070

Formulieren en administratieve lasten

st/8C_209.25/070

een onderzoek in opdracht van Actal

Formulieren en administratieve lasten een onderzoek in opdracht van Actal

Utrecht 8 april 2005

Inhoudsopgave 1. Samenvatting ............................................................................................................................... 3 2. Inleiding....................................................................................................................................... 5 3. Formulieren en administratieve lasten......................................................................................... 6 4. Administratieve lasten van formulieren ...................................................................................... 7 5. Belangrijkste opstellers van formulieren..................................................................................... 9 6. Mening van bedrijven over formulieren.................................................................................... 10 7. Uitvoeringsinstanties en formulieren ........................................................................................ 13 8. Conclusies en aanbevelingen..................................................................................................... 18 9. Hulpmiddel en concrete voorbeelden. ....................................................................................... 21 9. De toekomst van formulieren .................................................................................................... 24 Bijlage 1 administratieve lasten van informatieverplichtingen met een formulier........................ 26 Bijlage 2 gespreksverslagen uitvoeringsinstanties ........................................................................ 33 Bijlage 3 overzicht van bij het onderzoek betrokken organisaties en personen ............................ 38 Bijlage 4 hulpmiddel Indicatoren formulieren en administratieve lasten...................................... 39

2

1. Samenvatting

Doel Het Adviescollege administratieve lasten (Actal) heeft Capgemini gevraagd een onderzoek uit te voeren naar de mate waarin kwaliteitsverbetering en structurele vereenvoudiging c.q. stroomlijning van overheidsformulieren een bijdrage kan leveren aan de administratieve lastenverlichting voor het bedrijfsleven. Een belangrijke (neven)doelstelling van het onderzoek was het creëren van draagvlak bij uitvoeringsinstanties die formulieren uitgeven om de administratieve lasten voor het bedrijfsleven zo laag mogelijk te houden.

Aanpak Om inzicht te krijgen in de administratieve lasten van overheidsformulieren is uitgegaan van de nulmetingen van de ministeries en van het rapport “Top 200 informatiestromen bedrijfsleven – overheid”. Op basis van deze rapportages is uitgerekend wat de administratieve lasten zijn van de 130 grootste informatieverplichtingen gericht aan 14 uitvoeringsinstanties, waarbij gebruik wordt gemaakt van een formulier. De administratieve lasten van deze verplichtingen bedragen tezamen ongeveer € 1.3 miljard. De beleving van degene die het formulier invult, is een belangrijk aandachtspunt van administratieve lastenverlichting. Om de mening van het bedrijfsleven over formulieren van uitvoeringsinstanties in het onderzoek te betrekken is de database van het Meldpunt Administratieve Lasten geanalyseerd. Een aantal uitvoeringsinstanties is geïnterviewd over formulieren en administratieve lasten. Op 27 oktober 2004 heeft op uitnodiging van Actal de workshop ‘formulieren en administratieve lasten’ plaatsgehad, waarvoor de uitvoeringsinstanties, die waren geïnterviewd, zijn uitgenodigd. Tijdens de workshop is besloten tot de oprichting van het Platform formulieren en administratieve lasten. De agenda van het Platform is vastgesteld op basis van de resultaten van dit onderzoek en de behoefte en de mogelijke inbreng van de uitvoeringsinstanties.

3

Conclusies De conclusies van het onderzoek zijn dat uitvoeringsinstanties ieder voor zich een geweldige slag aan het maken zijn naar het elektronisch en klantvriendelijker maken van hun processen waarbij formulieren worden ontwikkeld, gebruikt, beheerd en verwerkt. Interne efficiencyverbetering is daarbij de belangrijkste drijfveer, waarbij de positieve effecten voor bedrijven worden erkend en meegenomen. Wat ontbreekt, is het administratieve lasten kader voor deze activiteiten en het meten van de resultaten in termen van besparingen voor bedrijven. De interne efficiencyprojecten van de uitvoeringsinstanties kunnen meer bij de administratieve lasten activiteiten worden betrokken dan tot nu toe het geval is geweest.

Aanbevelingen, hulpmiddel, concrete voorbeelden Op grond van deze conclusies zijn aanbevelingen gedaan op welke wijze de ‘formulieren projecten’ van uitvoeringsinstanties meer bij de administratieve lasten activiteiten kunnen worden betrokken. Het hulpmiddel Indicatoren en formulieren en administratieve lasten is ontwikkeld om de kwaliteitsverbetering en structurele vereenvoudiging c.q. stroomlijning van een cluster van formulieren van één of meer uitvoeringsinstanties te meten, zichtbaar te maken en te vergelijken. Vanuit het perspectief van bedrijven zijn drie voorbeelden voor concrete projecten voor formulieren en administratieve lastenreductie geformuleerd.

Visie In een korte visie op de toekomst van formulieren worden de ontwikkelstadia van papieren naar elektronische formulieren beschreven. Een vermindering van de administratieve lasten als gevolg van formulieren is het beoogde resultaat van het project e-fomulierenmachine van de ministeries van EZ en BZK, dat in de startblokken staat. De resultaten van het onderhavige onderzoek zullen een nuttige bijdrage kunnen leveren aan dit project.

4

2. Inleiding Formulieren zijn een gangbaar medium voor gegevensoverdracht ten behoeve van administratieve procedures. Indien deze gegevensoverdracht plaatsvindt tussen bedrijven en overheidsinstellingen op basis van wettelijke verplichtingen, vloeien uit het invullen van gegevens op formulieren administratieve lasten voor het bedrijfsleven voort. Het invullen van papieren of elektronische formulieren is een van de meest concrete voorbeelden van een handeling die administratieve lasten voor het bedrijfsleven en voor burgers oplevert. De administratieve lasten voor het invullen van formulieren door het bedrijfsleven worden uitgedrukt in de tijd die eraan moet worden besteed, dan wel de kosten die worden gemaakt bij uitbesteding van het invullen van het formulier. Daarnaast is de beleving van degene die binnen het bedrijf het formulier invult, een belangrijk aandachtspunt van administratieve lastenverlichting. Klantgerichte en duidelijke formulieren dragen bij aan een snelle beantwoording en dus aan minder tijdsverspilling en ergernis bij het bedrijfsleven. Een aantal uitvoeringsinstanties werkt met interne leidraden waarin criteria zijn vastgelegd om klantvriendelijke en lastenarme formulieren te ontwikkelen (heldere opzet, begrijpbaar taalgebruik, snel invulbaar etc.). Een leidraad die door de hele rijksoverheid kan worden ingezet, ontbreekt echter. Er bestaat wel een handleiding voor het gebruik van webformulieren, die in het bijzonder is gericht op on-line dienstverlening door gemeenten.1 Hoewel er dus door uitvoeringsinstanties op verschillende manieren al wordt gewerkt aan de verbetering van de kwaliteit en toegankelijkheid van overheidsformulieren, bestond bij Actal de indruk dat een beter op elkaar afgestemde aanpak om een structurele vereenvoudiging van formulieren in vorm, inhoud en beheer te realiseren, een substantiële bijdrage kan leveren aan de reductie van administratieve lasten. Voorbeelden uit het buitenland (o.a. België, Denemarken en Frankrijk) hebben aangetoond dat een doorlichting van nieuwe en bestaande overheidsformulieren vrij snel en tegen geringe kosten tot een duidelijke kwaliteitsverhoging en lagere administratieve lasten voor de invullers kan leiden. Hoewel niet alle in dit rapport genoemde overheidsinstanties waar bedrijven een formulier naar moeten opsturen, een uitvoeringsinstantie zijn, is ten behoeve van de leesbaarheid van het rapport voor deze term gekozen. 1

De website, het formulier en de productencatalogus – een praktische handleiding voor het gebruik van formulieren voor websites, ICTU, 2002. Vindplaats: http://www.advies.overheid.nl/docs/dienstverlening/ 2002-12_onderzoek_ productencatalogi_en_ formulieren_v11.pdf 5

3. Formulieren en administratieve lasten Actal heeft Capgemini opdracht gegeven een onderzoek uit te voeren naar de mate waarin kwaliteitsverbetering en structurele vereenvoudiging c.q. stroomlijning van overheidsformulieren een bijdrage kan leveren aan de administratieve lastenverlichting voor het bedrijfsleven. Overheidsformulieren kunnen zowel in papieren als in elektronische vorm bestaan. Beide vormen van formulieren zijn in het onderzoek betrokken. Een belangrijke (neven)doelstelling van het onderzoek is het creëren van draagvlak bij uitvoeringsinstanties die formulieren uitgeven om de administratieve lasten voor het bedrijfsleven zo laag mogelijk te houden. Uitgangspunt voor het onderzoek was de vraag of een doorlichting van formulieren van Nederlandse uitvoeringsinstanties aan de hand van een ‘checklist formulieren’ tot een duidelijke kwaliteitsverhoging en lagere administratieve lasten voor de invullers zou kunnen leiden. Een voorbeeld van een dergelijke checklist is de Belgische ‘Checklist voor een goed formulier’. Deze checklist stelt een aantal vragen over de informatievraag, de doelgroep, de redactie van het formulier, het berichtenverkeer en de communicatie met de doelgroep. De Vlaamse ‘Checklist formulieren - administratieve lastenverlichting door goede formulieren' is opgesteld door de Kenniscel Wetsmatiging van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. De Checklist bestaat uit twee delen, één voor de opmaak van formulieren en één voor het beheer van formulieren. De checklist voor opmaak is gericht op het kritisch beoordelen van één formulier en niet op de samenhang en overlap tussen meer formulieren van dezelfde instantie of van meer instanties. Deze checklist geeft tips over de informatievraag, de doelgroep, de redactie van het formulier, het berichtenverkeer en de communicatie met de doelgroep. De checklist voor een goed beheer van formulieren behandelt de evaluatie van bestaande formulieren, de melding van procedureproblemen, de organisatie van het formulierenbeheer en de organisatie van het formulierenbeleid. De checklist is gepubliceerd op www.wetsmatiging.be

Bekend was dat enkele Nederlandse uitvoeringsinstanties al over een soortgelijke checklist of leidraad voor het ontwikkelen en het beheer van hun formulieren beschikken. Het onderzoek is er op gericht na te gaan op welke wijze de leidraad door de uitvoeringsinstantie wordt toegepast en of er daarnaast behoefte is aan een meer geïntegreerde aanpak gericht op administratieve lastenverlichting, veroorzaakt door formulieren.

6

4. Administratieve lasten van formulieren Om te komen tot een overzicht van de administratieve lasten van overheidsformulieren is als startpunt het rapport “Top 200 informatiestromen bedrijfsleven - overheid, de 200 grootste berichten uit de nulmetingen van acht departementen” genomen. Dit onderzoek uit 2004 van ICTAL, het Programma ICT en Administratieve Lasten, geeft een overzicht van de 267 grootste informatiestromen van het bedrijfsleven naar de overheid, gemeten naar het aantal berichten. Hierbij is een ondergrens van 10.000 berichten per jaar gehanteerd. 2 De berichtenstromen zijn gegroepeerd naar de geadresseerde overheidsinstantie. De meeste berichtenstromen zijn gericht aan 14 geïdentificeerde uitvoeringsinstanties en aan een aantal private instanties met een overheidstaak, zoals ziekenfondsen en notarissen. Het onderhavige onderzoek is gericht op de 14 uitvoeringsinstanties. Deze 14 uitvoeringsinstanties ontvangen jaarlijks 193 berichtenstromen met een omvang van >10.000 berichten per jaar. Voor deze meest omvangrijke informatiestromen van deze 14 uitvoeringsinstanties is uitgezocht in welke vorm de informatie wordt uitgewisseld tussen het bedrijf en de betreffende uitvoeringsinstantie. Hierbij is de volgende indeling gehanteerd: -

formulier: informatie-uitwisseling per fysieke post, fax, diskette of online,

-

geen formulier: informatie-uitwisseling per telefoon, marifoon, radiografisch of via gestandaardiseerde elektronische informatie-uitwisseling (EDI), keuringen en inspecties.

