BUD a.Pe ST lllnn1111111111111gl *1000051953585*
Budapest
Főváros
Föjegyzöje
ikt. szám:
FPH006 /13 - 11 /2013
hiv. szám:
FPH015/94--6/2013.
üzemeltetési Főosztály
ügyintéző:
Csapó Éva
Helyben
telefon:
+361 327-8370
e-mail:
[email protected]
tárgy:
intézkedési terv jóváhagyása
Molnár Mihály
főosztályvezető
részére
-~-
----~--
Tisztelt Főosztályvezető Úri
Értesitem, hogy a Belső Ellenőrzési Osztály által a "Hivatal szarvezeti egységeinél a
kötelezettségvállalás megfelelése,
rendjének
naprakészsége,
szabályozottsága,
betartása" tárgyában
jogszabályi
előírásoknak
való
végzett ellenőrzés jelentésének
megállapításai és javaslatai alapján kidolgozott intézkedési tervét a 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 45. § (4) bekezdése alapján jóváhagyom, és egyben az abban foglaltak teljesítését elfogadom.
Budapest, 2013. január" 'J:
.
~
l,;; ,.·· ,.,
\;).. ·•·
-
\'·v'-~-..-~
Tisztelettel: ~?""
v o
;:;,."
~'
. ·.
2.•• "'/'
Sárádi Kálmánné dr. főjegyző
..
.
euo a.Pe sr
Budapest Főváros Önkormanyzata Főpolgármesteri
Hivatal .
Üzemeltetési Főosztály
'
l
l
"
'' ' c
100005192ti077
ikt. szám;
FPH015/94-6/2_013.'
Janza Péter dr. önálló osztályvezető Belső Ellenőrzési Osztály
hiv. szám:
FPHOOB/194-77/2012.
Helyben
ügyintéző.
Németbertáné S. Erika
telefon:
+36 999 9037
e-mail:
nemetbertae@hotm ail.com
tárgy:
intézkedési terv
--l
Tisztelt Osztályvezető Úr!
A fenti számra hivatkozással csatoltan megküldöm a Budapest Főváros Önkormányzata Főpolgármesteri Hivatal üzemeltetési Főosztályán folytatott, a Hivatal szervezeti egységeinél a kötelezettségvállalás rendjének szabályozottsága, jogszabályi előírásoknak való megfelelése, naprakészsége, betartása tárgyú FPH006/194-77/2 012. iktatószámú ellenőri jelentés alapján készített Intézkedési tervet.
Budapest, 2013. január" ...''(
Tisztelettel:
Melléktetek:
l.
Intézkedési terv {FPH015/94- f /2013.) ; x.·'
f
1
·
7'"
' '
111111111111111111111 .1000037416387'
BUD a.Pe ST
Budapest Főváros Önkormányzata Föpolgármesteri Hivatal Üzemeltetési Főosztály
INTÉZKEDÉSI TERV Budapest Főváros Önkormányzata Főpolgármesteri Hivatal Üzemeltetési Föosztályán
a Hivatal szarvezeti egységeinél a kötelezettségvállalás rendjének szabá/yozottsága, jogszabályi
előirásoknak
való megfelelése,
naprakészsége, betartása tárgyú FPH0061194-77/2012. iktatószámú ellenőri jelentés alapján '
"'
l
o
l' ';!j ·~
FELADAT
FELELŐS
VÉGREHAJTÁS
§ l
'
l'
lu '
' ' '
4.2.
'
i
;:
Egészítse ki az 518/2011. -A Föpolgármesteri Hivatalban a vezetékes telefon használatának, valamint a magáncélú használat térítési díjának szabályozásáról - szóló főjegyzői intézkedést a tiltott használat következményeiveL Vizsgálja felül az 517/2011. - Budapest Főváros Önkormányzatának tulajdonában és a Föpolgármesteri Hivatal üzemeltetésében lévő gépjárművek használatának rendjéről szóló • föjegyzői intézkedést az engedélyezésre jogosultak, teljesítésigazolék feladatainak szabályozása vonatkozásában.
i '
,, Budapest, 2013. január.
Molnár Mihály főosztályvezető
A már kiadmányozásra került, a, Föpolgármesteri Hivatal vezetékes telefon-, i mobiltelefon- és adatkártya használatáról ' szóló normatív utasítás 15. §-a és 17. §-a, valamint a Főpolgármesteri Hivatal tulajdonában lévő gépjárművek használatáról szóló normatív: ulasílás 7. §-a, 8. §(4) bekezdése, 10. §-a," 13. § (2) bekezdése és 22, §-a tartalmazza a hivalkozoli belső ellenőri jelenlésben foglalt: javaslatokat.
"
/ ' //"i ,.
_"...-·
~,.-·1.:"'
Molnár Mihálj
főosztályve~é'tő
-
Budapest Föváros Föjegyzője
llilm ~~IB! lll iliiWill ~BI~illll *1 oooo533031 oo·
ikt szám·
FPH006/13- 25/2013
hiv. szám:
FPH039/28-11/2013.
Pénzügyi Föosztály
ügyintéző:
Csapó Éva
Helyben
telefon:
+36 1 999-8370
e-mail:
[email protected]
tárgy:
Vélasz IT végrehajtésró! szóló
Verő
Tibor
főosztályvezető
részére
tajékoztatásra
Tisztelt Főosztályvezető Úr!
Köszönettel megkaptam a Belső Ellenőrzési Osztály által főosztályánál végzett a ,.Hivatal szervezeti egységeinél a kötelezettségvállalás rendjének szabályozottsága, jogszabályi előírásoknak való megfelelése, naprakészsége, betartása" tárgyú ellenőrzés megállapításait összefoglaló jelentésre készitett intézkedési tervben foglalt feladatok végrehajtásáról megküldött tájékoztatását. A határidőben nem teljesített két feladat (PIR gyakorlati alkalmazásához szükséges szabályozás, valamint a belföldi kiküldetések rendjének szabályozása) esetében a határidő módosítási kérelmét elfogadom, azonban felhívom figyeimét arra, hogy a következökben az esetleges határidő módosítási kérelmét a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XIL 31.) Kormányrendelet (Bkr.) 45. § (5) bekezdése szerint, a határidő lejártát megelőzően szíveskedjen kezdeményezni. Kérem, hogy a két folyamatban lévő feladat végrehajtásának megtörténtéről 2013. július 31-ig sziveskedjen beszámolni. Budapest, 2013. június"
Tisztelettel: ~
';,.
,kau'=-' Sárádi Kálmánné dr. --~--- --~to"-gyző
.. ·t-j~~~~·~~-~·········· r , "~~c
__L
0
~-3__q_ t
r5
osztályvezető
.
/'
··~<..".~
'
BU Da .Pe ST
Budapest Főváros Önkormányzata Föpolgármesteri Hivatal Pénzügyi
Főosztály
Kontrolling Osztály
)
(
.. !
·,~ "--
--
ikt. szám·
FPH039/28 : 11 /20 Ú ...... .
Sárádi Kálmánné dr. részére
hiv. szám:
[Hivatkozási szám]
főjegyző
űgyintézö:
Berente Katalin
telefon:
+361 327-1027
~1000053244986'
--~----·----~--
---
Tisztelt
Főjegyző
e-mail:
[email protected]
tárgy:
Téjékoztatás intézkedési terv végrehajtásáról
Asszony!
A "Hivatal szervezeti egységeinél a kötelezetségévállalás rendjének szabályozottsága, jogszabályi előírásoknak való megfelelése, naprakészsége, betartása" című ellenőrzési jelentés javaslatainak végrehajtáséról készült tájékoztatót mellékelten megküldöm. Kérem T. Főjegyző Asszonyt az eddig végrehajtott feladatok elfogadására, továbbá a még folyamatban lévő feladatok végrehajtásáról 2013. július 31-íg történő tájékoztatás jóváhagyásáról.
Budapest, 2013. június 5.
