1
ZITTING VAN 25 APRIL 2013
Aanwezig : De heer Patrick De Smedt,
Voorzitter
De heer Peter Beerens, mevrouw Agnes Lievens, mevrouw Joke Longin, mevrouw Gwendolijn Meskens de heer Roland Mortier, mevrouw Els Van Gucht, mevrouw Martine Moijson en mevrouw Natalie De Coninck,
Leden
en de heer François Vunckx, Secretaris OPENBARE ZITTING 1. GOEDKEURING VAN DE NOTULEN VAN DE OPENBARE RAADSZITTING VAN 28 MAART 2013. De notulen van de openbare raadszitting van 28 maart 2013 worden met 9 stemmen op 9 stemmers goedgekeurd. 2. BESTUUR EN ORGANISATIE – INTERN CONTROLESYSTEEM – GOEDKEURING VAN HET ALGEMENE KADER VAN HET INTERNE CONTROLESYSTEEM (ICS) CONFORM HET DECREET VAN 19 DECEMBER 2008 BETREFFENDE DE ORGANISATIE VOOR DE OPENBARE CENTRA VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN. DE RAAD, BESLIST MET 9 STEMMEN OP 9 STEMMERS :
1. Het bovenvermelde COSO-managementmodel en de verschillende componenten ervan als leidraad te hanteren voor de toepassing van het intern controlesysteem.
2. Het ‘Organisatiehandboek van het OCMW-Opwijk’ met de hierna opgegeven inhoudsopgave integraal goed te keuren als het algemene kader van het interne controlesysteem, conform het OCWM-decreet van 2008: • A) •
Overzicht procedures 2010 (A3 bladen)
•
International control over financial reporting
•
Interne controle
2 • B) •
Missie – visie – waarden van het OCMW
•
Goedgekeurd door de Raad in zitting van 24 januari 2013.
• C) •
-Deontologische code voor lokale mandatarissen
•
(Geheel van richtlijnen en principes die de mandatarissen in acht zullen nemen bij het uitoefenen van hun mandaat en bij hun dienstverlenende activiteiten ten behoeve van de bevolking.) Goedgekeurd door de Raad in zitting van 28 februari 2013. •
-Deontologische code voor het personeel van het OCMW
•
(Een handleiding voor het personeel om een situatie juist in te schatten en een leidraad bieden om correct te handelen.) Goedgekeurd door de Raad in zitting van 28 februari 2013. • D) •
Afsprakennota MAT
•
Goedgekeurd door de Raad in zitting van 24 januari 2013.
• E) •
Huishoudelijk reglement bestuursorganen OCMW
•
Goedgekeurd door de Raad in zitting van 28 februari 2013.
• F) •
Organogrammen :
•
Algemeen OCMW
•
Centrale administratie
•
Sociale zaken
•
Ouderenzorg
• G) •
Functiebeschrijvingen leden MAT
•
Secretaris
•
Financieel beheerder
•
Directeur ouderenzorg
•
Diensthoofd algemene administratie/ stafmedewerker
•
Diensthoofd sociale zaken
• HI) •
Proces interne controle
•
- Procesmodel interne controle (ver 5.0)
3 •
- Procesmodel interne controle en risicoanalyse
• JK) •
Proces beheren documenten P(rocedure)W(erkvoorschrift)D(ocumenten)
•
Procesbeschrijving Beheer PWD
•
Procesmodel Implementatie (v3.1)
•
Proces opmaken van een proces
• L) •
Procesbeschrijving
•
Organisatiespecifiek maken 1.1
• M) •
Procesbeschrijving
•
Procesmodel verbeterproject (ver 1)
•
Proces invoeren verbeterprojecten
• N) •
Proces voor het communiceren van documenten/ processen
• O) •
Zelfevaluatie volgens het ESF groeimodel
•
Interne controle systeem ICS – Plan van aanpak (coso-model)
•
Auditronde 2007-2013 ESF groeimodel
•
Beleidsplanning en rapportering
• PQ) •
Algemeen proces IBS
• R) •
Procesbeschrijving werking Raad Maatschappelijk Welzijn (v2.3)
• S) •
3.
Het risico identificatie model
Het ‘Organisatiehandboek van het OCMW-Opwijk’ is een openbaar document en zal steeds kunnen worden geraadpleegd op het secretariaat van het OCMW-Opwijk.
