4
Port-e-Mail
Uw mailbox steeds bij de hand
Met de moderne, professionele e-mailservice Port-e-Mail krijgt uw mailbox een nieuwe dimensie! Wat dacht u ervan om altijd en overal toegang te hebben tot uw e-mails, agenda en contacten? Of u nu op kantoor bent of bij u thuis, of zelfs wanneer u onderweg bent: Port-e-Mail biedt u totale vrijheid!
Een korte illustratie: u bent op verplaatsing en uw secretaresse krijgt telefoon van een klant die graag een afspraak met u wil maken. Mits uw toelating heeft zij via Outlook toegang tot uw agenda en kan ze de afspraak meteen inplannen. Zo is uw agenda onmiddellijk up-to-date. Maar het gaat - letterlijk - nog verder… Zodra uw secretaresse de afspraak in Outlook heeft ingevoerd, verschijnt deze automatisch op uw smartphone. Waar u ook bent, u hebt steeds uw contacten, agenda en mailbox bij de hand.
Professioneel & betrouwbaar Port-e-Mail is een professionele e-mailoplossing waarbij u beschikt over een mailbox van maar liefst 2 GB en uw persoonlijk e-mailadres, zoals
[email protected]. U geniet bovendien een maximale beveiliging dankzij de firewall, viruswall en spamwall van Portima die uw e-mails beschermen. Elke mailbox wordt continu gescand zodat een geïnfecteerde mailbox geen virussen naar mailboxen van collega’s kan sturen. Daarnaast hoeft u zich geen zorgen te maken over de back-ups van uw mailbox. Er worden permanent back-ups genomen van uw e-mails, contacten, afspraken en taken zodat geen gegevens kunnen verloren gaan!
5
Deel uw mailbox Een andere, zeer handige functionaliteit van Port-e-Mail is de mogelijkheid om uw mailbox, agenda en contacten te delen met uw medewerkers. Stel, een klant wil een afspraak met u maken, maar u bent
Goed nieuws
niet op kantoor. Via Port-e-Mail kunt u uw medewerkers de toestemming geven om uw agenda te raadplegen en zelfs bij te werken (door u bijvoorbeeld een vergaderverzoek te sturen). Zo krijgt uw klant dus onmiddellijk een afspraak en is uw agenda steeds up-to-date. U kunt ook alle gegevens van klanten, leveranciers enz. opslaan in ‘gedeelde’ contactfiches. Zo zijn deze gegevens toegankelijk voor alle medewerkers van uw kantoor. Uiteraard kunt u ook ‘persoonlijke’
Port-e-Mail wordt goedkoper! Vanaf januari 2011 krijgt u met Port-e-Mail méér voor minder geld! We trekken de grootte van elke mailbox op van 500 MB naar maar liefst 2 GB. Bovendien hanteren we een eenvoudigere, transparantere formule waarbij u een prijsverlaging tot maar liefst 30% geniet!
contactfiches aanmaken, die enkel voor u toegankelijk zijn.
Altijd en overal beschikbaar Eén van de grote troeven van Port-e-Mail is zijn grenzeloze mobiliteit. Dankzij deze e-mailoplossing kunt u op maar liefst drie manieren uw mailbox raadplegen: via Outlook, via uw internetbrowser (webmail) en via uw smartphone. Al uw e-mails, afspraken en contacten worden immers opgeslagen op een centrale server en zijn dus van overal beschikbaar. U wilt een contact toevoegen, een e-mail versturen of een afspraak inplannen via uw smartphone? Geen probleem, het wordt vanzelf gesynchroniseerd met uw Outlook en webmail. Zo bent u altijd en overal up-to-date! Simpel en efficiënt!
Bijstand nodig? Het Brokers Contact Center van Portima helpt u graag verder indien u technische vragen hebt over Port-e-Mail.
Port-e-Mail interesseert u? Contacteer dan onze Infoline op het nummer 02 661 44 64 voor meer informatie.
