Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen Oktober 2013 Datum:
12-09-2013
Auteur:
PZ
Status:
concept
Notitie bestemd voor
Staf / Bestuur / GMR / Raad van Toezicht
Route: Bespreking in staf Vaststelling in bestuursvergadering (toezending 12 februari 2013) Bespreken in directeurenoverleg
Bespreking in GMR Bespreking in Raad van Toezicht
Publicatie Kenmerk:
Concept
Versie:
Na bespreking in staf Versie voor bestuur
23 september 2013
Ziekteverzuimanalyse en beleidsmaatregelen Oktober 2013
2
Onderwerpen (nog inhoudsopgave maken) 1. 2. 3. 4. 5.
Verzuimcijfers en analyse Arbo Unie, oorzaken en analyse Benchmark, vergelijking verzuimcijfers PO besturen in de regio (OVO en 3Primair) Aanbevelingen ziekteverzuimanalyse 2012 Nog niet tevreden; wat gaan we verder doen?
3
Onderdeel 1: Verzuimcijfers en analyse O2A5 stichtingsniveau Ziekteverzuimpercentage 1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal
2012
2013
13,28% 11,37% 7,65% 9,48%
9,20% 9,27% 5,70% *
*percentage op peildatum 10-09-2013 (zijnde een deel van het kwartaal)
1.a. Analyse verzuimcijfers: Terugdringing verzuim in schooljaar 2011-2012 Het terugdringen van het hoge verzuim in het schooljaar 2011-2012 is in 2012 succesvol ingezet. Aan het einde van het schooljaar 2011-2012 zijn een aanzienlijk aantal langlopende casussen afgerond. Als gevolg hiervan is het verzuimpercentage 3e kwartaal 2012 7,65%. In het 3e kwartaal 2012 is dus sprake van een daling van 3,72% ten opzichte van het 2e kwartaal 2012. Terugdringing verzuim in schooljaar 2012-2013 Bij aanvang van het schooljaar 2012-2013 is verder ingezet op terugdringing van het ziekteverzuim o.a. door afronding van complexe casussen. In het 4e kwartaal stijgt het verzuimpercentage met 1,8% door nieuw ziekteverzuim en komt het gemiddelde verzuimpercentage over kalenderjaar 2012 uit op 10,41%. Gedurende het schooljaar 2012-2013 wordt extra ingezet op de realisatie van de terugdringing van het ziekteverzuim door het afronden en afsluiten van complexe casussen. Dit wordt zichtbaar in een verdere daling van het ziekteverzuim aan het einde van het schooljaar 2012-2013. Een exact kwartaalcijfer is op dit moment nog niet te rapporteren. Wel kan op peildatum 10 september 2013 het voorlopige verzuimcijfer voor 3e kwartaal 2013 gerapporteerd worden. Het doet ons genoegen u te melden dat het voorlopige verzuimpercentage 3e kwartaal 2013 met 3,57% is gedaald ten opzichte van het 2e kwartaal 2013. Terugdringing verzuim in schooljaar 2013-2014 De historie van de cyclus in verzuimcijfers leert ons dat de periode van aanvang van het nieuwe schooljaar tot de kerstvakantie een verhoogd risico geeft op nieuw ziekteverzuim. Het is van groot belang te waarborgen dat de daling in het ziekte verzuimpercentage verder wordt doorgezet cq. vastgehouden in het 4e kwartaal 2013 en verdere jaren. Het is van belang het bestaande verzuimbeleid te evalueren en aanvullend verzuimbeleid nu te formuleren en in te zetten bij aanvang van het schooljaar 2013-2014. Voorstaande vooruitlopend op de definitieve verzuimanalyse 2013, welke in februari 2014 gepresenteerd kan worden.
