Zwartewaterallee 56 Fax: +31 (0) Dx Zwolle, Netherlands ey

\

//

( Building a better working world

Tel: +31 (0)88- 4071000 Fax: +31 (0)88 -4079405 ey.com

Ernst & Young Accountants LLP Zwartewaterallee 56 8031 Dx Zwolle, Netherlands Postbus 634 8000 AP Zwolle, Netherlands

Stadsregio Arnhem Nijmegen T.a.v. de heer G. van de Hoef Postbus 6578 6503 GB NIJMEGEN

MRKR-9YMDBK/DE/hvdt

Zwolle, 23 juli 2015

Controleverk l ari ng project

Nijmegen G off ertu

Geachte heer Van de Hoef, Hierbij ontvangt u in tweevoud onze controleverklaring alsmede de door ons gewaarmerkte financiële eindrapportage, de checklist controle financieel verslag en het rapport van bevindingen van het project "Station Nijmegen Goffert" over de periode 1 januari 2014 tot en met 30 juni 2015 ten behoeve van de Managementautoriteit Oost-Nederland. Op grond van ons onderzoek machtigen wij u deze controleverklaring toe te voegen aan de door ons gewaarmerkte financiële eindrapportage. Wellicht ten overvloede wijzen wij u erop, dat de financiële eindrapportage nog ondertekend dient te worden. Wij ontvangen graag een kopie van het ondertekende exemplaar. Mocht u nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met de behandelaar van het dossier, Mariëlle Roelfsema-Krikhaar, via 088-407 9542 of per e-mail ([email protected]). Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP

D.E. Engwerda RA Subsidy Audit Services

Ern5t & Young Accountants LLP is een limited Ilability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bil companies House onder registratienummer 0C339594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Larnbeth Palace Rood t, Londen SEt 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft hoor hoofdvestiging aan Boompjes 258,3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bil de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

1 '

(

Building a better working world

Ernst & Young Accountants LLP Zwartewaterallee 56 8031 DX Zwolle, Netherlands Postbus 634 8000 AP Zwolle, Netherlands

Tel: +31(0)88 - 407 1000 Fax: +31 (0) 88- 407 9405 ey.com

Afgegeven ten behoeve van de Managementautoriteit Oost-Nederland Aan: het bestuur van Stadsregio Arnhem Nijmegen Opdrach t Wij hebben bijgaande financiële eindrapportage ingevolge het Operationele Programma EFRO 2007-2013 Regio Oost-Nederland van Stadsregio Arnhem Nijmegen over de periode 1 januari 2014 tot en met 30 juni 2015 inzake het project "Station Nijmegen Goffert" met zaaknummer 2014-000888 gecontroleerd en gewaarmerkt. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van Stadsregio Arnhem Nijmegen is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële eindrapportage in overeenstemming met de subsidiebeschikking in het kader van het Operationele Programma EFRO 2007-2013 Regio Oost-Nederland. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanig interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de financiële eindrapportage mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de financiële eindrapportage op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol EFRO Oost-Nederland van 17 februari 2015 (versie 4.0). Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële eindrapportage geen afwijking van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de financiële eindrapportage. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de financiële eindrapportage een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van de financiële eindrapportage door Stadsregio Arnhem Nijmegen gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van Stadsregio Arnhem Nijmegen. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van de financiële eindrapportage, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de financiële eindrapportage. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.

Ernst & Young Accountants LLP Is een limited liablilty partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies Heuse onder registratienummer 0C335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258,3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

Pagina 2 Building a better working world

Oordeel Naar ons oordeel is de financiële eindrapportage ingevolge het Operationele Programma EFRO 2007-2013 Regio Oost-Nederland van Stadsregio Arnhem Nijmegen over de periode 1 januari 2014 tot en met 30 juni 2015 inzake het project "Station Nijmegen Goffert" met zaaknummer 2014-000888 in alle van materieel belang zijnde aspecten opgesteld in overeenstemming met de subsidiebeschikking in het kader van het Operationele Programma EFRO 2007-2013 Regio Oost-Nederland. De financiële eindrapportage sluit met een totaalbedrag van € 4.974.510,60. Beperking in gebruik en verspreidingskring De financiële eindrapportage is opgesteld voor de Managementautoriteit Oost-Nederland om Stadsregio Arnhem Nijmegen in staat te stellen te voldoen aan de subsidiebeschikking in het kader van het Operationele Programma EFRO 2007-2013 Regio Oost-Nederland. De financiële eindrapportage behoeft derhalve niet geschikt te zijn voor andere doeleinden. De financiële eindrapportage met onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor Stadsregio Arnhem Nijmegen en de Managementautoriteit Oost-Nederland en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.


Ernst & Young Accountants LLP

D.E. Engwerda RA

Paraaf voor waarmerkingdoeleinden:

Ernst& Young Accountants LLP Zwartewaterallee 56 8031 DX Zwolle, Netherlands Postbus 634 8000 AP Zwolle, Netherlands

Building a botter working world

Tel: +3188 407 1000 Fax: +3188 407 94 05 ey.com

Stadsregio Arnhem Nijmegen T.a.v. de heer G. van de Hoef Postbus 6578 6503 GB NIJMEGEN

MRKR-9YMDBK/DE/hvdt


L

rt v n hevi ncli 1on NL

p.

