a
képdokumentumot
adatokhoz.
5. ábra: Bizonylatellenőrzés
13
hozzá
kell
társítani
a
hozzá
tartozó
Beszkennelt bizonylat nyomtatása
Bizonylat nyomtatása
Fájl/Bizonylat nyomtatása menüpontban van lehetőségünk a nyomtatási beállításokra és a beszkennelt bizonylat nyomtatására.
Scan program bezárása <><>
Befejezés
A program bezárására több lehetőségünk is van a befejezés ikonra kattintva, vagy a kiválasztva, illetve a Fájl/Befejezés menüpontot kiválasztva. Ebben a pillanatban még nem kerül át a beolvasott bizonylat
az
adatbázisba.
A
befejezés
után
feltűnő
párbeszédablak
segítségével tudjuk a beszkennelt bizonylatot átvinni az adatbázisba.
Lehetőség van a program bezárása nélkül is bizonylatokat átvinni az adatbázisba. A Műveletek/Átvitel menüpontban van lehetőség az adatok átvitelének megkezdésére.
14
6. ábra: Átvitel kezdete
7. ábra: Átvitel adatbázisba
15
HABEL – VISSZAKERESÉS
16
HABEL – VISSZAKERESÉS HABEL
–
VISSZAKERESÉS
Dokumentummenedzsmentben.
központi A
funkciót
program
tölt
segítségével
be
a
lehet
HABEL a
már
bearchivált bizonylatok között keresni.
2. A visszakeresési maszk
HABEL keresés.lnk
8. ábra: Visszakeresés ikon
A fent látható visszakeresési-ikonra duplán kattintva hívhatjuk elő a HABELVISSZAKARESÉST, az úgynevezett visszakeresési maszkot.
9. ábra: Visszakeresési maszk
17
A visszakeresési maszkban az általunk megadott követelményekkel és kritériumokkal kereshetünk. Meghatározott keresési kritériumok közül lehet választani, pl. bizonylatfajta, bizonylat dátum stb., ahogy azt a 9. ábra is mutatja. A keresési maszkon történő munka egyszerű.
A rendszer kialakításától
függően az adatok nem csak egy, hanem több adatbázisból érkezhetnek. Lehetséges például az, hogy a könyvelés és a személyügy elválik egy adott cég esetében, és az egyes munkaterületeken egy-egy önálló adatbázisba történik az archiválás és az abból történő visszakeresés.
2.1 Bizonylatok keresése
Kritériumok szerinti keresés indítása
Ahhoz hogy a bizonylatok között keresni tudjunk, szükséges először is a keresési kritériumokat a visszakeresési maszk egyes mezőiben megadni.
10. ábra: Keresési kritériumok megadása
A keresést nyomógombra történő kattintással vagy a „Keresés“-t szimbolizáló ikon segítségével kezdhetjük meg. 18
Abban az esetben, ha csak a cég nevét adjuk meg, nagyon sok eredményt fogunk kapni. Amilyen nagy a cég, olyan hosszú lesz a találati lista és ezzel együtt olyan áttekinthetetlen is. Finomítsa a keresést a fent látott példa alapján további kritériumok megadásával. Ha a keresést jól le tudja szűkíteni, akkor jóval kisebb és precízebb találati listát fog kapni.
Az ön keresése
sikeres, ha minden megtalált bizonylat, ami az ön által megadott feltételeknek megfelel, a találati listában megtalálható. Abban az esetben, ha a rendszerben nem található olyan dokumentum, amely az
Ön által
megadott
kritériumoknak
megfelel,
a
11. ábrával
jelzett
hibaüzenetet fogja látni. Ebben az esetben kezdje a keresést újra más keresési feltételekkel.
11. ábra: Nem talált bizonylat
Minden megadott keresési kritérium logikai „ÉS“-el kapcsolódik össze, ennélfogva alkalmazza,
csak
azokat
amelyekre
a
keresési
valójában
kritériumokat
szüksége
van.
és
Ha
adatokat nem
talál
dokumentumot, amelyek megfelelnének minden keresési kritériumnak, a találati lista üres lesz és a keresés sikertelen.
