00| Inhoudsopgave 01 Inleiding
3
02 Samenvatting
4
03 Beheer archiefbewaarplaats Algemeen
5
Dienstverlening
6
Algemeen Archief en kenniscentrum Overige publieksactiviteiten 6
Archiefbeheer Algemeen Verwerving Ontsluiting Digitalisering Depotbeheer
04 Archiefinspectie Algemeen
10
Uitvoering inspecties
10
Gemeentelijke organisatie Overige organisaties 11
Advisering
05 Bijlagen Publieksbereik Archiefbeheer Financieel overzicht CODA Archief 2013 Werkterrein van de gemeentelijke archiefinspectie
-2-
12 13 14 15
01| Inleiding Voor u ligt het jaarverslag gemeentearchivaris over het jaar 2013. Volgens de Archiefverordening breng ik dit verslag jaarlijks uit aan burgemeester en wethouders. CODA geeft in zijn jaarverslag ook een overzicht van de activiteiten van het CODA Archief. Ik beperk mij daarom tot de hoofdlijnen van de uitvoering van het beheer en ik geef een analyse met lijnen naar de toekomst. Daarnaast doe ik verslag van de inspectie van het archiefbeheer van de Gemeente Apeldoorn en andere overheidsorganisaties die tot het werkterrein van de gemeentelijke archiefinspectie behoren. Apeldoorn, augustus 2013
-3– -
02 | Samenvatting De gemeente Apeldoorn heeft een dienstverleningsovereenkomst (DVO) met CODA over het archiefbeheer. Vanaf 2015 moet een nieuwe DVO worden afgesloten. Een belangrijk punt voor CODA is de taakstelling op de vergoeding voor de uitvoering van het archiefbeheer vanaf 2014. In overleg met CODA hebben we als uitgangspunt bepaald dat de prioriteit ligt bij digitale dienstverlening die aansluit bij de behoefte van het publiek. CODA doet het goed in een landelijk onderzoek naar de kwaliteit van archiefinstellingen. CODA Archief scoort over het algemeen gemiddeld ten opzichte van de overige deelnemers. Uitschieters naar boven zijn de aspecten leiderschap, management van middelen, management van kernprocessen en waardering door de samenleving. Het aantal geregistreerde bezoekers is weer licht gedaald. Het aantal bezoeken lijkt een lichte stijging te geven. De cijfers komen overeen met de landelijke trend van dalende bezoekers aan archieven door toenemende beschikbaarheid van informatie uit archieven op het web. Bij voortzetting van deze trend, zal CODA Archief de dienstverlening hierop aanpassen. Het Waterschap Vallei en Veluwe heeft tot 2015 zijn archieven deels bij CODA in beheer, Het wil dat alle archieven van zijn rechtsvoorgangers centraal worden beheerd bij een grote archiefinstelling. Eind 2013 heeft het Waterschap dan ook besloten het beheer van alle archieven vanaf 2015 over te dragen aan het Gelders Archief. CODA Archief heeft naar aanleiding van daarvan besloten om met het Gelders Archief vanaf 2014 een samenwerking aan te gaan voor publieksdiensten, digitalisering en archiefbeheer. Door beëindiging van de overeenkomst met het Waterschap zal er eind 2014 weer depotruimte vrij komen. De huidige capaciteit van de depots is 6100 m¹. Het ontstaan van een capaciteitstekort van de archiefbewaarplaats lijkt nu verder weg te liggen dan in de vorige prognose. Ook in 2013 zijn er verschillende archieven geschonken of in bewaring gegeven. Belangrijkste zijn die van Agathe Wegerif-Gravestein en Peter Puype, beiden belangrijke kunstenaars uit het Apeldoorns verleden. De overheidsarchieven zijn allen voorzien van voldoende algemene toegangen om stukken op hun onderwerp terug te kunnen vinden. Op een aantal private archieven ontbreken toegangen. Capaciteit is vooral ingezet op digitalisering van informatierijke bronnen uit de collectie, zoals kranten, raadsnotulen en bevolkingsregister. De functie archiefinspecteur is vanaf juli 2012 vacant en door bezuinigingen niet meer ingevuld. Uw college heeft met het vaststellen van het formatieplan van de eenheid SSC weer voorzien in formatie vanaf 1 januari 2016. Tot die tijd zal ik onontkoombare zaken laten uitvoeren door inhuur van externe expertise. Het is van groot belang voor een betrouwbare informatie- en archiefvoorziening dat (digitale) dossiers op orde zijn. Daarom geeft DIV advies over het afsluiten van analoge dossiers en de opzet van nieuwe digitale dossiers en verleent hierbij aan de medewerkers van de eenheden ondersteuning. In 2014 komt er een instrument beschikbaar waarmee rapportages kunnen worden gemaakt over de kwaliteit van de digitale dossiervorming. Het management van de eenheden kan daarmee beter sturing geven aan het documentaire proces met als resultaat van elke zaak een betrouwbaar dossier. Met DIV heb ik afspraken gemaakt over standaardisering van het toekennen van kenmerken aan documenten waardoor de toegankelijkheid van de documentaire informatie verbetert.
