MAGYAR TUDOMÁNYOS AKADÉMIA Agrártudományi Kutatóközpont
ÜGYREND A Magyar Tudományos Akadémia
Agrártudományi Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai Osztálya gazdálkodással összefüggő feladataira
Martonvásár, 2012
Bedő Zoltán főigazgató
ÜGYREND 1.
Az ügyrend célja, tartalma Az ügyrend célja, hogy a Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai Osztályon belül tevékenységi körönként meghatározza a vezetők és beosztottak gazdálkodással összefüggő feladatait, hatáskörét, továbbá a működés rendjét az egyes folyamatok lebonyolításának módját. Az ügyrend a következő feladatok ellátásához tartalmaz kötelező előírásokat: az éves költségvetés tervezéséhez, az előirányzat felhasználásához, módosításához, a vagyon használatához, hasznosításához, a munkaerő-gazdálkodáshoz, a pénzkezeléshez, a számviteli nyilvántartások vezetéséhez, a beszámolók elkészítéséhez, a kötelező adatszolgáltatásokhoz. 2. A költségvetés tervezésével összefüggő feladatok
2.1.Az előzetes költségvetési javaslat tervezése A Kutatóközpont előzetes költségvetési javaslatát a Magyar Tudományos Akadémia Költségvetési és Pénzügyi Főosztálya által meghatározott időre és tartalommal kell elkészíteni. Az előzetes költségvetési javaslat elkészítése során figyelembe kell venni az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény és végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) kormányrendelet, valamint a felügyeleti szerv költségvetési koncepciójának előírásait. A Kutatóközpont előzetes költségvetési javaslatát a gazdasági igazgató készíti el, és gondoskodik az önálló szervezeti egységek tervezési feladatainak koordinálásáról. A szervezeti egységek igényeinek tartalmaznia kell a következőket: 1
létszám és bérigényeket, illetve az egyéb változásokat, a feladatok változásait, azok költségvetésre gyakorolt hatását, a speciális beszerzési igényeket, elvégzendő karbantartási és felújítási munkákat. A szervezeti egységek igényeinek számszerűsítése után, azokat elemezve gondoskodni kell a bevételi és kiadási előirányzatok közé történő beépítéséről, külön vezetéséről. A Kutatóközpont költségvetési javaslatát úgy kell összeállítani, hogy az külön önálló szervezeti egységenkénti bontásban tartalmazza: A/ az alap-előirányzatot és B/ az előirányzati többletet. A)
Alap-előirányzat tartalma
Az alap-előirányzat a tervévet megelőző év eredeti előirányzatának a szerkezeti változásokkal és szintre hozásokkal módosított összege. Szerkezeti változásként kell szerepeltetni a következőket: a megszűnő feladatok előirányzatainak éves szintű törlését, a feladat átadás-átvételéből, illetve megszüntetéséből, az Kutatóközpont korszerűsítéséből adódó előirányzat változásokat, a bevételi előirányzat felemelése miatti előirányzat-növekedést, a kiemelt ok feladatstruktúra többletbevétel miatti módosulását. Nem tekinthető szerkezeti változásnak a Kutatóközpontnál az az előirányzatváltoztatás, melyet a felügyeleti szerv egyszeri jellegűnek minősített a költségvetés általános és céltartaléka terhére, egyszeri jelleggel engedélyezett az előző évi előirányzat-maradványa terhére. Szintrehozásként kell számításba venni a költségvetési évet megelőző évben nem teljes éven át ellátott, a költségvetésbe szerkezeti változásként beépült feladatok, finanszírozási kötelezettségek egész évi kiadási és bevételi előirányzatának megfelelő összegű kiegészítését. 2
A költségvetési évet megelőző év eredeti előirányzatának szerkezeti változásokkal és szintrehozásokkal módosított összege a költségvetés alapelőirányzata. B) Előirányzati többlet tartalma A költségvetési évben jelentkező többletfeladatok ellátására, a mennyiségi és minőségi fejlesztésre fordítható előirányzati többlet, amely lehet egyszeri jellegű vagy a következő év költségvetésébe beépülő. Az alap-előirányzat előirányzati többlettel növelt összege a javasolt előirányzat, melyet a következők szerint kell levezetni: Előző évi eredeti előirányzat
+
Szerkezeti változások
±
Bázis előirányzat
+
Szintrehozás
±
Alap-előirányzat
+
Előirányzat többlet Tárgyévi javasolt előirányzat
+ +
A javasolt előirányzatok tekintetében ki kell mutatni egyrészt mindazon áthúzódó bevételeket, kiadásokat, amelyek a következő évi költségvetést illetően kötelezettséget jelentenek, továbbá a javasolt előirányzatok következő két évre várható kihatását. A tervezés során biztosítani kell, hogy az előirányzatok rendes és rendkívüli bontásban szerepeljenek. A költségvetési javaslatnak a Magyar Tudományos Akadémia Költségvetési és Pénzügyi Főosztálya részére történő továbbításáért az Kutatóközpont gazdasági igazgatója felelős. 2.2.A végleges költségvetés tervezése A végleges költségvetés összeállításakor a Magyar Tudományos Akadémia Költségvetési és Pénzügyi Főosztálya által meghatározott, a Kutatóközpontra vonatkozó előírásokat figyelembe kell venni. Ezen túl a Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai Osztály a részletes költségvetési előirányzatokat tartalmazó alapokmányt a Nemzetgazdasági Minisztérium 3
által adott évre kiadott garnitúrával készíti el.
tájékoztatójában
meghatározott
nyomtatvány-
A költségvetés tervezése során biztosítani kell, hogy a bevételi és kiadási előirányzatok fő összege egymással megegyezzen. Az elkészített költségvetést a felügyeleti szerv által megadott határidőre továbbítani kell a Magyar Tudományos Akadémia Költségvetési és Pénzügyi Főosztálya részére. A végleges költségvetés összeállításáért és továbbításáért a gazdasági igazgató felelős. 3. Előirányzat-felhasználással, módosítással kapcsolatos feladatok A Kutatóközpont részére jóváhagyott támogatási előirányzat csak alaptevékenységre és azzal összefüggő egyéb kiadásokra használható fel. A Kutatóközpont a jóváhagyott bevételi előirányzatain felüli többletbevételének terhére, saját hatáskörben előirányzat módosítást hajthat végre. Az előirányzat módosítása, a tényleges többletnek megfelelő összegre vonatkozhat. Az MTA Költségvetési és Pénzügyi Főosztályát a saját hatáskörben történt előirányzat módosításról tájékoztatni kell. Előirányzat-átcsoportosítás, illetve előirányzat-módosítás a beruházási és felhalmozási előirányzat kivételével, saját hatáskörben történik, de a Magyar Tudományos Akadémia Pénzügyi Főosztályát erről minden esetben tájékoztatni kell és meg kell felelnie az idevonatkozó jogszabályoknak. Az előirányzat-módosítások előkészítéséért, nyilvántartásáért a gazdasági igazgató felelős. 4. A Kutatóközpont üzemeltetési, fenntartási, működési feltételeinek biztosításához kapcsolódó feladatok A Kutatóközpont üzemeltetésével kapcsolatos feladatokat a Műszaki Ellátási Osztály látja el. Az éves költségvetésben tervezett, illetve jóváhagyott eszközök beszerzéséért a Műszaki Ellátási Osztály vezetője felelős. Az évente rendszeresen ismétlődő fenntartási feladatok előkészítéséért, végrehajtásáért a Műszaki Ellátási Osztály vezetője felelős.
4
Jelentős, nagyobb volumenű munkákat külsős vállalkozókkal végeztet el a Kutatóközpont. A Műszaki Ellátási Osztály részletes feladatait az osztály ügyrendje tartalmazza. 5. Vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatok 5.1. A vagyon nyilvántartása A Kutatóközpont eszközeit és forrásait a számvitel törvény, valamint a költségvetési szervek gazdálkodással összefüggő szabályai szerint kell nyilvántartani. 6. Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai Osztály Az Osztály szervezetileg a gazdasági igazgató közvetlen irányítása alá tartozik. A szervezeti felépítést az 1. sz. melléklet tartalmazza. A gazdálkodással összefüggő folyamatos feladatok, a Kutatóközpont működésének biztosítása az osztály feladata. 7. Munkaerő és bérgazdálkodás A Kutatóközpont dolgozóit az Főigazgató nevezi ki és gyakorolja felettük a munkáltatói jogokat, illetve a bérgazdálkodási jogkört. 7.1 Személyi juttatásokkal és a munkaerővel való gazdálkodás 7.1.1. Személyi juttatások szabályai A személyi juttatásokkal kapcsolatos elszámolásokat és nyilvántartásokat a Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai Osztály keretében a munkaügyi előadó és a hozzá tartozó munkatárs látja el. A személyi juttatásokkal összefüggően a munkaügyi előadó a gazdasági igazgatóval közvetlen kapcsolatot tarthat. A személyi juttatások magukba foglalják: - a rendszeres személyi juttatásokat; - nem rendszeres személyi juttatásokat; - a külső személyi juttatásokat. 7.1.2. A rendszeres személyi juttatások 5
A rendszeres személyi juttatások körébe tartozik a teljes- és részmunkaidőben foglalkoztatottak alapilletménye, illetmény kiegészítése, illetménypótléka, illetve azok a juttatások, amelyek részükre havonta, évente rendszeresen ismétlődve kerülnek kifizetésre. A rendszeres személyi juttatások körében a kutatóközpont munkaidőtől függő díjazást is alkalmaz, amely lehet havi és óradíj (pl. idénymunkások). Az illetmények meghatározásánál a Kjt. és annak keretében a kutatóközpontnál meghatározott előírásokat kell figyelembe venni. A ledolgozott munkaidőről nyilvántartást kell vezetni, amelynek részletes szabályait a munkaidő nyilvántartási szabályzat tartalmazza, lezárásával egy időben a közalkalmazotti illetmények számfejtéséhez, a munkaügyi előadóhoz (a budapesti Intézetek esetében a HR előadó) továbbítani. A rendszeres jellegű kereset kiegészítés, illetve illetménypótlék mértékét jogszabály, valamint kutatóközponti belső előírások alapján kell meghatározni és számfejteni. A rendszeres személyi juttatás mértékét és annak változtatását a főigazgató határozza meg, azzal a megkötéssel, hogy a juttatások változása nem érintheti a kutatóközponti előirányzatok túllépését. A hasonló munkakört ellátó személyek esetében a szekciók (szekció = azonos tevékenységet folytató egység) vezetői kötelesek egyeztetni annak érdekében, hogy a kutatóközpontnál az azonos feladatellátáshoz azonos mértékű díjazás kapcsolódjon. A vezetői, a tudományos és az egyes kiemelt munkakörben az illetménnyel kapcsolatos egyeztetést a főigazgató vezetésével, az igazgatók közösen látják el. 7.1.3.
A nem rendszeres személyi juttatások
A nem rendszeres személyi juttatások körébe tartoznak a teljes munkaidőben, illetve a részmunkaidőben foglalkoztatottak részére a jogszabályokban foglalt juttatások, költségtérítések, hozzájárulások, amelyek kötelező jellegűek (alanyi jogon járnak) vagy nem kötelezőek, de megfelelő forrásrendelkezésre állása esetén lehetőség van kifizetésükre vagy eseti, egyedi alkalmanként megjelenő fizetési kötelezettségként jelentkeznek. A nem rendszeres személyi juttatások a kutatóközpontnál általában:
6
- A növényfajták hasznosítása után a kutatóközponthoz befolyt díjból a nemesítőket megillető részesedés, melyeknek elszámolási alapja a Szellemitulajdon-kezelési Szabályzat. -
A kutatóközpont pénzügyi helyzetétől – különösen a kutatóközponti saját bevételek alakulásától – függően a gazdasági igazgató javasolhatja egyösszegű személyi juttatás engedélyezését a kutatóközpont főigazgatója felé. Ezen a címen engedélyezett díjazásokat általában személyeket érintően, differenciáltan kell felhasználni.
-
A kutatóközpont főigazgatója fentieken túl egyéb jogcímeken is engedélyezheti a kutatóközponti pénzügyi helyzettől függően a további nem rendszeres jellegű személyi kifizetéseket
-
A kutatóközpont főigazgatójának nem rendszeres személyi juttatásainál az 1/2003. (A.É.8.) MTA együttes szabályzatában foglaltak szerint kell eljárni.
.
A nem rendszeres személyi kifizetéseknél alapelvként kell tekinteni, hogy azok kifizetése nem gyengítheti a kutatóközpont pénzügyi helyzetét és kizárólagosan olyan forrásokból lehet biztosítani, amelyek a kutatóközponthoz befolytak. A nem rendszeres személyi juttatások engedélyezésénél az előzőeken túl figyelembe kell venni a rendelkezésre álló fel nem használt előirányzatok nagyságát is. 7.1.4.
A külső személyi juttatások
A külső személyi juttatások előirányzata a kutatóközpont állományába nem tartozók személyi juttatásait foglalja magában, beleértve a nem teljes munkaidőben foglalkoztatott nyugdíjasok. Külső személyi juttatásokra az adott szervezeti egység rendelkezésre álló előirányzata fordítható azzal, hogy az elvégzett feladat teljesítését a szervezeti egység vezetője igazolja. Az elszámolás engedélyéhez szükséges a főigazgató, illetve az igazgató engedélye és – a pénzügyi fedezet biztosítása miatt – a gazdasági igazgató /annak akadályoztatása esetén a Számviteli osztályvezető/ ellenjegyzése. Az elvégzett és engedélyezett munkateljesítést a személyi jövedelemadó nyilvántartásához szükséges adatok leadásával együtt a munkaügyi előadóhoz (a budapesti Intézetek esetében a HR előadó) kell továbbítani el-
7
számolás és nyilvántartásba vétel céljából. Az elszámolást követően a kifizetés átutalással, illetve postai úton történhet. Amennyiben a kifizetés megbízási díjként kerül elszámolásra, úgy a kutatóközpont és a megbízott között a feladatra vonatkozóan csak előzetesen megkötött megbízási szerződés alapján kerülhet sor. 7.2
A létszám és a személyi juttatások összefüggéséből adódó feladatok A létszámgazdálkodással és a személyi juttatásokkal kapcsolatban az előzőeken túl az alábbiakat is figyelembe kell venni. A létszám előirányzat magában foglalja a személyi juttatások előirányzatából foglalkoztatható – és a feladatok ellátásához a fenntartó szerv által, illetve jogszabályok alapján a költségvetés tervezésekor meghatározott – létszámot, az érvényes előmeneteli rendszer főbb munkaköri csoportjaira, besorolási, fizetési osztályaira, fokozataira vonatkozó előírások figyelembevételével. A létszám személyi juttatási előirányzat nélkül nem tervezhető. Az átmenetileg be nem töltött álláshelyekre jutó előirányzatot az érintett álláshely tényleges személyi juttatása alapján kell tervezni. A kutatóközpontnál az önelszámoló egységek – szekciók – illetve a kutatócsoportok a részükre jóváhagyott, módosított személyi juttatás és létszám előirányzattal önállóan gazdálkodnak. Az átmenetileg betöltetlen álláshelyekre jutó személyi juttatások előirányzatával úgy kell gazdálkodni, hogy az álláshely az év bármely időpontjában betölthető legyen. A kutatóközpont a munkáltatóra, a kifizetőre előírt kötelezettségek közül a költségvetési előirányzatai terhére elszámolt összeget terhelő személyi jövedelemadó adóelőleg levonását és bevallását az általános szabályok szerint, befizetési kötelezettségét a reá vonatkozó rend szerint teljesíti. Munkába járással kapcsolatos költségtérítést a 39/2010. (II.26) kormányrendelet rendelet szabályozza. A térítés igénylését a „NYILATKOZAT a munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítés jogcím igénybevételéhez” nyomtatvány kitöltésével kell megindítani. A térítést a Kutatóközpont nevére kiállított számla alapján, a benyújtást követő hétfőn, vagy a következő havi jövedelmé8
vel együtt átutalja. A számlához kapcsolódó bérletszelvény leadása feltétele a következő havi számla térítésének. A Kutatóközpont önálló kifizetőhely. Az ebből eredő feladatokat a munkaügyi előadó, és a bérgazdálkodási referens végzi. 8. A költségvetés végrehajtásával összefüggő feladatok 8.1. Gazdálkodási jogkörök szabályozása Alapvető rendező elv a törvényi szintű szabályozás. A gazdálkodás decentralizált formában folyik, az SZMSZ szerinti szervezeti felépítés figyelembe vételével. A Kutatóközpont főigazgatója által delegált képviseleti, jegyzési, kötelezettségvállalási, és a gazdasági igazgató által átruházott ellenjegyzési jogosítványok alapján, a keretek mértékéig, az MTA ATK Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott intézetek, mint szervezeti egységek gazdálkodási jogkörrel rendelkeznek. A decentralizált gazdálkodási jogkörrel és kerettel rendelkező szervezeti egységek vezetői, az igazgatók felelősek a számukra jóváhagyott keretekből történő felhasználások szükségességéért, a körültekintő gazdálkodásért, a keretek betartásáért, az MTA ATK szabályzataiban foglaltak szerint. A gazdálkodó egységekhez tartozó keretek felhasználását az igazgatók, mint keretgazdák felügyelik. Keretgazda: az a személy, aki felelős a gazdálkodási kereten realizált bevételek és kiadások szükségességéért és mértékéért, valamint szakmai indokoltságáért. A keretgazdák a költségvetésben tervezett, illetve év közben módosított kereteiket a Kutatóközpont szabályzataiban meghatározottak szerint használhatják fel. Az igazgató, mint keretgazda felelős: a Gazdálkodási Tervben foglalt keretszámokon belül gazdálkodásért, a kötelezettség vállalásra, szerződéskötésre, beszerzésekre vonatkozó szabályzatok előírásainak betartásáért, az intézet működésében és gazdálkodásában a gazdaságosság, hatékonyság és az eredményesség követelményeinek érvényesítéséért, a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségvállalások összhangjáért, az elnyert pályázati források esetében a pénzeszközök pályázati szerződésben foglaltaknak megfelelő felhasználásáért. Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységét közeli hozzátartozója vagy maga javára látná el.
