Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling “Europa investeert in zijn platteland”
COMMUNICATIE & DECLARATIEDOSSIER
Enkele richtlijnen 20/11/09
Hulp voor promotoren
1
Gouden Tip van het secretariaat • Laat eerst je declaratiedossier grondig nalezen op het secretariaat. • Secretariaat geeft je groen licht zodra alles in orde is. • Dan pas laat je je dossier ondertekenen.
20/11/09
Hulp voor promotoren
2
Inhoud • Communicatieregels binnen Leader
• Inhoud en opmaak declaratiedossier
20/11/09
Hulp voor promotoren
3
COMMUNICATIEREGELS BINNEN LEADER 20/11/09
Hulp voor promotoren
4
Communicatieregels • Logo’s
Zijn te vinden op de website: www.westhoek.streekhuis.be/leader onder de rubriek ‘nuttige documenten’.
• Slagzin: ‘Europees landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland’ 20/11/09
Hulp voor promotoren
5
Communicatieregels • ALGEMEEN – Logo’s altijd vermelden! Uitzondering enkel indien druktechnisch onmogelijk (bv. balpen)
– Op uw website plaatst u een link naar de website van de Europese overheid http://ec.europa.eu/agriculture/rurdev/index_nl.htm
20/11/09
Hulp voor promotoren
6
Communicatieregels • Investering, infrastructuurwerkzaamheden > € 50.000,00 informatieplaquette! Beschrijving project/concrete actie + slagzin + logo’s • Activiteiten: – Vlaggen, banner te ontlenen bij Leadersecretariaat
20/11/09
Hulp voor promotoren
7
Goed om weten…
Betalingsgegevens van het voorbije begrotingsjaar worden jaarlijks uiterlijk op 30 april gepubliceerd op de website http://www.belpa.be in overeenstemming met verordening (EG) nr. 259/2008 van de Commissie van 18 maart 2008.
20/11/09
Hulp voor promotoren
8
INHOUD EN OPMAAK DECLARATIEDOSSIER 20/11/09
Hulp voor promotoren
9
Declaratiedossier • ALGEMEEN – Enkel uitgaven gedurende de duurtijd van het project. – Betaalbewijzen! • Absoluut noodzakelijk (naast de kostenbewijzen); • Indien contante betalingen: handtekening op het kasticket; • Kopie wordt door het secretariaat naar de beheersdienst doorgestuurd.
20/11/09
Hulp voor promotoren
10
Declaratiedossier – Hou rekening met de ‘Wet op de overheidsopdrachten’ Hou volgende zaken al zeker in acht: • Kosten tot € 5.500,00 (excl. BTW) 3 offertes mondeling opvragen • Kosten tussen € 5.500,00 en € 67.000,00 (excl. BTW) minimaal drie offertes schriftelijk opvragen Hou alle documenten zeker bij en motiveer waarom je voor deze of gene leverancier kiest!
Meer info is te verkrijgen op het secretariaat. 20/11/09
Hulp voor promotoren
11
Declaratiedossier • Verschuivingen tussen kostenrubrieken kan, maar: – Altijd vooraf (!) aanvragen via secretariaat. – In samenspraak met secretariaat wordt een nieuw ondertekend aanvraagformulier bezorgd.
20/11/09
Hulp voor promotoren
12
Korting (of boete) • Indien u Leadersteun aanvraagt voor een kost die niet werd goedgekeurd door het Managementcomité, loopt u de kans hierop te worden beboet.
20/11/09
Hulp voor promotoren
13
INDIENEN DECLARATIEDOSSIER 20/11/09
Hulp voor promotoren
14
Indienen declaratiedossier • Halfjaarlijks : 1 januari en 1 juli (poststempel) • Dossier bestaat uit – Voortgangsverslag (2 ondertekende ex.) Electronisch – Excel-document ‘Aanvraag cofinanciering’ (2 Post ondertekende ex.) – Kosten- en betaalbewijzen aan elkaar geniet (enkel kopies, 1 ex.) • Ondertekenen en paraferen 20/11/09
Hulp voor promotoren
15
Indienen declaratiedossier • Aanvraag Leadersteun + voortgangsverslag elektronisch versturen naar –
[email protected] [email protected] Ondertekende aanvraag Leadersteun + voortgangsverslag in tweevoud + kopie facturen en betalingsbewijzen éénmaal bezorgen aan Leadersecretariaat • Indien geen kosten: enkel voortgangsverslag 20/11/09
Hulp voor promotoren
16
Het digitaal sjabloon ‘Aanvraag cofinanciering Leaderproject’
INDIENEN DECLARATIEDOSSIER 20/11/09
Hulp voor promotoren
17
Sjabloon “Aanvraag cofinanciering Leaderproject” Excelldocument - 3 tabbladen • Voorblad • Facturen/kosten • Detail personeelskosten
20/11/09
Hulp voor promotoren
18
Voorblad
Handtekening!!
