H and l ei din g P- se rv ic e s D ig it aa l u renb ri efj e s (versie opdrachtgevers)
Wat kunt u in de digitale omgeving van P-services? Als opdrachtgever kunt u in deze beveiligde omgeving informatie terugvinden over uw medewerkers met een dienstverband bij P-services HR group. U kunt er contracten regelen, medewerkers inschrijven en uren goedkeuren. U heeft direct inzicht in uw personeelsbestand bij P-services HR group. In dit document staan de belangrijkste vragen van de digitale omgeving van P-services met betrekking tot ureninvoer voor u stapsgewijs uitgelegd en beschreven. Deze handleiding is verdeeld in twee hoofdstukken aan de hand van de onderstaande vragen. Vraag 1. Vraag 2.
Hoe vul ik urenbriefje in voor mijn medewerkers? Hoe kan ik ingevulde urenbriefjes van mijn medewerkers goedkeuren?
Voor elke vraag is een beschrijving beschikbaar. Om u een totaalbeeld te geven van de stappen die doorlopen worden in het proces van inschrijving tot en met het doorgeven van uw uren. Hieronder volgt een schematisch overzicht van de stappen die worden doorlopen door de opdrachtgever, Pservices en uzelf.
Opdrachtgever en werknemer vullen digitale inschrijfset in
Werknemer dient de arbeidsovereenkomst digitaal te ondertekenen.
P-services keurt de arbeidsovereenkomst definitief goed.
P-services ontvangt gegevens en kan deze goedkeuren
Werknemer ontvangt de arbeidsovereenkomst in zijn persoonlijke portal
Opdrachtgever ontvangt bericht dat er een urenbriefje klaar staat van de werknemer en kan de uren invoeren/goedkeuren.
Opdrachtgever ontvangt opdrachtbevestiging en kan IDbewijs uploaden
P-services controleert opdrachtbevestiging en IDbewijs
P-services kan nu de ingevoerde uren verlonen.
Heeft u vragen over het invoeren van contracten, vraagt u dan naar deze handleiding. Mocht u verder nog vragen hebben, neemt u dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder. Met vriendelijke groet, P-services HR group
[email protected] 0342 - 401 209 Antwoordnummer 84 3770 VB Barneveld
___________________________ Versie 1.1 augustus 2014
Inhoudsopgave
Vraag 1: Hoe vul ik een urenbriefje in voor mijn werknemers? Stap 1: Urenbriefjes invullen Stap 2: Bulkinvoer – het invullen van urenbriefjes Stap 3: Invullen door middel van het tabblad ‘urenbriefjes’ Schematisch overzicht procedure en berichtgeving inschrijvingsproces
3 3 4 5
Vraag 2: Hoe kan ik ingevulde urenbriefjes van mijn werknemers goedkeuren? Stap 1: Het urenbriefje goedkeuren via berichten Stap 2: Urenbriefje goedkeuren via bulkinvoer Stap 3: Stap 3: Meerdere urenbriefjes snel goedkeuren Schematisch overzicht procedure en berichtgeving inschrijvingsproces
6 6 7 8
Handleiding P-services Digitaal (versie opdrachtgevers) – versie 1.1 augustus 2014
2
Handleiding P-services Digitaal (versie opdrachtgevers) Wat kunt u in de digitale omgeving van P-services? Als opdrachtgever kunt u in deze beveiligde omgeving informatie terugvinden over uw medewerkers met een dienstverband bij P-services HR group. U kunt er contracten regelen, werknemers inschrijven en uren goedkeuren. U heeft direct inzicht in uw personeelsbestand bij P-services HR group.
2.4 Wanneer u een urenbriefje in wilt vullen, kunt u op de naam van de werknemer klikken.
Vraag 1: Hoe vul ik een urenbriefje in voor mijn werknemers? Afhankelijk van de door u gekozen werkwijze, is het mogelijk om uren voor werknemers in te vullen. U kunt er ook voor kiezen om werknemers zelf de uren in te laten vullen, die u vervolgens dient te controleren en goed te keuren voordat de uren door worden verwerkt door P-services HR group. Deze werkwijze wordt behandeld in het volgende hoofdstuk. Stap 1: Urenbriefjes invullen 1.1 Log in op uw digitale account via http://www.p-services.flex2go.nl 1.2 U kunt in het menu kiezen voor het tabblad ‘bulkinvoer’ wanneer u voor meerdere werknemers de urenbriefjes in wilt vullen. Wanneer u voor een enkel persoon de uren in wilt vullen kunt u ook kiezen voor het tabblad ‘urenbriefjes’. Beide opties zijn mogelijk en worden achtereenvolgens in stap 2 en 3 toegelicht.