3. BESTUUR / ALGEMENE ORGANISATIE – VERTEGENWOORDIGING VAN HET OCMW OPWIJK IN DE KREDIETCOMMISSIE 3WPLUS ENERGIE. AANSTELLING VAN EEN EFFECTIEF EN EEN PLAATSVERVANGEND LID. DE RAAD,
4 BESLIST : 1. Mevrouw Martine Moijson, raadslid OCMW-Opwijk, wonende Marktstraat 69/0101 te 1745 Opwijk, en geboren te Asse op 10 november 1964 aan te duiden als effectief lid van de kredietcommissie FRGE 3 Wplus Energie. 2. De heer Roland Mortier, raadslid OCMW-Opwijk, wonende Steenweg op Dendermonde 31 te 1745 Opwijk, en geboren te Dendermonde op 22 september 1957 aan te duiden als plaatsvervangend lid van de kredietcommissie FRGE 3 Wplus Energie. 4. BESTUUR / ALGEMENE ORGANISATIE – SOCIAAL VERHUURKANTOOR WEBRA VZW - AANSTELLING VAN EEN STEMGERECHTIGD LID VOOR DE VERGADERING VAN DE ALGEMENE VERGADERING. DE RAAD, BESLIST : 1. Mevrouw Els Van Gucht, raadslid OCMW-Opwijk, wonende Perreveld 25 te 1745 Opwijk, en geboren te Asse op 8 november 1970 aan te duiden als stemgerechtigd lid van de Algemene Vergadering van het sociaal verhuurkantoor Webra vzw. 4 bis. INTERNE ZAKEN – OVERHEIDSOPDRACHTEN – GEZAMENLIJK ONDERZOEK VAN DE GEMEENTE EN HET OCMW BETREFFENDE DE AANSTELLING VAN EEN EXTERN CONSULTANTBUREAU MET ALS OPDRACHT HET DESKUNDIG BEGELEIDEN VAN DE GEMEENTE EN HET OCMW BIJ HET TOT STAND KOMEN VAN DE VERDERE INTEGRATIE EN SAMENWERKING TUSSEN BEIDE BESTUREN – GOEDKEURING VAN HET TYPEBESTEK ZOALS GOEDGEKEURD DOOR HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN. DE RAAD, BESLIST MET 6 ja- STEMMEN en 3 onthoudingen OP 9 STEMMERS : 1. Het lastenboek: “Bestek voor de overheidsopdracht voor diensten met als voorwerp: begeleiding bij de uitbouw van een gestructureerde samenwerking tussen gemeente en OCMW, onderhandelingsprocedure, opdrachtgevend bestuur: Gemeente en OCMW Opwijk” zoals werd goedgekeurd door het College van Burgemeester en Schepenen Opwijk de dato 25 april 2013 integraal goed te keuren. 2. Akkoord te zijn de kosten voor het aanstellen van deze externe begeleiding voor de helft te zullen financieren waarbij de Gemeente Opwijk zich verbindt de andere helft te zullen vereffenen. 3. Akkoord te zijn met de lijst van aan te schrijven adviesbureaus voor dit samenwerkingsproject zoals door de stuurgroep van beide besturen wordt geadviseerd, met name: 1) WIVO VZW, Koning Leopold III-laan 41 te 8200 Brugge; 2) Price House, Woluwegarden - Woluwedal 18 te 1932 Brussel; 3) CC Consul, Vliegvelddreef 9 te 1082 Sint-Agatha-Berchem; 4) Deloitte Belgium, Berkenlaan 8a, 8b, 8c te 1831 Diegem; 5) BDO, The Corporate Village Da Vincilaan 9 - Box E.6 Elsinore Building te 1935 Zaventem; 6) Q & A, Durmakker 25 te 9940 Evergem.
5 5
OUDERENZORG – KWALITEITSZORG – KENNISNAME VAN DE RESULTATEN VAN HET TEVREDENHEIDSONDERZOEK BIJ BEWONERS EN FAMILIELEDEN VAN HET WOONZORGCENTRUM “DE OASE”.
DE RAAD, NEEMT KENNIS VAN: 1. 2.
