Toelichting voor scholen en Leerplicht
Ziekteverzuimbegeleiding VO door de GGD Amsterdam (volgens M@ZL)
februari 2014
v. 0.2 11 feb 2014
P 1 van 8
Inhoud 1.
INLEIDING................................................................................................................................. 3 1.1 Doelstelling .............................................................................................................................. 3 1.2 Toelichting ............................................................................................................................... 3 1.3 Criteria voor aanmelding .......................................................................................................... 3
2.
Verantwoordelijkheden van de verschillende partijen.................................................................. 4
3.
Praktische afspraken ................................................................................................................. 4 3.1 Rol school: Signaleren en bewaken .......................................................................................... 4 3.2 Rol JGZ: adviseren en begeleiden ............................................................................................ 6 3.3 Rol Leerplicht ........................................................................................................................... 7
4.
Financiële kaders....................................................................................................................... 8
5.
Wettelijke kaders ....................................................................................................................... 8
6.
Referenties ................................................................................................................................ 8
7.
BIJLAGEN ................................................................................................................................. 8
P 2 van 8
TOELICHTING AFSPRAKEN ZIEKTEVERZUIMBEGELEIDING IN HET VOORTGEZET ONDERWIJS DOOR JEUGDGEZONDHEIDSZORG
1. Inleiding Deze toelichting is bedoeld voor Leerplicht en scholen in het voortgezet onderwijs in de Gemeente Amsterdam die meedoen aan de ziekteverzuimbegeleiding door de GGD Amsterdam volgens model M@zl (ontwikkeld door de GGD West Brabant). De afspraken zijn vernieuwd na een evaluatie in 2013 1 door het projectteam ziekteverzuim VO . In het voorjaar van 2014 wordt de nieuwe werkwijze nog een keer geëvalueerd, waarna deze definitief wordt gemaakt en het convenant aangepast wordt.
1.1 Doelstelling Het doel van de ziekteverzuimbegeleiding is om leerlingen met meer dan gemiddeld ziekteverzuim vroegtijdig in contact te brengen met een jeugdarts van Jeugdgezondheidszorg (JGZ) om te helpen voorkomen dat het ziekteverzuim uitmondt in langdurig schooluitval of voortijdig schoolverlaten.
1.2 Toelichting Voortijdig schoolverlaten vorm een groot maatschappelijk probleem. In het kader van de wet Maatschappelijke ondersteuning wordt gestreefd naar een optimale participatie van jeugdigen aan de samenleving. Langdurig en veelvuldig ziekteverzuim gaat vaak vooraf aan voortijdig ongediplomeerd schoolverlaten. Het schoolziekteverzuim is vaak een signaal dat het niet goed gaat met een kind op het psychosociale vlak. Door het ontbreken van medische kennis is het voor school vaak lastig om een goede inschatting van de situatie te maken. De methode M@zl (medische advisering ziekgemelde leerling) laat zien dat door een goede samenwerking tussen de drie betrokken kernpartijen, te weten school, de GGD afdeling JGZ en gemeente Bureau Leerplicht, problemen eerder gesignaleerd worden en in een eerder stadium met leerlingen gewerkt kan worden aan het oplossen van problemen. Alle partijen hebben de rol die past bij de expertise van het vakgebied: • De school signaleert en bewaakt • De jeugdarts adviseert en begeleidt • De leerplichtambtenaar controleert en handhaaft In de bijlage is een procesoverzicht opgenomen van de belangrijkste stappen in de ziekteverzuimbegeleiding. Alle informatie over het proces van ziekteverzuimbegeleiding is terug te vinden op de website van de GGD Amsterdam, inclusief voorbeeldbrieven, aanmeldformulier, processchema en folder voor ouders/leerling.
1.3 Criteria voor aanmelding • •
1
Meer dan tien schooldagen aaneengesloten ziekteverzuim Drie of meer ziekteverzuimmeldingen binnen 8 weken.
