Verpleegkundig Hoofd Zorgeenheid / Manager 11 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Plaats in de organisatie/oriëntatie: Het Verpleegkundig Hoofd Zorgeenheid geeft leiding aan verpleegkundigen en verpleegkundig specialisten, zorgondersteunende en zorgadministratieve medewerkers. Het Verpleegkundig Hoofd Zorgeenheid is eindverantwoordelijk voor het operationele proces en kan leidinggevende taken delegeren aan de teamleider. Het Verpleegkundig Hoofd Zorgeenheid (ZE) werkt nauw samen met het Medisch Hoofd Zorgeenheid en de leden van de naasthogere besturingslaag. Het Verpleegkundig Hoofd ZE krijgt hiërarchisch leiding van de zorgmanager van de divisie, en functioneel voor de medische zaken van de bij de ZE betrokken medische afdelingshoofden. Met de naasthogere besturingslaag worden vooraf heldere afspraken gemaakt over te behalen resultaten en de criteria op basis waarvan toetsing plaats zal vinden. Algemene oriëntatie Het Verpleegkundig Hoofd ZE vormt samen met het Medisch Hoofd ZE het werkplekmanagement van een ZE. Dit duaal management is integraal en resultaatgericht. Verpleegkundig Hoofd ZE is een functie; Medisch Hoofd ZE is een taak naast overige werkzaamheden. Het Verpleegkundig Hoofd ZE geeft, samen met het Medisch Hoofd ZE, leiding aan de organisatie van de medische, verpleegkundige, zorgondersteunende en zorgadministratieve processen op de ZE, gericht op optimale zorg voor elke patiënt. Daarnaast organiseren zij de randvoorwaarden voor onderzoek, opleiding- en onderwijsactiviteiten op de ZE. Binnen het werkplekmanagement is het Verpleegkundig Hoofd ZE de eerstverantwoordelijke voor het management van medewerkers binnen de ZE en voor de kwaliteit en continuïteit van het verpleegkundig proces. Samen zijn de werkplekmanagers verantwoordelijk voor de meerjarige beleidsvoering (zoals tot uitdrukking komt in het meerjaren activiteitenjaarplan), kwaliteit & veiligheid op alle aspecten, bedrijfsvoering en realisatie van de afspraken in het managementcontract voor de ZE. Met als resultaat een positieve waardering van de geleverde zorg en de samenwerking met en of binnen de ZE door patiënten en overige klanten, door artsen, teamleden, VUmc-medewerkers, verwijzers en maatschappij. Zie figuur ´verantwoordelijkheidsverdeling werkplekmanagement´. Het Verpleegkundig Hoofd ZE is verantwoordelijk voor het verpleegkundig proces, voor de beoordeling van verpleegkundigen op hun vakkennis en verricht zo nodig verpleegkundige handelingen. Om die reden is een verpleegkundig hoofd BIG-geregistreerd, waarmee actuele kennis van het vak is aangetoond. Vervangen zorgmanager in bijzondere omstandigheden: Het Verpleegkundig Hoofd ZE/manager 11 kan zo nodig bij algemene calamiteiten of indien het Ziekenhuis Rampen Opvang Plan of het Bedrijfsnoodplan in werking is getreden, de zorgmanager vervangen. Het Verpleegkundig Hoofd doet in verband daarmee, volgens afgesproken schema, bereikbaarheidsdiensten. Werkplekmanagers hebben een verantwoordelijkheid in de realisatie van VUmc-brede doelen en ontwikkelingen. Om die reden is een verbinding met meerdere specialismen en delen van het zorgproces gewenst. Bij de span of controle wordt uitgegaan van > 40 fte. Verpleegkundig hoofd zorgeenheid/manager 11: - geeft leiding aan twee of meer zorgeenheden - geeft leiding aan minimaal 40 fte - heeft in de beleidsafstemming te maken met twee of meer medische afdelingen - participeert in zorgeenheidoverstijgende en/of landelijke projecten of commissies
Schaal: 11 Datum actualisatie: oktober 2013 door zorgmanagers Schaal vastgesteld door: mevr. drs. Y.A. van der Linden, directeur P&O
1
