Medezeggenschap nieuwe stijl
Zin in de OR-vergadering Tekst: Rieke Veurink / Fotografie: Kees Winkelman
In Almere ging de medezeggenschap stevig op de schop. De structuur werd omgegooid, er kwamen tijdelijke teams en een kenniscentrum. Met als resultaat: een betere besluitvorming en meer vertrouwen tussen organisatie en medewerkers. Medezeggenschap werd een instrument van verbinding.
Eric Edens: “Ik ontmoet nu mensen die ik hiervoor nog nooit gezien had.”
Een hobbel die je moet nemen. Zo zagen leidinggevenden zo’n drie jaar geleden de ondernemingsraad in Almere. En de medewerkers waren niet veel positiever over de medezeggenschap. ‘De manier waarop het ingericht is, staat
Behoefte om mee te denken
me niet aan’, ‘Ik herken me er niet in’, en ‘we praten te veel
Hoog tijd dus om de medezeggenschap op de schop te
over proces en te weinig over inhoud’, waren uitspraken die
nemen. Edens: “Dat sloot goed aan bij een verandertraject
programmamanager Vernieuwing Medezeggenschap Eric
waar we binnen de gemeente mee bezig waren. In dat traject
Edens tijdens een belevingsonderzoek in opdracht van de
hebben zo’n zeventig medewerkers een visie ontwikkeld
gemeentesecretaris hoorde. Edens: “Als ik doorvroeg, bleek
op de stad, de organisatie en de medewerkers. Die visie is
daar ook wel een kern van waarheid in te zitten. In de OR
vertaald in uitgangspunten die we hebben vastgelegd in een
zat al jaren een select groepje mensen, dat zich helemaal
paarse cassette. Kernwoord uit die visie was verbinding.
vereenzelvigd had met de medezeggenschap. En in grote
Bijvoorbeeld tussen de organisatie en de stad. Maar ook
lijn sloot dat niet aan bij wat de rest van de mensen in de
tussen de organisatie en medewerkers. En daar is mede-
organisatie fijn vond.”
zeggenschap een goed instrument voor.”
Edens vroeg in zijn belevingsonderzoek niet alleen hoe
denken, zeker als dat in tijdelijke verbanden kan. Edens: “En
medewerkers en leidinggevenden de medezeggenschap nu
het bleek dat mensen op verschillende thema’s aansloegen.
zagen, maar ook of ze het op zich belangrijk vonden en hoe
De een vindt de dialoog heel belangrijk, de ander wil dat er
het eruit zou moeten zien om wel aan te spreken. Uitkomst:
aandacht komt voor eigen initiatief in plaats van het reactief
medewerkers hebben wel degelijk de behoefte om mee te
adviseren over een plan dat eigenlijk al klaar is.”
veranderen. Zo van: we hebben het anders ingericht, laten we het nu ook maar anders doen. En zo gingen we van één OR met vier onderdeelcommissies naar 6 OR’s met één COR. Mensen wierven we via persoonlijke benadering: joh, we gaan het anders doen, misschien is het wat voor jou.” De volgende stap was het opzetten van tijdelijke teams die meedenken over een bepaald vraagstuk. Edens: “Dit noemen we het Columbustraject. Je gaat op reis, en je weet niet Eric Edens
waar je uitkomt, maar dat op zich levert al heel veel op. Zo is er een team dat het ‘paarse denken’ verder uitwerkt. Wat betekent dat voor ons? De resultaten en discussie delen ze
Beter weten wat er speelt
op Facebook en dat geeft veel energie. Een ander tijdelijk
Edens vertaalde de resultaten in een rapport Van
team houdt zich bezig met de vertaling van authentiek talent
Medezegenschap naar Verbinding dat hij voorlegde aan de
naar de praktijk. In elk team doet een OR-lid mee als een
OR en het bestuur. De vernieuwing van medezegggenschap
linking pin. Dat heeft meteen als voordeel dat de OR veel
in Almere focust op drie elementen: de vaste structuur en
beter weet wat er speelt.”
werkwijze van de OR, de mogelijkheid om met tijdelijke teams te werken en de ondersteuning van de nieuwe mede-
Notulen en vergaderruimtes
zeggenschap via een kenniscentrum. “De eerste stap, het
En dan de derde stap: hoe faciliteer je de medezeggenschap?
omvormen van de structuur, lijkt misschien bureaucratisch,
“Ondernemingsraden hebben vaak een ambtelijk secretaris.