Op basis van deze indeling is in het onderhavige onderzoek de relatie gelegd naar formulieren. Uit deze analyse bleek dat bij 130 berichtenstromen gebruik wordt gemaakt van een formulier. Vervolgens is voor deze berichtenstromen in de nulmetingen en standaardkosten modellen van diverse ministeries berekend welke administratieve lasten met deze verplichtingen zijn gemoeid.3

2

Top 200 informatiestromen bedrijfsleven - overheid. De 200 grootste berichten uit de nulmetingen van acht departementen, EIM Onderzoek voor Bedrijf & Beleid, Zoetermeer, 14 mei 2004. 3 alle ministeries hebben de omvang van de administratieve lasten van de informatieverplichtingen uit hun wetgeving bepaald per 31-12-2002. Zie voor een toelichting ook Bijlage 1. 7

Dit resulteerde in het in bijlage 1 opgenomen overzicht van 130 informatieverplichtingen, waarbij gebruik wordt gemaakt van een formulier. Hierbij is zowel de omvang van de berichtenstroom aangegeven als de omvang van de administratieve lasten van deze verplichtingen. In onderstaande tabel is een verkorte lijst uit dit overzicht weergegeven, gesorteerd naar de 10 informatieverplichtingen met de hoogste administratieve lasten.

Overzicht van de 10 grootste administratieve lasten van informatieverplichtingen met een formulier uit het overzicht van 130 verplichtingen aan 14 uitvoeringsinstanties, zoals opgenomen in Bijlage 1 Dep

Wet

Korte oms c hrijving beric ht

F IN

Wet op de Omzetbelas ting

Aangifte omzetbelas ting

V&W

Wegenverkeers wet

AP K-keuring bedrijfs wagens doorgifte

F IN

Douanewetboek

S ZW

Aantal beric hten per jaar

Adminis tratieve L as ten Nulmeting

11.519.914

366.882.163

508.000

65.897.515

Aangifte ten uitvoer

3.177.314

56.058.403

C oördinatiewet S ociale Verzekering / Wetten Werknemers verzekeringen

Ziekmeldingen

8.750.644

56.000.403

F IN

Douanewetboek

Aangifte ten invoer

2.669.205

55.707.451

V&W

Voertuigreglement

Afmelden keuring AP K bij ins tantie

6.000.000

48.826.751

S ZW


Betermeldingen

8.433.346

48.405.930

F IN

S ucces s iewet

Aangiften

22.400

40.995.985

LNV

R egeling Identificatie & R egis tratie dieren Aanvraag oormerken 2002

23.707.184

32.806.355

S ZW


432.174

32.371.723

Aanvraag WW-uitkering

bron: nulmetingen administratieve lasten van de ministeries per 31-12-2002.

8

5. Belangrijkste opstellers van formulieren Het overzicht van de 130 verplichtingen met een formulier is geanalyseerd om een overzicht van belangrijkste opstellers van formulieren bij uitvoeringsinstanties te verkrijgen. Hierbij is gekeken naar het aantal formulieren dat per instantie wordt gebruikt in het berichtenverkeer met het bedrijfsleven en naar de omvang van de administratieve lasten. In onderstaande tabel zijn de uitkomsten samengevat per uitvoeringsinstantie. Ook voor dit overzicht geldt dat uit is gegaan van berichtenstromen met meer dan 10.000 berichten per jaar. Overzicht van aantal verschillende formulieren met berichtenverkeer > 10.000 per jaar en administratieve lasten van deze verplichtingen met formulieren per uitvoeringsinstantie

Geadres s eerde van formulier

aantal s tromen > 10.000 / jaar met formulier

aantal beric hten per jaar

Adminis tratieve L as ten per jaar

Belas tingdiens t Uitvoerings ins tituut werknemers verzekeringen (UWV)

32

88,095,093

595,538,652

16

53,778,401

222,904,263

Douane

12

9,153,263

167,084,544

R ijks diens t voor het wegverkeer (R DW)

14

20,318,213

154,257,751

LNV-Loket

8

2,396,380

39,483,372

Bureau identificatie & R egis tratie

6

24,688,841

35,696,597

Ins pectie VR OM

5

301,480

29,259,300

Kamer van Koophandel (KvK)

4

1,588,184

28,336,254

C entraal bureau voor de s tatis tiek (C BS )

15

1,011,354

23,500,000

C entrum voor Werk en Inkomen (C WI)

4

104,660

14,330,045

J us titie

2

48,133

8,017,500

Ins pectie Verkeer & Waters taat

7

142,837

5,663,176

Arbeids ins pectie

3

321,170

2,597,453

2

287,252

706,364

R ijks diens t voor de keuring van vee en vlees (R VV)

Voeds el en waren autoriteit (VWA) totaal

130

202,235,261

1,327,375,269

tabel 2: aantal verschillende formulieren en administratieve lasten van deze verplichtingen met formulieren per uitvoeringsinstantie. bron: nulmetingen administratieve lasten van de ministeries per 31-12-2002.

Uit bovenstaande tabel blijkt dat het aantal jaarlijkse berichten van de 130 berichtenstromen van >10.000 per jaar, van de 14 uitvoeringsinstanties gezamenlijk, ruim 200 miljoen bedraagt. De administratieve lasten van deze 130 verplichtingen bedragen in totaal ongeveer € 1,3 miljard.

9

6. Mening van bedrijven over formulieren Behalve de kosten die er mee zijn gemoeid, is ook de beleving van degene die binnen het bedrijf het formulier invult, een belangrijk aandachtspunt van administratieve lastenverlichting. Om de mening van het bedrijfsleven over formulieren van uitvoeringsinstanties in het onderzoek te betrekken is de database van het Meldpunt Administratieve Lasten geanalyseerd. Dit meldpunt is opengesteld op de site www.administratievelasten.nl en is sinds oktober 2003 operationeel. Het meldpunt is bestemd voor klachten van bedrijven. Op de site kan een elektronisch formulier worden ingevuld, waarin ook wordt gevraagd naar suggesties voor verbeteringen. In de database van het meldpunt, die voor het onderzoek ter beschikking is gesteld, zijn 685 meldingen en suggesties van bedrijven over administratieve lasten opgenomen. Uit de database is een selectie gemaakt van klachten over formulieren en uitvoeringsinstanties. Van de 685 meldingen gaan er 86 expliciet over formulieren. Deze 86 meldingen zijn uitgesplitst naar de uitvoeringsinstanties en naar de suggesties die worden gedaan door degenen die op het Meldpunt Administratieve Lasten hebben gereageerd. Hierbij moet worden opgemerkt dat het Meldpunt Administratieve Lasten is opgezet om klachten in te dienen. Van alle klachten die op het meldpunt zijn verzameld, handelt 12 % expliciet over formulieren. Aangezien het invullen van papieren of elektronische formulieren een van de meest concrete voorbeelden is van een handeling die administratieve lasten voor het bedrijfsleven oplevert, is het aantal klachten over formulieren beperkt te noemen. Toch is op grond van de analyse van deze 86 klachten over formulieren een aantal voorzichtige conclusies getrokken, waarbij vooral is gekeken naar de verbetersuggesties van de klagende bedrijven. Overzicht van klachten over formulieren van uitvoeringsinstanties op Meldpunt Administratieve Lasten Uitvoeringsinstantie

Aantal klachten over formulieren

CBS Belastingdienst UWV Laser Bureau Heffingen Meerdere uitvoeringsinstanties gezamenlijk

27 22 12 2 1 22

totaal

86

tabel 4: klachten over formulieren van uitvoeringsinstanties bron: Meldpunt Administratieve Lasten

10

Veel van de klachten handelen over het aanleveren van dezelfde informatie op formulieren van de Belastingdienst, UWV, KvK en ook nog eens aan het CBS. In de categorie ‘Meerdere uitvoeringsinstanties gezamenlijk’ zijn ook dergelijke klachten over aanleveren van dezelfde informatie aan verschillende uitvoeringsinstanties opgenomen. De suggesties die op het Meldpunt Administratieve Lasten worden gedaan, houden verband met de klachten over meermalen dezelfde informatie aanleveren. Het merendeel van de suggesties heeft betrekking op eenmalig, elektronisch aanleveren, waarbij ‘de overheid’ zelf voor het doorzenden van de juiste informatie naar de betreffende instantie zorgt. De suggesties: eenmalig aanleveren van gegevens door bedrijf (23 keer genoemd), klantvriendelijker werken door uitvoeringsinstantie (21 keer), invoeren van elektronische formulieren (9 keer) en digitale gegevensoverdracht mogelijk maken (9 keer) gaan alle in deze richting. Overzicht van suggesties van bedrijven voor verbetering van formulierenstromen naar uitvoeringsinstanties op Meldpunt Administratieve Lasten Verbetersuggestie

Aantal keren genoemd

eenmalig aanleveren van gegevens door bedrijf klantvriendelijker werken door uitvoeringsinstantie beperken hoeveelheid gegevens die worden opgevraagd afschaffen van bepaalde informatieverplichtingen invoeren van elektronische formulieren digitale gegevensoverdracht mogelijk maken

23 21 12 12 9 9

totaal

86

tabel 5: suggesties voor verbetering van formulierenstromen naar uitvoeringsinstanties bron: Meldpunt Administratieve Lasten

Opvallend in de klachten en suggesties op het Meldpunt Administratieve Lasten is dat er nauwelijks klachten zijn over de kwaliteit en duidelijkheid van de formulieren, die de uitvoeringsinstanties gebruiken. Bedrijven klagen vooral over het dubbele werk dat zij moeten verrichten bij het invullen van formulieren en over de in hun ogen ouderwetse manier waarop zij dat moeten doen.

11

Enkele voorbeelden van klachten en suggesties Van het Meldpunt Administratieve Lasten

Inhoud van de melding De enorme hoeveelheid formulieren die men moet vullen als er een nieuwe medewerker in dienst komt. Momenteel 7 formulieren!! Suggesties om administratieve lasten te verminderen Ooit is het sofinummer ingevoerd om de informatie sneller en eenvoudiger te kunnen doorvoeren. DOET DAT DAN OOK. Overige suggesties Ja een centrale site desnoods met een apart inbelnummer waar je alle "formulieren" kunt invullen. Waardoor de nieuwe medewerker maar een formulier hoeft te tekenen. En online aanmelding kan plaatsvinden naar belastingdienst bedrijfsverening ziekenfonds.