Waar kunt u Port-e-Mail gebruiken: een overzicht Op kantoor
Bij u thuis, op vakantie, …
Onderweg
Via Outlook
Via uw internetbrowser (webmail)
Op uw smartphone
U beschikt over PortiGate of
Via uw internetbrowser hebt u van
Indien u over een 3G-abonnement
PortiLink op kantoor? Dan hebt u
overal toegang tot uw agenda, mails
beschikt, ontvangt u uw
via Outlook rechtstreeks toegang tot
en contacten, ook van bij u thuis!
e-mailberichten rechtstreeks op uw
alle functionaliteiten van Port-e-Mail,
smartphone. Bovendien kunt u uw
uiteraard met de beveiliging van
agenda en contacten raadplegen en
Portima!
wijzigen.
6
Waarom Port-e-Mail?
U werkt zonder Port-e-Mail? Ontdek de risico’s ervan! Velen onder u beschikken over een aantal gratis e-mailadressen via hun internetabonnement. Het is hiermee perfect mogelijk om uw e-mails, agenda en contacten te consulteren via Outlook, en in beperkte mate ook op verplaatsing via uw internetbrowser (webmail). Maar deze e-mailoplossingen houden een aantal risico’s en beperkingen in, waar Port-e-Mail een mouw aan past! We leggen u hierna uit wat deze beperkingen zijn en waarom u dankzij Port-e-Mail u zich hier geen zorgen hoeft over te maken…
Ik heb mijn e-mails verloren, wat nu? Met een standaard e-mailoplossing worden uw e-mails van een centrale server gedownload naar uw Outlook en nadien van de server verwijderd. Indien u uw e-mails, afspraken, contacten enz. uit uw mailbox verliest, is het dus onmogelijk om deze te recupereren. Er is met andere woorden geen back-up. OPLOSSING: Port-e-Mail bewaart al uw gegevens steeds op een centrale server. Ook wanneer u de e-mails in uw mailbox verliest, blijven ze bewaard op deze server. U dient Outlook simpelweg te synchroniseren en u kunt gewoon verder!
Wat met gratis e-mailoplossingen? Gratis mailboxen zijn vaak volledig ‘webbased’ en voornamelijk afgestemd op privégebruik. U kunt bovendien géén eigen domeinnaam aan deze mailboxen koppelen (vb. Hotmail of Gmail). U bent verplicht om uw e-mails te versturen vanaf een adres dat eindigt met bijvoorbeeld @hotmail.com of @gmail.com, terwijl uw eigen e-mailadres toch de weerspiegeling van uw kantoor is! Bovendien zijn dergelijke e-mailoplossingen beperkt wat betreft back-ups en dienstverlening. Loopt er wat mis met uw mailbox, dan wordt het wel erg moeilijk om uw gegevens te herstellen. Kortom, gratis mailboxen zijn ideaal voor privégebruik, maar niet optimaal in een professionele omgeving.
7
Ik kan mijn e-mails en agenda niet openen via mijn smartphone Op sommige smartphones kunt u uw e-mails consulteren door naar webmail te surfen, maar een ideale oplossing is dat niet. Uw agenda of contacten raadplegen behoort echter niet tot de mogelijkheden. OPLOSSING: of u nu e-mails wilt versturen, contacten wilt opzoeken of een afspraak wilt plannen via uw smartphone, met Port-e-Mail wordt dat een fluitje van een cent!
Ik ben niet op kantoor, maar moet een mail sturen naar dhr. Janssens Dat is perfect mogelijk via de gratis webmail van uw internetabonnement, maar helaas zal u het e-mailadres van deze persoon uit het hoofd moeten kennen. Alle contacten die u in Outlook hebt opgeslagen, worden immers niet afgebeeld in de webmail. OPLOSSING: met Port-e-Mail is er een constante wisselwerking tussen Outlook, webmail en uw smartphone. Een contactpersoon die u bijvoorbeeld toevoegt in Outlook, zal automatisch beschikbaar zijn via webmail en uw smartphone.