20/11/09
Hulp voor promotoren
19
Tabel facturen/kosten
Voor elke factuur: kostenrubriek selecteren 20/11/09
Hulp voor promotoren
20
Tabel facturen/kosten • Gele vak niet invullen • Alle facturen chronologisch per rubriek • Volgnummer (te starten met 1 bij elke nieuwe aanvraag), op factuur zelfde volgnummer gebruiken 20/11/09
Hulp voor promotoren
21
Tabel facturen/kosten • Voor elke uitgave: kostenbewijs toevoegen en betaalbewijs aanhechten • Enkel projectkosten die goedgekeurd zijn door Managementcomité. • In FLUO aanduiden: – Op kostenbewijs: datum en totaal bedrag (ev. de gebruikte verdeelsleutel toevoegen en berekening) – Op betaalbewijs: bedrag
20/11/09
Hulp voor promotoren
22
INVESTERINGSKOSTEN
20/11/09
Hulp voor promotoren
23
Indien promotor publiekrechtelijke rechtspersoon: excl. BTW Indien promotor privaatrechtelijk rechtspersoon en hij BTW kan recupereren: excl. BTW Indien promotor privaatrechtelijk rechtspersoon en hij geen BTW kan recupereren: incl. BTW Tabblad 2 en 3 altijd paraferen!!
20/11/09
Hulp voor promotoren
24
Volgnummer
Fluo: Datum Totaal bedrag
Investeringen 5 jaar gehandhaafd Controles achteraf!
20/11/09
Hulp voor promotoren
Fout! Gemeentes enkel bedrag excl. BTW!! 25
Volgnummer
Fluo: Totaal bedrag
20/11/09
Hulp voor promotoren
26
PERSONEELSKOSTEN
20/11/09
Hulp voor promotoren
27
Alle facturen chronologisch per rubriek (eventueel per promotor – zorg dan voor duidelijke nummering!)
20/11/09
Hulp voor promotoren
28
Detail personeelskost
+ activiteitenregister met tijdsbesteding per halve dag
20/11/09
Hulp voor promotoren
29
20/11/09
Hulp voor promotoren
30
Kopie van officiële loonfiche OF Loonstaat sociaal secretariaat = kostenbewijs + betaalbewijs Indien geen van beide is betalingsbewijs voldoende Betaalbewijs van RSZ niet meer gevraagd 20/11/09
Hulp voor promotoren
31
WERKINGSKOSTEN
20/11/09
Hulp voor promotoren
32
Percentage dat bedrag meetelt: Meestal 100% Indien geen 100%, juiste % vermelden + berekening op bewijs
20/11/09
Hulp voor promotoren
33
Fluo: Datum Totaal bedrag
20/11/09
Hulp voor promotoren
34
Fluo: Totaal bedrag
Op betaalbewijs: Financiële instelling Rekeningnummer van de promotor Bedrag van het kostenbewijs 20/11/09
Hulp voor promotoren
35
Wanneer niet het volledige Bedrag in rekening wordt gebracht: Uitleg + ev. berekening (verdeelsleutel)! 20/11/09
Hulp voor promotoren
36
2
Datum in fluo aanduiden!
ALTIJD Volgnummer noteren op kostenbewijs!