9
A kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés jogkört gyakorló személyeket az ügyrend 2. sz., aláírás mintájukat a 3. sz. melléklete tartalmazza. 8.2. Az operatív gazdálkodási jogkört gyakorlók (kötelezettségvállaló, utalványozó, pénzügyi ellenjegyző, érvényesítő) feladatai
8.2.1. A kötelezettségvállalás A kutatóközpont nevében a kutatóközpont feladatainak ellátását (végrehajtását) szolgáló fizetési vagy más teljesítési kötelezettséget vállalni, vagy ilyen követelést előírni – a kapcsolódó felelősséggel – a főigazgató, vagy az általa írásban felhatalmazott közalkalmazott jogosult, az alapító okiratban foglalt feladatok célszerű és hatékony ellátására figyelemmel. Kötelezettségvállalásnak minősül az a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítéséről, szerződés (megállapodás) megkötéséről, illetve más, pénzben kifejezhető értékű szolgáltatás teljesítésére irányuló kötelezettség vállalásáról szóló, szabályszerűen megtett jognyilatkozat, amelyet a költségvetési szerv a költségvetése előirányzatainak terhére vállal, ideértve az áru vagy szolgáltatás megrendeléséről elküldött és visszaigazolt megrendelést, a jóváhagyott feladat megvalósítása érdekében kötött, szerződéssel alátámasztott és a Kincstárnak az adott év december 20-áig bejelentett, az államháztartásért felelős miniszter rendeletében meghatározottak szerint a feladatfinanszírozási körbe vont előirányzatok felhasználásához kapcsolódó okmányt, a kormányhatározat alapján átcsoportosított előirányzat felhasználására tett és a határozat megjelenésétől számított hatvan napon belüli intézkedés dokumentumát, továbbá a nyertes pályázókról kiadott döntési listát is. A közbeszerzésekről szóló törvény és a felhatalmazása alapján kiadott kormányrendeletek szerint – a közbeszerzés megkezdéseként a közbeszerzési eljárást megindító – feladott hirdetmény, megküldött részvételi, ajánlattételi felhívás, továbbá a pályázati kiírás, az azonos célú előirányzatok esetében a meghirdetett támogatási konstrukció dokumentumai a kötelezettségvállalást előzetesen, feltételesen tanúsítják. Ezen intézkedések kiadására – ideértve az annak vállalására és a pénzügyi ellenjegyzésre 10
vonatkozó előírásokat is – a kötelezettségvállalás általános szabályait kell alkalmazni azzal, hogy a lekötött keretet fel kell szabadítani, amennyiben az intézkedést visszavonják. A kutatóközpont szervezeti egységeiként működő intézetek igazgatói a főigazgató irányításával, átruházott jogkörben vállalhatnak kötelezettséget a saját intézetük feladatainak ellátását (végrehajtását) szolgáló fizetési vagy más teljesítési kötelezettségek tekintetében, a jelen szabályzatban és mellékletében meghatározottak szerint. Kötelezettségvállalásaik a kutatóközpont jóváhagyott költségvetési előirányzatán belül az általuk vezetett szervezeti egység jóváhagyott belső költségvetés dologi kiadásainak mértékéig terjedhet. A kötelezettségvállalásnak előirányzat-felhasználási terven kell alapulnia. Gazdasági kihatású kötelezettségvállalás a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelölt személy pénzügyi ellenjegyzése után és csak írásban történhet. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában nem szükséges előzetesen írásbeli kötelezettségvállalás az olyan kifizetések teljesítéséhez, amelyek gazdasági eseményenként nem érik el a 100 ezer Ft-ot; pénzügyi szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódnak; jogszabályban, jogerős vagy fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtható bírósági, hatósági döntésen, vagy más, a fizetési kötelezettség összegét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét megállapító kötelező előíráson alapuló, fizetési kötelezettségnek minősülnek. Az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő kötelezettségvállalások teljesítésénél az érvényesítésre, az utalványozásra és nyilvántartásra vonatkozó szabályokat alkalmazni kell. Ezekben az esetekben a kifizetések rendjét a kutatóközpont Gazdálkodási szabályzatában rögzíteni kell. 11
A kötelezettségvállalást követően gondoskodni kell annak nyilvántartásba vételéről és a kötelezettségvállalós értékéből a költségvetési év és az azt követő évek szabad előirányzatait terhelő rész lekötéséről. A nyilvántartásból megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege a tárgyévi előirányzat terhére, ha a teljesítés a következő év június 30-ig megtörténik; a nemzetközi szerződésekből eredő kötelezettségekkel összefüggésben. A kötelezettségvállalás nyilvántartását legalább a kiemelt előirányzatok szintjén kell vezetni. A kötelezettségvállalás bizonylatai a következők: kinevezési okirat; szerződés (megállapodás); visszaigazolt megrendelés; kormányhatározat alapján átcsoportosított előirányzat felhasználására tett és a határozat megjelenésétől számított 60 napon belüli intézkedés dokumentuma; előzetes kötelezettségvállalás (pl. közbeszerzési ajánlat). A kötelezettségvállalás módosítása, meghiúsulása, megszűnése esetén haladéktalanul gondoskodni kell a nyilvántartott adatok módosításáról, törléséről, a szabad kiadási előirányzatok módosításáról. 8.2.2. Pénzügyi ellenjegyzés A pénzügyi ellenjegyzés (a továbbiakban: ellenjegyzés) a kötelezettségvállalás pénzügyi teljesíthetőségét igazoló érvényességi feltétel, olyan művelet, amely mindenkor megelőzi a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételét. A kötelezettségvállalás kizárólag ellenjegyzés után, írásban történhet. Az ellenjegyzés dátumát fel kell tüntetni. 12
Az ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzata rendelkezésre áll, illetve a befolyt bevétel vagy a megtervezett és várhatóan befolyó bevétel biztosítja a fedezetet; a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll; a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. Az ellenjegyző ennek a feladatának az ellátásához szakértőt vehet igénybe. Ha a kötelezettségvállalás nem felel meg az előzőekben leírtaknak, erről tájékoztatni kell a kötelezettségvállalót, a kutatóközpont főigazgatóját és a gazdasági igazgatót. Ha a főigazgató a tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad az ellenjegyzésre, az ellenjegyzésre jogosultnak az Ávr. vonatkozó rendelkezésében foglaltak szerint kell eljárnia. (54. § (1) A pénzügyi ellenjegyzőnek a pénzügyi ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a) a szükséges szabad előirányzat rendelkezésre áll, a befolyt vagy a megtervezett és várhatóan befolyó bevétel biztosítja a fedezetet, b) a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll, és c) a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. (2) A pénzügyi ellenjegyző az (1) bekezdésben foglalt feladata ellátásához szükség szerint szakértőt vehet igénybe. (3) Ha a kötelezettségvállalás nem felel meg az (1) bekezdésben előírtaknak, a pénzügyi ellenjegyzőnek erről írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót, a kötelezettséget vállaló szerv vezetőjét és gazdasági vezetőjét. (4) Ha kötelezettséget vállaló szerv vezetője a tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad a pénzügyi ellenjegyzésre, a pénzügyi ellenjegyző köteles annak eleget tenni és e tényről az irányító szerv – a központi kezelésű előirányzat és a fejezeti kezelésű előirányzat nem költségvetési szervi formában működő kezelő szerve esetén az érintett fejezetet irányító szerv – vezetőjét haladéktalanul írásban értesíteni. A vezető a tájékoztatás kézhezvételétől számított nyolc munkanapon belül köteles megvizsgálni a bejelentést, és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást.)
13
8.2.3. Teljesítés igazolása A teljesítés igazolása a kiadás érvényesítése és utalványozása előtt történik. A teljesítés igazolása során ellenőrizhető okmányok alapján ellenőrizni és szakmailag igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetén – ha a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes – annak teljesítését. A teljesítést az igazolás dátumának és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult aláírásával kell igazolni. A teljesítés igazolásának rendjét a kutatóközpont gazdálkodási- és beszerzési szabályzata tartalmazza. 8.2.4. Az érvényesítés Az érvényesítés az a művelet, amely alapján a kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése megtörténik. Az érvényesítőnek szakmai teljesítés igazolása alapján kell ellenőriznie az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy a vonatkozó jogszabályokban, valamint belső szabályzatokban előírt követelményeket betartották-e. Amennyiben az érvényesítő a vizsgálat során a vonatkozó jogszabályi rendelkezések és a belső szabályzatok megsértését tapasztalja, köteles ezt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja. Ebben az esetben az érvényesítőnek az Ávr. vonatkozó rendelkezésében foglaltak szerint kell eljárnia. (58. § (1) Kifizetések esetén a teljesítés igazolása alapján – az 57. § (3) bekezdése szerinti esetben annak hiányában is – az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy a megelőző ügymenetben az Áht., az államháztartási számviteli kormányrendelet és e rendelet előírásait, továbbá a belső szabályzatokban foglaltakat megtartották-e. (2) Ha az érvényesítő az (1) bekezdésben megjelölt jogszabályok, szabályzatok megsértését tapasztalja, köteles ezt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja. A további eljárásra az 54. § (4) bekezdésében foglalt szabályokat kell alkalmazni.)
14
Érvényesítést a gazdasági igazgató által írásban kijelölt – pénzügyiszámviteli végzettségű vagy képesítésű – munkatárs végezhet. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és a szakmai teljesítést igazoló személlyel. A pénzügyi előadói feladatokat: az ÁOTI-ban a könyvelő 1, a NÖVI-ben a könyvelő 3, a TAKI-ban a gazdasági referens látja el. 8.2.5. Az utalványozás Az utalványozási jogot – főszabályként – a főigazgató és a gazdasági igazgató gyakorolja. Az utalványozás a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének, elszámolásának elrendezésére érvényesített okmány. A kiadás teljesítésének elrendelésére az érvényesített okmány alapján a főigazgató, vagy az általa írásban felhatalmazott közalkalmazott jogosult. A kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan azonos személy nem lehet. Az érvényesítő nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és szakmai teljesítést igazoló közalkalmazottal. Kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási és teljesítés igazolásra irányuló feladatot nem végezhet az, aki ezt a tevékenységét a Ptk. szerinti közeli hozzátartozója vagy a maga javára látná el. A kötelezettségvállalás, a pénzügyi ellenjegyzés, a szakmai teljesítés igazolása, az érvényesítés, utalványozás gyakorlásának módjával, eljárási és dokumentációs részletszabályaival, valamint az ezeket végző személyek kijelölésének rendjével, és az adatszolgáltatási feladatok teljesítésével kapcsolatos belső előírásokat, feltételeket a kutatóközpont Gazdálkodási Szabályzata rögzíti. 15
A kötelezettségvállalás, a pénzügyi ellenjegyzés, a szakmai teljesítés igazolása, az érvényesítés, utalványozásra jogosultak aláírás mintáit a 3. sz. melléklet tartalmazza. 8.2.6. A gazdálkodással és a képviselettel kapcsolatos átruházott jogkörben gyakorolt jogok A gazdálkodással és képviselettel kapcsolatos jogkörök átruházása általános vagy ideiglenes jelleggel történhet. Az általánosan átruházott jogköröket részletesen a főigazgató határozza meg, írásban. A gazdálkodással és a képviselettel kapcsolatos jogköröket akadályoztatás esetére vagy egyébként ideiglenesen a jelen szabályzatban foglaltakon túlmenően csak a főigazgató ruházhatja át írásbeli rendelkezéssel, amelyben pontosan meg kell határozni az időtartamot, a jogkört, a feladatot/ügyet és a képviselet terjedelmét. A tudományos intézet igazgatója a gazdálkodással és képviselettel kapcsolatos jogköreit az intézet osztályvezetőjére az előbbiek szerint, és a főigazgató egyetértésével ruházhatja át. 8.2.7. Az intézetek által kiállított számlák hitelesítése Az intézetek által, a teljesítés igazolás (értékesítés esetében az átvétel igazolása) alapján, kiállított számlákat a Gazdasági igazgató által írásban felhatalmazott személyek írhatják alá. Az aláírók biztosítják a Számviteli törvény 167§-ában előírt könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékeire vonatkozó előírásokat, valamint az általános forgalmi adó elszámolásához szükséges igazolásokat. A felhatalmazott személyek felelőséggel tartoznak az általuk kiállított számla könyvviteli és adó elszámolásban megadott adatok helyességéért. Számla másolat kérése esetén a másolatot az „eredetivel mindenben megegyező másolat” megjegyzéssel, aláírva kell kiadni. 8.3. Pénzeszközök kezelése Az Kutatóközpont költségvetési előirányzatainak teljesítése során jelentkező bevételeket és kiadásokat bankszámlán és házipénztárban kell kezelni. A készpénzen kívüli pénzforgalom (átutalás, beszedési megbízás) a számlák, szerződések, megállapodások és egyéb okmányok alapján a Kutatóközpont bankszámláin bonyolódik. 16
MTA Agrártudományi Kutatóközpont által vezetett számlák Magyar Államkincstár Fejér Megyei Igazgatóság Állampénztári Iroda Számlaszám: 100298008-01716801-00000000 IBAN szám: HU70 10029008-01716801-00000000 Magyar Államkincstár Devizaszámla: Számlaszám: 10004885-10002010-00118035 IBAN szám: HU02 1000 4885 1000 2010 0011 8035 Magyar Államkincstár Devizaszámla: Számlaszám: 10004885-10002010-00116631 IBAN szám: HU02 1000 4885 1000 2010 0011 6631 Az egyes pályázatokra megnyitott számlák felsorolását a 11. sz. melléklet tartalmazza. A bankszámla pénzforgalmának bonyolítása során a számláról kiadás csak az érvényesített, utalványozott és ellenjegyzett bizonylatok alapján lehet, bizonylat nélkül átutalási megbízás a bankba nem küldhető, beszedési megbízás sem fogadható. A pénzforgalom bonyolításáról a bankkal bankszámlaszerződést kell kötni. A bankszámla feletti rendelkezés feltételeit az aláírás bejelentőn kell a bankhoz bejelenteni, amelyben meg kell határozni az aláírók sorrendjét is. A bankszámlák feletti rendelkezési jogok meghatározását a 10. sz. melléklet tartalmazza. A készpénzforgalom a Kutatóközpont házipénztárában bonyolódik. Ennek szabályait a külön készített pénzkezelési szabályzat tartalmazza. A készpénzen kívüli pénzforgalom (átutalás, beszedési megbízás) a számlák, szerződések, megállapodások és egyéb okmányok alapján a Kutatóközpont elszámolási számláján bonyolódik. A Kutatóközpont által használt MOL kártyák beszerzését a Műszaki Ellátási Osztály intézi. A kártyákat intézetenként külön kell igényelni és nyilvántartani. A kártyák igényléséért és nyilvántartásáért az egyes intézetek igazgatói a felelősök. Az Kutatóközponti VIP, egyéb bank kártyák, MOL kártyával és egyéb pénzforgalommal kapcsolatos előírásait a mindenkor hatályos Pénzkezelési szabályzat tartalmazza.