-4– -
03|Beheer archiefbewaarplaats Algemeen Gemeente Apeldoorn en Stichting CODA zijn in 2013 overeengekomen de dienstverleningovereenkomst van 2011 voor het dienstjaar 2014 te verlengen. Vanaf 2015 moet een nieuwe DVO worden afgesloten. Een belangrijk punt voor CODA is de taakstelling op de vergoeding voor de uitvoering van het archiefbeheer vanaf 2014. In overleg met CODA hebben we als uitgangspunt bepaald dat de prioriteit ligt bij digitale dienstverlening die aansluit bij de behoefte van het publiek. De landelijke Branche Archiefinstellingen in Nederland (BRAIN) heeft een kwaliteitsysteem ontwikkeld en archiefinstellingen uitgenodigd deel te nemen aan een onderzoek naar de kwaliteit van aspecten van organisatie en dienstverlening. CODA Archief heeft mee gedaan aan het onderzoek. Van de 78 leden hebben er voor de eerste maal dat dit onderzoek werd gehouden 27 leden deelgenomen. Het onderzoek leverde scores op voor een zelfevaluatie: waar zijn we tevreden over, wat willen we verbeteren. Uit het onderzoek is gebleken dat CODA Archief over het algemeen gemiddeld scoort ten opzichte van de overige deelnemers. Uitschieters naar boven zijn de aspecten leiderschap, management van middelen, management van kernprocessen en waardering door de samenleving. Elk kwartaal en ook tussentijds heb ik overleg gevoerd met CODA Archief over het maken en evalueren van de prestatieafspraken en heb ik de actuele ontwikkelingen besproken.Terugkerende thema’s zijn het kwaliteitsmanagement, dienstverlening, digitalisering- en erfgoedbeleid.
Dienstverlening Archief- en Kenniscentrum Het aantal geregistreerde bezoekers in 2013 was 323, een daling van 16% ten opzichte van 2012. Het aantal bezoeken (4.961) lijkt weer een lichte stijging te geven. De cijfers komen overeen met de landelijke trend van dalende bezoekers aan archieven. Daling is toe te schrijven aan de toenemende digitale beschikbaarheid van archieven op het web. Bronnen die tot nu toe weinig werden geraadpleegd komen meer in de belangstelling. CODA selecteert deze voor het digitaliseringprogramma. De daling van de raadpleging van bouwvergunningen lijkt niet verder te gaan. Het gebruik van andere originele archiefbescheiden bleef ongeveer gelijk. Fysieke bezoekers komen meer voor verdiepend onderzoek naar het archief. Het ontsluiten en beschikbaar stellen van archieven, die informatierijk zijn, maar nog niet voldoen aan de criteria voor toegankelijkheid, blijft daarom van belang. Bij voortzetting van deze trend, zal CODA Archief de dienstverlening hierop aanpassen.
Overige publieksactiviteiten In oktober, nationale maand van de geschiedenis, nam CODA Archief het thema van dit jaar, ‘Vorst en Volk’, ter harte: In samenwerking met De Stentor werd materiaal en verhalen verzameld van de negen Apeldoornse bedrijven die zichzelf ‘hofleverancier’ mogen noemen. Resultaat: een aantal waardevolle toevoegingen aan de Beeldbank en documentatiecollectie en een vijftal artikelen in De Stentor. Tijdens de donateursbijeenkomst van de Stichting Apeldoornse Monumenten in oktober en tijdens de nostalgische filmvoorstelling van ‘Dreaming of a White Christmas’ door de Vereniging Oud Apeldoorn in Minerva werden stukken uit het archief gepresenteerd. In het geval van de SAM-avond betrof het de archieven van Apeldoornse architecten waaraan CODA de komende jaren extra aandacht zal gaan besteden. In het Kenniscentrum was dit jaar onder andere de presentatie ‘Leven in de brouwerij’ te zien over de bier- en frisdrankenhandel Firma Ter Bals.
