…::: Jurnal al-Ghazwah, Volume 1, Nomor 1 :::… STRATEGI PENGELOLAAN MANAJEMEN PERUSAHAAN (Penerapan Manajemen Pengetahuan Ke Dalam Organisasi) Antin Rakhmawati Universitas Brawijaya Abstrak: Manajemen data dan informasi telah menjadi fokus penelitian yang signifikan di ranah sistem informasi, namun fokus penelitian terhadap manajemen pengetahuan relatif baru. Masalah utama yang terjadi pada proses manajemen pengetahuan adalah karena terkadang perusahaan mengabaikan orang dan masalah budaya dalam suatu organisasi. Untuk mengatasi tantangan di masa depan, organisasi harus memaksakan melakukan adopsi pendekatan yang diperlukan dan kegiatan yang telah disebutkan di atas. Seusi tepat waktu dan hati-hati untuk menanggapi tanggapan yang penting bai terciptanya inisiatif manajemen pengetahuan yang sukses. Kata Kunci: Strategi, Manajemen Perusahaan, Organisasi. A. Latar Belakang Lebih dari satu dekade manajemen pengetahuan menjadi salah satu inovasi organisasional yang berada ditengah-tengah perusahaan, institusi pendidikan tinggi, nongovernmental organizations, pemerintah, dan tentunnya individu-individu yang bekerja pada lingkungan global dimana secara umum di setiap kegiatan seperti gathering, synthesis, sharing and storage of data, information and knowledge akan ada pengetahuan di setiap celah kegiatan-kegiatan tersebut. Pada era ekonomi global sekarang ini, pengetahuan merupakan sumber terpenting (Drucker, 1995) dan organisasi berusaha untuk memanfaatkan aset pengetahuan tersebut melalui strategi manajemen pengetahuan yang efektif dan sesuai best practice. Agar dapat mengelola pengetahuan dengan baik, perusahaan membutuhkan dua hal yaitu a memory and means of communicating knowledge. Manajemen data dan informasi telah menjadi fokus penelitian yang signifikan di ranah sistem informasi, namun fokus penelitian terhadap manajemen pengetahuan relatif baru. Manajemen pengetahuan menjadi sebuah penghubung antar bisnis bagi banyak organisasi yang sadar akan tingginya permintaan akan sumber daya intelektual dan keefektifan manajemen (Grover and Davenport, 2011). Para peneliti sistem informasi saat ini melirik pada knowledge creation, knowledge acquisition and knowledge sharing, namum belum memberikan perhatian
29
…::: Jurnal al-Ghazwah, Volume 1, Nomor 1 :::… penuh terhadap “protecting and securing knowledge”. Protecting knowledge telah menerima sedikit perhatian didalam literatur (Liebeskind , 1996; Bloodgood and Salisbury, 2001). Asllani and Luthans (2003) telah mensurvei 307 pengetahuan para manager terkait dengan peran dan menemukan setidaknya sedikit bukti tentang isu-isu mengenai tugas mereka, tugas -tugas utama mereka telah terfokus pada komunikasi antar manajemen. Manajemen pengetahuan saat ini mendapat perhatian yang cukup besar dari pihak akademik dan praktisi (Nonaka and Takeuchi, 1995; Davenport and Prusak, 1998; Hall and Paradice, 2005). Alasan utama adalah bahwa manajemen pengetahuan merupakan tantangan nyata bagi bisnis global. Namun, sebagian studi berfokus manajemen pengetahuan hanya pada aspek tertentu yang terlepas dari fakta bahwa manajemen pengetahuan memerlukan pendekatan integratif. Sifat dasar organisasi yaitu dinamis (Van Iterson, 2000; Kazanjian and Rao, 1999). Individu-individu di dalam suatu organisasi pun bisa datang dan pergi sewaktu-waktu, oleh karena itu organisasi yang mempunyai konstruksi