17
9. Adatszolgáltatáshoz, beszámoló készítéséhez kapcsolódó feladatok 9.1. Adatszolgáltatások 9.1.1. Adatszolgáltatás a tartozásállományról A Kutatóközpont az elismert lejárt tartozásállományról - nemleges adat esetén is- havonta, a tárgyhó 25-i állapotnak megfelelően a tárgyhó utolsó munkanapjáig az államháztartás működési rendjéről szóló 2011. évi CXCV. törvény és végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) kormányrendelet szerint adatszolgáltatást köteles teljesíteni. Az adatszolgáltatás elkészítéséért és határidőre történő továbbításáért a gazdasági igazgató felelős. 9.1.2. Adatszolgáltatás a személyi juttatásokról A Kutatóközpont a személyi juttatásokról, valamint egyéb kifizetéseket terhelő, továbbá azokkal összefüggésben felmerülő közterhekről havonta a hónap 16.-ig a 368/2011. (XII. 31.) kormányrendelet szerint adatszolgáltatást köteles teljesíteni. Az adatszolgáltatás elkészítéséért és határidőre történő továbbításáért a munkaügyi előadó felelős. 9.1.3. Adatszolgáltatás a fizetési számlák terhére kincstári körön kívülre irányuló tervezett átutalásokról A Kutatóközpont a fizetési számlák terhére kincstári körön kívülre irányuló tervezett átutalásokról az 500-2000 millió forint közötti összegnél a terhelés időpontját megelőző három munkanap, e felett öt munkanap a 368/2011. (XII. 31.) kormányrendelet szerint adatszolgáltatást köteles teljesíteni. Az adatszolgáltatás elkészítéséért és határidőre történő továbbításáért a pénzügyi előadó felelős. 9.1.4. Adóbevallásokhoz kapcsolódó adatszolgáltatások Rehabilitációs hozzájárulás A megváltozott munkaképességű dolgozókról a budapesti intézetek a változást követően jelentést küldenek a Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai Osztálynak. Az adatszolgáltatás elkészítéséért és határidőre történő továbbításáért a HR előadó felelős, határidő tárgyévet követő év 30. napja. Az adóbevallás elkészí18
téséért és a 2003. évi XCII. törvényben előírt határidőre történő továbbításáért a munkaügyi előadó felelős. Cégautó adó A budapesti intézetek gazdasági ügyintézői minden negyedévet követő hó 10.ig adatot szolgáltatnak a gazdasági főreferensnek az egyes intézetek tulajdonában lévő gépjárműveket terhelő adókról. A fizetendő adó számítását a 4. sz. melléklet tartalmazza. A gazdasági főreferens az adatokat összesítve 2 munkanapon belül a Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai Osztálynak továbbítja. Az adatszolgáltatás elkészítéséért és határidőre történő továbbításáért a gazdasági főreferens. Az összesített kutatóközponti a 2003. évi XCII. törvényben előírt adóbevallás elkészítéséért és határidőre történő továbbításáért a munkaügyi előadó felelős. Gépjárművek után önkormányzatoknak fizetendő adók Gépjárművek után önkormányzatoknak fizetendő adókról a mindenkor hatályos jogszabályoknak megfelelő bejelentési, bevallási és befizetési kötelezettség az gépjármű forgalmi engedélyében szereplő üzembentartó intézetet terheli. Az adóbevallás elkészítéséért és határidőre történő továbbításáért, valamint az adóbefizetés előkészítéséért az intézetek gazdasági ügyintézői a felelősök. Egyes béren kívüli juttatások után fizetendő adók Az 1995. évi CXVII. törvényben meghatározott béren kívüli juttatásokról a budapesti intézetek könyvelői minden tárgyhót követő hó 5.-ig adatot szolgáltatnak a gazdasági főreferensnek . Az egyes juttatások adózásához kapcsolódó jogszabályi előírásokat az 5. sz. melléklet tartalmazza. A béren kívüli juttatások és adózásával kapcsolatos segédletet a 8. sz. melléklet tartalmazza. A gazdasági főreferens az adatokat összesítve 2 munkanapon belül a Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai Osztálynak továbbítja. Az adatszolgáltatás elkészítéséért és határidőre történő továbbításáért a gazdasági főreferens. Az összesített kutatóközponti a 2003. évi XCII. törvényben előírt adóbevallás elkészítéséért és határidőre történő továbbításáért a munkaügyi előadó felelős. Általános forgalmi adó elszámolása Az egyes intézetekhez beérkezett számlákon feltüntetett általános forgalmi adó összegét az intézeti gazdasági ügyintéző a mindenkor hatályos jogszabályoknak megfelelően levonható, figyelemmel a juttatásnak minősülő előírásokra is le nem vonható, illetve megosztandó adóként rögzíti az intézet számla nyilvántartásában. A kapcsolódó jogszabályi háttért a 6. sz. melléklet tartalmazza. Ennek 19
helyességét az egyes intézetek könyvelői a számla könyvelésekor kötelesek ellenőrizni. Az egyes intézetek által kiállított számlákon az intézeti gazdasági ügyintéző a mindenkor hatályos jogszabályoknak megfelelően tünteti fel a fizetendő általános forgalmi adót. A bevételeket az intézet számla nyilvántartásában a megfelelő adókulcs, illetve mentes szerinti bontásban rögzíti. Ennek helyességét az egyes intézetek könyvelői, a számla könyvelésekor kötelesek ellenőrizni. Az integrált könyvelési rendszer adatai alapján a 2003. évi XCII. törvényben előírt az adóbevallás elkészítéséért és határidőre történő továbbításáért a pénzügyi előadó felelős. Telefon vélelmezett magáncélú használata után fizetendő adók A Kutatóközpont az 1995. évi CXVII. törvényben meghatározott vélelmezett magáncélú használat után fizetendő közterheket megfizeti. A budapesti intézetek gazdasági ügyintézői minden tárgyhót követő hó 5.-ig adatot szolgáltatnak a gazdasági főreferensnek az egyes intézetek telefonszámláinak adóköteles öszszegéről. A telefon számlák elszámolásához segédletet a 7. sz. melléklet tartalmaz. A gazdasági főreferens az adatokat összesítve 2 munkanapon belül a Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai Osztálynak továbbítja. Az adatszolgáltatás elkészítéséért és határidőre történő továbbításáért a gazdasági főreferens. Az összesített kutatóközponti a 2003. évi XCII. törvényben előírt adóbevallás elkészítéséért és határidőre történő továbbításáért a munkaügyi előadó felelős. 9.1.5. Adók megfizetéséhez kapcsolódó adatszolgáltatások A Kutatóközpont által megfizetendő (a nem kincstár által megfizetett adók) adókról adónemenként az általa elkészített adóbevallások tekintetében a munkaügyi előadó, az önkormányzatoknak megfizetendő adók tekintetében az egyes intézetek gazdasági ügyintézői a 2003. évi XCII. törvényben előírt határidő előtt 5 munkanappal kötelesek adatot szolgáltatni a Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai Osztálynak. Az összesített kutatóközponti átutalások határidőre történő továbbításáért a pénzügyi előadó felelős. 9.1.6. Statisztikai adatszolgáltatások A munkaügyi statisztikai jelentések és adatszolgáltatások elkészítéséért és határidőre történő továbbításáért a munkaügyi előadó a felelős. Minden egyéb sta20
tisztikai jelentés és adatszolgáltatás összeállításához szükséges adatot az egyes intézetek gazdasági ügyintézői a határidő előtt 10 munkanappal adatot szolgáltatnak a gazdasági főreferensnek, aki az összesített adatokat 2 munkanapon belül a Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai Osztálynak továbbítja. A kutatóközponti összesített adatszolgáltatás elkészítéséért és határidőre történő továbbításáért a számviteli osztályvezető felelős. 9.1.7. Egyéb belső adatszolgáltatások Az egyes intézetek által üzemeltetett gépjárművek biztosítási feltételeiről az intézetek gazdasági ügyintői minden év november 20.-ig a Műszaki Ellátási Osztály részére kötelesek adatot szolgáltatni. A következő évi biztosítások megkötéséről a Műszaki Ellátási Osztály dönt. Az adatszolgáltatás elkészítéséért és határidőre történő továbbításáért a gazdasági ügyintéző felelős. A Közbeszerzési szabályzatban meghatározott értékhatárok figyelése, és azokról szükség szerinti, adatszolgáltatásért a számviteli osztályvezető felelős. Az önelszámoló egységek bevételének és kiadásának alakulásáról az intézetek gazdasági ügyintézői havonta, a tárgyhónapot követő hó 13.-ig adatot szolgáltatnak a gazdasági főreferensnek, aki az összesített adatokat 2 munkanapon belül a Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai Osztálynak továbbítja. Az adatszolgáltatás elkészítéséért a gazdasági ügyintéző, határidőre történő továbbításáért a gazdasági főreferens felelős. A létszámgazdálkodáshoz szükséges adatokról a budapesti intézetek tekintetében a HR előadó minden hónap 15.-ig adatot szolgáltat a munkaügyi előadónak. A Kutatóközpont összesített létszám adatait a munkaügyi előadó minden hónap 20.-ig köteles a gazdasági igazgatónak átadni. Az adatszolgáltatás elkészítéséért és határidőben történő továbbításáért a budapesti intézetek tekintetében a HR előadó, a Kutatóközpont tekintetében a munkaügyi előadó a felelős. Az előirányzat módosításokról a számviteli osztályvezető a 13. sz. melléklet szerinti nyomtatvány kitöltésével adatot szolgáltat a gazdasági igazgatónak a tárgyhót követő hó 15. napjáig. 21
9.2. Időközi mérlegjelentés A Kutatóközpontnak az eszközei és forrásai alakulásáról negyedévenként, a főkönyvi kivonat állományi számláinak adataiból, illetve az azt alátámasztó nyilvántartásokból összeállított mérlegjelentést kell készíteni a 368/2011. (XII.31.) Korm. számú rendeletben meghatározottak szerint, az első és harmadik negyedévre vonatkozóan. Az adatszolgáltatás elkészítéséért és határidőre történő továbbításáért a gazdasági igazgató felelős. 9.3. A költségvetési beszámoló összeállításával kapcsolatos feladatok A Kutatóközpont az előirányzatok felhasználásáról és a gazdálkodásról a költségvetési szervek beszámolási és könyvvezetési kötelezettségéről szóló Kormányrendelet (249/2000. (XII.24.) előírásai szerint féléves és éves beszámolót köteles készíteni. A beszámolót a Magyar Tudományos Akadémia Költségvetési és Pénzügyi Főosztálya által meghatározott határidőre és tartalommal kell elkészíteni, a Nemzetgazdasági Minisztériumnak a zárszámadásra vonatkozó tájékoztató figyelembe vételével. 9.3.1. A féléves beszámoló tartalma, a beszámoló készítés feladata Félévente a beszámolási időszakot megelőzően a rezsi költségeket a pályázatok teljesítése arányában kell felosztani, és a megfelelő költségviselőre átvezetni. A féléves beszámoló csak a költségvetés pénzügyi helyzetét mutatja be, mivel az eszközöket és forrásokat tartalmazó mérleget, pénzmaradvány-kimutatást és eredmény-kimutatást nem tartalmazza. A féléves beszámoló - pénzforgalmi jelentést és - az éves költségvetési beszámoló kiegészítő mellékletéből a pénzforgalom egyeztetését tartalmazza.
22
A Kutatóközpontnak a féléves beszámolási kötelezettsége során a Nemzetgazdasági Minisztérium által összeállított „Intézményi költségvetési beszámoló” (féléves) nyomtatvány-garnitúra űrlapjainak kitöltésével kell eleget tennie. A pénzforgalmi jelentés - az elemi költségvetéssel azonos formában és szerkezetben - tartalmazza az eredeti és módosított bevételi és kiadási előirányzatokat, a ténylegesen befolyt (beszedett) bevételeket, a pénzforgalom nélküli bevételeket, a ténylegesen teljesített kiadásokat, a pénzforgalmat tevékenységenként és azon belül főbb jogcímenként. A pénzforgalom egyeztetésénél a nyitó pénzkészlet (pénztárak és betétkönyvek, költségvetési bankszámlák, előirányzat-felhasználási keretszámlák) állományából kiindulva a pénzforgalom változását, majd a záró pénzkészletet kell bemutatni. A féléves beszámolót a naptári év első félévéről június 30-i fordulónappal kell elkészíteni és azt a Magyar Tudományos Akadémia Költségvetési és Pénzügyi Főosztálya által meghatározott időpontban kell megküldeni. A féléves beszámoló összeállításáért és határidőre történő továbbításáért a gazdasági igazgató felelős. 9.3.2. Az éves beszámoló tartalma, a beszámoló-készítés feladatai Az éves költségvetési beszámoló részei: - könyvviteli mérleg, - pénzforgalmi jelentés, - pénzmaradvány kimutatás, - előirányzat-maradvány kimutatás, - eredmény kimutatás, - kiegészítő melléklet. A Kutatóközpont az éves beszámolási kötelezettségének a Nemzetgazdasági Minisztérium által összeállított „Intézményi Költségvetési Beszámoló” adatainak biztosításával, a Magyar Tudományos Akadémia Költségvetési és Pénzügyi Főosztálya által kért további adatok elkészítésével tesz eleget. Az éves beszámolót a főkönyvi kivonat adataiból az év végi, december 31-i fordulónapot figyelembe véve kell elkészíteni. A mérlegkészítés időpontját és részletes szabályait a számviteli politika tartalmazza. A főkönyvi kivonat összeállítása előtt a következőket kell biztosítani: 23
- leltár készítése és átvezetése a könyvelés adatain, - az előirányzatok egyeztetése a felügyeleti szervvel a kiemelt előirányzatokra, az irányító szervi és saját hatáskörű átcsoportosításokra vonatkozóan, - év végi zárlati munkák elkészítése, - a mérleg összeállítása a mérlegtételek értékelésével. Az év végi zárlati munkák során a következőket kell elvégezni: - a bankszámlák egyenlegének egyeztetését a december havi utolsó bankszámla-kivonat adataival, - a pénztárjelentések december havi utolsó adatainak egyeztetését a főkönyvi pénztárszámla adatával, - a decemberben kifizetett (december hónapra járó) bérek elszámolását feladás alapján, - a bevételek és kiadások könyvelését, december 31.-ig szakfeladatonként, - a leltárral megállapított készletek, követelések (adósok, vevők egyéb követelések) és kötelezettségek (szállítók) állományváltozásának elszámolását a tőkeváltozással szemben, - a pénzforgalmi jelentés elkészítését követően az állományi és forgalmi számlák átvezetését az állományi számlákra a tőkeváltozással egyidejűleg történő elszámolással, - az értékcsökkenések elszámolását, - a felhalmozási célú átutalások és bevételek átvezetését a Költségvetési bevételek és kiadások, számlára, - a Költségvetési bevételek és kiadások (előirányzati és teljesítési) számla átvezetését a Költségvetési tartalék számlára. Az éves beszámolót a naptári évről december 31-i fordulónappal kell elkészíteni a Magyar Tudományos Akadémia Költségvetési és Pénzügyi Főosztálya által megjelölt határidőig. Az éves beszámoló összeállításáért és határidőre történő továbbításáért a gazdasági igazgató felelős.
24
10. A gazdálkodás rendjét meghatározó belső szabályzatok készítésére, tartalmára vonatkozó előírások A Kutatóközpontnál a gazdálkodás viteléhez az. 1. pontban felsorolt szabályzatokat kötelező elkészíteni és folyamatosan karbantartani: A szabályzatokat a jogszabályi változásokat, valamint a Kutatóközpont feladatában bekövetkezett változásokat követő 90 napon belül aktualizálni kell.
11. Pályázatok A Kutatóközpont alkalmazásában álló kutatók, a Pályázatkezelési rendben foglaltak szerint kutatási és egyéb pályázatokban vehetnek részt. A kutatási és egyéb pályázathoz szükséges költségtervet, a pályázni kívánó alkalmazott köteles a gazdasági igazgatóval, illetve az általa kijelölt személlyel egyeztetni és jóváhagyatni. Az elnyert pályázatok nyilvántartásba vételre kerülnek, mely alapján úgynevezett projektkódot kapnak. A pályázathoz kapcsolódó kiadások a főkönyvi könyvelésben az adott projektkódhoz kapcsolódva jelennek meg. A kutatási és egyéb pályázatban meghatározott, határidőben történő elszámolásért, a témavezető és az intézeti pályázati referens felelős. A könyvvizsgálatra kötelezett pályázatokat a Kutatóközpont könyvvizsgálója előzetesen auditálja. 12. Külföldi kiküldetés Az egyes intézetek munkatársai esetében a külföldi kiküldetéseket az intézetek igazgatói engedélyezik. Az intézetek igazgatóinak külföldi kiküldetéseihez főigazgatói engedély szükséges. A külföldi kiküldetések költségelszámolásához a kiküldött úti jelentést köteles leadni. A külföldi kiküldetéshez kapcsolódó feladatokat a Kiküldetési szabályzat előírásai szerint kell ellátni.