IL 1rc1rapportage va 2OLi1OL

Geachte heer Van de Hoef, Hierbij ontvangt u het rapport van bevindingen inzake het project "Station Nijmegen Goffert".

:hrijvnçj

1

,

l .

U heeft ons verzocht de financiële eindrapportage van het project "Station Nijmegen Goffert" over de periode 1 januari 2014 tot en met 30 juni 2015 ten behoeve van de door de Managementautoriteit Oost-Nederland verstrekte EFRO-subsidie te controleren. Deze controle is gericht op het afgeven van een controleverklaring conform het controleprotocol EFRO Oost-Nederland van 17 februari 2015 (versie 4.0). Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de financiële eindrapportage op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het controleprotocol EFRO Oost-Nederland versie 4.0 van 17 februari 2015. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële eindrapportage geen afwijking van materieel belang bevat. De controle die wij hebben uitgevoerd is gericht op de juistheid en rechtmatigheid van de verantwoorde kosten en de volledigheid van eventuele opbrengsten en financiering.

1

dOIh

/

/

/ Partners in S"ort 1/

Ernst & Young Accountants LLP is een lirnited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bil companies House onder registratienummer 0C335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt Voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP Is statutair gevestigd te Larnbeth Palace Road 1, London SE1 7E1J, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 256, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden Van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

l

'


Conform het controleprotocol EFRO Oost-Nederland versie 4.0 van 17 februari 2015 hebben wij de volgende controletoleranties gehanteerd: Ten aanzien van fouten in de verantwoording 1% van de totale kosten. Ten aanzien van onzekerheden in de controle 3% van de totale kosten. De controleverklaring verschaft een redelijke mate van zekerheid omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoording. In procenten uitgedrukt bedraagt de betrouwbaarheid minimaal 95%. Wij hebben in de financiële eindrapportage geen fouten geconstateerd en derhalve resteren geen ongecorrigeerde fouten en/of onzekerheden. Er is geen sprake van eventuele meningsverschillen over de interpretatie van regelgeving.

3

Cont;

Wij hebben onder andere de volgende werkzaamheden uitgevoerd: Kennis genomen van de controleverantwoording. Kennis genomen van de subsidievoorwaarden van GO-Oost (EFRO) en het controleprotocol. Kennis genomen van de verslagen van de managementautoriteit. Een risicoanalyse opgesteld. Kennis genomen van de Administratieve Organisatie en de Interne Controle ten aanzien van dit project. Vastgesteld dat de eindrapportage aansluit met de onderliggende facturenlijsten. Gegevensgerichte controle op de verantwoorde facturen. Hierbij hebben wij onder andere vastgesteld dat: de kosten projectgebonden zijn; de kosten subsidiabel zijn in de zin van de EFRO-regeling; de kosten conform het projectvoorstel zijn gemaakt; de kosten in de subsidiabele projectperiode zijn gemaakt. Gegevensgericht controle op de betaling van de facturen. De kosten zijn betaald binnen de projectperiode. Vastgesteld dat voor dit project geen overige inkomsten en/of financiering zijn ontvangen. Vastgesteld dat er een instandhoudingsverklaring is opgesteld en ondertekend. Vastgesteld dat er een verklaring bewaartermijn is opgesteld en ondertekend. Vastgesteld dat voor dit project geen overige inkomsten en/of financiering zijn ontvangen. Vastgesteld of aan de publicatievereisten is voldaan.

4

.

r

Uit onze werkzaamheden ten aanzien van de Administratieve Organisatie en de Interne Controle van het project "Station Nijmegen Goffert" is gebleken dat Stadsregio Arnhem Nijmegen diverse procedures heeft opgezet om te kunnen voldoen aan de vereisten van de EFRO-regeling. De binnengekomen facturen worden geregistreerd in het financiële systeem. De factuur doorloopt vervolgens enkele autorisatiestappen voorafgaand aan het betalingsproces. Bij akkoord worden de benodigde parafen op de factuur gezet. De betaling wordt vervolgens door de financiële administratie voorbereid. Tenslotte wordt de betaling goedgekeurd en doorgevoerd.


Op de mappen met de brondocumentatie is de bewaarplicht tot 31 december 2020 aangegeven. Er is een verklaring bewaartermijn opgesteld en ondertekend. Tevens is er een instandhoudingsverklaring opgesteld en ondertekend. Beide verklaringen zijn in het projectdossier opgenomen.

5

Contrc•

Uit onze controlewerkzaamheden zijn geen controlebevindingen naar voren gekomen.

.