Ha nem talált olyan bizonylatot, amely a kritériumoknak megfelelne, a fenti hibaüzenet jelenik meg. De figyeljen, kérem a számokra is, amelyek a „Nem találtam a keresési feltételnek megfelelő adatokat!“ mondat után a zárójelben található. Ha ez a szám „0“, akkor ténylegesen nem talált bizonylatot. Egy másik szám kerül a zárójelbe abban az esetben, ha a rendszer talál megfelelő bizonylatot, de a lekérdezőnek nincs jogosultsága az adott bizonylat megtekintéséhez.
19
2.1.1 Keresés, helyettesítő karakterekkel
12. ábra: Keresés ?? mint helyettesítő karakter
A
12.
ábrában
látott
keresési
maszkból
kitűnik,
hogy
a
keresett
dokumentumról a következő információkat tudjuk csak: cég nevét, bizonylat fajtáját, valamint hogy a dokumentum 2008. januárjában keletkezett, de a pontos napot nem ismerjük, elfelejtettük. A hiányzó ismeretlen helyeket kérdőjelekkel helyettesíthetjük. Az úgynevezett „pótlék“ segítségével könnyíthetjük keresésünket, ha nem minden adat ismert: a „?” egy karaktert helyettesít a „*” bármennyi karaktert helyettesít. A fent mutatott keresési példa, minden olyan bizonylatot mutatni fog, mint keresési eredményt, amely esetében a cég név HABEL Hungária Kft., bizonylatfajták keletkezett.
20
megfelelnek
56-nak
és
a
bizonylat
2008.
januárjában
2.2 Üres keresési maszk
<Üres>Minden kritériumot töröl…
Alkalmazása <üres> nyomógomb segítségével vagy az „Üres“ ikonra történő kattintással
történik,
ilyenkor
keresési
maszk
minden
mezőbejegyzése
törlődik. Ez azért hasznos, mert egyetlen kattintással ki tudjuk üríteni az egész visszakeresési maszkot.
2.3 Keresés befejezése
Program bezárása
A keresés befejezése, négy különböző módon történhet, lehetséges a nyomógomb alkalmazásával vagy a [fájl] [befejezés] menüpont kiválasztásával, illetve ikonra kattintva valamint a keresési maszk felső jobb sarkában található piros „X“-re kattintva.
21
3. Jelölési lista– Találati lista
13. ábra: Jelölési lista vagy találati lista mutatása
Ha a keresés sikeres, a rendszer azokat a bizonylatokat, amelyek a megadott kritériumoknak megfelelnek, a találati listában jeleníti meg. A sikeresen kiválasztott bizonylatok között vagy az egér segítségével vagy pedig a billentyűzeten található nyilakkal tudunk mozogni, kék háttér jelöli azt a bizonylatot, amelyiken éppen állunk (esetünkben a találati lista legfelső sora). A találati listában rendelkezésre áll egy egész sora az alkalmazási illetve a megjelenítési ismertetésre.
22
lehetőségeknek,
amelyek
a
következőkben
kerülnek
3.1 Bizonylat előnézet
14. ábra: Találati lista bizonylat előnézet
Ezen alkalmazás segítségével lehetőség nyílik a találati listában a keresett bizonylatot „bizonylati előnézetben“ megjeleníteni. Ehhez szükséges, hogy egy kattintással aktiváljuk a bizonylat előnézetet amit a következő helyen találunk: [beállítások] [bizonylat előnézete] menüpont.
23
15. ábra: Bizonylat előnézete aktiválás
Ennek
megfelelően
a
pipa
eltüntetésével
lehet
ismételten
a
funkciót
deaktiválni.
3.1.1 Előnézet beállításai A 15. ábrán is látott [beállítások] [előnézet beállításai] menüpontban van lehetőség a bizonylat előnézetének testre szabására: [előnézet beállításai] menüpontra kattintva az alábbi párbeszédpanel nyílik le:
16. ábra: Előnézet beállításai
24
3.1.1.1 Előnézet-intervallum Az „előnézet-intervallum“ segítségével lehetőség van késleltetni az előnézeti bizonylat megjelenítését, a bizonylatok találati listáján történő mozgása közben. A listában történő mozgás során csak az a bizonylat kerül megjelenítésre, amelyen az előnézet-intervallum esetén megadott időintervallumig állva maradunk. Tehát a 16. ábra alapján, ha a találati listán folyamatosan mozgatjuk az egeret nem minden bizonylat fog előnézetben megjelenni, hanem csak az, amelyen legalább 1000 ms-ig megállunk.