25
13. Elektronikus adóbevallások és adatszolgáltatások rendje Az Adó- és Ellenőrzési Hivatalhoz teljesítendő elektronikus adó- és járulék bevallásokat -az erre a célra rendszeresített bejelentő lap kitöltésével- az alábbi jogosultsággal kell teljesíteni: Adóbevallás benyújtására jogosult: Minden adó- és járuléknem tekintetében: Gazdasági igazgató, Számviteli osztályvezető, A munkaviszonnyal kapcsolatos bejelentések, valamint a bérekhez kapcsolódó adók és járulékok tekintetében: Munkaügyi előadó és Bérgazdálkodási referens, ÁFA és egyéb adók tekintetében: Pénzügyi referens. 14. Béren kívüli juttatások Kutatóközpontunk a Személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. Tv. ben meghatározott juttatásokat külön szabályzat alapján fizethet dolgozóinak. 15. Beszerzésekkel kapcsolatos eljárásrend Dologi kiadásokkal kapcsolatos eljárásrend A bruttó 100.000,- Ft, és a 100.000,- Ft értékhatárt meghaladó megrendelésekkel kapcsolatos eljárás rend: A megrendeléseket az igény felmerülését kezdeményező projekt vezető indítja a Megrendelő nyomtatvány kitöltésével. A nyomtatványt, a keretgazdával aláíratva, minden hét csütörtök 10 óráig az intézet gazdasági ügyintézőjének leadják a közbeszerzési értékhatárt el nem érő, összesített árú, anyag, eszköz, szolgáltatás, irodaszer megrendeléseket. (3. sz. melléklet szerinti nyomtatvány). A közbeszerzési értékhatárt meghaladó beszerzések módját a közbeszerzési szabályzat tartalmazza. Az intézeti gazdasági ügyintéző a kötelezettségvállalást iktatja, a fedezetet ellenőrzi, a fedezet rendelkezésre állását aláírásával igazolja. A megrendelést ellenjegyzésre az Iratkezelési szabályzat szerint iktatja és a Központnak továbbítja. A kötelezettségvállalást a Gazdasági igazgató és a Főigazgató írásbeli megbízása alapján 1.000.000,- Ft értékhatárig a Számviteli osztályvezető, a budapes26
ti intézetek esetében a gazdasági főreferens, e felett a Gazdasági igazgató ellenjegyzi. Kötelezettségvállalóként a Főigazgató írásbeli megbízása alapján, a 2. számú melléklet szerint évi 1.000.000,- Ft-ig az intézetek igazgatói, e felett a Főigazgató, illetve az általa írásban megbízott személy, a nyomtatványt aláírja. Az ellenjegyzés után az ECOSTAT rendszerében a gazdasági ügyintéző a kötelezettségvállalást rögzíti, a megrendelés másolati példányát beszerzésre továbbítja. Amennyiben valamely szervezeti egység vagy a Műszaki és Ellátási Osztály közbeszerzési eljárás nélküli beszerzési eljárást bonyolít le, úgy - ha a beszerzendő áru vagy szolgáltatás értéke meghaladja a bruttó 500 ezer Ft-ot, és nincs keretszerződés -, az esetben az eljárást lebonyolító szervezet köteles minimum három ajánlatot kérni a gazdaságilag legkedvezőbb megállapodás megkötése érdekében. Nem kell külön utalványozni a termék értékesítésből, szolgáltatásból - számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján - befolyó bevétel beszedését. A gazdasági ügyintéző a megrendelés (kötelezettségvállalás) teljesüléséről készült bizonylatot (számla, teljesítés igazolás, stb.) az integrált gazdálkodási rendszerben rögzíti, az utalványhoz csatolja. Az ECOSTAT programból automatikusan kinyomtatható utalvány nyomtatványt a számlával, a megrendelés egy példányával, ha nincs külön teljesítés igazolás, teljesítés igazolására átadja. A teljesítést a gazdálkodási szabályzatban meghatározott személy a nyomtatványon aláírásával a „számla teljesítés igazoló” helyen igazolja. Az aláírt nyomtatványt a keretgazdálkodó részére továbbítja. Keretgazdálkodóként az intézetek, illetve az önelszámoló egységek vezetői igazgatói írják alá a nyomtatványt. Utalványozóként a főigazgató, illetve az általa írásban meghatalmazott személy ír alá, majd ellenjegyzésre továbbítja a nyomtatványt.
27
Az utalványozás csak az ellenjegyzéssel együtt érvényes. Ellenjegyzőként a Gazdasági igazgató és a Főigazgató írásbeli megbízása alapján 1.000.000,- Ftig a Számviteli osztályvezető, és a Főigazgató és a Gazdasági igazgató által írásban megbízott személy, e felett a Gazdasági igazgató a nyomtatványt aláírja, kifizetésre továbbítja. Az intézeti gazdasági ügyintéző a kötelezettségvállalás nyilvántartásban a tételt lezárja. Elkészíti az átutalási megbízást és a megbízási csomagokat minden munkanap: 8:30-ig ÁOTI, 8:30 és 9:00 között NÖVI, 9:00 és 9:30 között TAKI
az integrált rendszerből kinyomtatott jegyzék aláírt példányával a központba továbbítja. Az átutalásokat a központ pénzügyi előadója alakilag, tartalmilag, formailag ellenőrzi, a megfelelő átutalásokat kifizetésre a Kincstárnak továbbítja. Személyi kifizetésekkel kapcsolatos eljárásrend. A keresetkiegészítésekkel, megbízásokkal kapcsolatos szerződés tervezetet a gazdasági ügyintéző kötelezettségvállalás ellenjegyzésre továbbítja. Kötelezettségvállalóként a Főigazgató írásbeli megbízása alapján külső személyi juttatások (megbízási díjak, egyéb) esetén, pályázati forrásból 100.000.-Ft értékhatárig, évi max. 1.500.000,-. Ft-ig az intézetek igazgatói, e felett a főigazgató a szerződést aláírja. Személyi kifizetésekkel kapcsolatos kötelezettségvállalásokat haladéktalanul a munkaügyi előadónak meg kell küldeni. Bérszámfejtéshez szükséges a szakmai teljesítés igazolás, érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés. A bruttó 100.000,- Ft értékhatárt meg nem haladó kötelezettségvállalások rendje: Nem szükséges írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként 100.000,- forintot el nem érő kifizetések, valamint pénzügyi szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódó, és a jogszabályban, jogerős vagy fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtható bírósági, hatósági döntésen, vagy más, a fizetési 28
kötelezettség összegét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét megállapító kötelező előíráson alapuló, fizetési kötelezettségnek minősülő kifizetések esetében. Az értékhatárt meg nem haladó kötelezettségvállalásokról a megrendelő nyomtatványt nem kell kiállítani. Az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő kötelezettségvállalások teljesítésénél az érvényesítésre, az utalványozásra és ellenjegyzésre vonatkozó szabályokat alkalmazni kell. Az utalványozás csak az ellenjegyzésre jogosult személy aláírásával együtt érvényes. Nem kell külön utalványozni a termék értékesítésből, szolgáltatásból - számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján - befolyó bevétel beszedését. A bizonylaton fel kell tüntetni: a rendelkezőnek és a rendelkezést végrehajtónak a megnevezését; a költségvetési évet; a befizető és a kedvezményezett megnevezését, címét, bankszámlájának a számát; a fizetés időpontját, módját és összegét; a megterhelendő, jóváírandó bankszámla számát és megnevezését; a keltezést, valamint az utalványozó és az ellenjegyző aláírását; és egyéb jogszabályokban felsorolt adatokat. Az utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés, teljesítés igazolás az ECOSTAT rendszerből automatikusan kinyomtatható „Utalvány” nyomtatványon történik, amelyen az operatív gazdálkodási jogkört az érintettek az aláírásukkal gyakorolják. Kifizetés csak a szabályosan kitöltött és felszerelt (számla, szellemi szolgáltatás igénybevétele esetén nyilatkozat) bizonylat alapján történhet. Az operatív gazdálkodási jogkört gyakorlók hatályos aláírás mintáit a 2. számú melléklet tartalmazza.
29
16. A feladatok ellátásáért felelős személyek feladat-, hatás- és jogköre A 2012. január 1. megelőző időszakra felmerülő adatszolgáltatási és minden egyéb gazdasági jellegű feladat ellátása a jogelőd intézet érintett ügyintézőjének a feladata. A kutatóközpont minden munkatársa - felel a - munkája vagy egyéb módon - tudomására jutott államtitok, szolgálati, üzemi és üzleti titok megőrzéséért; - köteles betartani a munkavédelmi, egészségvédelmi és tűzvédelmi óvórendszabályokban foglaltakat, gépjárművel való közlekedés esetén a KRESZ szabályait. 16.1. Gazdasági igazgató Jogállása A gazdasági igazgatót pályázati eljárás alapján az MTA elnöke nevezi ki, bízza meg, menti fel, vonja vissza megbízását és állapítja meg díjazását. A gazdasági igazgató közalkalmazotti jogviszonyban a kutatóközponttal áll, feladatait a vonatkozó jogszabályokban meghatározott magasabb vezető megbízással látja el. A munkáltatói jogok gyakorlása az MTA elnökének vonatkozó határozatában foglaltak irányadók. A gazdasági igazgató szakmai irányítása során figyelemmel kell lenni az MTA Titkárság gazdasági igazgatójának stratégiai intézkedéseire és döntéseire. A gazdasági igazgató az általa ellátott feladatok tekintetében – folyamatos beszámolási kötelezettséggel – a főigazgató helyettese, az IT tagja. Feladatait a kutatóközpont főigazgatójának közvetlen vezetése és ellenőrzése mellett látja el. Feladata a kutatóközpont feladatainak eredményes és gazdaságos megoldásához szükséges gazdálkodási feltételek meghatározása és a biztosításuk érdekében előírt intézkedések megtétele; a kutatóközpont működése során a gazdálkodási, pénzügyi és munkaügyi feladatokkal kapcsolatos jogszabályokban, irányító szervi rendelkezésekben foglalt előírások érvényesítése, a végrehajtás ellenőrzése; 30
a gazdasági szervezet munkájának közvetlen irányítása és ellenőrzése; a kutatóközpont költségvetési tervének elkészítése; közreműködés a kutatóközpont beruházási, felújítási terveinek elkészítésében; a költségvetés végrehajtásának érdekében a pénzügyi fegyelem betartása és betartatása, a pénzügyi kötelezettségek teljesítése, a követelések érvényesítése; a kutatóközpont használatában lévő akadémiai vagyon védelme; a pénz- és tárgyi eszközökkel való gazdálkodás; a személyi juttatások előirányzatával és a munkaerővel való gazdálkodás; a számviteli rend és az ezzel kapcsolatos számviteli politika kialakítása és működtetése; a bizonylati rend és a bizonylati fegyelem megszervezése; az előírt információs adatszolgáltatások (beszámolók) összeállítása; részvétel a távlati és középtávú kutatási tervek, valamint pályázatok pénzügyi részének összeállításában; a kutatóközponti előirányzat-módosításokkal, átcsoportosításokkal kapcsolatos feladatok ellátása; rendszeres adatszolgáltatás a kutatóközpont szervezeti egységeinek a rendelkezésükre álló pénzügyi keretek felhasználásáról; az ellenőrzések során tapasztaltak alapján intézkedés, a főigazgatóval egyeztetve; a pénzügyi, gazdasági jellegű szabályzatok jóváhagyásra előkészítése; az időközi mérlegjelentéshez, az elemi költségvetési beszámolóhoz, valamint az MTA vagy más külső szerv (Kincstár, KSH, TB, MNB, NAV stb.) által előírt gazdasági vonatkozású egyéb adatszolgáltatásokhoz (pl. költségvetésekhez, többlettámogatás igényléséhez, statisztikai jelentésekhez stb.) szükséges tervezetek határidőre történő elkészítése, részvétel a kutatóközpont egységes költségvetési feladataiban; a főigazgató felkérésére javaslattétel a gazdasági szervezet felépítésének kialakítására; a gazdasági szervezet ügyrendjének elkészítése;
31
az irányító szerv által végzett ellenőrzésekhez és a kutatóközpont főigazgatója által elrendelt belső ellenőrzésekhez segítségnyújtás, a szükséges bizonylatok, iratok előkészítése és rendelkezése bocsátása; gondoskodás arról, hogy a kutatóközpont a Magyar Állammal, hitelezőivel, egyéb szervekkel, valamint a hitelintézetekkel szemben fennálló kötelezettségeit hiánytalanul és időben teljesítse, továbbá a fennálló kötelezettség teljesítésére megfelelő fedezet álljon rendelkezésre; gondoskodás arról, hogy a kutatóközpont közalkalmazottai részére járó illetmények számfejtése, átutalása pontosan és határidőben megtörténjen; a Kincstárral való naprakész együttműködés és a kapcsolattartás biztosítása.
Jogköre A kutatóközpont gazdasági, munkaügyi, jóléti ügyeiben az irányító szerv, hatóságok, más szervek és magánszemélyek előtti képviseletének ellátása; A kutatóközpont számvitelének alapjául szolgáló bizonylatok kiállításának rendjére és az ezzel kapcsolatos ügyvitelre vonatkozóan a kutatóközpont egészét érintő intézkedéseket tehet; a közvetlen irányítása alá nem tartozó szervezeti egységek vezetői e körbe tartozó intézkedéseket csak előzetes hozzájárulásával tehetnek. A gazdasági igazgató pénzügyi ellenjegyzése szükséges minden, a vonatkozó államháztartási jogszabályban meghatározott okirat kiállításához: így az olyan okirat kiállításához, amely a kutatóközpont jóváhagyott terveiben, előirányzataiban (működési és felhalmozási előirányzat) meglévő kötelezettség vállalása, továbbá a kutatóközpont jóváhagyott terveiben nem szereplő feladatok költségeinek viselésére vonatkozik, valamint a kutatóközpont tárgyi eszközeinek átadásához, illetve értékesítéséhez kapcsolódik. A gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelölt közalkalmazott ellenjegyzése nélkül a kutatóközpontot terhelő, gazdasági kihatású kötelezettség nem vállalható, követelés nem írható elő, és gazdasági kihatással járó, valamint a kutatóközpont kezelésében lévő eszközöket érintő intézkedés nem tehető. A kutatóközpont közalkalmazottainak alkalmazása, átsorolása, áthelyezése és közalkalmazotti jogviszonyának megszüntetése előtt a fedezet rendelkezésre állásáról a gazdasági igazgató véleményét ki kell kérni, illetve a kérdésekhez javaslatot tehet.
32
Munkáltatói jogok gyakorlásával kapcsolatos jogkörét, kötelezettségvállalási, kötelezettségvállalás ellenjegyzési, utalványozási, utalványozás ellenjegyzési és szakmai teljesítés igazolási jogkörét az SzMSz tartalmazza.
Felelőssége Felelős a kutatóközpont pénzügyi-gazdasági, ezen belül különösen a tervezési, végrehajtási, beszámolási, könyvvezetési és meghatározott ellenőrzési feladatainak ellátásáért, illetve a fenti pontokban meghatározott feladatok jogszabályoknak megfelelő ellátásáért. Felelőssége nem érinti a főigazgató és az egyes ügyekért felelős közalkalmazottak felelősségét. A gazdasági igazgató a jelen szabályzatban nem említett feladatainak, jogainak és hatáskörének, valamint felelősségének vonatkozásában az Ávr.-ben foglaltak az irányadók Ellenőrzési kötelezettsége kiterjed a kutatóközpont valamennyi gazdasági és általános ügyviteli tevékenységére. Ezt a kötelezettségét főként - a rendszeres adatszolgáltatások alapján; - konkrét ügyek végrehajtásának irányítása és ellenőrzése kapcsán; - a közvetlen alárendelt közalkalmazottak rendszeres beszámoltatásával; - a kiadmányozási jog gyakorlásával; - a belső kontrollrendszer működési keretei között teljesíti. Helyettesítése A gazdasági igazgatót átmeneti akadályoztatása esetén a számviteli osztályvezető helyettesíti. A gazdasági igazgató tartós akadályoztatása esetén a kutatóközpont főigazgatója haladéktalanul köteles gondoskodni helyettesítéséről, a gazdasági szervezet vezetői álláshely megüresedése esetén annak betöltéséről. Az álláshely betöltéséig tartó átmeneti időszakra a főigazgató – az MTA elnökének egyetértésével – az Ávr. vonatkozó rendelkezésében foglaltaknak megfelelő végzettségű közalkalmazottat jelöl ki a gazdasági feladatok ellátására.