Wij wijzen er nog op dat deze rapportage uitsluitend voor Stadsregio Arnhem Nijmegen en de Managementautoriteit Oost-Nederland is bestemd en niet (geheel of gedeeltelijk) aan derden mag worden verstrekt, zonder onze uitdrukkelijke schriftelijke toestemming vooraf. Wij vertrouwen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u nadere toelichting wensen, dan kunt u contact met ons opnemen. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP

D.E. Engwerda RA

BIJLAGE 4: FORMAT EINDRAPPORTAGE

Zaaknummer: 2014-000888 Eindbegunstigde: Stadsregio Arnhem Nijmegen Projectnaam Station Nijmegen Goffert

Financiële rapportage In de financiële rapportage dienen de kosten (indien nodig volgens de toekenningsbeschikking) gesplitst te worden naar kosten van industrieel onderzoek en kosten van experimentele ontwikkeling. Indien realisatie in kostensoorten afwijkt van de begroting, deze afwijkingen graag toelichten. T/m vorige verslagperiode

Begroting

Specificatie van de kosten conform de beschikking

T/m vorige verslagperiode

Totaal

Resterend bij eindafrekening

Totaal over hele projectperiode

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

kosten aanschaf machines, apparatuur en productiemiddelen

0,00

0,00

0,00

0,00

kosten gebruik machines en

0,00

0,00

0,00

0,00

kosten verbruikte materialen en hulpmiddelen

0,00

0,00

0,00

0,00

kosten aankopen van grond

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

5.229.441,00

4.685.043,30

289.467,30

4.974.510,60

interne loonkosten o.b.v. brutoloon verhoogd met sociale lasten

interne loonkosten o.b.v. integraal uurtarief

interne loonkosten o.b.v. vast uurtarief

apparatuur van deelnemer

niet verrekenbare BTW overige kosten aan derden verschuldigd promotie en publiciteit TOTAAL

1.

0,00

0,00

0,00

0,00

5.229.441,00

4.685.043,30

289.467,30

4.974.510,60

Hiermee wordt bedoeld de verleningsbeschikking inclusief alle wijzigingen daarop. -

-

.iccountarn:

il

5ulnaoette -

.

worlting work

-•

Specificatie van de

Werkelijke uitgaven

Begroting

financiering conform de

beschikking1

T/m vorige verslagperiode

Totaal

Resterend bij eindafrekening


Stadsregio Arnhem Nijmegen

3.229.441,00

2,893.014,24

178.746,06

3.071.760,30

GO-EFRO 2007-2013

2.000.000,00

1.792.029,06

110.721,24

1.902.750,30

4.685.043,30 1

289.467,30

4.974.510,60

TOTAAL

5.229.441,00

De begunstigde verzoekt om ondanks onder-realisatie van de kosten toch het volledige subsidiebedrag ad € 2.000.000 toe te kennen. Er is een voorschot van € 1.600.000 (800h) aan GO EFRO subsidie ontvangen.

Hiermee wordt bedoeld de verleningsbeschikking inclusief alle wijzigingen daarop.

F.r ïdentificatiedoeleInden1 Ervr:: Voung Accountants LLP :,r CuudirgaPetter working world

Inhoudelijke rapportage Streefwaarde

Specificatie van de indicatoren conform de beschikking (Het aantal en soort indiactoren varieert per project, zie daarvoor de verleningsbeschikking. Hieronder is een willekeurig aantal voorbeelden

Realisatie

Totaal


fte

fte

1 stuks

lstuks

stuks

stuks

stuks

stuks

euro

euro

euro

euro

euro

euro

opgenomen.)

VOORZIENING VERBETEREN BEREIKBAARHEID VIA ALTERNATIEVE VERVOERSVORMEN

Betaallijst Indien sprake is van meerdere (samenwerkings-)partners in het project, een betaallijst per partner invullen.

Boekstuknr.

Begunstigde

Kostensoort

Omschrijving

Factuurdatum

Betaaldatu

Bedrag

m

excl. BTW 74.999,75

14600825

Prorail B.V.

Kosten derden

Subs. kosten kw 114

01-05-2014

13-05-2014

€

14601295

Prorail B.V.

Kosten derden

Subs. kosten kw 2 14

14-07-2014

02-09-2014

€ 669.277,00

14601846

Prorail B.V.

Kosten derden


14-10-2014

12-11-2014

€1.989.979,00

15600167

Prorail B.V.

Kosten derden


29-01-2015

12-02-2015

€ 1.950.787,55

157806669

Prorail B.V.

Kosten derden

Subs. kosten kw 1 en

28-04-2015

4-05-2015

€

289.467,30

kw 2 2015

€4.974.510,60

Voor dentîficatedoeende]

Erhst 3Youn9 Accountants LLP '-3

-

! uiIdIngabette, working wwid

BIJLAGE 3 CHECKLIST CONTROLE FINANCIEEL VERSLAG DOOR ACCOUNTANT

te

Stadsregjnermegen

Begunstigde:

Projectnaam

2014-000886

Zaaknummer:

1.

Dossier van begunstigde

11

Is voorafgaand aan de controle contact opgenomen met een financieel specialist van het GO programma, en is een schriftelijke terugkoppeling met de aandachtspunten voor de controle ontvangen?

1

Verwijzing wet en regelgeving

n vt

ja/nee/nvt

ja

Toelichting

1

Ja er is vooraf contact opgenomen met een financieel specialist van het GO programma. Wij hebben per mail de aandachtspunten ontvangen. Deze aandachtspunten hebben wij betrokken in onze controle.