Tisztelettel:
_...--,·· /
..
/ ··-··-·-----~---·-----~
mellékletek:
---
1. Intézkedési terv végrehajtás a
11111111111111111101 '100003774 4567'
auoa•P•~sr '1G0\J0~32453J3"
Budapest Főváros Önkormányzata Föpolgúmesteri Hivatal Pénzügyi
ikt szám:
Főosztály
FPH039/28 ~ 12/2013
INTÉZKEDÉ SI TERV VÉGREHAJT ÁSA
~a Hivatal szelVezeti egységeinél a kötelezettségvállal ás rendjének szabályozottsága, jogszabályi előírásoknak való megfelelése, naprakészsége, betartása "vizsgálata tárgyában készített belső ellenőrzési
jelentésben foglalt javastatok végrehajtására
Tr
Verö/w,~F f.
főosztátyvez~tő
.
'.\
·__ _.......--
Budapest, 2013. június 5.
A Belső Ellenőrzési Osztály által "a Hivatal szervezeti egységeinél a kötelezettségvállalás rendjének szabályozottsága, jogszabályi előírásoknak való megfetetése, naprakészsége, betartása" vizsgálata tárgyában készített ellenőrzési jelentésben a Pénzügyi Főosztályt érintő javaslatok végrehajtására az alábbi intézkedést adom ki:
_. /, {, Javaslat: Szervezze meg a Pl R rendszer felhasználói körében a tudásfrissítés alapú integrált belső továbbképzést. Intézkedés: A PIR rendszer felhasználói körében tudásfrissítő oktatás 2012.1 0.03., 2012.1 0.10.,2012.10.16-án volt a Lekérdezés funkcióból, 2012.10.02-án a Számlák kezelése funkcióbóL A tudásfrissítő oktatások szervezésének rendje szerint, de legalább félévente. Felelős: Határidő:
Pl R Felügyeleti, Oktatási
a felhasználói igények
Osztályvezető
igény szerint, a féléves április és október hó
Feladat végrehajtása:
A PIR rendszer felhasznátói körében tudásfrissftö oktatásra 2013. május 24-én került sor Portál jóváhagyás funkcióból. Ez mellett az új belépök számára folyamatosan történik a rendszer használatának oktatása .
. A Javaslat: Pontosítsa, illetőleg egészítse ki a Hivatal kötelezettségvállalási szabályzatait, az előzetes irásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő kifizetések rendjére vonatkozó szabályozással; alakitsa ki a folyamatba épített ellenőrzés rendszerét {kötelezettségvállalási szabályzatban rögzítve),kontrollpontjait a kötelezettségvállalás teljes folyamatában.
Intézkedés: A kötelezettségvállalási szabályzatok átdolgozása jelenleg folyamatban van, melynek során a javaslatok beépítésre kerülnek a szabályozókba. Felelős:
Pénzügyi
és
Számviteli
Osztályveztő,
Kontrolling
Osztályvezető Határidő:
2013. március 31.
Feladat végrehajtása:
Hivatal pénzgazdálkodásával kapcsolatos A Főpolgármesteri kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, utalványozás,érvényesités,
214
és a tetjesltés igazolás rendjéről szótó szabályozó (köt.váll.szabály zat) pontosítása, kiegészítése a javaslatban foglaltak figyelembevétel ével megtörtént, 51/2013.számú normatív utasításként 2013. május 27-én hatályba lépett. AFövárosi Önkormányzat gazdálkodási szabályzatának megtörtént, jelenleg föpolgármesteri aláírás alatt van. ,-) ,..1
átdolgozása
is
Javaslat:
Vizsgálja felül, aktualitzálja a Számviteli Politkát a jogszabályválto zások figyelembe vételéveL Intézkedés:
A Számviteli Politika folyamatban van.
aktualizálása
Felelős:
Pénzügyi és Számviteli
Határidő:
2013. március 15.
megtörtént,
jogi
felülvizsgálata
Osztályvezető
Feladat végrehajtása:
A Számviteli Politika jogi felülvizsgálata folyamatában hatályba lépett a 74/2013. (111.11.) Korm.r., mety az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségén ek sajátosságairól szóló 249/2000. (XIl.24.) Korm.rendeletet (áhsz) módosította. A Számviteli Politika jogi felülvizsgálata ezért megszakításra került és az áhsz változásai is átvezetésre kerültek a szabályozókban . A szabályozók föpolgármesteri , föjegyzői aláírásra átadásra kerültek. Javaslat:
Intézkedjen az 520/2011.főjegyzöi intézkedés - Az egységes Pénzügyi Információs rendszer gyakorlati alkalmazásáról - Kötelezettségvá llalási Szabályzattal való összehangjának megteremtésére . Intézkedés:
Az 520/2011. főjegyzői intézkedés kiegészítésre kötelezettságvá llalási szabályzattal összahangban. Felelős:
PIR Felügyeleti, Oktatási
Határidő:
2013. április 10.
kerül
a
Osztályvezető
Javaslat ,./ .
Adjon ki egy ügyviteli kötelezettségvá llaláshoz kérdéseiről, az egységes
utasítást a Pénzügyi Információs Rendszer kapcsolódó gyakorlati alkalmazásának kezelésről.
Intézkedés:
314
.~
/ .
'j
Az 5/201 O.PIR ügyviteli utasítás kiegészítésre kerül a jogszabályi követelményekn ek eleget tevő kötelezettségvá llalás nyilvántartás elkészítéséhez szükséges gyakorlati teendőkkel és kötelezővé válik a PIR rendszerben történő kötelezettségvá llalás nyilvántartásána k kizárólag_ossága .
~
'o ' .
Az
ellenőrzési
nyomvonal felülvizsgálata.
Felelős:
PJR Felügyeleti, Oktatási
Határidő:
2013. április 20.
Osztályvezető
Feladatok végrehajtása: A 5/2010. PIR ügyviteli utasítás változatlanul tekintve egy felhasználási dokumentáció.
marad,
mert tartalmát
Az egységes Pénzügyi Információs Rendszer gyakorlati alkalmazásáról sz ól ó 13/2013.(1.1 7.) (korábban:520/2 011.) főjegyző i intézkedés kerül kiegészítésre: a gazdálkodási szabályzathoz igazodóan,továb bá a kötelezettségvá llalás nyilvántartás előállitásának gyakorlati teendőinek tartalmával. Ezt megelőzően 2013. június 1 O-én a Pénzügyi Főosztályvezető vezetésével a PIR felhasználói körben workshopra kerül sor. Téma a kötelezettségvá llalás nyilvántartásána k problémaköre, valamint egyéb aktuális kérdések egyeztetése. Ezek után az in,tézkedés kiegészítésre kerül, az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálata me.~!ö!~~njk.
:;
o
'
Felelős:
Pl R Felügyeleti, Oktatási
Határidő:
2013. július 15.
Osztályvezető
Javaslat:
Készítse el a belföldi kiküldetés szabályozására vonatkozó utasítást: Intézkedés:
A szabályzat tervezet elkészült, a jogi felülvizsgálata folymalban van. Felelős:
Pénzügyi és Számviteli
Határidő:
2013. március 1 O.
Osztályvezető
Feladat végrehajtása: A szabályzat tervezet jogi felülvizsgálata megszakítésra került, mert a még újabb módosítési javaslat érkezett. Az érdemi javaslatok bedolgozásra kerültek a szabályzatba és 2013. június 05-én jogi felülvizsgálatra átadásra kerültek. .._.... főosztályoktól
'/.
4/4
Budapest
•toooos33031 oo·
---
Verő
-~-------
Tibor
Pénzügyi
főosztályvezető
Főváros Föjegyzője
---
ikt szám
FPH006 /13 -25 /2013
részére
hiv. szám:
FPH039/28-11/2013.