-5– -
CODA Archief en het Apeldoorns Gidsencollectief (AGC) hebben in 2013 de handen ineen geslagen. Voor hun stadswandelingen maken de gidsen nu structureel gebruik maken van beeldmateriaal en andere bronnen die in CODA Archief aanwezig zijn. Op die manier werd bijvoorbeeld ter gelegenheid van de Pieter Puype-tentoonstelling in CODA door het AGC een interessante tocht langs Puypewerken in Apeldoorn samengesteld.
Archiefbeheer Algemeen CODA voert namens de gemeente Apeldoorn het archiefbeheer uit voor het Waterschap Vallei en Veluwe. De gemeente Apeldoorn heeft hiertoe een overeenkomst gesloten die afloopt per 2015. Het Waterschap heeft zich beraden op het archiefbeheer na 2015, Door de fusie met het Waterschap Vallei vanaf 2012 betreft het nieuwe werkingsgebied voor een deel ook de provincie Utrecht. Het Waterschap is van mening dat alle archieven van zijn rechtsvoorgangers centraal moeten worden beheerd bij een grote archiefinstelling. De situatie zoals ontstaan vanaf de fusie, waarbij archieven in Amersfoort en Apeldoorn worden beheerd, vindt het Waterschap niet wenselijk. Eind 2013 heeft het Waterschap dan ook besloten het beheer van alle archieven vanaf 2015 in uitvoering te geven aan het Gelders Archief. CODA Archief heeft naar aanleiding van dit besluit gesprekken gevoerd met het Gelders Archief over mogelijkheden van samenwerking. Beide organisaties zijn overeengekomen in 2014 afspraken te maken over het gebruik van elkaars expertise van publieksdiensten, digitalisering en archiefbeheer. Door sanering van de gemeentelijke archieven in 2012 is de omvang van het totaal aan archieven en collecties met bijna 400 m1 verminderd. De bezette capaciteit van de archiefbewaarplaats is nu 5.112 m¹. Dit is inclusief nog de gereserveerde ruimte voor het Waterschap Veluwe, Door beëindiging van de overeenkomst met het Waterschap voor het archiefbeheer zal deze ruimte eind 2014 weer vrij komen. De huidige capaciteit van de depots is 6100 m¹. Netto is er dan ruim 1.500 m1 vrij beschikbaar. Door deze nieuwe situatie lijkt het optreden van een capaciteitstekort van de archiefbewaar1 plaats verder weg te liggen dan in de vorige prognose . De archiefwetgeving geeft nu mogelijkheden om te bewaren archiefbestanden te vervangen door digitalisering. De kosten hiervan zullen lager zijn dan die van uitbreiding van de archiefbewaarplaats. De papieren bestanden kunnen daarna onder voorwaarden worden vernietigd. Dit voorkomt investering voor aanpassing of uitbreiding van de depots in de toekomst.
Verwerving CODA Archief heeft als uitgangspunt, zoals alle openbare archiefinstellingen, om private archieven op te nemen in de collectie. Daarbij dienen deze archieven zoveel mogelijk in goede, geordende en toegankelijke staat te zijn. CODA Archief verwerft niet actief, maar bij aanbieding geeft het advies aan schenkers of bewaargevers om deze archieven in goede conditie en voorzien van een toegang over te dragen. Ook in 2013 zijn er verschillende archieven geschonken of in bewaring gegeven. Agathe Wegerif-Gravestein CODA heeft het persoonlijk archief van Agathe Wegerif-Gravestein uit de periode1918-1944 door schenking verworven. Agathe Wegerif was de echtgenote van de bekende Apeldoornse architect Chris Wegerif én zelfstandig textielkunstenares. Het archief bestaat uit enkele honderden brieven die zij schreef aan haar dochter Aagje Wegerif in de jaren 1918-1944. Naast de brieven bevat het archief ook het plakboek dat zij samenstelde van recensies van haar tentoonstellingen in Europa. In 2014 zal CODA deze belangrijke historische bron digitaal beschikbaar stellen. Architectenbureau Wiarda De architect de heer T. Wiarda heeft het archief van zijn 'Architectenbureau Wiarda' in 2013 overgedragen aan CODA. Architectenbureau Wiarda heeft ruim 30 jaar gebouwd in en buiten Apeldoorn. Wiarda heeft verschillende bouwprojecten in Apeldoorn gerealiseerd, daarnaast had hij verschillende grote landelijke opdrachtgevers. Bekende bouwwerken in Apeldoorn zijn het Julianaziekenhuis en Hotel De Keizerskroon. Het archief bevat allerlei stukken van door Wiarda gerealiseerde bouwprojecten: tekeningen, ontwerpschetsen, foto’s, krantenknipsels en correspondentie. In 2014 zal worden gestart met de inventarisatie van het archief.