Beantwoording van de vragen met uitsluitend ja, nee of nvt volstaat over het algemeen niet. Een nadere toelichting in deze kolom is noodzakelijk.

egeinden i-ccountantsLLP uinqetter working wo1d

art 15 lid a

Bevat het projectdossier van de begunstigde de originele of . 82812006 voor origineel gewaarmerkte documenten ter onderbouwing van het financieel verslag en die nodig zijn om een controleverklaring af te kunnen geven?

Ja

Indien gebruik is gemaakt van voor authentiek gewaarmerkte versies van originele bewijsstukken en digitale bewijsstukken -bevat het projectdossier een procedure voor het waarmerken van de originele documenten? -zijn de in het projectdossier opgenomen documenten in overeenstemming met deze procedure gewaarmerkt.

MR art 9a (2e wijziging)

Is op het projectdossier en in de archiefadministratie aangegeven dat het projectdossier moet worden bewaard tot en met tenminste 1 januari 2021 ?

art 19 1828/2006

Ja

1.3

art 19 1828/2006

Ja

1.4

Is in de instructie voor het beheer van geautomatiseerde systemen geregeld dat de elektronische gegevensdragers waarop projectgegevens zijn opgeslagen bewaard en benaderbaar blijven tot tenminste 1januari 2021 ? Is bij gebruik van geautomatiseerde systemen voor uren, facturen en betalen vastgesteld dat deze systemen interne controles bevatten die de volledigheid, juistheid en

nvt

Ja

1.2

1.5

Door de begunstigde is een verklaring bewaartermijn opgesteld een ondertekend. Hierin is opgenomen dat de stukken tot ten minste 31 december 2020 bewaard zullen blijven.

rechtmatigheid van het financieel verslag borgen?

1.6

nvt Indien sprake is van een project met een penvoerder, is vastgesteld dat de penvoerder alle ontvangen voorschotten heeft doorbetaald aan de partners waar uiteindelijk de

N.v.t.

kosten zijn gemaakt en betaald?

1.7

1.8

Is, indien noodzakelijk, de instandhoudingsverklaring door de begunstigde ondertekend en in het projectdossier opgenomen?

nvt

Ja

Is, indien noodzakelijk, de WBSO verklaring door de begunstigde ondertekend en in het projectdossier

Nvt

N.v.t.

Door de begunstigde is een instandhoudingsverklaring opgesteld en ondertekend. Deze instandhoudingsverklaring is opgenomen in het projectdossier.

opgenomen?

tflcatedoeIeinden inq Accountants LLP

FEt H

working world

1.9

Is, indien noodzakelijk, de verklaring verbondenheid (at arm's length) door de begunstigde ondertekend en in het

nvt

N.v.t.

projectdossier opgenomen?

Volledigheid van ingediende documenten


Ja

2.1

Is het financieel verslag volledig ingevuld?

toetsingskader onderdeel F

2.2

Is het financieel verslag voorzien van de vereiste bijlagen?

nvt

Ja

2.3

Is het financieel verslag ondertekend door een persoon die daartoe bevoegd is?

nvt

Ja

3.

Cijfermatige beoordeling eindafrekening

2.


jalnee!nvt

ja/nee/nvt

nvt

Ja

3.1

Sluiten de bedragen in de eindafrekening aan op de biiagen

3.2

Sluiten de bedragen in de eindafrekening aan op de financiële administratie?

nvt

Ja

Sluiten de in de eindafrekening opgenomen begrote bedragen aan op de bedragen genoemd in de

nvt

Ja

3.3

Toelichting

1

Toelichting

1

De facturen van Prorail zijn verzamelfacturen die slechts voor een deel betrekking hebben op kosten van Station Goffert. De uitsplitsing naar station Goffert is als onderlegger bij de facturen door Prorail aangeleverd. Dit is conform afspraken die met het programma management hierover zijn gemaakt.

verleningsbeschikking?

1

Beantwoording van de vragen met uitsluitend ja, nee of nvt volstaat over het algemeen niet. Een nadere toelichting in deze kolom is noodzakelijk

-i Accountants LL~

3.4

Kloppen de tellingen?

3.5

Worden alleen projectkosten verantwoord die zijn opgenomen in de begroting?

3.6

Zijn onder- of overschrijdingen t.o.v. de begroting voldoende toegelicht?

3.7

Als het project ook door andere bestuursorganen of de Europese Commissie wordt gesubsidieerd: Is het totale bedrag aan subsidies niet meer dan de totale waarde van de projectkosten verminderd met de project-

nvt

Ja

nvt

Ja

nvt

Ja

MR art 10-6

nvt

opbrengsten?

Verwijzing jalneelnvt wet en regelgeving

4.

Voorgaande controles en bevindingen 7

4.1

Zijn de opmerkingen en constateringen tijdens de controles nvt in het financieel verslag?

Ja

nvt

Ja

Toelichting

1

ter plaatse juist verwerkt

4.2

Zijn de opmerkingen en constateringen bij de beoordeling van de voortgangsrapportages juist verwerkt in het financieel verslag?