2.5 U ziet vervolgens onderstaand scherm. Hier is het mogelijk om de uren in te vullen. Let op: pauzes noteren in minuten (1 uur noteert u dus als 60 minuten).
Stap 2: Bulkinvoer – het invullen van urenbriefjes 2.1 Wanneer u op het tabblad ‘bulkinvoer’ klikt komt u op het onderstaande scherm terecht. 2.2 Vul onder ‘nieuwe zoekoptie’ het jaartal en het weeknummer in. Selecteer vervolgens de optie ‘In te vullen of goed te keuren’. Wanneer u zoekt komen alle resultaten onderaan het scherm tevoorschijn.
Handleiding P-services Digitaal (versie opdrachtgevers) – versie 1.1 augustus 2014
3
Handleiding P-services Digitaal (versie opdrachtgevers) 2.6 Wanneer u alles correct heeft ingevuld, kunt u de uren doorsturen naar P-services. Dit doet u door op 'goedkeuren' te klikken. Na uw goedkeuring verschijnt er er een groen vinkje onder het kopje ‘laatste beslissing’. Uw uren zijn dan naar Pservices verzonden.
Let op: Uren die vóór dinsdagochtend 10.00 uur bij P-services binnen zijn (dus goedgekeurd door werknemer en opdrachtgever) worden dezelfde week nog uitbetaald aan de werknemer. Uren die later zijn goedgekeurd, worden de eerstvolgende week uitbetaald.
3.4 U kunt vervolgens in het onderstaande venster (zie afbeelding) de uren controleren en goedkeuren.
Wanneer u onderstaande afbeelding op uw scherm ziet, dient de werknemer de uren nog in te vullen.
Stap 3: Invullen door middel van het tabblad ‘urenbriefjes’ 3.1 Wanneer u voor deze optie kiest komt u op het onderstaande scherm terecht. 3.2 Vul de naam van de werknemer in waarvoor u een urenbriefje in wilt vullen. Kies vervolgens het juiste weeknummer, dit kunt invullen onder ‘periode’. Wanneer u op 'zoeken' klikt, komen de urenbriefjes van de betreffende week tevoorschijn. 3.3 Klik op het juiste weeknummer om naar het urenbriefje te gaan.
3.5 Na het verzenden van de uren kunt u onderaan de pagina bekijken of alle goedkeuringen zijn gegeven. Waar nu nog vraagtekens vermeld staan, ziet u nadat de goedkeuring is gegeven een groen vinkje.
Let op: Uren die vóór dinsdagochtend 10.00 uur bij P-services binnen zijn (dus goedgekeurd door werknemer en opdrachtgever) worden dezelfde week nog uitbetaald aan de werknemer. Uren die later zijn goedgekeurd, worden de eerstvolgende week uitbetaald.
Handleiding P-services Digitaal (versie opdrachtgevers) – versie 1.1 augustus 2014
4
Handleiding P-services Digitaal (versie opdrachtgevers) Schematisch overzicht procedure en berichtgeving inschrijvingsproces
START Opdrachtgever en werknemer vullen samen de digitale inschrijfset in. Of opdrachtgever nodigt medewerker uit en vult de gegevens aan.
Werknemer dient de arbeidsovereenkomst digitaal te ondertekenen.
P-services keurt de arbeidsovereenkomst definitief goed. ± 24 uur
P-services ontvangt gegevens en kan deze goedkeuren.
Werknemer ontvangt de arbeidsovereenkomst in zijn persoonlijke portal.
Opdrachtgever ontvangt bericht dat er een urenbriefje klaar staat van de werknemer en kan de uren invoeren/goedkeuren.
± 24 uur ± 24 uur
Opdrachtgever ontvangt opdrachtbevestiging en kan het ID-bewijs uploaden.
P-services controleert de opdrachtbevestiging en het ID-bewijs.
Na deze goedkeuring kan P-services de ingevoerde uren verlonen.
Uren die vóór dinsdagochtend 10 uur bij P-services binnen zijn worden dezelfde week nog uitbetaald aan de werknemer. Legenda = Opdrachtgever
=
Doorlooptijd controlepunt ± 24 uur bij compleet contract
= Werknemer
=
Aanvullende opmerking
= P-services HR group
Handleiding P-services Digitaal (versie opdrachtgevers) – versie 1.1 augustus 2014
5
Handleiding P-services Digitaal (versie opdrachtgevers) Vraag 2: Hoe kan ik ingevulde urenbriefjes van mijn medewerkers goedkeuren? Wanneer uw medewerkers de uren invullen, dan dient u deze eerst nog goed te keuren voordat ze naar P-services HR group worden gestuurd. Het goedkeuren kan op een aantal manieren. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe dit in zijn werk gaat.