tidak statis (dinamis) harus mempunyai pengetahuan yang dihasilkan oleh organisasi itu sendiri. Manajemen pengetahuan diperlukan untuk mengelola aset intelektual (baik secara individu maupun kelompok), belajar hal baru atau menciptakan cara-cara baru dalam melakukan sesuatu (Caddy, 2000). Kemampuan untuk mengelola pengetahuan inilah yang semakin mendapat tuntutan yang cukup tinggi dari segala aspek. Sebagian besar eksekutif sering menyatakan bahwa aset terbesar mereka adalah pengetahuan karyawan. Mereka juga sadar perlunya bagaimana mengelola pengetahuan ini karena penting untuk mengidentifikasi keadaan ketika ada pensiun, turnover, persaingan sumber daya menggunakan pendekatan aset modal intelektual. Selain itu pendekatan manajemen pengetahuan harus diterapkan tidak hanya dilapisan perusahaan, tetapi juga disebarkan ke individu, kelompok atau masyarakat dan organisasi itu sendiri. Cara untuk mempertahankan pengetahuan yang berharga adalah dengan mengidentifikasi aset tersebut dan kemudian memastikan bahwa pengetahuan dikelola dan disimpan sedemikian rupa untuk membantu pengambilan keputusan dimasa depan dan menggunakan kembali pengetahuan tersebut semudah mungkin (Stewart, 2000). Aset modal pengetahuan ini juga harus mengalir dari individu ke individu, antara anggota ke komunitas praktek, dan tentu saja kembali ke organisasi itu sendiri.
30
…::: Jurnal al-Ghazwah, Volume 1, Nomor 1 :::… Tantangan utama untuk menghadapi manajemen pengetahuan adalah berfokus pada masalah budaya atau individu-individu, terlalu menekankan teknologi, mengabaikan aspek dinamis dari konten dan lebih memilih terhadap kuantitas konten ketimbang kualitas. Meskipun hal-hal tersebut bukan daftar tantangan secara lengkap namun ada atau tidaknya tantangan yang ada akan tetap menjadi konsensus yang cukup baik untuk dihadapi oleh manajemen pengetahuan. Masalah utama yang terjadi pada proses manajemen pengetahuan adalah karena terkadang perusahaan mengabaikan orang dan masalah budaya dalam suatu organisasi. Dalam suatu lingkungan yang berisi individu-individu perlu adanya pengetahuan yang dihargai , sehingga dapat membangun budaya dan mendorong karyawan untuk saling berbagi informasi. Kebutuhan akan konsep manajemen pengetahuan untuk karwayan pun tidak bisa dianggap remeh, dimana banyak kasus karyawan diminta untuk menyerah terhadap pengetahuan maupun pengalaman mereka, dimana kedua hal tersebut merupakan sesuatu yang berharga dan sesuatu yang bisa membuat mereka bangga dan bernilai. Oleh karena itu perusahaan harus memotivasi karyawan untuk berpartisipasi dalam proses manajemen pengetahuan yaitu salah satu cara yang diterapkan adalah dengan menciptakan program insentif, namun akan ada keadaan dimana karyawan akan berpartisipasi sematamata hanya untuk mendapatkan penghargaan (insentif) tanpa memperhatikan dari kualitas atau relevansi informasi yang akan mereka kontribusikan terhadap perusahaan. Upaya yang bisa dilakukan dalam proses manajemen pengetahuan adalah melakukan transparansi mengenai alur kerja karyawan sehinggga idealnya partisipasi dalam manajemen pengetahuan adalah suatu penghargaan bagi mereka sendiri. Proses manajemen pengetahuan dianggap gagal jika manajemen pengetahuan tidak membuat hidup karyawan menjadi lebih mudah, inilah sebabnya mengapa peran budaya organisasi sangat penting, bersama dengan perubahan lingkungan budaya perlu mengambil tempat dalam rangka untuk lebih mengakomodasi inisiatif manajemen pengetahuan. Manajemen pengetahuan bukanlah tentang konsep yang berbasis teknologi. Perusahaan yang hanya menerapkan sistem yang terpusat pada database, pesan elektroni, portal web atau alat kolaboratif lainnya dengan harapan bahwa langkah tersebut merupakan upaya mendirikan program manajemen pengetahuan adalah hanya membuang-buang waktu dan biaya. Meskipun teknologi dapat mendukung manajemen