De resultaten van het tevredenheidsonderzoek bij bewoners en familieleden van het woonzorgcentrum “De Oase”. • • •
De resultaten van dit tevredenheidsonderzoek zullen kenbaar gemaakt worden aan familieleden via een familievergadering op maandag 29 april om 19u30 aan bewoners via de bewonersraad of infomoment en via het huiskrantje aan personeel via de ploegvergaderingen
6. OUDERENZORG – OVERHEIDSOPDRACHTEN – HET GUNNEN VAN EEN OPDRACHT HOUDENDE DE LEVERING VAN BEDDEN EN GERIATRISCHE ZETELS VOOR HET WOONZORGCENTRUM “DE OASE” – TOEWIJZING VAN DE OPDRACHT. DE RAAD, BESLIST MET 9 STEMMEN OP 9 STEMMERS : 1. Een opdracht met als voorwerp “De levering van bedden en geriatrische zetels voor het woonzorgcentrum “De Oase”” toe te wijzen aan de firma Moments Furniture nv – Deefakkerstraat 2 te 8770 Ingelmunster – voor een bedrag van € 16.133,295 (BTW inclusief) voor de levering van 10 bedden (lot 1) en voor een bedrag van € € 33.915,44 (BTW inclusief) voor de levering van 25 geriatrische zetels (lot 2) met inbegrip van de volgende opties: een bedkantelaar, 6 bodemverlengstukken, 3 paar langere onrusthekkens (lot 1) en 10 uitschuifbare voetensteunen (lot 2). 2. Deze opdracht toe te wijzen: Voor een bedrag van € 50.048,735 (BTW inclusief) voor lot 1 en 2 samen en met inbegrip van de bovenvermelde opties. Op basis van de door de Raad vastgestelde voorwaarden. Op basis van de voorwaarden zoals vermeld in de offerte van 16 januari 2013. De kosten verbonden aan deze opdracht “de levering van bedden en zetels voor het woonzorgcentrum “De Oase”” te verrekenen op de jaarbudgetrekening ACT-78/095301/23500000/IE-45 over het boekjaar 2013 en de meerjarenplanning over de periode 2011/2012/2013/2014/2015. 7. OUDERENZORG – SAMENWERKINGSOVEREENKOMSTEN – GOEDKEURING VAN DE AANPASSING VAN DE SAMENWERKINGSOVEREENKOMST TUSSEN HET OCMW OPWIJK EN DE COORDINEREND EN RAADGEVEND ARTS (CRA) – BESLUIT. DE RAAD, BESLIST MET 9 STEMMEN OP 9 STEMMERS :
6 1. De aanpassing van de samenwerkingsovereenkomst tussen het OCMW Opwijk en Dokter Bruynooghe Frank, wonende te Processiestraat 26 te 1745 Opwijk, coördinerend en raadgevend arts van woonzorgcentrum “De Oase”, vanaf 1 januari 2013 goed te keuren. 2. De samenwerkingsovereenkomst tussen het OCMW-bestuur en de coördinerend en raadgevend arts goed te keuren. 8.
PROJECTWERKING – PROJECT AANPASSINGS- EN VERBOUWINGSWERKEN GEBOUW KATTESTRAAT 18 TE 1745 OPWIJK – OPVOLGING VAN DE WERKEN – FINANCIEEL OVERZICHT- KENNISNAME.
DE RAAD, NEEMT KENNIS VAN : 1. De stand van opvolging van de vastleggingen en uitvoering der werken in het kader van het project renovatie pand Kattestraat,18 te 1745 Opwijk – van kennisgeving – voor de inrichting en toekomstige exploitatie van de sociale leerwerkplaats “’t Kapstokske”). 9. SOCIAAL OBJECTIEF – PRINCIPEBESLUIT VOOR HET INHUREN VAN VIER WONINGEN DOOR HET SOCIAAL VERHUURKANTOOR WEBRA. DE RAAD, • BESLIST MET 7JA- STEMMEN en 2 ONTHOUDINGEN OP 9 STEMMERS: 1. 2.
Vier woningen in eigendom van het OCMW Opwijk gelegen Specht 3 – 5 – 7 en 9 te 1745 Opwijk – door te verhuren aan de sociaal verhuurkantoor Webra binnen de voorwaarden van de sociale verhuur en conform volgens de wooncode. De afdeling Sociale Zaken krijgt de opdracht de samenwerking met het Sociaal Verhuurkantoor Webra te evalueren en na een positieve evaluatie eventueel over te gaan naar de verhuur van de overige woningen in eigendom van het OCMW Opwijk.
10. KLUSJESDIENST – HET AFSLUITEN VAN EEN OVEREENKOMST MET HET PLAATSELIJK WERKGELEGENHEIDSAGENTSCHAP VAN DE GEMEENTE OPWIJK VOOR HET VERZEKEREN EN OPVOLGEN VAN DEZE DIENSTVERLENING IN DE GEMEENTE – BESLUIT DE RAAD, BESLIST MET 6 JA-STEMMEN en 3 NEEN-STEMMEN OP 9 STEMMERS : 1. De werking van de Klusjesdienst van het OCMW te integreren in de werking van de Klusjesdienst PWA en hierbij uitsluitend nog beroep doen op de medewerkers van de PWA. De klusjesman van het OCMW zal opgenomen worden in het personeelsbestand van de Tewerkstellingscel. De integratie van de dienst zal in twee fasen gebeuren : Vanaf 1 juni 2013 in een samenwerkingsverband. Tijdens deze periode wordt de overname voorbereid : het inlichten en begeleiden (vertrouwd maken) van het cliënteel naar de gewijzigde situatie in de dienstverlening. Vanaf 1 oktober 2013 : overname. Het beleidsitem Klusjesdienst verdwijnt vanaf 2014 uit de meerjarenplanning en het budget.