33
16.2 Számviteli osztályvezető A gazdasági igazgató közvetlen beosztottja, és távollétében annak teljes jogú helyettese. A hatásköre a kutatóközpont egészére kiterjed. Jogállása Az osztályvezető feladatait a vonatkozó jogszabályokban meghatározott időre szóló vezetői megbízással látja el. Az osztályvezetőt a főigazgató bízza meg, illetve vonja vissza vezetői megbízását, és gyakorolja tekintetében a munkáltatói jogokat. A gazdasági igazgató közvetlen beosztottja, és távollétében annak teljes jogú helyettese Feladata - a kutatóközpont gazdálkodási, pénzügyi és munkaügyi feladataira vonatkozó jogszabályok és intézkedések előírásainak érvényesítése; - a gazdálkodási, pénzügyi és munkaügyi feladatok végrehajtásának jogszabályi előírások szerinti ellenőrzése; - a kutatóközpont gazdálkodási és pénzügyi feladatot ellátó szervezeti egységei munkájának közvetlen irányítása és ellenőrzése; - a kutatóközpont gazdasági (költségvetési, beruházási, felújítási) terveinek előkészítése; - a költségvetés végrehajtásának érdekében a pénzügyi fegyelem betartása, a pénzügyi kötelezettségek teljesítése, a követelések érvényesítése; - a személyi juttatások előirányzatával és a munkaerővel való gazdálkodás; - a számviteli rend és az ezzel kapcsolatos számviteli politika betartatása - a bizonylati rendszer és a bizonylati fegyelem betartatása - az előírt információs adatszolgáltatások (beszámolók) összeállítása; - a kutatóközpont kezelésébe, vagy ingyenes használatába adott tárgyi eszközök, azok forrásai, a birtokában levő idegen tárgyi eszközök valóságban meglevő állományának, a hiányoknak és a többleteknek leltározás útján történő megállapításához szükséges intézkedések végrehajtása; - részvétel a távlati és középtávú kutatási tervek, valamint pályázatok pénzügyi részének összeállításában; - rendszeres adatszolgáltatás a kutatóközpont szervezeti egységeinek pénzügyi kereteik felhasználásáról; - eleget tesz mindazoknak a jogszabályban meghatározott előírásoknak, amelyek mint köztestületi költségvetési szerv gazdasági igazgatóját a Magyar Államkincstár felé a tervezéssel, beszámolással, adatszolgáltatással, előirányzat-felhasználási keretszámla vezetéssel, pénzellátással, előirányzat 34
felhasználással, költségvetési befizetéssel, valamint kötelezettségvállalással kapcsolatban kötelezik; - Előirányzat módosítások kezelése - engedélyezi a Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai Osztály dolgozóinak szabadságát a budapesti intézetek tekintetében a gazdasági főreferens előzetes jóváhagyásával. - kockázatkezelési feladatok ellátása a Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai Osztály vonatkozásában. Jogköre Jogkörét illetően kiadmányozási joggal nem rendelkezik, az általa készített adatszolgáltatást készítőjeként, az általa készített leveleket ügyintézőjeként írhatja alá. Ellenjegyzői jogkörrel a kötelezettségvállalás és az utalványozás tekintetében 1.000.000,- Ft összeghatárig rendelkezik. Felelőssége - Felelős a vezetése alatt álló osztály munkájáért a rendelkezésre bocsátott eszközök hatékony és gazdaságos felhasználásáért; - adatszolgáltatási, beszámoló készítési kötelezettségük teljesítéséért; - az osztály ügyrendjének betartásáért és betartatásáért, valamint a jogszabályokban és belső szabályzatokban és igazgatói utasításokban meghatározott feladatok végrehajtásáért. Ellenőrzési kötelezettsége Ellenőrzési tevékenységének rendszeresnek és komplexnek kell lenni, amely magában foglalja az osztályszintű gazdasági, munkarendi és ügyrendi előírások betartásának ellenőrzését, a munkaterületén a munkafolyamatokba épített belső ellenőrzés működését. Helyettesítése Tartós távolléte esetén helyetteséről a gazdasági igazgató gondoskodik. Munkakapcsolatok: Munkakörének ellátásához közvetlen felettesével és munkatársaival napi kapcsolatot alakít ki, az 1992. évi XXII. Törvény ( Mt. ) 3.§-ban meghatározott, jóhisze35
műség, tisztesség és kölcsönös együttműködés alapján. Részt vesz a munkahelyi felettese által összehívott eligazításokon, kutatói értekezleteken, a Kutatóközpont főigazgatója által összehívott tanácskozásokon. Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, utasítások, a munkaidő betartásáért. 16.3. Munkaügyi előadó Jogállása Az alapvető munkáltató jogok gyakorlására a kutatóközpont főigazgatója jogosult. A decentralizált alapvető munkáltatói jogok és az egyéb munkáltatói jogok tekintetében a gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése alá tartozik. A Kutatóközpont szervezetében a gazdasági igazgató és a számviteli osztályvezető irányításával a rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Közvetlen felettese a számviteli osztályvezető. Munkaköre bizalmas, a feladata ellátása során tudomására jutottak szolgálati titoknak minősülnek. Feladatai A Kutatóközpont munkaügyi tevékenységének ellátása. A kutatóközpont kötelezettségvállalási dokumentumainak /munkaszerződések, tanulmányi szerződések/ érvényesítése. A teljesítés igazolása alapján kell ellenőriznie az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy a vonatkozó jogszabályokban, valamint belső szabályzatokban előírt követelményeket betartották-e, megfelelnek-e az alaki és tartalmi követelményeknek. -
Dolgozók ki- és beléptetése, bejelentése Munka- és megbízási, szerződések kinevezési okiratok előkészítése Munkaköri leírások előkészítése Személyi állomány nyilvántartása Dolgozók előmeneteli besorolásának nyilvántartása Közalkalmazotti nyilvántartás vezetése Ügyfélfogadás Ösztöndíjas segédmunkatársak nyilvántartása Szabadság nyilvántartás Orvosi ellátás, illetve folyamatos alkalmassági vizsgálatok nyilvántartása Statisztikai jelentések elkészítése Tagsági nyilvántartások vezetése 36
- Tartozások nyilvántartása - Letiltások nyilvántartása Bérelszámolási feladatok Jelenléti ív, illetve a budapesti intézetek feladása alapján elkészíti a havi bérszámfejtést Adóbevallások elkészítése, adatszolgáltatás Kereseti és munkáltatói igazolások kiadása Jogköre Jogkörét illetően kiadmányozási joggal nem rendelkezik, az általa készített adatszolgáltatást készítőjeként, az általa készített leveleket ügyintézőjeként írhatja alá. Érvényesítői jogkörrel a: • Rendszeres személyi juttatások (alkalmazások, alkalmazási okiratok módosítása) • Nem rendszeres személyi juttatások • Külső személyi juttatások tekintetében rendelkezik. Felelőssége Az itt felsorolt feladatai, valamint általános kötelezettségei maradéktalan teljesítéséért. Ellenőrzési kötelezettsége Az érvényesítési feladattal megbízott személy e feladat keretében köteles meggyőződni arról, hogy - a teljesítés kötelezettségvállalás alapján és annak megfelelően történt-e meg, - jogszabály szerint jogos-e a követelés, - a munkaszerződés megfelel az alaki követelményeknek (kibocsátó, aláírás, bélyegző), 37
- a szerződésben feltüntetett összeg és az elszámolt összeg számszakilag helyes-e, - az elvégzett munka, a szolgáltatás átvétele megtörtént-e. - Az érvényesítésnek - az érvényesítő aláírásán kívül tartalmaznia kell a megállapított összeget és a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számlaszámot Helyettesítése Tartós távolléte esetén helyetteséről a gazdasági igazgató gondoskodik.
Munkakapcsolatok Munkakörének ellátásához közvetlen felettesével és munkatársaival napi kapcsolatot alakít ki, az 1992. évi XXII. Törvény ( Mt. ) 3.§-ban meghatározott, jóhiszeműség, tisztesség és kölcsönös együttműködés alapján. Részt vesz a munkahelyi felettese által összehívott eligazításokon, kutatói értekezleteken, a Kutatóközpont főigazgatója által összehívott tanácskozásokon. Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, utasítások, a munkaidő betartásáért. 16.4. Bérgazdálkodási referens Jogállása Az alapvető munkáltató jogok gyakorlására a kutatóközpont főigazgatója jogosult. A decentralizált alapvető munkáltatói jogok és az egyéb munkáltatói jogok tekintetében a gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése alá tartozik. A Kutatóközpont szervezetében a gazdasági igazgató és a számviteli osztályvezető irányításával a rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Közvetlen felettese a számviteli osztályvezető. Munkaköre bizalmas, a feladata ellátása során tudomására jutottak szolgálati titoknak minősülnek.
38
Feladatai A kutatóközpontban a munkaügyi feladatok ellátása, közalkalmazotti kinevezések elkészítése, szükség szerint adatszolgáltatás és ezzel kapcsolatos nyilvántartások vezetése. - Munkaügyi jelentések, bevallások, statisztikák elkészítése és határidőben történő megküldése az illetékes szervek részére, - társadalombiztosítási ügyek intézése és ezzel kapcsolatos ügyiratkezelés, - létszámgazdálkodás, - tanulmányi szerződések megkötése és ezzel kapcsolatos ügyintézés ellátása, - a féléves és éves beszámoló munkaügyi adatainak kidolgozása, - ellenőrzi a munkaügyi tevékenység ügyrendi előírásainak betartását, - az intézetben elnyert pályázatok személyi jellegű kiadásainak elszámolása a pályázati szerződés alapján, - az elnyert pályázatok kapcsán a közalkalmazotti kinevezés és a munkaköri leírás kiegészítésének bekérése és a személyi anyagokban történő elhelyezése. Társadalombiztosítási ügyintézés - Biztosítottak be- és kijelentése - GYED, Terhességi- gyermek ápolási elbírálás nyilvántartás vezetése - Gyermeknevelési támogatások kezelése - Apanap nyilvántartás - Havi családi pótlék elbírálás - Szigorú számadású nyomtatványok kezelése - Baleseti nyilvántartás - Nyugdíj előkészítése. Belső kontrollrendszer működésével kapcsolatos feladatok: - a munkaügy területén a személyi jellegű előirányzatok gazdaságos, takarékos és szabályszerű felhasználásának, - a vagyonkezelés rendeltetésszerűségének és hatékonyságának, - a kutatóközponti személyi jellegű bevételek jogszerű kezelésének, - a munkaügyi feladatok ellátásával kapcsolatos számviteli és bizonylati rend betartásának ellenőrzésére irányulnak. - a kötelezettségvállalások (közalkalmazotti kinevezések, tanulmányi szerződések stb.) gyakorlása, - jogszabályok, felügyeleti szervi és vezetői döntések végrehajtásával kapcsolatos szakmai és más információk, a rendszeres vagy eseti statisztikai és egyéb munkaügyi (létszám, bér stb.) adatok elemzése, értékelése.
39
Jogköre Jogkörét illetően kiadmányozási joggal nem rendelkezik, az általa készített adatszolgáltatást készítőjeként, az általa készített leveleket ügyintézőjeként írhatja alá. Felelőssége Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, igazgatói utasítások betartásáért. Az itt felsorolt feladatai, valamint általános kötelezettségei maradéktalan teljesítéséért. Ellenőrzési kötelezettsége A munkafolyamatba épített ellenőrzésnek a munkafolyamat valamennyi szakaszára ki kell terjednie. Az ellenőrzési pontok különösen: - a munkabérek és bérjellegű járandóságok számfejtése előtt az alapbizonylatok szúrópróbaszerű ellenőrzése, - a bérszámfejtést követően a bérkifizetési jegyzék ellenőrzése (folyamatos) - főkönyvi könyvelés felé továbbítandó bérfeladás ellenőrzése (havi) - társadalombiztosítási ügyintézéssel kapcsolatos ügyiratok ellenőrzése, (folyamatos) - magánnyugdíj pénztárakkal kapcsolatos ügyintézés ellenőrzése (eseti) - hibák, hiányosságok esetén utasítás kiadása a gyors, korrekt feladat elvégzésére, javítására - egyes súlyosabb hiányosságok esetén köteles a hibákat a számviteli osztályvezetővel ismertetni, egyeztetni. Helyettesítése Tartós távolléte esetén helyetteséről a gazdasági igazgató gondoskodik. Munkakapcsolatok Munkakörének ellátásához közvetlen felettesével és munkatársaival napi kapcsolatot alakít ki, az 1992. évi XXII. Törvény ( Mt. ) 3.§-ban meghatározott, jóhiszeműség, tisztesség és kölcsönös együttműködés alapján. Részt vesz a munkahelyi felettese által összehívott eligazításokon, kutatói értekezleteken, a Kuta40
tóközpont főigazgatója által összehívott tanácskozásokon. Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, utasítások, a munkaidő betartásáért.
16.5. HR előadó Jogállása Az alapvető munkáltató jogok gyakorlására a kutatóközpont főigazgatója jogosult. A decentralizált alapvető munkáltatói jogok és az egyéb munkáltatói jogok tekintetében a gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése alá tartozik. A Kutatóközpont szervezetében a gazdasági igazgató és a számviteli osztályvezető irányításával a rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Közvetlen felettese a számviteli osztályvezető. Munkaköre bizalmas, a feladata ellátása során tudomására jutottak szolgálati titoknak minősülnek. Feladatai A budapesti intézetek humánpolitikai ügyeinek döntésre előkészítése. Munkaügyi tevékenység előkészítése: - Dolgozók ki- és beléptetése, bejelentése - Munka- és megbízási szerződések előkészítése - Munkaköri leírások előkészítése - Személyi állomány nyilvántartása - Dolgozók előmeneteli besorolásának nyilvántartása - Közalkalmazotti nyilvántartás vezetése - Ügyfélfogadás - Ösztöndíjas segédmunkatársak nyilvántartása - Szabadság nyilvántartás - Orvosi ellátás, illetve folyamatos alkalmassági vizsgálatok nyilvántartása - Statisztikai jelentések elkészítése - Tagsági nyilvántartások vezetése - Tartozások nyilvántartása - Letiltások nyilvántartása 41
Bérelszámolási feladatok: - Jelenléti ív alapján előkészíti a havi bérszámfejtést Társadalombiztosítási ügyintézés előkészítése: - Biztosítottak be- és kijelentéséhez adatszolgáltatás a Munkaügyi előadó részére - GYED, Terhességi- gyermek ápolási elbírálás nyilvántartás vezetése - Gyermeknevelési támogatások kezelése - Apanap nyilvántartás - Szigorú számadású nyomtatványok kezelése - Baleseti nyilvántartás - Nyugdíj előkészítés Adatszolgáltatások - A Kutatóközpont szabályzataiban meghatározott adatszolgáltatások határidőben történő elkészítése és leadása Igazolások kiadása: - Kereset és munkáltatói igazolások Szükség esetén helyettesíti a bérgazdálkodási referenst. Jogköre Jogkörét illetően kiadmányozási joggal nem rendelkezik, az általa készített adatszolgáltatást készítőjeként, az általa készített leveleket ügyintézőjeként írhatja alá. Felelőssége Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, igazgatói utasítások betartásáért. Az itt felsorolt feladatai, valamint általános kötelezettségei maradéktalan teljesítéséért. Ellenőrzési kötelezettsége A munkafolyamatba épített ellenőrzésnek a munkafolyamat valamennyi szakaszára ki kell terjednie. Az ellenőrzési pontok különösen: - a munkabérek és bérjellegű járandóságok számfejtésre előkészítése előtt az alapbizonylatok ellenőrzése, 42
- a bérszámfejtést követően a bérkifizetési jegyzék ellenőrzése (folyamatos) - társadalombiztosítási ügyintézéssel kapcsolatos ügyiratok ellenőrzése, (folyamatos) - magánnyugdíj pénztárakkal kapcsolatos ügyintézés ellenőrzése (eseti) - hibák, hiányosságok esetén utasítás alapján a gyors, korrekt feladat elvégzésére, javítására - egyes súlyosabb hiányosságok esetén köteles a hibákat a számviteli osztályvezetővel ismertetni, egyeztetni. Helyettesítése Tartós távolléte esetén helyetteséről a gazdasági igazgató gondoskodik. Munkakapcsolatok Munkakörének ellátásához közvetlen felettesével és munkatársaival napi kapcsolatot alakít ki, az 1992. évi XXII. Törvény ( Mt. ) 3.§-ban meghatározott, jóhiszeműség, tisztesség és kölcsönös együttműködés alapján. Részt vesz a munkahelyi felettese által összehívott eligazításokon, kutatói értekezleteken, a Kutatóközpont főigazgatója által összehívott tanácskozásokon. Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, utasítások, a munkaidő betartásáért. 16.6 Gazdasági főreferens Jogállása Az alapvető munkáltató jogok gyakorlására a kutatóközpont főigazgatója jogosult. A decentralizált alapvető munkáltatói jogok és az egyéb munkáltatói jogok tekintetében a gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése alá tartozik. A Kutatóközpont szervezetében a gazdasági igazgató és a számviteli osztályvezető irányításával a rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Közvetlen felettese a számviteli osztályvezető. Munkaköre bizalmas, a feladata ellátása során tudomására jutottak szolgálati titoknak minősülnek. Feladata A budapesti intézetek feladatai eredményes és gazdaságos megoldásához szük43
séges gazdálkodási feltételek biztosítása, - az intézetek gazdálkodási, pénzügyi és munkaügyi feladataira vonatkozó jogszabályok és intézkedések előírásainak érvényesítése; - a gazdálkodási, pénzügyi és munkaügyi feladatok végrehajtásának jogszabályi előírások szerinti ellenőrzése; - az intézetek gazdálkodási és pénzügyi feladatot ellátó szervezeti egységeinek munkájának közvetlen irányítása és ellenőrzése; - az intézetek gazdasági (költségvetési, beruházási, felújítási) terveinek előkészítése; - a költségvetés végrehajtásának érdekében a pénzügyi fegyelem betartatása, a pénzügyi kötelezettségek teljesítésének, a követelések érvényesítésének ellenőrzése; - a számviteli rend és az ezzel kapcsolatos számviteli politika betartása; - a bizonylati rendszer és a bizonylati fegyelem betartatása; - az előírt információs adatszolgáltatások (beszámolók) összeállításának ellenőrzése (KSH, MNB, APEH, Akadémia stb.); - az utasítások és szabályzatok alapján az intézet kezelésébe, vagy ingyenes használatába adott tárgyi eszközök, azok forrásai, a birtokában levő idegen tárgyi eszközök valóságban meglevő állományának, a hiányoknak és a többleteknek leltározás útján történő megállapításához szükséges feladatok koordinálása; - részvétel a távlati és középtávú kutatási tervek, valamint pályázatok pénzügyi részének összeállításában; - rendszeres adatszolgáltatás az intézetek igazgatóinak, osztály vezetőinek a pénzügyi keretek felhasználásáról, a szervezeti egységek kiadásairól és bevételeiről negyedévenként összesítő kimutatás elkészíttetése; - a Kutatóközpont szabályzataiban meghatározott adatszolgáltatások határidőben történő elkészítése, leadása. - Előzetesen véleményezi budapesti intézetek gazdasági dolgozóinak szabadságát. Jogköre Jogkörét illetően kiadmányozási joggal nem rendelkezik, az általa készített adatszolgáltatást készítőjeként, az általa készített leveleket ügyintézőjeként írhatja alá. Ellenjegyzői jogkörrel a budapesti intézetekben a kötelezettségvállalás és az utalványozás tekintetében 1.000.000,- Ft összeghatárig rendelkezik.