5

Algemene aandachtspunten voor de controle van de subsidiabiliteit van de projectkosten

Verwijzing weten

jalnee/nvt

Toelichting

1

1 Beantwoording van de vragen met uitsluitend ja, nee of nvt volstaat over het algemeen niet. Een nadere toelichting in deze kolom is noodzakelijk. Neem voor de beantwoording van deze vragen kennis van de brieven naar aanleiding van de beoordeling van de voortgangsrapportages en de verslagen naar aanleiding van controle ter plaatse van de managementautoriteit. Neem zo nodig contact op met de managmentautoriteit. Onderdeel 5 van de checklist heeft betrekking op alle kosten die in de declaratie zijn opgenomen. De onderdelen 6

-

7 betreffen specifieke aandachtspunten voor in de declaratie opgenomen

kosten

tfleaE T. YounAountaLLP

regelgeving

5.1

art 15 a 1828/2006

ja

Indien betaling plaatsvindt op basis van een contract, zijn de betaling en de factuur overeenkomstig het contract?

art 15a 1828/2006

N.v.t.

Zijn alle kosten in de projectperiode gemaakt en betaald?

MR art 10-1

Ja

beschikking

Ja

MR art 10

N.v.t.

Zijn de kosten die ten laste van het project zijn gebracht onderbouwd met originele bewijsstukken met inbegrip van originele betalingsbewijzen dan wel met voor authentiek gewaarmerkte versies er van? Zie vraag 1. 1.

5.2

•

5.4

(geldt ook voor loonkosten) Zijn uitsluitend kostensoorten in het financieel verslag opgenomen die in de, bij de afgegeven beschikking opgenomen begroting, zijn opgenomen?

• 5.6

Zijn geen kosten afzonderlijk gedeclareerd die ook als overhead in het uurtarief zijn opgenomen?

Zijn bij de controle omstandigheden ter kennis gekomen die MR art 10-4

Nee

leiden tot een niet doelmatige uitvoering van het project?

MR art 10-4

5.7

Is voorafgaand aan de aanschaf vastgesteld dat de inkoop tegen een marktconforme prijs plaatsvindt?

5.8

MR Indien sprake is van een samenwerkingsverband: Zijn bij een partner kosten opgenomen van een andere partner die art 10-4

1

N.v.t.

nvt


Indien de begunstigde een aanbestedende dienst is of vanwege het percentage overheidsfinanciering (>50%) de Europese Aanbestedingsregels moet volgen moet tevens onderdeel 12 van deze checklist worden ingevuld voor iedere aanschaf waarvoor deze regels van toepassing zijn. Met 'niet doelmatig' wordt bedoeld 'projectkosten niet in verhouding staan tot de projectvoortgang'

Er.

r Account:. s L

niet aan het "arms length"- principe voldoen?

Is, indien sprake is van een levering door een gelieerde partij, de prijsstelling tegen marktconforme prijs?

MR art 10-4

nvt

Is voldaan aan eventuele extra subsidievoorwaarden in de beschikking subsidieverlening?

beschikking

Ja

5.10

Blijkt uit de inhoudelijke beschrijving van het project dat de uitgaven betrekking hebben op het subsidiabele project?

MR art 10-4

ja

5.11

Indien sprake is van leasekosten, van welke variant is sprake (operational of financial lease)?

nvt

nvt

5.12

6.

Loonkosten

Verwijzing wet en regelgeving MR art 10-1-a-1 art 10-2 art 10-3

nvt

6.1.

Zijn loonkosten opgevoerd van direct bij het project betrokken personeel? Indien nee, ga verder bij vraag 7.

MR art 10-1-a-1

nvt

6.2

Zijn de opgevoerde uren vastgelegd in een urenadministratie die (zichtbaar) adequaat heeft gefunctioneerd en daarmee voorziet in een: • rechtmatige belasting van het project op basis van interne controle gebaseerd op functiescheiding, • tijdige verantwoording van en tijdige interne controle 6 op gemaakte uren

•

6

ja/neelnvt

Toelichting

1

De periode waarover per keer tijd wordt geschreven moet overzienbaar zijn voor degene die met de interne controle is belast. Verantwoording per week of per maand voldoet hieraan. De medewerker moet de urenverantwoording voor akkoord paraferen binnen een redelijke termijn na afloop van de periode waarover tijd is geschreven. Binnen één maand beschouwen we als redelijk. De leidinggevende van de medewerker moet de uren van de medewerker binnen een redelijke termijn na afloop van de periode waarover tijd is geschreven goedkeuren. Binnen zes weken beschouwen we als redelijk. In specifieke omstandigheden zijn, mits gemotiveerd, alternatieven aanvaardbaar.

• •

sluitende verantwoording van gemaakte uren van de betrokken medewerkers en interne controle door de leidinggevende / projectleider?

Neem in het accountantsverslag een korte beschrijving op van de organisatie van de urenadministratie gedurende de projectperiode. 6.3

6.4

Sluit het totaal van de volgens de urenadministratie voor het project gemaakte uren aan op het financieel verslag?

nvt

Welk tarief hanteert de begunstigde: • integraal uurtarief (zonder winstopslag) of • loonkosten vermeerderd met opslag voor sociale lasten en overhead uitgaande van 1650 productieve uren per jaar (bij een 40-urige werkweek) of • € 35 voor niet verloners of • standard unit costs (kosten berekend door toepassing vastgestelde standaardschalen van eenheidskosten)?