Anjo Dussel, Calixte Veerman, Jet van der Jagt, Karin Ganzeboom, Kathelijne van den Boogert Chaia Levie (zorgcoördinator MLA), Sharon Jonker (zorgcoördinator G. vd Veen school), Anita Jansen (projectleider a.i.) P 3 van 8
2. Verantwoordelijkheden van de verschillende partijen Hier wordt kort een overzicht gegeven van de verantwoordelijkheden van de drie betrokken partijen: school, JGZ en leerplicht. Scholen die meedoen hebben een vaste contactpersoon aan wie de jeugdarts kan terugkoppelen (verzuimcoördinator of zorgcoördinator). Scholen zijn verantwoordelijk voor een sluitende ziekteverzuimregistratie, voor wekelijkse controle op aanmelding bij JGZ en contact met ouders/leerling voorafgaand aan aanmelding bij JGZ. Scholen melden aan bij JGZ met het aanmeldformulier en bevestigen de aanmelding naar ouders door het versturen van de ouderbrief. Scholen hebben informatie over ziekteverzuimbegeleiding opgenomen in ziekteverzuimbeleid van school en kunnen daarbij verwijzen naar informatie op website van de GGD Amsterdam. Scholen leveren bij aanmelding en na 12 weken een ziekteverzuimstaat aan JGZ. Scholen melden aan leerplicht op advies van de jeugdarts indien leerling/ouders zonder bericht niet verschijnen. JGZ nodigt ouders en leerling uit voor een afspraak binnen 10 schooldagen na aanmelding door school. Samen met ouders en leerling onderzoekt de jeugdarts de (gezondheids)problemen, doet eventueel aanvullend medisch onderzoek en vraagt als nodig medische informatie op bij andere hulpverleners of behandelaars. Met de ouder(s) en de leerling maakt de jeugdarts afspraken over reintegratie. School ontvangt per direct, uiterlijk binnen 2 werkdagen, terugkoppeling via het aanmeld/terugkoppelformulier. Ouders ontvangen een kopie van deze afspraken. Zo nodig overlegt de jeugdarts met school en andere ZAT-partners. Als nodig volgt een herhalingsonderzoek. Bij herhaaldelijk niet verschijnen kan de jeugdarts het verzuim niet beoordelen en wordt school geadviseerd een melding naar leerplicht te doen. Na 12 weken controleert JZG met de ziekteverzuimstaat het verloop van het verzuim. JGZ ondersteunt school verder met advies over verzuimaanpak. Leerplicht ontvangt een terugkoppeling van JGZ als vermoeden bestaat dat de leerling ook bij leerplicht gaat komen. De leerplichtambtenaar houdt hier registratie van bij en roept leerlingen op na melding door school of JGZ. De leerplichtambtenaar geeft terugkoppeling naar school en JGZ. De leerplichtambtenaar kan ook zelf de leerling aanmelden voor een sociaal medisch advies (SMA) van de jeugdarts. Verantwoordelijkheden van de jeugdgezondheidszorg, de deelnemende scholen en de leerplichtambtenaar worden vastgelegd in een vernieuwd convenant in het voorjaar van 2014, dat op overkoepelend niveau zowel door deelnemende scholen, leerplicht als door de GGD ondertekend zal worden.
3. Praktische afspraken De praktische afspraken die gemaakt zijn om het proces goed te laten verlopen zijn hier beschreven. Een aantal zaken worden verder maatwerk afgesproken tussen school en de vaste jeugdarts van JGZ, zoals de contactpersoon vanuit school, de frequentie van overleg en afstemming en de rol van school bij het herinneren aan de afspraken en bij no-show.
3.1 Rol school: Signaleren en bewaken Organisatie • De school vindt het belangrijk om het (ziekte)verzuim van leerlingen terug te dringen en heeft informatie over ziekteverzuimbegeleiding opgenomen in het Ziekteverzuimbeleid van de school. Dit is voor ouders terug te vinden in de schoolgids of de website van de school (verwezen kan worden naar de website van de GGD).