Inhoud van de melding Zeer veel formulieren waarbij telkens (bijna) hetzelfde wordt gevraagd vragen vaak niet van toepassing zijn en toch ingevuld moeten worden. Bovendien zijn de gegevens elders (bv aangifte BTW voor omzet) ook beschikbaar Suggesties om administratieve lasten te verminderen Betere automatisering bij de overheid en nadenken voordat een vraag uberhaupt gesteld wordt

Inhoud van de melding Het centraal bureau voor de statistiek (CBS)stuurt onevenredig veel formulieren over allerlei onderzoeken Anders: Wij erkennen het belang van het CBS en de informatieverzameling van (verplichte) productiestatistieken. Echter daarnaast worden wij overspoeld met enquetes over vele andere onderwerpen. Suggesties om administratieve lasten te verminderen Vraag eerst eens aan een bedrijf aan welke enquetes men mee wil werken en stem af op welke wijze men dit wenst te doen. Papieren formulieren zijn echt niet meer van deze tijd. Digitaal is veel handiger ! Bedrijven die bewust meewerken aan een enquete kunnen worden beloond met de resultaten van deze enquete. Zelf zoeken op de website van CBS daar komt het meestal niet van.

12

7. Uitvoeringsinstanties en formulieren Een aantal uitvoeringsinstanties, geselecteerd op grond van hun aantal formulieren, de administratieve lasten die ze veroorzaken en de mening van bedrijven, is in het kader van dit onderzoek benaderd voor een gesprek. Er is een bezoek gebracht aan de Belastingdienst, UWV, CBS, VVK-KvK, RDW en de Dienst Regelingen van LNV. Telefonisch is er gesproken met de Douane en de Inspectie V&W. De gesprekken zijn gevoerd met programmamanagers of projectleiders van projecten, waarbij het toepassen van formulieren, in papieren en in elektronische vorm, een belangrijke rol speelt. Uit de gesprekken met de bezochte – grotere – uitvoeringsinstanties (zie bijlage 2 voor de gespreksverslagen) blijkt dat het ontwikkelen en beheren van formulieren door deze organisaties professioneel is ingericht. Bovendien worden externe bureaus, die gespecialiseerd zijn in het ontwerpen van formulieren, ingeschakeld en gebruikerspanels geraadpleegd. De meeste organisaties hebben projecten gericht op het klantvriendelijker en simpeler maken van formulieren afgerond of zijn daar mee bezig. Sommige beschikken over specifiek voor formulieren opgestelde richtlijnen, bij alle is de vormgeving van formulieren geregeld via de huisstijl. Aan een overheidsbrede checklist of leidraad is bij deze grotere uitvoeringsinstanties niet veel behoefte, gezien de kennis en kunde die ze hiervoor in huis hebben of inhuren. De doelstelling van het onderzoek: kwaliteitsverbetering en structurele vereenvoudiging c.q. stroomlijning van overheidsformulieren, wordt door de gesprekspartners bij deze uitvoeringsinstanties als zinvol beschouwd. De uitvoeringsinstanties hebben ieder voor zich deze doelstellingen ook geformuleerd binnen de projecten die zij hebben geïnitieerd. Deze projecten zijn vooral gericht (geweest) op de verbetering van de afzonderlijke formulieren en op het vereenvoudigen en stroomlijnen van de formulieren, door het terugbrengen van het aantal overlappende formulieren van de betreffende uitvoeringsinstantie. De meeste uitvoeringsinstanties hebben een vorm van elektronische beschikbaarheid van hun formulieren via hun website gerealiseerd. De Belastingdienst laat met de Elektronische Aangifte (ELA), waarbij de ondernemer of zijn accountant, via een dynamische webapplicatie of rechtstreeks uit de financiële software aangifte kan doen, het stadium van een ‘formulier’ achter zich.

13

Een overheidsbrede checklist formulieren, naar het Belgische voorbeeld, zou volgens de gesprekspartners niet erg veel toevoegen aan de activiteiten die deze – grotere – uitvoeringsinstanties al ondernemen bij het vereenvoudigen en stroomlijnen van formulieren. De gesprekspartners bij de uitvoeringsinstanties zijn meer geïnteresseerd in: -

op de hoogte worden gebracht en blijven van het administratieve lastenbeleid van de Rijksoverheid,

-

kennismaken met collega-projectleiders van andere uitvoeringsinstanties en het delen van kennis op formulierenterrein,

-

uitwisselen van best practices met andere uitvoeringsinstanties.

De projecten van de uitvoeringsinstanties die betrekking hebben op formulieren, hebben over het algemeen niet een specifieke doelstelling op het gebied van administratieve lasten, maar interne efficiency doelstellingen. Hierbij worden de administratieve lasten wel meegenomen, maar er wordt niet op gestuurd en ze worden niet gemeten. Er wordt door de uitvoeringsinstanties overleg gepleegd met andere uitvoeringsinstanties in initiatieven en projecten als Uitvoering in stroomversnelling, het Bedrijvenloket, de Nederlandse Taxonomie en Elektronische Overheid, maar een overleg over formulieren bestaat niet. Bij de gesprekspartners is een grote bereidheid geconstateerd tot het delen van best practices, waaronder ook de beschikbare interne richtlijnen voor formulieren, met andere uitvoeringsinstanties. Bij elke uitvoeringsinstantie zijn een of meer succesvolle projecten te benoemen, die als best practice de andere uitvoeringsinstanties tot voorbeeld kunnen dienen. Voorbeelden van best practice projecten zijn: -

Elektronische Aangifte van de Belastingdienst, als voorbeeld van een zeer geavanceerd elektronisch ‘formulier’,

-

XBRL en Taxonomie projecten, waarin het CBS participeert, gericht op standaardisatie, noodzakelijk voor de uitwisseling van gegevens tussen uitvoeringsinstanties,

-

het administratieve lastenproject Wegenverkeerswet van de RDW, als voorbeeld voor de aanpak van administratieve lastenreductie binnen een uitvoeringsinstantie.

14

Workshop ‘formulieren en administratieve lasten’ Tijdens de workshop ‘formulieren en administratieve lasten’ die op uitnodiging van Actal op 27 oktober 2004 plaats heeft gehad, zijn de bevindingen en voorlopige resultaten van dit onderzoek met de uitvoeringsinstanties besproken. Aanwezig waren UWV, Belastingdienst/Douane, CBS, Inspectie Verkeer & Waterstaat, RDW en VVK-KvK. Verder namen deel Actal, IPAL, EZ/ICTAL en Capgemini. De workshop bood ruimschoots gelegenheid om met elkaars projecten en activiteiten kennis te maken. Actal, IPAL en EZ/ICTAL hebben de doelstellingen en programma’s van de administratieve lastenverlichting uiteengezet. Er was overeenstemming bij de deelnemers dat voortzetting van dit overleg wenselijk is. Afhankelijk van de organisatorische ondersteuning die hiervoor nodig is, is de oprichting van een Platform formulieren en administratieve lasten besproken. Dit Platform kan een nuttige rol vervullen bij de realisatie van administratieve lastenverlichting bij uitvoeringinstanties.

Platform formulieren en administratieve lasten De agenda van het Platform is tijdens de workshop vastgesteld op basis van de resultaten van dit onderzoek en de behoefte en de mogelijke inbreng van de uitvoeringsinstanties. Door de deelnemers zijn de volgende agendapunten benoemd: -

elkaars formulieren vergelijken,

-

best practices behandelen,

-

kennis over elektronische formulieren opbouwen,

-

toepassen van de resultaten van de ICT projecten gericht op administratieve lastenverlichting,

-

afleggen van bedrijfsbezoeken bij andere instanties die formulieren ontwikkelen, beheren en verwerken,

-

samenwerking op formulierenterrein tussen instanties bevorderen,

-

gezamenlijk doorlichten van nut en noodzaak van bestaande formulieren,

-

verbeteren van de communicatie, de klantvriendelijkheid en het imago van instanties die formulieren ontwikkelen, beheren en verwerken.

15

Project e-formulierenmachine EZ/ICTAL heeft tijdens de workshop op 27 oktober 2004 de plannen uiteengezet voor het project e-formulierenmachine, dat EZ en ICTAL samen met BZK voorbereiden. Dit project is ook besproken tijdens een overleg van Actal, EZ, ICTAL en Capgemini op 29 september 2004. In het kader van het verminderen van de administratieve lastendruk op burger en bedrijf zijn de ministeries van BZK en EZ bezig met het bepalen van de bruikbaarheid binnen de Nederlandse context van de aanpak die het ministerie van EZ in Denemarken heeft gekozen om de ondernemer ten dienste te staan met een gezamenlijke infrastructuur voor elektronische formulieren. In het project van EZ en BZK wordt de haalbaarheid van een zogeheten e-formulierenmachine (eerder ook wel aangeduid als formulierengenerator of e-governmentmachine) onderzocht. Hiermee wordt bedoeld een samenstel van de volgende functionaliteiten: -

opslag van formulieren velddefinities,

-

kunnen bijhouden hiervan door de specifiek voor een formulier verantwoordelijke overheid,

-

door de gebruiker via een interactief vraag- en antwoordspel ophalen van een formulier,

-

vóórinvullen van het formulier met reeds bekende gegevens,

-

invullen door de gebruiker,

-

versturen naar de doel-overheid.

Gezien de in Denemarken bereikte successen is door de ministeries van BZK en EZ besloten om in Nederland een traject in gang te zetten dat langs een soortgelijke weg leidt tot vereenvoudiging van de inrichting van formulieren met op korte termijn concrete resultaten. Het ligt in de bedoeling om het uiteindelijke systeem zodanig vorm te geven dat het binnen andere systemen of portals gebruikt kan worden: de e-formulierenmachine zal niet beperkt zijn tot inzet in één portal. De verwachting is dat de formulierengenerator eind 2005 operationeel zal zijn. De resultaten van het onderzoek van EZ en BZK zijn tijdens de Ictal bijeenkomst Formulierentafel op 9 maart 2005 gepresenteerd.

16

Samenvatting van de resultaten van het Onderzoek e-formulierenmachine in de Nederlandse context

Een e-formulierenmachine draagt bij aan de reductie van administratieve lasten van bedrijven en burgers en zorgt voor efficiencyverbetering en kostenreductie bij deelnemende overheidsorganisaties. De verwachting is dat door het on-line invullen van formulieren en door het hergebruik van gegevens, wat mogelijk is als de e-formulierenmachine centraal ter beschikking wordt gesteld, tenminste 20% van de administratieve lasten die nu gepaard gaan met het invullen van papieren formulieren gereduceerd kunnen worden. Deze hypothese is in de workshop bedrijven getoetst. Daarbij kwam het beeld naar voren dat de doelstelling van ten minste 20% reductie haalbaar is. Een centrale e-formulierenmachine levert al direct lastenverlichting op voor bedrijven en burgers, doordat formulieren vanaf het begin gemakkelijker kunnen worden ingevuld en direct vanaf de PC van de gebruiker kunnen worden verstuurd naar de ontvangende overheidsorganisatie(s). Voor de overheidsorganisaties geldt dat ze vanaf het begin met de centrale e-formulierenmachine ervaringen kunnen opdoen en samenwerkingsprojecten kunnen realiseren. Het succes van de e-formulierenmachine wordt vooral bepaald door een duidelijke regie, die het project richting geeft door als basis voor sturing op prioriteiten, planning en resultaat te nemen: -

de doelstellingen voor administratieve lastenverlichting en publieke dienstverlening;

-

de belangen van de bedrijven en burgers;

-

ketenintegratie en samenwerking;

-

hergebruik van wat door anderen al succesvol wordt toegepast.