3.1.1.2 Előnézet-pozíció Az előnézeti ablak a találati lista jobb vagy bal oldalán jeleníthető meg, eldöntése a „jobb“ vagy „bal“ bejelölésével történik (16. ábrán mi a bal oldalt választottuk).
3.1.1.3 A bizonylat előnézet oldalainak száma Ennek a lehetőségnek a célja minden esetben az, hogy tehermentesítse a rendszert abban az esetben, ha Ön több oldalból álló bizonylatokkal dolgozik. Itt megadható, hogy hány oldalas legyen egy több oldalból álló dokumentum előnézeti képe.
Például: egy előnézetnél kb. 3500 oldalt a rendszer a hálózati sebesség függvényében nagyjából 2-5 perc alatt képes betölteni, ami rendkívül hosszú idő, és felesleges hálózati forgalmat generál.
3.1.2 Teljeképernyős megjelenítés Teljes képernyős megjelenítés
A beszkennelt bizonylatok esetben lehetőség nyílik az billentyű lenyomásával, arra hogy a korábban előnézeti képben látott bizonylat a teljes képernyőn megjelenjen. Ugyanígy lehetőség nyílik arra, hogy egyetlen gombnyomással visszaváltsunk az előnézeti képbe, ehhez elég ismételten az billentyűt vagy pedig az <Esc> billentyűt lenyomnunk. 25
Ez az alkalmazás nem csupán arra alkalmas, hogy felnagyítsa a megjelenítési képet, hanem lehetőséget nyújt arra is, hogy lapozzunk a bizonylat oldalai között, valamint nyomtassunk a bizonylatból.
26
3.2 Bizonylat megjelenítése
<Mutatás>Kijelölt bizonylat mutatása…
A <Mutatás> ikonra kattintva vagy a <Mutatás> nyomógombot lenyomva lehetséges a találati listában kijelölt bizonylat teljes képernyőn történő megjelenítése. Ellentétben az „F11 segítségével előhozott Teljeképernyős megjelenítéssel“, itt minden telepített funkció aktív.
17. ábra: Bizonylat megjelenítése
27
18. ábra: Lapozás a bizonylat oldalai között az „oldalváltó-nyomógomb” segítségével
Ha a bizonylat több oldalt foglal magában, akkor az “oldalváltó-nyomógomb” segítségével tudunk az egyes oldalak között lapozni. A nyomógombok segítségével közvetlenül el tudjuk érni az előző, illetve a következő oldalt, valamint a bizonylat legelső és legutolsó oldalát. Ha pontosan tudja, hogy a keresett információ melyik oldalon található, akkor az oldalszámot közvetlenül meg lehet adni az adatbeviteli mezőben.
3.2.1 Bizonylat feldolgozás eszközei
19. ábra: Bizonylat feldolgozás eszköztára
Az egyes eszközök funkciói: Gumiszalag A bizonylat egy adott területét kijelöljük a „gumiszalag“segítségével, ez az adott terület a kijelölés után megnagyobbodik és a képernyő közepére kerül. Segítségével a bizonylat egy adott pontját vagyunk képesek felnagyítani.
28
Kijelölés Ennek a nyomógombnak az aktiválása után lehet az egérmutatóval a bizonylat kívánt területét kijelölni. A kiválasztott terület egy szaggatott vonallal van körbekerítve.
+
billentyűkombináció
lenyomásával
vagy
a
[SZERKESZTÉS] [MÁSOLÁS] menüponttal lehet a kijelölt területet a vágólapra helyezni, és azután innen lehet pl. egy Word-dokumentumba beilleszteni.
Pan Ha a bizonylat a képernyő méretét átlépi, akkor a lenyomva tartott egérgomb segítségével tudjuk, a megjelenített képet a képernyőn mozgatni.