4
O2A5 stichtingsniveau Ziekteverzuimpercentage Meldingsfrequentie * Gemiddelde verzuimduur **
2010 6,56% 1,26 19,10
2011 8,52% 1,26 24,59
2012 10,41% 1,44 24,91
2013 8,60% *
*percentage gebaseerd op periode januari 2013 tot en met 10 september 2013 (deel kalenderjaar)
Onderdeel 2: Arbo Unie, oorzaken en visie 2.a. Analyse verzuimoorzaken naar beïnvloedbaar en niet-beïnvloedbaar verzuim: Gebaseerd op het ziekteverzuim in juni 2013 zijn door de Arbo Unie de verzuimoorzaken in beeld gebracht. Op dat moment waren er 27 langdurige ziekmeldingen. Deze verzuimoorzaken zijn in het onderstaande overzicht in beeld gebracht. Oorzaken 27 casussen ziekteverzuim in juni 2013, bron opgave Arbo Unie 8 fysieke klachten Hierbij gaat het om niet-beïnvloedbaar verzuim 2 fysieke klachten Hierbij is mogelijk sprake is van een arbeidshandicap ten gevolge van ernstige gehoorbeperking. Het gaat om niet-beïnvloedbaar verzuim. 5 psychische klachten Hierbij gaat het om ziekmeldingen ten gevolge van psychiatrische klachten. Dit betreft niet-beïnvloedbaar verzuim. 12 psychische klachten Hierbij gaat het om 5 ziekmeldingen, waarbij er sprake is van werk gerelateerde problematiek. Tevens zijn er 7 ziekmeldingen die werk gerelateerd zijn, maar hier ligt de oorzaak niet primair bij werk Het gaat hierbij om beïnvloedbaar verzuim. Van de 27 langdurige ziekteverzuimcasussen in juni 2013 zijn er 15 niet-beïnvloedbaar verzuim en 12 beïnvloedbaar verzuim. Van deze 12 is het in 7 casussen lastig om, voorafgaand aan het ziekteverzuim, een passende preventieve interventie in te zetten. Het betreft hier namelijk primair een oorzaak in de privé situatie (b.v. relationele of financiële problemen), die spanningsklachten opleveren welke doorwerken in het functioneren in de werksituatie. De termijn beïnvloedbaar verzuim dient overigens genuanceerd te worden. Preventief beleid kan het risico op ziekteverzuim verkleinen of de noodzaak voor ziekteverzuim verminderen of wellicht geheel wegnemen. Door een goede verzuimbegeleiding kan de verzuimduur wellicht verkort worden. Het is echter niet zo dat beïnvloedbaar verzuim altijd kan worden voorkomen. Het verzuim in voorliggende periode geeft een reële indicatie van de verhouding tussen beïnvloedbaar en niet-beïnvloedbaar langdurig verzuim gedurende het gehele jaar.
5
2.b. Analyse en visie Arbo Unie ten aanzien van ziekteverzuim binnen O2A5: In het SMO sociale medisch overleg dat 3 tot 4 keer per jaar gevoerd wordt tussen de Arbo Unie (bedrijfsarts en verzuimconsulent) en O2A5 (beleidsmedewerker personeel met de regio directeur personeel) worden alle langdurige ziekteverzuimcasussen besproken en wordt in het algemeen gesproken over het ziekteverzuimbeleid. Op 16 juli jl. heeft het laatste SMO plaatsgevonden. De oorzaak voor het ontstaan van een dergelijk hoog ziekteverzuimpercentage als binnen O2A5 is onderwerp van gesprek. Hierbij stelt de Arbo Unie dat de volgende zaken bij O2A5 van invloed zijn op het hoge ziekteverzuim : 1. Er is een relatief hoger verzuim met psychiatrische oorzaak (dit is niet-beïnvloedbaar verzuim). 2. In sommige ziekteverzuimcasussen heeft het ziekteverzuim langer geduurd dan door de Arbo Unie is geadviseerd. Dit komt doordat school organisatorische belangen in deze gevallen zwaarder hebben gewogen dan het afsluiten van het ziekteverzuim cq. hersteld melden van de werknemer. 3. Bij ziekmelding van een werknemer, zijn er directeuren waarvan de indruk bestaat dat hij/zij onvoldoende eigenaar van het ziekteverzuim op hun school is (dit betreft zowel beïnvloedbaar als niet-beïnvloedbaar verzuim). Deze indruk ontstaat doordat na het regelen van de vervanging, deze directeur niet snel en adequaat handelt maar het probleem (zijnde de re-integratie) voor zich uit lijkt te schuiven in de hoop dat het ziekteverzuim zichzelf zal oplossen, zoals b.v. bij griepklachten. Echter complexe verzuimcasussen vragen om specifieke gesprekstechnieken en coaching vaardigheden en een grotere tijdsinvestering. Het lijkt erop dat de complexiteit de directeur afschrikt en het adequaat handelen beïnvloedt en de extra tijdsinvestering die dit vraagt niet voldoende beschikbaar is. 4. Er is relatief vaker sprake van ziekteverzuim waarbij sprake is van een combinatie van een medische oorzaak en een functioneringsprobleem. Deze directeuren (of zijn/haar voorganger) hebben de problemen die zich voordoen in het functioneren onvoldoende besproken en er zijn onvoldoende preventieve maatregelen genomen. (dit is beïnvloedbaar verzuim). Het betreft hier 12 casussen op evenveel scholen.
