- Mail enabled user: Een mail enabled user is een user die wel tpegang krijgt tot het netwerk maar gaan mailbox krijgt binnen je exchange organisatie. Dit is meestal een persoon die er tijdelijk werkt. Deze mail enabled user maak je gewoon aan in ADUC.
- Mailbox enabled user: Mailbox enabled users zijn gebruikers die niet alleen via ADUC toegang krijgen tot je netwerk maar ook die een mailbox hebben binnen je exchange organisatie. Deze users maak je aan in de Exchange management console. Ga hiervoor naar: Exchange management console – Recipient configuration – Mailbox – new mailbox – user mailbox – new user – vul gegevens in – geef juiste mailbox database aan.
- Mailbox later aan iemand geven: Een mailbox kun je ook later aan iemand geven dit doe je door: Exchange managemet console – Mailbox – new mailbox – user mailbox – existing user – selecteer alle gebruikers – geef de juiste mailbox database aan.
- Meerder users toevoegen zonder mailbox: Dit doe je door middel van CSVDE zie bijlage. Als je de bijlage goed hebt uitgevoerd moet je hem opslaan als .csv bestand in een gesharde map. Als dit allemaal is gelukt maak je een kladblok file aan en daar type je in: dsquery user -desc "productie" dc=Achternaam,dc=nl | dsmod user -pwd P@ssword -disabled NO canchpwd NO pause
dit zorgt ervoor dat alle mensen in de description Productie van het domein Achtenaam.nl worden enabled en het wachtwoord P@ssword krijgen.
- Deleted mailboxen Mailboxen en mails die gewist worden, ook als verwijderde berichten wordt leeggemaakt, blijven toch altijd voor een standaard periode aanwezig in de database. De instellingen kun je vinden bij: Exchange management console – Server configuration – mailbox – mailbox database – properties – tabblad limits. Hier kun je ook instellen dat gewiste mailboxen en items nooit gewist worden voordat er een back-up is gemaakt. Standaard deleted items worden 14 dagen bewaard en deleted mailboxes worden standaard 30 dagen bewaard.
- Mailbox disabled Op het moment dat iemand voor langere tijd afwezig is in de organisatie dan kun je de mailbox disablen. Het account blijft wel bestaan maar de mailbox is niet meer te gebruiken. Zo’n mailbox noemen we een disconnected mailbox. Deze mailbox blijft zo lang aanwezig als je hebt ingesteld bij deleted mailboxes, de disablede mailbox staat dan bij: Recipient configuration – Disconected mailbox. De stappen om zo’n mailbox te reconnecten zijn: Open exchange managemet console – recipient configuration – disconnected mailbox –rechtsklikken op disconnected mailbox, connect – juser mailbox – matching user (browse). Een disconnected mailbox kun je ook aan iemand anders koppelen dit doe je door: in ADUC een nieuw account aan te maken – open exchange managemet console – recipient configuration – disconnected mailbox – rechtsklikken op gewiste mailbox, connect – user mailbox – existing user (browse).
- Mailbox verbergen Standaard verschijnen alle mailboxen in de Global Adress List (GAL). Soms wil je dit voorkomen. Dit zal het geval zijn bij speciale mailboxen hebt voor externe klanten waar zij productie info opvragen. Als je deze mailbox verbergt dan voorkom je dat interne gebruikers per ongeluk interne mail versturen naar deze box. Je kan het mailadres natuurlijk gewoon intypen maar je ziet het niet staan als je bij AAN: klikt. De mailbox verbergen doe je als volgt: Open exchange managemet console – Recipient configuration – mailbox – kies de juiste mailbox – properties – tabblad General – vink aan Hide from exchange adres list.
- Mail forwarden Mail forwarden doe je bij: Afwzigheid van een gebruiker, De mail moet toch beantwoord blijven. Als een gebruiker ook bij een ander bedrijf is maar toch zijn mails wilt ontvangen. Je kan je mail laten doorsturen naar je privé mail. Als een directeur niet lastig gevallen wilt worden, kan de directeur zijn mail forwarden naar zijn secretaresse die kan de belangrijke dan als nog doorsturen naar de directeur. De stappen zijn: open exchange management configuration – recipient configuration – selecteer de mailbox die forwarded moet worden – properties – tabblad mail flow – delivery options – properties – vink aan forward to.