ügyintézö:
Csapó Éva
telefon:
+36 1 999-8370
e-mail:
[email protected]
tárgy:
vatasz IT végrehajtasról szóló tajékoztatásra
Főosztály
Helyben
"-'------~-
Tisztelt Főosztályvezető Úr!
Köszönettel megkaptam a Belső Ellenőrzési Osztály által főosztályánál végzett a "Hivatal szervezeti egységeinél a kötelezettségvállalás rendjének szabályozottsága, jogszabályi előírásoknak való megfelelése, naprakészsége, betartása" tárgyú ellenőrzés megállapításait összefoglaló jelentésre készített intézkedési tervben foglalt feladatok végrehajtásáról megküldött tájékoztatását. A határidőben nem teljesitett két feladat (PIR gyakorlati alkalmazásához szükséges szabályozás, valamint a belföldi kiküldetések rendjének szabályozása) esetében a határidő módosítási kérelmét elfogadom, azonban felhívom figyeimét arra, hogy a következökben az esetleges határidő módosítási kérelmét a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzésérőt szóló 370/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet (Bkr.) 45. § (5) bekezdése szerint, a határidő lejártát megelőzően szíveskedjen kezdeményezni. Kérem, hogy a két folyamatban tévő feladat végrehajtásának július 31-ig szíveskedjen beszámolni.
megtőrténtéről
2013.
Budapest, 2013. június"
Tisztelettel:
.,---·
"
~- ~
~
~-~, Sárádi Kálmánné dr.
4>"W
~{c~---rol~gyző
. Janza Péter
Q_! __'j_ r 0-,.c..J
"'--0.13 .c.C:. L,'
r
·~_,,..._''"""l'
Oé,il
.:
~
'·
BUDa~PeST
Budapest Főváros Önkru.r!.1®~~aJe. ___ --·- _ Föpolgármesteri Hívatar · Pénzügyi Föosztály
llll&l~~n~~~~~~~~~~m~ *1000053956861.
----=ikl
főjegyző
Főjegyző
~ --~-·----
f'r:S,~.~~
0~.> - '-.-->J-...__1 - --~-L..--'=-
FPH039/28- 14 /2013 ·~~~~~~~-----hiv. szám: [Hivatkozási szám]
Sárádi Kálmánné dr. részére
Tisztelt
.
szám-
Ogyintézö:
Berente Katalin
telefon:
+361 327-1027
e-mail:
[email protected]
tárgy:
Tájékoztatás intézkedési terv végrehajtásáról
Asszony!
A "Hivatal szervezeti egységeinél a kötelezettségvállalás rendjének szabátyozottsága, jogszabályi előírásoknak való megfelelése, naprakészsége, betartása" című ellenőrzési jelentés javaslatainak végrehajtásáról az alábbiakban tájékoztatom:
1.
A Pénzügyi Információs Rendszer kötelezettségvállaléshoz kapcsolódó gyakorlati alkalmazasanak kérdéseiről, az egységes kezelésről
Pénzügyi Főosztály vezetője a szarvezeti egységek részvételével 2013. június 13-án, "A Föpolgarmesteri Hivatal és a Fővelrosi Önkormányzat pénzgazdálkodásával kapcsolatos kötelezettségváHalas és a kapcsolódó munkafolyamatok Pl R-ben történő kezelése~ cím ű témában megbeszélést tartott. A megbeszélésről jegyzőkönyv készült (1. sz. melléklet). A megbeszélés targya a gazdálkodás és a gazdaségi események elszámolásának rendjét meghatározó szabályozókban foglaltak betartásának és hivatali szinten egységes gyakorlati alkalmazásának problémaköre volt. A megbeszélésen kiemeltük azokat az alapvető követelményeket és mindenki által kötelezően betartandó eljárésrendet, melyeket a belső szabályozók tartalmaznak, de a gyakorlati végrehajtása csak részben valósult meg. Az. emlékeztetőt és kapcsolódó jegyzőkönyvet a szervezeti egységeknek megküldtük. A gazdélikadási rend, a pénzügyi-számviteli rendszer egységes kialakítása és müködtetése, valamint a pénzügyi-számviteli jogszabályok betartása érdekében az emlékeztetőben és a jegyzőkönyvben szereplő döntések és feladatok határidőben történő végrehajtása kötelező, erről a szarvezeti egységek vezetőit külön e-mailben is tájékoztattuk {2. sz. melléklet). A feladatok végrehajtásénak ellenőrzése céljából minden szervezeti egységnek ki kell jelölni egy, a feladatokért felelős ügyintézőt.
ll.
Belföldi kiküldetés szabályozására vonatkozó utasítás
/Í C"l2 A. '5 1ú1!AVű O
111111111111111111 .1 000047526690.
A belföldi hivatalos kiküldetés elrendelésének és elszámolásának rendjéről szóló normatív utasítás-tervezet elkészült és továbbításra került (3. sz. melléklet). Kérem T.
Főjegyző
Asszonyt a végrehajtott feladatok elfogadására.
Budapest, 2013. augusztus 8. Tisztelettel:
·Tibor
melléktetek: 1. Emlékeztető, jegyzőkönyv 2. E-mai! a szervezeti egységek vezetöi részére 3. normativ utasítás-ter vezet
212
eu oa .Pe sr
Budapest Fövaros Önkormányzata Föpolgármesteri Hivatal
Pénzügyi Föosztilly
:vG•·,alfc·d)
j'icnalkt dl
ikl
szám:
flki3!0SZám]
MEGBE SZÉLÉS EMLÉKEZTETŐ (2013.0 6.13) Dokumentu m státusza:
végleges
Megbeszélé s tárgya:
A Föpolgárme steri Hivatal és a Fővárosi Önkormány zat pénzgazdál kodáséval kapcsolatos kötelezettsé gvállalás és a kapcsolódó munkafolya matok PIR·ben történő kezelése
A megbeszélé s helyszíne, idöpontja:
Kép. IV. emelet 4~es oktatóterem 2013.06.13 .13óra, 15óra
Résztvevők:
Verő
Tibor
Neubauer Andrea Baranyi-Vág ó Zsuzsanna Bucsek Mária dr. Csoó Annamária Domokosné Dr. Burza E. DomjánAnn a Egyházi Magdolna Fekésházy Attila Fritz Ferenczné
Pénzügyi Főosztály Pénzügyi Főosztály Humán Erőforrás Menedzsme nt Főo Városépítés i Főosztály Humán Erőforrás Menedzsme nt Föo. Városüzem eltetési Főosztály Pénzügyi Főosztály Kulturális, Turisztikai és Sport Főosztály Vagyongaz dálkodási Főosztály Informatikai Főosztály Szervezési Főosztály
Horváth Erika Jeszenszky né F. Orsolya Kertész Péter Király Péter
Beruhazási
Kocsy Ildikó Kókai Andrea
Humán Erőforrás Menedzsme nt Informatikai Főosztály
Kolozsvári Gyöngyvér Kukó Anita
Beruházási Főosztály Vagyongaz dálkodási Főosztály
LieberNóra Mateta-Orb án Valéria Mézes Rózsa
Beruházási Főosztály Beruházási Főosztály Pénzügyi Főpolgármester-helyettesi Iroda Szervezési Főosztály Városüzem eltetési Főosztály
Dr. Monori Elvira Nemes Ferencné dr. Oroszné Major Tünde PálfiDóra Palik Istvánné Pilaú Tivadar
Egészségüg yi és Szociálpolit ikai Föo. Beruhézási Főosztály Főosztály
Humán Erőforrás Menedzsme nt Informatikai Főosztály Városépítés i
Főo.
Főo.
Főosztály
Informatikai Főosztály Szervezési Főosztály Vagyongazd álkodási Főosztály
Rizsavi Beáta Rupert Melinda Schusterné Háklár Piroska Főjegyzői \roda Skultéti József Egészségüg yi és Szadálpolit ikai Főo.