P 4 van 8
•
Het Zorg Advies Team, waarin JGZ, Leerplicht en Bureau Jeugdzorg ( BJAA) participeren, is goed bekend met de werkwijze. • De school heeft een verzuimcoördinator, die de registratie bijhoudt van ziekmeldingen van de leerlingen. Door de school wordt een persoon aangesteld, die verantwoordelijk is voor de aanmelding bij de GGD. Signalering • School controleert wekelijks welke leerlingen in aanmerking komen voor aanmelding bij de GGD. Alleen dan is het voor JGZ mogelijk om de leerling snel uit te nodigen. • Zodra een leerling voldoet aan de criteria, heeft school eerst (mondeling/telefonisch) contact met ouders/leerling over hoe het gaat. o Als duidelijk wordt in dit gesprek dat het om medische problematiek gaat, verwijst school direct naar de jeugdarts voor advies over herstel en mogelijkheden over deelname aan lesprogramma. Het is niet de bedoeling dat school medische brieven, etc. gaat ontvangen/opvragen. Het is de bedoeling dat de jeugdarts die beoordeelt. Bij vermoedens van geestelijke problemen, somberheid, pesten etc., meldt school dit ook bij de jeugdarts. School legt de procedure uit (ouders ontvangen een bevestiging van school en een uitnodiging van de jeugdarts datum en locatie). o Als het minder duidelijk is of bij twijfel: bijvoorbeeld 3 keer griep, oma overleden, etc, kan overlegd worden met de jeugdarts. Samen wordt gekeken wat wijsheid is in het betreffend geval. o Als duidelijk is dat het om school functioneren gaat: faalangst, lage cijfers, niet komen als er toetsen zijn, kan binnen school de benodigde hulp worden ingezet. Als dit onvoldoende helpt, overlegt school met de ZAT partners. Aanmelding • School meldt digitaal bij de jeugdarts met het aanmeldformulier (zie website GGD Amsterdam) en de ziekteverzuimstaat. Bij twijfel kan de school overleggen met de jeugdarts. • School bevestigt de aanmelding naar ouders/leerling met de ouderbrief Ziekteverzuim met logo van school (zie format op website GGD Amsterdam). • School wordt door JGZ geïnformeerd wanneer de afspraak is en wanneer sprake is van een herhaalde oproep. No-show • Jeugdarts en school stemmen af welke rol school kan nemen in het terugdringen no-show, door bijvoorbeeld de leerling te attenderen op de afspraak en de mentor die navraagt waarom leerling niet is gekomen. • Indien leerling/ouder(s) herhaaldelijk zonder bericht niet verschijnen, kan de jeugdarts het verzuim niet beoordelen en ontvangt school het advies om de leerling bij leerplicht te melden. Het verzuim wordt door school omgezet in ongeoorloofd verzuim. School meldt aan bij Leerplicht. Bewaken afspraken • School ontvangt het advies en de afspraken van JGZ met de ouder(s)/leerling via het aanmeld/terugkoppelformulier. • School controleert de aanwezigheid van de leerling en of deze zich aan de afspraken houdt. • Als de leerling zich niet aan de afspraken houdt, kan afstemming met de jeugdarts plaatsvinden, als nodig wordt het advies aangepast. • Als de leerling blijft verzuimen tegen de afspraken in, doet school een melding bij leerplicht. • Na 12 weken verstuurt school op verzoek van JGZ de ziekteverzuimstaat digitaal. • Als de leerling weer volledig deelneemt aan het lesprogramma valt deze weer onder de reguliere controle van ziekteverzuim door school.