- Send on behalf Het komt nog wel eens voor dat de secetaresse een mailtje moet sturen naar iedereen namens de directeur. Om dit te kunnen moet de secretaresse wel toestemming voor hebben. Dit doe je door: open exchange management console – recipient configuration – selecteer de mailbox die toestemming geeft om namens hem een mail te versturen – properties – tabblad mail flow settings – delivery options – properties – send on behalf grant this persmission to – voeg de naam van de user toe die het recht geeft om namens deze persoon iets te versturen.
- Send as De send as optie maakt het voor een of meerdere gebruikers mogelijk om een mail via te sturen zonder dat het bekend is van wie die mail eigenlijk is. Zo kan een assistent een mail sturen naar iemand en het zo laten lijken of het zo van de manager afkomt. De ontvanger kan niet zien dat het van de assistent af komt. Send as stel je als volgt in: Open Exchange recipient console – recipient configuration – mailbox – selecteer de mailbox die toestemming geeft om als hem een mail te sturen – rechtermuisknop manage send as permission – add persoon.
- Limieten In exchange kun je limieten instellen zo kun je onderdelen regelen. 1. De grootte van een mailbox. Hierin kun je 3 niveaus aangeven: Waarschuwingsniveau, prohibit send en prohibit send and receive Dit stel je als volgt in: Exchange management console – server configuration – mailbox – properties – tabblad limits. 2. De maximale grootte van de berichten die verstuurd mogen worden. Dit stel je als volgt in: Exchange management console – server configuration – hub transport – default exchange – properties – general – maximum message size. 3. De maximale grotte van de inkomende berichten Dit stel je als volgt in: Exchange management console – server configuration – hub transport – default exchange – properties – general – maximum message size. 4. Het aantal personen waar je in 1 keer een mail naar toe mag sturen Dit stel je als volgt in: je gaat naar Exchange management console – recipient configuration – selecteer de mailbox waarvan het aantal moet worden aangepast – properties – tabblad mail flom settings – delivery options – properties – maximum recipients.
- Distributie groepen Distributie groepen worden enkel en alleen gebruikt om mail naar toe te sturen. Je kan geen rechten aan deze groep geven. Exchange 2007 kent 2 soorten Static en Dynamic distribution groups. Static distribution group: open exchange management console – recipient configuration – distribution group – new distribution group – new group – type : distribution – kies de ou waar je deze groep wilt plaatsen – geef de groep een naam. Leden toevoegen: properties van de distribution group – members add. Dynamic ditribution group: ga naar Exchange management console – recipient configuration – new dynamic distribution group – kies de juiste OU en geef de groep een naam – all recipients types – voor 1 of meer voorwaarden de zoek opdracht moet voldoen.
- Legal disclaimer Vaak zie je onder aan een uitgaande mail een disclaimer van het bedrijf van waaruit de mail verstuurd wordt. Dit doe je als volgt: ga naar Exchange management console – organizational configuration – hub transport – transport rule – new transport rule – tabblad conditions hier kun je voorwaarden instellen – kies vervolgens voor Append disclaimer tekst and fallback to action if unable to apply. Hierna kun je de tekst van de disclaimer invullen.
- E-mail policies Op het moment dat je een gebruiker met een mailbox aanmaakt krijgt die user automatisch een smtp adres (e-mail adres) toegekend. Daar kun je tijdens het aanmaken van de gebruiker geen invloed op uit oefenen. Later kun je via een e-mail policy dit primary smtp adres aanpassen voor zowel 1 persoon of meerdere personen. Hiervoor ga je gebruik maken van de Custom Attributes, die je vooraf moet instellen. Het instellen doe je als volgt: in ADUC bij de properties van een user – tabblad organization kun je eventueel Department of Company invullen – Exchange management console – recipient configuration – properties van de mailbox – tabblad general – custom attributes hier kun je attributes invullen – Exchange management console – recipient configuration – properties van de mailbox – tabblad organization – kun je Company of Department invullen. E-mail policy aanmaken doe je via: Exchange management console – organization configuration – hub transport – e-mail policies.
- Out of Office melding Een Out of office melding is een melding die je krijgt als je direct antwoord krijgt als je een mailtje hebt gestuurd met de melding dat de ontvanger niet aanwezig is. Dit is door de gebruiker zelf in te stellen (zowel in outlook als in owa). Een Out of Office melding wordt altijd maar 1x naar dezelfde afzender gestuurd. Out of Offie instellen in outlook: Extra – wizard afwezigheid – binnen mijn organisatie (en dan de tekst) – buiten mijn organisatie (en dan de tekst). Out of Office in OWA: Options Out of Office Assistant – hier zijn dan dezelfde instellingen te maken als in Outlook.