Onderdeel 3: benchmark, vergelijking verzuimcijfers PO besturen in de regio Ziekteverzuimpercentage PO besturen in de regio 1e kwartaal 2012 2e kwartaal 2012 3e kwartaal 2012 4e kwartaal 2012 Geheel 2012 1e kwartaal 2013 2e kwartaal 2013 3e kwartaal 2013 (op 10-09-13)
O2A5
3Primair
OVO
13,28% 11,37% 7,65% 9,48% 10,41% 9,20% 9,27% 5,70%
8,00% 6,81% 5,90% 7,79% 7,04% -
7,23% 7,88% 6,88% 6,83% 7,20% 4,88% 3,12% *
6
*ziekteverzuimcijfer van OVO, 2de kwartaal hangt nauw samen met het feit dat OVO veelvuldig gebruik maakt van overige verlofregelingen op basis van de CAO-PO.
Cijfers per kwartaal 2013 zijn door 3Primair niet te leveren. Uit de cijfers van 2012 blijkt duidelijk dat O2A5, in vergelijking met andere PO besturen in de regio, een beduidend hoger ziekteverzuimpercentage heeft in 2012. Op bestuurlijk niveau binnen de contactgroep Zuid-Holland-Zuid wordt good practise en het gevoerde ziekteverzuimbeleid besproken.
Onderdeel 4. Aanbevelingen ziekteverzuimanalyse 2012 In de ziekteverzuimanalyse over het kalenderjaar 2012 is vastgesteld dat het ziekteverzuimpercentage van 2012 is gestegen ten opzichte van de voorgaande jaren. Hierbij zijn de achterliggende oorzaken in beeld gebracht, namelijk: a. Disfunctioneren; b. Ervaren hoge werkdruk; c. Rolverdeling casemanagement; d. Gedwongen mobiliteit; e. Verandering in sociale zekerheid. In de ziekteverzuimanalyse 2012 zijn verschillende aanbevelingen opgenomen met als doel het ziekteverzuimpercentage structureel te verlagen. Deze aanbevelingen zijn inmiddels een half jaar geleden geformuleerd. Van belang is de huidige stand van zaken per oorzaak in beeld te brengen. Ad. a. Herziening gesprekkencyclus: Werkgroep wordt in september 2013 gevormd door directeuren, GMR-leden en personeels-beleidsmedewerkers. De eerste vergadering wordt gepland in oktober 2013. Gezien het geconstateerde verband tussen ziekteverzuim en disfunctioneren zal dezelfde werkgroep, naast de revitalisatie gesprekkencyclus, ook betrokken worden bij de totstandkoming van de ziekteverzuimanalyse en de beleidsmaatregelen. Ad. b. Organisatie breed onderzoek ten aanzien van de ervaren werkdruk: Dit instrument voor preventief ziekteverzuimbeleid wordt nader besproken en uitgewerkt in de genoemde werkgroep. Ad. c. Implementatie beleidsnota Notitie Casemanager: In deze beleidsnota is de rolverdeling van het casemanagement en de wettelijke verplichtingen –in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter- nauwkeurig uitgewerkt. De implementatie van deze beleidsnota wordt uitgevoerd door de genoemde werkgroep; De implementatie van de beleidsnota heeft in het afgelopen half jaar op zich laten wachten, omdat er -gezien het zeer hoge ziekteverzuimpercentage- nadrukkelijk prioriteit is gelegd bij het afhandelen en afsluiten van langdurige en complexe ziekteverzuimcasussen. Om hier stevig op in te kunnen zetten is, naast de inzet van
7
de beleidsmedewerkers, een extra mede-werker ingehuurd op tijdelijke basis. Deze maatregelen hebben geleid tot een significante daling van het ziekteverzuimpercentage in augustus 2013. Ad. d. Protocol begeleidingstraject gedwongen mobiliteit: Dit protocol is opgemaakt in het voorjaar van 2013 en heeft als leidraad gewerkt bij de casussen van gedwongen mobiliteit voor de personeelsplanning van het schooljaar 2013/2014. Op basis van het protocol wordt in deze periode nadrukkelijk aandacht besteed aan de nazorg van de betrokken medewerkers met als doel het risico op uitval ten gevolgen van gedwongen mobiliteit zo klein mogelijk te houden.
Ad. e. Informatiebijeenkomst door ABP en Loyalis voor alle medewerkers: Deze informatiebijeenkomst is gepland op 6 november 2013. Ad. e. Collectieve IPAP-verzekering: Deze verzekering en subsidiemogelijkheid voor re-integratie á € 3.000,- per persoon (in het kader van preventief ziekteverzuimbeleid) wordt nader besproken en uitgewerkt door genoemde werkgroep.