1
Een vorige prognose was tussen 2017-2020 -6– -
Gebouw Centraal Beheer CODA heeft, uit handen van de heer Ing. H.S. Duivenvoorde, een aantal unieke stukken overgedragen gekregen van de bouw van het hoofdkantoor van Centraal Beheer (1972) aan de Prins Willem Alexanderlaan . Hoewel het archief alles behalve volledig is, bevat het enkele waardevolle stukken waaronder technische tekeningen, inrichtingsplattegronden en foto’s. De heer Duivenvoorde was vanaf 1969 betrokken bij de voorbereiding en de bouw van het hoofdkantoor van Centraal Beheer. Hij maakte deel uit van het bouwteam bestaande uit architect Herman Hertzberger, de bouwcoördinator van Centraal Beheer, de constructeur en de aannemer. Historische Vereniging Felua Het archief van de Historische Vereniging Felua is officieel in bewaring gegeven aan CODA. Het archief van deze in 1896 opgerichte vereniging bevat onder andere stichtingsdocumenten, statuten, notulen, een inventaris van de collectie en stukken rondom de ledenadministratie en financiële boekhouding. Pieter Puype CODA heeft een collectie in bruikleen ontvangen afkomstig van de Zeeuws /Apeldoornse beeldhouwer Pieter Puype (1874-1942). De collectie bestaat uit originele archiefstukken afkomstig van Pieter Puype, documentatie over zijn leven en werk, een aantal boeken en een digitaal bestand, eveneens bestaande uit documentatie over Pieter Puype. In 2014 zal een inventaris van deze collectie worden vervaardigd en zullen enkele stukken worden gescand en via de CODA Website beschikbaar worden gesteld. Collectie Bert Kompanje Archiefvrijwilliger Bert Kompanje heeft zijn collectie in de zomer van 2013 overgedragen aan CODA. De collectie is het resultaat van jarenlang onderzoek gericht op de geschiedenis van (bedrijfs)panden in Apeldoorn. De collectie biedt informatie voor Apeldoorners die meer willen weten over de geschiedenis van een bepaald huis in Apeldoorn. Andere aanwinsten Daarnaast werden nog een aantal archieven en collecties met een beperkte omvang, afzonderlijke archiefstukken en foto’s overgedragen aan CODA, zoals: - archief van Stichting Koninklijk Apeldoorn (1999-2008) - foto’s van Scoutinggroep Catharina van Rees en Scoutinggroep Moorrees (1970-1994) en foto’s van Stichting Scouting Apeldoorn (1982-1992) - stereodia’s van de A.T.S. (fotograaf de heer P.G.J. Siero) - documentatie van Apeldoornse beeldend kunstenaars (1990-2013) - verscheidene plakboeken, samengesteld door de heer Van Beek met als onderwerp “Apeldoornse muziekverenigingen” (de vijftiger jaren) - collectie “De Vrije Apeldoorner” (1980-1984) Ook zijn er nog enkele aanvullingen binnengekomen op archieven die al in de archiefbewaarplaats van CODA waren opgenomen. Beeldbank De CODA Beeldbank (www.coda-apeldoorn.nl/beeldbank) bevatte aan het eind van 2013 een kleine 36.000 records. In 2013 zijn er weer regelmatig foto’s toegevoegd. Soms was dat één bijzondere foto, soms ging het om enkele foto’s, soms om uitgebreide series. De omvangrijkste aanvulling betrof een collectie van ongeveer 700 foto’s die zich bevond in het archief van de dienst Gemeentewerken. Apeldoornse middenstanders en ondernemers tussen 1960 en 1990 voegden foto’s bij aanvragen voor vergunningen voor het plaatsen van een reclame-uiting. Deze foto’s bieden allerlei terloopse informatie. De prijs van een liter superbenzine in 1966 bijvoorbeeld (51,9 cent!) of van een pond “honingzoete kersen” in 1974, de programmering in Orpheus in 1975... Alleen al de vele oude automodellen die onbedoeld in beeld verschijnen, zijn de moeite waard. Dankzij deze ‘kiekjes’ zijn nu tientallen winkels, snackbars, benzinepompen, enzovoort van de vergetelheid gered.