Ik heb plots een dubbele afspraak in mijn agenda Stel, u bent niet op kantoor en uw secretaresse maakt voor u een afspraak met een klant voor de volgende dag om 14u. Op hetzelfde moment belt een andere klant u op, ook hij wilt een afspraak om 14u de volgende dag. Nietsvermoedend legt ook u deze afspraak vast. Eenmaal terug op kantoor ziet u dat u een dubbele boeking hebt… Een vervelende situatie! Aangezien de agenda van Outlook, webmail en smartphone niet synchroniseren, is het risico op een dubbele boeking groot… OPLOSSING: de agenda van Port-e-Mail is altijd up-to-date: Outlook, webmail en smartphone. Hoe u ook uw agenda consulteert, u ziet overal uw afspraken. Een dubbele afspraak is dus uitgesloten.
Een eigen server? U kunt van dezelfde functionaliteiten van Port-e-Mail profiteren via een eigen mailserver. Dat betekent dat u de server met alle e-mails, afspraken, contacten en gedeelde bestanden zelf aanschaft. De grote voordelen hiervan zijn de ongelimiteerde mogelijkheden en functionaliteiten. Daartegenover staat een zeer hoge kost voor de aankoop van de server. Bovendien dienen de installatie en het onderhoud ervan te gebeuren door uw informaticus, wat uiteraard ook de nodige kosten met zich meebrengt. Dus waarom het uzelf moeilijk maken als het ook eenvoudig kan? Met Port-e-Mail geniet u immers alle voordelen van een Exchange Server. Omdat Portima hiervoor zijn servers ter beschikking stelt, is de kost voor u bovendien een pak lager dan bij een eigen server. Kortom, u hebt geen technische beslommeringen én toch alle functionaliteiten tegen een voordelige prijs!
8
Port-e-Mail
Uw collega's getuigen “Elke medewerker kan mijn agenda raadplegen en beheren” Al sinds 2005 werkt het kantoor Guy Colson in Bree met Port-e-Mail. Van de acht medewerkers binnen de zaak zijn er zeven die dagelijks Port-e-Mail gebruiken. We kunnen dus stellen dat zij echte ervaringsdeskundigen zijn. Zaakvoerder Filip Colson doet zijn ervaringen met Port-e-Mail uit de doeken.
Professionele oplossing “Vroeger hadden we slechts één algemeen e-mailadres binnen ons kantoor. Dat was een gratis adres van Yahoo dat eindigde op ‘@yahoo.com’. In 2005 hebben we de overstap naar Port-e-Mail gemaakt, zodat iedereen zijn persoonlijke e-mailadres met onze domeinnaam had. Bovendien weten we dat Portima instaat voor de beveiliging
kan consulteren. Moet ik even wachten bij een klant? Dan kan ik nog snel even mijn e-mails of agenda checken. Maar ook van thuis of op vakantie raadpleeg ik regelmatig mijn mailbox. Per dag ontvang ik immers zo’n 50 à 60 berichten. Op vakantie bekijk ik dan een half uurtje per dag mijn e-mails, zodat er mij nadien geen 400 ongelezen berichten te wachten staan.”
meegenomen”, aldus Filip Colson.
Steeds up-to-date met de gedeelde mailbox
Mobiliteit
“We gebruiken ook dikwijls de gedeelde
en permanente back-ups, dus ook dat mooi
Ongeveer één jaar geleden ontdekte Filip Colson dat Port-e-Mail ook op vlak van mobiliteit heel wat te bieden heeft: “Ik ben vaak op de baan en dan is het handig dat ik via mijn smartphone mijn e-mails en agenda
mailbox van Port-e-Mail. Al mijn medewerkers hebben toegang tot mijn agenda en kunnen deze beheren. Als iemand een afspraak plant in mijn agenda, is deze overal up-to-date, zelfs via mijn smartphone. Zo vermijden we dubbele afspraken”, vertelt Filip Colson. Bedankt voor dit gesprek.