Verpleegkundig Hoofd Zorgeenheid B / Manager 11 (VUmc typering) 1. Doel van de functie Leidinggeven aan een organisatieonderdeel met een eigen taakgebied ten behoeve van het primaire proces, zorgdragen voor het bijbehorende operationeel en meerjarenbeleid beleid, adviseren en informeren ten behoeve van strategisch beleid. 2. Resultaatgebieden 2.1 Leiding ZE - Draagt zorg voor het plannen en verdelen van de werkzaamheden en het bewaken van de voortgang en de kwaliteit. - Draagt zorg voor de organisatorische, financiële en personele aangelegenheden. - Geeft leiding volgens actuele visie in VUmc op leiderschap: Schaal: 11 Datum actualisatie: oktober 2013 door zorgmanagers Schaal vastgesteld door: mevr. drs. Y.A. van der Linden, directeur P&O
2
Heeft focus op waardecreatie voor patiënt, zijn naasten en anderen (zoals verwijzer, student etc.) en bewaakt hun belangen. o Zorgt ervoor dat patiënt invloed en keuze heeft. o Laat voorbeeldgedrag zien ten aanzien van (patiënt)veiligheid en stimuleert een open aanspreek- en meldcultuur. o Neemt verspilling weg om middelen/mensen vrij te maken voor alle drie de kerntaken van VUmc. o Lost systematisch problemen op volgens VUmc-systematiek, coacht anderen hierin en legt hierover verantwoording af in MT(‘s). o Is zichtbaar op de werkvloer en observeert zelf de processen. o Stimuleert de ontwikkeling van medewerkers. 2.2 Beleid ZE - Draagt zorg voor de vertaling van het organisatie- en/of divisie-en afdelingenbeleid voor de kerntaken naar de situatie op de ZE resp. naar meerjarig beleid voor de ZE. - Is verantwoordelijk voor het afstemmen van beleidsafspraken met diverse MT’s, onderhandelt over de verschillende belangen en past zorgvuldige besluitvorming toe. - Is daarbij in staat om, ondanks een veelvoud van (conflicterende) beleidsuitgangspunten, te komen tot een goede afstemming van kwaliteit en innovatie met zorg- en administratieve processen. - Stelt het (meerjarig) beleid vast en legt de activiteiten vast in een meerjarig activiteitenplan. - Draagt zorg voor de beleidsuitvoering. - Adviseert over beleid inzake de eigen ZE. - Genereert informatie ten behoeve van het beleid voor de eigen ZE. - Rapporteert hierover aan naast hogere besturingslaag - Bewaakt dat de zorg zo wordt georganiseerd dat erkende medische en verpleegkundige ontwikkelingen worden ondersteund. o
2.3 ZE overstijgende beleidsbijdrage - Adviseert over het meerjarenbeleid op het overkoepelende deelgebied (divisie- of centrum-breed). - Werkt samen met medewerkers uit andere ZE’s, eigen of andere divisie(s) of (delen van) VUmc inzake beleid dat het eigen ZE overstijgt (veelal divisie- of organisatiebeleid). - Draagt samen met het medisch hoofd ZE eindverantwoordelijkheid voor afstemming met beleid buiten de ZE. 2.4 Uitvoering - Draagt zorg voor de totstandkoming van de producten/diensten van de eigen ZE. A. Patiëntenzorg, kwaliteit en veiligheid - Is gezamenlijk met het Medisch Hoofd Zorgeenheid eindverantwoordelijk voor de totale kwaliteit, veiligheid en innovatie van zorg- en administratieve processen op de ZE en rapporteert hierover. - Draagt zorg voor kwaliteit- en veiligheidsverbeteringen, implementeert deze op de zorgeenheid en werkt mee aan het ontwikkelen van een VUmc systeem van kwaliteit- en veiligheidsmeting. Zet de uitkomsten van prospectieve en retrospectieve veiligheidsanalyses om in beheersmaatregelen. Stimuleert het uitvoeren van verbeteracties, houdt toezicht op de voortgang en evalueert de uitkomsten. Besteedt in werkoverleggen structurele aandacht aan patiëntveiligheid. - Is verantwoordelijk voor de meting van patiënttevredenheid op de zorgeenheid en zorgt voor verbetering op basis van deze meting. - Draagt bij aan de meting van de waardering van de geleverde zorg en de professionele samenwerking met de zorgeenheid door artsen, verwijzers, VUmc-medewerkers en maatschappij en zorgt voor verbetering op basis van deze meting. B. Onderwijs, opleiding en onderzoek -
Draagt zorg dat het aantal leer-/stageplaatsen op de zorgeenheid overeenkomstig is met de afspraken. Dit betreft de leer-/stageplaatsen van alle opleidingen binnen de zorgeenheid. Is verantwoordelijk voor goede ondersteuning van lerenden van alle opleidingen binnen de ZE.