31
…::: Jurnal al-Ghazwah, Volume 1, Nomor 1 :::… pengetahuan , namun titik awal program manajemen pengetahuan bukanlah terletak pada hal tersebut. Tujuan penerapan manajemen pengetahuan harus didasarkan pada siapa (orang), apa (pengetahuan), dan mengapa (tujuan bisnis), dan bagaimana anda menyimpan (teknologi). Pengetahuan juga bersifat dinamis, karena pengetahuan bisa berubah secara cepat sehingga konten dalam program manajemen pengetahuan harus terus diperbarui, diubah, dan dihapus dimana pengetahuan harus relevan terhadap setiap perubahan dari waktu ke watu seperti melakukan pelatihan untuk mengasah keterampilan karyawan. Oleh karena itu, program manajemen pengetahuan tidak memiliki titik akhir, seperti produk pengembangan, pemasaran, dan R & D (Research and Development), manajemen pengetahuan dalam praktek bisnisnya selalu berkembang. Perusahaan perlu waspada terhadap informasi yang berlebihan karena kuantitas tidaklah sama dengan kualitas, dan manajemen pengetahuan tanpa terkecuali. Dan titik dari program manajemen pengetahuan adalah mengidentifiaksi dan menyebarkan pengetahuan dari segala aspek informasi. Jika pengetahuan adalah merupakan kekuatan dan sumber keunggulan kompetitif (salisbury, 2003), maka perlu ada perhatian khusus yang diarahkan untuk mengelola pengetahuan dengan baik dalam perusahaan untuk melindungi aset inti organisasi. Oleh karena pentingnya peran manajemen pengetahuan di masa sekarang dan yang akan datang maka perusahaan perlu memhami lebih dalam mengenai tantangan-tantangan yang akan dihadapi dalam pengelolaan manajemen pengetahuan baik dalam aspek internal maupun eksternal perusahaan. Tujuan dari pengelolaan pengetahuan yang selalu melibatkan tiap tingkatan organisasi atau kelompok. Akibatnya , tujuan tersebut hampir sulit di capat secara mudah, sejumlah tantangan harus diatasi dalam rangka mendapatkan sumber daya yang maksimal, baik investasi sumber daya manusia maupun investasi waktu. B. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang tersebut , maka dapat dibuat suatu rumusan masalah, yaitu, “Isu-isu apa saja yang dihadapi oleh perusahaan terkait dengan pengelolaan pengetahuan di masa depan dan bagaimana mengatasi tantangan-tantangan tersebut guna mensukseskan penerapan manajemen pengetahuan ke dalam organisasi?”
32
…::: Jurnal al-Ghazwah, Volume 1, Nomor 1 :::… C. Pembahasan 1. Konsep Manajemen Pengetahuan Konsep data, informasi dan pengetahuan pada umumnya membingungkan. Data meruupakan fakta atau pengamatan di luar konteks, oleh karena itu tiak langsung bermakna (Zack, 1999a). Hasil informasi menggantikan dari data dengan konten yang lebih bermakna dari isi sebuah pesan (Zack, 1999a). pengetahuan adalah sesuatu yang lebih bermakna dari pada informasi (Beijerse, 1999). Pengetahuan meningkat melalui interaksi dengan informasi (Clarke and Rollo, 2001). Pengetahuan dikategorikan menjadi dua yaitu explicit and tacit knowledge (Polanyi, 1966; Nonaka and Takeuchi, 1995). Pengetahuan ekspiliit mudah untuk mengartikulasikan , menangkap dan mendistribusikan dalam format yang berbeda. Pengetahuan tacit lebih tersembunyi dan susah untuk di ungkapkan (McInerney, 2002). individu sulit menyusun dan mendistribusikan pengetahuan tacit , karena orang tidak dapat dengan mudah mengartikulasikan jenis pengetahuan tersebut (Bhatt, 2000). 