Beschikking nvt en MR art 10-2 en 3 (inclusief de beide wijzigingen)

nvt

(NB: de methode en de berekeningswijze moeten vooraf zijn voorgelegd aan de managementautoriteit en goedgekeurd) Ga bij toepassing van het integraal uurtarief door met vraag 6.5, bij toepassing van de loonkosten plus met vraag 6.6., bij toepassing van € 35 voor niet verloners bij vraag 6.7 en bij toepassing van standard unit costs bij vraag 6.8.

6.5

Integraal uurtarief (zonder winstopslag)

6.5.1

Zijn de gehanteerde tarieven berekend op basis van een bij MR de subsidieontvanger gebruikelijke methode? art 10 lid 3

nvt

abttr

Zijn de gehanteerde tarieven juist berekend en in overeenstemming met de aan de managementautoriteit

nvt

nvt

voorgelegde en goedgekeurde tarieven?

Is (ten onrechte) winstopslag in het tarief opgenomen?

MR art 10 lid nvt 3

MR art 10 lid nvt Is (ten onrechte) het aantal uren dat per persoon is 2 gedeclareerd hoger dan het aantal uren dat voor de desbetreffende functie categorie op jaarbasis is gehanteerd voor de berekening van het integrale uurtarief? Zijn de gehanteerde tarieven berekend op basis van nacalculatie (dus op basis van werkelijke kosten)?

MR art 10 lid nvt 2

Zijn in de gehanteerde uurtarieven (ten onrechte) incidentele kosten (bijvoorbeeld prestatie-afhankelijke

MR art 10 lid nvt 2

bonussen) opgenomen?

MR art 10

nvt

MR art 10 lid 3

nvt

MR Geldt voor alle gehanteerde tarieven dat deze berekend zijn op basis van 1650 productieve uren uitgaande van een art 10 lid 3 full time dienstverband (dat wil zeggen een 40-urige

nvt

Is in de gehanteerde tarieven rekening gehouden met afdrachtvermindering WBSO?

6.6

Loonkosten vermeerderd met opslag voor sociale lasten en overhead uitgaande van 1650 productieve uren per jaar. Geldt voor alle gehanteerde tarieven dat de hierin opgenomen loonkosten in overeenstemming zijn met het brutoloon volgens de verzamelloonstaat verhoogd met de wettelijke dan wel op grond van de CAO verschuldigde opslagen voor sociale lasten?

6.6.1

werkweek)?

LïLi

Geldt voor alle gehanteerde tarieven dat de berekening van MR de overhead in overeenstemming is met de in de art 10 lid 3

nvt

beschikking goedgekeurde berekeningswijze?

Zijn de gehanteerde uurtarieven berekend op basis van nacalculatie (dus op basis van werkelijke kosten) 89

MR art 10 lid 3

nvt

Is in de gehanteerde uurtarieven rekening gehouden met afdrachtvermindering WBSO?

nvt

nvt

MR art lO 1e d2 wijziging)

nvt

6.7

Niet verloner0

6.7.1

Is voor niet verloners een forfaitair uurtarief van € 35 gehanteerd?

6.8

6.8.1.

Standard unit costs (kosten berekend door toepassing vastgestelde standaardschalen van eenheidskosten).

Zijn de kosten berekend door toepassing van door de lidstaten vastgestelde standaardschalen van eenheidskosten?

MR art 9 en nvt toelichting bij 2e wijziging MR.

Zijn de gehanteerde tarieven in overeenstemming met de betreffende standaardschaal? 7

Andere kosten

8 Is de gehanteerde overhead in overeenstemming met de door de managementautoriteit geaccepteerde overhead? Deze mogelijkheid is met name bedoeld voor zelfstandigen of eenmanszaken die geen salaris genieten. Deze mogelijkheid is niet bedoeld voor vrijwilligerswerk.

LLP

j

7.1

71.1

7.2

Aankoop of inbreng van grond

Verwijzing ja/nee/nvt wet en regelgeving

Worden kosten voor aankoop of inbreng van onbebouwde grond als projectkosten verantwoord?

MR art 10 lid 1

nvt

MR Zo ja, is voldaan aan de daaraan gestelde voorwaarden: art 10 lid 1 gebaseerd op een waardebepaling door een beëdigd • taxateur en • niet meer dan 10% van de subsidiabele projectkosten?

nvt

Aankoop of inbreng van onroerend goed

Worden kosten voor aankoop of inbreng van onroerend goed als projectkosten verantwoord? 7.2.1

Zo ja, is voldaan aan de daaraan gestelde voorwaarde: •

7.3

Verwijzing jalneelnvt wet en regelgeving MR art 10 lid 1

nvt

MR art 10 lid 1

nvt

Toelichting

Toelichting

1

1

gebaseerd op een waardebepaling door een beëdigd taxateur?

Kosten van voor het project aangeschafte machines en apparatuur en productiemiddelen


Toelichting

1


1


t

ngAcQuntantU? b&ette WQrjnqwl1

t

MR Worden kosten van voor het project aangeschafte machines, apparatuur en productiemiddelen gedeclareerd? art 10 lid 1

nvt

Zo ja, zijn deze kosten gebaseerd op een onafhankelijke waardebepaling?