maar is vaak ook een mooie aanleiding om de werkwijze te
Dat klinkt al helemaal niet goed. Het benadrukt te veel
Eric Edens:
de taak om de notulen te maken en vergaderruimtes te regelen. De twee ambtelijk secretarissen zijn nu adviseur in het Kenniscentrum Medezeggenschap. Dat centrum heeft drie rollen: het adviseren van de medezeggenschap, optreden als begeleider of coach en het faciliteren van de
“Het woord ambtelijk secretaris klinkt helemaal niet goed”
medezeggenschap. De medewerkers zorgen bijvoorbeeld dat aanvragen op de goede plek terechtkomen en dat kennis die er inmiddels op allerlei verschillende plekken is, ook gedeeld
moest worden naar geschikte kandidaten. Nu hebben
wordt.”
we basisregels afgesproken die vertrouwen en gunnen centraal stellen. We kijken dus per keer wat het beste is.
Vertrouwen en gunnen
Als een leidinggevende zegt, dit móét echt extern, gaan
De aanpak heeft succes gehad. “Het belangrijkste verschil
medewerkers daar niet voorliggen. En als medewerkers een
met een aantal jaren geleden is dat besluiten nu veel meer
goede interne kandidaat weten, gaat de leidinggevende daar
sámen genomen worden. Natuurlijk zijn er verschillen van
gewoon mee praten.”
mening tussen leidinggevenden en medewerkers, maar in de dialoog kom je echt verder. We zien dat bijvoorbeeld in de
Nieuwe gezichten
besluiten rond de procedure voor werving en selectie. Dat
De kwaliteit van de besluitvorming is dus toegenomen door
was vroeger echt een pijnpunt. De leidinggevende vond tijd
de nieuwe manier van medezeggenschap. Maar dat is niet
de belangrijkste factor bij het invullen van een vacature en
het enige voordeel. “Het werkt als een olievlek. Er zijn nu
wilde de vacature dus het liefst meteen openstellen, terwijl
veel meer mensen bij betrokken. Ik werk nu twintig jaar voor
de medewerkers vonden dat er vooral eerst intern gekeken
de gemeente Almere en ontmoet nu mensen in de OR of
Columbusteams die ik hiervoor nog nooit gezien had.”
met elkaar af te spreken wat we willen bereiken. Ik kon tijdens
Open eindjes zijn er ook nog. “We hebben ook als kern-
het traject steeds zeggen: jongens dit is niet wat ík wil, maar
begrippen zichtbaar, vindbaar en betrouwbaar. En dat is
wat jullie zelf hebben aangegeven. Bovendien is het voor het
lastiger op het moment dat je de medezeggenschap anders
slagen belangrijk dat er iemand is met een rol zoals de mijne.
inricht. Want wie zitten er nu precies in die medezeggen-
Iemand die als katalysator kan werken en die voor consistentie
schap? Alleen de gekozen mensen? Of ook mensen in de
in de aandacht voor het onderwerp kan zorgen. Ten slotte is
tijdelijke teams? En waar moet een besluit genomen worden,
zo’n kenniscentrum goed. De medewerkers leggen concreet
zodat het officieel is? En waar kun je dat besluit en de over-
de verbindingen. We zien dat bestuurders daar steeds
wegingen erbij vervolgens terugvinden? Daar gaan we de
gemakkelijker aankloppen met vragen zoals ‘hoe kunnen we
komende tijd mee aan de slag.”
de medezeggenschap goed inrichten voor dit vraagstuk’ of ‘hoe hebben andere afdelingen het geregeld met opleidingen?’ Zo
Hart voor de zaak
wordt kennis en inspiratie gedeeld. En dat is geweldig.” <
In Almere is de medezeggenschap nieuwe stijl een succes. Vraag is wel wat daarvoor nodig is. “Eigenlijk vier dingen.
Op 26 maart 2014 hebben de landelijke OR-verkiezingen
Allereerst een gemeentesecretaris of iemand anders hoog in
weer plaatsgevonden. Het A+O fonds Gemeenten deed
de organisatie die hart heeft voor medezeggenschap en die
onderzoek naar de gang van zaken bij en rond de
de urgentie ervan inziet. Bij ons was dat zeker het geval. Onze
(kandidaatstelling van de) landelijke OR-verkiezingen.
gemeentesecretaris gaf laatst nog aan dat ze vroeger voor
En we vergelijken deze resultaten met de resultaten van
een verandering met de or vaak dacht: hoe zal het gaan? Waar
de eerdere landelijke verkiezingen. Opvallend: De rol die
zullen ze mee komen? En nu heeft ze er zin in. Daarnaast is
OR’en op zich nemen verandert sterk. Lees het rapport.
zo’n belevingsonderzoek heel goed en is het heel nuttig om