De regie zal samen moeten gaan met het uitdragen van de visie en de doelstellingen voor administratieve lastenverlichting en publieke dienstverlening aan gemeenten en uitvoeringsinstanties en met het aantonen van de toegevoegde waarde, die de e-formulierenmachine daarbij zal hebben. Capgemini stelt voor het opdrachtgeverschap van het project tot realisatie van een e-formulierenmachine te beleggen bij de ministeries van EZ en BZK. Daarmee komt via het opdrachtgeverschap expliciet tot uiting dat er twee doelgroepen zijn: bedrijven en burgers. Bij de verdere ontwikkeling en implementatie van een eformulierenmachine is het van belang dat bewust het perspectief van deze beide doelgroepen wordt gehanteerd. Capgemini stelt tevens voor om de aansturing op administratieve lastenverlichting en het monitoren van de resultaten in nauwe samenspraak met IPAL, AL burger, Actal en Ictal uit te voeren. Capgemini stelt voor het groeipad voor de e-formulierenmachine in de Nederlandse context vast te stellen voor een periode van anderhalf jaar tot eind 2006, met een startdatum medio 2005. Uitgangspunt bij dit groeipad is het realiseren van een belangrijk aantal quick-wins voor eind 2005.

17

8. Conclusies en aanbevelingen Op grond van deskresearch, de gesprekken met uitvoeringsinstanties en de workshop formulieren en administratieve lasten zijn conclusies en aanbevelingen geformuleerd. Voorts is het hulpmiddel ‘indicatoren formulieren en administratieve lasten’ ontwikkeld en zijn concrete voorbeelden voor formulieren en administratieve lastenreductie gegeven. Conclusies Formulieren spelen een belangrijke rol in het berichtenverkeer tussen bedrijven en uitvoeringsinstanties. Formulieren vereenvoudigen en versnellen enerzijds die berichtenstromen, anderzijds ervaren bedrijven “al die formulieren” als een grote administratieve last. In geld uitgedrukt veroorzaken de berichtenstromen tussen bedrijven en uitvoeringsinstanties, waarbij een formulier wordt toegepast, aanzienlijke administratieve lasten voor de bedrijven. De 130 grootste berichtenstromen van 14 grote uitvoeringsinstanties zorgen tezamen voor een jaarlijkse administratieve last van meer dan € 1.3 miljard. Niet alleen de markt ervaart de formulierenstoom als een last. Ook de uitvoeringsinstanties, die al deze formulieren moeten verwerken, zoeken naar manieren om de formulierenstroom te verminderen. Uitvoeringsinstanties zijn ieder voor zich een geweldige slag aan het maken naar het elektronisch en klantvriendelijker maken van hun processen waarbij formulieren worden ontwikkeld, gebruikt, beheerd en verwerkt. Interne efficiencyverbetering is daarbij de belangrijkste drijfveer, waarbij de positieve effecten voor bedrijven worden erkend en meegenomen. Wat ontbreekt, is het administratieve lasten kader voor deze activiteiten en het meten van de resultaten in termen van besparingen voor bedrijven. De interne efficiencyprojecten van de uitvoeringsinstanties kunnen meer bij de administratieve lasten activiteiten worden betrokken dan tot nu toe het geval is geweest.

18

Aanbevelingen Meer betrokkenheid van de interne efficiencyprojecten van de uitvoeringsinstanties bij de administratieve lasten activiteiten kan langs drie assen worden gerealiseerd:

1.

beleid

wetgeving

uitvoering

formulieren

bedrijven

Het is van belang de afstemming van administratieve lasten activiteiten van de ministeries en de ‘formulieren projecten’ van uitvoeringsorganisaties te verbeteren. Ministerie en daaraan gerelateerde uitvoeringsinstantie(s) maken de lopende reductiemaatregelen en de gevolgen daarvan voor de formulieren van de uitvoeringsinstantie inzichtelijk. Bepaald wordt welke bijdrage de projecten van de uitvoeringsinstantie al heeft geleverd en nog kan leveren aan de reductiemaatregelen. Uit de workshop ‘formulieren en administratieve lasten’ is naar voren gekomen dat het vereenvoudigen van formulieren niet los gezien kunnen worden van het beleidsproces. Het vereenvoudigen van een formulier door een uitvoeringsinstantie houdt in dat óók het beleid, de regelgeving en de procedures die aan het formulier ten grondslag liggen, in de vereenvoudiging worden betrokken.

uitvoering

2.

uitvoering

formulieren

bedrijven

uitvoering

Ook de samenwerking tussen de ‘formulieren projecten’ van de uitvoeringsinstanties kan worden verbeterd en meer worden gericht op de administratieve lastenverlichting. In het Platform formulieren en administratieve lasten worden bestaande samenwerkingsverbanden tussen uitvoeringsinstanties geïnventariseerd. Elk samenwerkingsverband maakt de toegevoegde waarde en de concrete lastenverlichting van het samenwerkingsverband duidelijk. In het Platform worden nieuwe mogelijkheden voor administratieve lastenreductie geformuleerd.

19

uitvoering

3.

bedrijven

formulieren

wetgeving

beleid

uitvoering

Hierbij worden bedrijfsprocessen als uitgangspunt genomen en wordt een daarop afgestemd formulier door meerdere uitvoeringsinstanties gebruikt voor het verkrijgen van de benodigde informatie. De uitvoeringsinstanties, die in dit onderzoek zijn geraadpleegd, hebben ieder voor zich projecten voor het verminderen van formulierenstromen in gang gezet. Samenwerking bij deze projecten, gericht op het vereenvoudigen van formulieren en op het verminderen van de administratieve lasten voor de bedrijven, houdt in dat ook vanuit het perspectief van de bedrijven naar de formulierenstromen wordt gekeken. Het Platform formulieren en administratieve lasten biedt uitvoeringsinstanties de mogelijkheid om elkaars best practices te leren kennen en om samenwerkingsprojecten in een administratieve lasten kader te plaatsen. Het project e-formulierenmachine van de ministeries van EZ en BZK zal hieraan nog een flinke impuls kunnen geven.

20

9. Hulpmiddel en concrete voorbeelden. De aanbevelingen zijn erop gericht een beter op elkaar afgestemde aanpak tot stand te brengen om een structurele vereenvoudiging van formulieren in vorm, inhoud en beheer te realiseren, die een substantiële bijdrage kan leveren aan de reductie van administratieve lasten. Daarbij zijn voor de bedrijven vermindering van het aantal formulieren, klantvriendelijkheid en elektronische dienstverlening belangrijke resultaten, waaraan de structurele vereenvoudiging van formulieren kan worden afgemeten. Om de uitvoeringsinstanties een hulpmiddel te geven om deze resultaten te kunnen meten is het hulpmiddel Indicatoren formulieren en administratieve lasten ontwikkeld en is een drietal concrete voorbeelden voor projecten benoemd, die een bijdrage kunnen leveren aan de vermindering van het aantal formulieren, klantvriendelijkheid en elektronische dienstverlening. Hulpmiddel Indicatoren formulieren en administratieve lasten Om de activiteiten op het gebied van formulieren en administratieve lasten van een uitvoeringsinstantie te kunnen meten, zichtbaar te maken en te kunnen vergelijken met andere uitvoeringsinstanties is het hulpmiddel Indicatoren formulieren en administratieve lasten ontwikkeld. Het gebruik van het hulpmiddel geeft indicaties over vier onderwerpen: formulieren, klantvriendelijkheid, elektronische dienstverlening en verminderen van administratieve lasten. Het hulpmiddel omvat een korte vragenlijst over deze onderwerpen, die door medewerkers van de uitvoeringsinstanties en door andere belanghebbenden, bijvoorbeeld de markt, wordt ingevuld. Het resultaat is een grafische voorstelling van de status op de vier genoemde onderwerpen in hun samenhang. Wanneer de vragenlijst door meerdere uitvoeringsinstanties wordt ingevuld, kunnen de resultaten worden vergeleken. Het hulpmiddel kan in de tijd worden toegepast om de kwaliteitsverbetering en structurele vereenvoudiging c.q. stroomlijning van een cluster van formulieren van één of meer uitvoeringsinstanties te meten, zichtbaar te maken en te vergelijken. Het hulpmiddel Indicatoren formulieren en administratieve lasten is een Excel toepassing. Een voorbeeld van een ingevulde vragenlijst is opgenomen in bijlage 4.

21

Concrete voorbeelden formulieren administratieve lasten Hieronder is een drietal concrete voorbeelden benoemd voor projecten, die een bijdrage kunnen leveren aan de vermindering van het aantal formulieren, klantvriendelijkheid en elektronische dienstverlening. Voorbeeldproject 1: vermindering van het aantal formulieren Huidige situatie: Het aantal formulieren van UWV is na een grondige herzieningsslag teruggebracht van 951 naar 463. Beleving: Desondanks klagen ondernemers over de hoeveelheid verschillende formulieren met overlappende informatievragen, die zij voor UWV moeten invullen. Suggestie: -

Laat UWV gebruik maken van de ervaringen van de Inspectie Verkeer en Waterstaat, die het aantal formulieren heeft teruggebracht van 15 naar 1 door formulieren te combineren, overbodige vragen te schrappen en dubbele vragen te ontdubbelen.

-

Start met een deel van de formulieren van UWV, waarmee snel resultaten kunnen worden geboekt in een omgeving, die uiteraard complexer is dan bij de Inspectie Verkeer en Waterstaat.

-

Het gaat in dit voorbeeld om het leren van elkaars best practices.

Huidige

Aanname reductie %:

Potentiële lastenreductie:

Beleving: Hoge urgentie,

administratieve lasten:

10 %

€ 22 mio.

breed nut voor alle

€ 222 mio.

bedrijven

22

Voorbeeldproject 2: klantvriendelijker werken door uitvoeringsinstantie Huidige situatie: CBS verstuurt enquêtes per branche met papieren formulieren. Beleving: De meeste meldingen uit de markt over formulieren hebben betrekking op het CBS. Uit de meldingen spreekt met name het gevoel dat bedrijven al eerder aan andere instanties dezelfde informatie hebben aangeleverd en dat bedrijven er niets voor terug krijgen. Suggestie: -

Maak een frontoffice applicatie, waarbij voor een aantal bedrijven uit een specifieke branche de reeds bij het CBS en bij de Belastingdienst en KvK bekende gegevens on-line al zijn ingevuld, zodat de deelnemende bedrijven alleen de ontbrekende gegevens hoeven in te vullen.

De deelnemende bedrijven ontvangen Key Performance Indicators over de branchetotalen als resultaat terug, zodat ze deze met hun eigen gegevens kunnen vergelijken. Huidige

Aanname reductie %:


Beleving: Toegevoegde


10%

€ 2 mio.

waarde voor bedrijven.

totaal CBS € 23,5 mio.

Voorbeeldproject 3: elektronische dienstverlening Huidige situatie: Papieren formulieren van de RDW worden digitaal aangeboden op website, maar zijn lastig te vinden. Beleving: De RDW communiceert op de website niet vanuit het begrip dat de RDW heeft van de branche. Suggestie: -

Maak (een deel van) de website van de RDW een vraaggestuurd formulierenloket, met verduidelijking waarom en waarvoor de gevraagde gegevens op het formulier moeten worden opgegeven.

-

Geef de mogelijkheid tot on-line beantwoording van vragen en de mogelijkheid aan de klant om de status van de opgestuurde informatie te volgen.

Huidige

Aanname reductie %:


Beleving: Hogere


10%

€ 15 mio.

klanttevredenheid

totaal RDW € 150 mio.