Schaal: 11 Datum actualisatie: oktober 2013 door zorgmanagers Schaal vastgesteld door: mevr. drs. Y.A. van der Linden, directeur P&O
3
-
− − − − − − −
Meet de tevredenheid van lerenden op de ZE en verbetert zo de organisatie. Stemt af voor verpleegkundig onderwijs af met IOO van VUmc (o.a. Amstel Academie en praktijkopleiding). Schept in samenwerking met het Medisch Hoofd Zorgeenheid voorwaarden voor medisch onderwijs, opleiding en (wetenschappelijk) onderzoek op de zorgeenheid. C. Management van medewerkers Motiveert, inspireert, begeleidt en ondersteunt het personeel binnen de doel- en taakstellingen van de werkplek en de divisie. Geeft gezamenlijk met het Medisch Hoofd Zorgeenheid sturing en leiding aan veranderingsprocessen op de zorgeenheid. Stimuleert de (professionele) ontwikkeling van medewerkers Checkt systematisch bij medewerkers of (verplichte) beroepskennis en vaardigheden van medewerkers is bijgehouden en legt dit vast. Stelt medewerkers in de gelegenheid zich te toetsen, te trainen en bij of na te scholen. Borgt de kwaliteit en ontwikkeling van medewerkers in een doorlopende gesprekscyclus van voortgangs- en beoordelingsgesprekken. Is verantwoordelijk voor het opstellen en implementeren van een strategisch personeelsplan, zodanig dat er voldoende en vakbekwame medewerkers beschikbaar zijn, tegen een verantwoorde inzet van budget. Meet de tevredenheid van teamleden en zet verbeteracties in.
D. Management van middelen −
− − − −
Draagt gezamenlijk met het Medisch Hoofd Zorgeenheid verantwoordelijkheid voor een verantwoorde en adequate besteding van de toegekende budgetten en het behalen van de afgesproken productie. Signaleren van afwijkingen gebeurt tijdig. Er wordt systematisch naar verbetering gezocht. De eindverantwoordelijkheid voor de budgetten en productie ligt bij de naasthogere besturingslaag. Is eindverantwoordelijk voor een efficiënte en effectieve organisatie van het verpleegkundig en het zorgondersteunend proces. Is eindverantwoordelijk voor een volledige, efficiënte en effectieve organisatie van de zorgadministratie op de ZE. Baseert deze op het VUmc-beleid. Werkt mee aan toetsing door ondersteunende diensten. Draagt gezamenlijk met het medisch hoofd zorgeenheid eindverantwoordelijkheid voor afstemming met managementteams buiten de zorgeenheden. Geeft de teamleider(s) aanwijzingen over maatregelen in het kader van de bedrijfsvoering. Na invoering van de Interne Prestatiebekostiging in VUmc wijzigt het volgende: Eerste aandachtsstreepje onder D wijzigt naar: Draagt gezamenlijk met het Medisch Hoofd zorgeenheid verantwoordelijkheid voor het opstellen van een onderbouwde productie- en opbrengstenbegroting en bijbehorende verantwoorde kostenbegroting. Het werkplekmanagement is, binnen de eigen bevoegdheden, verantwoordelijk voor behalen van de afgesproken productie en financieel resultaat. Signaleren van afwijkingen aan medisch afdelingshoofd gebeurt tijdig. Er wordt systematisch naar verbetering gezocht. De eindverantwoordelijkheid voor de budgetten en productie ligt bij de naasthogere besturingslaag. Vierde aandachtsstreepje onder D wijzigt naar: Draagt gezamenlijk met het medisch hoofd zorgeenheid eindverantwoordelijkheid voor afstemming met managementteams buiten de zorgeenheden. Afspraken worden ook financieel vertaald. Afspraken worden vastgelegd en wordt een (zo eenvoudig mogelijke) administratieve afhandeling geregeld.