-7– -
Geheugen van Apeldoorn De website www.geheugenvanapeldoorn.nl die in november 2012 werd gelanceerd, is in 2013 langzaam maar gestaag verder gegroeid. Het Geheugen van Apeldoorn is ook op locatie bereikbaar: als mobiele website en in Layar. Er zijn dit jaar ruim 100 punten op de kaart toegevoegd door collega’s in het Apeldoornse erfgoedveld en door bezoekers van de website die hun eigen verhaal een plek gaven. Zo werden er verschillende archeologische punten op de kaart toegevoegd dankzij het team Cultuurhistorie van de gemeente Apeldoorn, werden er biografieën van enkele verzetsmensen bijgedragen door leden van de Werkgroep Gedenken/ Herdenken van de Stichting Bevrijding ’45 en werden onder de naam ‘Apeldoorn getekend’ de aquareltekeningen die André Diemers maakt voor het blad van de Vereniging Oud Apeldoorn, op de kaart gezet. Ook werden er verschillende wandel- / fietsroutes aan het Geheugen van Apeldoorn toegevoegd. Onder andere een Vorst & Volk-route, een Pieter Puype-pad een Kerschoten- en een De Maten-route. Er is een start gemaakt met de ontwikkeling van een website voor het Erfgoedplatform Apeldoorn, het samenwerkingsverband van 15 verenigingen, stichtingen en instellingen die zich in Apeldoorn bezighouden met cultureel erfgoed. Het Erfgoedplatform ondersteunt het Geheugen van Apeldoorn actief en de nieuwe website wordt dan ook ontwikkeld in combinatie met Geheugen van Apeldoorn. Onder andere de gezamenlijk ontwikkelde erfgoedkalender, zal op www.geheugenvanapeldoorn.nl online raadpleegbaar worden.
Ontsluiting De overheidsarchieven zijn allen voorzien van voldoende algemene toegangen om stukken op hun onderwerp terug te kunnen vinden. Op een aantal private archieven ontbreken toegangen. Het inventariseren van archieven is een intensieve klus, vooral wanneer een archief enige omvang heeft en weinig gestructureerd is. Er dient dan ook een goede afweging te worden gemaakt in hoeverre ontsluiting nodig is. Voor zeer kleine archieven blijft het samenstellen van toegang achterwege. Een inventarisatie wordt toegepast voor archieven waarvan we verwachten dat er na ontsluiting een brede belangstelling voor is bij het publiek en deze een belangrijke historische waarde hebben. Uitgangspunt is dus ‘inventariseren alleen wanneer dit is vereist’. CODA zet zijn capaciteit zoveel mogelijk in op het digitaliseren van onderdelen van archieven waar veel vraag naar is. Opvraging van documenten uit niet geïnventariseerde archieven geeft enig verhoogd risico op het niet meer vindbaar zijn na opvraging. CODA voorkomt dit door een maximum te stellen aan het aantal documenten of de omvang daarvan per opvraging.
Digitalisering In 2013 is er veel tijd geïnvesteerd in de digitalisering van een aantal belangrijke historische bronnen voor Apeldoorn. Resultaat van deze inspanningen is dat in de loop van 2014 de volgende bronnen digitaal raadpleegbaar zullen worden via de webpagina’s van CODA Archief: • De Nieuwe Apeldoornsche Courant 1911-1950 en Apeldoornsche Courant 1859-1923 zijn gerestaureerd en worden gedigitaliseerd dankzij een subsidie in het kader van het Metamorfoze-traject van de Koninklijke Bibliotheek. De gedigitaliseerde kranten komen in 2014 beschikbaar via de speciale website: www.delfer.nl; • De Notulen en ingekomen stukken van de Apeldoornse gemeenteraad 1916-1985, een bron die tot nu toe alleen doorzoekbaar was als de zoeker wist wanneer een bepaalde zaak speelde; • Het Bevolkingsregister van de gemeente Apeldoorn 1849-1915, een uiterst belangrijke bron, niet alleen voor mensen die hun familiegeschiedenis proberen te achterhalen, maar ook voor onderzoek naar het leven in Apeldoorn in vroeger tijd; • Fotocollectie KSG. Vrijwilligers van de Koninklijke Scholengemeenschap hebben in 2013 de fotocollectie die zich in het schoolarchief bevindt gedigitaliseerd en beschreven. Ook deze foto’s zullen in 2014 via de Beeldbank online beschikbaar komen.