23

9. De toekomst van formulieren Er zijn bij de uitvoeringsinstanties grote verschillen geconstateerd met betrekking tot de ontwikkelstadia van het elektronisch maken van formulieren. Deze ontwikkelstadia kunnen als volgt worden weergegeven:

on-line transacties complexiteit

on-line processing elektronisch loket downloaden en printen

tijd

Downloaden en printen Het eerste stadium omvat het op de site zetten van formulieren, zodat bedrijven deze kunnen downloaden en printen. Dit uitgeprinte formulier wordt van een handtekening voorzien en per post of per fax naar de uitvoeringsinstantie gestuurd. Dit is het stadium waarin de meeste uitvoeringsinstanties zich bevinden. Voor de markt is het voordeel dat het formulier altijd beschikbaar is. Voor de verwerking van het formulier bij de uitvoeringsinstantie verandert het proces niet.

Elektronisch loket Bij het tweede stadium is de website vraaggestuurd ingericht, zodat het bedrijf dat naar een formulier op zoek is, dit aan de hand van –op het bedrijfsproces afgestemde– vragen, gemakkelijk kan vinden. Een gebruiksvriendelijk elektronisch loket geeft toelichting en uitleg bij het invullen van het formulier. Een geavanceerd loket informeert (indien van toepassing) het bedrijf over de stand van zaken van de voortgang van het ingediende formulier. Een voorbeeld van een overheidsinstantie die een vraaggestuurd loket heeft ingericht is de gemeente Dordrecht met het Web Intake systeem Winst. Het e-loket van Dordrecht is onderdeel van de site www.dordrecht.nl.

24

On-line processing In het derde stadium vervalt het traditionele formulier en kan het bedrijf de benodigde gegevens op een webpagina invullen. Noodzakelijk hiervoor is de identificatie en authenticatie van het bedrijf, dat de on-line opgave doet. De authenticatievoorziening DigiD, waar de Nederlandse overheid aan werkt, zal daarbij een belangrijke rol spelen. Wat betreft de verwerking van de gegevens bij de uitvoeringsinstantie is van belang of de on-line opgave (de front-office) is gekoppeld aan de back-office van de uitvoeringsinstantie. Als dat niet het geval is blijft het proces van verwerking door de uitvoeringsinstantie vergelijkbaar met het traditionele formulierenproces. Wanneer de front-office en de back-office rechtstreeks gekoppeld zijn, houdt het bedrijf bij wijze van spreken zijn eigen gegevens in de systemen van de uitvoeringsinstantie bij. Dan ontstaat ook de mogelijkheid om reeds bekende informatie vooringevuld aan het bedrijf aan te bieden. Een voorbeeld van dit stadium is de het on-line deel van de Elektronische Aangifte van de Belastingdienst. On-line transacties In het vierde stadium zijn de front-office en de back-offices aan elkaar gekoppeld: niet alleen van de uitvoeringsinstantie, maar ook de back-office van het bedrijf dat informatie aanlevert. Daarvoor is het noodzakelijk dat systemen elkaar begrijpen, zowel inhoudelijk als technisch. Het Nederlandse Taxonomie project en het XBRL implementatieproject financiële rapportage ketens zijn voorbeelden van projecten die deze inhoudelijke en technische afstemming tot doel hebben. De mogelijkheid die de Belastingdienst vanaf 2005 met de Elektronische Aangifte biedt om bedrijven hun aangifte te laten doen vanuit de boekhoudsoftware van het bedrijf is een voorbeeld van dit stadium. Afstemming van data en techniek binnen de keten maakt het gemakkelijker voor meerdere uitvoeringsinstanties om gegevens eenmalig op te vragen bij bedrijven en deze meermalig te gebruiken. Dit is een van de doelstellingen van het project e-fomulierenmachine van de ministeries van EZ en BZK.

25

Bijlage 1 administratieve lasten van informatieverplichtingen met een formulier Het in deze bijlage opgenomen overzicht van verplichtingen en administratieve lasten moet worden gezien als onderbouwing bij het overzicht van belangrijkste opstellers en beheerders van overheidsformulieren in tabel 2 van hoofdstuk 5. Onderstaand wordt nader toegelicht hoe dit overzicht is samengesteld. Bronmateriaal De volgende bronnen zijn gebruikt bij het opstellen van het overzicht: Nulmetingen van de administratieve lasten van alle ministeries per 31-12-2002. Deze nulmetingen bevatten per ministerie alle informatieverplichtingen per wetgevingsdomein. Per verplichting is bepaald wat de omvang van de administratieve lasten is op basis van het aantal handelingen (Q) en de kosten per handeling (P). Rapport Top 200 informatiestromen bedrijfsleven-overheid. De 200 grootste berichten uit de nulmetingen van acht departementen, EIM, 14 mei 2004. Verder te noemen het ICTAL-rapport, naar de opdrachtgever. In dit rapport zijn de grootste berichtenstromen tussen de overheid en het bedrijfsleven geïnventariseerd, op basis van de nulmetingen van de ministeries. In het rapport zijn 267 berichtenstromen opgenomen met meer dan 10.000 berichten per jaar. Omdat in het berichtenverkeer tussen de overheid en het bedrijfsleven vaak gebruik wordt gemaakt van formulieren is aangesloten bij de uitkomsten van het ICTAL-onderzoek. Hierin is aangegeven hoeveel berichten er per jaar worden uitgewisseld (Q), aan wie de berichten zijn geadresseerd (de opstellers en beheerders van formulieren) en hoe deze worden uitgewisseld. In het onderhavige onderzoek is geanalyseerd bij welke van deze berichtenstromen gebruik wordt gemaakt van formulieren. Van berichten aan ‘de overheid’ naar de ‘grootste instanties’ De berichtenstromen waarbij een formulier wordt gebruikt, zijn gegroepeerd naar de geadresseerde overheidsinstantie. De meeste berichtenstromen zijn gericht aan 14 geïdentificeerde ‘uitvoeringsinstanties’ (zie tabel 2) en aan een aantal private instanties met een overheidstaak, zoals ziekenfondsen en notarissen. Dit onderzoek richt zich op de 14 uitvoeringsinstanties. Deze 14 uitvoeringsinstanties ontvangen jaarlijks 193 berichtenstromen met een omvang van > 10.000 berichten per jaar. Bij 130 informatieverplichtingen, die leiden tot deze berichtenstromen, wordt gebruik gemaakt van een formulier. Van berichten naar formulieren In het ICTAL-onderzoek is voor het grootste deel van de berichtenstromen aangegeven in welke vorm de informatie tussen de overheid en het bedrijfsleven wordt uitgewisseld4. In de vertaalslag van deze vormen naar formulieren is de volgende indeling gehanteerd: - formulier: informatie-uitwisseling per fysieke post, fax, diskette of online. - geen formulier: informatie-uitwisseling per telefoon, marifoon, radiografisch of via gestandaardiseerde elektronische informatie-uitwisseling(EDI), keuringen, inspecties. Van de 193 berichtenstromen aan de 14 uitvoeringsinstanties wordt op basis van deze indeling bij 130 stromen gebruik gemaakt van een formulier.

4

Waar deze kwalificatie niet was gegeven, is voor het huidige onderzoek bepaald of er formulieren worden gebruikt.

26

Van formulieren naar administratieve lasten Voor de 130 berichtenstromen is in het bronmateriaal van de nulmetingen van de diverse ministeries achterhaald wat de omvang van de administratieve lasten is. Het gaat hierbij dus om administratieve verplichtingen waarbij bedrijven gebruik maken van formulieren. In onderstaand voorbeeld van de VROM-inspectie is aangegeven hoe de berekeningen van administratieve lasten in de standaardkostenmodellen en nulmetingen zijn opgebouwd. EVOA

Administratieve lasten

P

Verplichting

Handeling

Doelgroep

Transport formaliteiten bij uitvoer

Volledig invullen formulieren en Vervoerders van € regelen transport formulieren afvalstoffen

45

Q

PxQ

133.574 €

6.010.800

Per verplichting is aangegeven met welke handelingen bedrijven hieraan voldoen. Op basis van interviews is bepaald wat de lasten per handeling zijn (P). Dit wordt vermenigvuldigd met het aantal keer dat de handeling wordt uitgevoerd (Q). De vermenigvuldiging van P en Q geeft de administratieve lasten van de verplichting. Onderstaand is aangegeven hoe de P en Q uit het voorbeeld zijn opgebouwd. Interne kosten per handeling Externe kosten per handeling Uurtarief Tijd (uren) Totaal (U·T) Tarief / OOP Tijd / Aantal Totaal € 45 1 € 45 € -

P €

45

Aantal Freq. of Aantal handelingen afschrijv. bedrijven 133.574 0

Q 133.574

Deze wijze waarop administratieve lasten worden gemeten is nader uitgewerkt in de handleiding ‘Meten is Weten’, welke is opgesteld door de Interdepartementale Projectdirectie Administratieve Lasten (IPAL) van het Ministerie van Financiën. Deze handleiding is te downloaden op de site www.administratievelasten.nl.

27

Dep

Wet

Aantal beric hten per jaar

Korte oms c hrijving beric ht

Adminis tratieve L as ten Nulmeting

B elas tingdiens t F IN


Aangifte omzetbelas ting

11.519.914

366.882.163

F IN

S ucces s iewet

Aangiften

22.400

40.995.985

F IN


Verzoek s uppletie t.a.v. verrekening omzetbelas ting

519.621

32.044.169

F IN

Wet op de Loonbelas ting

Aangifte Loonbelas ting

3.733.000

29.382.205

F IN


S paarloonregeling

181.000

27.341.402

F IN

Wet op de Inkoms tenbelas ting

Verzoek vermindering voorlopige aans lag

352.322

9.758.847

F IN


Loonbelas tingkaarten

9.093.235

9.598.255

F IN


Aanvraag belas tingnummer

138.160

9.281.934

F IN

Accijns wet

Aangifte accijns

25.343

8.394.869

F IN

Wet op de Motorrijtuigenbelas ting

Aangiften ondernemers

3.579.140

8.036.216

F IN


Opgaafformulier Intracommunautaire Trans acties (IC T-lis ting)

232.952

6.714.127

F IN


Aangifte IB

643.900

6.352.958

F IN

Wet Belas ting Zware Motorrijtuigen

Aangiften ondernemers

417.878

5.249.014

F IN

Wet op de Vennoots chaps belas ting

Aangifte Vpb

219.935

4.352.307

F IN

S ucces s iewet

Aanvraag kwijts chelding

20.160

4.124.400

F IN

Accijns wet

Adminis tratief geleidedocument accijns

201.250

3.613.678

F IN


S chattings formulier volgend boekjaar

90.977

3.198.155

F IN


S chattings aangifte

92.000

2.943.233

F IN


Aanvraag loonbelas tingnummer

71.500

2.802.344

F IN


Verzoek vermindering voorlopige aans lag

63.291

2.089.288

F IN

Belas ting Zware Motorrijtuigen

Vers nelde aangifte

215.106

1.415.883

F IN


Verzoek vooraftrek Omzetbelas ting (artikel 29)

22.000

633.435

F IN

Belas ting P ers onenauto's / Motorrijwielen Aangiften importeur

522.312

580.290

F IN


9.500

263.127

F IN

Belas ting P ers onenauto's / Motorrijwielen Aangiften ondernemers

12.000

183.777

F IN

Wet Belas ting Milieugronds lag

Aanvraag vrijs telling

20.000

104.500

F IN

Belas ting Zware Motorrijtuigen

Aanvraag teruggaaf

11.307

47.113

F IN

Wet Belas ting R echts verkeer

Aangiften

12.468

34.287

F IN

Accijns wet

Melding accijns verplichting

10.063

20.964

EZ

In- en uitvoerwet

Aanvraag invoervergunning

146.811

7.524.063

F IN

Accijns wet

Aanvraag teruggaaf accijns

13.914

793.098

F IN

Douanewetboek

Aanvraag fiatten douane toes temming afwijking voors chriften documenten/goederen