3. Speelruimte Schaal: 11 Datum actualisatie: oktober 2013 door zorgmanagers Schaal vastgesteld door: mevr. drs. Y.A. van der Linden, directeur P&O
4
-
-
-
Legt verantwoording af aan de hiërarchisch leidinggevende (zorgmanager) over de resultaten van kwaliteits- en veiligheidsverbetering, zorginnovatie, beroepsontwikkeling en de bijdrage aan centrumbrede ontwikkelingen. Legt verantwoording af over het leidinggeven aan de beleids- & bedrijfsvoering van de ZE, de wijze waarop uiteenlopende beleidsuitgangspunten in de genomen beslissingen zijn meegenomen en de wijze waarop synergie wordt bewerkstelligd in processen, de advisering en informatieverstrekking, Legt verantwoording af aan de functioneel leidinggevenden (medisch afdelingshoofden) over inzet van middelen en medewerkers op de ZE, over de ondersteuning van de medische ontwikkelingen en de kwaliteit van de interdisciplinaire samenwerking voor het deel waarop het Verpleegkundig Hoofd invloed kan uitoefenen. De belangrijkste kaders worden gevormd door beleid van VUmc, medisch specialismen en divisie inzake patiëntenzorg, onderwijs en onderzoek, inclusief specifiek verpleegkundig beleid. Daarnaast gelden algemene beleidslijnen, beroepsnormen, richtlijnen en procedures, relevante wet- en regelgeving en managementcontract, het activiteitenjaarplan van de ZE en afspraken binnen werkplekmanagement. Functionaris neemt beslissingen over de wijze van leiding geven, de vaststelling van beleid en de vertaling van divisie- en organisatiebeleid naar meerjarig beleid voor de ZE en de inhoud van de adviezen en informatie.
4. Contacten - Met de zorgmanager over centrumbrede (zorg)projecten en verpleegkundige beleid. - Met medisch afdelingshoofden over medische zaken en over de inzet van middelen en medewerkers binnen de ZE. - Met het Medisch Hoofd ZE over uitvoering van het integraal management met het doel de realisatie van het activiteitenjaarplan. - Met de teamleider(s) over het functioneren van de werkplek en van de teamleider(s). Zorgt voor systematische terugkoppeling van gedelegeerde taken. - Met het team over alle onderwerpen die de ZE betreffen. - Met medewerkers buiten ZE in het kader van de ontwikkeling en/of uitvoering van werkplekoverstijgende projecten. - Met derden over de producten/diensten. 5. -
Kennis Vakinhoudelijke verpleegkundige kennis van de specialismen binnen de ZE. Adequate kennis van de medische ontwikkelingen binnen de specialismen binnen de ZE. Kennis van actuele verpleegkundige, zorgondersteunende en zorgadministratieve ontwikkelingen. Kennis van tactisch en strategisch beleid binnen de organisatie en divisie alsmede van, voor de ZE relevante richtlijnen en procedures. Relevante kennis van bedrijfsvoering; kan omgaan met gebruikelijke ICT-systemen. Kennis van taken & functionele verhoudingen binnen de divisie en op hoofdlijnen binnen organisatie. Verpleegkundige met BIG-registratie HBO werk- en denkniveau. Voortgezette managementopleiding op post HBO-niveau. Relevante leidinggevende werkervaring in soortgelijke complexe werkomgeving.
6. Vaardigheden - Vaardigheid in het integraal en evenwichtig aansturen van een ZE op operationeel niveau. Richting geven en verbinden op de thema’s kwaliteit en veiligheid, medewerkers en bedrijfsvoering. - Vaardigheid in het verzamelen, analyseren en presenteren van informatie. - Vaardigheid in het maken van keuzes en beleid op tactisch niveau - Vaardigheid in het voorbereiden van door anderen te maken tactische en strategische keuzes - Vaktechnische vaardigheid 7. Loopbaanmogelijkheden - Stafadviseur, manager OK, zorgmanager Schaal: 11 Datum actualisatie: oktober 2013 door zorgmanagers Schaal vastgesteld door: mevr. drs. Y.A. van der Linden, directeur P&O
5
8. Competenties: - VUmc: klantgericht, resultaatgericht, kwaliteitsgericht - leidinggeven, ook coachend, aan individuen en groepen - samenwerken - effectief communiceren en overtuigingskracht - conflicthantering - besluitvaardigheid - organisatiesensitiviteit - voortgangscontrole en analyse - visie en kernwaarden uitdragen
Schaal: 11 Datum actualisatie: oktober 2013 door zorgmanagers Schaal vastgesteld door: mevr. drs. Y.A. van der Linden, directeur P&O
6