44
Ellenőrzési kötelezettsége Ellenőrzési tevékenységének rendszeresnek és komplexnek kell lenni, amely magában foglalja az osztályszintű gazdasági, munkarendi és ügyrendi előírások betartásának ellenőrzését; a munkaterületén a munkafolyamatokba épített belső ellenőrzés működését. Felelőssége -
adatszolgáltatási, beszámoló készítési kötelezettségek teljesítése; az osztály ügyrendjének betartása és betartatása, valamint a jogszabályokban és belső szabályzatokban és igazgatói utasításokban meghatározott feladatok végrehajtása;
Helyettesítése Tartós távolléte esetén helyetteséről a gazdasági igazgató gondoskodik. Munkakapcsolatok Munkakörének ellátásához közvetlen felettesével és munkatársaival napi kapcsolatot alakít ki, az 1992. évi XXII. Törvény ( Mt. ) 3.§-ban meghatározott, jóhiszeműség, tisztesség és kölcsönös együttműködés alapján. Részt vesz a munkahelyi felettese által összehívott eligazításokon, kutatói értekezleteken, a Kutatóközpont főigazgatója által összehívott tanácskozásokon. Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, utasítások, a munkaidő betartásáért. 16.7 Gazdasági referens Jogállása Az alapvető munkáltató jogok gyakorlására a kutatóközpont főigazgatója jogosult. A decentralizált alapvető munkáltatói jogok és az egyéb munkáltatói jogok tekintetében a gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése alá tartozik. Az intézet szervezetében a számviteli osztályvezető és a gazdasági főreferens irányításával a rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el 45
teendőit. Közvetlen felettese a számviteli osztályvezető. Munkaköre bizalmas, a feladata ellátása során tudomására jutottak szolgálati titoknak minősülnek. Feladata - Számviteli, egyeztetési, könyvelési feladatok koordinálása, szétosztása, felügyelete, ellenőrzése. - Számviteli, ügyviteli, közgazdasági feladatok ellátása; - gondoskodik az elő- és utókalkulációs számítások elvégzéséről, a pályázatokhoz kapcsolódó elszámolások határidőre történő elkészítéséről; - gondoskodik a vagyonkezeléssel összefüggő számviteli feladatok elkészítéséről, betartásának ellenőrzéséről; - határidőre ellátja az évközi és az év végi könyvviteli zárásokkal kapcsolatos feladatokat, közreműködik a költségvetési beszámoló előkészítésében; - gondoskodik a területéhez tartozó befektetett eszközökkel és készletekkel kapcsolatos munkafolyamatba épített belső ellenőrzéséről; - ellátja a kincstári működésből rá háruló egyeztetési és adat megállapítási feladatokat; - vezeti az intézet befektetett eszközeinek analitikus nyilvántartását; - elszámolja az intézeti szabályozásnak megfelelő értékcsökkenési leírást; - a hatályos jogszabályoknak és az intézeti szabályozásoknak megfelelően vezeti a főkönyvi nyilvántartásokat, elszámolásokat; - határidőre elvégzi az elő- és utókalkulációs számításokat, a pályázatokhoz kapcsolódó elszámolásokat; - elvégzi a vagyonkezeléssel összefüggő számviteli feladatokat; - elvégzi a területéhez tartozó befektetett eszközökkel, készletekkel, forrásokkal kapcsolatos munkafolyamatba épített belső ellenőrzési feladatokat; - elvégzi a kötelezettségekkel és követelésekkel kapcsolatos munkafolyamatba épített belső ellenőrzési feladatokat; - elvégzi a kincstári működésből rá háruló egyeztetési és adat megállapítási feladatokat; - elvégzi az önelszámoló egységek elszámolásával, a pályázatok elszámolásával kapcsolatos feladatokat határidőre adatot szolgáltat a kutatóközpont munkatársainak; - elkészíti az intézet igazgatójának utasítása szerinti kimutatásokat, kigyűjtéseket, az utasításban szereplő határidőre; - határidőre elvégzi a leltározási és leltárkiértékelési feladatokat; - határidőre elvégzi az évközi és az év végi könyvviteli zárásokkal kapcsolatos feladatokat, közreműködik a költségvetési beszámoló előkészítésében; 46
- gazdasági ügyintéző helyettesítése - határidőre elvégzi az évközi és az év végi könyvviteli zárásokkal kapcsolatos feladatokat, közreműködik a költségvetési beszámoló előkészítésében; - biztosítja az önelszámoló egységek elszámolásával, a pályázatok elszámolásával kapcsolatos feladatok elvégzését. - Elvégzi a gazdasági ügyintő feladatait: - a Kutatóközpont Beszerzési szabályzatában foglaltaknak megfelelően a megrendelések kezelése; - kötelezettségvállalás nyilvántartás vezetése; - átutalási megbízási csomagok elkészítése; - szállító és vevő analitika vezetése; - pályázati és téma elszámolások vezetése; - kiküldetések elszámolása; - előleg nyilvántartás vezetése; - egyeztetési feladatok elvégzése; - leltározási feladatok ellátása; - könyvelő helyettesítése. Jogköre Jogkörét illetően kiadmányozási joggal nem rendelkezik, az általa készített adatszolgáltatást készítőjeként, az általa készített leveleket ügyintézőjeként írhatja alá. Pénzügyi előadóként érvényesítői jogkörrel a beruházások, felújítások és dologi kiadások tekintetében rendelkezik. Ellenőrzési kötelezettsége -
Számviteli, pénzügyi bizonylatok és elszámolások jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelősége; a munkaterületén a munkafolyamatokba épített belső ellenőrzés működése.
Felelőssége -
adatszolgáltatási, beszámoló készítési kötelezettségek teljesítése; az osztály ügyrendjének betartása és betartatása, valamint a jogszabályokban és belső szabályzatokban és igazgatói utasításokban meghatározott feladatok végrehajtása; 47
Helyettesítése Tartós távolléte esetén helyetteséről a gazdasági igazgató gondoskodik.
16.8 Gazdasági ügyintéző 1 Jogállása Az alapvető munkáltató jogok gyakorlására a kutatóközpont főigazgatója jogosult. A decentralizált alapvető munkáltatói jogok és az egyéb munkáltatói jogok tekintetében a gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése alá tartozik. A Kutatóközpont szervezetében a számviteli osztályvezető és a gazdasági főreferens irányításával a rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Közvetlen felettese a számviteli osztályvezető. Feladata - A Kutatóközpont Beszerzési szabályzatában foglaltaknak megfelelően a megrendelések kezelése; - kötelezettségvállalás nyilvántartás vezetése; - átutalási megbízási csomagok elkészítése; - szállító és vevő analitika vezetése; - pályázati és téma elszámolások vezetése; - elkészíti az intézet igazgatójának utasítása szerinti kimutatásokat, kigyűjtéseket, az utasításban szereplő határidőre; - kiküldetések elszámolása; - előleg nyilvántartás vezetése; - egyeztetési feladatok elvégzése; - leltározási feladatok ellátása; - könyvelő helyettesítése. Jogköre Jogkörét illetően kiadmányozási joggal nem rendelkezik, az általa készített adatszolgáltatást készítőjeként, az általa készített leveleket ügyintézőjeként írhatja alá. 48
Ellenőrzési kötelezettsége - Számviteli, pénzügyi bizonylatok és elszámolások jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelősége; - Intézeti könyvelési feladatok jogszabályok és szabályzatok megfelelésének vizsgálata. Felelőssége Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, igazgatói utasítások betartásáért. Az itt felsorolt feladatai, valamint általános kötelezettségei maradéktalan teljesítéséért. Helyettesítése Tartós távolléte esetén helyetteséről a gazdasági igazgató gondoskodik. Munkakapcsolatok Munkakörének ellátásához közvetlen felettesével és munkatársaival napi kapcsolatot alakít ki, az 1992. évi XXII. Törvény ( Mt. ) 3.§-ban meghatározott, jóhiszeműség, tisztesség és kölcsönös együttműködés alapján. Részt vesz a munkahelyi felettese által összehívott eligazításokon, kutatói értekezleteken, a Kutatóközpont főigazgatója által összehívott tanácskozásokon. Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, utasítások, a munkaidő betartásáért.
16.9 Gazdasági ügyintéző 2 Jogállása Az alapvető munkáltató jogok gyakorlására a kutatóközpont főigazgatója jogosult. A decentralizált alapvető munkáltatói jogok és az egyéb munkáltatói jogok tekintetében a gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése alá tartozik. A Kutatóközpont szervezetében a számviteli osztályvezető és a gazdasági főreferens irányításával a rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Közvetlen felettese a számviteli osztályvezető. 49
Feladata - A Kutatóközpont Beszerzési szabályzatában foglaltaknak megfelelően a megrendelések kezelése; - kötelezettségvállalás nyilvántartás vezetése; - átutalási megbízási csomagok elkészítése; - szállító és vevő analitika vezetése; - pályázati és téma elszámolások vezetése; - elkészíti az intézet igazgatójának utasítása szerinti kimutatásokat, kigyűjtéseket, az utasításban szereplő határidőre; - kiküldetések elszámolása; - előleg nyilvántartás vezetése; - egyeztetési feladatok elvégzése; - leltározási feladatok ellátása; - Könyvelő helyettesítése. Jogköre Jogkörét illetően kiadmányozási joggal nem rendelkezik, az általa készített adatszolgáltatást készítőjeként, az általa készített leveleket ügyintézőjeként írhatja alá. Érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési jogkörrel nem rendelkezik, kivéve, ha a helyettesítés esetén ez külön előírásra kerül. Ellenőrzési kötelezettsége - Számviteli, pénzügyi bizonylatok és elszámolások jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelősége; - Intézeti könyvelési feladatok jogszabályok és szabályzatok megfelelésének vizsgálata. Felelőssége Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, igazgatói utasítások betartásáért. Az itt felsorolt feladatai, valamint általános kötelezettségei maradéktalan teljesí50
téséért. Helyettesítése Tartós távolléte esetén helyetteséről a gazdasági igazgató gondoskodik. 16.10 Pályázati referens 1 Jogállása Az alapvető munkáltató jogok gyakorlására a kutatóközpont főigazgatója jogosult. A decentralizált alapvető munkáltatói jogok és az egyéb munkáltatói jogok tekintetében a gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése alá tartozik. A Kutatóközpont szervezetében a számviteli osztályvezető és a gazdasági főreferens irányításával a rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Közvetlen felettese a számviteli osztályvezető. Feladata Kutatási szerződések kezelése, ennek keretében: - kutatási pályázatok előzetes és végleges pénzügyi tervének összeállítása, figyelemmel a kitöltés mindenkori előírásaira, illetve a pályázó kutató konkrét igényeire, - a kutatási pályázatokhoz szükséges mellékletek beszerzése, illetve elkészítése, - folyamatos kapcsolattartás a pályázatok kiíróinak ügyintézőivel, illetve a konzorciumi tagok, társpályázok gazdasági ügyintézőivel, témavezetőivel, - elkészíti az intézet igazgatójának utasítása szerinti kimutatásokat, kigyűjtéseket, az utasításban szereplő határidőre; - konzorciumi tagok, társpályázók számszaki beszámolóinak előzetes vizsgálata, figyelemmel a kiíró előírásaira, - pályázatok pénzügyi beszámolóinak elkészítése, szükség szerinti bizonylatok csatolása, - pályázati beszámolók arhíválása, - pályázatokkal kapcsolatos külső (könyvvizsgálat) és belső ellenőrzésben való közreműködés, - pályázatokkal kapcsolatos adatszolgáltatás elkészítése, - az éves költségvetés összeállításához adatszolgáltatás teljesítése 51
- a pályázatok projektkód rendszerével kapcsolatban - a projektkód rendszer kialakítása, folyamatos karbantartása, - folyamatos kapcsolattartás az egyes kutatókkal, osztályvezetőkkel, - legalább negyedéves adatszolgáltatás az osztályvezetők felé az egyes kutatók pénzügyi helyzetének állásáról, - szükséges adatszolgáltatás teljesítése, elemzések végzése a gazdasági igazgató felé Külügyek ügyintézése keretében: - előkészíti a külföldi kiküldetések rendelvényeit, meghatározza a költségeket, - kiállítja az ellátmány kifizetéséhez szükséges nyomtatványokat, - elvégzi a kiküldetések elszámolását, - figyelemmel kíséri az akadémiai keret felhasználását, elkészíti a vonatkozó adatszolgáltatást, Jogköre Jogkörét illetően kiadmányozási joggal nem rendelkezik, az általa készített adatszolgáltatást készítőjeként, az általa készített leveleket ügyintézőjeként írhatja alá. Érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési jogkörrel nem rendelkezik, kivéve, ha a helyettesítés esetén ez külön előírásra kerül. Ellenőrzési kötelezettsége A pályázati nyilvántartásba csak az ECOSTAT programból nyert, azzal egyező adatokat vezethet fel. A pályázatok és külföldi kiküldetések elszámolásának teljeskörű ellenőrzése a vonatkozó jogszabályok, illetve belső szabályzatok figyelembe vételével. Felelőssége Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, igazgatói utasítások betartásáért. fegyelmi felelősséggel tartozik a munkaköri leírásban foglaltak maradéktalan betartásával kapcsolatban, - a szolgálati és személyiségi jogok védelmével kapcsolatos előírások betartásával szemben Helyettesítése 52
Tartós távolléte esetén helyetteséről a gazdasági igazgató gondoskodik. Munkakapcsolatok Munkakörének ellátásához közvetlen felettesével és munkatársaival napi kapcsolatot alakít ki, az 1992. évi XXII. Törvény ( Mt. ) 3.§-ban meghatározott, jóhiszeműség, tisztesség és kölcsönös együttműködés alapján. Részt vesz a munkahelyi felettese által összehívott eligazításokon, kutatói értekezleteken, a Kutatóközpont főigazgatója által összehívott tanácskozásokon. Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, utasítások, a munkaidő betartásáért.
16.11 Könyvelő 1 Jogállása Az alapvető munkáltató jogok gyakorlására a kutatóközpont főigazgatója jogosult. A decentralizált alapvető munkáltatói jogok és az egyéb munkáltatói jogok tekintetében a gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése alá tartozik. A Kutatóközpont szervezetében a számviteli osztályvezető és a gazdasági főreferens irányításával a rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Közvetlen felettese a számviteli osztályvezető. Feladata - számviteli, ügyviteli, közgazdasági feladatok ellátása; - pénzügyi előadói érvényesítői feladatok ellátása; - kiállítja a Műszaki és ellátási Osztály munkatársával az üzembe helyezési okmányokat; - vezeti az intézet befektetett eszközeinek analitikus nyilvántartását; - elszámolja az intézeti szabályozásnak megfelelő értékcsökkenési leírást; - a hatályos jogszabályoknak és az intézeti szabályozásoknak megfelelően vezeti a főkönyvi nyilvántartásokat, elszámolásokat; - kiállítja az intézet kimenő számláit; - a hatályos jogszabályoknak és az intézeti szabályozásoknak megfelelően vezeti az intézet általános forgalmi adó elszámolásához szükséges adatokat; - határidőre elvégzi az elő- és utókalkulációs számításokat, a pályázatokhoz kapcsolódó elszámolásokat; 53
- elvégzi a vagyonkezeléssel összefüggő számviteli feladatokat; - elvégzi a területéhez tartozó befektetett eszközökkel, készletekkel, forrásokkal kapcsolatos munkafolyamatba épített belső ellenőrzési feladatokat; - elvégzi a kötelezettségekkel és követelésekkel kapcsolatos munkafolyamatba épített belső ellenőrzési feladatokat; - elvégzi a kincstári működésből rá háruló egyeztetési és adat megállapítási feladatokat; - elvégzi az önelszámoló egységek elszámolásával, a pályázatok elszámolásával kapcsolatos feladatokat határidőre adatot szolgáltat a kutatóközpont munkatársainak; - elkészíti az intézet igazgatójának utasítása szerinti kimutatásokat, kigyűjtéseket, az utasításban szereplő határidőre; - határidőre elvégzi a leltározási és leltárkiértékelési feladatokat; - határidőre elvégzi az évközi és az év végi könyvviteli zárásokkal kapcsolatos feladatokat, közreműködik a költségvetési beszámoló előkészítésében; - gazdasági ügyintéző helyettesítése Jogköre Jogkörét illetően kiadmányozási joggal nem rendelkezik, az általa készített adatszolgáltatást készítőjeként, az általa készített leveleket ügyintézőjeként írhatja alá. Pénzügyi előadóként érvényesítői jogkörrel a beruházások, felújítások és dologi kiadások tekintetében rendelkezik Ellenőrzési kötelezettsége - Számviteli, pénzügyi bizonylatok és elszámolások jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelősége; - intézeti gazdasági ügyintézői feladatok jogszabályok és szabályzatok megfelelésének vizsgálata. Felelőssége Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, igazgatói utasítások betartásáért. Az itt felsorolt feladatai, valamint általános kötelezettségei maradéktalan teljesítéséért.