134.155

782.568

B elas tingdiens t

Aanvraag voorlopige teruggaaf

totaal

32.347.614

595.538.652

28

UWV S ZW


Ziekmeldingen

8.750.644

56.000.403

S ZW


Betermeldingen

8.433.346

48.405.930

S ZW


Aanvraag WW-uitkering

432.174

32.371.723

S ZW


Melding s ociale verzekering

3.770.433

27.003.786

S ZW


J aaropgavekaarten werknemers UWV S F B/GUO

23.167.524

20.291.853

S ZW


P oortwachter bij dreigende arbeids onges chiktheid

338.616

12.263.197

S ZW


J aaropgavekaarten werknemers UWV GAK/C adans

7.722.506

6.763.950

S ZW


Aanvraag vergoeding Reïntegratie Arbeids gehandicapten (R E A)

19.763

6.484.468

VWS

Ins chrijvings bes luit ziekenfonds verzekering

Werkgevers verklaring

550.000

4.125.000

S ZW


Aanvraag aans luitnummer UWV

57.355

3.170.735

S ZW


J aarloonopgaveformulier GAK C adans

301.305

2.310.028

S ZW


Melding nieuwe feiten of verandering in WAO/WAZ

39.995

1.610.499

S ZW


Aanvraag toes temming UWV voor betaling uitkering WAO via werkgever

79.990

873.491

S ZW


Aanvraag uitkering WAZ

18.931

812.624

S ZW


Toes temming UWV voor betaling uitkering WW via werkgever

20.493

223.787

S ZW


Borderel jaarloonopgave

75.326

192.789

totaal

UWV

53.778.401

222.904.263

Douane F IN

Douanewetboek

Aangifte ten uitvoer

3.177.314

56.058.403

F IN

Douanewetboek

Aangifte ten invoer

2.669.205

55.707.451

F IN

Douanewetboek

F ormulier Trans it (T1-documentendoorvoer)

2.803.423

19.269.017

F IN

Douanewetboek

F ormulier D11 Volglijs t ter zuivering van de generale verklaring naar zendingen

24.374

12.253.554

F IN

Douanewetboek

F ormulier Airwaybill zuivering lading

72.857

9.518.535

F IN

Douanewetboek

Aanvraag Teruggaaf invoerrechten

93.354

5.321.178

F IN

Douanewetboek

Aanvraag TIR -carnet (Trans port International Marchandis es par la R oute) voor vervoer buiten E U

99.500

5.273.500

F IN

Douanewetboek

F ormulier lading los lijs t

56.938

2.501.798

F IN

Douanewetboek

Aangifteformulier invoer s cheeps provis ie (D38 S cheeps provis ielijs t)

37.836

479.256

F IN

Douanewetboek

F ormulier cargomanifes t lading vliegtuig

72.857

432.285

F IN

Douanewetboek

F ormulier lading s chip (D20 Generale verklaring)

29.105

217.317

F IN

Douanewetboek

E lektronis che aangifte inklaring RODOS (Doorvoers ys teem R otterdams e Haven)

16.500

52.250

Douane

totaal

9.153.263

167.084.544

29

R DW V&W

Wegenverkeers wet

AP K-keuring bedrijfs wagens doorgifte

508.000

65.897.515

V&W

Voertuigreglement

Afmelden keuring AP K bij ins tantie

6.000.000

48.826.751

V&W

Kentekenreglement

Verzoek afgifte deel II kentekenbewijs . Overleggen gegevens , tonen op pos tkantoor

590.737

14.421.894

J us titie

Wet aans prakelijkheid verzekering motorrijtuigen

J us titie

Wet aans prakelijkheid verzekering motorrijtuigen

V&W

Kentekenreglement

De verzekeraar is verplicht aan de Diens t Wegverkeer door te geven wanneer een verzekering m.b.t. motorrijtuigen wordt afges loten, beëindigd, ges chors t of vernietigd. De garagehouder/ dealer dient het opnemen en verlaten van een motorrijtuig in of uit de bedrijfs voorraad te melden aan de R ijks diens t voor het Wegverkeer. Aanvraag nieuw deel II voor voertuig dat ophoudt te behoren tot de bedrijfs voorraad

8.800.000

7.333.300

2.500.000

4.166.700

621.007

4.017.632

V&W

Wegenverkeers wet

Aanvraagformulier kentekenbewijs invullen, keurings kaart invullen, heen en weer naar keurings s tation

28.750

2.807.538

V&W

Kentekenreglement

E ers te afgifte/nog niet tenaamges teld kentekenbewijs

679.000

2.762.780

V&W

Wegenverkeers wet

Aanvraag goedkeuring voertuig na wijziging

11.250

2.472.519

V&W

Kentekenreglement

Buiten Nederland brengen van voertuigen, bes cheiden s tempelen, melden

171.577

698.129

V&W

Kentekenreglement

Melding dat een voertuig vernietigd is , opmaken en vers turen certificaat

351.890

475.678

V&W

Voertuigreglement

F ormulier ingangs controlerapport LP G / Aanmelden als LP Gvoertuig

16.750

192.459

V&W

Kentekenreglement

Aanvragen zevendaags kentekenbewijs voor binnen/buiten Nederland brengen

26.700

108.640

LNV

R egeling aanvullende voors chriften bes mettelijke dierziekten

Aanvraag s peciaal kenteken

12.552

76.216

totaal

R DW

20.318.213

154.257.751

L NV-loket LNV

Mes ts toffenwet

Mes ts toffenaangifte

86.222

11.083.686

LNV

Bes luit admin. verplichtingen mes ts toffenwet

J aarlijks indienen van formulieren perceelgebruik

47.240

8.246.687

LNV


Afleverings bewijs

1.021.999

7.145.025

LNV


Kwartaaloverzichten

1.017.352

6.706.641

LNV

R egeling landbouwtelling

Landbouwtelling

87.868

2.685.707

LNV

R egeling landbouwgrond Mes ts toffenwet

Grondgebruikers verklaring

64.290

2.599.994

LNV

R egeling mes tafzetovereenkoms ten Mes ts toffenwet

Mes tafzetovereenkoms ten

26.349

799.956

LNV


Afzetovereenkoms ten

45.060

215.677

totaal

L NV-loket

2.396.380

39.483.372

B ureau Identific atie & R egis tratie LNV

Honden- en kattenbes luit

13.770

34.838

LNV

R egeling Identificatie & R egis tratie dieren Aanvraag oormerken 2002

23.707.184

32.806.355

LNV

R egeling Identificatie & R egis tratie dieren Melden aan- en afvoer van varkens 2002

565.522

1.405.471

LNV

R egeling Identificatie & R egis tratie dieren Kennis geven van invoer rund buiten E U 2002

354.079

862.171

VWS

Vlees keurings bes luit

20.844

521.111

LNV

R egeling varkens leveringen

27.442

66.651

B ureau Identific atie & R egis tratie

Aanvraag identificatienummer of chip

Kennis geving voornemen een of meer aan keuring onderworpen s lachtdieren te s lachten of te doen s lachten door middel van een formulier Terugs turen van ontvangs tbeves tiging van melding varkens levering indien levering niet is doorgegaan

totaal

24.688.841

35.696.597

30

VR OM-ins pec tie VR OM

Wet milieubeheer

VR OM

E uropes e Verordening (E VOA), toezicht / controle overbrenging afvals toffen naar en uit de E U

VR OM

VR OM

VR OM

E lectronis che ontvangs tmelding bedrijfs afvals toffen waarbij gegevens verbonden aan afvals troomnummer worden overlegd. Dit betreft oa NAW ontdoener, Locatie van herkoms t, Ontvangers code Afzender afvals troomnummer E uralcode en Volledig invullen formulieren en regelen trans port formulieren

76.000

14.671.000

133.574

6.010.800

Bes luit detailhandel en ambachts bedrijven Melding / kennis geving doen van oprichting/verandering (van milieubeheer werking) van inrichting

61.231

5.399.900

Wet milieubeheer

15.600

2.160.000

15.075

1.017.600

Maandelijks electronis ch een afgiftemelding doen waarbij de gegevens verbonden aan het afvals troom nummer worden overlegd. (o.a. datum afgiften, naw houder afvals troomnummer, E uralcode) E uropes e Verordening (E VOA), toezicht / Volledig invullen formulieren en regelen trans port formulieren controle overbrenging afvals toffen naar en (inclus ief vers turen kennis geving naar kennis gever en bevoegde autoriteit en ops tellen en verzenden verklaring van uit de E U definitieve verwijdering)

totaal

VR OM-ins pec tie

301.480

29.259.300

Kamer van Koophandel EZ

Handels regis terwet

Wijziging gegevens onderneming en/of bes tuurders in het Handels regis ter

1.000.000

18.236.343

EZ


Ins chrijving onderneming en bes tuurders in het Handels regis ter

121.086

5.853.172

EZ


Invullen en vers turen omgekeerde enquête ter verificatie juis theid gegevens

450.000

3.605.538

J us titie

Wetboek van Koophandel

Ins chrijven van de Vennoots chap onder firma in het handels regis ter.

17.098

641.200

totaal

Kamer van Koophandel

1.588.184

28.336.254

CBS EZ

S tatis tiekwet

E nquête S portaccomodaties

EZ

S tatis tiekwet

Omzets tatis tiekenquête

220.550

EZ

S tatis tiekwet

E nquêtes tatis tiek Internationale Handel

156.816

EZ

S tatis tiekwet

E nquête werkgelegenheid en lonen

143.453

EZ

S tatis tiekwet

E nquête cons umentenprijzen

110.500

EZ

S tatis tiekwet

E nquêtes vacatures en ziekteverzuim

80.594

EZ

S tatis tiekwet

E nquête eigen vervoer over de weg

57.000

EZ

S tatis tiekwet

E nquêtes producties tatis tieken

52.181

EZ

S tatis tiekwet

E nquête inves teringen en leas e

42.354

EZ

S tatis tiekwet

E nquête bedrijfs telling

38.895

EZ

S tatis tiekwet

E nquête productieprijzen

34.640

EZ

S tatis tiekwet

E nquête Logies accomodaties

23.159

EZ

S tatis tiekwet

E nquête C onjunctuurtes t

14.950

EZ

S tatis tiekwet

Huurenquête

14.950

EZ

S tatis tiekwet

E nquête zeevaart en containervervoer over zee

11.060

CBS

10.252

totaal

1.011.354

23.500.000

23.500.000

31

C entrum voor Werk en Inkomen (C WI) S ZW

Wet Arbeid Vreemdelingen

Aanvraagformulier tewerks tellings vergunning

34.092

8.447.204

S ZW

Bes luit Bijzondere Arbeids verhoudingen

Verzoek om collectief onts lag

10.284

5.146.885

S ZW

R egeling onkos tenvergoeding arties t en beroeps s porter

Aanvraag bes chikking

50.000

497.656

S ZW

Wet Arbeid Vreemdelingen

Vacature melden bij C WI

10.284

238.300

totaal

C entrum voor Werk en Inkomen (C WI)

104.660

14.330.045

J us titie J us titie

Burgerlijk Wetboek Rechts pers onen

Aanvraag verklaring geen bezwaar t.b.v. oprichting BV.