Depotbeheer In 2013 zijn de standplaatsen van alle aanwezige archieven bij CODA gecontroleerd. Op termijn zullen de standplaatsgegevens worden ingevoerd in het archiefbewerkingsysteem Atlantis. Nieuw binnengekomen geïnventariseerde archieven of losse archiefstukken zijn opgenomen in één van de archiefdepots. Voordat de stukken werden geplaatst in de archiefbewaarplaats zijn deze uitvoerig gecontroleerd op eventuele aanwezige schimmels en dergelijke. Na deze controle zijn de stukken zuurvrij verpakt en hebben een plek gekregen in de archiefbewaarplaats. Daarnaast zijn -8– -
diverse archieven die nog niet zuurvrij waren verpakt opnieuw verpakt met materiaal dat voldoet aan de wettelijke eisen. Het verpakkingsplan wordt vanaf 2014 niet meer in volle omvang uitgevoerd. Alleen die archieven die op basis van een algemeen waarderingskader blijvend passen in het collectieprofiel krijgen voorrang. Daar waar informatiedragers verloren dreigen te gaan –dit betreft vooral audiovisueel materiaal- zal CODA passende maatregelen nemen. Het klimaat van de depots is dagelijks gemonitord. De waarden van temperatuur en luchtvochtigheid bleven door het correct werkende klimaatbeheersysteem binnen bandbreedte van de normen.
-9– -
04 | Archiefinspectie Algemeen Voor een slagvaardige overheid met moderne dienstverlening is een digitale informatie- en archiefvoorziening onontbeerlijk. De randvoorwaarden voor een digitale archieffunctie dienen op orde te zijn om blijvend juiste verantwoording te kunnen doen en de rechtspositie van overheid en burgers ook in de toekomst te kunnen verifiëren. Procedures voor documentcreatie en digitalisering moeten daarom voldoen aan wettelijke normen. In mijn jaarverslag over 2012 maakte ik melding van het vertrek van mijn medewerker archiefinspectie. De functie archiefinspecteur is vanaf juli 2012 vacant en door bezuinigingen niet meer ingevuld. Uw college heeft met het vaststellen van het formatieplan van de eenheid SSC weer voorzien in formatie vanaf 1 januari 2016. Tot die tijd zal ik onontkoombare zaken laten uitvoeren door inhuur van externe expertise. Met invoering van de Wet revitalisering generiek toezicht (Wet RGT) zijn de interbestuurlijke toezichttaken van rijksoverheid, provincies en gemeenten meer gestroomlijnd. De provincie beperkt zich tot repressief integraal toezicht op gemeentelijke taken voorzover in de wet omschreven. Een van deze taken betreft het archieftoezicht. Door de Wet RGT heeft de raad de rol van toezichthouder op de uitvoering van de gemeentelijke taken. Uw college rapporteert de raad over de kwantitatieve en kwalitatieve prestaties en doet hiervan mededeling aan de provincie. Voor het vaststellen van de prestaties heeft de VNG kritische prestatie-indicatoren ontwikkeld. De gemeentearchivaris gaat op basis van deze prestatie-indicatoren aan uw college verslag uitbrengen van de toestand van de gemeentelijke archieven, c.q. informatie- en archiefvoorzieningen. In 2013 heb ik voorbereidingen voor deze meting gedaan die in 2014 door een externe deskundige wordt uitgevoerd. Het verslag daarvan zal ik in 2015 volgens het format van de VNG aan u uitbrengen. Door opheffing van de Regiopolitie Noord- en Oost-Gelderland in verband met de overgang naar de Nationale Politie m.i.v. 1 januari 2013 behoort de politieorganisatie niet meer tot het werkterrein van de gemeentelijke archiefinspectietaak.
Uitvoering inspecties Gemeentelijke organisatie Document- en archiefbeheer Vanaf 2011 werken DIV en IV aan de uitrol van het Documentmanagementsysteem (DMS) binnen het programma Digitaal iDeaal dat in 2015 gereed moet zijn. Iedere medewerker van de gemeente Apeldoorn die met formele documenten werkt, zal met het DMS documenten gaan beheren. Het DMS is daarmee een kernapplicatie voor het digitaal document- en archiefbeheer. Uw college is volgens de wet bevoegd een besluit tot vervanging te nemen van papieren archiefbescheiden door digitale. Daarvoor dient er een Handboek digitalisering te zijn dat voldoet aan de wettelijke normen. Het project Handboek Digitalisering voor permanent te bewaren archiefbescheiden wordt uitgevoerd door DIV en de eenheid IV. Door deze vervanging verbetert de efficiency voor het archiefbeheer en wordt de archieffunctie beter geborgd. Het handboek vormt een onderdeel van het op te zetten kwaliteitsysteem voor de informatie- en archieffunctie van de gemeentelijke organisatie. Dit project kon in 2013 nog niet worden afgesloten. Andere projecten met meer urgentie moesten vanwege beperkte technische capaciteit van IV voorrang worden verleend. De externe audit die noodzakelijk is voordat u het besluit tot vervanging kunt nemen, kon daardoor nog niet worden gehouden.