54
Helyettesítése Tartós távolléte esetén helyetteséről a gazdasági igazgató gondoskodik.
Munkakapcsolatok Munkakörének ellátásához közvetlen felettesével és munkatársaival napi kapcsolatot alakít ki, az 1992. évi XXII. Törvény ( Mt. ) 3.§-ban meghatározott, jóhiszeműség, tisztesség és kölcsönös együttműködés alapján. Részt vesz a munkahelyi felettese által összehívott eligazításokon, kutatói értekezleteken, a Kutatóközpont főigazgatója által összehívott tanácskozásokon. Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, utasítások, a munkaidő betartásáért. 16.12 Könyvelő 2 Jogállása Az alapvető munkáltató jogok gyakorlására a kutatóközpont főigazgatója jogosult. A decentralizált alapvető munkáltatói jogok és az egyéb munkáltatói jogok tekintetében a gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése alá tartozik. A Kutatóközpont szervezetében a számviteli osztályvezető és a gazdasági főreferens irányításával a rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Közvetlen felettese a számviteli osztályvezető. Feladata - számviteli, ügyviteli, közgazdasági feladatok ellátása; - kiállítja a Műszaki és ellátási Osztály munkatársával az üzembe helyezési okmányokat; - vezeti az intézet befektetett eszközeinek analitikus nyilvántartását; - elszámolja az intézeti szabályozásnak megfelelő értékcsökkenési leírást; - a hatályos jogszabályoknak és az intézeti szabályozásoknak megfelelően vezeti a főkönyvi nyilvántartásokat, elszámolásokat; - kiállítja az intézet kimenő számláit; - a hatályos jogszabályoknak és az intézeti szabályozásoknak megfelelően vezeti az intézet általános forgalmi adó elszámolásához szükséges adatokat; 55
- határidőre elvégzi az elő- és utókalkulációs számításokat, a pályázatokhoz kapcsolódó elszámolásokat; - elkészíti az intézet igazgatójának utasítása szerinti kimutatásokat, kigyűjtéseket, az utasításban szereplő határidőre - elvégzi a vagyonkezeléssel összefüggő számviteli feladatokat; - elvégzi a területéhez tartozó befektetett eszközökkel, készletekkel, forrásokkal kapcsolatos munkafolyamatba épített belső ellenőrzési feladatokat; - elvégzi a kötelezettségekkel és követelésekkel kapcsolatos munkafolyamatba épített belső ellenőrzési feladatokat; - elvégzi a kincstári működésből rá háruló egyeztetési és adat megállapítási feladatokat; - elvégzi az önelszámoló egységek elszámolásával, a pályázatok elszámolásával kapcsolatos feladatokat határidőre adatot szolgáltat a kutatóközpont munkatársainak; - határidőre elvégzi a leltározási és leltárkiértékelési feladatokat; - határidőre elvégzi az évközi és az év végi könyvviteli zárásokkal kapcsolatos feladatokat, közreműködik a költségvetési beszámoló előkészítésében; - gazdasági ügyintéző, Könyvelő helyettesítése. Jogköre Jogkörét illetően kiadmányozási joggal nem rendelkezik, az általa készített adatszolgáltatást készítőjeként, az általa készített leveleket ügyintézőjeként írhatja alá. Érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési jogkörrel nem rendelkezik, kivéve, ha a helyettesítés esetén ez külön előírásra kerül. Ellenőrzési kötelezettsége - Számviteli, pénzügyi bizonylatok és elszámolások jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelősége; - Intézeti gazdasági ügyintézői feladatok jogszabályok és szabályzatok megfelelésének vizsgálata. Felelőssége Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, igazgatói utasítások betartásáért. Az itt felsorolt feladatai, valamint általános kötelezettségei maradéktalan teljesítéséért. 56
Helyettesítése Tartós távolléte esetén helyetteséről a gazdasági igazgató gondoskodik. Munkakapcsolatok Munkakörének ellátásához közvetlen felettesével és munkatársaival napi kapcsolatot alakít ki, az 1992. évi XXII. Törvény ( Mt. ) 3.§-ban meghatározott, jóhiszeműség, tisztesség és kölcsönös együttműködés alapján. Részt vesz a munkahelyi felettese által összehívott eligazításokon, kutatói értekezleteken, a Kutatóközpont főigazgatója által összehívott tanácskozásokon. Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, utasítások, a munkaidő betartásáért. 16.13 Könyvelő 3 Jogállása Az alapvető munkáltató jogok gyakorlására a kutatóközpont főigazgatója jogosult. A decentralizált alapvető munkáltatói jogok és az egyéb munkáltatói jogok tekintetében a gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése alá tartozik. A Kutatóközpont szervezetében a számviteli osztályvezető és a gazdasági főreferens irányításával a rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Közvetlen felettese a számviteli osztályvezető. Feladata - Számviteli, ügyviteli, közgazdasági feladatok ellátása; - kiállítja a Műszaki és ellátási Osztály munkatársával az üzembe helyezési okmányokat; - vezeti az intézet befektetett eszközeinek analitikus nyilvántartását; - elszámolja az intézeti szabályozásnak megfelelő értékcsökkenési leírást; - a hatályos jogszabályoknak és az intézeti szabályozásoknak megfelelően vezeti a főkönyvi nyilvántartásokat, elszámolásokat; - kiállítja az intézet kimenő számláit; - a hatályos jogszabályoknak és az intézeti szabályozásoknak megfelelően vezeti az intézet általános forgalmi adó elszámolásához szükséges adatokat; 57
- határidőre elvégzi az elő- és utókalkulációs számításokat, a pályázatokhoz kapcsolódó elszámolásokat; - elvégzi a vagyonkezeléssel összefüggő számviteli feladatokat; - elvégzi a területéhez tartozó befektetett eszközökkel, készletekkel, forrásokkal kapcsolatos munkafolyamatba épített belső ellenőrzési feladatokat; - elvégzi a kötelezettségekkel és követelésekkel kapcsolatos munkafolyamatba épített belső ellenőrzési feladatokat; - elvégzi a kincstári működésből rá háruló egyeztetési és adat megállapítási feladatokat; - elvégzi az önelszámoló egységek elszámolásával, a pályázatok elszámolásával kapcsolatos feladatokat határidőre adatot szolgáltat a kutatóközpont munkatársainak; - elkészíti az intézet igazgatójának utasítása szerinti kimutatásokat, kigyűjtéseket, az utasításban szereplő határidőre - határidőre elvégzi a leltározási és leltárkiértékelési feladatokat; - határidőre elvégzi az évközi és az év végi könyvviteli zárásokkal kapcsolatos feladatokat, közreműködik a költségvetési beszámoló előkészítésében; - gazdasági ügyintéző, Könyvelő helyettesítése Jogköre Jogkörét illetően kiadmányozási joggal nem rendelkezik, az általa készített adatszolgáltatást készítőjeként, az általa készített leveleket ügyintézőjeként írhatja alá. Pénzügyi előadóként érvényesítői jogkörrel a beruházások, felújítások és dologi kiadások tekintetében rendelkezik. Ellenőrzési kötelezettsége - Számviteli, pénzügyi bizonylatok és elszámolások jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelősége; - intézeti gazdasági ügyintézői feladatok jogszabályok és szabályzatok megfelelésének vizsgálata. Felelőssége Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, igazgatói utasítások betartásáért. Az itt felsorolt feladatai, valamint általános kötelezettségei maradéktalan teljesítéséért. 58
Helyettesítése Tartós távolléte esetén helyetteséről a gazdasági igazgató gondoskodik. Munkakapcsolatok Munkakörének ellátásához közvetlen felettesével és munkatársaival napi kapcsolatot alakít ki, az 1992. évi XXII. Törvény ( Mt. ) 3.§-ban meghatározott, jóhiszeműség, tisztesség és kölcsönös együttműködés alapján. Részt vesz a munkahelyi felettese által összehívott eligazításokon, kutatói értekezleteken, a Kutatóközpont főigazgatója által összehívott tanácskozásokon. Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, utasítások, a munkaidő betartásáért.
16.14 Pénzügyi előadó Jogállása Az alapvető munkáltató jogok gyakorlására a kutatóközpont főigazgatója jogosult. A decentralizált alapvető munkáltatói jogok és az egyéb munkáltatói jogok tekintetében a gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése alá tartozik. A Kutatóközpont szervezetében a gazdasági igazgató és a számviteli osztályvezető irányításával a rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Közvetlen felettese a számviteli osztályvezető.
Feladatai A rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Munkaköre bizalmas, a feladata ellátása során tudomására jutottak szolgálati titoknak minősülnek. A Kutatóközpontban a pénzügyekkel kapcsolatos gazdasági feladatok ellátása: - költségvetés végrehajtásának érdekében a pénzügyi fegyelem betartása a pénzügyi kötelezettségek teljesítése a követelések érvényesítése, - számlázási rend megszervezése, pénzkezelés, közbeszerzések pénzügyi bonyolítása, 59
- ÁFA bevallással kapcsolatos feladatok egyeztetések, az ÁFA bevallás határidőre történő elkészítése - ÁFA analitika és főkönyv egyezőségének biztosítása - közreműködik a költségvetési terv és beszámoló összeállításában, - betartja a kincstári rendszer előírásait pénzügyi területen, - ellátja a kincstári működéssel kapcsolatos egyeztetési és adat megállapítási feladatokat, - költségvetéssel, adóhatósággal kapcsolatos elszámolási és adatközlési feladatok - külföldi utak elszámolása, pénzforgalmi jellegű nyilvántartása, - pénztár eseti helyettesítése - beérkező és kimenő számlák pénzügyi teljesítésének figyelemmel kísérése, - kötelezettségvállalás céljából megadott megrendelők nyilvántartásba vételének ellenőrzése - az intézet által elnyert pályázatok pénzügyi teljesítésének bonyolítása. - a jogszabályok, a felügyeleti szervi és vezetői döntések végrehajtásával kapcsolatos pénzügyi információk, a rendszeres vagy eseti statisztikai adatszolgáltatás, - a kincstár felé történő adatszolgáltatás. A belső kontroll rendszerből adódó feladatok: - Számviteli, pénzügyi bizonylatok és elszámolások jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelősége; - intézeti gazdasági ügyintézői feladatok jogszabályok és szabályzatok megfelelésének vizsgálata; - pénzügyi munka területén az éves költségvetésben szereplő előirányzatok gazdaságos, takarékos és szabályszerű felhasználásának, elszámolásának (külföldi- és belföldi utak, közlekedési költségtérítések, egyes dologi kiadások stb.) ellenőrzése; - a kutatóközponti költségvetési bevételek jogszerű kezelésének ellenőrzése. (alkalmazottak térítése, bérleti díjak stb.) ; - a vagyonkezelés rendeltetésszerűségének és hatékonyságának; - a pénzügyi feladatok ellátásával kapcsolatos számviteli és bizonylati rend betartásának ellenőrzésére irányulnak. Jogköre Jogkörét illetően kiadmányozási joggal nem rendelkezik, az általa készített adatszolgáltatást készítőjeként, az általa készített leveleket ügyintézőjeként írhatja alá. Érvényesítői jogkörrel a beruházások, felújítások és dologi kiadások tekintetében rendelkezik. 60
Felelőssége Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, igazgatói utasítások betartásáért. Az itt felsorolt feladatai, valamint általános kötelezettségei maradéktalan teljesítéséért. Ellenőrzési kötelezettsége Az ellenőrzési pontok különösen: - az intézethez beérkező számlák folyamatos ellenőrzése, - a készpénzes ki- és beérkező fizetési kötelezettségek bizonylatainak felülvizsgálata (alaki, tartalmi és pénzügyi követelmények figyelembe vétele) - ellenőrizni kell a bizonylati fegyelmet: - átvevő aláírása, raktári bevételezés megfelel-e a pénzügyi és számviteli szabályoknak és az intézet egyéb belső utasításainak, - számlázás céljából leadott szállítólevelek és egyéb bizonylatok felülvizsgálta számlázás előtt, - a kincstárral kapcsolatos adatok ellenőrzése, - a pénzügyi teljesítés előtt az adatok felülvizsgálata. Az ellenőrzés során észlelt hibák, hiányosságok esetén munkatársaival a gyors, korrekt javítást elvégzi. Egyes súlyosabb hiányosság esetén a hibákat közvetlen felettesével ismerteti, egyezteti. Helyettesítése Tartós távolléte esetén helyetteséről a gazdasági igazgató gondoskodik. Munkakapcsolatok Munkakörének ellátásához közvetlen felettesével és munkatársaival napi kapcsolatot alakít ki, az 1992. évi XXII. Törvény ( Mt. ) 3.§-ban meghatározott, jóhiszeműség, tisztesség és kölcsönös együttműködés alapján. Részt vesz a munkahelyi felettese által összehívott eligazításokon, kutatói értekezleteken, a Kutatóközpont főigazgatója által összehívott tanácskozásokon. Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, utasítások, a munkaidő betartásáért.
61
16.15 Pénzügyi referens 1 Jogállása Az alapvető munkáltató jogok gyakorlására a kutatóközpont főigazgatója jogosult. A decentralizált alapvető munkáltatói jogok és az egyéb munkáltatói jogok tekintetében a gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése alá tartozik. A Kutatóközpont szervezetében a gazdasági igazgató és a számviteli osztályvezető irányításával a rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Közvetlen felettese a számviteli osztályvezető. Feladatai A rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Munkaköre bizalmas, a feladata ellátása során tudomására jutottak szolgálati titoknak minősülnek. Ellátja a pénztárosi feladatokat a Kutatóközpont Pénzkezelési szabályzatában foglaltak szerint. - A Kutatóközpont működéséhez szükséges mennyiségű és címletű készpénz biztosítása, - egyéb értékcikkek (étkezési utalvány, ebédjegy) forgalmának bonyolítása és ezzel kapcsolatos nyilvántartás vezetése, - a készpénzes vásárlásokhoz szükséges előleg utalványozási rendben foglaltaknak megfelelő kiadása, és erről megfelelő nyilvántartás naprakész vezetése, - a felvett előlegek pénzkezelési szabályzatban meghatározott időbeli elszámoltatásáról gondoskodik, - a napi bevételt a pénzkezelési szabályzatban meghatározott összeg határ felett a MÁK számlájára befizeti, - a Kincstári keretszámláról felvett összegről nyilvántartást vezet, - a pénztárhelyiség valamint a páncélszekrény kulcsát magánál tartja, őrzi, arról pénztári kulcsnyilvántartást vezet, akadályoztatása esetén a pénztári szolgálat megkezdéséig az általa kezelt kulcsokat lezárt és a lezárás helyén névaláírással átírt borítékban az osztályvezetőnek megküldi, - bármelyik kulcs elvesztését, zár elromlását jelenti a számviteli osztályvezetőnek, - amennyiben a pénztárhelyiséget elhagyja köteles a pénz és az általa kezelt értékcikket páncélszekrénybe elzárni és a pénztárhelyiséget is bezárni, 62
- amennyiben a pénzfelvételére jogosult személy megbízottját küldi az őt megillető pénz felvételére meghatalmazás alapján fizethető csak ki az összeg, - a pályázatok pénzügyi elszámolásából adódó feladatok ellátása, - a 2.-es számlaosztályban az élelmiszerkészlet egyeztetése az analitikával, - a közétkeztetés nyersanyag normájának figyelése, kiértékelése információ a Műszaki és Ellátási Osztályra, - vendéglátás elő- és utókalkulációja - bérletek nyilvántartása, összegyűjtése - a park és múzeum területén a pénztárgépen dolgozók által beszedett parkbelépők és egyéb kiadványok értékesítéséből származó összegek bevételeinek elszámoltatás. Jogköre Jogkörét illetően kiadmányozási joggal nem rendelkezik, az általa készített adatszolgáltatást készítőjeként, az általa készített leveleket ügyintézőjeként írhatja alá. Felelőssége Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, igazgatói utasítások betartásáért. Az itt felsorolt feladatai, valamint általános kötelezettségei maradéktalan teljesítéséért. Ellenőrzési kötelezettsége - Számviteli, pénzügyi bizonylatok és elszámolások jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelősége; Helyettesítése Tartós távolléte esetén helyetteséről a gazdasági igazgató gondoskodik. Munkakapcsolatok Munkakörének ellátásához közvetlen felettesével és munkatársaival napi kapcsolatot alakít ki, az 1992. évi XXII. Törvény ( Mt. ) 3.§-ban meghatározott, jóhiszeműség, tisztesség és kölcsönös együttműködés alapján. Részt vesz a munkahelyi felettese által összehívott eligazításokon, kutatói értekezleteken, a Kuta63
tóközpont főigazgatója által összehívott tanácskozásokon. Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, utasítások, a munkaidő betartásáért.