MR art 10 lid 1

nvt

Zo ja, is bij berekening van deze kosten rekening gehouden met een eventuele restwaarde?

MR art 10 lid 1

nvt

Zo ja, is bij berekening van deze kosten rekening gehouden met financiering van andere bronnen dan EFRO?

MR art 10 lid 6

nvt

7.4

Kosten van het gebruik van machines en apparatuur en productiemiddelen


Zijn kosten van het gebruik van de voor het project aangeschafte machines, apparatuur en productiemiddelen gedeclareerd?

MR art 10 lid 1

nvt

7.4.1

7.4.2

Zo ja, zijn deze kosten gebaseerd op een onafhankelijke waardebepaling?

MR art 10 lid 1

nvt

Zo ja, is bij berekening van deze kosten rekening gehouden met een eventuele restwaarde?

MR art 10 lid 1

nvt

Zo ja, is bij berekening van deze kosten rekening gehouden met financiering van andere bronnen dan EFRO?

MR art 10 lid 6

nvt

7.4.4

Zo ja, zijn de gehanteerde tarieven juist berekend en in overeenstemming met de aan de managementautoriteit voorgelegde en goedgekeurde berekeningswijze?

MR art 10 lid 1

nvt

7.4.5

7.3.1

Toelichting

1

QWQ1

7.4.6

nvt

Zijn de opgevoerde uren vastgelegd in een urenadministratie die (zichtbaar) adequaat heeft gefunctioneerd en daarmee voorziet in een: • rechtmatige belasting van het project op basis van interne controle gebaseerd op functiescheiding, • interne controle door de leidinggevende / projectleider? Neem in het accountantsverslag een korte beschrijving op van de organisatie van de urenadministratie gedurende de projectperiode.

7.5

Kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen


f •5 1

Zijn kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen gedeclareerd?

MR art 10 lid 1

nvt

7• 5 2

Zo ja, zijn deze kosten gebaseerd op historische aanschafprjzen?

MR art 10 lid 1

nvt

Verwijzing ja/neelnvt wet en regelgeving

7.6

Financiële diensten en andere kosten

MR Worden kosten voor financiële transacties, financieel juridische diensten, patenten en bankkosten gedeclareerd? art 10 lid 1

nvt

7.6.1

7• 6 2

Zo ja, zijn hierin (ten onrechte) debetrente, boetes, financiële sancties en gerechtskosten begrepen?

MR art 10 lid 1

nvt

7.7

Reis- en verblijfskosten

Verwijzing

wet en

ja/nee/nvt

Toelichting

Toelichting

1

1

Toelichting

1

fl

-

-ount orKJwid

-

--

-

1

-

-

-----

-

regelgeving

7.7.1

Worden ten onrechte reis- en/of verblijfkosten als projectkosten gedeclareerd omdat hier ook in het tarief al

MR art 10 lid 1

nvt

rekening mee is gehouden?

78

BTW


7.8.1

Wordt BTW gedeclareerd?

MR art 10 lid 5

Nee

Is alleen BTW gedeclareerd indien de subsidieontvanger de bij haar in rekening gebrachte BTW niet in aftrek kan brengen of niet kan compenseren uit het BTWcompensatiefonds zoals genoemd in artikel 2 van de wet

MR art 10 lid 5

N.v.t.

7.8.2

Toelichting

1

op het BTW-compensatiefonds?

Ontvangsten gedurende de projectperiode

8

8.1

Welke ontvangsten zijn gedurende de projectperiode gegenereerd die voortvloeien uit de projectactiviteiten (bijv. verkoop, verhuur, diensten of inschrijvingsgelden)? Zijn de inkomsten volledig in mindering gebracht op de subsidiabele uitgaven?

1

Verwijzing ja/nee/nvt wet en regelgeving nvt

nvt

nvt

nvt

Toelichting

1

Beantwoording van de vragen met uitsluitend ja, nee of nvt volstaat over het algemeen niet. Een nadere toelichting in deze kolom is noodzakelijk. -

L


9.

Financiering van het project

91

Is de gerealiseerde financiering in overeenstemming met de begrote financiering? Hierin de totale investering en de totale financiering betrekken, zodat ook achteraf kan worden vastgesteld dat er geen overfinanciering

beschikking

Ja

nvt

Ja

nvt

Nee

nvt

nvt

Toelichting

1

is.

9.2

Hebben verschillen tussen realisatie en begroting invloed op het af te rekenen EFRO-bedrag?

9.3

Indien nog financiering te ontvangen is, is dan vastgesteld en verklaard hoe groot deze bedragen zijn?

Zijn eventuele onvoorziene ontvangsten verrekend met de 9.4

Er is sprake van onderrealisatie. Ondanks deze onderrealisatie verzoekt de begunstigde het volledige subsidiebedrag toe te kennen.

subsidiabele kosten? Zo ja, voor welk bedrag?

10.

Inkomsten genererende projecten

Verwijzing ja/neelnvt wet en regelgeving

10.1

Is door de managementautoriteit bij beschikking of anderszins bepaald dat het onderhavige project inkomsten genererend is?