Filip Colson
Filip Duijsters, zaakvoerder van het verzekeringskantoor Dienstencentrum HDC in Hamont-Achel, besliste enkele maanden geleden om Port-e-Mail aan te schaffen. In dit kantoor is e-mail de meest gebruikte vorm van externe communicatie. De beslissing om de drie medewerkers in het kantoor uit te rusten met Port-e-Mail was dus een logische keuze.
“Ik koos voor Port-e-Mail omwille van de mobiliteit en het gebruiksgemak” Filip Duijsters had twee belangrijke redenen om voor Port-e-Mail te kiezen: “De eerste reden is de doorgedreven mobiliteit. Ik consulteer nu van overal mijn e-mails, agenda en taken: op kantoor, thuis, onderweg enz. Vroeger gebruikte ik de gratis mailbox van PortiLink. Daardoor had ik twee e-mailadressen: één voor op kantoor en één voor thuis. Ik moest voortdurend mails doorsturen van de ene mailbox naar de andere. Op de duur werd dat een warboel.”
Gebruiksgemak en uniformiteit “De tweede reden is het gebruiksgemak en de uniformiteit. Ik moet slechts één keer mijn contacten of afspraken ingeven en alles is direct up-to-date. Kortom, ik ben er alvast heel tevreden over en zou het zeker aan mijn collega-makelaars aanraden!” Filip Duijsters
Bedankt voor dit gesprek.
9
Domeinnaam
Waarom ‘portima.be’ gebruiken terwijl u ‘naamvanuwkantoor.be’ kan hebben?
Aangezien de internetsites zich overal fors uitbreiden en communicatie steeds meer elektronisch gebeurt, is een domeinnaam voor een zelfstandige geen luxe meer, maar een noodzaak.
Niets dan voordelen Uw eigen domeinnaam bezitten biedt niets
Wat moet u doen om uw eigen domeinnaam te hebben?
dan voordelen. Niet alleen zal uw adres
Enkel een erkende instantie zoals Portima kan
gemakkelijker te onthouden zijn dan een
een domeinnaam deponeren.
adres voorgesteld door een internetprovider,
Een domeinnaam moet uniek zijn. Eens uw
het komt ook veel ernstiger en dus veel professioneler over. Bovendien voorkomt het gebruik van uw eigen domeinnaam dat iemand anders de door u gewenste naam gebruikt.
keuze is gemaakt, dient u allereerst na te gaan of de domeinnaam nog beschikbaar is. U kan hiervoor naar de site www.dns.be domeinnaam voor u te registreren.
Een efficiënte domeinnaam houdt rechtstreeks
Indien u uw domeinnaam bij Portima wil
te lang (maximaal één of twee woorden). Een korte, eenvoudige en duidelijke domeinnaam is dus de beste keuze. Praktisch gezien dient uw domeinnaam tussen 2 en 63 karakters te bevatten en mag hij niet met een koppelteken beginnen of eindigen. Eens hij gereserveerd zal zijn, zal u er zeer moeilijk afstand van kunnen doen. Neem dus voldoende tijd om een keuze te maken opdat u deze later niet zou betreuren.
dan registreren op naam van het kantoor waarmee u zich heeft geïdentificeerd. De domeinnaam wordt automatisch geregistreerd voor een periode van een jaar en automatisch hernieuwd. Hij wordt ook onmiddellijk van kracht. U hoeft dus niet te wachten om hem te kunnen gebruiken!
gaan alvorens uw provider te vragen om uw
Hoe kiest u uw domeinnaam? verband met uw handelsnaam en is best niet
Onze dienst Administratie zal uw domeinnaam
aanvragen, is de procedure zeer eenvoudig: het volstaat naar het extranet BEN te gaan (http://ben.portima.be), meer bepaald naar het gedeelte ‘Zelfb eheer’ – ‘Domein aanvraag’. In het daartoe voorziene veld voert u de
Geïnteresseerd?
gekozen naam in om onmiddellijk na te gaan
Voor meer informatie over de
of deze nog beschikbaar is. Vervolgens hoeft u
domeinnaam kan u terecht
enkel nog te bevestigen dat u die domeinnaam
op de site www.dns.be of kan
wil deponeren.
u onze Infoline contacteren op het nummer 02 661 44 64.