P 5 van 8
3.2 Rol JGZ: adviseren en begeleiden Ontvangen melding en uitnodigen • De jeugdarts screent de aanmelding op voldoende informatie, tijdige aanmelding en of er sprake is van eerder contact met de leerling over ziekteverzuim. De jeugdarts koppelt eventueel aan school terug welke leerlingen niet uitgenodigd worden met vermelding van reden. • De leerling en de ouder(s)/verzorger(s) ontvangen een uitnodiging van de GGD, waarbij het streven is dat de datum van de afspraak binnen 10 dagen na aanmelding door school is. Zowel de ouders als de leerling ontvangen elk een brief. Bij de brief komt een informatiefolder. Op de website van de GGD Amsterdam is meer informatie te vinden over gezondheid en ziekteverzuimbegeleiding. Via www.Jouwgdd.amsterdam.nl kunnen jongeren ook chatten en emailen met een jeugdarts of verpleegkundige • De locatie van het consult is in principe bij de GGD, maar als nodig of gewenst kan de jeugdarts ook kiezen voor de school (bijvoorbeeld bij hoge no-show, uit praktisch oogpunt, als hoge drempel voor ouders/leerling). Het consult • De jeugdarts onderzoekt samen ouder(s) en leerling de (gezondheids)problemen. Hierbij wordt onder andere gekeken naar de (lichamelijke) klachten, de voorgeschiedenis, hoe zit de leerling in zijn vel, de gezins- en schoolsituatie en de leefstijl. Afhankelijk van de analyse van de situatie kan de jeugdarts verder kiezen voor: o Een aanvullend lichamelijk onderzoek o Overleg met huisarts of andere hulpverleners, na toestemming ouder(s)/leerling o Een herbeoordeling na een bepaalde tijd o Een re-integratie traject o Regelen van thuisonderwijs o Bespreken van leerling op het ZAT o Melding in Matchpoint o Mediëren tussen school en leerling o Als de leerling alleen komt, kan de jeugdarts telefonisch contact opnemen met de ouder(s), dit gesprek wordt dan onderdeel van het ziekteverzuim consult. Terugkoppeling • De jeugdarts stelt een advies op over re-integratie en vult (zo mogelijk) met ouder(s)/leerling het digitale aanmeldformulier in, met inachtneming van de privacyregels. Dit is kort en betreft vooral de gemaakt afspraken en het advies m.b.t. schoolgang. Hierin wordt vermeld of een leerling gedeeltelijk, volledig, of niet in staat is deel te nemen aan onderwijs op school. • De school ontvangt binnen 2 werkdagen een terugkoppeling over de afspraken het advies via het aanmeld/terugkoppelformulier, mits de ouder(s)/leerling daar toestemming voor hebben gegeven.. • De ouders en leerling ontvangen een kopie van de afspraken. • In sommige gevallen is verdere afstemming met andere hulpverleners of artsen nodig, aanvullende informatie wordt dan later aan school teruggekoppeld. • De jeugdarts stuurt een kopie van het aanmeldformulier naar de leerplichtambtenaar, als vermoeden bestaat dat de leerling ook bij de leerplichtambtenaar gaat komen (mits toestemming van ouders/leerling). No-show • Als de ouder/leerling zich afmeldt voor het gesprek of niet komt opdagen, worden ouder en leerling nog één keer uitgenodigd door JGZ. • Als ouder/leerling dan weer niet komen, kan JGZ het ziekteverzuim niet beoordelen en adviseert school om een melding te doen naar Leerplicht. Ziekteverzuimstaat • 12 weken na de afspraak vraagt JGZ bij school de ziekteverzuim staat op. • De jeugdarts controleert met de ziekteverzuimstaat het verloop van het verzuim en het effect van de afspraken.
P 6 van 8
•
Als de leerling na 12 weken nog steeds verzuim heeft, overlegt de jeugdarts met school en/of hulpverleners en roept eventueel de leerling/ouder(s) opnieuw op voor een gesprek. Ondersteunen • De jeugdarts ondersteunt de school in de meest brede zin van het woord. Dat wil zeggen: o gaat in overleg met school, schoolleider, zorgcoördinator en/of onderbouw- en bovenbouwcoördinator over verbeterpunten in de samenwerking als hiertoe aanleiding is. o gaat bij zeer hoge incidentie van verzuim in gesprek met school om de oorzaak hiervan te achterhalen.