Nagyító A „nagyító“ ikon aktiválása után a kurzor átváltozik a nagyító szimbólumára. Arra a területre kell helyezni, amelyet fel szeretnénk nagyítani, ha oda értünk nyomjuk le a jobb egérgombot. A nagyítófunkció befejezéséhez engedjük el az egér gombját és ezzel deaktiváljuk a funkciót.
„Magasság illesztése“ A bizonylat magassága a képernyő magasságához igazodik, függőlegesen kitölti azt.
„Illesztés az oldalra“ A bizonylat, figyelmen kívül hagyva a méretarányosságot, az egész ablakot kitölti.
„Illesztés széltében“ A bizonylat a képernyő egészét kitölti széltében.
< Ctrl>< R >„Forgatás“ A bizonylat 90°-kal elfordul.
29
< + >„Kép nagyítása“ Bizonylat egész képének felnagyítása.
< - >„Kép kicsinyítése“ Bizonylat egész képének kicsinyítése.
30
3.3 Bizonylathoz tartozó Index-információk megjelenítése
Bizonylathoz tartozó Index-információ megjelenítése
Az nyomógombbal, vagy ikonnal kaphatunk további adatokat a kiválasztott bizonylatról. Az adatok tartalmazzák magára a bizonylatra és az archiválásra
vonatkozó
információkat.
Az
nyomógombra
kattintva egy új ablak jelenik meg, amely az ismert bizonylat információkat tartalmazza.
Az
információs
maszk
felépítése
alapvetően
megfelel
a
visszakeresési maszk felépítésének. Minden mező, amely az adatbázisban már meglévő információkat tárol, kitöltésre kerül.
20. ábra Bizonylatinformáció kitöltött pozíciókkal
31
3.4 Találati lista rendezése Alapesetben lehetőség van, egy egérkattintással a találati lista oszlopfejlécén a kiválasztott oszlop növekvő vagy csökkenő rendezésére. A találati lista ábrázolásakor lehetőség van több oszlopfej kiválasztására is. Ehhez tartsa lenyomva a <Shift> billentyűt, és kattintson a kívánt oszlopfejlécre. A lefelé vagy felfelé történő rendezést egy kis háromszög jelöli, amelynek csúcsa vagy lefelé, vagy felfelé mutat.
A [TALÁLATI LISTA] [NINCS VÁLOGATÁS] menüpontban lehet visszavonni az eddig már kialakított válogatási feltételeket.
32
3.5 Új beállítások – A találati lista oszlopai 3.5.1 A találati lista csoportos megjelenítése A találati lista minden oszlopa az adatbázis egy mezőjét illetve annak tartalmát tükrözi. A találati lista alapbeállítása csupán egy lehetőség azok közül az oszlop variációk közül, amelyeket a találati lista mutathat. A [TALÁLATI LISTA] [OSZLOPOK]
menüpontra kattintva hívhatjuk elő az oszlopmaszkot, amely
tartalmazza a rendelkezésre álló oszlopok elnevezését/adatbázismezőket, amelyek a találati listában nem szerepelnek.
21. ábra Oszlopmaszk
Igény szerint testre lehet szabni a találati listát a “Drag & Drop” (húzd és dobd) módszer segítségével. Az oszlopmaszkból lehet a szükség oszlopokat felhúzni és a találati lista fejlécében elhelyezni (21. ábra). Ugyanígy a már meglévő oszlopfejek közül a szükségteleneket el lehet távolítani, le lehet húzni az
oszlopmaszkba,
ezáltal
a
találati
listából
eltűnnek.
oszlopfejek automatikusan bekerülnek az oszlopmaszkba.
33
Az
eltávolított
22. ábra „Drag&Drop“
Az oszlopmaszkból felhúzott új oszlopok könnyebb elhelyezése érdekében két kis zöld nyíl jelöli a találati listában az oszlop új helyét. (23. ábra)
23. ábra Oszlop elhelyezése
A találati listán belül a használni kívánt oszlopok sorrendjét, helyét illetve szélességét saját kívánságunknak megfelelően változtathatjuk.
3.5.2 Az új beállítások mentése Amikor a fentiek alapján átalakítjuk a találati listát, lehetőség nyílik rá, hogy ezt elmentsük és a program újbóli indításakor ez a beállítás lesz az érvényes.