2. Mengelola Pengetahuan Proses mengelola manajemen pengetahuan secara umum adalah sebagai pencapaian tujuan organisasi dengan membuatf faktor pengetahuan produktif (Beijerse, 2000). Kegiatan manajemen pengetahuan bertujuan secara efektif menerapkan pengetahuan organisasi guna menciptakan pengetahuan baru dan mempertahankan manajemen pengetahuan kompetitif (Alavi and Leidner, 2001;Mason and Pauleen, 2003). Ada dua pendekatan utama mengenai manajemen pengetahuan. Pertama berfokus pada penyebaran dan penggunaan teknologi yang tepat untuk memanfaatkan pengetahuan sementara yang lain berfokus pada penangkapan dan transformasi pengetahuan menjadi aset perusaahan (Mason and Pauleen 2003; Guah and Currie, 2004). Pendekatan pertama menekankan teknologi informasi dan berfokus pada mekanisme sistem untuk mengelola pengetahuan (Alavi and Leidner, 2001; Hansen et al, 1999). Yang kedua menekankan pada orang dan proses. Hal ini berdasarkan pentingnya kepada hubungan manusia dan elisitasi pengetahuan tacit (Alee, 1999;Holsapple and Joshi, 2000; Gold et al, 2001). Bahkan manajemen pengetahuan pada dasarnya adalah sebuah proses yang sangat sosial yang harus memperhitungkan manusia dan faktor sosial (Mason and Pauleen, 2003). Informasi
33
…::: Jurnal al-Ghazwah, Volume 1, Nomor 1 :::… teknologi canggih tidak selalu membuat inisiatif manajemen pengetahuan bekerja. Perangkap teoritis dan praktis yang paling umum adalah untuk memahami dan mengevaluasi pengetahuan sebagai informasi dan memperlakukan manajemen pengetahuan sebagai manajemen informasi (McDermott, 1999;Handzix and Agahari, 2004). Sistem lanjutan meningkatkan kemampuan teknis tetapi meraka menjadi tidak produktif dan berarti bagi proses manajemen pengetahuan organisasi jika tidak disertai dengan kemajuan budaya, struktural dan strategis. Saat ini manajemen pengetahuan memiliki banyak berurusan dengan masalah lingkup yang lebih luas. Kesulitan globalisasi semakin menambah masalah yang ada, kompleksitas manajemen pengetahaun lebih signifikan dalam perusahaan skala global. Berdasarkan beberapa kajian literatur akademik dan penelitian, telah mengidentifikasi enam tantangan manajemen pengetahuan utama bagi bisnis global di masa yang akan datang. Mengembangkan definisi pengetahuan berkaitan dengan pengetahuan tacit dan pemanfaatan informasi teknologi, adaptasi terhadap kompleksitas budaya, memperhatikan sumber daya manusia, mengembangkan struktur organisasi baru dan mengatasi meningkatnya persaingan merupakan tantangan utama manajemen pengetahuan yang di hadapi bisnis global (Herbane et al, 1997; Fahey and Prusak,1998;Staber and Sydow,2002;Hall and Andriani, 2003;Desouza and Evaristo,2003;Narracot, 2003;Corso et al, 2005;Davis et al, 2005). Memahami tantangan ini akan membantu para manajeer bijak menanggapi proses manajemen pengetahuan sesuai kebutuhan organisasi mereka sendiri. 3. Tantangan Manajemen Pengetahuan
34
…::: Jurnal al-Ghazwah, Volume 1, Nomor 1 :::… a.
b.
c.