1/6
dr. Schrödel Norbert András Szervezési Főosztály Sztricskó Judit Szervezési Főosztály Tóbiás János Beruházási Főosztály Talánné Oláh Mária Üzemeltetési Főosztály Pénzügyi csoport Váradi Vilmosné Humán Erőforrás Menedzsment Főo. Dr. Váradi-Bor Judit Kulturális, Turisztikai és Sport Főosztály Agócsné Darai Terézia Igazgatási és Hatósági Főosztály Arányi Éva Adó Főosztály Árvainé Burik Éva Föpolgármesteri Iroda Bálintné Fecske Mariann Köznevelési és Ifjúsági Felad.Koord. Föo. Bihariné Vető Katalin Szervezésl Főosztály dr. Czirner Ákos Jogi Főosztály dr. Csán Krisztina Jogi Főosztály Földeáki-Elek Ágnes Kulturális, Turisztikai és Sport Főosztály Garda Klára Igazgatási és Hatósági Főosztály HejOsz Norbert Üzemeltetési Főosztály dr. Keszthelyi Mária Belső Ellenőrzési Osztály Kovács Judit Ilona Belső Ellenőrzési Osztály Kovacsles Ildikó Kulturális, Turisztikai és Sport Főosztály Lovász Gyöngyi Belső Ellenőrzési Osztály Nagyné Varga Melinda Kulturális, Turisztikai és Sport Főosztály Romanesik Éva Belső Ellenőrzési Osztály Sándor Éva Projektmenedzsment Főosztály Tamási Katalin Projektmenedzsment Főosztály Tóth Zoltán Belső Ellenőrzési Osztály dr. Varga Bettina Jogi Főosztály Lukács Csilla Beruházási Főosztály Tamási Júlia Jogi Főosztály
DÖNTÉSEK 1. A pénzügyi-számviteli zárásra tárgyhónapot követő 1O-én kerül sor. Ezt követően a lezárt időszakra történő módosítás (új rögzítés, módosítás) kizárólag a Pénzügyi Főosztály előzetes engedélyével lehetséges. 2. A PIR-ben rögzíteni kell - a kötelezettségvállalástól számított 3 munkanapon belül - minden, bruttó 1oa ODO forintot meghaladó összegű kötelezettségváUalást. 3. A többéves kötelezettségvállalásokat meg kell osztani évekre vonatkozóan a PIR-ben, a keretszerzödéseket legalább 3 éves ütemezésben előre meg kell adni. 4. A szerződéskötéskor a belső szervezeti egységeknek rögzíteni kell a szerződésben, hogy a szerzödö fél szerepeltesse a belsö szervezeti egység megnevezését is a beérkező bizonylatokon. 5. A kötelezettségvállalást megelőzően a belső szervezeti egység köteles megvizsgálni a PIRben is a szabad előirányzat rendelkezésre állását, melynek dokumentumát köteles csatolni az ellenjegyzésre benyújtáskor a Pénzügyi Főosztály részére. 6. A várható kötelezettségvállalásokat fedezetként kell rögzíteni a PIR-be.
216
7. Minden belső szervezeti egység részéről ki kell jelölni a kapcsolattartásért felelős pénzügyi ügyintézöt. A kijelölt ügyintézök nevéről, elérhetőségéről e-mailben a Pénzügyi Főosztály vezetőjét, valamint osztályvezetőit tájékoztatni kell. Felelős:
szervezeti egység
Határidő:
2013. július 10.
vezetője
TARTALMIJEGYZŐKÖNYV
Az alábbiakban felsorolt normatív utasítások betartására felhívta a figyelmet a Pénzügyi Főosztály:
•
• • •
•
51/2013. (V.24) a Főpolgármesterl Hivatal pénzgazdálkodásával kapcsolatos kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, utalványozás, érvényesítés és a teljesftés igazolás rendjéről 53/2013. (V.27) a szerződéskötések általános eljárási rendjéről és a szerződések teljesítésének ellenőrzéséről 54/2013. (VI.7.) Budapest Főváros Önkormányzata Főpolgármesteri Hivatala számviteli politikájáról és számlarendjéről 55/2013. (VI.13.) a Fővárosi Önkormányzat pénzgazdálkodásával kapcsolatos kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, utalványozás, érvényesftés rendjéről és a teljesítés igazolásáról 13/2013. Az egységes Pénzügyi Információs Rendszer {PIR) gyakorlati alkalmazásáról
Az elmúlt időszakban több olyan probléma szükségessé vált. Ezek a problémák, különösen:
realizálódott,
melynek megbeszélés e
1. Kötelezettség vállalások rögzítésének elmaradása •
A kötelezettségvállalások rögzítése nem történik meg a Pénzügyi lnforméciós Rendszerben {tovébbiakban: PIR), csak a fizetési hatéridö lejártakor, ami nagyban megneheziti a tervezést, a költségvetés végrehajtasának nyomon követését és a Hkviditási helyzet folyamatos figyelemmel kisérését A PIR-ben rögzíteni kell a kötelezettség vállalástól számított 3 munkanapon belül.
•
További probléma, hogy a többéves kötelezettség vállalások nem kerülnek évek között felosztásra, hanem egy összegben kerülnek be a PIR-be, ami torzítja az éves várható kötelezettségvállalás állományt. Törekedni kell {már a KGY előterjesztés elökészítésekor) arra, hogy a szerzödésben szereplö teljesftések éves bontásban legyenek meghatározva előirányzattal együtt. Amennyiben ez nem lehetséges és a szerzödésben egy összeg szerepel több éves határidővel, ekkor is meg kell bontani a szerzödést a PIR-ben. Ilyen esetekben a belső szervezeti egységnek szakmai becslést kell alkalmaznia és meg kell osztania legalább három évre előre a várható kötelezettség vállalást. Közüzemi szolgáltatasok esetében az előző évi adatok alapján kell a kötelezettségváltalést rögzfteni, legalább 3 évre előre.
•
Sok esetben előforduló probléma, hogy a beérkező pénzügyi bizonylatok nem meglévő kötelezettség vállalásokhoz kerülnek feMtelre a PIR-be, hanem utólagosan kerül a kötelezettségvállalás generálásra, függetlenül attól, hogy azok összege a szazezer forintot meghaladja-e vagy sem. Az egységes Pénzügyi Információs Rendszer {PIR) gyakorlati alkalmazáséról szóló 13/2013. szamú nonnativ utasításban foglaltaknak megfelelöen a PIR-ben rögzíteni kell minden, bruttó százezer forintot meghaladó összegű
316
kötelezettségvéllalást. E kötelezettségvállalások nem utólag, hanem előre kötelezettségvállalástól számított legkésöbb három munkanapon belül - be kell, hogy kerüljenek a PJR-be. A továbbiakban nem tud a Pénzügyi Főosztály olyan, százezer forintot meghaladó bizonylatot elfogadni, melynek kötelezettségvállalása csak a pénzügyi teljesítéskor került utólag generédásra. •
Rögzíteni kell azon kötelezettség vállalásokat is, melyek biztosan terhelni fogják a tárgyévi előirányzatot és erről van információ. Ezeket a PIR-ben a kötelezettségvállalás előzményeként kelt rögzíteni és a kötelezettségvállalás megvalósulásakor erre hivatkozni kell. Ugyanúgy hivatkozni kell a már rögzített kötelezettségvállalásokra is az előirányzat teljesítésekor, mert ha erre kötelezettségvállalást generáltat a belső szervezeti egység, akkor az duplán fogja terhelni az előirányzatokat
•
Nagyon fontos, hogy a kötelezettségvállalást megelőzően a belső szervezeti egység vizsgálja meg -a Pl R-ben is- a szabad előirányzat rendelkezésre állását. Felhívjuk a figyelmet, hogy az egységes kötelezettségvállalás nyilvántartása érdekében alapvetően csak a PIR tekinthető hiteles analitikának. Ez alapazza meg a Közgyűlési anyagok koordinációját, szerződések ellenjegyzését, érvényesítést és utalványozást, havi és éves zárásokat Ellenjegyzésr e megküldött anyagok esetén kötelező csatolni a PIR-ből lehúzott kimutatást {dátummal és aláírással ellátva}. A Pénzügyi Főosztálynak a kötelezettségvállaláshoz szükséges szabad előirányzat rendelkezésre állása nélkül nem áll médjában ellenjegyezni a szerződés tervezeteket Amennyiben a PlR-ben nem rögzíthető az adott kötelezettségvállalás, a szervezeti egység által bevezetett adott kötelezettségvállalásra vonatkozó nyilvántartás formáját az adott szervezeti egység vezetőjének kell hitelesíteni és a Pénzügyi Főosztály hagyja jóvá. A nyilvántartási adatlapokat kötelezettségvállalások szerint kell nyilvántartásba felvenni (a Pénzügyi Főosztály adja meg az adatlap iktatószámát). Ettől eltérő nyilvántartást lehet vezetni, de ez nem képezheti a számviteli rendszer bizonylati alapját.