36.833

7.734.900

J us titie

Wet particuliere beveiligings organis atie

Aanvragen toes temming voor medewerkers , invullen formulier en begeleidende brief ops tellen, legitimatiebewijzen gereedmaken en vers turen inzake tewerks telling pers oneel.

11.300

282.600

totaal

J us titie

48.133

8.017.500

Ins pec tie Verkeer & Waters taat V&W

Bes luit goederenvervoer over de weg

Verkrijging van machtiging op grond van overeenkoms t met een andere s taat om goederen aldaar te mogen vervoeren

41.120

2.007.756

V&W

Wet goederenvervoer

Aanvragen ontheffing m.b.t. externe chauffeurs

12.000

1.171.842

V&W


Invullen en ops turen van het derde blad van verklaring aan IVW per werknemer

14.524

1.063.740

V&W

Wet goederenvervoer

Ins chrijving als "eigen vervoerder"

11.789

575.619

V&W


Aanvragen vergunnings bewijs vervoer binnenland / buitenland

26.937

476.061

V&W


Aanvragen van lege werkgevers verklaring, invullen van verklaring en ops turen naar IVW per werknemer.

24.467

358.393

V&W

Voors chriftenbes luit regis terloods en

Tankercontrolelijs t moet bij aankoms t op s chip direct worden gecontroleerd en zo nodig na aankoms t aan de bevoegde ins tantie worden toeges tuurd

12.000

9.765

totaal

Ins pec tie Verkeer & Waters taat

142.837

5.663.176

Arbeids ins pec tie S ZW

Arbowet / Arbobes luit

Melden eers te maal arbeid met biologis che agentia

35.887

1.727.441

S ZW


Toes temming vragen werkloos heid door werktijdverkorting

12.600

687.960

S ZW

Arbowet

Melding ongevallen en beroeps ziekten

272.683

182.052

totaal

Arbeids ins pec tie

321.170

2.597.453

R VV en VWA LNV

R egeling varkens leveringen

Melding voorgenomen levering varkens via formulier, voice res pons of E DI

165.252

401.364

VWS

Vlees keurings bes luit

Kennis geven doodgeboren ges torven of in nood gedood dier

122.000

305.000

R VV en VWA

Totaal uitvoerings ins tanties met groots te formulierens tromen

totaal

287.252

146.487.782

706.364

1.327.375.269

32

Bijlage 2 gespreksverslagen uitvoeringsinstanties Gespreksverslag Belastingdienst 1 Riekele Pruim Belastingdienst Centrum voor proces en productontwikkeling (CPP) De Belastingdienst heeft geen afzonderlijke richtlijn formulieren. Richtlijnen voor de formulieren van de Belastingdienst zijn onder andere opgenomen in de huisstijl. Er zijn uitvoerige testprocedures, waar ook externe organisaties bij worden ingeschakeld. CPP ontwerpt en beheert de formulieren. Binnen de Belastingdienst loopt momenteel een project met als doel het professionaliseren van de formulieren. Geconstateerd is dat voorheen de verantwoordelijkheden voor formulieren onduidelijk waren belegd. Stromen binnen het project zijn: taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk maken, processen uniformeren en standaardiseren, processen verbeteren, kosten beheersen. Door de resultaten van het project zullen ook de administratieve lasten voor bedrijven afnemen; de primaire focus van het project ligt echter op de interne processen.

Gespreksverslag Belastingdienst 2 Rene Broos Belastingdienst Centrum voor proces en productontwikkeling (CPP) Tweede gesprek met de Belastingdienst, na het eerste gesprek over het meer intern gerichte project dat als doel heeft het professionaliseren van de formulieren. (gespreksverslag Riekele Pruim) Project Elektronische Aangifte (ELA) In 2005 zullen bedrijven hun winstaangifte en omzetaangifte uitsluitend (er zijn slechts hoge uitzonderingen toegelaten) per Internet kunnen doen. De winstaangifte is de combinatie van vennootschapsbelasting en inkomstenbelasting. De elektronische aangifte kan op twee manieren gebeuren: via de standaard toepassingen van de Belastingdienst (winstaangifte in pdf-formaat en omzetaangifte als webapplicatie) d.m.v. het persoonlijk domein onder www.belastingdienst.nl of vanuit de boekhoudsoftware van de onderneming, wanneer de software dat ondersteunt. De toegang tot het persoonlijk domein en het inzenden vanuit het persoonlijk domein vindt plaats na identificatie van de gebruiker dmv userid en password, die door de Belastingdienst worden verstrekt. Het bedrijf kan zelf aangifte doen, of deze laten verzorgen door het externe administratiekantoor. ELA is vastgelegd in het belastingplan van het ministerie van Financiën als een wettelijke verplichting. ELA is vooral gericht op het realiseren van de opgelegde bezuinigingen (besparingen tot 750 FTE aan het einde van de kabinetsperiode en € 6,5 mio. op drukwerk en porto) en het verbeteren van het risicoproces (de zogeheten uitval). Verlichten van de administratieve lasten is een bijkomend voordeel, waar niet op wordt gestuurd. De resultaten van de nulmetingen voor de Belastingdienst zijn bij de Belastingdienst niet bekend. Er is, voorzover Rene Broos bekend, geen doelstelling binnen het project voor het terugbrengen van de administratieve lasten. In het projectplan ELA is opgenomen dat het project een administratieve lastenreductie van 50 mio. per jaar zal bewerkstelligen.

33

Zowel de medewerkers van de Belastingdienst als de markt (bedrijven en boekhoud/administratiekantoren) worden door een uitgebreide multimediale campagne voorbereid op de wijzigingen die er aan komen door de invoering van ELA. Het ontwikkelen van de elektronische aangifte is gebaseerd op de inhoudelijke jaaraanpassing, de Wet elektronisch berichtenverkeer en op de huisstijl van de Belastingdienst. Rene Broos vindt de oprichting van een Platform formulieren en administratieve lasten een goede zaak. In zo’n platform kan de Belastingdienst ELA als best practice inbrengen. De vraag is wel waar en hoe het platform moet worden opgehangen.

Gespreksverslag Douane Simon van der Valk Programmamanager Centrum voor proces en productontwikkeling (CPP) Douane De Douane werkt op het gebied van formulieren nauw samen met de Belastingdienst. De Douane is de ‘groene’ kant van CPP: Centrum voor proces en productontwikkeling, waar de projecten van de Belastingdienst en de Douane, die betrekking hebben op formulieren, de website, klantgerichtheid en efficiencyverbeteringen zijn belegd. Op deze manier profiteert de Douane van de ontwikkelingen die binnen de Belastingdienst plaatsvinden en draagt daar op haar beurt ook aan bij. Ontwikkeling en beheer van formulieren is binnen CPP bij één persoon belegd voor zowel de Belastingdienst als de Douane. Deze medewerkster, Dinie Steenstra, was op de workshop formulieren en administratieve lasten op 27 oktober 2004 ook namens de Belastingdienst en de Douane aanwezig. De projecten die binnen CPP voor de Douane worden uitgevoerd, hebben net als dat het geval is bij de Belastingdienst, geen expliciete target voor administratieve lastenverlichting. De Douane is geïnteresseerd in deelname aan het Platform formulieren en administratieve lasten. De personele invulling van de deelname zal binnen CPP met de Belastingdienst worden afgestemd.

Gespreksverslag RDW Jook de Jongh Directiestaf RDW Administratieve Lasten Programma RDW De reductie van de administratieve lasten voor het bedrijfsleven voorkomend uit de Wegenverkeerswet 1994 zijn door het ministerie van V&W onverkort bij de RDW neergelegd. De RDW heeft daarom het Administratieve Lasten Programma RDW 2004 - 2007 opgestart. Jook de Jongh is de programma manager. Zij bewaakt de voortgang van de projecten en rapporteert periodiek aan directie en aan het ministerie van Verkeer en Waterstaat. Binnen dit Administratieve Lasten Programma van de RDW voor 2004 - 2007 zijn de volgende projecten opgenomen: reductie Online registratie van afgifte kentekenplaten 0,7 mio Digitaliseren procedure afgifte vrijwaringbewijzen 9,8 mio Stimuleringscampagne tenaamstelling voertuigbedrijven 0,7 mio Instructie bijhouden ordelijke administratie 20 mio Aanpassen procedure controle bedrijfsvoorraad 0,3 mio Aanvraag en toezicht typegoedkeuring 8,6 mio Versnellen procedure APK-formulier 18,2 mio

34

De huisstijl van de RDW schrijft voor formulieren de opbouw en de uitvoering voor. De afdeling communicatie bewaakt de huisstijl en beheert de formulieren. Formulieren worden ontworpen door eigen ontwerpers in dienst van de RDW. De insteek is zoveel mogelijk enkelvoudige formulieren zonder bijlage met uitleg. Er komen steeds meer formulieren van de RDW via Internet beschikbaar. De toegankelijkheid van de formulieren op de RDW-site kan worden verbeterd. Daar wordt aan gewerkt.

Gespreksverslag UWV Erwin Schaapman Programmamanager UNIEK Directie cliëntenservice en communicatie Het programma UNIEK heeft tot doel het uniformeren en integreren van de communicatie met de cliënten van UWV. Binnen dit programma heeft UWV het aantal formulieren teruggebracht van 951 naar 463. UWV heeft regels voor het ontwerpen en toepassen van formulieren. Er is hierover ook contact met externe organisaties, zoals Prof. C. Jansen van de Formulierenfabriek (www.formulierenfabriek.nl). Het beheer van formulieren gebeurt centraal bij de Directie cliëntenservice en communicatie. Hiervoor is een beheertool beschikbaar. De elektronische dienstverlening van UWV is belegd in het project doorontwikkeling Internet/Intranet. Voor volgend jaar is vanuit het programma Klantgerichtheid gepland de ontwikkeling elektronische keteninformatie, interne en externe elektronische communicatie en optimalisatie van de telefonische bereikbaarheid voor cliënten, werkgevers en zakelijke relaties. UWV neemt deel in een platform dat een aantal uitvoeringsinstanties heeft opgezet (Belastingdienst, College Voor Zorgverzekeringen, Centra voor Werk en Inkomen, UWV, Informatie Beheer Groep, Sociale Verzekeringsbank. Dit heeft geleid tot concrete samenwerkingsprojecten en aansluiting op elkaar van bestaande gegevensstromen. UWV heeft belangstelling voor de meldingen over UWV uit de databank van het Meldpunt Administratieve Lasten en in de UWV verplichtingen in de top 100 lijsten. Voor zover hij weet zijn er geen targets gesteld binnen UWV ten aanzien van formulieren en administratieve lastenreductie. Een platform van uitvoeringsinstanties op het gebied van formulieren lijkt een goed idee. UWV zal daar actief aan deelnemen en is graag bereid om goede (en slechte) ervaringen met anderen te delen. UWV is bereid om de formulierenrichtlijn van UWV en de presentatie van de het programma UNIEK (voor zover betrekking hebbend op formulieren) in het kader van het Platform formulieren en administratieve lasten ter beschikking te stellen. Gespreksverslag VVK-KvK Rene Scholten Programmamanager Beleid en monitoring Het aantal formulieren van de KvK is recentelijk teruggebracht van 30 naar 23. De formulieren zijn door inschakeling van een professioneel vormgevingsbureau gemakkelijker in te vullen. Ook zijn de formulieren gedigitaliseerd. Er is geen papieren versie meer beschikbaar. Bedrijven kunnen de formulieren downloaden van Internet of ophalen bij de KvK, die het gevraagde formulier ook via de computer print. Het beheer van de formulieren vindt dus uitsluitend elektronisch plaats. De VVK heeft geen aparte richtlijn voor formulieren. De inhoud van het formulier bevat de wettelijke verplichte gegevens die aan het handelsregister moeten worden opgegeven. De vormgeving en