34
Az alábbi menüpontban érhetjük el, hogy az általunk kialakított testre szabás megmaradjon: [TALÁLATI LISTA] [MENTÉS ÚJ BEÁLLÍTÁSKÉNT] menüpontra kattintva a következő párbeszédpanel jelenik meg:
24. ábra Új beállítások mentése
A párbeszédpanelbe meg kell adnunk egy nevet, ami alapján szeretnénk elmenteni a találati lista szerkezetét pl.: pénzügy.
Az így elmentett találati
lista szerkezetét a képernyő jobb alsó sarkában található nyomógomb segítségével hívhatjuk elő, és ott választhatjuk ki a kívánt találati lista képét. Lehetőségünk nyílik 99 különböző találati lista elmentésére.
Ennél az eljárási módnál figyelni kell arra, hogy a megjelenítés illetve a beállítás akkor lesz érvényes, ha azt aktiváljuk. Mindig ki kell választani a kívánt beállítást. A rendszer mindig az utoljára alkalmazott képet mutatja. Abban az esetben, ha semmilyen beállítást nem mentünk el a találati lista az alapbeállítás elrendezésével fog megjelenni.
35
3.6 Bizonylattípustól függő találati lista Ezzel az eljárási móddal elérhetjük, hogy ha egy adott bizonylatnál a találati listában mindig ugyanazok az oszlopok jelenjenek meg. Például: mindegy lesz, hogy melyik cégnél járunk a bejövő számla esetében, a találati lista fejlécében mindig látni fogjuk az ügyfelet, a címet, nettó és bruttó összeget. Lehetőség nyílik arra, hogy mindegyik bizonylatfajtához más és más találati lista szerkezetet rendeljünk. Ezáltal megkönnyítjük munkánkat. Bizonylattípustól
függő
találati
lista
beállítása
az
alábbi
menüpontban
lehetséges: [TALÁLATI LISTA] [MENTÉS A BIZONYLATTÍPUS ALÁ]. Ha úgy gondoljuk, hogy az általunk kialakított találati lista szerkezetre a jövőben már nem lesz szükségünk akkor azt a [TALÁLATI LISTA] [BIZONYLATTÍPUS-BEÁLLÍTÁSÁNAK TÖRLÉSE] menüpontban törölhetjük, ekkor az alapbeállítás lép érvénybe.
36
3.7 A találati lista csoportos megjelenítése A fentiekben felsorolt beállítások mellett van még egy, a munkát megkönnyítő beállítási lehetőség, amely a találati listát átláthatóbbá teszi.
25. ábra: Csoportos megjelenítés
[TALÁLATI LISTA] [CSOPORTOS MEGJELENÍTÉS AKTIVÁLÁSA] menüpontra kattintva aktiválhatjuk ezt az eljárási módot. A funkció aktiválásához ki kell pipálnunk a [CSOPORTOS MEGJELENÍTÉS AKTIVÁLÁSA] menüpontot.
26. ábra: Bizonylatok csoportos megjelenítése
A találati lista fejléce felett egy üres terület látható. Ahhoz hogy a találati lista csoportos megjelenítést kialakíthassuk: elsősorban ki kell választanunk azt az oszlopfejet, ami alapján a csoportosítást el szeretnénk végezni, ezután 37
ráállunk a kiválasztott oszlopfejlécre majd a bal egérgomb folyamatos nyomva tartása mellett (a „Drag&Drop” –nál már megismert módszer segítségével) felhúzzuk az üres területre. Ezután a találati lista új szerkezetben jelenik meg például: nem csak a bizonylattípus száma, hanem a bizonylat neve alapján is rendez.
Ha
ezt
még
tovább
szeretné
bontani,
húzza
egyszerűen
az
oszlopfejlécet az üres területre, ezzel egy újabb alcsoportot képezve. A fa diagrammhoz hasonlóan a második fej az elsőtől függ.
27. ábra: Több tényező szerinti csoportos megjelenítés
38
3.8.Találati lista színezése Az áttekinthetőség érdekében van rá mód, hogy a találati listát igényeinknek megfelelően színezzük, ezzel az egyes sorokat el tudjuk különíteni egymástól.