2. Havi pénzügyi-szá mviteli zárás
"'
•
A tárgyéven belül a havi zárásra tárgyhót követő 10-én kerül sor. Minden havi zárás előtt ellenőrizni kell az analitikus és szintetikus adatok egyezőségét. A zárás csak egyeztetett adatok alapján lehetséges. A sorozatos korrekciók miatt a PIR-ben az adatok a tárgyhót követően is folyamatosan változnak. Nagyon sok probléma keletkezett az elmúlt idöszakban ezekből az utólagos korrekciókból, például a KSH adatszolgáltatáskor, valamint az áfa bevallás ellenörzésekor. Ezen probléma kiküszöbölése érdekében a módosítás a tárgyhónap 10-e után a tárgyhónapot megelőző idöszakra vonatkozóan kizárólag a Pénzügyi Főosztály előzetes engedélyével eszközölhető. Az engedélyezéshez szükséges dokumentum az 1. számú mellékletben került csatolasra. Előzőekben leírtak miatt a tárgyi eszközökkel, készletekkel kapcsolatos rögzítéseket is úgy kell elvégezni a PIR-ben, hogy annak ellenőrzése is megvalósulha sson a térgyhónapra vonatkozóan tárgyhónapot követő 10-ig.
•
A feldolgozást nehezíti, hogy gyakran előfordul, a pénzügyi bizonytatok rögzítését követően nem kerülnek a Pénzügyi Főosztály utólagos érvényesítésé hez megfelelő státuszba a PIR-ben. Ehhez a belső szarvezeti egységeknél el kell végezni a szakmai teljesítés igazolását, valamint az előzetes érvényesítést is a PIR-ben. Nagyon fontos, hogy az utalványrende leten szerepeljen a szerződés iktatószáma (kötelezettségvállalás bizonylatszáma}. A munka zökkenömentessége érdekében szükséges, hogy minden szervezeti egység részéröl egy pénzügyi ügyintéző kerüljön kijelölésre, akivel az előzőekben leírt problémákat azok felmerülésekor a Pénzügyí Főosztály egyeztetni tudja.
•
Jelenleg is probléma, hogy a beérkező bizonylatok az EDOK-ba be sem kerülnek, illetve, ha bekerülnek, nincs gazdájuk. Ennek oka, hogy a szerződéskötéskor a belső
szervezeti egységek nem rögzítik a szerződésben, hogy szerepelnie kell a belső szarvezeti egység megnevezésének is a bizonylatok on. A bizonylatok beérkezését követően az igazgatási és Hatósági Főosztály visszaküldi a feladónak ezeket a bizonylatokat Fontos, hogy a belső szarvezeti egység egyrészt szerepeltes se a szerződésben a szerződő fél ezen kötelezetts égét, másrészt a beérkező bizonylatok at ne külön rögzítse a PIR-be, hanem vegye át az EDOK-ból a kézhezvételt követő legkésőbb három munkanapon belül.
516
Sorszám: •...•.........•.•.. ........•. .12013.
Verő
1. számú melléklet
Tibor
főosztályvezető
Pénzügyi Helyben
Főosztály
Tisztelt Főosztályvezető Úr!
Kérem, hogy engedélyezze a
PIR~ben
................... ................... ........ hónapra ................... ................... ........... szervezeti egységre ................... ................... ........ összegű .. bizonylatszámú
(fökönyvi számlaszám, partner, ügyletkód, pénzforráskód, szakfeladat, bizonylattípus, eszközazonositó, könyvelési bizonylatszám, tételsorszám, bizonylat státusza, számlahivatkozás, bizonylathivatkozás, egyéb releváns adatok, különösen a médesitás tárgyát képező adatok) adatokkal rögzitett bizonylat módosítását az alábbiakban leírtak miatt. Módositás tárgya, rövid szöveges indokolással:
Budapest, 2013. •. ••• . .. •••.. .•. . . ....... .•. "
" szervezeti egység
vezetője
engedélyezem Jelutasítom Budapest, 2013 .•••.•••••....•.... ........ "
" Verő
Tibor
főosztályvezető
516
Berente Katalin Feladó: Küldve: Címzett:
Másolato t kap: Tárgy: Melléklet ek:
Fontossá g:
Csermény iné Balogh Lilia 2013. július 29. 15:40 Bárdon né dr. Benda Mónika; Brutóczky László; Farkas László; Ferenczi Tibor dr.; Finta Sándor; Horváth Béla István Dr.; Huszár András dr.; Janza Péter dr.; Kernecsei Zoltán János; Király Péter; Kocsy Ildikó; Kovácsné Tóth Ágnes; Molnár Mihály; Nagyné Varga Melinda Mária; Pölöskei Gábomé; Schrödel Norbert András dr.; Semjén Zsófia dr.; Simon Annamári a dr; Verö Tibor Sárádi Kálmán né dr.; Bagdy Gábor József dr.; Szemenyei László dr.; Rupp György; Náget Hona; Megyesné dr. Hermann Judit; Kelemen Barnabás Miklós dr.; Verő Tibor; Berente Katalin; Neubauer Andrea; Hévízi Emese Zsófia; Bodor Jánosné Kötelezettségvállalás és kapcsolód ó munkafoly amatok kezelése a PIR-ben- eDok iktatószám : FPH039/7 1 -14/2013 - vonalkód: 10000539 09458 Kötelezettségvállalás és a kapcsolódó munkafofy amatok Pf R-ben történő kezelése megbeszé lés véglegesi tett emlékeztetője Sürgős
Tisztelt Vezető Úr/Asszon y! Verő Tibor pénzügyi főosztályvezető
úr megbízásából a "Köteleze ttségválla lás és a kapcsolód ó munkafol yamatok PIR-ben történő kezelése" tárgyú megbeszélés emfékeztetőjében (csatolt e-mail) foglaltak alapján kérem szíves intézkedé süket az alábbiak tekintetéb en: l. Az Emlékeztető "Döntése k" 7. pontjának megfelefően- amennyib en még nem történt mega kapcsolat tartásért felelős pénzügyi ügyintéző kijelölése és nevének, elérhetőségének megküldé Főosztály vezetőjének.
2.
se a Pénzügyi
Határrdő: 2013.0S.os., hétfő Az Emlékeztető "Tartalmi jegyzőkönyv" l. pontjában foglaltak szerint a A feladat végrehajtá sának készre jelentésé t kérem szr•ves;kedje•nek B•orente KaMin osztályvezetőnek megkülde ni (BerenteK @Budape st.hu}.
11.111.