16.16 Pénzügyi referens 2 Jogállása Az alapvető munkáltató jogok gyakorlására a kutatóközpont főigazgatója jogosult. A decentralizált alapvető munkáltatói jogok és az egyéb munkáltatói jogok tekintetében a gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése alá tartozik. A Kutatóközpont szervezetében a gazdasági igazgató és a számviteli osztályvezető irányításával a rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Közvetlen felettese a számviteli osztályvezető. Feladatai A rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Munkaköre bizalmas, a feladata ellátása során tudomására jutottak szolgálati titoknak minősülnek. - Kincstári működéssel kapcsolatos egyeztetési feladatok ellátása, - külföldi kiküldetések pénzügyi elszámolása és pénzforgalmi jellegű nyilvántartása, - a költségvetéssel, adóhatósággal kapcsolatos elszámolás, adatközlés, - költségvetési bevételek kezelése, alkalmazottak térítése és bérleti díjak elszámolása, - a kincstár felé eseti adatszolgáltatás elkészítése, - Bejövő számlák rögzítése - Utalások előkészítése - Utalások elvégzése. Jogköre Jogkörét illetően kiadmányozási joggal nem rendelkezik, az általa készített adatszolgáltatást készítőjeként, az általa készített leveleket ügyintézőjeként írhatja alá.
64
Felelőssége Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, igazgatói utasítások betartásáért. Az itt felsorolt feladatai, valamint általános kötelezettségei maradéktalan teljesítéséért. Ellenőrzési kötelezettsége - Számviteli, pénzügyi bizonylatok és elszámolások jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelősége. Helyettesítése Tartós távolléte esetén helyetteséről a gazdasági igazgató gondoskodik. Munkakapcsolatok Munkakörének ellátásához közvetlen felettesével és munkatársaival napi kapcsolatot alakít ki, az 1992. évi XXII. Törvény ( Mt. ) 3.§-ban meghatározott, jóhiszeműség, tisztesség és kölcsönös együttműködés alapján. Részt vesz a munkahelyi felettese által összehívott eligazításokon, kutatói értekezleteken, a Kutatóközpont főigazgatója által összehívott tanácskozásokon. Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, utasítások, a munkaidő betartásáért.
16.17 Számviteli referens 1 Jogállása Az alapvető munkáltató jogok gyakorlására a kutatóközpont főigazgatója jogosult. A decentralizált alapvető munkáltatói jogok és az egyéb munkáltatói jogok tekintetében a gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése alá tartozik. A Kutatóközpont szervezetében a gazdasági igazgató és a számviteli osztályvezető irányításával a rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Közvetlen felettese a számviteli osztályvezető. Feladatai
65
A rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Munkaköre bizalmas, a feladata ellátása során tudomására jutottak szolgálati titoknak minősülnek. - A banki, pénztári, vegyes és egyéb bizonylatok kontírozása gépi könyvelésre való előkészítése, lekönyvelése, könyvelés után a bizonylatok sorszám szerinti rendezése, lerakása, - a könyvelt adatok folyamatos ellenőrzése – bankbizonylat, pénztárnapló, könyvelési napoló, kódok összefüggőségében, - főkönyvi kivonatok készítése, - havi, évközi és év végi könyvviteli zárásokkal kapcsolatos feladatok ellátása, közreműködés a költségvetési beszámoló elkészítésében, - kincstári működésből ráháruló egyeztetési feladatok ellátása, - főkönyvi könyveléssel kapcsolatos egyéb feladatokban (kontírozás, kigyűjtés, stb.) közreműködés, - főkönyvi könyvelés szükség szerinti betanítása, - tovább számlázott szolgáltatások egyeztetése, - az intézet által elnyert pályázatok bevételeinek, kiadásainak elkülönített könyvelése. A belső kontroll rendszerből adódó feladatok: - Számviteli, pénzügyi bizonylatok és elszámolások jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelősége; - intézeti gazdasági ügyintézői feladatok jogszabályok és szabályzatok megfelelésének vizsgálata; - pénzügyi munka területén az éves költségvetésben szereplő előirányzatok gazdaságos, takarékos és szabályszerű felhasználásának, elszámolásának (külföldi- és belföldi utak, közlekedési költségtérítések, egyes dologi kiadások stb.) ellenőrzése; - a kutatóközponti költségvetési bevételek jogszerű kezelésének ellenőrzése. (alkalmazottak térítése, bérleti díjak stb.) ; - a vagyonkezelés rendeltetésszerűségének és hatékonyságának; - a pénzügyi feladatok ellátásával kapcsolatos számviteli és bizonylati rend betartásának ellenőrzésére irányulnak. Jogköre Jogkörét illetően kiadmányozási joggal nem rendelkezik, az általa készített adatszolgáltatást készítőjeként, az általa készített leveleket ügyintézőjeként írhatja alá. 66
Felelőssége Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, igazgatói utasítások betartásáért. Az itt felsorolt feladatai, valamint általános kötelezettségei maradéktalan teljesítéséért. Ellenőrzési kötelezettsége - Számviteli, pénzügyi bizonylatok és elszámolások jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelősége; Helyettesítése Tartós távolléte esetén helyetteséről a gazdasági igazgató gondoskodik.
Munkakapcsolatok Munkakörének ellátásához közvetlen felettesével és munkatársaival napi kapcsolatot alakít ki, az 1992. évi XXII. Törvény ( Mt. ) 3.§-ban meghatározott, jóhiszeműség, tisztesség és kölcsönös együttműködés alapján. Részt vesz a munkahelyi felettese által összehívott eligazításokon, kutatói értekezleteken, a Kutatóközpont főigazgatója által összehívott tanácskozásokon. Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, utasítások, a munkaidő betartásáért. 16.18 Számviteli referens 2 Jogállása Az alapvető munkáltató jogok gyakorlására a kutatóközpont főigazgatója jogosult. A decentralizált alapvető munkáltatói jogok és az egyéb munkáltatói jogok tekintetében a gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése alá tartozik. A Kutatóközpont szervezetében a gazdasági igazgató és a számviteli osztályvezető irányításával a rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Közvetlen felettese a számviteli osztályvezető. Feladatai 67
A rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Munkaköre bizalmas, a feladata ellátása során tudomására jutottak szolgálati titoknak minősülnek. - megvásárolt, illetve házilag készített befektetett eszközök állományba vétele, számjellel való, ellátása, - állománynövekedés, ill. állománycsökkenés könyvelése analitikus nyilvántartása, - a körzeti nyilvántartó kartonok naprakész vezetése - ingatlan nyilvántartás vezetése, - kis értékű tárgyi eszközök bevételezése, analitikus nyilvántartás naprakész vezetése, - értékcsökkenések kiszámítása, 0-ra futott eszközök leírásának, ill. újraértékelésének kezdeményezése, - ingatlanok és gépek, berendezések felújításának bevezetése az analitikus nyilvántartásba, - forgalmi kimutatás készítése és egyeztetés a főkönyvvel, valamint a körzeti nyilvántartásokkal, feladások készítése a főkönyvi könyvelés részére, - részt vesz a tárgyi eszközök üzembe helyezési eljárásán, - részt vesz a selejtezési bizottság munkájában. Nyilvántartás vezetése a kölcsönvett, kölcsönadott, valamint javításba adott tárgyi eszközökről, - gépjármű biztosítással kapcsolatos pénzügyi elszámolások vezetése, - az intézet által elnyert pályázatok forrásából vásárolt eszközök és felújítások forrásonkénti nyilvántartása, - a leltározási szabályzat alapján a leltározási ütemterv elkészítése, tárgyév június 30-ig, A leltározásban részt vesz - étkezési utalványok, mint szigorú számadású nyomtatványok elkészítése, nyilvántartása, kiadása a dolgozók részére, - 2-es számlaosztály egyeztetése az analitikával, leltározás, leltár kiértékelése, - év végén az 1. és 2. számlaosztály mérlegben lévő tételeinek alátámasztása leltárral.
Jogköre Jogkörét illetően kiadmányozási joggal nem rendelkezik, az általa készített adatszolgáltatást készítőjeként, az általa készített leveleket ügyintézőjeként írhatja alá. 68
Felelőssége Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, igazgatói utasítások betartásáért. Az itt felsorolt feladatai, valamint általános kötelezettségei maradéktalan teljesítéséért. Ellenőrzési kötelezettsége - Számviteli, pénzügyi bizonylatok és elszámolások jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelősége; Helyettesítése Tartós távolléte esetén helyetteséről a gazdasági igazgató gondoskodik. Munkakapcsolatok Munkakörének ellátásához közvetlen felettesével és munkatársaival napi kapcsolatot alakít ki, az 1992. évi XXII. Törvény ( Mt. ) 3.§-ban meghatározott, jóhiszeműség, tisztesség és kölcsönös együttműködés alapján. Részt vesz a munkahelyi felettese által összehívott eligazításokon, kutatói értekezleteken, a Kutatóközpont főigazgatója által összehívott tanácskozásokon. Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, utasítások, a munkaidő betartásáért. 16.19 Pályázati referens 2 Jogállása Az alapvető munkáltató jogok gyakorlására a kutatóközpont főigazgatója jogosult. A decentralizált alapvető munkáltatói jogok és az egyéb munkáltatói jogok tekintetében a gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése alá tartozik. A Kutatóközpont szervezetében a gazdasági igazgató és a számviteli osztályvezető irányításával a rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Közvetlen felettese a számviteli osztályvezető. Feladatai 69
A rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Munkaköre bizalmas, a feladata ellátása során tudomására jutottak szolgálati titoknak minősülnek. - Részt vesz az Intézet által készített pályázatok, kutatási szerződések pénzügyi terveinek elkészítésében, - Projektkód nyitás, karbantartás, - az SZTv, Adó tv. és vonatkozó előírások betartása mellett segítséget nyújt a pályázatok, kutatási szerződések költségvetésének tervezéséhez. - az elnyert pályázatok, kutatási szerződések nyilvántartása. - a pályázati, kutatási szerződések tevékenységre fordított költségek gyűjtése, ellenőrzése főkönyvi könyveléssel való egyeztetés. - a pályázati, kutatási szerződések tevékenységről és költségekről kimutatás, statisztika készítése. - a pénzügyi elszámolások, bizonylatainak elkészítése a pénzügyi elszámolás űrlapjainak kitöltése a vonatkozó előírásoknak megfelelően. - a Kincstári kapcsolatból rá háruló pénzügyi egyeztetések a pályázati bevételek és költségek tekintetében. - a költségvetési terv- és beszámoló elkészítéséhez analitika készítése. Jogköre Jogkörét illetően kiadmányozási joggal nem rendelkezik, az általa készített adatszolgáltatást készítőjeként, az általa készített leveleket ügyintézőjeként írhatja alá. Felelőssége Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, igazgatói utasítások betartásáért. Az itt felsorolt feladatai, valamint általános kötelezettségei maradéktalan teljesítéséért. Ellenőrzési kötelezettsége - Számviteli, pénzügyi bizonylatok és elszámolások jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelősége; Helyettesítése 70
Tartós távolléte esetén helyetteséről a gazdasági igazgató gondoskodik. Munkakapcsolatok Munkakörének ellátásához közvetlen felettesével és munkatársaival napi kapcsolatot alakít ki, az 1992. évi XXII. Törvény ( Mt. ) 3.§-ban meghatározott, jóhiszeműség, tisztesség és kölcsönös együttműködés alapján. Részt vesz a munkahelyi felettese által összehívott eligazításokon, kutatói értekezleteken, a Kutatóközpont főigazgatója által összehívott tanácskozásokon. Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, utasítások, a munkaidő betartásáért. 16.20 Pályázati referens 3 Jogállása Az alapvető munkáltató jogok gyakorlására a kutatóközpont főigazgatója jogosult. A decentralizált alapvető munkáltatói jogok és az egyéb munkáltatói jogok tekintetében a gazdasági igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése alá tartozik. A Kutatóközpont szervezetében a gazdasági igazgató és a számviteli osztályvezető irányításával a rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően látja el teendőit. Közvetlen felettese a számviteli osztályvezető. Feladatai Az alábbi munkák szakmai szokásoknak és előírásoknak megfelelő módon és színvonalon történő maradéktalan elvégzése: Az Intézet által készített Európai Uniós és hazai pályázatok, kutatási szerződések pénzügyi terveinek elkészítésében részt vesz, az SZ.Tv., Adó Tv. és vonatkozó előírások betartása mellett segítséget nyújt a pályázatok, kutatási szerződések költségvetésének tervezéséhez. Az elnyert pályázatok, kutatási szerződések nyilvántartása. Az elkülönített főkönyvi szám megnyitása, kialakítása a könyvelési rendszerben. A pályázati és kutatási szerződésekre t fordított költségek koordinálása, gyűjtése, ellenőrzése a főkönyvi könyveléssel való egyeztetés. A kutatási szerződésekről, pályázati tevékenységről és költségekről kimutatás, statisztika készítése. A pénzügyi elszámolások, bizonylatainak elkészítése a pénzügyi elszámolás űrlapjainak kitöltése a vonatkozó előírásoknak megfelelően. 71
A Kincstári kapcsolatból rá háruló pénzügyi egyeztetések a pályázati bevételek és költségek tekintetében. A költségvetési terv- és beszámoló elkészítéséhez analitika készítése. Az önelszámoló egységek gazdálkodásának figyelemmel kísérése, az éves költségkeretek kimutatása. Projektkód nyitás, karbantartás, Havi monitoring elkészítése az osztályvezetők részére az elért bevételekről és felmerült költségekről. Elő és utókalkulációk elvégzése. Jogköre Jogkörét illetően kiadmányozási joggal nem rendelkezik, az általa készített adatszolgáltatást készítőjeként, az általa készített leveleket ügyintézőjeként írhatja alá. Felelőssége Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, igazgatói utasítások betartásáért. Az itt felsorolt feladatai, valamint általános kötelezettségei maradéktalan teljesítéséért. Ellenőrzési kötelezettsége - Számviteli, pénzügyi bizonylatok és elszámolások jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelősége; Helyettesítése Tartós távolléte esetén helyetteséről a gazdasági igazgató gondoskodik. Munkakapcsolatok Munkakörének ellátásához közvetlen felettesével és munkatársaival napi kapcsolatot alakít ki, az 1992. évi XXII. Törvény ( Mt. ) 3.§-ban meghatározott, jóhiszeműség, tisztesség és kölcsönös együttműködés alapján. Részt vesz a munkahelyi felettese által összehívott eligazításokon, kutatói értekezleteken, a Kutatóközpont főigazgatója által összehívott tanácskozásokon. Felelős az ügyrendi előírások, szabályzatok, utasítások, a munkaidő betartásáért. 72
16. Hatályba lépés Jelen szabályzat 2012. lép hatályba. Mellékletek: 1. sz. melléklet: A Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai Osztály szervezeti felépítése 2. sz. melléklet: A kötelezettségvállalás, a pénzügyi ellenjegyzés, a szakmai teljesítés igazolása, az érvényesítés és az utalványozásra jogosultak 3. sz. melléklet: A kötelezettségvállalás, a pénzügyi ellenjegyzés, a szakmai teljesítés igazolása, az érvényesítés és az utalványozásra jogosultak aláírás mintái 4. sz. melléklet: Cégautó adó fizetési kötelezettség 5. sz. melléklet: Jogszabályi háttér az egyes juttatások adózásához 6. sz. melléklet: Jogszabályi háttér a levonható általános forgalmi adó meghatározásához 7. sz. melléklet: Segédlet a telefon számlák elszámolásához 8. sz. melléklet: Béren kívüli juttatások és adózása 9. sz. melléklet: Mi mennyi 10. sz. melléklet Bankszámlák aláírás bejelentő kartonjainak másolata 11. sz. melléklet Pályázatokra megnyitott bankszámlák aláírás bejelentő kartonjainak másolata. 12. sz. melléklet Megrendelés nyomtatvány 13. sz. melléklet Előirányzat módosítási nyomtatvány 14. sz. melléklet Havi elszámolás egyeztetés nyomtatvány
73