28. ábra Találati lista soronkénti színezése
A [TALÁLATI LISTA] [TALÁLATI LISTA SORONKÉNTI SZÍNEZÉSE] menüpontra kattintva az alábbi párbeszédpanelhez jutunk, ahol kedvünkre választhatunk a háttér és a festett sorok betűszíne közül:
29. ábra Sorok befestése
39
Ebben a párbeszédpanelben van lehetőségünk a színek aktiválására és deaktiválásra egyaránt. Ha a Befesti? kérdés előtt pipa van, mint ahogy a 29. ábrán is látható akkor aktiváljuk a színeket.
40
3.9 Találatok számának beállítása
30. ábra Találatok számának beállítása
Mint felhasználó magunk el tudjuk dönteni, hogy a találati listánk hány bizonylatot mutasson. Az alapbeállítás 2000 bizonylat. A [TALÁLATI LISTA] [TALÁLATOK SZÁMÁNAK BEÁLLÍTÁSA...] menüpontban lehet ezt a számot növelni vagy csökkenteni.
41
3.10 „Lehulló” menü A találati lista, a bizonylatinformáció és bizonylatmutatás esetében is a jobb oldali egérgomb lenyomásával elő tudjuk hívni a kontextus menüt. A kontextus menü tartalma és felépítése függ a maszk beállításától, valamint saját rendszerünk beállításától is.
31. ábra Találati lista aktivált Kontextus menüvel
42
4 Bizonylat nyomtatása Ahhoz hogy egy bizonylatot nyomtatni tudjunk, szükséges azt a találati listában kiválasztani vagy a már ismert módszer segítségével megjeleníteni.
4.1 Nyomtatás a találati listából
A kijelölt bizonylat nyomtatása…
A találati listából többféleképpen tudunk nyomtatni: a ikonra kattintva vagy a nyomógombot kiválasztva. Rendelkezésünkre áll a már korábbiakban megismert Kontextus menü is.
A találati listából történő nyomtatás során a kiválasztott bizonylat minden oldala kinyomtatásra kerül. A találati listában lehetőség nyílik, több bizonylat azonos időben történő kinyomtatására is. Több bizonylat kiválasztásához
le
kell
nyomnunk
a
billentyűt
majd
a
kinyomtatni kívánt bizonylatokra rá kell kattintanunk az egérrel.
4.2 Nyomtatás a bizonylat információból
Megjelenített bizonylat nyomtatása…
Természetesen a bizonylat információból is ki tudunk nyomtatni, hasonlóan a találati listából történő nyomtatáshoz itt két módszer áll rendelkezésünkre: a NYOMTATÁS
ikonra
kattintva
vagy
pedig
a
nyomógombot
kiválasztva.
A bizonylat információból történő nyomtatással a bizonylat minden oldala kinyomtatásra kerül.
43
4.3 Nyomtatás bizonylat megjelenítésből Megjelenített bizonylat nyomtatása…
A bizonylat megjelenítése után egy lehetőségünk van a nyomtatásra a nyomógombra kattintva.
A bizonylat megjelenítés esetén a nyomtatási parancs kiadása után csak az aktuális megjelenített oldal kerül nyomtatásra.
44
4.4 Windows Nyomtatás párbeszédpanel
32. ábra: Windows Nyomtatás párbeszédpanel
A nyomtatás elindítása után, teljesen mindegy hogy azt az ikonra vagy a nyomógombra
kattintva
tettük,
a
találati
listából
vagy
a
bizonylat
megjelenítésből szeretnénk nyomtatni, a Windows® mindenkori nyomtatási párbeszédpanel jelenik meg. Ez lehetővé teszi, hogy minden nyomtatási funkciót kihasználjunk, pl.: a kiválasztott dokumentum több példányban történő kinyomtatása, nyomtató választás, stb.
45
5. TIFF adatok információs lapja
33. ábra: TIFF adatok információs lapja
A beszkennelt bizonylatok esetében a bizonylat megjelenítésnél lehetőség van a [KIJELZŐ] [TIFF-INFORMÁCIÓ] menüpontban az éppen megjelenített bizonylatra vonatkozó információk ismertetésére. Ezek az információk például: bizonylat neve a tárolás elérési útjával együtt, a dokumentum magassága és szélessége pixelben, hüvelykben vagy centiméterben, képfelbontási paraméterek, stb. A kép megjelenítés két különböző képadatból állhat össze. Mind a két képadat ismertetésre kerül a TIFF-ben. A kép megjelenítés egy TIFF-Adatból is összeállhat, ebben az esetben a [KIJELZŐ].