Határidő:
Verő
2013.08.23., péntek
Tíbor főosztályvezető úr megbízás ából
Tisztelette l: Csermény iné Balogh lilia vezető-főtanácsos
Budapest Főváros Önkormányzata Föpolgármesteri Hivatal
Pénzügyi Főosztály PIR Felügyeleti, Oktatási Osztály tel: 999-9156 l
Ez a;: e·mail kiziiralag a eimzetinek szill, és bitaliTI
l
Budapest Fövéros Önkormányzata Föpolgérmesteri Hivatal Pénzügyi Föosztély
lkt. szám:
FPH039 /169-7/201 3
ELŐLAP A BELFÖLDI HIVATALOS KIKÜLDETÉS ELRENDE LÉSÉNEK ÉS ELSZÁMOLÁSÁNAK RENDJÉRŐL
utasítás-te rvezethez
A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés j) pontja alapján a és a főjegyző normativ utasításban szabályozhatja a vezetése, az irányitása vagy a felügyelete alá tartozó szervek szarvezetét és működését, valamint tevékenységét. főpolgármester
A belföldi hivatalos kiküldetéssel összefüggö eljárási szabályokat a közszolgálati tisztviselök jogállásáról szóló 2011. évi CXCIX. törvény, a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló élelmezési költségtérítéséről szóló 278/2005.(XI1.20.) Kormányrendelet, valamint a Föpolgármesteri Hivatal 4/2012. sz. Közszolgálati Szabályzata alapján a helyi sajátosságokra tekintettel szabályozni kell. A mallékelt utasitás-tervezet a fenti követelménynek tesz eleget.
Budapest , 2013. május 27.
Ver6 Tibor főosztályvezető
mellékletek: 1. Utasítás-ter vezel a szabálytala nságok kezelésének rendjéröl
Budapest Föv.9ros
'10%0534513B6'
ikt szám:
Főjegyzöje
FPH039/16 9- 8/2013
BUDAPEST FŐVÁROS ŐNKORMÁNYZATA FŐJEGYZŐJE ... ./2013. ( ...... ) utasítás a a belföldi hivatalo s kiküldet és elrendel ésének és elszámo lásának rendjéről
A belföldi hivatalos kiküldetésset összefüggő eljárási szabályokat a közszolgálati tisztviselők jogállásáról szóló 2011. évi CXCIX. törvény, a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló élelmezési költségtérítéséről szóló 278/2005.(XIl.20.) Kormányrendelet, valamint a Közszolgálati Szabályzatról szóló 38/2013. (111.14.) számú főjegyzöi utasítás alapján az alábbiak szerint szabályozom. 1. Az utasítás hatálya
1. § Az utasítás hatálya a
Főpolgármesteri
Hivatalban (a továbbiakban: Hivatal) foglalkoztatott köztisztviselökre és ügykezelökre terjed ki (a továbbiakban együtt kiküldött). 2. § Az utasítás alkalmazásában belföldi hivatalos kiküldetésnek minösül, amelyben a közszolgálati jogviszonyban álló személy a munkaköréből adódó feladatait Budapest közigazgatási határán kívül látja el a közszolgálati tisztviselök jogállásáról szóló 2011. évi CXCIX. törvény (a továbbiakban: Kttv.) 54. §-ban foglaltak szerint. 2. Költségtérítések 3. § A Kttv. 54. §-ban foglaltak figyelembevételével a belföldi kiküldetés során felmerülő kiadásokra az alábbi költségtérítések folyósíthatók: belföldi napidíj, szállásköltség, utazási költség, egyéb, a kiküldetéssel kapcsolatban közvetlenül felmerült költség (pl. részvételi díj). 3. Belföldi napidíj
4. § A kiküldött élelmezéssei kapcsolatos többletköltségei fedezésére a kiküldetés élelmezési költségtérítés (a továbbiakban: napidíj) jár.
időtartamára
5. § A kiküldött a költségvetési törvényben meghatározott mindenkori illetményalap egy
munkanapra eső összegének 25 %-val megegyező összegű napidíjra jogosult, amennyiben a kiküldetésben eltöltött idő naptári naponként legalább nyolc óra. A napidíj fele jár, ha a távollét a 4 órát eléri, de 8 áránál kevesebb.
6.§ Nem számolható el napidíj, ha a kiküldetésben eltöltött
idő
a 4 órát nem éri eL
7. § A kiküldött napidiját, amennyiben a kiküldetés időtartama alatt díjtalan élelmezésben részesül, az ellátás mértékétől függően a következők sze ri nt kell csökkenteni: reggeli: 20%, ebéd: 40 %, vacsora 40 %. 8. § Konferenciára, továbbképzésre történő kiküldetés esetén, amennyiben a részvételi díj tartamazza a reggeli, ebéd és vacsora költségeit is, napidíj nem folyósítható.
4. Szállásköltség 9. §Többnap os kiküldetés esetén a Hivatal nevére szabályosan kiállított készpénzfizetési számla ellenében a tényleges szállásköltséget a kiküldött részére a Hivatal kifizeti, illetve nem készpénzfizetési számla esetén a kiállító részére átutalja. 1O. § Három csillagnál magasabb kategóriába sorolt szálloda csak külön vehető igénybe.
föjegyzői
engedéllyel
5. Utazási költség 11. §A belföldi hivatalos kiküldetés során a célállomás elérése történhet: vasút 11. osztályon, távolsági autóbusz, hivatali személygépkocsi igénybevételéveL 12. § A kiküldetés elrendelésekor a kiküldö határozza meg a feladat elvégzése során közlekedési eszközt.
igénybevehető
13. § A hivatali gépjárművel történő utazáshoz az üzemelteté si Főosztálytól kell gépkocsit igényelni a Főpolgármester/ Hivatal tulajdonában levő gépjárművek használatáról szóló 20/2013.(1.14.) számú együttes utasítás rendelkezései szerint. 14. §A vasúti és autóbusz, valamint a helyi közlekedési költségek elszámolása a Hivatal nevére és címére kiállított számla ellenében történhet. A kiküldött a kiküldetés alkalmáva l a köztisztviselők
számára biztosított utazási kedvezmé nyt nem veheti igénybe.
15. § Saját tulajdon ú gépkocsival
történő
utazás nem számolható el.
6. A kiküldetés elrendelés e és elszámolá sának módja
16. § A Közszolgálati Szabályzatról szóló 38/2013. (111.14.) számu főjegyzői utasítás (a továbbiakban: Közszolgálati Szabályzat) 6. § 17. pontja értelmében a kikütdetést a Közszolgálati Szabályzat előirásai szerint illetékes vezető javaslata alapján a főjegyző rendeli el. 17. § A kiküldetés elrendelése a 8. 18-70N.r.s z. "Belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás" cimű, szigorú számadásúnak minősülö nyomtatványon (a továbbiakban: rendelvény) történik. 18. §A rendelvény első oldalán ki kell tölteni az elvégzendő feladatot, és fel kell tüntetni: a) a kiküldött nevét, adóazonosító jeiét, beosztását,
b) a kiküldetés helyét. időpontját. célját. időtartamát. c) az igénybevehető köztekedési eszközt, d) az elrendelő aláírását.
213
19. § A rendelvényt az érintett belső szarvezeti egység állítja ki. A belső szervezeti egység vezetője a rendelvény első oldalának jobb alsó sarkában történő szignátásávat tesz javastatot a kiküldetés elrendelésére.
20. § A szabályosan kiállitott rendelvényt - kisérőlevél nélkül - az utazás megkez désének előtt legalább három munkanappal korábban kell eljuttatn i a Föjegyzöi Irodába engedélyezés, elrendelés céljából. időpontja
21. § (1) A kik OIdetés során
felmerülő
kiadások finanszírozására a kiküldött - amennyiben
igényli - utólagos elszámolási kötelezettséggel előleget kaphat.