(EG) Nr. 1083/2006 art 55

1

Beantwoording van

Toelichting

1

nee

de vragen met uitsluitend ja, nee of nvt volstaat over het algemeen niet. Een

nadere

toelichting in deze kolom is noodzakelijk.

Onder inkomsten genererende projecten wordt verstaan: investeringen in de infrastructuur voor het gebruik waarvan de gebruikers een vergoeding betalen of de verkoop of verhuur van land c gebouwen of de levering van diensten tegen betaling. De subsidiabele uitgaven voor inkomsten genererende projecten mogen niet hoger zijn dan de investeringskosten na aftrek van de actuele waarde van de netto inkomsten die de investering tijdens een bepaalde referentieperiode heeft opgeleverd. Op dit onderdeel van het onderzoek en het rapport is NV COS 3400 van toepassing. /

1tingwçr

Zo nee ga door met vraag 11.

10.2

11.

Is de schatting van de toekomstige inkomsten die het project genereert • In lijn met de door de begunstigde gebruikelijk gehanteerde aanpak voor schattingen • Juist berekend

Publiciteit

(EG) Nr. 1083/2006 art 55

N.v.t.


jalneelnvt

Toelichting'

ja/nee/nvt

Toelichting'

Promotie en voorlichtingsmateriaal 11.1

11.2

8

Is voor zover u bekend op het promotiemateriaal van de begunstigde (folders, posters, rapporten, nieuwsbrieven, audio-visuele middelen, website enz.) zowel het EU-logo als het logo van het GO-programma inclusief de vermelding van de meerwaarde aanwezig?

artikel 8 en 9 van verordening (EG) nr. 1828/2006

Publiciteit bij infrastructuur/bouwproject > € 0.5 mln.


Heeft de begunstigde een informatiebord geplaatst op de bouwplaats dat voldoet aan onderstaande eisen: • het deel met de EU-publicatie is tenminste 25% van

artikel 8 en 9 van verordening

Op dit onderdeel is NV COS 4400 van toepassing.

ja

Ja

• • •

11.3

(EG) nr. het totale oppervlak van het informatiebord; 1828/2006 het EU-logo is op de juiste manier vermeld (zie voorzijde van dit controleprotocol); op het bord is de naam "Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling" vermeld; er is de voor het GO programma gekozen vermelding ('Hier wordt geïnvesteerd in uw toekomst') opgenomen die de meerwaarde van de bijstands verlening voor de Gemeenschap doet uitkomen?

Heeft de begunstigde een permanente gedenkplaat (plaquette) aangebracht die zichtbaar is voor het publiek en voldoet aan de volgende eisen: het deel met de EU-publicatie is tenminste 25% van • het totale oppervlak van het informatiebord; • het EU-logo is op de juiste manier vermeld (zie voorzijde van dit controleprotocol); • op het bord is de naam "Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling" vermeld; er is de voor het GO programma gekozen vermelding • ('Hier wordt geïnvesteerd in uw toekomst') opgenomen die de meerwaarde van de bijstands verlening voor de Gemeenschap doet uitkomen?

Publiciteit bij evenementen en cursussen



Ja

ja!nee/nvt

Toelichting'

1 Beantwoording van de vragen met uitsluitend ja, nee of nvt volstaat over het algemeen niet. Een nadere toelichting in deze kolom is noodzakelijk.

11.4

Heeft het project (voorlichtings)evenementen (workshops, seminars, beurzen e.d.) gehouden voor publiek/doelgroepen, of daaraan deelgenomen? En, zo ja, heeft de begunstigde, voor zover u bekend, bij deze evenementen de EILI-bijdrage aan het project zichtbaar gemaakt, b.v. door middel van de EU-vlag en vermelding van het EU-logo conform de voorschriften in annex 1 van Verordening 1828/2006?

11.5

Heeft het project cursussen verzorgd? En, zo ja, heeft de begunstigde in de u bekende documenten, inclusief bewijzen van aanwezigheid of certificaten, betreffende de cursussen vermeld dat de cursus is gegeven i.h.k.v. EFRO en indien van toepassing is meegefinancierd door ESF? (Art 8, lid 4 Verordening 1828/2006)

12

Juridische status vwb aanbesteding

12.1

Betreft de begunstigde een: • Aanbestedende dienst • Aanbestedingsplichtige Geen van hierboven genoemde categorieën •


Nee


Nee

Toelichting De begunstigde betreft een aanbestedende dienst. Echter binnen het onderhavige project heeft de aanbesteding plaatsgevonden door ProRail B.V. aangezien ProRail B.V. het exclusieve recht heeft om de werkzaamheden aan het Nederlandse spoor te verrichten. Wij hebben met de financieel specialist van het GO programma afgestemd dat de checklist aanbestedingen in dit geval niet hoeft te worden ingevuld.

Checklist aanbestedingen: In te vullen voor alle opdrachten die in de declaratie zijn opgenomen, voor elke opdracht dient een afzonderlijke checklist ingevuld te worden 8.

8

Alleen invullen als de begunstigde een aanbestedende dienst is of vanwege het percentage overheidsfinanciering (>50%) de Europese Aanbestedingsregels moet volgen.

..

..

Zwartewaterallee 56 Fax: +31 (0) Dx Zwolle, Netherlands ey

Recommend Documents