- 10 – -
Documentbeheer op de werkplek Een betrouwbare informatievoorziening levert een belangrijke bijdrage aan het risicobeheer in belangrijke processen en projecten. Daarom is continu aandacht nodig van het management op het ‘in control zijn’ van werkprocessen en de documentaire neerslag daarvan. Bij verschillende onderdelen van de gemeentelijke organisatie is er behoefte aan meer grip op de afdoening van documenten. Digitalisering van documentstromen en automatisering van de sturing daarop levert hierin een belangrijke bijdrage. Het DMS biedt hiervoor de mogelijkheden. Vanaf 2012 heeft team DIV afspraken gemaakt over het documentbeheer op de werkplek. Dit betrof voornamelijk de traditionele vorm van beheer. Met de uitrol van het DMS verandert dit in digitaal beheer. Ook dan is het van groot belang voor een betrouwbare informatie- en archiefvoorziening dat (digitale) dossiers op orde zijn. Als onderdeel van de uitrol van het DMS bij een eenheid geeft DIV advies over het afsluiten van analoge dossiers en de opzet van nieuwe digitale dossiers en verleent hierbij aan de medewerkers van de eenheden ondersteuning. In 2014 komt er een instrument beschikbaar waarmee rapportages kunnen worden gemaakt over de kwaliteit van de digitale dossiervorming. Het management van de eenheden kan daarmee beter sturing geven aan het documentaire proces met als resultaat van elke zaak een betrouwbaar dossier. Toegankelijkheid dossiers Naast betrouwbaarheid dient ook de toegankelijkheid op orde te zijn om informatie te vinden. Eind 2011 / begin 2012 heb ik onderzoek laten doen naar de toegankelijkheid van de analoge dossiers. Belangrijkst aandachtspunt was een betere toepassing van de standaardisatie in de ontsluitingskenmerken. Met de uitrol van het DMS worden nu veel kenmerken geautomatiseerd toegevoegd. Voor handmatige invoer van registraties in het systeem blijft dit een belangrijk aandachtspunt voor team DIV waarover afspraken zijn gemaakt. Onderzoek bedrijfsapplicaties De archieffunctie beperkt zich niet alleen tot traditionele dossierverzamelingen. Ook met verschillende bedrijfsapplicaties worden gegevensverzamelingen aangelegd en bijgehouden waarmee rechten en verplichtingen van overheid en burgers zijn vastgelegd. Er bestaat daarom een wettelijke verplichting een goed samenhangend overzicht samen te stellen van deze gegevensverzamelingen dat inzicht geeft in de kwaliteit van het beheer. Met de afdeling Informatievoorziening heb ik in 2012 afspraken gemaakt om in samenwerking met DIV een overzicht samen te stellen en te onderhouden over het beheer van applicaties met te bewaren gegevensbestanden. Door gebrek aan capaciteit is deze taak in 2013 niet verder uitgevoerd. Mogelijke mutaties van na de eerste inventarisatie zijn dan ook niet verwerkt. In 2014 zal DIV deze taak weer gaan uitvoeren.
Overige organisaties Door gebrek aan capaciteit voor een volledige uitvoering van de inspectietaak heb ik in 2013 geen inspectiewerkzaamheden kunnen uitvoeren ten aanzien van de organisaties die op grond van de Archiefwet behoren tot het werkterrein van de gemeentelijke archiefinspectie.
Advisering In 2013 heb ik advies uitgebracht aan de eenheid Personeel, Communicatie en Bestuursondersteuning t.a.v. het digitaliseren van papieren personeelsdossiers.