(2) Az előleg folyósításához a főjegyző által aláírt rendelvényt kell eljuttatni a Humán Erőforrás Menedzsment Főosztályra, ahol intézkednek a Pénzügyi Főosztályon keresztü l az előleg kifizetéséröl. Az összeg kifizetése a Hivatal házipénztárában történik, ahol a pénztáros a rendelvény ll. Költségelszámolás oldatán a "Le: útielőtegn rovatba bejegyzi a kifizetet t összeget. (3)
Előleg
igénylése esetén a rendelvényt az utazás engedélyezésre megküldeni.
főjegyzőnek
időpontja előtt
5 munkanappal kell a
22. §A kiküldetés befejezését követően a kiküldöttnek 5 munkanapon belül kell a rendelv ényt és a mellékleteit szabályszerűen kitöltve és a kiküldetést elrendelő teljesítésigazolá sával ellátva a Humán Erőforrás Menedzsment Föosztályra eljuttatnia. 23. §A kiküldetést elrendelő a kiküldöttől írásos beszámolót is kérhet a feladat elvégzéséről, az elért eredményekrőL Konferencián való részvétel esetén minden esetben kötelező az írásos beszámoló.
24. § Akadályoztatás esetén a rendelvényt a kiküldetés befejezését követően legkésőbb 20 munkanapon belül kell eljuttatni a Humán Erőforrás Menedzsment Föosztályra. Ezen határidön túlleado tt rendelvény alapján kifizetés nem teljesíthető.
25. § A kikOidetés költségeinek számfejtését a Humán
Erőforrás
Menedzsment
Főosztály
Főosztályra,
amely a
végzi, majd a rendelvény eredeti példányait továbbítja a Pénzügyi továbbiakban a Pénzkezelési Szabályzatban fogtaltak szerint jár el.
26. §A kik ü Idetési költségek kifizetése a Hivatal házipénztárában történik. 7. Záró rendelkezések
27.§ A jelen utasítás
előkészítéséért
és aktualizálásáért a Pénzügyi
Főosztály
a
felelős.
28.§ Jelen utasítás 2013. """",hó ........ napján lép hatályba.
Sárádi Kálmánné dr. főjegyző
Verzió: 1. 1
313
,. a c c o r r
o
''•''~ "'~ ~;~~.~~~;"',t..:mo),;f .,O:~-:
R""""' d< 010>< J~l•nn> f0co>ZJ@tv'l•
p!m" mop
<10'l]
:.l
~ ,o;:::H~,m
,_,
=-· " "'" " "'
•Mrl~ 1"'""''"'~.. ""'"1
"""""".."., S.llru<j"""" F'fO'I v•••"•~><>
'"'..,.:": Q
Cl<w: J~,.._ (OfOt
"''"""" ~•odoU
Q ~
Ro.,.... O. Os:JQo.,o, Q
ooooou"<m
-~· ..... 201)07 ,. At
o
r
o
c
~~,~~--~-~ (};';. ~-"'~'n""""'"'--"·'"" " '> x P •
o o
·.......
""'"''"lc!ó ,~::;:
Elo~···""' (1'\itu;' ....l
"'"''""""'
'-'"''"""' 10000;Jt9lG9'
_,o.,
/_.,..",_ o
n
101H!21
. ,,...... !>od'"
O.O"J"""""•IO"~ Q ~;~ -.,.,.,
Ou .. Q
BU Da .P eS T
?,l Budapest
Főváros Főjegyző je
l
llllmiiiiiiiiiiiiiiDIIIDIIIDH •1QQ0051252853•
Kocsy Ildikó főosztályvezető részére Humán
Erőforrás
Menedzs ment
Főosztály
Helybe n
Tisztelt
Főosztályvezető
ikt. szám:
FPH006/ 194- 92/2012
hiv. szám:
FPH016/2060·15/2012.
Ogyintézö:
Csapó
telefon:
+361 327-6370
e-mail:
[email protected]
tárgy:
intézkedési terv jóváhagyása
tva
Asszonyi
Értesítem, hogy a Belső Ellenőrzési Osztály által a "Hivatal szervezeti egységeinél a kötelezettségvállalás rendjének szabályozottsága, jogszabályi előírásoknak való megfelelése, naprakészsége, betartása" tárgyában végzett ellenőrzés jelentésének megállapításai és javaslatai alapján kidolgozott intézked ési tervét a 370/2011. (XII. 31.) Karm. rendelet 45. §(4) bek. alapján jóváhag yom. Az intézkedési tervben foglaltak
teljesítéséről
szóló tájékoztatást egyben elfogadom.
Budapes t, 2012. decemb er" CC . "
Tisztelettel: ~
'~ ~ ' ~
.. , '
....... .;.__.
Sárádi Kálmánné dr. főjegyző
Budapest Föváros Önkormányzata Föpolgármesteri Hivatal Humán Erőforrás Menedzsment Főosztály
---
-~--------
dr. Janza Péter önálló osztályvezető
hiv. szám:
[Hivatkozási számJ
Belső Ellenőrzési
ügylntézö:
Szolnokné dr. Herfing Mária
telefon:
1611
Osztály
Helyben
---~-
,-,, 1
1 '!4 _·)J/.&J L
---~·~~~~
_•·_m_''-'_ _s_z_o_ln_o_kn_e_H_M_@_b_u_ct_a_p_es_t_.h_u_-1
;..;.~ Ic ,4-~+.:t:ok';-;_~.12.._ J~ ;.::. r-=-
ellenőrzési
észrevétel jelentéstervezetre ----~~--~--~----~ tárgy:
y
.·~(
,_:, .. ;
k'r- ~' (
'·','.
,.
(~·1."• .....
Tisztelt Osztályvezető Úr!
A ~önkormányzati és hivatali feladatok ellátásához szükséges informatikai képzettség vizsgálata~ c. ellenőrzés megállapításáról készült jelentéstervezettel kapcsolatban az alábbi észrevételeket teszem.
Az 1.1. számú javasiatra vonatkozóan: A számítástechnikai szintfelmérők alkalmazását 2006-ban dr. Tiba Zsolt főjegyző engedélyezte (az engedély az ellenőrzés során át lett adva az ellenőrzést végző Csapó Éva kolléganőnek). A szintfelmérök megszervezése előtt a Személyzeti,
Oktatási és Munkaüg yi Ügyosztá ly a 16-25/20 06. ügyiratsz ámon az Informatikai
Ügyosztállyai írásban folyamatosan egyeztetett a szabályozást illetően. Külön folyamatszabályozás nem készült, de a főjegyzői engedély részletesen tartalmazza a feladatel osztást az érintett Ügyosztá lyokra vonatkozóan. (Mellékelten csatoljuk ,,A Föpolgármesteri Hivatal új belépő munkatársai számítástechnikai szintfelmérésének folyamata" című táblázatot, amelyben a két szervezeti egység feladatmegosztása került rögzítésre). 2010. évben kezdeményeztünk egy felülvizsgálatot, amelynek eredményeképpen a munkafolyamatban szereplő határidők módosításra kerültek, valamint a folyamatleírás 7. pontjában a felelős a Személyzeti, Oktatási és Munkaügyi Ügyosztá ly lett (ügyiratszám: FPH016/ 1227/201 0.).
--1 x;_ t)?L 1011 DEC O
IIIIRIIIIIIIIIIIIIDI *1nnnn-:t7t ;A.0?11 *
Az 1.2. számú javasiatra vonatkozóan: A számítástechnikai igényfelmérések alapján végzett tanfolyamok tematikája az ECDL vizsgaanyag mintájára készült, tehát a résztvevők a szükséges ismereteket elsajátítják. ECDL vizsga szervezését azonban nem tartjuk indoko ltnak, mert a vizsgadíjak fizetése következtében jelentős anyagi vonzata volna, ugyanakkor a vizsga is csak alapfokú számítástechnikai képesítést jelentene a munka társaknak, amely a képesítési előírásokat figyelembe véve nem vehető figyelembe a besorolásnál. Kérem, hogy a végleges jelentés összeállításakor észrevételinket vegyék figyelembe.
Budapest, 2012. decem ber
"G ". Tisztelettel:
'
5»;
Kocsy Ildikó főosztályvezető
Budapest Főváros Önkormányzata Főpolgármester; Hivatal Közbeszerzési
ikl. ~
-----
Főosztály
FPH036/8-.30/2013.