10
Uw eigen mobiel kantoor
Waarop letten bij de aankoop van een smartphone… U staat op het punt om een smartphone aan te schaffen? We geven u alvast enkele tips mee om snel dé smartphone te vinden die u op het lijf geschreven is!
Blijf steeds verbonden Controleer bij de aanschaf van een smartphone zeker de verbindingsmogelijkheden. Het is immers de bedoeling altijd up-to-date
Kies een smartphone die geschikt is voor een zakelijke omgeving
informatie bij de hand te hebben. Daarvoor kunt u uw gegevens zowel met een kabel als draadloos synchroniseren.
Een smartphone die gebruikt wordt in een zakelijke omgeving,
De belangrijkste verbindingsmogelijkheden
vereist bepaalde functionaliteiten die een toestel voor privégebruik
zijn USB, Bluetooth, Wifi en 3G, sommige
misschien niet heeft.
smartphones ondersteunen meerdere systemen.
Zo is het belangrijk dat uw smartphone de mogelijkheid biedt
Wilt u altijd en overal toegang tot Port-e-Mail? Kies dan zeker
om uw e-mails, agenda, taken en contacten te synchroniseren
een smartphone met Wifi en 3G. Met Wifi kunt u een draadloze
met Port-e-Mail.
verbinding maken met een (thuis)netwerk. Bent u vaak onderweg of
Ook compatibiliteit met Office-bestanden is mooi meegenomen. Wilt u Word-, Excel-,
op plaatsen waar geen draadloos netwerk beschikbaar is? Dan is 3G
Powerpoint- of PDF-bestanden mobiel bekijken of bewerken? Zorg er dan zeker voor
op uw smartphone geen overbodige luxe! Vergeet in dat geval zeker
dat uw smartphone dit ondersteunt!
niet om een 3G-abonnement aan te schaffen.
Energievreter of niet? Een smartphone met een lange autonomie is
Uw mailbox in realtime op uw smartphone
mooi meegenomen. Niets is zo frustrerend
Smartphones worden steeds vaker uitgerust met
als een lege batterij wanneer u net geen
‘push e-mail’. Het grote voordeel van push e-mail, is dat
lader bij de hand hebt! Denk daarom
uw mailbox realtime wordt bijgehouden. Wanneer u een
eventueel aan uitbreidingen zoals een
e-mail ontvangt, is deze dus onmiddellijk zichtbaar op uw
speciale lader waarmee u uw smartphone
smartphone. Modellen zonder push e-mail ontvangen de
kunt opladen via de 12V sigarettenaansteker
e-mails slechts na bepaalde periodes.
van uw wagen. Uiteraard hangt het energieverbruik ook af van de manier waarop u met uw smartphone omgaat. Multimediatoepassingen
Blackberry Port-e-Mail is momenteel niet compatibel met toestellen van het type ‘Blackberry’. Blackberry wordt nog niet ondersteund, maar met een specifiek bijkomend
en bluetooth vreten enorm veel energie. Bedenk ook dat fabrikanten de maximale batterijduur opgeven. Onder normale gebruiksomstandigheden ligt deze meestal lager.
gsm-abonnement kunt u alle e-mails automatisch naar uw Blackberry doorsturen. De synchronisatie van de agenda is mogelijk met de USB-kabel via de pc.
Bronnen: http://www.smartphoneshop.be | http://www.portablegear.nl
Port-e-Mail op uw smartphone U kocht net een nieuwe smartphone en wilt deze synchroniseren met Port-e-Mail? Portima helpt u graag verder… Stap 1: Controleer of u een 3G-abonnement hebt (Proximus, Mobistar of BASE) Stap 2: Vraag uw installatie aan op BEN (http://www.portemail.be/nl/smartphone.aspx) Stap 3: Onze technicus contacteert u voor een (telefonische) afspraak Stap 4: Installatie gebeurt helemaal per telefoon U heeft nog vragen? Onze Infoline helpt u graag verder op het nummer 02 661 44 64.