Developing a working definitiion of knowledge Ini adalah kebutuhan untuk menbedakan antara data dan infromasi di satu sisi dan pengetahuan disisi lain. Hal ini penting untuk tahap konstruksi pengetahuan. Jika tidak , makan organisasi akan memperlakukan data, informasi, dan pengetahuan menjadi sama dan tidak bernilai. Oleh karena itu pemanfaatan sumber daya pengetahuan akan mustahil jika organisasi tidak menenempatkan pengetahuan tersebut sesuai porsinya. Secara umum tantangannya adalah untuk menentukan apa yang merupakan organisasi pada awal inisiatif manajemen pengetahuan sehingga dapat mengembangkannya lebih lanjut manajemen pengetahuan berdasarkan definisi operasional pengetahuan . Manajemen harus mendorong interkasi sosial dan dialog di dalam lingkup organisasi yang akan menciptakan pembagian informasi, pengetahuan secara tidak langsung. Dealing with tacit knowledge and utilization of IT Fokus pada pengetahuan tacit tidak harus menekankan pada pentingnya implementasi informasi teknologi. Keseimbangan yang efektif antara pengetahuan tacit dan memanfaatkan IT harus dicapai. Bisnis hlobal memposisikan informasi teknologi sebagai komponen integral dari proses manajemen pengetahuan . aksesibilitas sumber daya eksplisit pengetahuan bagi karyawan harus disediakan oleh bantuan informasi teknologi. Sebuah organisasi yang memiliki implementasi informasi teknologi yang buruk akan dirugikan oleh adanya pasar global. Selain itu, pengolahand ata dan inforamsi , pelaksanaan dan kemajuan inforamsi teknolodi yang berorientasi harus ditargetkan diakhir sebagai penciptaan pengetahuan. Desain sistem dan prinsip-prinsip kerja profesional informasi teknolgi harus mencerminkan fokus ini. Adaption to cultural complexity Sebagai komponen kompleksitas sosial dan budaya perusaaan global pengalaman menyiratkan beberapa intervensi manajerial dan organisasi dengan budaya organisasi. Karena budaya organisasi merupakan elemen kunci dari mengelola perubahan organisasi dan pembaharuan. Dengan demikian, organisasi memiliki pergerakan menuju budaya pengetahuan yang berorientasi dengan segala cara menantang orang untuk berbagi pengetahuan di seluruh organisasi. Pada saat yang
35
…::: Jurnal al-Ghazwah, Volume 1, Nomor 1 :::…
d.
e.
sama, budaya keyakinan dan kepercyaan yang diperlukan untuk mendorong praktek manajemen pengetahuan dalam organisasi. Mengembangkan budaya organisasi diarahkan manajemen pengetahuan dan inovasi menjadi salah satu perhatian utama dari manajemen puncak. Pengetahuan masyarakat pun terbentuk ketika perusahaan melaksanan proyek manajemen pengetahuan. Selain itu ada masalah menyeimbangkan budaya keterbukaan dengan kebutuhan untuk pengetahuan yang tepat sebagai kekayaan intelektual. Demikian pula, budaya pengetahuan yang berorientasi juga harus seimbang. Attention to human resources Membangun shubungan saling percaya dalam organisasi juga mendukung kebujakan sumber daya manusia yang memungkinkan terjaidnya proses menajamen pengetahuan dalam organisasi. Aliran dialog yang efektif harus dicapai, dan praktik berbagi pengetahuan terutama informasl harus didorong oleh manajemen. Departemen sumber daya manusia sangat penting untuk inisiait manajemen pengetahuan. Manajemen sumber daya manusia dapat mendorong budaya yang memungkinkan aliran pengetahuan bagi mereka. Hal ini juga dapat berguna untuk mengintegrasikan pengetahuan untuk proses pengambilan keputusan organisasi. Komitnmen untuk menajamen pengetahuan secara khusus penting bagi sumber daya manusia profesional. Meraka diharapkan dapat memeberikan kontribusi strategis untik proses kesenjangan pengetahuan organisasi. Developing new organizational structures Beberapa perusahaan terkemuka di berbagai sektor dan negara mencoba untuk mengadopsi struktur oranisasi yang inovatif. Struktur ini didsarkan pada sebagaian besar karya kelompok multidisiplin dengan otonomi tingkat tinggi dan bertindak dalam lingkungan yang ditandai dengan fluktuasi, kekacauan, kreatif, berbagai syarat dan redundansi (Nonaka and Takeuchi, 1995). Perlunya mengembangkan struktur organisasi baru yang seimbang dengan kebutuhan penting untuk kelangsungan bisnis organisasi yang dibatasi dengan kendala waktu , inisiatif manajemen pengetahuan.
36
…::: Jurnal al-Ghazwah, Volume 1, Nomor 1 :::… f.