-------~~--~--------~-~---
Sárádi Kálmánné dr.
főjegyző
hiv.
asszony részére
FPHOOG/194-8312012
FPH006113-15/2013. FPH036/8-18/2013.
HELYBEN
.. ·:, ._
~
' · '- ~_\
ügyintéző: dr. Fazekas Szilvia
ö(,jrs:-'!Y.(Ji5S':>__, í:~ ·.J SIEPi G3.
telefon:
327-1519
e-mail:
fazekasz@budapeslhu
tárgy:
Beszámoló végrehajtásáról
1
Intézkedési
Terv
Tisztelt Főjegyző Asszonyi A "Hivatal szervezeti egységeinél a k6telezettségvállalás rendjének szabályozottsága, jogszabályi előírásoknak való megfelelése, naprakészsége, betartása" tárgyú lezárt ellenőrzési jelentésre a Főosztályunk által készített Intézkedési Tervet T. Főjegyző Asszony jóváhagyta és 2013. május 1-jei módosított határidőt határozott meg a végrehajtásra.
A
Főosztályunk
intézkedésekről
A
Belső
által javasolt 1. sz. Intézkedési Terv végrehajtása tekintetében tett az alábbiak szerint tájékoztatom.
Ellenőrzési
Osztály jelentésében foglalt megállapítások, javaslatok alapján Főosztályunk 2013 januárjában az alábbi kérdéskörökben kezdte meg a Közbeszerzési Szabályzat tartalmának felülvizsgálatát. 1. Közbeszeaési Szabályzat pénzügyi fogalmi rendszerének összhangba hozatala a Kötelezettségvállalási szabályzattal, a kötelezettségvállalás folyamatának felülvizsgálata. Közbeszerzési Szabályzat kiegészltése a BESZT programba felvitt adatok időszakos/rendszeres fetalvizsgálatára, a PIR adataival való összevetés szükségességére vonatkozó rendelkezésekkel.
A kérdéskör tisztázása érdekében 2013. január 30-án egyeztetést tartottunk a Főjegyzői Iroda Közgazdasági és Koordinációs Referatúrával és a Pénzogyi Föosztállyal, amelyen el~angzott, hogy új kötelezettségvállalási normatív utasítás készül._.,. továbbá megállapításra került, hogy az ellenőri jelentésben tett észrevételek, amelyek a Beszerzéstervező program és a PIR program tartalmi egyezőségének szükségességére is utalnak, közbeszerzési eszközökkel nem, hanem jelenleg csak adminisztratív jellegO eszközökkel (pl. jelentéstételi kötelezettség) kényszeríthetőek ki. 2. Az uniós pályázatok benyújtása kapcsán közbeszerzés szabályainak elhelyezése a Közbeszerzési Szabályzatban.
előzetes
megindítása
A kérdéskör tisztázása érdekében 2013. január 30-án egyeztetést tartottunk a Beruházási Föosztállyal és a Projektmenedzsment Föosztállyal. 1052 Budapest. Városház utca 9-11. jlevélclm: 1840 Budapest j telefon: 327-1656, 327-16571 fax: [email protected]
llllllllllllllllillllllllf!RHIIIII !111111111111111111 IlliU 111
.1000047510725.
Az egyeztetések jelenlévők tisztázták a szabályozás szükségességét és várható tartalmát 3. BESZT program összekapcsolásának lehetáségei más rendszerekkel, ezen belül is kOlönösen a PIR rendszerrel. Közbeszerzési Szabályzat kiegészítése a BESZT programba felvitt adatok időszakos/rendszeres felülvizsgálatára, a PJR adataival való összevetés szükségességére vonatkozó rendelkezésekkel. A kérdéskör tisztázása érdekében 2013. január 30-án egyeztetési tartottunk az Informatikai Főosztállyal. Az Informatikai Föosztállyal való egyeztetés során megerősítésre került, hogy az EKOP pályázatról való döntés, illetve egyéb tipusú fedezet hiányában a Belső Ellenőrzési Osztály által javasolt programfejlesztési lehetőségek nem vizsgálhatóak, illetve nem megvalósíthatóak.
4. Közbeszerzési Szabályzat összhangja a szerződéskötés általános rendjét szabályozó utasítással A Belső Ellenőrzési Osztály jelentése a szerződéskötés általános rendjét szabályozó utasítás és a Közbeszerzési Szabályzat összhangja tekintetében is tett megállapításokat, ezért felvettük a kapcsolatot a Jogi Főosztállyal, amely 2013. február 1-jén kelt levelében tájékoztatott, hogy az utasítás hatálybalépésének várható időpontja 2013. április 1. A T. Főjegyző Asszony által 2013. február 13-án véglegesnek elfogadott 2. sz. Intézkedési Tervben tartalma alapján végül a Főosztályunk feladata a Közbeszerzési Szabályzat pénzügyi fogalmi rendszerének összhangba hozatala volt a Kőtelezettségvállalási szabályzattal, illetve a Közbeszerzési Szabályzat tekintetében a kötelezettségvállalás folyamatának felűlvizsgálata. T akintettel arra, hogy sem a kötelezettségvállalások sem a szerződéskötés általános rendjét szabályozó utasítás nem lépett addig hatályba, 2013. április 17-én újabb tájékoztatást kértünk a Pénzügyi Főosztálytól és a Jogi Föosztálytól, amelyben jeleztük, hogy az új normatív utasítások tartalma ismerete nélkül a különböző szabályzatok harmonizációja nehézségekbe ütközik. Egyúttal jeleztük azt is, hogy mivel Főosztályunk 2013. május 1-jei határidőt kapott az Intézkedési Terv végrehajtására, amennyiben a fenti utasítások tartalma főosztályunk számára nem válik ismertté 2013. április 24-ig, a Közbeszerzési Szabályzatot a meglévő ismeretek és szabályozók alapján készítjük el. 2013. április 25-én a Jogi Főosztály megküldte a szerzödéskötés általános rendjét szabályozó utasítás jogi koordinációval lezárt tervezetét, a kötelezettségvállalások rendjére vonatkozó utasításról a Pénzügyi Főosztálytól tájékoztatást nem kaptunk. Ennek megfelelően 2013. április 30-án véglegesítettük a Közbeszerzési Szabályzatot és továbbítottuk a Jogi Koordinációs Referatúra részére. A Közbeszerzési Szabályzat elölapját és tervezetét a koordináló szervezeti egységek - kizárólag formai szempontból - több alkalommal javítani kérték. A Közbeszerzési Szabályzat végül 2013. augusztus 26-án aláírásra került, a hatálybalépés ídőpontja: 2013. augusztus 27. A Közbeszerzési Szabályzatban a Belső Ellenőrzési Osztály észrevételei alapján az alábbi módosításokat hajtottuk végre: 213
1. pontosítottuk a fedezettel, szerzödéskötéssel összefüggö rendelkezéseket, különös tekintettel a szerződéskötések általános rendjéről, illetve a kötelezettségvállalás rendjéről szóló normatív utasítások tartalmára 2. a 106/A-B.§ rendelkezik az európai uniós forrásokból megvalósuló ún. feltételes közbeszerzési eljárás speciális szabályairól a Projektmenedzsment Főosztály javaslata alapján 3. a 16.§ (5) bekezdés rendelkezik a Beszerzéstervező program, a PIR és az Einfoszabadság program adatainak folyamatos ellenőrzési kötelezettségéről Tekintettel arra, hogy az önkormányzati Közbeszerzési Szabályzat hatályba lépett, a benne elfogadott formai és tartalmi változások alapján a jövő héten a hivatalt érintő Közbeszerzési Szabályzat jóváhagyása is elindftásra kerül. Kérem tájékoztatásern szlves elfogadását. Budapest, 2013. augusztus 30.
Kapják: Címzett Belső Ellenörzésí Osztály Irattár
313