46
6. Információ az aktív felhasználókról
34. ábra: Információ az aktív felhasználók számáról
Azon felhasználók, akik rendelkeznek rendszergazdai jogosultsággal, az funkcióbillentyű lenyomásával meg tudják tekinteni, hogy jelenleg mennyi aktív felhasználó használja a visszakeresést. Információkat kaphatunk a
felhasználó
azonosító
számáról,
a
felhasználó
nevéről,
visszakereső
munkahely számáról (munkaállomás száma), bejelentkezés időpontjáról, és operációs rendszerről.
47
HABEL – EMAIL-KÜLDÉS
48
HABEL - EMAIL-KÜLDÉS Általános információk HABEL-EMAIL-KÜLDÉS modullal nem szükséges a kikeresett dokumentumot kinyomtatni és postán vagy faxon elküldeni, hanem közvetlenül a találati listából vagy a bizonylat megjelenítésből e-mail mellékletként el lehet küldeni.
2. Munka a HABEL-EMAIL-KÜLDÉSSEL 2.1 Dokumentum küldése e-mailen keresztül 2.1.1 Találati listából Ahhoz hogy egy bizonylatot vagy dokumentumot a rendszerünkből, mint email mellékletet küldhessünk, először is a keresési kritériumok segítségével meg kell
találnunk
a
kívánt
bizonylatot.
A
bizonylatot,
amely
a
keresési
feltételeknek megfelel, a találati lista mutatja. Ki kell jelölni az email mellékletként küldeni kívánt bizonylatot.
Az email küldése kezdődhet: jobb egérgombbal a kontextus menü elküldés levélként sorára kattintva, vagy a [FÁJL] [ELKÜLDÉS LEVÉLKÉNT] menüpontot kiválasztva.
35. ábra: Kontextus menü
49
36. ábra: Elküldés levélként
Tartsa lenyomva a billentyűt vagy a <Shift> billentyűt több bizonylat kiválasztásához. Így lehetősége van több bizonylat elküldésére is egy email üzenetben.
50
2.1.2 Bizonylat megjelenítésből
37. ábra: E-mail küldése bizonylatmegjelenítésből
Bizonylatmegjelenítésnél a [FÁJL] [ELKÜLDÉS LEVÉLKÉNT] menüpont segítségével tudjuk a dokumentumot elektronikus levélként továbbítani.
2.2
Dokumentum küldése elektronikus levélként „pdf”
formátumban Ha rendelkezünk érvényes „pdf” licenccel, ebben az esetben szabadon használhatjuk
ezt
a
lehetőséget,
a
visszakeresett
dokumentum
„pdf”
formátumban történő csatolását és küldését. Választhatjuk a [FÁJL] menüből vagy a Kontextmenüből [Levél küldése PDF-ként] menüpontot, és akkor egy kattintással továbbításra kerül a dokumentum.
51
38. ábra: Továbbítás Kontextmenüből
2.2.1 E-mail küldése találati listából
39. ábra: Levél küldése PDF-ként
A kiválasztott bizonylatot „pdf” formátumban tudjuk csatolni az elektronikus levélhez.
52
40. ábra: Bizonylat elektronikus levélként történő küldés „pdf” formátumban
2.2.2 E-mail küldése bizonylatmegjelenítésből
41. ábra: „pdf” e-mail küldése bizonylatmegjelenítséből
A bizonylatmegjelenítés esetén is a [FÁJL] [LEVÉL KÜLDÉSE PDF-KÉNT] menüpont kiválasztásával áll módunkban a kiválasztott bizonylatot „pdf” formátumban elküldeni.
53
2.3 Küldési folyamat megszakítása
Mindegy hogy a kiválasztott dokumentumot „PDF” vagy „TIFF” csatolmányként kívánjuk küldeni, a folyamat idő előtt megszakítható, az e-mail nem kerül elküldésre és az e-mail tervezet bezárul.
54