3.3 Rol Leerplicht Ontvangen melding en registratie • Leerplicht ontvangt een melding van school als: o in het gesprek van school met de ouder(s)/leerling, het ziekteverzuim duidelijk niet met ziekte of medisch te maken heeft en na afstemming met ZAT partners en gemaakte afspraken, de leerling toch blijft verzuimen. o de leerling blijft verzuimen, terwijl de jeugdarts heeft beoordeeld dat de leerling aan lesprogramma kan deelnemen. o de ouder(s) en leerling herhaaldelijk niet hebben gereageerd op een uitnodiging voor een ziekteverzuimconsult van de jeugdarts. De jeugdarts heeft daardoor het verzuim niet kunnen beoordelen. • Leerplicht ontvangt een terugkoppeling van JGZ als vermoeden bestaat dat de leerling ook bij leerplicht gaat komen. Leerplicht registreert deze terugkoppeling. • Leerplicht registreert de melding van school en nodigt ouder(s) en leerling uit voor een gesprek. • De leerplichtambtenaar kan ook zelf de leerling aanmelden voor een medisch advies van de jeugdarts. Gesprek • Leerplicht kan in het gesprek eventueel opnieuw verwijzen naar de jeugdarts voor een ziekteverzuimconsult. Maatregelen • Als ouders niet willen meewerken en of het verzuim niet stopt kan leerplicht overgaan tot: o het geven van een waarschuwing o het opmaken proces verbaal o een onafhankelijk sociaal medisch advies (SMA) opvragen bij de GGD. Hierbij wordt de leerling met de ouder(s) gezien door een jeugdarts die niet verbonden is aan de school en daardoor geen ‘zorgrelatie’ heeft met de leerling. Terugkoppeling • De leerplichtambtenaar geeft terugkoppeling naar school en JGZ. Ten aanzien van de samenwerking met leerplicht en ongeoorloofd verzuim Leerplicht kan advies vragen aan de jeugdarts over wel of niet geoorloofd verzuim. De jeugdarts kan als de leerling gezien is een uitspraak doen over belastbaarheid en wat nodig is om de leerling weer volledig naar school te laten gaan. De jeugdarts kan geen uitspraken doen over de periode voorafgaand aan de eerste keer dat de leerling gezien is. De jeugdarts doet geen uitspraken over geoorloofd of ongeoorloofd verzuim, maar over belastbaarheid en de mogelijkheid om volledig aan het lesprogramma deel te nemen. De school kan bij volledige belastbaarheid het verzuim aanmerken als ongeoorloofd.
P 7 van 8
4. Financiële kaders Ziekteverzuimbegeleiding is een onderdeel van het BTP van JGZ Amsterdam. Voor het kalenderjaar 2014 doen ca 55 VO scholen mee. De wens is, als de Gemeente Amsterdam daar budgettair voldoende ruimte voor heeft, om uiteindelijk op alle VO scholen ziekteverzuimbegeleiding uit te voeren. Aanmelding van een school om mee te doen aan het product ziekteverzuimbegeleiding moet geaccordeerd zijn door het bedrijfsbureau van JGZ en opgenomen zijn in de jaarbegroting. Bij het bedrijfsbureau of de proceseigenaar is een overzicht van de scholen die meedoen. Per school is op basis van het aantal leerlingen berekend hoeveel trajecten op jaarbasis beschikbaar zijn. Dit is ongeveer 8% van het aantal leerlingen, gebaseerd op de officiële DMO-cijfers van oktober van het voorafgaande schooljaar. Op basis van het schoolniveau (VMBO) en of locatie (lagere SES) krijgen scholen extra trajecten toebedeeld. Bij de jeugdarts is bekend hoeveel trajecten de school op jaarbasis heeft. Extra trajecten Als een school niet opgenomen is in de huidige ziekteverzuimbegeleiding en toch een aantal ziekteverzuimconsulten zou willen of als een school extra trajecten wenst, dan kan dat tegen kostprijs ingekocht worden. Dit betreft het uitnodigen en het consult met de leerling/ouder(s) en de controle op de ziekteverzuimstaat na 12 weken. Bij de jeugdarts of teamleider kan hier meer informatie over verkregen worden.
5. Wettelijke kaders De volgende wettelijke kaders zijn van toepassing: • De Wet Publieke Gezondheid • Wet op het Voortgezet Onderwijs • De Leerplichtwet • De Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WBGO) • Passend onderwijs
6. Referenties • • • •
M@ZL GGD West-Brabant, 2009 Snel terug naar school is veel beter. Landelijke handreiking voor een integrale aanpak van schoolziekteverzuim bij kinderen en jongeren, 2010 Concept-Convenant ziekteverzuimbegeleiding (juli 2010) Evaluatie ziekteverzuimbegeleiding VO 2013, JGZ Amsterdam
7. BIJLAGEN (Zie ook de website GGD Amsterdam over ziekteverzuimbegeleiding (in ontwikkeling)) 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Procesoverzicht ziekteverzuimbegeleiding Formulier Ziekteverzuim aanmelding en terugkoppeling Ouderbrief verzuimbegeleiding school, aan ouders te sturen Uitnodigingsbrief ziekteverzuim JGZ aan ouders Uitnodigingsbrief ziekteverzuim JGZ aan leerling Folder ziekteverzuimbegeleiding ouders/leerling (in ontwikkeling)
P 8 van 8