35

vraagstructuur zijn door een professioneel ontwerpbureau voor formulieren ontwikkeld (Metaform). De doelgroep wordt bij de ontwikkeling van het formulier betrokken. Voor het terugbrengen van de administratieve lasten van de VVK-KvK’s is een target vastgesteld. De kamers van koophandel zullen uiteindelijk eind 2006 goed zijn voor een lastenverlichting van 18 mio. euro (verlaging heffingen) . Dit bedrag staat los van de lastenverlichting die wordt bereikt met bijvoorbeeld vereenvoudiging van het doen van opgave aan het handelsregister. De VVK is samen met andere partijen bezig met het inrichten van het Bedrijvenloket. In de nabije toekomst zullen alle formulieren voor bedrijven via dit virtuele loket beschikbaar moeten zijn. Uiteindelijk moet dit leiden tot rechtstreekse transacties. Er is binnen de VVK een projectgroep formulieren ingesteld, die dit project zal begeleiden. Met het CBS worden data uit enquêtes gedeeld. Rene Scholten staat in beginsel positief tegenover een Platform formulieren en administratieve lasten, met de opmerking dat zo’n platform toegevoegde waarde moet hebben en goed ingericht moet zijn. Gespreksverslag CBS Deirdre Giesen Methodoloog bij het vragenlaboratorium van het CBS Robert Göttgens Programmamanager Waarnemingsexpertise Programma van het CBS Het CBS zit midden in een transformatieproces van primaire waarneming naar secundaire waarneming, dat wil zeggen dat voor de statistiekproductie getracht wordt steeds meer gebruik te maken van reeds bestaande gegevens bij andere overheidsorganisaties. Sinds begin 2004 is het CBS daartoe wettelijk gemachtigd. Met de KvK wordt op dat gebied al samengewerkt. Voor de ontwikkeling van vragenlijsten heeft het CBS geen eigen richtsnoer. De ontwikkeling van vragenlijsten ligt bij de Statistische Divisies. Bij de Divisie Bedrijfseconomische Statistieken bestaat sinds kort het Waarnemings Expertise Programma dat, als onderdeel van de Sector Ontwikkeling en Ondersteuning, in samenwerking met andere sectoren nieuwe vragenlijsten ontwikkelt. Daarbij wordt nauw samengewerkt met het Vragenlab van de Sector Methoden en Ontwikkeling, waar de vragenlijsten worden geëvalueerd en uitgetest. Een voorbeeld van een nieuw te ontwikkelen vragenlijst betreft de vragenlijst voor de jaarlijkse Productie Statistiek. In dit redesigntraject wordt getracht de invulbelasting te reduceren door de vragenlijst te beperken tot die gegevens die niet via andere bronnen te verkrijgen zijn, de vragenlijst te reduceren tot die informatie die werkelijk noodzakelijk is voor de statistiekproductie en tot slot de vragenlijst op een ‘aantrekkelijke’ manier vorm te geven. Bij de ontwikkeling van concrete vragenlijsten wordt veelal nauw samengewerkt met andere organisaties, zowel overheidsorganisaties als andere kenniscentra. Kennis die niet bij het CBS aanwezig is wordt ingehuurd. Zo wordt voor de vormgeving van de vragenlijst voor de Productie Statistiek nauw samengewerkt met het designbureau Metaform. Over vragenlijstontwikkeling in meer algemene zin onderhoudt het CBS nauwe contacten met de Faculteit Bedrijfskunde van de Erasmus Universiteit en met de Faculteit Sociale Wetenschappen (Capaciteitsgroep Methodenleer & Statistiek) van de Universiteit Utrecht. Met de Universiteit Utrecht en de MOA (MarktOnderzoeksAssociatie) zijn contacten over richtlijnen voor vragenlijstontwikkeling en standaardvragen. Ook internationaal onderhoudt het CBS contacten met andere statistische bureaus, universiteiten en andere kenniscentra, om de ontwikkelingen op het gebied van vragenlijstontwikkeling bij te houden. Het CBS werkt momenteel bovendien mee aan het opstarten van een Eurostat project dat moet leiden tot “Recommended Practices for Questionnaire Development and Testing methods”.

36

Gespreksverslag Dienst Regelingen Ronald Schoonveld Projectmanager Corien Potkamp-Mulder Projectmanager De organisatie rond de berichtenstromen van het ministerie van LNV, waar formulieren een rol bij spelen, bevindt zich midden in een veranderingsproces. De activiteiten en de organisatieonderdelen, die deze activiteiten uitvoeren, worden samengevoegd. Het Bureau Heffingen, verantwoordelijk voor de logistiek en de ontwikkeling van de formulieren wordt met Laser, de Dienst Basisregistraties en het LNV-loket samengevoegd in de Dienst Regelingen, die onder meer verantwoordelijk is voor de ontwikkeling en verwerking van formulieren en voor daarmee samenhangende internet activiteiten.. Deze organisatieverandering is gericht op de verbetering van de interne efficiency. Hierop is ook de afgelopen periode gestuurd bij de ‘formulierenprojecten’ van de organisatieonderdelen die worden opgenomen in de Dienst Regelingen. Nog niet alle formulieren zijn elektronisch beschikbaar. Successen zijn behaald bij het mineralenaangiftesysteem MINAS, een beleidsinstrument met als doel het verlies aan meststoffen bij landbouwgrond te beperken. Gegevens voor MINAS kunnen op diskette worden aangeleverd. De Dienst Regelingen biedt dit jaar voor het eerst de mogelijkheid aan om aangiften via internet (e-mail) te doen.

Gespreksverslag Inspectie Verkeer en Waterstaat Marc Sieval Hoofd afdeling binnenvaart De afdeling binnenvaart maakt deel uit van de Inspectie Verkeer en Waterstaat, divisie vervoer. De afdeling heeft een reductieprogramma formulieren afgerond, gericht op het aanvragen van vergunningen voor de binnenvaart. Dit heeft geresulteerd in het terugbrengen van deze aanvragen van 15 formulieren naar 1 formulier. De administratieve lastenreductie voor de markt is vooral bereikt door het wegstrepen van overbodige en dubbele vragen. Het project was ook gericht op de verbetering van de interne efficiency, die door de reductie van 15 naar 1 formulier kon worden gerealiseerd. Metingen van het invullen van het nieuwe formulier ten opzicht van de oude situatie lieten een verbetering zien van ongeveer 40%. De Inspectie Verkeer en Waterstaat is geïnteresseerd in deelname aan het Platform formulieren en administratieve lasten. Voorwaarde van Marc Sieval is dat de activiteiten van het Platform gericht moeten zijn op het behalen van concrete resultaten.

37

Bijlage 3 overzicht van bij het onderzoek betrokken organisaties en personen Adviescollege toetsing administratieve lasten (Actal)

Jolanda Wijckmans Marc-Paul Stufkens

Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen (UWV) Erwin Schaapman Netty van der Staay Marleen Carbo Belastingdienst

Riekele Pruim Rene Broos Dinie Steenstra

Douane

Simon van der Valk

Centraal bureau voor de Statistiek (CBS)

Dierdre Giesen Ger Snijkers Robert Göttgens

Vereniging van Kamers van Koophandel (VVK) Kamer van Koophandel (KvK)

Rene Scholten Wouter van Dijk

Rijksdienst voor het Wegverkeer (RDW)

Jook de Jongh-Riem

Inspectie Verkeer & Waterstaat

Marc Sieval

Dienst Regelingen (van het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit)

Ronald Schoonveld Corien Potkamp-Mulder

Interdepartementale Projectdirectie Administratieve Lasten (IPAL) Bert Bekenkamp Economische Zaken (EZ)

Joost Dieleman

Programma ICT en administratieve lastenverlichting (ICTAL)

Jan van den Oever

Capgemini

Jeroen van der Tang Cor Verschoor

38

Bijlage 4 hulpmiddel Indicatoren formulieren en administratieve lasten Indicatoren Formulieren en Administratieve Lasten Personalia Uitvoeringsinstantie Naam respondent Functie Datum

Formulieren

mee oneens

mee eens

mee oneens

mee eens

mee oneens

mee eens

mee oneens

mee eens

Wij betrekken de doelgroep bij het ontwikkelen en evalueren van formulieren Onze doelgroepen vinden dat onze formulieren snel en eenvoudig zijn in te vullen Wij hebben een aanpak om het aantal formulieren terug te brengen

Onze formulieren zijn ook in elektronische vorm op onze site beschikbaar Klantvriendelijkheid Wij vragen alleen de noodzakelijke informatie op

Wij hergebruiken informatie die al bij andere overheden beschikbaar is

Wij hebben een checklist voor het ontwikkelen van onze formulieren en passen die ook toe

Bij onze interne efficiency projecten voor formulieren kijken wij ook naar de effecten voor de doelgroep

Elektronische dienstverlening Bedrijven kunnen een formulier snel en gemakkelijk op onze site vinden

Op onze site staat een toelichting en een invulinstructie bij het formulier

Wij zijn betrokken bij de ICT projecten van Ictal en "Andere Overheid"

Over twee jaar hebben wij onze formulieren vervangen door een online toepassing

Verminderen van administratieve lasten Wij hebben inzicht in de administratieve lasten van onze formulieren voor bedrijven en burgers

Wij hebben een aanpak om de administratieve lasten van onze formulieren voor bedrijven en burgers te verminderen

Wij overleggen met het ministerie over de administratieve lasten maatregelen voor onze doelgroepen

Wij werken met andere uitvoeringsinstanties samen in administratieve lasten projecten

39

Het hulpmiddel Indicatoren en formulieren en administratieve lasten is bedoeld om individuele resultaten van een uitvoeringsinstantie weer te geven en om resultaten van meerdere uitvoeringsinstanties met elkaar te vergelijken. Aangegeven scores op de vragen wordt direct weergegeven op de grafische afbeelding. Lage scores op de indicatoren worden gekenmerkt door plaatsing dichter bij het middelpunt van de cirkel. Indicatoren aan de buitenkant van de cirkel scoren hoog. De vragen kunnen eenvoudig worden aangepast aan de doelgroep of aan de specifieke situatie van de betreffende uitvoeringsinstantie. In de onderstaande grafische weergave zijn de resultaten van de bovenstaande vragenlijst weergegeven.

Indicatoren Formulieren en Administratieve Lasten

1. Betrekken van doelgroepen 16. Samenw erking met uitvoeringsinstanties

2. Eenvoudig in te vullen

15. Overleg maatregelen met ministerie

3. Aanpak terugdringen formulieren

14. Aanpak voor lastenverlichting

4. Electronische formulieren

13. Inzicht in lasten

5. Noodzakelijke informatie

12. Vervangen door on-line formulieren

6. Hergebruik overheidsinformatie

11. Betrokkenheid ICT projecten

7. Leidraad voor klantgerichtheid

10. Online invulinstructie

8. Effecten voor doelgroep

9. Gemakkelijk terugvinden op w ebsite

40

Capgemini Nederland B.V. Papendorpseweg 100 Postbus 2575 - 3500 GN Utrecht Tel. 030 689 00 00 Fax 030 689 99 99

www.nl.capgemini.com

070

Recommend Documents