Uitleg + Berekening op factuur! 20/11/09
Hulp voor promotoren
37
Uitleg + Berekening
20/11/09
Hulp voor promotoren
38
OVERHEADKOSTEN
20/11/09
Hulp voor promotoren
39
Bij contante betalingen: Gehandtekend kasticket of op factuur de leverancier die vereffening verklaart door datum en handtekening
20/11/09
Hulp voor promotoren
40
Overheadkosten voor maximaal 15% van de WERKELIJKE personeels- en werkingskosten
20/11/09
Hulp voor promotoren
41
20/11/09
Hulp voor promotoren
42
Indien overheadkost niet specifiek aan project gelinkt: Verdeelsleutel met motivering
20/11/09
Hulp voor promotoren
43
EXTERNE PRESTATIES
20/11/09
Hulp voor promotoren
44
Bewijzen adhv facturen – geen loonstaten
Hou rekening met de ‘Wet op overheidsopdrachten’
20/11/09
Hulp voor promotoren
45
PROMOTIE EN PUBLICITEIT 20/11/09
Hulp voor promotoren
46
Kosten voor promotie en publiciteit in aanmerking indien ze in een aparte rubriek zijn opgenomen én als ze vermeld worden in het aanvraagformulier.
20/11/09
Hulp voor promotoren
47
20/11/09
Hulp voor promotoren
48
20/11/09
Hulp voor promotoren
49
BIJDRAGE IN NATURA
20/11/09
Hulp voor promotoren
50
Bijdrage in natura • Geen facturen nodig • Kan enkel voor investeringsprojecten, niet voor dienstverleningsprojecten • Enkel onbetaald vrijwilligerswerk als de materialen in het aanvraagformulier worden vermeld! • Coördinator moet tijdig op de hoogte zijn van tijdstip werkzaamheden ifv controles. 20/11/09
Hulp voor promotoren
51
INKOMSTEN
20/11/09
Hulp voor promotoren
52
Inkomsten • Inkomsten aftrekken van de onkosten • Voorbeeld 1: Project = organiseren evenement Inkomgeld moet in vermindering gebracht worden van de totale subsidiabele kostprijs. • Voorbeeld 2: In project worden 1000 boeken gedrukt. 600 verwacht te verkopen tijdens projectperiode. Deze inkomsten aftrekken van de totale kostprijs. 20/11/09
Hulp voor promotoren
53
INDIENEN VOORTGANGSVERSLAG DECLARATIEDOSSIER 20/11/09
Hulp voor promotoren
54
Voortgangsverslag • Te vinden op www.westhoek.streekhuis.be/leader • Ook indien er geen kosten gedeclareerd worden! • Stand van zaken, verantwoording gemaakte kosten en verantwoording eventuele vertraging! Wijze waarop promotor tegemoet komt aan de voorwaarden gesteld door Managementcomité. • Manifestatie, lezing, vergadering,… – Deelnemerslijst + 1 uitnodiging naar de Plaatselijke Groep en 1 naar de VLM sturen. • Opleidingen – Namen van de deelnemers, geboortejaar, de organisatie en het geslacht • Artikels, foto’s, … 20/11/09
Hulp voor promotoren
55
UITBETALING DECLARATIEDOSSIER 20/11/09
Hulp voor promotoren
56
Uitbetaling cofinanciering Tussenstappen: • 1ste controle door secretariaat • Eventueel 2de controle door VLM (op basis van steekproeven en risicoanalyse) • Na controle gaat het dossier naar het Vlaams Betaalorgaan dat het bedrag aan de hoofdpromotor zal uitbetalen. • De hoofdpromotor ontvangt vanuit de VLM een brief met het bedrag. • De hoofdpromotor staat zelf in voor de verdeling van het bedrag onder alle copromotoren (volgens samenwerkingsovereenkomst). 20/11/09
Hulp voor promotoren
57
WIJZIGINGEN IN PROJECT 20/11/09
Hulp voor promotoren
58
Projectwijzigingen • Altijd vooraf melden aan coördinator.
20/11/09
Hulp voor promotoren
59
NA DE PROJECTPERIODE
20/11/09
Hulp voor promotoren
60
Wat na afloop? • Alles goed bijhouden!!!
Alle documenten en bewijsstukken moeten tot 5 jaar na de laatste uitbetaling bijgehouden worden
20/11/09
Hulp voor promotoren
61
Contacteer Wouter Bertier Winnie Bruynooghe Leadersecretariaat Westhoek
[email protected] [email protected] 0499 56 59 87 of 051 51 93 63 Streekhuis Esenkasteel Woumenweg 100 8600 Diksmuide
www.westhoek.streekhuis.be/leader 20/11/09
Hulp voor promotoren
62