- 11 – -
05 | Bijlagen Publieksbereik Bezoekers Archief aantal ingeschreven bezoekers aantal bezoeken digitaal bezoek CODA archief digitaal bezoek Geheugen van Apeldoorn digitaal bezoek Apeldoorn en de oorlog totaal digitaal bezoek
2011 495 8.393
2012 384 4.941 9.980
2013 323 4.961 9.571 53.549 25.981 89.101
schriftelijke vragen om informatie en/of kopieën per email vanuit de gemeente
17 204 25
12 225 20
15 243 17
Geraadpleegde documenten genealogische bestanden bouwvergunningen (zie specificaties hieronder) overige originele stukken documentatie boeken en tijdschriften uitleningen aan gemeente/waterschap Totaal
32 1.825 1.736 94 224 298 3.911
28 1.468 1.731 54 203 241 3.484
88 1.413 1.704 38 93 183 3.336
Geraadpleegde verfilmde bronnen bouwvergunningen genealogische bronnen overige (o.a. films en video's) Totaal
1.634 2.257 378 4.269
1.800 2.219 272 4.291
985 1.116 224 2.325
Bouwvergunningen bouwvergunningen KC (raadpleging door publiek) 1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal Gehele jaar
536 420 478 391 1825
492 365 338 273 1468
355 352 320 386 1413
bouwvergunningen voor gemeente Apeldoorn (via koerier) Opvragingen Totaal aantal bouwvergunningen
108 202
112 215
156 429
- 12 – -
Archiefbeheer 2009
2010
2011
2012
2013
348 11 55 5.179
357 9 25 5.204
363 6 40 5.244
368 5 9 398 4.855
376 8 17 4.872 40 137 177 32 154 13
Stand van collecties Aantal archieven Aanwinsten (aantal) Aanwinsten (m¹) Vernietigd (m¹) Omvang (m¹) Inventarissen online Plaatsingslijsten online Totaal aantal toegangen online Aantal inventarissen offline Aantal overige toegangen offline Aantal onbewerkt
Verworven archieven/collecties 2013
m¹
Stichting Koninklijk Apeldoorn Historische Vereniging Felua Collectie Bert Kompanje Architectenbureau Wiarda Archief Agatha Wegerif-Gravestein Archief Duivenvoorde (bouw hoofdkantoor Centraal Beheer) Archief Pieter Puype Archief Van Beek (Apeldoornse muziekverenigingen) Totaal Documentatie Apeldoornse beeldend kunstenaars Collectie “De Vrije Apeldoorner”
Foto’s: Stereodia’s Apeldoorn/Het Loo/A.T.S. foto’s van scoutinggroep Catharina van Rees/Scoutinggroep Moorrees/Stichting Scouting Apeldoorn
0,250 3,125 4,500 5,900 0,125 0,250 2,000 0,625 16,775 0,750 0,250
4 diamagazijnen 0,375
- 13 – -
Financieel overzicht CODA Archief 2013 Kostensoort Personeel
omschrijving Archiefbeheer Educatie, PR, presentatie Kenniscentrum Materieel beheer Vrijwilligers Totaal
Huisvesting Materiële kosten Totaal
3.0 1,0 2.2 4,2 4,0 14,2
lasten € 129.000 € 45.000 € 90.000 € 169.000 €0 € 445.000 € 168.000 € 235.000 € 848.000
CODA is een gefuseerde instelling waarin bibliotheek, museum en archief zowel organisatorisch als operationeel zijn geïntegreerd. Overhead op gebied van Directie en Staf en de kosten van de algemene backoffice: ICT, Financiën, Beheer Gebouwen etc. zijn niet meegenomen in dit overzicht. Er zijn twee medewerkers backoffice archief en een medewerker Beeld en Geluid. Verder zijn de medewerkers Collectiebeheer en medewerkers van de Frontoffice Archief en Kenniscentrum zijn grotendeels voor het archief werkzaam. Daarnaast zijn er op meerdere plekken vrijwilligers voor het archief werkzaam.
- 14 – -
Werkterrein van de gemeentelijke archiefinspectie De Gemeentelijke archiefinspectie houdt toezicht op het beheer van de archieven van de volgende gemeentelijke en aan de gemeente verbonden instellingen en organen: Gemeente Apeldoorn • Raadsgriffie • Gemeentelijke eenheden Gemeenschappelijke regelingen • Sociaal werkvoorzieningschap Feluagroep (Feluagroep) • Geneeskundige en Gezondheidsdienst Gelre-IJssel (GGD Gelre-IJssel) • Regio Stedendriehoek • Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG) Overige • Leerplein 055 • Openbare scholen • Stichting Apeldoorns Voortgezet Openbaar Onderwijs (Stichting AVOO)
- 15 – -