Stap 2: Urenbriefje goedkeuren via bulkinvoer 2.1 Het is ook mogelijk om meerdere openstaande urenbriefjes goed te keuren via het tabblad ‘bulkinvoer’. Om dit te doen dient u op het tabblad ‘bulkinvoer te klikken.
Stap 1: Het urenbriefje goedkeuren via berichten 1.1 U ontvangt onderstaand e-mailbericht in uw portal. Deze kunt u vinden door op het tabblad ‘berichten’ te klikken. 1.2 Klik op de titel van het bericht om het volledige bericht te openen.
2.2 Vervolgens selecteert u het gewenste weeknummer en kiest voor de optie ‘in te vullen of goed te keuren’.
1.3 Onderstaand bericht verschijnt. Wanneer u op ‘ga’ klikt kunt u naar het urenbriefje gaan om deze vervolgens goed te keuren. In stap 2 wordt uitgelegd hoe u ook op deze pagina kunt komen via het gebruik van het tabblad ‘bulkinvoer’.
2.3 Wanneer u op zoeken hebt geklikt verschijnen de openstaande urenbriefjes onderaan de pagina. Wanneer u een urenbriefje in wilt vullen, klikt u op de naam van de betreffende werknemer.
Handleiding P-services Digitaal (versie opdrachtgevers) – versie 1.1 augustus 2014
6
Handleiding P-services Digitaal (versie opdrachtgevers) 2.4 Het onderstaande scherm verschijnt, hier kunt u de uren aanpassen of goedkeuren. Let op: pauzes noteren in minuten (1 uur noteert u dus als 60 minuten).
2.5 Wanneer u alles heeft gecontroleerd en de uren zijn correct dan kunt u de uren doorsturen naar P-services. Dit doet u door op 'goedkeuren' te klikken. Na uw goedkeuring verschijnt er een groen vinkje onder het kopje ‘laatste beslissing’. Uw uren zijn dan naar P-services verzonden.
Stap 3: Meerdere urenbriefjes snel goedkeuren 3.1 Wanneer u zeker weet dat het urenbriefje al goed is ingevoerd door de medewerker, dan kunt u deze meteen goedkeuren door deze aan te vinken en vervolgens op opslaan te klikken. U kunt meerdere personen en weken aanvinken. In onderstaande afbeelding is weergeven waar u kunt aanvinken. 3.2 Wanneer u op 'opslaan' klikt worden de uren verzonden naar P-services.
Let op: Uren die vóór dinsdagochtend 10.00 uur bij P-services binnen zijn (dus goedgekeurd door werknemer en opdrachtgever) worden dezelfde week nog uitbetaald aan de werknemer. Uren die later zijn goedgekeurd, worden de eerstvolgende week uitbetaald.
Handleiding P-services Digitaal (versie opdrachtgevers) – versie 1.1 augustus 2014
7
Handleiding P-services Digitaal (versie opdrachtgevers) Schematisch overzicht procedure en berichtgeving inschrijvingsproces
START Opdrachtgever en werknemer vullen samen de digitale inschrijfset in. Of opdrachtgever nodigt medewerker uit en vult de gegevens aan.
Werknemer dient de arbeidsovereenkomst digitaal te ondertekenen.
P-services keurt de arbeidsovereenkomst definitief goed. ± 24 uur
P-services ontvangt gegevens en kan deze goedkeuren.
Werknemer ontvangt de arbeidsovereenkomst in zijn persoonlijke portal.
Opdrachtgever ontvangt bericht dat er een urenbriefje klaar staat van de werknemer en kan de uren invoeren/goedkeuren.
± 24 uur ± 24 uur
Opdrachtgever ontvangt opdrachtbevestiging en kan het ID-bewijs uploaden.
P-services controleert de opdrachtbevestiging en het ID-bewijs.
Na deze goedkeuring kan P-services de ingevoerde uren verlonen.
Uren die vóór dinsdagochtend 10 uur bij P-services binnen zijn worden dezelfde week nog uitbetaald aan de werknemer. Legenda = Opdrachtgever
=
Doorlooptijd controlepunt ± 24 uur bij compleet contract
= Werknemer
=
Aanvullende opmerking
= P-services HR group
Handleiding P-services Digitaal (versie opdrachtgevers) – versie 1.1 augustus 2014
8
Handleiding P-services digitaal (versie werknemers)
Handleiding P-services Digitaal (versie opdrachtgevers) – versie 1.1 augustus 2014
9