Onderdeel 5. Voortgang Door de ingezette maatregelen zijn er verschillende langdurige en complexe ziekteverzuimcasussen afgehandeld en afgesloten. Zoals vermeld heeft dit geleid tot een significante daling van het ziekte-verzuimpercentage in augustus 2013. Dit is een mooi resultaat, maar desondanks zijn wij niet tevreden. Wij vinden het van groot belang te waarborgen dat de daling van het ziekteverzuim-percentage wordt vastgehouden en verder wordt voortgezet. Zoals genoemd wordt in september 2013 een werkgroep gevormd door directeuren, GMRleden en personeelsbeleidsmedewerkers. De verwachting is dat de werkgroep zichzelf de volgende doelen zal stellen: ziekteverzuimpercentage (blijvend) verlagen (conform het landelijk gemiddelde); voorkomen van malus door het vervangingsfonds (uitdaging: toewerken naar een bonus); zoveel mogelijk voorkomen van instroom WIA (WGA-uitkering, zodat de WGApremie voor de werkgever niet wordt verhoogd); in geval van een WIA-aanvraag, zorgdragen voor een kwalitatief goed en volledig ziekteverzuimdossier om een eventuele loonsanctie te voorkomen (een dergelijk dossier kan alleen tot stand komen door kwalitatief goede ziekteverzuimbegeleiding); voorkomen van oneigenlijk ziekteverzuim. Vooruitlopend op de eerste bijeenkomst van de werkgroep hebben wij per genoemde verzuimoorzaak acties beschreven, waarmee de bovenstaande doelen kunnen worden bereikt. Deze acties zullen als input fungeren voor de eerste bijeenkomst van de werkgroep. De verwachting is dat door de werkgroep aanvullende acties worden geformuleerd. Vooralsnog zijn de volgende acties beschreven:
8
Ten aanzien van disfunctioneren: koppelen aan revisie gesprekkencyclus O2A5; focus leggen op het bespreekbaar maken van de werkelijke situatie: benoemen wat er daadwerkelijk aan de hand is (is er bijvoorbeeld sprake van ziekteverzuim wegens een medische oorzaak, een privé situatie, disfunctioneren, een conflictsituatie of een combinatie van verschillende oorzaken). Re-integratiebegeleiding afstemmen op de werkelijke situatie. Als er sprake is van medisch geoorloofd ziekteverzuim dan vraagt dat een andere begeleidingsvorm dan als er sprake is van verzuim ten gevolge van disfunctioneren, conflictsituaties of (ernstige) problemen in de privésituatie van de betrokken werknemer. Vragen hierbij kunnen onder andere zijn: wat is er nodig om de oorzaak van het verzuim aan te pakken? Wat is er nodig om re-integratie spoedig te realiseren? Acties kunnen onder andere zijn: het opstellen van verbetertrajecten en dossiervorming. Focus leggen op preventief ziekteverzuimbegeleiding door het vroegtijdig signaleren van dreigend uitval en daarop actie ondernemen met als doel ziekteverzuim te voorkomen. Acties hierbij kunnen onder andere zijn: ‘zorg uitspreken’ voor de betrokken medewerker en met elkaar in gesprek gaan, advies inwinnen bij Arbo Unie en het opstarten van preventieve interventies; in geval van verzuim ten aanzien van disfunctioneren of conflictsituaties: oneigenlijk gebruik van ziekteverzuim voorkomen en zoveel mogelijk gebruik maken van de ordemaatregelen en disciplinaire maatregelen, zoals deze zijn opgenomen in de CAO-PO. Wellicht kan er ook gebruik worden gemaakt van artikel 8.8 lid 1 CAO-PO. Op basis van artikel kan de betrokken werknemer een periode van ten hoogste twee maal de arbeidsduur per week (over een periode van telkens twaalf maanden) in aanmerking komen voor verlof met behoud van salaris. in geval van ziekteverzuim ten aanzien van disfunctioneren of conflictsituaties is er een scherpere controle vanuit de Arbo Unie noodzakelijk. Is er sprake van een medische onderbouwing van het ziekteverlof? Zo nee, dan moet dit duidelijk worden vermeld in het werkhervattingsadvies. Vanuit O2A5 dient de betrokken medewerker vervolgens hersteld te worden gemeld en kan er wellicht gebruik worden gemaakt van de ordemaatregelen en de disciplinaire maatregelen of van kortdurend verlof op basis van artikel 8.8 lid 1 van de CAO-PO. Ten aanzien van de ervaren hoge werkdruk: koppelen aan revisie gesprekkencyclus O2A5 (met name voortgangsgesprekken); preventief ziekteverzuimbeleid: vroegtijdig signaleren en bespreekbaar maken van verhoogd risico op uitval met als doel dit te voorkomen; eventueel (gerichte) interventies inzetten om uitval te voorkomen + nazorg; registratie kort frequent ziekteverzuim per kwartaal bekijken en gesprekken arrangeren met medewerkers, die meer dan drie keer per jaar (of schooljaar) kort hebben verzuimd. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van een protocol ‘verzuimgesprek’ (opgemaakt door het Vervangingsfonds) Ten aanzien van de rolverdeling casemanagement: Optimale naleving van de verplichtingen die zijn opgenomen in de Wet verbetering Poortwachter. Een taakverdeling tussen de schooldirecteuren en de
9
beleidsmedewerkers van het bestuursbureau is opgenomen in de notitie casemanager. Deze notitie dient spoedig opnieuw onder de aandacht te worden gebracht; Ten aanzien van de naleving van de verplichtingen, op basis van de Wet Verbetering Poortwachter, is geconstateerd dat de directeuren van O2A5 deze verplichtingen onvoldoende naleven. Gevolg hiervan is dat de ziekteverzuimdossiers procedureel niet op orde zijn en dit kan leiden tot zeer ingewikkelde situaties in ziekteverzuimcasussen, sancties vanuit UWV en dus financiële consequenties; Kosten ten aanzien van ziekteverzuim inzichtelijk maken, denk aan malus VF, kosten contract Arbo Unie, kosten niet verschenen spreekuur Arbo Unie of omstandigheden spreekuur Arbo Unie, instroom WIA ten aanzien van WGApremie; Ziekteverzuimcijfers van betreffende school periodiek agenderen voor het voortgangsoverleg tussen schooldirecteur en regiodirecteur; Good practise: succesvolle directeuren, ten aanzien van (preventieve) ziekteverzuimbegleiding, koppelen aan minder succesvolle directeuren op dit gebeid; Beleidsmedewerkers O2A5 kunnen fungeren als sparringpartner van de directeuren. Eventueel kunnen zij ondersteuning bieden bij complexe situaties van (dreigend) ziekteverzuim; Vast contactmoment tussen directeur en beleidsmedewerker bij een ziekteverzuimcasus met een duur van vier maanden. Doel: ziekteverzuimcasus zowel inhoudelijk als procedureel bespreken en eventueel het uitzetten van concrete acties; Eventueel een opfriscursus ‘gesprekstechnieken’ gericht op preventie en ziekteverzuimbegeleiding.
Ten aanzien van gedwongen mobiliteit: Werkwijze ten aanzien van de mobiliteitsronde van 2013 in beeld brengen en eventueel aanvullen naar aanleiding van de geplande evaluatie. Ten aanzien van de verandering in sociale zekerheid: Organiseren informatiebijeenkomst ABP en Loyalis (gepland op 6 november 2013); Afsluiten collectieve IPAP-verzekering bij loyalis voor gehele en/of gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid; Mogelijkheden tot vervroegd uittreden middels ABP KeuzePensioen bespreekbaar maken bij oudere werknemers (wellicht koppelen aan revisie gesprekken cyclus, zoals bijvoorbeeld een agendapunt bij voortgangsgesprekken). Ten aanzien van het ziekteverzuim in het algemeen; Zieke werknemers aanspreken op verantwoordelijkheden en plichten ten aanzien van de Wet Verbetering Poortwachter. Cultuuromslag: ziek? Wat kun je eventueel nog wel doen?;
10
Directeuren aanspreken op verantwoordelijkheden en plichten ten aanzien van de Wet Verbetering Poortwachter. Doel is om te begeleiden tot een succesvolle re-integratie; Organiseren van themabijeenkomsten met directeuren: implementatie notitie casemanager, inzicht geven in de kosten, etc.; Wellicht de werkwijze van OVO volgen en themabijeenkomsten organiseren voor de directeur en het team, waarbij de verantwoordelijkheden en verplichtingen in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter van zowel de directeur (in de rol van de werkgever) als de teamleden (in de rol van werknemers) in beeld worden gebracht; Indien geconstateerd wordt dat een directeur minder krachtig functioneert ten aanzien van preventie en ziekteverzuimbegeleiding, dit inhoudelijk bespreken met de betrokken directeur en koppelen aan een directeur die krachtig handelt ten aanzien van preventie en ziekteverzuimbegeleiding.
11