Coping with increased competition Mengatasi meningkatnya persaingan adalah salah satu tantangan yang paling signifikan dari manajemen pengetahuan yang dihadapi oleh bisnis global. Kompetisi di seluruh duniasecara intens memaksa perusahaan untuk merespon tuntutan lingkungan dan mengambil tindakan dan tantangan yang datang silih berganti. Strategi respon yang cepat telah menjadi lazim karena intensitas kompetisi. Namun demikian, manajemen pengatahuan merupakan siklus jangka panjang yang berorientasi inisiatif. Oleh karena itu , ketegangan antara sifat manajemen pengethuan dan mempercepat laju perubahan yang terjadi adalah dengan penentuan cermat mengenai fenomena ini.
D. Kesimpulan Untuk mengatasi tantangan di masa depan, organisasi harus memaksakan melakukan adopsi pendekatan yang diperlukan dan kegiatan yang telah disebutkan di atas. Seusi tepat waktu dan hati-hati untuk menanggapi tanggapan yang penting bai terciptanya inisiatif manajemen pengetahuan yang sukses. Untuk bisnis global, tanggapan yang tepat, tepat waktu dan berhati-hati untuk tantangan akan meningkatkan keefektifan proses manajemen pengetahuan dan membantu mengamankan keunggulan kompetitif di pasar global. Oleh karena itu perusahaan harus mempertimbangkan dan menghadapi manajemen pengetahuan secara holistik dengan mempertimbangkan semua faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi proses manajmen pengetahuan. Daftar Pustaka Asllani, A. and Luthans, F. (2003), „„What knowledge managers really do: an empirical and comparative analysis‟‟,Journal of Knowledge Management, Vol. 7 No. 3, pp. 53-66 Beijerse, R.P.u. (1999), “Questions in knowledge management: defining and conceptualizing a phenomenon”,Journal of Knowledge Management, Vol. 3 No. 2, pp. 94-109. Bhatt, G.D. (2000), “Organizing knowledge in the knowledge development cycle”,Journal of Knowledge Management, Vol. 4 No. 1, pp. 15-26. Bloodgood, J.M. and Salisbury, W.D. (2001), „„Understanding the influence of organizational change strategies on information technology and
37
…::: Jurnal al-Ghazwah, Volume 1, Nomor 1 :::… knowledge management strategies‟‟, Decision Support Systems, Vol. 31 No. 1, pp. 55-69 Caddy, L. (2000), “Intellectual assets and liabilities”, Journal of Intellectual Capital, Vol.2, No.1, pp. 129-46 Clarke,T.andRollo,C.(2001),“Corporate initiatives in knowledge management”, Educationþ Training, Vol. 43 Nos 4/5, pp. 20614 Davenport, T.H. and Prusak, L. (1998),Working Knowledge: How Organizations Manage Whatthey Know, Harvard Business School Press, Boston. MA. Grover, V. and Davenport, T.H. (2001), „„General perspectives on knowledge management: fostering a research agenda‟‟,Journal of Management Information Systems, Vol. 18 No. 1, pp. 5-21. Hall, D.J. and Paradice, D. (2005), “Philosophical foundations for a learningoriented knowledge management system”,Decision Support Systems, Vol. 39 No. 3, pp. 445-61. Kalkan, Veli Denizhan. (2008), “An overall view of knowledge management challenges for global business”, Business Process Management Journal, Vol.14 No.3, 2008, pp. 390-400 Liebeskind, J.P. (1996), „„Knowledge, strategy, and the theory of the firm‟‟,Strategic Management Journal, Vol. 17, pp. 93-107. McInerney, C. (2002), “Knowledge management and the dynamic nature of knowledge”,Journal of the American Society for Information Science and Technology, Vol. 53 No. 12, pp. 1009-18 Nonaka, I. and Takeuchi, H. (1995),The Knowledge-creating Company, Oxford University Press,New York, NY. Polanyi, M. (1966),The Tacit Dimension, Routledge and Kegan Paul, London. Salisbury, M.W. (2003), „„Putting theory into practice to build knowledge management systems‟‟,Journal of Knowledge Management, Vol. 7 No. 2, pp. 128-41 Van Iterson, A. (2000), “Organizational doom and resurrection”, Organization Studies, Vol.21, pp.95-102. Zack, M.H. (1999a), “Managing codified knowledge”,Sloan Management Review, Vol. 40 No. 4, pp. 45-58.
38
